Khóa luận tốt nghiệp
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT
VIẾT TẮT GIẢI THÍCH
PL Pháp lệnh
UBTVQH Uỷ ban thường vụ quốc hội
VTNN Vật tư Nông nghiệp
QĐ Quyết định
UB Uỷ ban
VB Văn bản
CP Cổ phần
CNTT Công nghệ thông tin
VT – LT Văn thư – lưu trữ
LỜI MỞ ĐẦU

Trong quá trình hoạt động của con người, việc trao đổi thông tin trở thành
nhu cầu không thể thiếu được. Thông tin được con người trao đổi với nhau bằng
nhiều phương tiện, nó là một công cụ quan trọng trong hoạt động quản lý và
điều hành xã hội. Văn bản chính là một cách thể hiện của trao đổi thông tin. Nó
1
1
Khóa luận tốt nghiệp
được sử dụng để ghi chép các sự kiện, hiện tượng, truyền đạt các chỉ thị, mệnh
lệnh, là căn cứ để truy cứu trách nhiệm…..Chính vì thế, con người ngày càng
nhận rõ vai trò của văn bản. Họ đã biết giữ lại các văn bản, giấy tờ quan trọng
để sử dụng khi cần thiết và văn bản đã trở thành tài sản quý báu để lưu truyền
cho đời sau.
Xã hội ngày càng phát triển, nhu cầu trao đổi thông tin của con người ngày
càng cao thì các hình thức văn bản ngày càng phong phú. Tuy nhiên, do bộ não
con người có giới hạn, họ không thể nhớ nổi các thông tin được ghi chép lại. Vì
thế, con người đã nghĩ ra cách lưu giữ các văn bản, giấy tờ đó để phục vụ cho
các hoạt động xã hội của mình. Công tác lưu trữ ra đời cũng nhằm đáp ứng nhu

phương pháp nghiên cứu như: phương pháp thống kê, so sánh, phương pháp
phân tích, tổng hợp, và phương pháp quan sát để hoàn thành khoá luận này.
Khoá luận của em được trình bày gồm ba chương:
- Chương I: Lý luận chung về công tác lưu trữ.
- Chương II: Thực trạng về công tác lưu trữ tại công ty Cổ phần vật tư
Nông nghiệp Hà Nội.
- Chương III: Một số đề xuất nhằm nâng cao công tác lưu trữ tại công ty
Cổ phần vật tư Nông nghiệp Hà Nội.
Do khoảng thời gian tìm hiểu có hạn nhưng em đã cố gắng rèn luyện kỹ
năng cho bản thân và học hỏi được rất nhiều kinh nghiệm từ thực tế. Đồng thời
em nhận thấy mình còn rất nhiều khiếm khuyết trong công việc. Vì vậy mà trong
quá trình thực tế cũng như trong khoá luận này không thể tránh khỏi những
thiếu sót, hạn chế. Em rất mong nhận được sự góp ý, nhận xét của quý thầy cô
cũng như quý nhà trường để khoá luận này của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
CHƯƠNG I
LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ
1.1 SỰ CẦN THIẾT CỦA CÔNG TÁC LƯU TRỮ
3
3
Khóa luận tốt nghiệp
Công tác lưu trữ ra đời là do đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và
tổ chức sử dụng tài liệu. Nhà nước ta luôn coi công tác này, đây là một ngành
hoạt động trong công tác quản lý nhà nước đồng thời là một mắt xích không thể
thiếu được trong bộ máy quản lý của mình. Ngày nay, những yêu cầu mới của
công tác quản lý nhà nước, quản lý xã hội, công tác lưu trữ cần được xem xét từ
những yêu cầu bảo đảm thông tin cho hoạt động quản lý, bởi thông tin trong tài
liệu lưu trữ là loại thông tin có tính dự báo cao, dạng thông tin cấp một, đã được
thực tiễn kiểm nghiệm, có độ tin cậy cao do nguồn gốc hình thành, do đặc trưng
pháp lý, tính chất làm bằng chứng lịch sử của tài liệu lưu trữ quy định.

