Lời nói đầu
Công tác văn th và l trữ chiếm vị trí hết sức quan trọng trong lĩnh vực
quản lý hành chính nói chung, cải cách nền hành chính quốc gia nói riêng.
Ngày nay, trớc yêu cầu của sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất
nớc, công tác này đòi hỏi phải đợc xác định ngang tầm với các ngành khoa
học - xã hội khác.
Trong những năm qua, nhờ làm tốt công tác văn th - lu trữ nên nhiều
ngành, nhiều đơn vị đã giúp cho hoạt động của đơn vị, ngành mình triển khai
có kết quả các nhiệm vụ đề ra, góp phần thúc đẩy xã hội phát triển. Vì vậy mà
mỗi cơ quan đơn vị cần có sự quan tâm hơn đến công tác văn th - lu trữ.
Công tác văn th lu trữ đợc xác định là một nhiệm vụ cơ bản, thực hiện
tốt công tác sẽ đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ của đơn vị đề ra và góp phần
đáng kể vào kết quả của sự quản lý, điều hành của Học viện.
Đợc tham gia thực tập tại Viện Thông tin Khoa học bản thân tôi có điều
kiện liên hệ giữa những kiến thức đợc các thầy, các cô trang bị ở trờng áp
dụng vào việc xử lý phân loại tài liệu và những công đoạn cụ thể trong công
tác văn th - lu trữ.
Qua một thời gian thực tập, vận dụng lý luận đã học kết hợp với thực
tiễn hoạt động của Học viện và trong công tác văn th lu trữ, đợc sự giúp đỡ
của ban lãnh đạo Học viện, Văn phòng và Viện Thông tin khoa học, nhất là
các anh chị làm trực tiếp đã giúp đỡ tôi hoàn thành đợt thực tập và bản báo cáo
tốt nghiệp Ngành lu trữ học - Quản trị văn phòng.
Nội dung của bản báo cáo gồm các phần:
Phần I: Lý luận chung: 66 trang
Phần II: Kết quả nghiên cứu khảo sát tình hình công tác văn th - quản
trị văn phòng và công tác lu trữ
Phần III: Nhận xét, kiến nghị về công tác văn th - quản trị văn phòng và
công tác lu trữ của Học viện
Phần IV: Những đúc rút và thu hoạch về nhận thức lý luận và thực tiễn
của bản thân qua thực hành nghiệp vụ về văn th - lu trữ.
Phần V: Phần phụ lục

gọi những hồ sơ án đợc lu trữ lâu dài(2) ở các cơ quan.
Từ gốc "lu trữ" là cơ sở để hình thành các thuật ngữ tài liệu lu trữ và
nhiều thuật ngữ khác có liên quan.
Tài liệu lu trữ là tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các
cơc quan đoàn thể xí nghiệp(3) và cá nhân có ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn
hóa, khoa học, lịch sử và các ý nghĩa khác đợc bảo quản trong các phòng, kho
lu trữ.
1
2
3

Lê Quý Đôn: Kiến văn tiểu lục. Bản chữ Hán, tr.108 (Viện Hán Nôm)
Xem: Đại Nam thực lục chính biên tập 12, Nhà xuất bản Khoa học, Hà Nội, 1965, tr 186.
Dới đây gọi tắt là "các cơ quan"

2


- Đặc trng của tài liệu lu trữ:
Một là, tài liệu lu trữ chứa đựng những thông tin về quá khứ, đó là các
sự kiện, hiện tợng, biến cố lịch sử, những thành quả lao động sáng tạo của
nhân dân ta trong các thời kỳ lịch sử, những hoạt động của một nớc, một cơ
quan hoặc của một nhân vật tiêu biểu trong quá trình tồn tại....
Hai là, tài liệu lu trữ là bản gốc, bản chính của các văn bản. Chúng
mang những bằng chứng thể hiện độ chân thực cao, nh bút tích của tác giả,
chữ ký của ngời có thẩm quyền, dấu của cơ quan, địa danh và ngày tháng làm
ra tài liệu... Do đặc điểm này, mà tài liệu lu trữ có giá trị dặc biệt, đợc trân
trọng và bảo quản chu đáo để sử dụng trong quản lý nhà nớc, nghiên cứu
kkhoa học và vào các mục đích khác. Ngời ta gọi chúng là những tài liệu gốc,
t liệu gốc hoặc sử liệu gốc.

