Xây dựng Hệ thống quản lý khách sạn

PHẦN MỞ ĐẦU
Tin học ra đời không sớm nhưng sự phát triển nhanh như vũ bão của nó đã
góp phần không nhỏ trong việc cải thiện cuộc sống con người. Các ứng dụng tin
học ngày càng đi sâu vào đời sống của con người và nó là sản phẩm không thể
thiếu của thế giới văn minh. Các ứng dụng công nghệ thông tin vào cuộc sống trở
nên cần thiết và việc nắm bắt thông tin mới nhanh và chính xác là điều vô cùng
quan trọng trong thời kỳ hiện nay. Người ta đã tin học hóa mọi lĩnh vực của đời
sống xã hội, rõ nhất là trong việc quản lý thì ứng dụng tin học lại càng vô cùng
quan trọng. Nhờ tin học ứng dụng, các thí sinh có thể dễ dàng tìm kiếm thông tin về
điểm thi của mình một cách nhanh nhất, hiệu quả và chính xác nhất. Đặc biệt đối
với những người quản lý thì việc sử dụng phần mềm quản lý khiến cho công việc
của họ dễ dàng và hiệu quả hơn Với những đói hỏi thực tế như vậy thì người ta đã
đưa tin học ứng dụng vào công việc quản lý giúp tiết kiệm thời gian và sức lực của
con người.
Xã hội càng phát triển thì yêu cầu chất lượng cuộc sống ngày càng cao,đòi
hỏi các dịch vụ với chất lượng tốt. Khách sạn là đỉnh cao của ngành công nghiệp
dịch vụ, để đón đầu xu thế hội nhập và mở cửa của Việt Nam, các khách sạn mọc
lên ngày càng nhiều. Muốn tồn tại và phát triển thì mỗi khách sạn không ngừng
trang bị nội thất và nâng cao chất lượng dịch vụ .
Nhưng khách sạn càng hiện đại thì công việc quản lý càng phức tạp vì người
quản lý phải bao quoát toàn bộ các hoạt động của khách sạn từ việc đặt phòng, trả
phòng đến việc quản lý việc sử dụng các dịch vụ của khách…
Hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng năm người quản lý còn phải báo cáo
chi tiết tình hình doanh thu từ việc cho thuê phòng và đáp ứng các dịch vụ cho
khách hàng…
GVHD:Nguyễn Hiền Trinh Trang 1/41 SVTH:Bùi Xuân Thương
Xây dựng Hệ thống quản lý khách sạn

Vì thế việc lưu trữ hồ sơ khách hàng cũng như những thông tin khác phức


CHƯƠNG I. KHẢO SÁT HỆ THỐNG QUẢN LÝ
KHÁCH SẠN
0.1 MÔ TẢ THỰC TRẠNG THỰC TẾ CỦA VIỆC QUẢN LÝ KHÁCH SẠN
Trong quá trình khảo sát thực tế tại Khách sạn mỏ Việt Bắc-Cty Than Núi
Hồng – Thái Nguyên đã thu thập được những thông tin sau:
Khách sạn Mỏ Việt Bắc-Cty Than Núi Hồng – Thái Nguyên gồm có 31 phòng
nghỉ, được chia làm 3 loại
 Phòng thường đơn
 Phòng thường đôi
 Phòng VIP
Ngoài việc kinh doanh phòng nghỉ, khách sạn còn có một số dịch vụ như: ăn
uống, bar, giặt ủi…Mỗi nhân viên nhà phòng trong khách sạn được phân công phục
vụ 1 hoặc nhiều phòng.
Trước khi đến khách sạn, khách có thể tiến hành đặt phòng trước qua điện
thoại, fax, email với nhân viên lễ tân.
Nhân viên quản lý sẽ kiểm tra tình trạng các phòng trong khách sạn (phòng
trống, phòng không an toàn,phòng đang có người ở…) dựa vào sơ đồ phòng và bố
trí phòng nghỉ hợp lý cho khách. Khi khách đến khách sạn, nhân viên Lễ tân sẽ cập
nhật thông tin chi tiết về khách và bố trí phòng cho khách, nếu là khách nước ngoài
thì cần khai báo tạm trú theo mẫu sau:
GVHD:Nguyễn Hiền Trinh Trang 3/41 SVTH:Bùi Xuân Thương
Xây dựng Hệ thống quản lý khách sạn

