Báo cáo kiến tập kế toán tại Công ty TNHH Ngân Hạnh
LỜI NÓI ĐẦU
Hiện nay xu hướng toàn cầu hoá và khu vực hoá trên thế giới đang
diễn ra rất mạnh mẽ. Tất cả các công ty đều mong muốn được tham gia vào
hệ thống phân công lao động quốc tế. Hoạt động ngoại thương không chỉ
đem lại lợi ích cho mỗi quốc gia, cho người sản xuất cũng như người tiêu
dùng mà còn đem lại một khoản lợi nhuận không nhỏ cho các công ty tham
gia vào lĩnh vực này.
Tuy nhiên thị trường thế giới vô cùng phức tạp và chứa đựng rất
nhiều rủi ro. Tham gia vào thị trường này các công ty xuất nhập khẩu phải
đối mặt với sự cạnh tranh gay gắt không chỉ giữa các công ty trong nước mà
cả với rất nhiều công ty nước ngoài. Chính vì vậy bất kỳ công ty nào muốn
tồn tại và phát triển được trong một môi trường cạnh tranh khốc liệt như vậy
đều phải không được phép ra những quyết định sai lầm. Nhất thiết công ty
phải xây dựng được phương án kinh doanh có hiệu quả và nắm bắt được cơ
hội.
Công ty TNHH Ngân Hạnh tham gia hoạt động kinh doanh thương
mại chưa lâu song cũng đã có những thành tựu đáng kể. Mà một nhân tố
đóng góp một phần rất lớn chính là những thông tin từ phòng kế toán. Công
tác tổ chức kế toán khoa học và chính xác đảm bảo đưa ra được những chiến
lược kinh doanh đúng đắn, kịp thời. Với những kiến thức đã được học và
trong thời gian kiến tập tại công ty TNHH Ngân Hạnh, em đã có điều kiện
để tìm hiểu cách thức tổ chức kế toán tại một công ty kinh doanh thương
mại đặc biệt là trong hoạt động bán hàng.
Xuất phát từ thực tế đã được tìm hiểu, cùng với sự hướng dẫn của
cô giáo TS. Trần Nam Thanh, sự giúp đỡ của Ban lãnh đạo, phòng kế toán
công ty, em xin trình bày báo cáo về công tác tổ chức kế toán tại công ty
TNHH Ngân Hạnh.
Nguyễn Tiến Phong 1 Kiểm toán 46B
Báo cáo kiến tập kế toán tại Công ty TNHH Ngân Hạnh
Nội dung báo cáo gồm ba phần:
Tiền thân của Công ty TNHH Ngân Hạnh là công ty TNHH kỹ nghệ
lạnh Thăng Long. Công ty TNHH kỹ nghệ lạnh Thăng Long được thành lập
theo Giấy phép số 000467 GP/TLDN – 02 của UBND Thành phố Hà Nội và
được trọng tài kinh tế Hà Nội cấp giấy chứng nhận kinh doanh số 043354
ngày 20/07/1993.
Năm 1997, với những qui chế và chính sách mở cửa của Nhà nước, đặc
biệt là những chính sách khuyến khích xuất nhập khẩu và nhu cầu tiêu thụ đồ
uống trong nước ngày cành gia tăng đòi hỏi công ty phải phát triển và mở
rộng qui mô hơn nữa để đáp ứng nhu cầu của thị trường. Trước tình hình như
vậy, Ban Giám Đốc quyết định thành lập công ty mới lấy tên là Công ty
TNHH Ngân Hạnh. Ngày 22/09/1997 theo Giấy chứng nhận đăng kí kinh
doanh số 053980 của Sở kế hoạch đầu tư thành phố Hà Nội công ty TNHH
chính thức được thành lập. Công ty hoạt động theo điều lệ công ty và chịu sự
quản lý của UBND Thành phố Hà Nội.
Nguyễn Tiến Phong 3 Kiểm toán 46B
Báo cáo kiến tập kế toán tại Công ty TNHH Ngân Hạnh
Công ty TNHH Ngân Hạnh là công ty TNHH nhiều thành viên, thành
lập có số vốn đăng kí là 530 triệu VNĐ bao gồm 4 thành viên trong hội đồng
quản trị. Khi mới thành lập trụ sở chính của công ty đặt tại 134 Cầu Diễn, Từ
Liêm, Hà Nội và kho của công ty đặt tại Nam Hồng, Đông Anh, Hà Nội.
Năm 2003, công ty quyết định tăng vốn lên 5 tỷ VNĐ. Đồng thời công
ty cũng chuyển trụ sở chính về Km 3 đường Láng – Hòa Lạc.
