TRƢỜNG ĐẠI HỌC SƢ PHẠM HÀ NỘI 2
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
===***===

NGUYỄN THU HUYỀN

TÌM HIỂU BỘ MÁY TRA CỨU TIN
TẠI THƢ VIỆN TRƢỜNG CAO ĐẲNG
SƢ PHẠM HÀ TÂY

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
Chuyên ngành: Thư viện Thông tin

Ngƣời hƣớng dẫn khoa học

Th.S. GVC. NGUYỄN THỊ THÚY HẠNH

HÀ NỘI – 2012


LỜI CẢM ƠN
Trong quá trình nghiên cứu, khảo sát thực tiễn tại thư viện trường Cao
đẳng sư phạm Hà Tây, bên cạnh sự nỗ lực của bản thân, tôi đã nhận được sự
động viên, giúp đỡ của thầy cô giáo và các bạn. Tôi xin được bày tỏ lòng cảm
ơn sâu sắc đến các thầy cô giáo ngành Thư viện - thông tin, trường Đại học sư
phạm Hà Nội 2- Những người đã tận tình dạy bảo, truyền đạt cho tôi những
tri thức khoa học quý báu trong suốt 4 năm tôi học tập tại trường. Đặc biệt, tôi
xin gửi lời cảm ơn chân thành và biết ơn sâu sắc tới Th.S. GVC Nguyễn Thị
Thúy Hạnh, người đã trực tiếp chỉ bảo, hướng dẫn và giúp đỡ tôi trong suốt
quá trình thực hiện khóa luận này.
Qua đây tôi cũng xin gửi lời cảm ơn trân thành của mình tới các cán bộ


Cao Đẳng Sư Phạm Hà Tây.

CSDL:

Cơ sở dữ liệu.

DDC:

Dewey Decimal Classification.

ISBD:

International Standard Bibliographic Description.

NDT:

Người dùng tin.

TT-TV:

Thông tin- Thư viện.

3


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN
MỞ ĐẦU

2.3. Bộ máy tra cứu tin truyền thống. ............................................................. 20
2.3.1 Hệ thống mục lục. ..................................................................................... 20
2.3.1.1. Mục lục chữ cái ...................................................................................... 23
2.3.1.2. Mục lục phân loại................................................................................... 27
2.3.2 Thư mục ..................................................................................................... 42
2.3.3 Các loại tài liệu tra cứu............................................................................. 42
2.4. Nhận xét. ................................................................................................... 44
2.4.1. Ưu điểm..................................................................................................... 44
2.4.2. Hạn chế.......................................................................................................................................45
CHƢƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN BỘ MÁY
TRA CỨU TIN TẠI THƢ VIỆN TRƢỜNG CAO ĐẲNG SƢ PHẠM
HÀ TÂY. ................................................................................................. 46
3.1. Hoàn thiện bộ máy tra cứu tin truyền thống ........................................... 46
3.2. Xây dựng bộ máy tra cứu tin hiện đại ..................................................... 48
3.3. Đào tạo Ngƣời dùng tin.............................................................................. 49
3.4. Nâng cao năng lực đội ngũ cán bộ. ........................................................... 51
3.5. Tăng cƣờng hoạt động hợp tác trao đổi. .................................................. 53
KẾT LUẬN ...................................................................................................... 55
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ........................................................ 56
PHỤ LỤC

5



MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài.
Từ những năm 50 của thế kỷ XX cho đến nay với sự xuất hiện của nền
văn minh trí tuệ t huộc các lĩ nh vực khoa học , kĩ thuật, công nghệ , kinh tế và
xã hội đã mang lại nhiều biến đổi sâu sắc chư



Nhận thức được tầm quan trọng đó , thư viện trường Cao đẳng sư phạm
Hà Tây thuộc huyện Thường Tín , thành phố Hà Nội đã không ngừng nâng
cao, cải thiện cho bộ máy tra cứu của thư viện ngày càng hoàn chỉnh hơn , thư
viện đã nỗ lực trong việc thực hiện việc tin học hóa