hoàn thiện các công trình nghiên cứu khoa học của các thế hệ đi trước, giúp
những thế hệ sau này ngày càng phát triển hơn trên những nền tảng đã có.
Trong các hoạt động quản lý hàng ngày của mỗi cơ quan tổ chức, nó được
coi là công cụ để phục vụ cho quá trình hoạt động và phát triển của một cơ
quan, nó cung cấp thông tin giúp các cơ quan đề ra những chủ trương chính
sách, các chương trình, kế hoạch để phát triển doanh nghiệp của mình trên cơ sở
đúng Pháp luật.
Không những thế, tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu quan trọng quý giá, phản
ánh được toàn cảnh bức tranh về quá trình quản lý nhà nước, là thước đo trình
độ quản lý trong mỗi thời kỳ lịch sử ở mỗi quốc gia. Với ý nghĩa đó, tài liệu lưu
trữ góp phần quan trọng ghi lại và truyền bá cho thế hệ mai sau những truyền
thống văn hoá quản lý, kinh nghiệm quản lý nhà nước, từ đó phát huy, kế thừa
những giá trị tốt để nâng cao trình độ quản lý. Qua tài liệu lưu trữ, cũng giúp
con người tìm ra những chân giá trị trong quản lý nhằm rút ngắn thời gian, tiết
kiệm tiền của, thúc đẩy nhanh sự phát triển của khoa học quản lý và ứng dụng
thành công, nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước.
Với ý nghĩa, vai trò to lớn của mình, đặc biệt là tiềm năng về thông tin quá
khứ và thông tin dự báo của tài liệu lưu trữ, tổ chức tốt công tác lưu trữ góp
phần tạo ra một nền công vụ có hiệu quả, góp phần xây dựng một nền hành
chính hiện đại. Quan tâm làm tốt công tác lưu trữ, phục vụ cung cấp kịp thời
thông tin sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính nhà nước
được thông suốt. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công
5
5
Khóa luận tốt nghiệp
việc một cách có hệ thống, để kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện
tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đó cũng là những
mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước.
Vì vậy, có thể khẳng định rằng: Tài liệu lưu trữ là một di sản văn hoá đặc
biệt của dân tộc nói chung và với mỗi tổ chức nói riêng. Cùng với các di sản

của việc quản lý, bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ xã hội.
Công tác lưu trữ có vai trò rất quan trọng trong mỗi cơ quan tổ chức. Tầm quan
trọng của nó nằm chính trong tầm quan trọng của những tài liệu mà nó lưu trữ.
Tài liệu lưu trữ là tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ
qua , đoàn thể, xí nghiệp (gọi chung là cơ quan, tổ chức) và cá nhân, có ý nghĩa
trên các phương diện kinh tế, chính trị, văn hoá - xã hội, khoa học công nghệ
và các ý nghĩa khác được được tập trung bảo quản trong hệ thống các phòng
kho lưu trữ.
Tài liệu lưu trữ luôn chứa đựng các thông tin quá khứ, chúng luôn phản
ánh một cách trung thực những thành quả đấu tranh, lao động sáng tạo của con
người qua nhiều giai đoạn lịch sử khác nhau; nêu cao những tấm gương anh
dũng trong công cuộc đấu tranh giành quyền tự do cho dân tộc. Trong hoạt động
hàng ngày của cơ quan, đơn vị, tài liệu lưu trữ luôn phản những thành quả lao
động của tập thể cán bộ, nhân viên trong cơ quan; nêu cao những tấm gương lao
động xuất sắc, có những đóng góp to lớn cho hoạt động của cơ quan nói riêng
và hoạt động của bộ máy quản lý nói chung.
Tài liệu lưu trữ có tính chính xác cao, vì tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản
chính hoặc bản sao có giá trị như bản chính. Chúng mang những bằng chứng
thể hiện độ chân thật cao như: Bút tích của các tác giả, chữ ký của người có
thẩm quyền, con dấu của cơ quan, địa danh, ngày tháng năm làm ra tài liệu …
Việc lựa chọn bản gốc, bản chính để lưu trữ nhằm khẳng định giá trị của thông
tin trong tài liệu, giúp cho việc nghiên cứu, biên soạn các sự kiện, hiện tượng
lịch sử được trung thực, chính xác.
Tài liệu lưu trữ là những sản phẩm phản ánh trực tiếp hoạt động của cơ
quan, chứa đựng nhiều bí mật Quốc gia. Mặt khác, chúng là những tài liệu gốc,
nếu hư hại hoặc mất mát thì rất khó có thể làm lại được. Chính vì vậy, chúng
7
7
Khóa luận tốt nghiệp
được nhà nước thống nhất quản lý. Chúng được đăng ký, bảo quản và khai thác