1.2. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty
Trong thời gian đầu mới thành lập, công ty kinh doanh chủ yếu trong
các lĩnh vực: Lắp đặt dây chuyền công nghệ chế biến thực phẩm, chế biến
thực phẩm, sửa chữa tủ lạnh, máy làm kem,…
Ngày 22/09/1997 công ty TNHH Ngân Hạnh chính thức được thành
lập và hoạt động trong các lĩnh vực sau: Buôn bán hàng tư liệu sản xuất, chế
biến thực phẩm (nước giải khát, nước đá, bia hơi), dịch vụ lắp đặt dây chuyền
công nghệ chế biến thực phẩm.
hàng này là lâu hỏng, ít phải thay thế nên việc tiêu thụ sản phẩm này chậm
hơn. Tuy vậy công ty vẫn luôn cố gắng mở rộng thị trường nhằm đạt doanh
thu cao nhất.
- Thị trường đầu vào:
Khi tham gia vào hoạt động ngoại thương, công ty TNHH Ngân
Hạnh có rất nhiều cơ hội để lựa chọn các đối tác đến từ hơn 200 quốc gia trên
thế giới. Hiện nay công ty nhập khẩu chủ yếu từ các quốc gia: Úc, Đức, Ấn
Độ,…
Thị trường nhập khẩu chính của công ty là Úc, Đức, Đan Mạch
chiếm 87.45% tổng giá trị hợp đồng nhập khẩu. Đây là các đối tác lâu năm và
có quan hệ khá tốt với công ty. Hàng hóa do các đối tác từ Úc, Đức, Ấn Độ
cung cấp có chất lượng khá tốt. Hơn nữa do có quan hệ kinh doanh lâu năm
nên phương thức thực hiện hợp đồng với các đối tác này khá thuận lợi.
Nguyễn Tiến Phong 5 Kiểm toán 46B
Báo cáo kiến tập kế toán tại Công ty TNHH Ngân Hạnh
Hai năm gần đây 2005, 2006 công ty cũng đã mở rộng một số mặt
hàng ở thị trường nhập khẩu với số lượng chưa nhiều nhưng cũng rất khả
quan: Nhập khẩu malt từ Đan Mạch, nhập khẩu máy móc chủ yếu từ Trung
Quốc,...Vì vậy giá trị nhập khẩu từ một số thị trường chủ yếu trước đây có
giảm nhẹ (Úc, Ấn Độ). Tuy nhiên tỷ trọng nhập khẩu từ các quốc gia láng
giềng (Trung Quốc) và các quốc gia khác lại tăng đáng kể.
Việc đa dạng hóa thị trường sẽ giúp công ty giảm được rủi ro khi thị
trường của một số đối tác chính có nhiều biến động.
Qua biểu đồ trên ta thấy, hiện nay công ty TNHH Ngân Hạnh còn
chiếm tỷ lệ thị phần tương đối thấp (5%). Các đối thủ cạnh tranh chiếm tỷ lệ
thị phần tương đối lớn là Công ty TNHH Thái Tân (10%), Công ty TNHH
Tân Úc Việt (10%), Công ty cổ phần Đa Cao (7%). Tuy nhiên ban lãnh đạo
công ty đang có chiến lược mở rộng thị phần trong thời gian tới, đạt khoảng 7
– 8%.
- Khái quát tình hình kinh doanh:
1.3.1 Cơ cấu tổ chức
Nguyễn Tiến Phong 8 Kiểm toán 46B
Báo cáo kiến tập kế toán tại Công ty TNHH Ngân Hạnh
Sơ đồ 1.3.1: Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Ngân Hạnh
Nguồn: Giới thiệu về công ty TNHH Ngân Hạnh
1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ, mối liên hệ các phòng ban
1.3.2.1 Hội đồng quản trị
Là cơ quan quyền lực cao nhất, có quyền quyết định mọi hoạt động
của công ty. Hội đồng quản trị có trách nhiệm định hướng phát triển và tổ
chức bộ máy hoạt động của công ty. Hội đồng quản trị đảm nhận các chức
năng quan trọng như: quyết định phương hướng phát triển của công ty, quyết
định tăng hoặc giảm vốn điều lệ, quyết định thời điểm và phương hướng huy
động thêm vốn, quyết định phương thức đầu tư và dự án đầu tư có giá trị lớn
hơn 50% tổng giá trị tài sản được ghi trong sổ kế toán của công ty, quyết định
mức lương, lợi ích khác đối với giám đốc, kế toán trưởng, thông qua báo cáo
tài chính hàng năm, phương án sử dụng hoặc phân chia lợi nhuận hoặc
phương án xử lý lỗ của công ty, quyết định cơ cấu tổ chức quản lý công ty,
quyết định thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện. Các quyết định được Hội
đồng quản trị thông qua theo nguyên tắc > 50% phiếu thuận. Hội đồng quản
trị họp định kỳ 1 năm 1 lần.