, hiện đại hóa các hoạt

động trong thư viện . Đây chí nh là một bước phát triển đối với thư viện , từ
một thư viện hoàn toàn truyền thống đã chuyển sang một thư viện có sự kết
hợp hài hòa giữa truyền thống và hiện đại giúp trường Cao đẳng sư phạm Hà
Tây nói chung và thư viện của trường nói riêng nhanh chóng hòa nhập với k ỷ
nguyên thông tin, nền văn minh trí tuệ.
Trong quá trì nh hiện đại hóa , thư viện trường Cao đẳng sư phạm Hà Tây
luôn chú trọng đầu tư và phát triển bộ máy tra cứu tin

- một trong những bộ

phận quan trọng của thư viện . Bộ máy tra cứu tin là nơi phản ánh một cách
đầy đủ nhất nguồn tài liệu của thư viện , là công cụ đắc lực nhất giúp cán bộ
thư viện kị p thời bổ sung, xử lý và thanh lý tài liệu nhằm đáp ứng nhu cầu cao
nhất của người dùng tin.
Thư viện trường Cao đẳng sư phạm Hà Tây là một thư viện đang t

rong

quá trình hiện đại hóa và phát triển bộ máy tra cứu tin . Hiện nay, bộ máy tra
cứu tin của thư viện đang hoạt động một c ách có hiệu quả và ngày càng hoàn
thiện hơn. Bên cạnh những mặt đã đạt được , bộ máy tra cứu tin của thư viện

nghĩa duy vật biện chứng và duy vật lịch sử
. Bên cạnh đó còn sử dụng các phương
pháp:
 Phương pháp so sánh, đánh giá.
 Phương pháp khảo sát thực tế.
 Phương pháp phân tí ch, tổng hợp số liệu.
 Phương pháp thống kê tài liệu và số liệu.

3


5. Đóng góp về lý luận và thƣ̣c tiễn của đề tài
Bằng sự cố gắng và nỗ lực hết mì nh , vận dụng những kiến thức đã học
và những hiểu biết thực tế trong quá trì nh thực tập tại thư viện trường Cao
đẳng sư phạm Hà Tây để có thể hoàn thành khóa luận một cách tốt nhất trong
điều kiện và thời gian cho phép , đóng góp của khóa luận tập trung vào các
điểm sau:
- Nêu lên thực trạng tổ chức và hoạt động của bộ máy tra cứu tin tại thư
viện trường Cao đẳng sư phạm Hà Tây trong thời điểm hiện nay.
- Phân tí ch, nhận xét, đánh giá đặc điểm và hoạt động của bộ máy tra cứu
tin để đưa ra một số đề xuất , giải pháp góp phần hoàn thiện và nâng cao chất
lượng hoạt động của bộ máy tra cứu tin tại thư viện trường Cao đẳng sư phạm Hà
Tây.
6. Bố cục của khóa luận
Ngoài lời mở đầu, kết luận, mục lục, phụ lục và danh mục các tài liệu
tham khảo thì bố cục của khóa luận bao gồm ba chương:
Chƣơng 1: Giới thiệu khái quát về thƣ viện trƣờng Cao đẳng sƣ
phạm Hà Tây.
Chƣơng 2: Hiện trạng bộ máy tra cứu tin tại thƣ viện trƣờng Cao
đẳng sƣ phạm Hà Tây.

5


1965
Năm 1965 hai tỉnh Hà Đông và Sơn Tây hợp nhất thành tỉnh Hà Tây,
theo đó năm học 1965- 1966, hai trường Trung cấp sư phạm Hà Đông, Trung
cấp sư phạm Sơn Tây nhập lại thành trường Trung cấp sư phạm Hà Tây với
600 giáo sinh đào tạo theo chương trình 7+3 chia thành 2 ban: Khoa học xã
hội, khoa học tự nhiên cùng 70 thầy cô giáo, cán bộ công nhân viên.
Ngày 05/08/1964 đế quốc Mỹ ném bom miền Bắc, “Những năm bom
Mỹ trút trên mái nhà, những năm khẩu súng theo người đi xa”, nhiều thầy
giáo, nhiều giáo sinh nhập ngũ chi viện cho tiền tuyến, những người ở lại
“Tay bút tay súng” vừa giảng dạy tốt, học tập tốt vừa sẵn sàng chiến đấu và
phục vụ chiến đấu.
Tháng 9/1965
Trường sơ tán về xã Tự Nhiên và xã Chương Dương huyện Thường
Tín bên bờ sông Hồng.
Tháng 9/1966
Trường được tách làm hai: Trường sư phạm cấp 2 Tự Nhiên với 500
giáo sinh, thầy trò ở lại xã Tự Nhiên và xã Chương Dương. Trường Sư phạm
cấp 2 Xã hội có 200 giáo sinh, thầy trò chuyển xuống xã Hoàng Long, huyện
Phú Xuyên rồi sau đó chuyển về các xã Hòa Bình, Tân Minh, Nguyễn Trãi,
huyện Thường Tín.
Năm 1970
Để chuẩn bị nâng cấp hệ đào tạo từ 7+3 lên 10+3 hai trường sư phạm
cấp 2 Tự Nhiên, sư phạm cấp 2 Xã hội được nhập lại thành trường sư phậm
cấp 2 Hà Tây và đến năm 1972 trường sư phạm 10+3 được thành lập tọa lạc
trên đồi Keo thị trấn Xuân Mai, huyện Chương Mỹ, đây là một bước tiến mới:
nâng cấp chương trình đào tạo, là tiền đề để trở thành trường Cao đẳng sư
phạm Hà Tây.