GVHD:Nguyễn Hiền Trinh Trang 4/41 SVTH:Bùi Xuân Thương
CT THAN NÚI HỒNG PHIẾU KHAI BÁO TẠM TRỐNG
KS-Mỏ Việt Bắc REGISTRATION CARD
Số(No):…………
Họ tên (Fullname)
Ngày sinh (Date of birth)


Trong thời gian nghỉ tại khách sạn, nếu khách hàng không hài lòng về phòng
nghỉ có thể yêu cầu đổi phòng. Hết thời gian nghỉ tại khách sạn,khách hàng cần báo
với lễ tân để lễ tân bố trí người nhận lại phòng,đồng thời kiểm tra các thiết bị có
trong phòng, các đồ dùng mà khách hàng đã sử dụng để phục vụ chi việc thanh
toán. Bộ phận kế toán làm thủ tục thanh toán chi tiết với khách hàng về tiền thuê
phòng, tiền sử dụng các loại dịch vụ mà khách hàng đã sử dụng trong thời gian
nghỉ tại khách sạn.
Cuối mỗi ngày nhân viên bộ phận lễ tân phải xem lại các thông tin về khách
hàng đã đặt phòng trước :
1 Tăng thời hạn có giá trị cho các đơn đặt phòng lên một ngày trong
trường hợp khách đặt đến phòng chưa đến đúng ngày.
2 Hủy bỏ các đơn đặt phòng đã quá hạn hai ngày của khách.
3 Lập bảng kê xác định doanh thu dịch vụ theo mẫu:
GVHD:Nguyễn Hiền Trinh Trang 6/41 SVTH:Bùi Xuân Thương
Xây dựng Hệ thống quản lý khách sạn

4 Lập Bảng kê xác định doanh thu phòng theo mẫu:
GVHD:Nguyễn Hiền Trinh Trang 7/41 SVTH:Bùi Xuân Thương
CT THAN NÚI HỒNG
CỘNG HOÀ XÃ HỘ CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
KS-Mỏ Việt Bắc ĐỘC LẬP - TỰ DO - HẠNH PHÚC
***
BẢNG KÊ
XÁC ĐỊNH DOANH THU D ỊCH V Ụ
Ngày tháng năm 200
Phòng
số
Số tiền phải nộp: trong đó
Phòng

Nghỉ
đêm
Nghỉ
giờ
Tổng số Nghỉ
đêm
Nghỉ
giờ
Tổng
số
Doanh thu: đồng
Bằng chữ:
Lễ tân Trực buồng 1 Trực buồng 2 Tổ trưởng
Xây dựng Hệ thống quản lý khách sạn

Cuối mỗi tháng, mỗi quý và mỗi năm cũng phải báo cáo về tình hình doanh
thu và các hoạt động của khách sạn cho ban quản lý khách sạn để ban lãnh đạo có
phương hướng chỉ đạo.
GVHD:Nguyễn Hiền Trinh Trang 9/41 SVTH:Bùi Xuân Thương
CT THAN NÚI HỒNG CỘNG HOÀ XÃ HỘ CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
KS-Mỏ Việt Bắc ĐỘC LẬP - TỰ DO - HẠNH PHÚC
***
B ÁO C ÁO
DOANH THU D ỊCH V Ụ
Ngày tháng năm 200
Ngày T ổng doanh thu: trong đó Ngày Tổng doanh thu: trong đó
DT
chưa
thuế
Tiền