lớn nhất với nội dung rất phong phú, đặc biệt là tài liệu của các thời kỳ lịch sử
cận, hiện đại.
Tài liệu khoa học - kỹ thuật là loại hình tài liệu phản ánh các loại hoạt
động về khoa học tự nhiên, chủ yếu đợc hình thành ở các cơ quan khoa học kỹ thuật, các trờng đại học, các cơ sở sản xuất, thiết kế kỹ thuật làm ra tài liệu,
loại hình tài liệu này có nhiều điểm khác với tài liệu hành chính.
Tài liệu khoa học - kỹ thuật gồm các loại nh: đề án thiết kế các công
trình xây dựng cơ bản, tài liệu thiết kế chế tạo máy, tài liệu về công nghệ, tài
liệu điều tra địa chất, địa hình, tài liệu khí tợng thủy văn, tài liệu nghiên cứu
khoa học, sáng chế phát minh, tài liệu khí tợng thủy văn, tài liệu nghiên cứu
khoa học, sáng chế phát minh, tài liệu tiêu chuẩn quốc gia....
ở nớc ta, tài liệu khoa học - kỹ thuật chiếm một tỷ lệ lớn trong Phông lu
trữ Quốc gia Việt Nam. Chúng đợc sử dụng rộng rãi trong xây dựng kinh tế,
văn hóa, quốc phòng, nghiên cứu khoa học. Loại hình tài liệu này cũng đang
không ngừng tăng lên của về khối lợng do sự phát triển của khoa học - kỹ
thuật và nhu cầu về xây dựng chủ nghĩa xã hội của đất nớc.
Tài liệu ảnh, phim điện ảnh và tài liệu ghi âm là những loại hình tài liệu
phản ánh các sự kiện, hiện tợng trong đời sống xã hội và tự nhiên bằng hình
ảnh và âm thanh. Đây là những loại hình tài liệu đặc biệt, khác với tài liệu
hành chính và tài liệu khoa học - kỹ thuật cả về hình thức và nội dung mang
tin.
Tài liệu ảnh là loại tài liệu phản ánh các sự kiện, hiện tợng bằng ảnh
trực quan; tài liệu phim điện ảnh phản ánh căn cứ sự kiện, hiện tợng bằng hình
ảnh động; còn tài liệu ghi âm là loại hình tài liệu phản ánh các sự kiện, hiện tợng bằng âm thanh. Đây là ba loại tài liệu khác nhau, nhng do chúng có
những điểm giống nhau về phơng pháp chế tác và kết cấu của vật liệu nên đợc
đa vào thể loại.
Tài liệu lu trữ phim điện ảnh, ảnh và ghi âm gồm có âm bản các bức
ảnh, các cuốn phim chụp và quay về các sự kiện, hiện tợng có ý nghĩa chính
trị, văn hóa, khoa học lịch sử và ý nghĩa khác những băng đĩa ghi âm ghi lại
những bài nói, diễn văn của các vị lãnh đạo Đảng và Nhà nớc, các hoạt động
xã hội và hoạt động khoa học nổi tiếng, những lời ca, bản nhạc của các nhạc sĩ

chính trị sâu sắc của tài liệu lu trữ.
Thực tiễn đã chứng minh rằng, bất cứ cơ quan nào, dù lớn hay nhỏ, là
cơ quan khoa học kỹ thuật hay cơ quan quản lý hành chính trong khi thực hiện
chức năng nhiệm vụ của mình, ít nhiều đều cần đến tài liệu lu trữ, hoặc dùng
làm bằng cứ để giải quyết những công việc cụ thể, hoặc tìm ở đấy những
thông tin cần thiết và đáng tin cậy để phục vụ cho việc nghiên cứu tình hình,
tổng kết và đúc rút kinh nghiệm công tác, vạch chủ trơng, chính sách, đề ra
các quyết định về quản lý, giáo dục truyền thống yêu nớc, chủ nghĩa anh hùng
cách mạng... Trong cuộc đấu tranh giai cấp chống kẻ thù trong và ngoài nớc,
tài liệu lu trữ có thể cung cấp những chứng cứ hùng hồn về âm mu và tội ác
của bọn đế quốc xâm lợc, những hành vi bán nớc hại dân và lai lịch của những
tên tay sai phản bội Tổ quốc.
Trong công cuộc xây dựng và phát triển nền kinh tế quốc dân, sử dụng
tài liệu lu trữ có thể mang lại hiệu quả kinh tế to lớn, tài liệu lu trữ chứa nhiều
thông tin về kinh tế, kỹ thuật rất cần thiết đối với nhiều ngành kinh tế của đất
nớc. Đó là những thành phố phản ánh tình hình kinh tế chung, tình hình phát
triển kinh tế từng vùng, từng địa phơng, từng ngành cụ thể, các đồ án thiết kế
các công trình công nghiệp, giao thông vận tải, tài liệu điều tra về tài nguyên
6

Công báo, năm 1982, trang 478

6


của đất nớc, tài liệu khí tợng, thuỷ văn, các báo cáo và công trình nghiên cứu
khoa học - kỹ thuật v.v... Các nguồn tài liệu này có thể giúp cho việc xây dựng
chiến lợc đợc hoàn chỉnh, sát thực và có cơ sở khoa học giúp các nhà thiết kế
và chế tạo lựa chọn đợc những phơng án tối u cho công trình của mình, chắp
cánh cho những sáng chế và phát minh mới có giá trị. Sử dụng tài liệu lu trữ