ngành, toàn trường có 326 cán bộ giảng viên, công nhân viên với 17 đơn vị

7


Phòng- Ban- Khoa điều hành quản lý. 45 năm qua, dù trong hoàn cảnh nào
trường Cao đẳng sư phạm Hà Tây vẫn phát triển- hấp dẫn- tỏa sáng. Đó là
niềm tự hào của mỗi cán bộ, giảng viên, công nhân viên, sinh viên dưới mái
trường thân yêu này.
Năm 2008
Từ 1 tháng 8 năm 2008 toàn bộ địa giới của Hà Tây được sáp nhập vào
thủ đô Hà Nội tuy nhiên có 2 trường cao đẳng sư phạm, trường cao đẳng sư
phạm Hà Tây vẫn giữ nguyên tên cũ là trường Cao đẳng sư phạm Hà Tây.
Ban đầu thư viện trường CĐSPHT chưa có chủ trương xác định rõ là
thư viện độc lập nên nhà trường đã ghép thư viện là một bộ phận nằm trong
sự điều hành, quản lý của phòng giáo vụ. Lúc đó thư viện mới chỉ là một
phòng nhỏ với vốn tài liệu ít ỏi, cơ sở vật chất nghèo nàn cùng với 2 cán bộ.
Từ năm 1986 Thư viện trở thành một đơn vị độc lập hoạt động dưới sự
chỉ đạo của Ban giám hiệu. Số lượng sách báo trong thời kỳ này tăng lên đáng
kể, chất lượng hoạt động cũng được nâng cao hơn. Thư viện bước đầu đã đáp
ứng được yêu cầu giảng dạy, học tập, nghiên cứu của các cán bộ và sinh viên
trong trường CĐSPHT. Số lượng cán bộ cũng tăng lên và được đào tạo về
nghiệp vụ thư viện. Cho đến nay Thư viện được đầu tư cải tạo, nâng cấp
thành 2 tầng với tổng diện tích hơn 2000m².
Trong tương lai nhà trường đã có dự án xây dựng thư viện điện tử với
tòa nhà 7 tầng, trang thiết bị hiện đại. Dự án này đang bước đầu thực thi. Điều
đó chứng tỏ sự quan tâm của nhà trường tới việc xây dựng và phát triển thư
viện.
1.2 Chức năng, nhiệm vụ của thƣ viện.
Để đạt hiệu quả cao trong hoạt động của mình thư viện trường

bộ và số tài liệu chưa nhiều. Đến nay thư viện đã có cơ cấu tổ chức gồm 4 bộ
phận dưới sự chỉ đạo của Ban chủ nhiệm thư viện.

9


Chủ nhiệm thƣ viện

Bộ phận
nghiệp vụ

- Phòng bổ
sung.
- Phòng biên
mục, phân loại.

Bộ phận phục
vụ

- Phòng tra cứu.
- Phòng cho mượn
tài liệu.
- Phòng đọc sách
tham khảo của sinh
viên.
- Phòng đọc tự chọn.