quản tài liệu, khai thác và sử dụng tài liệu và ứng dụng công nghệ thông tin
trong công tác lưu trữ...
Mỗi một nghiệp vụ trên đây đều được tổ chức thực hiện theo các phương
pháp khoa học. Trong từng nội dung cụ thể lại có những quy trình nghiệp vụ
nhất định như: quy trình, thủ tục tiêu huỷ tài liệu thuộc nội dung nghiệp vụ xác
định giá trị tài liệu; quy trình tu bổ tài liệu, quy trình khử nấm mốc… thuộc nội
dung nghiệp vụ bảo quản tài liệu; … Đối với mỗi loại hình tài liệu, các nghiệp
vụ lại có những quy trình mang tính đặc thù khác nhau. Khoa học lưu trữ phải
nghiên cứu, tìm tòi, phát hiện ra những điểm khác biệt đó và đề ra một cách
chính xác cách tổ chức khoa học cho từng loại hình tài liệu.
Khoa học lưu trữ phải nghiên cứu, kế thừa kết quả nghiên cứu khoa học
của các ngành khác để áp dụng vào các khâu nghiệp vụ lưu trữ. Những thành
tựu của các ngành toán học, hoá học, sinh học, tin học, thông tin học… đang
được nghiên cứu ứng dụng trong việc tổ chức khoa học, bảo quản an toàn tài
liệu lưu trữ và tổ chức khai thác, sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ.
Để quản lý thống nhất các nghiệp vụ lưu trữ, công tác tiêu chuẩn hóa trong
công tác lưu trữ cũng cần được nghiên cứu một cách đầy đủ. Các tiêu chuẩn về
kho tàng, điều kiện bảo quản an toàn cho từng loại hình tài liệu, tiêu chuẩn về
các trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ như: giá đựng tài liệu; cặp, hộp bảo
quản tài liệu; bìa hồ sơ, tiêu chuẩn về các quy trình nghiệp vụ lưu trữ… đang là
vấn đề đặt ra cho công tác tiêu chuẩn hóa của ngành lưu trữ.
- Tính chất cơ mật:
Tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc của tài liệu. Nội dung thông tin trong
tài liệu lưu có độ chân thực cao so với các loại hình thông tin khác. Vì là bản
chính, bản gốc của tài liệu nên tài liệu lưu trữ còn có giá trị như một minh
chứng lịch sử để tái dựng lại sự kiện lịch sử hoặc làm chứng cứ trong việc xác
minh một vấn đề, một sự vật, hiện tượng.
9
9
Khóa luận tốt nghiệp

10
Khóa luận tốt nghiệp
hoạt động khác trong xã hội. Công tác lưu trữ cần nghiên cứu ra những hình
thức phục vụ công tác khai thác và sử dụng tài liệu để đáp ứng được những nhu
cầu đó của xã hội.
Nội dung của tài liệu lưu trữ còn phản ánh những quy luật hoạt động xã
hội trong lịch sử phát triển của loài người. Thông qua tài liệu lưu trữ có thể làm
sáng tỏ các mối quan hệ xã hội của một giai đoạn lịch sử của đất nước hoặc của
một con người cụ thể. Nó có tác động lớn đến ý thức hệ của cả một tầng lớp xã
hội nhất định. Vì vậy, hoạt động lưu trữ cũng có mối quan hệ xã hội chặt chẽ
với một số ngành khoa học khác để làm rõ những vấn đề của đời sống xã hội.
1.2.3 Nguyên tắc quản lý
Công tác lưu trữ ở nước ta được quản lý theo nguyên tắc tập trung thống
nhất. Nguyên tắc này đã được nhà nước ta quy định rất chặt chẽ qua các văn bản
pháp luật và được thể hiện như sau:
Thứ nhất nguyên tắc tập trung được thể hiện đầu tiên ở việc tập trung toàn
bộ tài liệu phông lưu trữ quốc gia và bảo quản trong mạng lưới các kho, phông
lưu trữ từ Trung ương đến địa phương và đặt dưới sự quản lý thống nhất của
Cục lưu trữ Nhà nước.
Thứ hai, có sự tập trung chỉ đạo một cách thống nhất về tổ chức cơ quan
lưu trữ, pháp chế và nghiệp vụ lưu trữ.
Đối với các cơ quan tổ chức hay đối với các doanh nghiệp thì nguyên tắc
tập trung thống nhất được thể hiện ở việc lưu trữ phải được tiến hành đúng với
quy định của Nhà nước, phải thực hiện theo đúng Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia để
đảm bảo việc lưu trữ tài liệu một cách tốt nhất và có hiệu quả nhất.
1.2.4 Nội dung công tác lưu trữ
Nội dung công tác lưu trữ chủ yếu được thể hiện qua việc thực hiện
nghiêm túc các khâu nghiệp vụ như: Phân loại, xác định giá trị, thu thập bổ
xung tài liệu vào các phòng kho lưu trữ, thống kê và kiểm tra tài liệu, tổ chức
phòng đọc, giới thiệu, công bố tài liệu, xây dựng các công cụ tra cứu khoa học

