Xây dựng quy trình quản lý tài liệu lưu trữ hình
thành từ hoạt động của hệ thống Ngân hàng
Thương mại cổ phần Đầu tư và Phát triển
Việt Nam

Nguyễn Văn Trừu

Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội
Luận văn Thạc sĩ. Lưu trữ học; Mã số: 62 32 03 01
Nghd: PGS.TS Dương Văn Khảm
Năm bảo vệ: 2014

Keywords: Lưu trữ học; Ngân hang Thương mại cổ phần Đầu tư và Phát triển Việt
Nam; Quản lý tài liệu

Contents:
PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Sự ra đời và phát triển của hệ thống các Ngân hàng tại Việt Nam là một bước ngoặt của
lịch sử đánh dấu sự phát triển chung của đất nước trong lĩnh vực kinh tế, chính trị, xã hội. Hiện
nay ở nước ta, sự phát triển của nền kinh tế kéo theo đó là hoạt động của các ngân hàng cũng
được mở rộng, nhiều ngân hàng lớn đã xây dựng được một hệ thống các chi nhánh và các đơn vị
trực thuộc trên khắp các tỉnh/thành phố trong cả nước và ở nước ngoài. Một trong những ngân
hàng lớn nhất trong hệ thống các ngân hàng thương mại ở Việt nam đó là Ngân hàng Thương
mại cổ phần (TMCP) Đầu tư và Phát triển Việt Nam (BIDV) (sau đây gọi là BIDV), được thành
lập từ năm 1957 với tên gọi đầu tiên là Ngân hàng kiến thiết Việt Nam (1957-1980), sau đó là
Ngân hàng Đầu tư và Xây dựng Việt Nam (1981-1989), Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt
Nam (1990-26/04/2012), từ 27/04/2012 đến nay là Ngân hàng Thương mại cổ phần (TMCP) Đầu
tư và Phát triển Việt Nam. Lịch sử xây dựng, trưởng thành của BIDV là một chặng đường đầy
gian nan thử thách nhưng cũng rất đỗi tự hào gắn với từng thời kỳ lịch sử đấu tranh chống kẻ thù
xâm lược và xây dựng đất nước của dân tộc Việt Nam.

một số đơn vị thành viên BIDV trên địa bàn lân cận. Điều này cho thấy, Ban lãnh đạo BIDV
bước đầu đã nhận thức được vị trí, vai trò và tầm quan trọng của công tác lưu trữ đối với hoạt
động của cơ quan. Chính vì vậy, một trong những vấn đề cấp bách hiện nay đối với công tác lưu
trữ trong hệ thống BIDV là cần đẩy mạnh công tác nghiên cứu, hoàn thiện hệ thống văn bản
quản lý về công tác lưu trữ, xây dựng mô hình tổ chức và chỉ đạo thực hiện các nghiệp vụ trong
quy trình quản lý TLLT, nhằm khắc phục những hạn chế còn tồn tại trong công tác lưu trữ và
phát huy giá trị của TLLT của BIDV đối với hoạt động nghiên cứu và các hoạt động nghiệp vụ
khác.
2. Mục tiêu, phạm vi, đối tượng nghiên cứu
*Mục tiêu nghiên cứu:
Với đề tài này, chúng tôi mong muốn đạt được những mục tiêu cụ thể sau:
- Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác quản lý TLLT hình thành từ hoạt động của hệ
thống BIDV.
- Phân tích những nguyên nhân chính dẫn đến tồn tại và hạn chế trong công tác quản lý
TLLT BIDV.
- Xây dựng trình tự tiến hành đối với những công việc cụ thể cần thực hiện nhằm quản lý,
kiểm soát và tổ chức khoa học TLLT hình thành trong hoạt động của hệ thống BIDV.
* Phạm vi nghiên cứu:
Nghiên cứu, khảo sát việc thực hiện công tác lưu trữ và quản lý TLLT tại Trụ sở chính
BIDV và một số đơn vị thành viên trên địa bàn lân cận.
* Đối tượng nghiên cứu:
Đối tượng nghiên cứu chính là công tác quản lý và thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến
công tác quản lý TLLT hình thành từ hoạt động của các đơn vị trong hệ thống BIDV.
3. Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện đề tài này, chúng tôi sử dụng một số phương pháp nghiên cứu như sau:
+ Phương pháp luận về nhận thức khoa học Mác – Lenin. Sử dụng phương pháp này để
phân tích lý luận của chủ nghĩa Mác – Lenin với các nguyên tắc, phương pháp của lưu trữ học.
+ Phương pháp phân tích, tổng hợp: Chúng tôi tiến hành thu thập thông tin từ nhiều nguồn
khác nhau như TLLT, các công trình nghiên cứu khoa học, sách, báo, tạp chí, internet….sau đó
chọn lọc và phân loại những thông tin liên quan đến mục đích nghiên cứu để xử lý thông tin