Bằng chữ:
Phải nộp: Người lập báo cáo
Thực nộp: (ký, họ tên)
Thừa, thiếu:
Xây dựng Hệ thống quản lý khách sạn

GVHD:Nguyễn Hiền Trinh Trang 10/41 SVTH:Bùi Xuân Thương
CT THAN NÚI HỒNG CỘNG HOÀ XÃ HỘ CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
KS-Mỏ VIệT Bắc ĐỘC LẬP - TỰ DO - HẠNH PHÚC
***
B ÁO C ÁO
DOANH THU PHÒNG NGHỈ
Ngày tháng năm 200
Ngày Tổng doanh thu: trong đó Ng ày Tổng doanh thu: trong đó
DT
chưa
thuế
Tiền thuế Tổng
cộng
DT
chưa
thuế
Tiền
thuế
Tổng
cộng
1 19
2 20
3 21
4 22

b. Hạn chế:
- Việc lưu trữ hồ sơ khách hàng cũng như những thông tin khác phức
tạp.
- Việc giữ những thông tin nhạy cảm khó có thể thực hiện được.
- Việc tổng hợp thông tin phục vụ cho báo cáo thống kê tốn nhiều thời
gian và rất phức tạp.
c. Phương pháp giải quyết vấn đề:
Xây dựng thành công hệ thống phần mềm quản lý khách sạn sẽ giải quyêt
được những khó khăn mà phương pháp quản lý thông thường gặp phải với những
ưu điểm vượt trội như:
- Đơn giản hóa việc lưu trữ và cập nhật thông tin.
- Dễ dàng tổng hợp thông tin giúp cho việc báo cáo thống kê.
- Dễ dàng bảo mật được những thông tin nhạy cảm và giúp cho những
người quản lý làm đúng chức năng nhiệm vụ của mình.
- Dễ dàng kiểm soát tình hình hoạt động của các phòng và các dịch vụ
- Giúp giảm đáng kể số lượng nhân viên phục vụ, giảm chi phí quản
lý, tăng doanh thu cho khách sạn.
d. Mô tả quy trình hoạt động của hệ thống:
Khi có yêu cầu đặt phòng của khách nhân viên lễ tân sẽ:
- Kiểm tra tình trạng các phòng (phòng trống, phòng sắp có người
trả…) để bố trí phòng phù hợp cho khách.
GVHD:Nguyễn Hiền Trinh Trang 11/41 SVTH:Bùi Xuân Thương
Xây dựng Hệ thống quản lý khách sạn

- Kiểm tra xem khách hàng đã từng ở khách sạn chưa? Nếu có rồi thì
cập nhật thông tin khách còn nếu chưa thì tạo hồ sơ khách.
Khi khách đến khách sạn thuê phòng, nhân viên Lễ tân sẽ:
- Cập nhật thông tin chi tiết về khách hàng.
- Giao phòng cho khách.
Khi có yêu cầu dịch vụ của khách, nhân viên lễ tân sẽ:

nào thì phải đăng ký với nhân viên lễ tân, nhân viên lễ tân sẽ kiểm tra hệ thống và
nhanh chóng đưa ra những thông tin cụ thể về các dịch vụ xem có thể đáp ứng nhu
cầu của khách không, nếu dịch vụ có thể đáp ứng nhu cầu của khách thì nhân viên
lễ tân sẽ cập nhật tình hình sử dụng dịch vụ của khách.
• Khi khách hàng không còn nhu cầu thuê phòng của khách sạn nữa thì
khách phải gửi yêu cầu thanh toán với lễ tân, lễ tân sẽ tương tác với hệ thống, hệ
thống sẽ tính toán tất cả các khoản tiền mà khách hàng phải trả(tiền phòng,tiền sử
dụng các dịch vụ, tiền điện thoại,…) đưa ra được phiếu thanh toán chi tiết.
 LÃNH ĐẠO KHÁCH SẠN:
Cuối mỗi ngày, tháng, quý hoặc năm ban lãnh đạo muốn biết về tình hình
hoạt động cũng như doanh thu của khách sạn sẽ được hệ thống đáp ứng kịp thời:
1 Doanh thu thuê phòng
2 Doanh thu các dịch vụ
3 Danh sách khách hàng thường xuyên
4 Tình hình các phòng
GVHD:Nguyễn Hiền Trinh Trang 13/41 SVTH:Bùi Xuân Thương
Xây dựng Hệ thống quản lý khách sạn