7
8

7


ý nghĩa tài liệu lu trữ:
Tài liệu lu trữ có ý nghĩa khoa học rất rõ nét. Trong nghiên cứu khoa
học tự nhiên cũng nh khoa học xã hội, nói chung đều cần sử dụng tài liệu lu
trữ, đặc biệt đối với việc nghiên cứu lịch sử. Có thể khẳng định, bất cứ tài liệu
lu trữ nào, ít nhiều đểu mang những thông tin chân thực về xã hội của thời lịch
sử đã sản sinh ra nó. Nghiên cứu tài liệu lu trữ, của một thời kỳ hoặc của một
giai đoạn lịch sử, (nếu lu giữ đợc hoàn chỉnh) sẽ cho phép các nhà sử học vẽ
lại đợc bức tranh của xã hội thuộc thời kỳ hoặc giai đoạn lịch sử đó một cách
chính xác. Do vậy, tài liệu lu trữ là cơ sở sử liệu quan trọng trong việc nghiên
cứu lịch sử dân tộc nói chung, lịch sử Đảng, lịch sử kinh tế, văn hoá, t tởng và
lịch sử của từng địa phơng, từng ngành và từng cơ quan nói riêng. Nguồn sử
liệu này nếu đợc sử dụng một cách triệt để, sẽ tạo cho khoa học lịch sử của nớc ta khả năng làm sáng tỏ nhiều vấn đề của lịch sử dân tộc, đặc biệt là lịch sử
của các thời kỳ cận đại và hiện đại Việt Nam, do tài liệu của hai thời kỳ lịch
sử này còn lu giữ đợc khá nhiều. Chúng có thể giúp các nhà sử học nhận thức
lịch sử một cách đúng đắn và khách quan nhất, tránh đợc những sai sót trong
việc đánh giá các sự kiện, hiện tợng và con ngời trong lịch sử. Tuy nhiên, khi
sử dụng tài liệu lu trữ để nghiên cứu lịch sử, chúng ta không thể tuỳ tiện, mà
phải biết chọn lọc, phân tích phê phán đối với chúng.
Quần chúng nhân dân có thể tìm thấy ở tài liệu lu trữ nhiều điều bổ kích
cho bản thân. Đó là các bằng chứng về cuộc sống và hoạt động của họ, nh các
bản kê khai lý luận, giấy khai sinh, các quyết định cấp văn bằng, tuyển dụng,
điều động, đề bạt, nâng lơng, khen thởng...
II. Nhiệm vụ, nguyên tắc liên quan công tác lu trữ


quan có thẩm quyền ban hành.
- Tổ chức quản lý đối với tài liệu và lu trữ các cấp.
- Nghiên cứu khoa học về lu trữ.
2. Quản lý công tác lu trữ
Cũng nh các nớc XHCN khác, ở nớc ta, tài liệu lu trữ đợc xem là tài sản
chung của toàn dân do Nhà nớc quản lý theo nguyên tắc tập trung thống nhất.
Nguyên tắc này đợc thể hiện ở hai mặt sau đây:
Thứ nhất là, toàn bộ tài liệu lu trữ đợc lập thành Phông lu trữ Quốc gia
Việt Nam và đợc đa vào bảo quản trong mạng lới các phòng kho lu trữ từ
trung ơng đến cơ sở do Nhà nớc thống nhất quản lý.
Thứ hai là, một hệ thống các cơ quan lu trữ, bao gồm các cơ quan quản
lý, các kho lu trữ đợc thành lập để quản lý và chỉ đạo thống nhất về nghiệp vụ
lu trữ, pháp chế lu trữ và về tổ chức.
Dới chế độ xã hội chủ nghĩa, việc quản lý công tác lu trữ theo nguyên
tắc tập trung thống nhất là một tất yếu khách quan, do bản chất của chủ nghĩa
xã hội quy định. Đây là biện pháp tốt nhất để giữ gìn toàn vẹn tài liệu lu trữ và
phát huy tác dụng to lớn của chúng đối với sự nghiệp xây dựng chủ nghĩa xã
hội. Nguyên tắc này mang tính chất đặc thù của lu trữ xã hội chủ nghĩa, nó thể
hiện tính u việt của chế độ xã hội chủ nghĩa so với chế độ t bản chủ nghĩa. ở
9


đây, t liệu sản xuất chủ yếu của xã hội thuộc sở hữu toàn dân, toàn bộ nền sản
xuất của đất nớc do nhà nớc của giai cấp công nhân và nhân dân lao động điều
đó mới có khả năng và điều kiện tập trung thống nhất quản lý toàn bộ tài liệu
lu trữ của quốc gia. Còn ở các nớc t bản chủ nghĩa, do bị chi phối bởi chế độ
chiếm hữu t nhân về t liệu sản xuất, một bộ phận rất lớn tài liệu lu trữ là tài
sản riêng của các công ty, các tập đoàn tự nhiên, Nhà nớc của giai cấp t sản
chỉ có thể tập trung quản lý đợc bộ phận tài liệu hình thành từ hoạt động của
các cơ quan nhà nớc, nhng ngay cả bộ phận tài liệu này thờng cũng không