khoa học nghiên cứu về công tác lưu trữ được thực hiện một cách công phu và có đóng góp quan
trọng về cơ sở lý luận khoa học và thực tiễn công tác lưu trữ. Đây là những đề tài nghiên cứu có
thể coi như là kim chỉ nam cho những cán bộ làm công tác lưu trữ vận dụng vào quá trình tổ
chức và thực hiện công tác lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức một cách có hiệu quả. Một số đề tài
lớn như: “Cơ sở lý luận và thực tiễn về tổ chức các kho lưu trữ ở Việt Nam” do PGS. Vương
Đình Quyền là chủ trì, hay đề tài “Cơ sở khoa học để tổ chức công quản lý Nhà nước về công tác
văn thư lưu trữ” do PGS.TS. Dương Văn Khảm chủ trì. Ngoài ra còn có một số đề tài khác như
Luận văn thạc sĩ “Hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ nhà nước” của Trần Thanh Tùng. Điều
này cho thấy, hoạt động nghiên cứu khoa học về công tác lưu trữ ngày càng được quan tâm và
thực hiện mang tính chuyên sâu cao, phục vụ cho công tác lưu trữ được thực hiện có hiệu quả.
Hiện nay đối với ngành lưu trữ ở Việt Nam, hoạt động quản lý công tác lưu trữ tại các
doanh nghiệp, các tập đoàn kinh tế, các ngân hàng thương mại đang là một trong những vấn đề
cần được quan tâm nghiên cứu và thực hiện. Đối với việc nghiên cứu hoạt động quản lý về công
tác lưu trữ tại các Ngân hàng, đây không phải là một hướng nghiên cứu hoàn toàn mới, tuy nhiên
những đề tài trước đây về vấn đề này chưa nhiều. Một số đề tài liên quan đến công tác lưu trữ tại
các ngân hàng như: Khóa luận tốt nghiệp “Công tác lưu trữ ở Ngân hàng Nhà nước Việt Nam,
Thực trạng và giải pháp” của Phan Thị Thúy Hà; Luận văn Thạc sĩ “Nghiên cứu xây dựng danh
mục hồ sơ và xác định Danh mục tài liệu trong một số hồ sơ của ngân hàng nhà nước Việt Nam”
của Nguyễn Thị Trang Nhung. Những đề tài này mới chỉ thực hiện công tác khảo sát về thực
trạng công tác lưu trữ tại Ngân hàng Nhà nước và xây dựng văn bản phục vụ cho quá trình thực
hiện nghiệp vụ của công tác lưu trữ.
Từ những nghiên cứu, khảo sát thực tế một số đề tài nghiên cứu khoa học đã nêu ở phần
trên chúng tôi nhận thấy các đề tài về công tác lưu trữ tại các Ngân hàng được nghiên cứu trước
đây chưa thực sự đi sâu vào nghiên cứu, xây dựng các giải pháp quản lý TLLT hình thành từ
hoạt động của các hệ thống Ngân hàng thương mại để thực hiện một cách khoa học, tập trung và
thống nhất công tác lưu trữ trong toàn hệ thống của các Ngân hàng. Bên cạnh đó, các đề tài trước
đây về công tác lưu trữ tại Ngân hàng chủ yếu nghiên cứu về công tác lưu trữ tại ngân hàng Nhà
nước, đơn vị quản lý Nhà nước về ngành ngân hàng. Trong khi đó BIDV là một ngân hàng
thương mại lớn với chức năng chính là trực tiếp kinh doanh và thực hiện các nghiệp vụ tài chính
ngân hàng, có hệ thống các chi nhánh và đơn vị trực thuộc trên tất cả các tỉnh, thành phố trên cả