đến đơn vị bảo quản để làm công cụ tra cứu phục vụ yêu cầu sử dụng tài liệu.
Quá trình phân loại tài liệu gắn chặt chẽ với yêu cầu bổ xung, xác định giá trị tài
liệu.
12
12
Khóa luận tốt nghiệp
* Các đặc trưng phân loại tài liệu:
- Đặc trưng thời kỳ lịch sử
- Đặc trưng ý nghĩa toàn quốc, ý nghĩa địa phương
- Đặc trưng lãnh thổ hành chính
- Đặc trưng ngành hoạt động
- Đặc trưng ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác tài liệu
- Đặc trưng cơ cấu tổ chức
- Đặc trưng mặt hoạt động
Ngoài các đặc trưng trên, trong quá trình phân loại tài liệu ta cũng phải vận
dụng các đặc trưng khác như: Vấn đề, tác giả, tên gọi, thời gian, địa dư, cơ quan
giao dịch.... để việc phân loại có hiệu quả hơn và không làm mất thời gian khi
tìm kiếm.
* Nguyên tắc phân loại:
Khi phân loại tài liệu cần đảm bảo hai nguyên tắc:
- Không phân tán phông: Nguyên tắc này nhằm đảm bảo cho việc phân
loại tài liệu của phông nào theo phông đó, tránh được tình trạng lẫn lộn tài liệu
giữa phông lưu trữ này với phông lưu trữ khác.
- Tài liệu sau khi phân loại phải đảm bảo giữ gìn được mối quan hệ mật
thiết với nhau: Nguyên tắc này đảm bảo cho tài liệu trong phông phản ánh được
tiến trình hình thành của chúng giúp cho các đối tượng nghiên cứu dễ dàng nắm
bắt nội dung của tài liệu một cách có hệ thống.
* Các giai đoạn phân loại tài liệu:
 Giai đoạn 1: Phân loại tài liệu phông lưu trữ quốc gia. Đây là quá trình
nghiên cứu để phân chia tài liệu phông lưu trữ quốc gia thành các nhóm, trên cơ

Sự phân chia các nhóm chi tiết tới mức nào là phụ thuộc vào nội dung và khối
tài liệu của phông.
+ Bước 3: Xắp xếp các nhóm và các đơn vị bảo quản trong nhóm.
Cùng với việc chọn phương án phân loại hợp lý, phân chia các nhóm tài liệu
đúng đắn; sự xắp xếp các nhóm và các đơn vị bảo quản hợp lý, thể hiện được
14
14
Khóa luận tốt nghiệp
mối liên hệ lịch sử, logic của tài liệu trong phông cũng là yếu tố đảm bảo tính
khoa học của nghiệp vụ phân loại tài liệu.
- Phân loại tài liệu phông lưu trữ các nhân
Tài liệu phông lưu trữ cá nhân gồm có các thành phần như:
+ Tài liệu về tiểu sử, tài liệu hoạt động xã hội;
+ Tài liệu nghiên cứu khoa học và sáng tác văn học nghệ thuật, tài
liệu thư từ trao đổi;
+ Tài liệu về những thân nhân trong gia đình;
+ Tài liệu của người khác viết về cá nhân đó...
Vì tài liệu các nhân đa dạng và phong phú, nên khi phân loại phải vận
dụng nhiều đặc trưng khác nhau như các đặc trưng sự vật, chuyên đề thười gian,
thể loại tài liệu...Cũng do đặc điểm của tài liệu cá nhân như vậy, nên không thể
xây dựng một số phương án phân loại mẫu để sử dụng chung như khi phân loại
các phông lưu trữ cơ quan. Người ta thường căn cứ vào tính chất hoạt động cá
nhân hình thành phông mà quy định một phương án phân loại và xắp xếp thứ tự
các nhóm tài liệu trong phong riêng biệt.
Một phông lưu trữ cá nhân thường được phân loại thành các nhóm tài liệu
chủ yếu sau:
+ Tài liệu về lịch sử.
+ Tài liệu về hoạt động xã hội.
+ Tài liệu sáng tác và nghiên cứu khoa học.
+ Thư từ trao đổi.