Nguyễn Tiến Phong 9 Kiểm toán 46B
Hội đồng quản trị
Giám đốc
Phó Giám đốc
P. Tổ chức –
hành chính
P. Kế toán –
Tài vụ
P. Kinh doanh P. Xuất nhập
khẩu
Nguyễn Tiến Phong 10 Kiểm toán 46B
Báo cáo kiến tập kế toán tại Công ty TNHH Ngân Hạnh
thị trường sao cho hàng hóa có thể đến tận tay người tiêu dùng; chăm sóc
khách hàng truyền thống, chủ động tiếp cận các khách hàng tiềm năng;
nghiên cứu mở rộng thị trường.
Với đội ngũ cán bộ công nhân viên năng động, sáng tạo, nhiệt tình
trong công tác, lấy phương châm: “ Khách hàng là thượng đế”, Phòng kinh
doanh đã đóng góp vai trò rất lớn trong việc mở rộng thị trường và tăng
doanh thu hàng năm cho công ty.
1.3.2.6 Phòng xuất nhập khẩu
Là một công ty chủ yếu hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, vì
vậy phòng xuất nhập khẩu đóng một vai trò rất quan trọng trong hoạt động
của công ty.
Các cán bộ phòng xuất nhập khẩu của công ty TNHH Ngân Hạnh đều
đã tốt nghiệp Đại học Ngoại thương. Họ là những người có kiến thức chuyên
môn về lĩnh vực nhập khẩu, am hiểu thị trường, giỏi ngoại ngữ đặc biệt rất
nhạy bén trước tình hình biến động trước thị trường thế giới.
Phòng xuất nhập khẩu có nhiệm vụ: xem xét kế hoạch nhập khẩu từ
phòng kinh doanh; nghiên cứu, tổng hợp thông tin từ thị trường nước ngoài
thông qua mạng internet, hoặc trực tiếp sang tham quan các bạn hàng từ đó sẽ
lựa chọn nhà cung cấp, tiến hành thương lượng, ký kết hợp đồng; tiến hành
các hoạt động liên quan đến hoạt động nhập khẩu.
1.4. Đặc điểm hoạt động nhập khẩu
Hiện nay hoạt động nhập khẩu được diễn ra dưới rất nhiều hình thức
phong phú, đa dạng và khá phức tạp. Công ty TNHH Ngân Hạnh khi tham gia
vào hoạt động nhập khẩu đã lựa chọn hai hình thức nhập khẩu chính đó là
nhập khẩu trực tiếp và nhập khâu qua đơn vị nhận ủy thác. Trong đó hình
thức nhập khẩu trực tiếp chiếm doanh số chủ yếu, hình thức nhập khẩu qua
đơn vị nhận ủy thác chỉ chiếm một phần nhỏ khi hàng của công ty phân phối
vào Miền Nam nơi công ty chưa mở được đại diện.
Giá trị
USD
Tỷ trọng
(%)
Giá trị
USD
Tỷ trọng
(%)
Giá trị
USD
Tỷ trọng
(%)
1
úc
- Malt
812200 64,89 485624 66,44 953719 74,95 677200 47,86
2 Đan Mạch - Malt 169100 13,51 80840 11,06 67800 5,33 210600 14,88
3
Đức -Dây chuyền thiết
bị,
-Hoa Hublon
- Cao CO
2
137300 10,97 86350 11,81 109230 8,58 249240 17,62
4
ấn độ
- Nắp chai
55400 4,63 50221 6,87 69620 5,47 117360 8,29
5
Singapo - Bột trợ lọc
Ký hợp đồng
nhập khẩu
Thuê tàu và mua
bảo hiểm (nếu cần)
Làm thủ tục
hải quan
Làm thủ tục
thanh toán
Khiếu nại về hàng
hóa (nếu có)
Xin giấy phép
NK (nếu cần)
Mở LC
Kiểm tra hàng
hóa
Nhận hàng và
chở về kho
Báo cáo kiến tập kế toán tại Công ty TNHH Ngân Hạnh
- Thực hiện đàm phán ký kết hợp đồng. Cần đạt tới sự thỏa thuận về tất
cả các điều khoản trong hợp đồng như: sản phẩm, số lượng, giá, bao bì, thanh
toán, vận chuyển, bảo hiểm,…
- Tiến hành thuê tàu và mua bảo hiểm hàng hóa (nếu có). Tuy nhiên đa
số hợp đồng công ty ký với nhà cung cấp đều theo giá CIF nên bước này thường
chỉ được thực hiện trong một số ít trường hợp.