3.1. Xây dựng, hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý về công tác lưu trữ trong hệ thống
BIDV
3.2. Xây dựng mô hình tổ chức nhân sự và tổ chức mạng lưới kho lưu trữ tại các đơn vị
thành viên trong hệ thống BIDV
3.3. Chỉ đạo thực hiện các nghiệp vụ trong công tác quản lý TLLT BIDV
Để khắc phục những hạn chế và nâng cao hiệu quả của công tác lưu trữ trong hệ thống
BIDV, đòi hỏi cần có những giải pháp đồng bộ, phù hợp, được tổ chức thực hiện một cách thống
nhất và khoa học tại tất cả các đơn vị trong hệ thống BIDV. Trong các giải pháp đó, việc xây
dựng và chỉ đạo thực hiện các nghiệp vụ trong quy trình quản lý TLLT hình thành trong hệ thống
BIDV có thể coi là nhiệm vụ trọng tâm cần thực hiện trong giai đoạn hiện nay. Trong đề tài,
chúng tôi không đi sâu vào nghiên cứu, phân tích một giải pháp mà đề xuất những công viêc cụ
thể và trình tự các bước thực hiện để có thể quản lý, kiểm soát và tổ chức khoa học TLLT hình
thành trong hoạt động của hệ thống BIDV, chúng tôi mong muốn nhận được những ý kiến đóng
góp của các nhà nghiên cứu, các cán bộ phụ trách công tác văn thư – lưu trữ tại các cơ quan tổ
chức để có thể hoàn thiện đề tài và phục vụ cho việc thực hiện thực tế tại cơ quan.
Qua đây, cho phép tôi gửi lời cảm ơn chân thành đến các thầy, cô giáo tại Khoa Lưu trữ
học và Quản trị Văn phòng – Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn – Đại học Quốc gia
Hà Nội và đặc biệt là PGS.TS. Dương Văn Khảm, Nguyên Cục trưởng Cục Văn Thư Lưu trữ
Nhà nước – Chủ tịch Trung ương Hội Văn thư Lưu trữ Việt Nam - Giảng viên hướng dẫn khoa
học, cùng các đồng nghiệp tại Văn phòng trụ sở chính BIDV đã tạo điều kiện và giúp đỡ tôi thực
hiện luận văn này.

KẾT LUẬN
TLLT hình thành trong hoạt động của hệ thống BIDV có khối lượng lớn và có giá trị quan
trọng. BIDV là một Ngân hàng có lịch sử hình thành và phát triển lâu đời với hệ thống mạng lưới
các đơn vị thành viên rộng khắp trong nước và nước ngoài đã hình thành nên một khối lượng
TLLT lớn, đa dạng về thành phần, phong phú về nội dung và có giá trị cao trong lĩnh vực chính
trị, kinh tế, lịch sử Những tài liệu ấy cần được quản lý và tổ chức khai thác sử dụng một cách có
hiệu quả. Tuy nhiên hiện nay công tác lưu trữ trong hệ thống BIDV còn tồn tại nhiều hạn chế và
bất cập đặc biệt là trong công tác quản lý TLLT.

3. Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm (1990): Lý
luận và thực tiễn công tác lưu trữ, Nxb Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp.
4. Triệu Văn Cường (2004): Hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý Nhà nước về công tác
lưu trữ, LV.27.
5. Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng (2010): Kỷ yếu hội thảo khoa học khai thác
và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trong nghiên cứu khoa học xã hội và nhân văn, NXB Đại học
Quốc Gia Hà Nội.
6. Phạm Thị Diệu Linh (2009): Các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ cấp
huyện của thành phố Hà Nội, LV.74.
7. Nguyễn Thị Trang Nhung (2008): Nghiên cứu xây dựng danh mục hồ sơ và xác định
Danh mục tài liệu trong một số hồ sơ của ngân hàng nhà nước Việt Nam, LV.55.
8. Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam (2012): Lịch sử Ngân hàng Đầu tư và
Phát triển Việt Nam (1957-2012) Nhà xuất bản chính trị Quốc Gia – sự thật.
9. Hoàng Tùng Phong (2011): Xây dựng danh mục và xác định thời hạn bảo quản hồ sơ,
tài liệu hình thành phổ biến ở Sở nội vụ, Luận văn cao học chuyên ngành Lưu trữ học, Khoa Lưu
trữ học và Quản trị Văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn.
10. GS.TSKH. Nguyễn Văn Thâm (2011): Một số vấn đề về văn bản quản lý nhà nước,
lưu trữ - lịch sử và quản lý hành chính, NXB Chính trị - Hành chính.
11. />/118/Tai-lieu-luu-tru-cua-doanh-nghiep-voi-su-nghiep-phat-trien-kinh-te-Viet-Nam.aspx
12. />luu-giu-tai-lieu-cua-doanh-nghiep
13.
II. VĂN BẢN QUY ĐỊNH CHUNG
14. Chỉ thị số 05/2007/CT-TTCP ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ về
tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ;
15. Công văn số 662/VTLTNN-TCCB ngày 29 tháng 7 năm 2008 của Cục văn thư – lưu
trữ Nhà nước về việc tăng cường công tác phòng cháy chữa cháy , bảo vệ an toàn tài liệu.
16. Công văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 04 tháng 3 năm 2009 của Cục Văn thư và Lưu
trữ nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường
mạng.
17. Công văn số 2959/BNV-VTLTNN của Bộ Nội Vụ ban hành ngày 17/08/2012 hướng

32. Thông tư số 30/2004/TT-BTC ngày 07 tháng 4 năm 2004 của Bộ Tài chính hướng dẫn
chế độ thu nộp, quản lý, sử dụng kinh phí khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ;
33. Thông tư 02/2006/TT-BXD ngày 17 tháng 5 năm 2006 của Bộ xây dựng về việc
hướng dẫn lưu trữ hồ sơ thiết kế, bản vẽ hoàn công công trình xây dựng;
34. Thông tư số 09/2009/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2009 của Bộ Nội vụ hướng dẫn
về kho lưu trữ chuyên dụng;
35. Thông thư 43/2011/TT-NHNN ngày 20 tháng 12 năm 2011 của Ngân hàng Nhà nước
về việc quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ trong ngành Ngân hàng (có hiệu lực từ
ngày 03/2/2012);
36. Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 về Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ
sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan (có hiệu lực thi hành từ ngày 07/01/2013).
37. Thông tư số 08/2012/TT-BNV ngày 26/11/2012 về Quy định định mức kinh tế - kỹ
thuật lập Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng của một số phông lưu trữ và phục vụ độc giả tại
phòng đọc (có hiệu lực thi hành từ ngày 11/01/2013).
38. Thông tư số 10/2012/TT-BNV ngày 14/12/2012 về Quy định định mức kinh tế - kỹ
thuật xử lý tài liệu hết giá trị (có hiệu lực thi hành từ ngày 28/01/2013);
39. Thông tư số 04/2013/TT-BNV của Bộ Nội vụ ban hành ngày 16 tháng 4 năm 2013 về
việc hướng dẫn xây dựng Quy chế văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức
III. TÀI LIỆU NỘI BỘ
40. Báo cáo thường niên của BIDV (Từ năm 2004 – 2014).
41. Công văn số 4574/CV-PC ban hành ngày 02/08/2013 về việc chấn chỉnh công tác hoàn
thiện, lưu trữ hồ sơ công việc xử lý qua email;
42. Công văn số 3810/CV-KT ban hành ngày 12/06/2013 về việc Hướng dẫn về việc in và
lưu trữ báo cáo phục vụ công tác hậu kiểm;
43. Công văn số 2875/CV-KT1 ban hành ngày 07/09/2012 về việc kiểm tra chứng từ kế
toán lưu trữ;
44. Công văn số số 1905/CV-ANBM ban hành ngày 27/11/2012 về việc Hướng dẫn thực
hiện kiểm soát thiết bị lưu trữ di động đối với các Ban và Trung tâm thuộc Hội sở chính.
45. Điều lệ hoạt động của Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam;
46. Quyết định số 556/QĐ-PC của Tổng giám đốc BIDV ban hành ngày 01 tháng 6 năm