QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC TƯ PHÁP XÃ, THỊ TRẤN
I. VỊ TRÍ, VAI TRÒ CỦA CÔNG TÁC TƯ PHÁP XÃ, THỊ TRẤN
Xã, thị trấn là nơi tổ chức cuộc sống của cộng đồng dân cư. Đây cũng là cầu nối trực
tiếp toàn bộ hệ thống chính trị với người dân, là nơi tổ chức, vận động nhân dân thực hiện
đường lối chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước. Xã, phường, thị trấn còn là nơi
triển khai và tăng cường chính sách đại đoàn kết dân tộc, tăng cường dân chủ cơ sở, phát
huy quyền làm chủ tập thể của nhân dân, tạo điều kiện khai thác mọi tiềm năng ở địa
phương để phát triển kinh tế - xã hội.
Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân quy định Uỷ ban nhân dân xã,
phường, thị trấn (sau đây gọi là ủy ban nhân dân cấp xã) là cơ quan hành chính nhà nước
cấp cơ sở trong hệ thống chính quyền 4 cấp của Nhà nước ta: trung ương, tỉnh, huyện, xã.
Uỷ ban nhân dân cấp xã có vị trí, vai trò hết sức quan trọng, là nơi trực tiếp thực hiện các
nhiệm vụ quản lý hành chính nhà nước trên các lĩnh vực chính trị, an ninh quốc phòng,
kinh tế, văn hoá, xã hội... ở địa phương, bảo đảm cho các đường lối, chính sách của Đảng
và pháp luật đi vào cuộc sống.
Đối với chính quyền cấp xã, công tác tư pháp là một bộ phận của công tác quản lý
nhà nước, đồng thời, là nơi triển khai trên thực tế các chủ trương, chính sách của Đảng và
Nhà nước về công tác tư pháp, bảo đảm sự thống nhất quản lý nhà nước về công tác tư
pháp từ trung ương đến cơ sở.
Việc phân cấp quản lý công tác tư pháp đối với chính quyền cấp xã được giới hạn
trong các lĩnh vực: ban hành văn bản, tự kiểm tra văn bản quy phạm pháp luật; tổ chức
tuyên truyền phổ biến, giáo dục pháp luật; xây dựng tủ sách pháp luật để cán bộ, nhân dân
nghiên cứu, tìm hiểu pháp luật; theo dõi, kiểm tra việc thi hành pháp luật trên địa bàn;
chứng thực; quản lý và đăng ký hộ tịch; trợ giúp pháp lý; hướng dẫn hoạt động của Tổ
hoà giải... Các hoạt động quản lý nhà nước về công tác tư pháp cấp xã không chỉ mang
tính hành chính - tư pháp mà còn mang tính chất xã hội rộng lớn do có sự tham gia trực
tiếp của nhân dân địa phương trong quá trình thực hiện. Việc triển khai thực hiện công tác
tư pháp luôn đòi hỏi chính quyền cấp xã mà trực tiếp là công chức thực thi công tác tư
pháp phải biết đề cao vai trò của các tổ chức xã hội quần chúng nhân dân trong một số
lĩnh vực nhất định, liên quan trực tiếp đến đời sống của nhân dân như phổ biến, giáo dục
pháp luật, hòa giải cơ sở, xây dựng hương ước, quy ước của thôn, làng bản, ấp, khóm...

tư liên tịch số 01/2009/TTLT-BTP-BNV hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và
cơ cấu tổ chức của Sở Tư pháp thuộc ủy ban nhân dân cấp tỉnh, Phòng Tư pháp thuộc ủy
ban nhân dân cấp huyện và công tác tư pháp của ủy ban nhân dân cấp xã (sau đây gọi là
Thông tư liên tịch số 01/2009/TTLT-BTP-BNV). Thông tư này được xây dựng trên cơ sở
kế thừa những quy định còn phù hợp của Thông tư liên tịch số 04/2005/TTLT-BTP-BNV
ngày 05 tháng 5 năm 2005 của Bộ Tư pháp và Bộ Nội vụ, bổ sung quy định những nhiệm
vụ, quyền hạn mới, những nhiệm vụ được tăng cường, mở rộng của Ủy ban nhân dân cấp
xã trong quản lý công tác tư pháp trên địa bàn.
Các văn bản quy phạm pháp luật này không chỉ khẳng định vị trí, vai trò, chức năng,
nhiệm vụ, cơ chế, phương thức hoạt động của đội ngũ công chức tư pháp cấp xã mà còn
tạo cơ sở pháp lý quan trọng cho việc củng cố, kiện toàn đội ngũ cán bộ này, khắc phục
những tồn tại, hạn chế, nâng cao năng lực và hiệu quả hoạt động của tư pháp cấp xã, góp
phần thúc đẩy kinh tế - xã hội phát triển, giữ vững ổn định chính trị, trật tự, an toàn xã
hội; thực hiện thắng lợi nhiệm vụ chính trị của địa phương và của ngành Tư pháp.
II. QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC TƯ PHÁP CỦA ỦY BAN NHÂN
DÂN CẤP XÃ
1. Công chức tư pháp - hộ tịch
Công chức tư pháp - hộ tịch là chức danh chuyên môn thuộc ủy ban nhân dân cấp xã
có trách nhiệm tham mưu, giúp ủy ban nhân dân cấp xã quản lý nhà nước về công tác tư
pháp trên địa bàn. Tiêu chuẩn, nhiệm vụ cụ thể và chế độ chính sách của công chức tư