Đối tợng nghiên cứu của lý luận và thực tiễn công tác lu trữ gồm hai
mặt chủ yếu sau đây:
Một là, tất cả tài liệu hình thành do kết quả hoạt động của con ngời
trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội và tự nhiên (bao gồm tài liệu hành
chính, tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu ảnh, phim điện ảnh, tài liệu ghi âm)
thuộc diện cần đa vào bảo quản đã đợc bảo quản trong các phòng, kho lu trữ.
Hai là, những công việc và các quá trình về tổ chức khoa học, tổ chức
sử dụng và bảo quản tài liệu (phân loại, giá trị, bổ sung, thống kê, biên mục, tổ
chức sử dụng tài liệu) và việc biên soạn cơ sở lý luận vùng phơng pháp của các
quá trình này.
Ngoài ra, lý luận và thực tiễn công tác lu trữ còn nghiên cứu những vấn
đề tổ chức công tác của các cơ quan lu trữ nh công tác quản lý, công tác
nghiên cứu khoa học, tổ chức lao động khoa học. Quá trình phát triển lịch sử
về lý luận và phơng pháp của các nghiệp vụ lu trữ ở nớc ta và các nớc trên thế
giới cũng thuộc đối tợng nghiên cứu của môn khoa học này.
2. Cơ sở phơng pháp luận của lý luận và thực tiễn công tác lu trữ
Lu trữ học nói chung, lý luận và thực tiễn công tác lu trữ nói riêng là bộ
môn khoa học thuộc phạm trù của khoa học xã hội. Nó đòi hỏi phải đợc xây
dựng dựa trên cơ sở phơng pháp luận của chủ nghĩa Mác - Lênin, nghĩa là phải
biết vận dụng đúng đắn các nguyên tắc của chủ nghĩa duy vật biện chứng và
chủ nghĩa duy vật lịch sử trong nghiên cứu lý luận cũng nh khi giải quyết các
vấn đề thực tiễn của công tác lu trữ Việt Nam. Các nguyên tắc phơng pháp
luận của lu trữ học bao gồm nguyên tắc tính đảng, nguyên tắc lịch sử, nguyên
tắc toàn diện và tổng hợp, Những nguyên tắc này là kim chỉ nam, chỉ rõ phơng
hớng nhận thức khoa học trong quá trình nghiên cứu, giải quyết các vấn đề về
lý luận và thực tiễn công tác lu trữ của nớc ta.
Tính đảng, cách mạng
Các nhà kinh điển của chủ nghĩa Mác - Lênin đã từng nhấn mạnh: toàn
bộ lịch sử của xã hội loài ngời là lịch sử của đấu tranh giai cấp (trừ xã hội

Tuy nhiên, phê phán những hạn chế của lu trữ học t sản không có nghĩa
là bác bỏ hoàn toàn, phủ định sạch trơn hệ thống lý luận và mọi thành tựu của
lu trữ t sản, mà phải biết kế thừa những mặt tiến bộ của nó.
Tính lịch sử
Chúng ta đều biết, mỗi một sự vật và hiện tợng đều phát sinh, phát triển
và kết thúc trong một hoàn cảnh lịch sử nhất định. Chúng là sản phẩm của lịch
sử. Do vậy, đối với bất cứ sự vật và hiện tợng nào, muốn nắm hiểu đợc bản
chất của nó, đều phải đặt trong hoàn cảnh lịch sử cụ thể để xem xét trong mối
quan hệ với các sự vật và hiện tợng khác. Nghĩa là phải có quan điểm lịch sử
(còn gọi là nguyên tắc lịch sử). Quan điểm lịch sử có một vai trò rất quan
trọng trong nhận thức khoa học nói chung. Ph. Ăngghen đã chỉ rõ quan điểm
lịch sử trong t duy là quan điểm dù ở đâu "tài liệu cũng đợc xem xét về phơng
diện lịch sử, trong mối liên hệ với lịch sử"(9).
9

C. Mác - Ph. Ăngghen. Tuyển tập, tập 2, Nxb Sự thật, Hà Nội 1981, tr. 651 và 652

12


Phông lu trữ Quốc gia Việt Nam gồm các tài liệu thuộc nhiều thời kỳ,
nhiều giai đoạn của lịch sử dân tộc, chúng đợc hình thành trong những hoàn
cảnh lịch sử nhất định. Không những về nội dung mà cả về hình thức, những
những tài liệu đó cũng có những điểm khác nhau. Có thể nói, mỗi tài liệu đều
mang dấu ấn của lịch sử. Cho nên, chỉ có thái độ nghiên cứu, phân tích tài liệu
theo quan điểm lịch sử của chủ nghĩa Mác - Lênin thì mới có thể giải quyết
đúng đắn các vấn đề về tổ chức khoa học và tổ chức sử dụng tài liệu.
Trong phân loại tài liệu Phông lu trữ Quốc gia, nguyên tắc lịch sử đợc
vận dụng để tổ chức màng lới các kho lu trữ, phân chia tài liệu trong các kho
lu trữ theo phông lu trữ và phân loại tài liệu trong các phông lu trữ, nhằm đảm