và lựa chọn để đưa vào bảo quản trong các phòng, kho lưu trữ những tài liệu có
giá trị về các mặt kinh tế, chính trị, văn hoá...
* Nguyên tắc xác định giá trị tài liệu lưu trữ:
Khi xác định giá trị tài liệu lưu trữ cần dựa vào ba nguyên tắc cơ bản:
Nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc chính trị và nguyên tắc đồng bộ, toàn diện. Các
nguyên tắc này phải được vận dụng đầy đủ, đặt trong mối quan hệ chặt chẽ với
nhau, nhằm khắc phục việc định hướng sai trong công tác này.
* Các tiêu chuẩn để xác định giá trị tài liệu lưu trữ:
- Tiêu chuẩn ý nghĩa của nội dung tài liệu.
16
16
Khóa luận tốt nghiệp
- Tiêu chuẩn tác giả của tài liệu.
- Tiêu chuẩn ý nghĩa của cơ quan hình thành phông lưu trữ.
- Tiêu chuẩn sự lập lại của thông tin trong tài liệu.
- Tiêu chuẩn thời gian và địa điểm hình thành tài liệu.
- Tiêu chuẩn mức độ hoàn chỉnh và khối lượng của phông lưu trữ.
- Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý của tài liệu.
- Tiêu chuẩn tình trạng vật lý của tài liệu.
- Tiêu chuẩn ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác và đặc điểm bề ngoài của tài liệu.
* Tổ chức công tác xác định giá trị tài liệu:
- Việc xác định giá trị tài liệu được tiến hành ở ba giai đoạn: trong công tác
văn thư trong các phòng lưu trữ cơ quan, và trong các kho lưu trữ của Nhà
nước.
- Để xác định giá trị tài liệu được đúng đắn, phải thành lập hội đồng xác
định giá trị tài liệu. Hội đồng xác định giá trị tài liệu hoạt động dưới sự lãnh đạo
trực tiếp của Thủ trưởng cơ quan và có sự tham gia của cán bộ chuyên môn, cán
bộ lưu trữ.
1.3.3 Thu thập, bổ xung tài liệu lưu trữ
* Khái niệm: Công tác bổ xung tài liệu lưu trữ bao gồm việc sưu tầm và