pháp - hộ tịch được quy định tại Nghị định số 114/2003/NĐ-CP; Nghị định số
92/2009/NĐ-CP và Quyết định số 04/2004/QĐ-BNV.
Về đặc điểm, công chức tư pháp - hộ tịch phần lớn là dân bản địa, cư trú và sinh
sống tại địa phương, có mối quan hệ dòng tộc và gắn bó với người dân địa phương. Yếu
tố này chi phối các hoạt động của họ, đặc biệt trong việc giải quyết những vấn đề có liên
quan đến quan hệ giữa các lợi ích cá nhân - cộng đồng - Nhà nước. Công chức tư pháp hộ tịch do nhiều nguyên nhân họ ít được đào tạo, bồi dưỡng và thường xuyên biến động,
không ổn định và tính chuyên nghiệp không cao.
Về số lượng, biên chế của Uỷ ban nhân dân cấp xã tối thiểu 01 công chức tư pháp hộ tịch. Đối với những địa bàn có khối lượng công việc lớn, căn cứ vào điều kiện cụ thể


Theo quy định tại Thông tư liên tịch số 01/2009/TTLT-BTP-BNV, Ủy ban nhân dân
cấp xã là cơ quan nhà nước có nhiệm vụ và quyền hạn quản lý công tác tư pháp trên địa
bàn do mình quản lý. ủy ban nhân dân cấp xã là chủ thể chịu trách nhiệm trước cơ quan
hành chính và cơ quan tư pháp cấp trên về các hoạt động tư pháp tại địa phương trong
phạm vi thẩm quyền của mình.
Theo Thông tư liên tịch số 01/2009/TTLT-BTP-BNV, để quản lý công tác tư pháp
trên địa bàn, ủy ban nhân dân cấp xã có các nhiệm vụ, quyền hạn sau:
2.1. Xây dựng, tổ chức thực hiện các chương trình và kế hoạch công tác tư pháp
cấp xã
Công tác tư pháp cấp xã bao gồm nhiều hoạt động có quan hệ đến các ban, ngành và
đoàn thể ở địa phương, do vậy, để phối hợp triển khai đồng bộ và toàn diện cần dự kiến
trước các hoạt động và các đảm bảo các điều kiện thực hiện trong phạm vi các chương
trình và kế hoạch cụ thể.
Các chương trình, kế hoạch của ủy ban nhân dân cấp xã về công tác tư pháp có một
vị trí quan trọng trong quá trình triển khai công tác tư pháp. Căn cứ vào tình hình công tác
tư pháp trong địa bàn, các văn bản này có tính chất chỉ đạo và định hướng cho các hoạt
động tư pháp, đảm bảo phù hợp với thẩm quyền phân cấp quản lý, điều kiện kinh tế - xã
hội của từng địa bàn, đảm bảo tính tập trung thống nhất từ trung ương đến địa phương
trong quá trình triển khai thực hiện công tác tư pháp.
Các công việc cụ thể trong quá trình xây dựng, thực hiện các chương trình và kế
hoạch công tác tư pháp ở cấp xã, bao gồm:
- Căn cứ vào chương trình và kế hoạch công tác tư pháp của cấp trên và điều kiện
thực tế ở địa phương, ủy ban nhân dân cấp xã ban hành chương trình, kế hoạch công tác
tư pháp dài hạn và hàng năm. Trong chương trình cần xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội
dung công việc, các biện pháp thực hiện, trong đó phân công trách nhiệm cụ thể cho các
tổ chức và cá nhân thực hiện;
- Tổ chức triển khai thực hiện các hoạt động được đề ra trong chương trình, kế
hoạch;
- Kiểm tra, đôn đốc các tổ chức, cá nhân được giao nhiệm vụ thực hiện các chương