Bộ phận dịch
vụ


kể, nguồn lực thông tin được tăng cường theo yêu cầu đặt ra trong thực tiễn
học tập và giảng dạy của giảng viên và sinh viên trong trường.
- Cơ sở hạ tầng: thư viện trường CĐSPHT hiện nay với tổng diện tích
hơn 2000 m² với gần 130.000 đầu sách, bao gồm 2 tầng với 10 phòng chức
năng trong đó có 5 phòng phục vụ, 2 phòng nghiệp vụ và 3 kho.
- Cơ sở kỹ thuật: Thư viện đã bổ sung và nâng cấp hệ thống trang thiết
bị hiện đại, bao gồm:
 Máy chủ: 1 chiếc.
 Máy tính 5 chiếc máy bàn
 Tủ phích truyền thống: 5 tủ.
 6 giá compac hiện đại.
 Máy Photocopy: 1 chiếc, 1 máy in.
 Điều hòa nhiệt độ: 3 chiếc.
 Máy hút ẩm 2 chiếc, máy hút bụi 2 chiếc.
 Bình bọt ô xy.
Ngoài ra còn có hệ thống quạt gió, fax, máy phát điện, hệ thống bàn
ghế, giá sách… được lắp đặt đảm bảo đúng yêu cầu và chất lượng của 1 thư viện.
Với hệ thống cơ sở hạ tầng, cơ sở kỹ thuật được đầu tư và xây dựng
hiện đại đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc phát triển công tác chuyên môn,
nghiệp vụ của cán bộ và đáp ứng nhu cầu tin hiệu quả nhất cho đối tượng
NDT ở trung tâm.

11


1.4.2 Đội ngũ cán bộ.
Cán bộ thư viện đóng vai trò rất quan trọng trong việc đảm bảo quá
trình hoạt động của thư viện một cách hiệu quả và liên tục. “Cán bộ thư viện
không chỉ là cầu nối giữa sách và bạn đọc mà còn là cầu nối giữa tài liệu với tài
liệu, tài liệu với cơ sở vật chất kỹ thuật, cơ sở vật chất kỹ thuật với người đọc”.

kiện cho đội ngũ cán bộ thường xuyên được nâng cao chuyên môn nghiệp vụ,
mở các lớp học Tiếng Anh và tin học, các lớp tập huấn về nghiệp vụ thư viện.
1.5 Nguồn lực thông tin.
Nguồn lực thông tin hay chính là vốn tài liệu của cơ quan TT - TV là
bộ sưu tập có hệ thống các tài liệu phù hợp với chức năng, loại hình và đặc
điểm của từng thư viện, nhằm phục vụ cho bạn đọc của chính thư viện đó
hoặc của các thư viện khác, được phản ánh toàn diện trong bộ máy tra cứu,
cũng như để bảo quản lâu dài trong suốt thời gian được NDT quan tâm.
Trong hoạt động thư viện, tài liệu là đối tượng của công tác bổ sung, tổ
chức kho, xử lý kỹ thuật, tuyên truyền, giới thiệu, khai thác, sử dụng và phục
vụ bạn đọc của thư viện. Do đó công tác bổ sung tài liệu luôn được các cơ
quan TT-TV nói chung và thư viện trường CĐSPHT nói riêng chú ý quan
tâm. Nguồn lực thông tin của trường CĐSPHT ngày càng được bổ sung tăng
lên cả về số lượng và chất lượng phù hợp với các chuyên ngành đào tạo, phục
vụ công tác nghiên cứu, giảng dạy và học tập của cán bộ, giáo viên và sinh
viên trong nhà trường.
Cho đến nay, thư viện trường CĐSPHT đã có vốn tài liệu khá phong phú và
phù hợp với nhu cầu của NDT trong trường.
Theo thống kê tháng 2/2012, số tài liệu của thư viện hiện nay là
130.000 đầu sách, bao gồm:

13


Tên tài liệu

Số lƣợng( bản)

Sách Việt văn


mang tính đặc thù, Vì vậy đặc điểm của nhu cầu về tài liệu cũng đa dạng và
phong phú. Do đó cần phải đi sâu nghiên cứu, nhận biết đặc điểm nhu cầu tin
của từng đối tượng NDT để bổ sung các tài liệu và các phương thức phục vụ
phù hợp.
Có thể chia NDT của thư viện trường CĐSPHT thành 3 nhóm chính sau:
 Nhóm NDT là cán bộ quản lý, lãnh đạo
Cán bộ quản lý lãnh đạo trong nhà trường là đội ngũ cán bộ từ Hiệu
trưởng, Ban giám hiệu, các cấp lãnh đạo, các Ban chủ nhiệm Khoa và Bộ
môn. Nhóm NDT này không lớn nhưng đặc biệt quan trọng. Bởi vì họ vừa là
người sử dụng thông tin vừa là chủ thể thông tin. Đối với họ thông tin là công