- Nguồn tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan Nhà
nước, các tổ chức chính trị xã hội, đơn vị vũ trang và các tổ chức hoạt động
kinh tế.
- Nguồn tài liệu do các cơ quan thuộc chính quyền cũ để lại chưa thu thập
hết. Nguồn tài liệu này gồm hai nhóm: Tài liệu do các cơ quan thuộc Nhà nước
Phong kiến và thực dân đang được bảo quản tại các viện bảo tàng, thư viện, nhà
xuất bản và một số cơ quan khác.
- Nguồn lưu trữ đang được bảo quản tại các viện lưu trữ nước ngoài.
Đối với phông lưu trữ cơ quan, nguồn tài liệu chủ yếu cần thường xuyên
bổ xung là những tài liệu đã giải quyết xong ở khâu văn thư hiện hành đã lập hồ
sơ và lựa chọn nộp vào lưu trữ cơ quan theo quy định của Nhà nước.
1.3.4 Thống kê lưu trữ
18
18
Khóa luận tốt nghiệp
* Khái niệm: Công tác thống kê công tác lưu trữ là việc áp dụng các
phương pháp chuyên môn, nghiệp vụ khoa học nhằm nắm được một cách rõ
ràng, chính xác nội dung, thành phần số lượng, chất lượng tài liệu lưu trữ và hệ
thống bảo quản trong công tác lưu trữ.
* Nội dung của công tác thống kê lưu trữ:
Thống kê đòi hỏi phải cụ thể và chính xác, phải kịp thời và toàn diện và
đặc biệt là phải có khoa học có như vậy việc lưu trữ mới đạt được kết quả tốt
nhất. Công tác thống kê lưu trữ bao gồm các nội dung sau:
- Tài liệu là đối tượng chủ yếu của thống kê công tác lưu trữ và tài liệu lưu
trữ. Ngoài ra, tình hình cơ sở vật chất, trang thiết bị bảo quản tài liệu, nhân sự,
tình hình khai thác, sử dụng cũng là đối tượng thống kê của lưu trữ.
- Đơn vị thống kê của lưu trữ tuỳ thuộc vào đối tượng lưu trữ là gì. Đối với
tài liệu, đơn vị thống kê là mét, bó, gói, cuộn tấm.... Đối với tình hình cán bộ,
đơn vị thống kê là người, đối với tình hình cơ sở vật chất, trang thiết bị, đơn vị
thống kê là M2, mét, cái, chiếc... Đối với tình hình khai thác sử dụng, đơn vị

1.3.5 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ
* Khái niệm: Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ là sự kết hợp một cách chặt
chẽ và hợp lý các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ để tổ chức khoa học các
phông lưu trữ, nhằm bảo đảm an toàn và để sử dụng chúng có hiệu quả nhất.
Mục đích của công tác chỉnh lý tài liệu là tổ chức xắp xếp hồ sơ, tài liệu
của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý một cách khoa học tạo điều kiện
thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản và khai thác, sử dụng tài liệu. Đồng
thời loại ra những tài liệu hết giá trị tiêu huỷ, qua đó góp phần nâng cao hiệu
quả sử dụng kho tàng và trang thiết bị, phương tiện bảo quản.
Tuỳ theo điều kiện cụ thể của từng cơ quan, tổ chức (kinh phí, thời gian,
nhân lực, trình độ cán bộ, cơ sở vật chất) và tình hình khối tài liệu đưa ra chỉnh
lý (mức độ phân loại, lập hồ sơ) mà thực hiện chỉnh lý hoàn chỉnh hoặc chỉnh lý
sơ bộ.
* Yêu cầu của công tác chỉnh lý:
Tài liệu sau khi chỉnh lý hoàn chỉnh phải đạt được các yêu cầu sau:
20
20
Khóa luận tốt nghiệp
- Phân loại và lập thành hồ sơ hoàn chỉnh;
- Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu đối với lưu trữ hiện hành,
xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu hết giá trị cần loại ra để tiêu
huỷ đối với lưu trữ lịch sử.
- Hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu;
- Lập các công cụ tra cứu: mục lục hồ sơ, tài liệu, cơ sở dữ liệu và công cụ
tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý, tra cứu, sử dụng;
- Lập danh mục tài liệu hết giá trị loại ra để tiêu huỷ.
* Nguyên tắc chỉnh lý:
Khi chỉnh lý tài liệu cần phải đảm bảo các nguyên tắc:
- Không phân tán phông. Tài liệu của từng đơn vị hình thành phông phải
được chỉnh lý, xắp xếp riêng biệt;