cấp xã.
- Tự kiểm tra và rà soát, hệ thống hoá các văn bản quy phạm pháp luật do Hội đồng
nhân dân và ủy ban nhân dân cấp xã ban hành để phát hiện mâu thuẫn, chồng chéo, không
bảo đảm tính hợp hiến, hợp pháp, tính đồng bộ, thống nhất của các văn bản. Từ đó, đề
xuất biện pháp xử lý đối với văn bản trái pháp luật.
Ngoài ra, với vị trí là cấp cơ sở gần dân nhất, ủy ban nhân dân cấp xã còn có nhiệm
vụ tổ chức lấy ý kiến nhân dân về các dự án luật, pháp lệnh và các văn bản pháp luật của
cơ quan cấp trên theo hướng dẫn của ủy ban nhân dân cấp huyện và Phòng Tư pháp; đặc
biệt là nhiệm vụ theo dõi, báo cáo tình hình thi hành văn bản quy phạm pháp luật trên địa
bàn, phát hiện đề xuất; biện pháp giải quyết những khó khăn vướng mắc với Phòng Tư
pháp trong quá trình thi hành văn bản quy phạm pháp luật ở cấp xã. Đây là một nhiệm vụ
mới của ủy ban nhân dân cấp xã, có vai trò quan trọng trong việc đánh giá tính phù hợp
của các quy phạm pháp luật khi được áp dụng trong thực tế.
Để thực hiện tốt nhiệm vụ này, công chức tư pháp - hộ tịch phải có trình độ chuyên
môn nghiệp vụ nhất định về soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật, khả năng phát hiện
vấn đề để đưa ra dự thảo các văn bản phù hợp, theo đúng quy định của pháp luật. Bên
cạnh đó, công chức tư pháp - hộ tịch phải nắm vững các đường lối, chính sách của Đảng,
các quy định pháp luật hiện hành của Nhà nước và thẩm quyền của Uỷ ban nhân dân cấp
xã; đồng thời phải hiểu rõ tình hình chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội ở cơ sở để tham
mưu, giúp Uỷ ban nhân dân cấp xã ban hành hoặc đề nghị cơ quan có thẩm quyền ban
hành các văn bản kịp thời, có tính khả thi cao và đáp ứng được với yêu cầu quản lý nhà
nước của ủy ban nhân dân cấp xã.


2.3. Chỉ đạo, hướng dẫn việc xây dựng quy ước, hương ước của thôn, làng, bản,
ấp, khóm, cụm dân cư phù hợp với pháp luật, chủ trương, chính sách của Đảng và
Nhà nước
Hương ước, quy ước là những văn bản quy phạm xã hội trong đó quy định các quy
tắc xử sự chung do cộng đồng dân cư cùng thỏa thuận đặt ra để điều chỉnh các quan hệ xã
hội mang tính tự quản của nhân dân. Cùng với pháp luật, hương ước, quy ước đảm bảo

Pháp luật của Nhà nước là sự thể chế hoá đường lối, chính sách của Đảng, thể hiện
nguyện vọng, ý chí của nhân dân và phải được thực hiện thống nhất trong cả nước. Để
nhân dân hiểu biết, tuân thủ pháp luật và giám sát việc thực hiện pháp luật thì phải tuyên
truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật. Theo quy định tại Hiến pháp và các văn bản pháp


luật khác thì công tác tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật là nhiệm vụ của tất cả
các ngành, các cấp, các cơ quan, đơn vị, đoàn thể quần chúng, trong đó các cơ quan tư
pháp giữ một vai trò quan trọng. Nhiệm vụ phổ biến, giáo dục pháp luật của cấp xã được
thực hiện theo Quyết định số 37/2008/QĐ-TTg ngày 12 tháng 3 năm 2008 của Thủ tướng
Chính phủ phê duyệt Chương trình phổ biến, giáo dục pháp luật từ năm 2008 đến năm
2012 với các nội dung cụ thể sau:
- Xây dựng chương trình, kế hoạch phổ biến, giáo dục pháp luật theo hướng dẫn của
các cơ quan tư pháp cấp trên, phù hợp với đặc điểm kinh tế - xã hội, yêu cầu và điều kiện
thực tế của địa phương.
Trong kế hoạch phải xác định cụ thể mục đích, yêu cầu, đối tượng, nội dung, hình
thức, biện pháp và trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, tiến độ, thời gian thực hiện, các
biện pháp và hình thức phối hợp thực hiện; đồng thời quy định việc báo cáo theo định kỳ
và thường xuyên về tiến độ thực hiện phổ biến, giáo dục pháp luật.
- Theo dõi, kiểm tra, đôn đốc thực hiện hoặc kiến nghị biện pháp phù hợp để tổ chức
thực hiện kế hoạch này như điều chỉnh kế hoạch, nội dung, tạo điều kiện về kinh phí, lực
lượng và các điều kiện cần thiết bảo đảm thực hiện.
- Sơ kết, tổng kết công tác phổ biến, giáo dục pháp luật ở xã, phường, thị trấn;
- Báo cáo định kỳ hoặc đột xuất về công tác phổ biến, giáo dục pháp luật với cơ
quan tư pháp cấp trên; đề nghị cơ quan nhà nước có thẩm quyền khen thưởng các tổ chức,
cá nhân có thành tích và tích cực tham gia công tác phổ biến, giáo dục pháp luật.
Ngoài ra, thực hiện Pháp lệnh Thực hiện dân chủ ở xã, phường, thị trấn, ủy ban nhân
dân cấp xã có nhiệm vụ tham gia vào việc thông tin kịp thời và công khai các chính sách,
pháp luật của Nhà nước, các quy định của chính quyền địa phương về thủ tục hành chính
giải quyết các công việc có liên quan đến dân, các nghị quyết của Hội đồng nhân dân.