Nam...
Mặt khác, các phơng pháp nghiên cứu đợc sử dụng phổ biến trong khoa
học lịch sử nh phơng pháp lịch sử, phơng pháp lôgich... cũng là những phơng
pháp mà lý luận và thực tiễn công tác lu trữ cần vận dụng.
Lịch sử và tổ chức cơ quan nhà nớc nghiên cứu quá trình hình thành,
phát triển, cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các bộ máy

14


nhà nớc ở Việt Nam trong các thời kỳ lịch sử. Bộ môn khoa học này có quan
hệ chặt chẽ với lý luận và thực tiễn công tác lu trữ. Điều đó bắt nguồn từ chỗ
phần lớn tài liệu lu trữ đợc sản sinh trong quá trình hoạt động của các cơ quan,
chúng phản ánh chức năng, nhiệm vụ tổ chức và hoạt động của bộ máy nhà nớc. Mặt khác, ở mỗi giai đoạn hoặc thời kỳ lịch sử nhất định, thẩm quyền ban
hành các loại văn bản của mỗi cơ quan đều phụ thuộc vào chức năng, nhiệm
vụ của cơ quan đó và đợc quy định bởi các văn bản pháp quy của nhà nớc. Do
vậy, lịch sử và tổ chức cơ quan nhà nớc có vai trò rất quan trọng đối với việc tổ
chức khoa học và tổ chức sử dụng tài liệu Phông lu trữ Quốc gia. Những hiểu
biết sâu sắc về mặt này sẽ giúp các cán bộ lu trữ xác định đợc đúng đắn tài
liệu của từng cơ quan, đảm bảo phân loại tài liệu và thông tin tài liệu đợc khoa
học. Những tri thức về lịch sử và tổ chức cơ quan nhà nớc cũng rất cần thiết
đối với công tác xác định giá trị và bổ sung tài liệu, đặc biệt là khi vận dụng
các phơng pháp hiện đại về xác định giá trị của tài liệu nh phơng pháp hệ
thống, phơng pháp phân tích chức năng...
Sử liệu học là bộ môn khoa học bổ trợ của khoa học lịch sử, có nhiệm
vụ nghiên cứu, khởi thảo lý luận và các phơng pháp về su tầm, phân tích tính
chân thực của sử liệu, phân loại và sử dụng các nguồn tài liệu. Tài liệu lu trữ là
cơ sở sử liệu quan trọng của khoa học lịch sử, cho nên nó là đối tợng chủ yếu
mà sử liệu học cần đi sâu nghiên cứu để giải quyết các vấn đề lý luận và thực
tiễn về su tầm, xác minh, lựa chọn, phân loại và sử dụng nguồn sử liệu này.

cho quản lý nhà nớc và các mặt khác của đời sống xã hội. Đó là những tài liệu
gốc, nói theo ngôn ngữ thông tin là tài liệu chứa đựng thông tin cấp một, đảm
bảo cung cấp nguồn thông tin này cho mọi nhu cầu của xã hội là nhiệm vụ
hàng đầu của công tác lu trữ. Bởi vậy, nếu từ góc độ thông tin để xét, thì công
tác lu trữ thuộc phạm trù công tác thông tin. Lý luận và phơng pháp của thông
tin học có thể giúp cho lý luận và thực tiễn công tác lu trữ giải quyết có hiệu
quả nhiều vấn đề mà thực tiễn công tác lu trữ nớc ta đặt ra, nh về phơng pháp
phân tích và phân loại thông tin tài liệu, về lựa chọn tài liệu có thông tin trùng
lặp, biên mục hồ sơ và xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu ở các
phòng, kho lu trữ, đặc biệt là đối với việc xây dựng hệ thống tìm tin hiện đại
cơ giới hoá và tự động hoá. Ngày nay, khi lợng thông tin chứa trong tài liệu
Phông lu trữ Quốc gia ngày càng lớn và nhu cầu nghiên cứu sử dụng chúng
của xã hội cũng ngày một tăng, thì việc ứng dụng những thành tựu của khoa
học thông tin vào công tác lu trữ là một yêu cầu cấp thiết nhằm nâng cao hiệu
quả sử dụng đối với tài liệu lu trữ và trình độ hiện đại của công tác lu trữ.
Các khoa học tự nhiên nh hoá học, sinh học, vậtlý, toán học, điều khiển
học... ngày nay đã trở nên cần thiết đối với công tác lu trữ, đặc biệt trong khi
nghiên cứu và giải quyết các vấn đề thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài
liệu.
Ngoài ra lý luận và thực tiễn công tác lu trữ còn có quan hệ với nhiều
bộ môn khoa học khác nh: cổ tự học, bia ký học, ấn tin học, gia hệ học, huy
chơng học, địa lý lịch sử... Các bộ môn khoa học này nghiên cứu những vấn
16