14


cụ quản lý và quản lý là quá trình biến đổi thông tin thành hành động. Do đó
thông tin càng đầy đủ, chính xác thì quá trình quản lý càng đạt hiệu quả cao.
Mục đích sử dụng thông tin của nhóm NDT này là để nghiên cứu khoa
học và ra các quyết định. Vì đặc điểm công việc của họ là nghiên cứu các loại
tài liệu về giáo dục đào tạo, khoa học công nghệ, chính trị xã hội, đặc biệt là
các tài liệu về lĩnh vực sư phạm nhằm tìm hiểu một cách cụ thể sát thực các
yêu cầu hiện nay của xã hội, từ đó đưa ra các quết định đúng đắn cho sự phát
triển công tác giáo dục cho nhà trường.
 Nhóm NDT là cán bộ giảng dạy.
Đây là nhóm NDT gồm các cán bộ nghiên cứu, giảng dạy trong nhà
trường có chuyên môn cao, họ đến thư viện để thu thập thông tin phục vụ cho
việc nghiên cứu, giảng dạy của mình. Trong hoạt động TT-TV họ đóng vai trò
quan trọng, họ vừa là chủ thể của thông tin, vừa là khách thể. Với tư cách là
chủ thể họ cung cấp thông tin qua các bài soạn, giáo trình, bài báo, tạp chí,
công trình nghiên cứu khoa học. Với tư cách là khách thể họ thường xuyên là
NDT đến Thư viện để sử dụng các tài liệu, liên tục có nhu cầu tiếp nhận các

2.1 Vai trò, chức năng của bộ máy tra cứu tin trong các cơ quan thông
tin- thƣ viện.
2.1.1 Định nghĩa bộ máy tra cứu tin.
Bộ máy tra cứu tin trong cơ quan TT-TV là tập hợp các công cụ, phương
tiện cho phép truy cập đến tài liệu hay thông tin trong tài liệu của thư viện.
Bộ máy tra cứu tin là cầu nối giữa NDT và cán bộ thông tin với vốn tài
liệu. Bộ máy tra cứu tin giúp NDT có thể tìm được tài liệu họ cần một cách
nhanh chóng, thuận lợi, chính xác, thỏa mãn được nhu cầu tin của họ.
2.1.2. Vai trò, tác dụng của bộ máy tra cứu tin.
Như chúng ta đã biết tất cả những hoạt động của thư viện đều nhằm
mục đích phục vụ bạn đọc, xây dựng bộ máy tra cứu tin cũng nằm trong mục
đích đó. Vai trò của nó thể hiện:
- Bộ máy tra cứu tin là tập hợp các công cụ và phương tiện cho phép tra
tìm và cung cấp các tài liệu/ thông tin (dữ kiện, số liệu) phù hợp với diện đề
tài bao quát của cơ quanTT - TV, đáp ứng yêu cầu tin của NDT.
- Là chìa khóa hữu hiệu để bạn đọc tiếp cận thông tin, đây là công cụ
tiếp cận kho tài liệu nhanh chóng và hiệu quả nhất, từ đó bạn đọc có thể tra
cứu được.
- Là cơ sở cho tất cả các hoạt động của thư viện: Bổ sung tài liệu, xử lý
thông tin, phục vụ bạn đọc.
- Bộ máy tra cứu là cơ sở để khảo sát, học tập về phương pháp công tác
thư viện khoa học của cán bộ thư viện.

17


- Khi công tác thư viện chuyển từ chức năng quản thủ tài liệu sang chức
năng quản trị tri thức thì vai trò của bộ máy tra cứu tài liệu- thông tin của thư
viện ngày càng trở nên vô cùng quan trọng và cần thiết với chức trách là tư
vấn thường xuyên cho hoạt động tiếp cận khai thác và sở hữu tri thức của