kinh phí ban đầu và kinh phí hoạt động hàng năm của tủ sách; sưu tầm, bố trí trang thiết
bị cần thiết cho hoạt động của tủ sách; sắp xếp, phân loại, bảo quản, giới thiệu sách; tổ
chức phục vụ bạn đọc...…
Ngoài ra, công chức tư pháp - hộ tịch phải thường xuyên quan hệ với nhà trường,
các ban, ngành, đoàn thể ở cơ sở để tuyên truyền, vận động cán bộ, nhân dân và học sinh
đọc và tìm hiểu các loại tài liệu, sách, báo pháp luật có trong tủ sách; luân chuyển sách,
báo, tài liệu pháp lý giữa điểm bưu điện văn hoá xã, thư viện, tủ sách pháp luật của các cơ
quan, đơn vị, doanh nghiệp, trường học và bộ đội biên phòng đóng trên địa bàn là những
hoạt động cần thiết để nâng cao hiệu quả khai thác và sử dụng tủ sách pháp luật.
Công chức phụ trách tủ sách không chỉ đơn thuần là người giữ tủ sách, bảo quản và
cho mượn sách mà còn là người hướng dẫn cán bộ, nhân dân sử dụng sách, báo, tài liệu
pháp lý; tuyên truyền, động viên nhân dân tích cực tìm hiểu pháp luật. Có thể nói, tủ sách
pháp luật có phát huy được đầy đủ tác dụng thiết thực hay không, điều đó còn phụ thuộc
rất nhiều vào vai trò, trình độ, tinh thần trách nhiệm của công chức phụ trách tủ sách pháp
luật. Muốn vậy, công chức phụ trách tủ sách pháp luật luôn phải tự học hỏi để nâng cao
trình độ chính trị, pháp lý, chuyên môn, nghiệp vụ nhằm đáp ứng ngày càng tốt hơn
nhiệm vụ được giao.
Để việc luân chuyển, trao đổi sách, báo, tài liệu pháp luật được thuận lợi và đạt hiệu
quả cao, công chức tư pháp - hộ tịch cần báo cáo và xin ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch Uỷ
ban nhân dân cùng cấp trong việc luân chuyển sách, báo, tài liệu pháp luật để phối hợp
thực hiện.
2.5. Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tổ chức và hoạt động hòa
giải ở cơ sở; bồi dưỡng, cung cấp tài liệu nghiệp vụ cho tổ viên Tổ hoà giải trên địa
bàn theo sự hướng dẫn của cơ quan tư pháp cấp trên
Tổ hoà giải là một tổ chức của nhân dân, do nhân dân bầu ra và được thành lập ở
thôn, xóm, bản, ấp, khóm, tổ dân phố và các cụm dân cư, trực tiếp gắn bó hàng ngày với
nhân dân để kịp thời giải quyết các vi phạm pháp luật và tranh chấp nhỏ trong nhân dân,
nhằm củng cố khối đoàn kết toàn dân, giữ gìn tình làng, nghĩa xóm, làm tốt đẹp hơn quan



các tổ hoà giải, nếu có điều kiện cấp đến tận tổ viên Tổ hoà giải.
- Sơ kết, tổng kết công tác hoà giải của Tổ hoà giải ở địa phương và báo cáo công
tác hoà giải với cơ quan tư pháp cấp trên:
+ Theo dõi, tổng hợp, thống kê số liệu về các loại vụ việc tiếp nhận, các vụ việc đã
hoà giải thành, đang hoà giải, hoà giải không thành, số vụ việc chuyển lên cơ quan có
thẩm quyền khác giải quyết, để từ đó đánh giá những mặt mạnh, mặt yếu, tồn tại, khó
khăn, nguyên nhân, hiệu quả của công tác này;
+ Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác hoà giải của Tổ hoà giải;