* Khái niệm: Bảo quản tài liệu lưu trữ là việc áp dụng các biện pháp khoa
học kỹ thuật để kéo dài tuổi thọ của tài liệu nhằm phục vụ các nhu cầu trước
mắt cũng như lâu dài.
* Nội dung của công tác bảo quản tài liệu lưu trữ:
Bao gồm: Phòng ngừa, phòng hỏng, phục chế tài liệu lưu trữ và phòng
gian bảo mật.
- Phòng ngừa: Là sử dụng mọi biện pháp khoa học, kỹ thuật để ngăn chặn
hoặc loại trừ mọi nhân tố gây tác hại trực tiếp đối với tài liệu lưu trữ.
- Phòng hỏng: Bao gồm tất cả các phương pháp đặc biệt để loại trừ (hoặc
làm chậm) các quá trình thoái hoá tự nhiên của tài liệu.
- Phục chế bao gồm các cách thức và phương pháp chuyên môn nhằm phục
hồi trạng thái vật lý của tái liệu, để giữ được toàn vẹn đặc tính chân thực của
chúng.
- Phòng gian bảo mật bao gồm chống kẻ địch phá hoại, thủ tiêu, đánh cắp
tài liệu lưu trữ, hoặc ăn cắp bí mật chứa đựng trong nội dung tài liệu. Ngăn chặn
những hành động thiếu ý thức làm tiết lộ những bí mật trong nội dung tài liệu
lưu trữ hoặc sử dụng tài liệu lưu trữ vào những mục đích không chính đáng.
* Nguyên tắc bảo quản tài liệu:
22
22
Khóa luận tốt nghiệp
Phải đảm bảo sự toàn vẹn của tài liệu lưu trữ. Pháp lệnh về bảo vệ tài liệu
lưu trữ quốc gia quy định: Tài liệu lưu trữ quốc gia phải là bản chính của các
văn kiện hoặc tài liệu khác ghi trên giấy, phim, ảnh... hoặc các phương pháp ghi
tin khác. Trong trường hợp không còn bản chính mới được thay thế bằng bản
sao có giá trị như bản chính.
* Những nguyên nhân gây hư hại tài liệu lưu trữ:
- Nguyên nhân tự nhiên: Tất cả những yếu tố tự nhiêm như độ ẩm, nhiệt
độ, bụi, mốc... đều là những nguyên nhân gây hư hại và phá huỷ tài liệu lưu trữ.
- Nguyên nhân do con người:

các quyền lợi chính đáng của công dân.
* Mục đích sử dụng tài liệu lưu trữ:
Để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình, tất cả mọi mặt hoạt động
của các phòng, kho lưu trữ đều hướng vào mục tiêu cuối cùng là: tổ chức, sử
dụng tốt và có hiệu quả các tài liệu lưu trữ nhằm các mục đích sau:
- Mục đích chính trị: Các tài liệu lưu trữ được đưa ra phục vụ việc nghiên
cứu, thực hiện nhiệm vụ chính trị, đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước
phục vụ đấu tranh chính trị, ngoại giao, bảo vệ chủ quyền đất nước, phát triển
quan hệ hợp tác về kinh tế - văn hoá với các nước; phục vụ đấu tranh chống
luận điệu tuyên truyền, xuyên tạc lịch sử, xuyên tạc chính sách đối nội, đối
ngoại của Nhà nước ta do bọn đế quốc và bọn phản động tiến hành.
- Mục đích kinh tế: Việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ các lợi ích
của nền kinh tế quốc dân là một vấn đề rất quan trọng. Nhu cầu cung cấp tài liệu
phục vụ cho mục đích kinh tế rất lớn, rất phong phú và đa dạng như sử dụng tài
liệu lưu trữ để giúp cho việc nghiên cứu, cải cách các cơ chế quản lý kinh tế giải
quyết các vấn đề dự báo và kế hoạch hoá phát triển kinh tế của đất nước, tiến
hành các công tác thiết kế, chế tạo, nghiên cứu khoa học, ứng dụng... nhằm tối
ưu hóa quá trình sản xuất và công nghiệp, giao thông vận tải, xây dựng cơ bản
và các ngành kinh tế khác.
- Mục đích khoa học: Tài liệu lưu trữ được sử dụng vào việc nghiên cứu,
giải quyết các vấn đề khoa học, phục vụ thiết thực cho các mục tiêu kinh tế - xã
24
24
Khóa luận tốt nghiệp
hội của Đảng và Nhà nước ta đề ra trong từng giai đoạn: tài liệu lưu trữ đã được
sử dụng góp phần vào việc nghiên cứu, ứng dụng các thành tựu khoa học và tiến
bộ kỹ thuật vào sản xuất và đời sống kinh tế - xã hội, nâng cao năng suất lao
đông, chất lượng sản phẩm, sử dụng hợp lý tài nguyên đất nước và bảo vệ môi
trường.
Tài liệu lưu trữ còn góp phần phục vụ cho việc phát triển khoa học lịch sử