đề có liên quan đến tài liệu lu trữ. Dựa vào những kết quả nghiên cứu của các
bộ môn khoa học đó, cán bộ các phòng, kho lu trữ có thể hiểu đợc đầy đủ và
chính xác hơn về tài liệu lu thông nh niên đại, tác giả, địa điểm hình thành tài
liệu, tính chân thực, giá trị của tài liệu... đặc biệt đối với tài liệu lu trữ thuộc
các thời kỳ xa xa thì khi su tầm, lựa chọn để đa vào bảo quản ở các phòng,

12
13

Đại Việt sử ký toàn th, tập II, nhà xuất bản Khoa học xã hội, Hà Nội 1985, trang 294 và 410.
Đại Việt sử ký toàn th, tập II, nhà xuất bản Khoa học xã hội, Hà Nội 1985, trang 294 và 410.
Lê Quý Đôn. Kiến văn tiểu lục, Nhà xuất bản Sử học, Hà Nội, 1962, tr. 189.

17


Tuy nhiên, cha có một triều đại nào đặt cơ quan hoặc chức quan trông
coi chung việc lu trữ tài liệu của cả nớc... Đặc biệt, về mặt lý luận thì không đợc chú ý nghiên cứu và tổng kết từ thực tiễn. Suốt cả thời kỳ phong kiến,
không có một cuốn sách, một tài liệu hay một văn bản nào đề cập đến cách
thức tổ chức công tác lu trữ và các vấn đề có liên quan khác. Trong lúc đó,
công tác công văn giấy tờ, một phơng tiện thiết yếu trong công tác quản lý nhà
nớc đã đợc các chính quyền phong kiến quan tâm và đợc pháp chế hoá bằng
nhiều văn bản, nhất là dới các triều đại Lê, Nguyễn.
Trong thời kỳ thực dân Pháp thống trị, suốt mấy thập kỷ đầu, công tác lu trữ ở Việt Nam nói riêng, Đông Dơng thuộc Pháp nói chung vẫn trong tình
trạng phân tán. Mặc dù ở Trung Kỳ và Nam Kỳ, chúng đều lần lợt lập ra các
cơ quan lu trữ nhng không có một cơ quan quản lý công tác lu trữ chung của
cả nớc, tài liệu của các cơ quan, công sở lâm vào tình trạng không đợc tổ chức
khoa học và bảo quản chu đáo.
Trớc tình hình đó, năm 1917 theo đề nghị của Ru-mơ (Roume), nguyên
toàn quyền Đông Dơng, viện Hàn lâm văn hoá Pháp đã cử Pôn Bu-đê (Paul
Bordet), chuyên viên về lu trữ và cổ tự học sang Đông Dơng điều tra tình hình
về công tác lu trữ. Sau khi nghiên cứu tình hình lu trữ ở một số địa phơng và
công sở, ông đã đệ trình lên Phủ Toàn quyền và Phủ Thống sứ văn bản đề nghị
gấp rút thiết lập cơ quan quản lý và tổ chức công tác lu trữ chung cho toàn cõi
Đông Dơng. Đề nghị đợc chấp thuận. Ngày 29-11-1917 toàn quyền Đông Dơng An be Xa-rô (Albert Saraut) đã ra Nghị định thành lập Nhà lu trữ - Th
viện Đông Dơng trực thuộc Phủ toàn quyền với chức năng nhiệm vụ chính là

từ A đến Z làm ký hiệu. Nội dung cuốn sách nặng về hớng dẫn thực hành, còn
mặt lý luận thì không đợc trình bày và phân tích một cách thấu đáo. Tuy vậy,
nó cũng đã thể hiện khá rõ nét quan điểm t sản trong lĩnh vực công tác lu trữ
và lu trữ học, đặc biệt là về phân loại tài liệu và thông tin tài liệu. Cuốn sách
đã có tác dụng hớng dẫn thực hiện thống nhất về nghiệp vụ lu trữ theo một phơng pháp có thể gọi là tiên tiến thời bấy giờ.
Sau cách mạng tháng Tám 1945, ngay từ những ngày đầu, trớc tình
trạng nhiều cơ quan trung ơng và địa phơng tuỳ tiện đem bán và huỷ tài liệu lu
trữ, ngày 3 tháng 1 năm 1946, nhân danh Chủ tịch Chính phủ lâm thời, Hồ
Chủ tịch đã ký Thông đạt số 1C/VP nghiêm cấm nhân viên các công sở không
đợc đốt huỷ hồ sơ, tài liệu một cách tuỳ tiện, vì đó là "những tài liệu có giá trị
đặc biệt về phơng diện kiến thiết quốc gia". Thông đạt cũng đã chỉ rõ: "Những
hồ sơ hoặc công văn không cần dùng sau này sẽ phải gửi về những Sở lu trữ
công văn thuộc Bộ Quốc gia giáo dục để tàng trữ"(14).
Văn bản này trong chừng mực nhất định đã thể hiện đợc nguyên tắc
quản lý tập trung thống nhất công tác lu trữ và đã đặt cơ sở pháp lý đầu tiên
Những văn kiện chủ yếu của Đảng và Nhà nớc về công tác công văn giấy tờ và công tác lu trữ - Cục Lu trữ
xuất bản, Hà Nội, 1982, tr. 8.
14