+ Báo cáo công tác hoà giải với cơ quan tư pháp cấp trên.
- Tổ chức thi đua, khen thưởng đối với hoạt động hòa giải ở địa phương:
+ Trên cơ sở mục tiêu, phương hướng hoạt động hoà giải ở địa phương, phát động
phong trào thi đua trong hoạt động hoà giải ở cơ sở;
+ Sơ kết, tổng kết phong trào thi đua trong hoạt động hòa giải ở cơ sở;
+ Thực hiện khen thưởng hoặc đề xuất cấp trên khen thưởng những tập thể, cá nhân
điển hình trong công tác hoà giải ở cơ sở.
- Tạo điều kiện, hỗ trợ về kinh phí và các điều kiện vật chất phục vụ công tác hòa
giải ở cơ sở từ nguồn ngân sách của ủy ban nhân dân cấp xã hoặc huy động từ các tổ chức
và cá nhân trên địa bàn.
Hoà giải là việc hướng dẫn, giúp đỡ, thuyết phục các bên đạt được thoả thuận, tự
giải quyết với nhau tận gốc các tranh chấp, mâu thuẫn, những việc vi phạm pháp luật có
tính chất nội bộ. Đây là hoạt động đòi hỏi người thực hiện phải hiểu biết pháp luật, kinh
nghiệm cuộc sống cũng như có phẩm chất đạo đức và uy tín với cộng đồng. Do đó, công
chức tư pháp - hộ tịch với vai trò là đầu mối, giúp Uỷ ban nhân dân hướng dẫn và quản lý
các tổ chức hoà giải ở cơ sở có trách nhiệm thu hút được sự tham gia của các tổ chức,
đoàn thể, các cá nhân để từ đó lựa chọn được những người có phẩm chất đạo đức, có uy
tín, có năng lực, hiểu biết pháp luật tham gia vào công tác hoà giải ở cơ sở nhằm nâng cao
hiệu quả, chất lượng hoạt động hoà giải ở cơ sở.
2.6. Phối hợp với cơ quan thi hành án dân sự trong công tác thi hành án dân sự

về quản lý và đăng ký hộ tịch;
- Quản lý, sử dụng các loại sổ hộ tịch, biểu mẫu hộ tịch theo quy định của Bộ Tư
pháp;
- Lưu trữ sổ hộ tịch, giấy tờ hộ tịch;
- Cấp bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch;
- Tổng hợp tình hình và thống kê biến động về hộ tịch để báo cáo ủy ban nhân dân
cấp huyện theo định kỳ 6 tháng và hàng năm.
- Giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm về hộ tịch theo thẩm quyền.
Công chức tư pháp - hộ tịch có trách nhiệm tham mưu, giúp ủy ban nhân dân cấp xã
thực hiện quản lý và đăng ký hộ tịch với các nội dung công việc cụ thể sau:
- Thụ lý hồ sơ, kiểm tra, xác minh và đề xuất với Chủ tịch ủy ban nhân dân cấp xã
xem xét, quyết định việc đăng ký hộ tịch;
- Thường xuyên kiểm tra và vận động nhân dân đi đăng ký kịp thời các sự kiện hộ
tịch. Đối với những khu vực người dân còn bị chi phối bởi phong tục, tập quán hoặc điều
kiện đi lại khó khăn, cán bộ tư pháp - hộ tịch phải có lịch định kỳ đến tận nhà dân để đăng
ký những sự kiện hộ tịch đã phát sinh.
- Chịu trách nhiệm trước ủy ban nhân dân cấp xã về những sự kiện hộ tịch phát sinh
trên địa bàn xã, phường, thị trấn mà không được đăng ký hoặc đăng ký không đúng sự
thật, sai pháp luật.
- Sử dụng các loại sổ hộ tịch, biểu mẫu hộ tịch theo quy định của Bộ Tư pháp;
- Tổng hợp tình hình và thống kê chính xác số liệu hộ tịch để ủy ban nhân dân cấp xã
báo cáo ủy ban nhân dân cấp huyện theo định kỳ 6 tháng và hàng năm;
- Tuyên truyền, phổ biến, vận động nhân dân chấp hành các quy định của pháp luật
về quản lý và đăng ký hộ tịch;
- Giữ gìn, bảo quản, lưu trữ sổ hộ tịch và giấy tờ hộ tịch; khi thôi giữ nhiệm vụ phải
bàn giao đầy đủ cho người kế nhiệm.
2.8. Thực hiện một số việc về quốc tịch thuộc thẩm quyền theo quy định của pháp
luật



sự mở rộng của Luật Quốc tịch năm 2008, khi mà nguyên tắc một quốc tịch bị bãi bỏ,
Nhà nước cho phép Người Việt Nam định cư ở nước ngoài được sở hữu nhà ở, số lượng
người Việt Nam định cư ở nước ngoài và người nước ngoài đến Việt Nam làm việc, sinh
sống ngày càng nhiều.
2.9. Thực hiện việc chứng thực thuộc thẩm quyền của Uỷ ban nhân dân
Luật Công chứng năm 2006, Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18 tháng 5 năm
2007 và các văn bản hướng dẫn thi hành đã phân biệt rõ hai loại hoạt động công chứng và
chứng thực, theo đó công chứng là việc công chứng viên chứng nhận tính xác thực, tính
hợp pháp của hợp đồng, giao dịch do các tổ chức hành nghề công chứng thực hiện; còn
Phòng Tư pháp cấp huyện, Uỷ ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền chứng thực bản sao
giấy tờ từ bản chính, chứng thực chữ ký.