2.2 SƠ ĐỒ PHÂN RÃ CHỨC NĂNG
a. Các chức năng của hệ thống quản lý khách sạn có thể mô tả bằng
sơ đồ sau:
b. Mô tả chức năng
 Quản trị thông tin hệ thống: chức năng này sẽ thực hiện việc cập
nhật thông tin người dùng, quản lý người dùng
 Chức năng tác nghiệp: đây là chức năng quan trọng nhất của hệ
thống, giúp nhân viên dễ dàng quản lý việc thuê phòng, đặt phòng của khách cũng
như giúp cho việc tính toán chi phí khác của khách được dễ dàng và nhanh chóng.
 Hệ thống báo cáo: Chức năng này giúp cho các nhà quản lý dễ dàng
kiểm soát được tình hình cho thuê phòng của khách sạn, doanh thu chi tiết từ các
dịch vụ cũng như từ việc cho thuê phòng .

1. Quản lý người sử dụng
2. Phân quyền cho người dùng
3. Thay đổi mật khẩu
Xây dựng Hệ thống quản lý khách sạn

b. Chức năng tác nghiệp
 Sơ đồ:
 Mô tả:
 Check In: Khi khách đến đăng kí phòng với lễ tân khách sạn, nhân viên
Lễ tân sẽ tiến hành Checkin cho khách.
 Cập nhật thông tin chi tiết về khách
 Hệ thống hỗ trợ nhân viên Lễ tân nhanh chóng lấy lại các thông tin
về khách trong trường hợp khách đã từng ở khách sạn trước đó.
 Cung cấp thông tin về tình trạng các phòng (trống, phòng có khách
đang ở,…) để dễ dàng đáp ứng các thay đổi thông tin đặt phòng trước
của khách
 Đổi phòng cho khách:
 Danh sách các phòng còn trống cùng với các thông tin đầy đủ
về phòng trống đó.
GVHD:Nguyễn Hiền Trinh Trang 16/41 SVTH:Bùi Xuân Thương
CHỨC NĂNG TÁC NGHIỆP
1. Check in
2. Check out
3. Night audit
4. Đổi phòng cho khách
5. Tra cứu thông tin khách
6. Cập nhật TT khách sử dụng DV
Xây dựng Hệ thống quản lý khách sạn

 Lưu trữ các thông tin phục vụ cho thanh toán và quản lý khách

d. Quản lý hệ thống danh mục
 Sơ đồ:

 Mô tả: Hệ thống cung cấp chức năng quản lý rất nhiều danh mục
dữ liệu đầu vào cho hệ thống
 Quản lý danh mục các loại phòng trong khách sạn Danh sách
các phòng trong khách sạn
 Danh mục các loại dịch vụ trong khách sạn
 Quản lý danh sách khách đã từng ở tại khách sạn
GVHD:Nguyễn Hiền Trinh Trang 18/41 SVTH:Bùi Xuân Thương
QUẢN LÝ HỆ THỐNG DANH MỤC
1. Quản lý DM các loại phòng
2. Quản lý DM các phòng
3. Quản lý các dịch vụ
4. Quản lý DS khách đã ở KS
Xây dựng Hệ thống quản lý khách sạn