19


cho công tác lu trữ của chế độ mới, đồng thời đó cũng là cơ sở quan trọng đối
với việc xây dựng lý luận và thực tiễn công tác lu trữ ở Việt Nam.
Cuộc kháng chiến lâu dài chống thực dân Pháp xâm lợc (1946 - 1954)
đã gây trở ngại lớn cho việc xây dựng và phát triển công tác lu trữ ở nớc ta.
Sau hiệp định Giơ-mới-vơ năm 1954, trải qua một quá trình chuẩn bị về các
mặt, ngày 4 tháng 9 năm 1962, Cục Lu trữ thuộc Phủ Thủ tớng đợc thành lập
để giúp Bộ trởng Phủ Thủ tớng chỉ đạo và quản lý công tác lu trữ của cả nớc.
Một năm sau, ngày 28 tháng 9 năm 1963, Hội đồng Chính phủ đã ban hành

"Lý luận và thực tiễn công tác lu trữ", "Công tác lập hồ sơ và danh mục hồ
sơ", "Môn học công bố tài liệu văn kiện", "Cơ sở lý luận và thực tiễn của công
tác xác định giá trị tài liệu" do Bộ môn Lu trữ học khoa Lịch sử Trờng Đại học
Tổng hợp Hà Nội biên soạn; các giáo trình trung cấp và văn th, lu trữ của trờng Trung học văn th lu trữ và các tập bài giảng dùng cho các lớp huấn luyện
ngắn hạn của Cục Lu trữ Nhà nớc.
Những năm gần đây, công tác nghiên cứu khoa học đã bớc đầu đợc
quan tâm và đi vào tổ chức, nhiều vấn đề lý luận và thực tiễn công tác lu trữ nớc ta đề ra đã đợc đặt thành những đề tài nghiên cứu cấp ngành, cấp nhà nớc
do Cục Lu trữ Nhà nớc chủ trì. Hớng nghiên cứu thu hút sự chú ý nhiều nhất
của giới lu trữ học Việt Nam thời gian qua cũng nh hiện nay là các vấn đề về
phơng pháp luận của lu trữ học, lý luận và phơng pháp tổ chức khoa học, tổ
chức sử dụng và bảo quản tài liệu.
Sự nghiệp xây dựng chủ nghĩa xã hội và bảo vệ Tổ quốc trong giai đoạn
hiện nay đòi hỏi phải đẩy mạnh hơn nữa công tác lu trữ. Thời gian qua Đảng
và Nhà nớc đã ban hành nhiều văn bản quan trọng nhằm đảm bảo giữ gìn an
toàn tài liệu lu trữ và sử dụng chúng đợc toàn diện và có hiệu quả, nh Quyết
định số 168-HĐBT ngày 26 tháng 12 năm 1981 của Hội đồng Bộ trởng về
việc thành lập Phông lu trữ Quốc gia của nớc Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt
Nam, Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lu trữ Quốc gia của Hội đồng Nhà nớc (ban
hành ngày 30-11-1982), Nghị định số 34-HĐBT ngày 1 tháng 3 năm 1984 của
Hội đồng Bộ trởng quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của
Cục Lu trữ nhà nớc... Các văn bản này đã nhấn mạnh tầm quan trọng của tài
liệu lu trữ và công tác lu trữ đối với các lĩnh vực của đời sống xã hội, đề ra
nhiều quy định về tổ chức và quản lý, tạo cơ sở pháp lý vững chắc để xây
dựng và phát triển công tác lu trữ. Báo cáo chính trị của Ban Chấp hành Trung
ơng Đảng Cộng sản Việt Nam tại Đại hội VI đã chỉ ra nhiệm vụ phải: "Tổ
chức tốt công tác lu trữ, bảo vệ an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lu trữ
quốc gia"(15). Điều đó, đặt ra cho các cơ quan lu trữ và những ngời làm công
tác lu trữ trách nhiệm nặng nề là phải phấn đấu thực hiện tốt các mặt của công
tác lu trữ; trong đó có nhiệm vụ xây dựng một nền lu trữ học Việt Nam hiện
đại có khả năng giải đáp những vấn đề mà thực tiễn công tác lu trữ nớc ta đặt