Theo quy định tại Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18 tháng 5 năm 2007 của
Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký
(sau đây gọi là Nghị định số 79/2007/NĐ-CP) thẩm quyền chứng thực của ủy ban nhân
dân cấp xã bao gồm:
- Thực hiện cấp bản sao từ sổ gốc,
- Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt;
- Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt;
- Chứng thực các việc khác theo quy định của pháp luật.
Để tham mưu giúp ủy ban nhân dân cấp xã triển khai thực hiện nhiệm vụ trên, công
chức tư pháp - hộ tịch thực hiện việc tiếp nhận, thẩm tra hồ sơ chứng thực theo đúng trình
tự, thủ tục và điều kiện theo quy định của pháp luật, nhằm từng bước chuyển giao các hợp
đồng, giao dịch cho các tổ chức hành nghề công chứng, thực hiện theo đúng tinh thần của
Luật Công chứng, góp phần bảo đảm an toàn pháp lý cho các hợp đồng, giao dịch của cá
nhân, tổ chức. Ngoài ra, công chức tư pháp - hộ tịch còn có trách nhiệm giúp Uỷ ban nhân
dân cấp xã thực hiện nghiêm túc chế độ báo cáo, thống kê số liệu về chứng thực định kỳ 6
tháng và hàng năm gửi cho Uỷ ban nhân dân cấp huyện theo đúng nội dung, thời hạn
được quy định tại Thông tư số 03/2008/TT-BTP ngày 25 tháng 8 năm 2008 của Bộ Tư

+ Phối hợp tổ chức trợ giúp pháp lý lưu động tại cơ sở;
+ Tham gia trực tiếp thực hiện trợ giúp pháp lý vụ việc cụ thể cho đối tượng ở cơ sở;
+ Phối hợp với Trung tâm hoặc chi nhánh Trung tâm trợ giúp pháp lý trong việc phổ
biến, giáo dục pháp luật;
+ Phối hợp thực hiện trợ giúp pháp lý thông qua công tác hộ tịch và lồng ghép hoạt
động trợ giúp pháp lý với hoạt động hòa giải ở cơ sở;
Công chức tư pháp - hộ tịch, với vai trò là người đảm nhận thực hiện công tác tư
pháp tại địa phương, cần chủ động tham mưu, giúp ủy ban nhân dân cấp xã phối hợp với
các Trung tâm hoặc chi nhánh Trung tâm trợ giúp pháp lý của tỉnh, thành phố trực thuộc
trung ương thực hiện trợ giúp pháp lý ngay tại cơ sở và thực hiện trợ giúp pháp lý theo sự
hướng dẫn của Trung tâm trợ giúp pháp lý hoặc chi nhánh Trung tâm trợ giúp pháp lý.
III. MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ CÔNG TÁC
TƯ PHÁP CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP XÃ
1. Tăng cường sự chỉ đạo của Đảng ủy cấp xã
Đảng ủy và Hội đồng nhân dân cấp xã là cơ quan lãnh đạo toàn diện các lĩnh vực
kinh tế - xã hội, quốc phòng, an ninh trên địa bàn xã; bảo đảm quán triệt và thực hiện
thống nhất, đầy đủ đường lối, chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước
phù hợp với điều kiện thực tế tại địa phương, đồng thời, phát huy tính chủ động, sáng tạo
khai thác mọi tiềm năng, nguồn lực của địa phương để phát triển kinh tế - xã hội trên địa
bàn.
Để góp phần giúp cấp ủy và Hội đồng nhân dân cấp xã trong lãnh đạo, chỉ đạo thực
hiện các nhiệm vụ kinh tế - xã hội, ủy ban nhân dân cấp xã cần bám sát và nắm vững chủ
trương, đường lối, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước để chủ động tham gia
xây dựng, tổ chức thực hiện các chương trình, kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội dài hạn,
5 năm và hàng năm trên địa bàn, qua đó, có thể nắm bắt một cách đầy đủ, tổng hợp các
mặt của đời sống xã hội, cụ thể hóa chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà
nước thành những chương trình, kế hoạch công tác, các văn bản chỉ đạo điều hành cụ thể
để thực hiện chức năng quản lý nhà nước trên địa bàn.
Bên cạnh các hoạt động trên, trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của
mình, ủy ban nhân dân cấp xã phải thường xuyên báo cáo, xin ý kiến chỉ đạo của cấp ủy,