2.4 THỰC THỂ CHỨC NĂNG:
a. Các thực thể và chức năng:
 Các thực thể dữ liệu:
D1 Bảng kê X.dịnh D.Thu phòng nghỉ D7 Báo cáo doanh thu dịch vụ
D2 Bảng kê X.dịnh D.Thu dịch vụ D8 Báo cáo doanh thu phòng nghỉ
D3 Phiếu dịch vụ gặt là D9 Báo cáo tình hình nợ
D4 Phiếu ghi nợ hang ngày D10 Danh mục khách
D5 Giấy xác nhận ghi nợ D11 Danh mục dịch vụ
D6 Danh sách người dùng D12 Danh mục phòng
 Các chức năng hệ thống:
1.1 Cập nhật TT người sử dụng 2.6 Cập nhật TT khách SDụng DV
1.2 Phân quyền cho người dung 3.1 Báo cáo doanh thu phòng nghỉ
1.3 Thay dổi mật khẩu 3.2 Báo cáo doanh thu dịch vụ

Vitriphong
Xây dựng Hệ thống quản lý khách sạn

c. Loại phòng
d. Nhân viên
GVHD:Nguyễn Hiền Trinh Trang 21/41 SVTH:Bùi Xuân Thương
LOẠI PHÒNG
Giathuenga
y
Maloai
Tenloai
Giathuegio
NHÂN VIÊN
Ngaysinh
MaNV
Congviec
HotenNV
Chucvu
DỊCH VỤ
TenDV
MaDV
Donvitin
h
GiatienDV
Xây dựng Hệ thống quản lý khách sạn

2.5.2 MỐI QUAN HỆ GIỮA CÁC THỰC THỂ
GVHD:Nguyễn Hiền Trinh Trang 22/41 SVTH:Bùi Xuân Thương
KHÁCH PHÒNGTHUÊ
Ngayden

 Xét quan hệ THUÊPHÒNG:
THUEPHONG(Makhach, Maphong, Ngayden, Gioden, Ngaydi, Giodi,
Ghichu)
Khóa chính K= { Makhach, Sophong }
Ta thấy quan hệ trên không có thuộc tính phụ thuộc vào bộ phận của khóa
chính nên quan hệ trên thuộc dạng chuẩn 2.
Xét tương tự với các quan hệ còn lại thấy đều thuộc dạng chuẩn 2.
c. Chuẩn 3:
Xét các quan hệ ta thấy : không có thuộc tính phụ thuộc bắc cầu vào khóa
chính nên chúng thuộc dạng chuẩn 3.
GVHD:Nguyễn Hiền Trinh Trang 23/41 SVTH:Bùi Xuân Thương
Xây dựng Hệ thống quản lý khách sạn

2.5.4 MÔ HÌNH E-R
GVHD:Nguyễn Hiền Trinh Trang 24/41 SVTH:Bùi Xuân Thương
KHÁCH
Quoctịc
h
Diach
i
Makhac
h
Hoten
K
SoCM
T
THUÊ
Ngayde
n
Giod

Tenloai
Giathuenga
y
Visa
SophieuXN
C
Sohochie
u
Xây dựng Hệ thống quản lý khách sạn

2.5.5 CHUYỂN MÔ HÌNH E - R THÀNH MÔ HÌNH QUAN HỆ
a. Các quan hệ:
 KHACH ( Makhach, HotenK, Ngaysinh, SoCMT, Diachi, Quoctich,
Sohochieu , Visa, SophieuXNC, Ghichu)
 PHONG (Sophong, Tel, Vitriphong, Tinhtrang, Loaiphong, MaNV)
 DICHVU (MaDV, TenDV, Donvitinh, GiatienDV)
 THUEPHONG (Makhach, Sophong, Ngayden, Gioden, Ngaydi, Giodi,
Ghichu)
 SUDUNGDV (Makhach, MaDV, Soluong, NgaySD)
 LOAIPHONG (Maloaiphong, Tenloaiphong, Giathuegio, Giathuengay,
DonVtien)
 NHANVIEN (MaNV, Hoten, Ngaysinh, Chucvu, Congviec)
GVHD:Nguyễn Hiền Trinh Trang 25/41 SVTH:Bùi Xuân Thương