khoa học, phản ánh đúng đắn tiến trình lịch sử của dân tộc cũng nh hoạt động
và tổ chức của bộ máy nhà nớc, các tổ chức xã hội, và những sự kiện, hiện tợng lịch sử khác thuộc các thời kỳ và giai đoạn lịch sử của đất nớc. Nhờ vậy
mà thoả mãn đợc các yêu cầu về nghiên cứu và sử dụng tài liệu, đồng thời bảo
quản đợc thuận tiện và an toàn.
Tuy nhiên cần phải hiểu rằng, để có thể tìm kiếm thông tin chứa đựng
trong tài liệu Phông lu trữ Quốc gia đợc nhanh chóng và thuận lợi, thì sau khi
phân loại tài liệu trong các phông lu trữ, còn phải tiến hành phân loại thông tin
tài liệu. Phân loại tài liệu và phân loại thông tin tài liệu là hai mặt của một quá
trình phân loại. Giữa chúng có liên quan chặt chẽ với nhau. Chỉ trên cơ sở tài
liệu đã đợc phân loại khoa học, mới có điều kiện thuận lợi để phân loại các
thông tin của chúng. Nhng phân loại tài liệu và phân loại thông tin tài liệu là
hai khái niệm riêng biệt có đối tợng khác nhau(17).
Ngày nay, không những trong lu trữ học, mà nhiều khoa học khác, kể cả
khoa học tự nhiên và khoa học xã hội, đều cần thiết phải phân loại một cách
khoa học các đối tợng nghiên cứu trực tiếp, nh trong sinh vật học thì phân loại
các giống loài sinh vật, trong bảo tàng học thì phân loại các hiện vật gốc,
trong th viện học, phân loại tài liệu có vai trò quan trọng hàng đầu trong việc
tổ chức khoa học tài liệu Phông lu trữ Quốc gia.
Phân loại tài liệu quản lý chặt chẽ với nhiều nghiệp vụ lu trữ khác, nh
xác định giá trị tài liệu, bổ sung tài liệu, thống kê tài liệu. Trên cơ sở tài liệu đợc phân loại khoa học, việc xác định giá trị tài liệu, bổ sung tài liệu... sẽ có thể
17

Về phân loại thông tin tài liệu xem chơng này.

23


tiến hành một cách thuận lợi. Ngợc lại, nếu nh công tác xác định giá trị tài
liệu và bổ sung tài liệu... đã đợc làm tốt sẽ tạo điều kiện để phân loại tài liệu
đợc khoa học.

19

Nên quan niệm các kho lu trữ này nh những trung tâm lu trữ hoặc viện lu trữ Nhà nớc.
Báo Nhân dân, số 10400 ngày 14-12-1982, trang 1.

24


cần thiết, để quản lý thống nhất và tổ chức sử dụng đợc tốt tài liệu Phông lu
trữ Quốc gia Việt Nam.
Việc xác định mạng lới các kho lu trữ cần phải xét đến nhiều yếu tố,
những yếu tố cơ bản nhất là phải dựa trên cơ sở phân loại khoa học tài liệu
Phông lu trữ Quốc gia. Do vậy, xác định mạng lới các kho lu trữ tức là quá
trình nghiên cứu để phân chia "tài liệu Phông lu trữ Quốc gia Việt Nam thành
các nhóm rồi căn cứ vào đó mà tổ chức hệ thống các kho lu trữ. Mỗi nhóm tài
liệu ở đây tơng ứng với một kho lu trữ.
- Các giai đoạn phân loại tài liệu Phông lu trữ Quốc gia Việt Nam
2. Các đặc trng phân loại tài liệu Phông lu trữ Quốc gia Việt Nam để
xác định mạng lới các kho lu trữ
Khi xác định mạng lới các kho lu trữ cần căn cứ vào các đặc trng sau
đây:
a. Đặc trng thời kỳ lịch sử
Theo quan điểm của chủ nghĩa Mác - Lênin, thời kỳ lịch sử tức là quãng
thời gian đợc đánh dấu bằng bớc ngoặt lịch sử của một quốc gia, một dân tộc
hoặc của thế giới; thờng tơng ứng với một hình thái kinh tế - xã hội. Nhng xét
trong phạm vi từng quốc gia thì việc phân chia thời kỳ lịch sử phải căn cứ vào
tiến trình lịch sử của mỗi nớc. Đây là một vấn đề khá phức tạp, đặc biệt đối
với việc xác định các mốc thời gian.
Nhìn chung trong xã hội, sự chuyển biến từ hình thái kinh tế - xã hội
này sang hình thái kinh tế - xã hội khác thờng đợc thể hiện bằng đấu tranh giai