pháp của ủy ban nhân dân cấp xã để thúc đẩy quá trình sửa đổi, bổ sung, ban hành mới
các quy định pháp luật chưa phù hợp hoặc còn thiếu theo hướng phân cấp thẩm quyền rõ
ràng, có cơ chế làm việc cụ thể và hiệu quả cho công chức tư pháp - hộ tịch.
- Áp dụng các quy định về phân loại xã, phường ở Nghị định số 159/2005/NĐ-CP
ngày 27 tháng 12 năm 2005 của Chính phủ về phân loại đơn vị hành chính xã, phường, thị
trấn, để từ đó quy định chặt chẽ và sát với thực tế hơn số lượng công chức tư pháp - hộ
tịch cần thiết, giải quyết triệt để tình trạng thiếu biên chế tại các phường ở thành phố lớn
do khối lượng công việc quá tải, trong khi các xã vùng sâu, ít dân cư, công chức tư pháp hộ tịch lại có ít việc để làm.
- Hoàn thiện các quy định về tiêu chuẩn tuyển dụng, chế độ tiền lương, thưởng và
phụ cấp đảm bảo nguồn nhân lực cho chính quyền cấp xã và đời sống của công chức tư
pháp - hộ tịch.


- Ban hành Luật Chứng thực và Luật Hộ tịch nhằm tạo khung pháp lý rõ ràng và cụ
thể làm cơ sở pháp lý cho việc thực hiện các nhiệm vụ quản lý hộ tịch và chứng thực của
ủy ban nhân dân cấp xã.
3. Bổ sung biên chế, nâng cao năng lực và phẩm chất đạo đức của công chức tư
pháp - hộ tịch
Đội ngũ công chức tư pháp - hộ tịch có vai trò quan trọng trong quá trình triển khai
thực hiện công tác tư pháp. Thực tế cho thấy, số lượng chưa đáp ứng được nhu cầu và
năng lực chuyên môn yếu đã phần nào hạn chế chất lượng hoạt động của công chức tư
pháp - hộ tịch. Về số lượng, hiện nay mỗi ủy ban nhân dân cấp xã được biên chế 1 công
chức tư pháp - hộ tịch. Hiện tượng luân chuyển cán bộ sau mỗi nhiệm kỳ đã khiến cho
công tác tư pháp ở cấp xã gặp nhiều khó khăn. Về chất lượng, tỷ lệ công chức tư pháp hộ tịch được đào tạo luật khá cao, tuy nhiên do còn thiếu kinh nghiệm thực tế, kiến thức
xã hội, kiến thức quản lý nhà nước và các kỹ năng về chuyên môn nghiệp vụ nên hiệu quả
hoạt động chưa cao. Ngoài ra, các kiến thức hỗ trợ khác như ngoại ngữ, tiếng dân tộc hay
tin học văn phòng chưa được công chức tư pháp - hộ tịch quan tâm nên phần nào hạn chế
khả năng của họ. Bên cạnh đó, một bộ phận không nhỏ các công chức tư pháp - hộ tịch
chưa có tinh thần chủ động sáng tạo trong công việc, chưa ý thức được đầy đủ về vai trò
và nhiệm vụ của mình. Do vậy, việc nâng cao năng lực cho công chức tư pháp - hộ tịch