- Xin giấy phép nhập khẩu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
- Công ty làm đơn xin mở LC, thường công ty mở LC không hủy ngang
trả ngay 100% tại Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn, chi nhánh
Từ Liêm – Hà Nội như đã đăng ký trong điều khoản thanh toán.
- Khi có giấy báo tàu đến công ty chuẩn bị các giấy tờ để nhận hàng như
tờ khai hải quan, vận đơn có chữ ký hậu của Ngân hàng để đổi lấy giấy nhận
• Chủ động phối hợp, đối chiếu với nhau về những công việc có liên quan
để hoàn thành tốt công việc được giao.
• Tự chịu trách nhiệm về công việc được phân công.
Trưởng phòng kế toán Mai Hương Giang có nhiệm vụ sau:
• Chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị, Giám đốc về toàn bộ công tác
tài chính kế toán.
• Tổ chức hướng dẫn công tác hạch toán kế toán, chỉ đạo việc báo cáo quyết
toán.
• Tổ chức phân tích hoạt động kinh tế định kỳ.
Nguyễn Tiến Phong 16 Kiểm toán 46B
Kế toán trưởng
Mai Hương
Giang
Kế toán viên
Đoàn Thị Phương
Báo cáo kiến tập kế toán tại Công ty TNHH Ngân Hạnh
• Chỉ đạo công tác lập kế hoạch tài chính, và báo cáo tình hình thực hiện kế
hoạch tài chính hàng tháng, quý năm theo quy định.
• Xây dựng các quy chế về quản lý tài chính , lập và luân chuyển chứng từ,
quản lý hóa đơn.
• Chỉ đạo công tác kiểm tra, thanh tra công việc tài chính kế toán theo đúng
quy định.
• Quản lý chi tiêu hàng ngày, trực tiếp ký chứng từ thu chi tiền mặt, TGNH
và các chứng từ có liên quan.
• Chỉ đạo công tác xử lý các vấn đề tồn đọng về tài chính kế toán.
Kế toán viên Đoàn Thị Phương có những nhiệm vụ chủ yếu sau:
• Theo dõi các tài khoản liên quan đến các khoản phải thu, phải trả, giám
định chi phí thu mua, thuê kho bãi.
• Theo dõi các tài khoản liên quan đến thuế và các khoản phải nộp Ngân
sách Nhà nước.
Công ty đều lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập một lần cho một
nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Nội dung chứng từ kế toán đầy đủ các chỉ
tiêu, phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
Chữ viết trên chứng từ rõ ràng, không tẩy xóa, không viết tắt. Số tiền viết bằng
chữ phải khớp, đúng với số tiền viết bằng số.
Chứng từ kế toán được lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng từ.
Đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả các liên theo
cùng một nội dung bằng máy tính, máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy than.
Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liên nhưng không thể viết một lần tất cả các
liên chứng từ thì có thể viết hai lần nhưng phải đảm bảo thống nhất nội dung và
tính pháp lý của tất cả các liên chứng từ.
Các chứng từ kế toán được lập bằng máy vi tính phải đảm bảo nội dung
quy định cho chứng từ kế toán.
Nguyễn Tiến Phong 18 Kiểm toán 46B
Báo cáo kiến tập kế toán tại Công ty TNHH Ngân Hạnh
Ký chứng từ kế toán
Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên
chứng từ mới có giá trị thực hiện. Tất cả các chữ ký trên chứng từ kế toán đều
phải ký bằng bút bi hoặc bút mực, không được kí bằng mực đỏ, bằng bút chì,
chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên. Chữ ký
trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất và phải giống với chữ ký
đã đăng ký theo quy định, trường hợp không đăng ký chữ ký thì chữ ký lần sau
phải khớp với chữ ký các lần trước đó.
Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bước sau:
- Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán.
- Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình
Giám đốc ký duyệt.
- Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán.
- Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.
Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán
Tên chứng từ Số hiệu Tính chất
I. Lao động tiền lương
- Bảng chấm công 01a-LĐTL hướng dẫn
- Bảng thanh toán tiền lương 02-LĐTL hướng dẫn
- Giấy đi đường 04-LĐTL hướng dẫn
II. Hàng tồn kho
- Phiếu nhập kho 01-VT hướng dẫn
- Phiếu xuất kho 02-VT hướng dẫn
III. Bán hàng
- Bảng thanh toán hàng đại lý 01-BH hướng dẫn
IV. Tiền tệ
- Phiếu thu 01-TT Bắt buộc
- Phiếu chi 02-TT Bắt buộc
V. Tài sản cố định
Nguyễn Tiến Phong 20 Kiểm toán 46B
Báo cáo kiến tập kế toán tại Công ty TNHH Ngân Hạnh
- Biên bản thanh lý TSCĐ 02-TSCĐ hướng dẫn
- Bảng tính&PBKHTSCĐ 06-TSCĐ hướng dẫn
Danh mục chứng từ ban hành theo các văn bản pháp luật khác
- Hóa đơn giá trị gia tăng 01GTKT-3LL Bắt buộc
- Phiếu xuất kho 03-PXK-3LL Bắt buộc
Luân chuyển chứng từ
- Bộ chứng từ nộp về phòng kế toán: toàn bộ chứng từ chi tiêu tài chính
phát sinh và các báo cáo tài chính có liên quan được tập hợp và nộp về phòng kế
toán trong kỳ đối chiếu hàng tháng.
- Nộp báo cáo quyết toán chi tiêu tài chính hàng tháng về phòng kế hoạch
để kiểm tra việc thực hiện kế hoạch và lưu trữ.
Lưu trữ chứng từ
Chứng từ được phân loại và lưu trữ trên Công ty, được bảo quản cẩn thận
và ngăn nắp, lưu trữ chứng từ đúng thời gian theo chế độ quy định và thực hiện
1132 Ngoại tệ
o Tài khoản 156 – Hàng hóa
1561 Giá mua hàng hóa
1562 Chi phí thu mua hàng hóa
o Tài khoản 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước
3331 Thuế GTGT phải nộp
33311 Thuế GTGT đầu ra
33312 Thuế GTGT hàng nhập khẩu
3333 Thuế xuất, nhập khẩu
3334 Thuế thu nhập doanh nghiệp
3339 Phí, lệ phí và các khoản phải nộp
Nguyễn Tiến Phong 22 Kiểm toán 46B
Báo cáo kiến tập kế toán tại Công ty TNHH Ngân Hạnh
2.2.4. Vận dụng sổ sách kế toán
Công ty TNHH Ngân Hạnh áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung. Sổ
kế toán được mở vào đầu kỳ kế toán năm , bắt đầu từ ngày 01/01 hàng năm. Sổ
kế toán dùng mẫu in sẵn và đóng thành quyển. Trang đầu sổ được ghi tên công
ty, tên sổ, ngày mở sổ, họ tên, chữ ký của kế toán trưởng. Sổ kế toán được đánh
số trang từ trang đầu đến trang cuối, giữa hai trang sổ có đóng dấu giáp lai của
công ty.
Ghi sổ: việc ghi sổ kế toán phải căn cứ vào chứng từ kế toán đã được
kiểm tra bảo đảm các quy định về chứng từ kế toán. Mọi số liệu ghi trên sổ kế
toán bắt buộc phải có chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lý chứng minh.
Khóa sổ: Cuối kỳ kế toán phải khóa sổ kế toán trước khi lập báo cáo tài
chính.
Khi phát hiện sổ kế toán có sai sót trong qua trình ghi sổ kế toán thì khồn
được tẩy xóa làm mất dấu vết thông tin, số liệu ghi sai mà phải sửa chữa theo
một trong các phương pháp: cải chính, ghi số âm, ghi bổ sung.
Khi báo cáo quyết toán năm được duyệt hoặc khi công việc thanh tra,
kiểm tra kết thúc và đã có ý kiến kết luận chính thức, nếu có quyết định phải sửa
Nguyễn Tiến Phong 24 Kiểm toán 46B
Báo cáo kiến tập kế toán tại Công ty TNHH Ngân Hạnh
TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN
THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ CHUNG
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
2.2.5. Vận dụng tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
Phòng kế toán công ty lập và trình bày báo cáo tài chính tuân thủ chặt chẽ
các yêu cầu quy định tại Chuẩn mực kế toán số 21 – trình bày báo cáo tài chính,
gồm:
- Trung thực và hợp lý;
- Lựa chọn và áp dụng các chính sách kế toán phù hợp với quy định
của tưng chuẩn mực kế toán nhằm đảm bảo cung cấp thông tin thích hợp với
Nguyễn Tiến Phong 25 Kiểm toán 46B
Chứng từ kế toán
Sổ nhật ký chung Sổ, thẻ kế toán chi
tiết
SỔ CÁI
Bảng tổng hợp chi
tiết
Bảng cân đối
số phát sinh
BÁO CÁO TÀI
CHÍNH
Copyright: Tài liệu đại học ©