quan hành chính cấp xã. Tuy nhiên, thực tế mức lương của công chức tư pháp - hộ tịch so
với mức sống và thu nhập của tầng lớp trí thức vẫn còn khoảng cách và đây cũng là khó
khăn chung trong công cuộc cải cách tiền lương trong mọi ngành nghề, lĩnh vực.
Kinh phí hoạt động cũng là một trong những khó khăn của công chức tư pháp - hộ
tịch. Thực tế cho thấy kinh phí công tác hạn hẹp đã phần nào hạn chế tính chủ động của
công chức tư pháp - hộ tịch trong quá trình triển khai các hoạt động như tham gia hỗ trợ
công tác hòa giải, phổ biến, giáo dục pháp luật... Đặc biệt các cuộc đi xuống dân để trực
tiếp tư vấn, tìm hiểu nguyện vọng của dân đòi hỏi kinh phí hỗ trợ thì thực tế hầu như công
chức tư pháp - hộ tịch không được hỗ trợ. Vì vậy, tăng cường kinh phí công tác là yếu tố
cần được ưu tiên nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của công chức tư pháp - hộ tịch tại
địa phương.
Trước thực tế như vậy, cần thiết đề xuất bên cạnh nâng mức lương tối thiểu chung
còn là xây dựng cơ chế phụ cấp hợp lý và chế độ khen thưởng xứng đáng nhằm hỗ trợ cho
hoạt động của công chức tư pháp - hộ tịch. Việc điều chỉnh lương là kế hoạch dài hạn
trong khi đó cơ chế phụ cấp và hỗ trợ hoàn toàn có thể được triển khai nếu có sự quan tâm
và nhận thức đúng đắn về vai trò của công chức tư pháp - hộ tịch của chính quyền địa
phương.
5. Cải thiện điều kiện cơ sở vật chất, phương tiện làm việc
Cơ sở hạ tầng bao gồm việc cung cấp tài liệu, thông tin văn bản pháp luật cũng như
cơ sở vật chất và phương tiện làm việc chưa đáp ứng được yêu cầu hiện tại là một trong
những nguyên nhân hạn chế tính hiệu quả và chủ động của công chức tư pháp - hộ tịch
trong quá trình hoạt động. Hiện nay, phần lớn ủy ban nhân dân cấp xã đều không có máy
tính hoặc chỉ có 1 - 2 máy nhưng không nối mạng internet hoặc nối mạng LAN khiến cho
công chức khó tiếp cận, hệ thống hóa dữ liệu về hộ tịch, tra cứu và nghiên cứu pháp luật,
nâng cao kiến thức pháp luật cho bản thân. Tình trạng thiếu phòng làm việc độc lập,
phương tiện thông tin liên lạc, phương tiện giao thông trở nên phổ biến, đặc biệt tại các
địa bàn miền núi, vùng sâu, vùng xa. Công chức tư pháp - hộ tịch hầu như không thể chủ
động đi xuống dân hay thực hiện công tác phổ biến, giáo dục pháp luật đến người dân.
Cải thiện điều kiện cơ sở vật chất tập trung vào một số các biện pháp sau đây:
- Cập nhật kịp thời và thường xuyên hơn nữa văn bản pháp luật, đặc biệt là các báo

các quy định về công tác hòa giải ở địa phương; tổ chức hướng dẫn chuyên môn nghiệp
vụ về công tác tư pháp cho công chức tư pháp - hộ tịch; theo dõi, nắm bắt kịp thời những
khó khăn, vướng mắc trong quá trình triển khai các văn bản về công tác tư pháp cấp xã,
kịp thời chỉ đạo hướng dẫn, giải đáp hoặc tham mưu cho ủy ban nhân dân cấp xã giải
quyết các khó khăn, vướng mắc đó theo quy định của pháp luật.
7. Tăng cường sự phối hợp giữa Uỷ ban nhân dân cấp xã và các cơ quan, tổ
chức, đoàn thể quần chúng tại địa phương
Các nhiệm vụ công tác tư pháp ở cấp xã ngoài tính chất hành chính, chuyên môn còn
mang tính xã hội rộng rãi, kết hợp giữa quản lý nhà nước với sự tham gia của nhân dân.
Do đó, ủy ban nhân dân xã mà trực tiếp là công chức tư pháp - hộ tịch phải phối hợp chặt
chẽ với đại diện của các tổ chức quần chúng nhân dân tại địa phương nhằm đảm bảo chất
lượng và hiệu quả thực hiện nhiệm vụ công tác tư pháp ở cơ sở. Để bảo đảm sự phối hợp
này cần chú ý:
- Uỷ ban nhân dân cấp xã thường xuyên quan tâm, chỉ đạo sự phối hợp giữa các tổ
chức quần chúng nhân dân, giữa các ban, ngành, tổ chức ở địa bàn, phát huy sức mạnh


tổng hợp của hệ thống chính trị ở cơ sở để tổ chức triển khai thực hiện có hiệu quả công
tác tư pháp, góp phần thúc đẩy kinh tế, xã hội phát triển, giữ ổn định chính trị, trật tự an
toàn xã hội trên địa bàn.
- Công chức tư pháp - hộ tịch với vai trò là đầu mối triển khai công tác tư pháp ở cấp
xã cần tranh thủ sự chỉ đạo của Uỷ ban nhân dân cấp xã trong việc thực hiện nhiệm vụ
thông qua việc xây dựng chương trình, kế hoạch công tác cụ thể, xác định rõ nội dung
công việc, trách nhiệm, thời gian thực hiện, báo cáo Uỷ ban nhân dân cấp xã phê duyệt.
Căn cứ vào chương trình, kế hoạch công tác đã được Uỷ ban nhân dân phê duyệt để tổ
chức thực hiện, huy động và thu hút sự tham gia của các tổ chức quần chúng nhân dân,
đại diện các tổ chức, đoàn thể ở địa phương.
8. Tăng cường sự phối hợp công tác giữa công chức tư pháp – hộ tịch và các
công chức chuyên môn ở cấp xã khác
Mối quan hệ giữa công chức tư pháp - hộ tịch và các công chức chuyên môn ở cấp