BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM TP. HỒ CHÍ MINH
VÕ VĂN THÀNH
ĐẶC ĐIỂM NGÔN NGỮ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
TIÊNG VIỆT TRONG LĨNH VỰC THƯƠNG MẠI
LUẬN VĂN THẠC SĨ NGÔN NGỮ HỌC
Thành phố Hố Chí Minh - 2009
LỜI CẢM ƠN
Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành và sâu sắc đối với TS. Huỳnh Thị Hồng Hạnh người đã giảng dạy và dành nhiều thời gian, công sức tận tình hướng dẫn để tôi có thể hoàn
thành được luận văn này.
Tôi cũng xin được bày tỏ lòng biết ơn chân thành đến quý thầy cô giáo là giảng viên
của Trường Đại học sư phạm TP. Hồ Chí Minh, Trường Đại học KHXH&NV TP. Hồ Chí
Minh, Trường Đại học Quốc gia Hà nội - những người thầy đã chỉ dẫn, tạo điều kiện giúp
đỡ tôi trong suốt quá tình học tập và nghiên cứu.
Xin cảm ơn quý thầy cô là cán bộ của Phòng KHCN - SĐH đã tạo mọi điều kiện thuận
lợi cho tôi trong quá trình học tập và thực hiện luận văn.
Cảm ơn các anh (chị) và các bạn cùng lớp cao học chuyên ngành: Ngôn ngữ học - KI7
đã giúp đỡ, động viên và chia sẻ những khó khăn trong quá trình học tập và nghiên cứu luận
văn.
Xin bày tỏ tình cảm yêu thương và sự quý trọng nhất đối với gia đình đã nâng đỡ, tạo
mọi điều kiện tốt nhất để tôi có được những kết quả học tập như hôm nay.
Xin trân trọng biết ơn
1.4. Yêu cầu về văn phong hành chính ...........................................................................21
1.4.1. Tính khách quan ....................................................................................................21
1.4.2. Tính chất ngắn gọn, chính xác ..............................................................................21
1.4.3. Tính khuôn mẫu ....................................................................................................22
1.4.4. Tính rõ ràng, cụ thể ...............................................................................................23
1.4.5. Tính cân đối và sự liên kết chặt chẽ......................................................................23
1.4.6. Tính nghiêm túc ....................................................................................................24
1.5. Tiểu kết .......................................................................................................................24
CHƯƠNG 2: ĐẶC ĐIỂM TỪ VỰNG CỦA VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TIẾNG
VIỆT TRONG LĨNH VỰC THƯƠNG MẠI .......................................................... 25
2
2.1. Quan niệm về từ trong tiếng Việt .............................................................................25
2.2. Các lớp từ vựng trong văn bản hành chính thuộc lĩnh vực thương mại ..............26
2.2.1. Về nguồn gốc ........................................................................................................27
2.2.2. về phạm vi chuyên dùng .......................................................................................36
2.3. Một số lỗi về chính tả, dùng từ thường gặp.............................................................44
2.3.1. Về chính tả ............................................................................................................44
2.3.2. Về dùng từ.............................................................................................................44
2.4. Tiểu kết .......................................................................................................................46
CHƯƠNG 3: ĐẶC ĐIỂM NGỮ PHÁP CỦA VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TIẾNG
VIỆT TRONG LĨNH VỰC THƯƠNG MẠI .......................................................... 48
3.1. Câu trong văn bản hành chính thuộc lĩnh vực thương mại ..................................48
3.1.1. Về dạng câu...........................................................................................................50
3.1.2. Về vị trí câu ...........................................................................................................57
3.1.3. Về cấu tạo ngữ pháp .............................................................................................60
3.1.3. Về mục đích phát ngôn .........................................................................................65
để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lí hoặc các thông tin cần thiết hình thành trong
quá trình quản lí. Các cơ quan từ Trung ương đến địa phương sử dụng các văn bản như là cơ
sở pháp lý tối ưu và tạo lập các văn bản với nhiều thể loại để phục vụ cho công việc quản lý
hành chính phù hợp với cơ quan mình.
Văn bản hành chính mang tính chính xác - minh bạch, tính nghiêm túc-khách quan,
tính khuôn mẫu nghiêm ngặt. Tuy nhiên trong thực tế còn không ít trường hợp thiếu sự
thống nhất về thể thức trình bày, dùng từ ngữ chưa chính xác hoặc diễn đạt gây ra hiện
tượng mơ hồ về nghĩa. Khắc phục những hạn chế được đề cập ở trên là yêu cầu có ý nghĩa
quan trọng của công cuộc cải cách hành chính hiện nay.
Một trong những nhiệm vụ trọng yếu của sự nghiệp đổi mới đất nước giai đoạn hiện
nay, trước hết là cải cách hành chính. Cải cách hành chính phải bắt đầu từ việc hoàn thiện hệ
thống các văn bản hành chính pháp quy cũng như các văn bản hành chính thông dụng.
Để ngày càng phát huy tính hiệu lực và thống nhất cao trong toàn bộ hệ thống, ngày
06 tháng 05 năm 2005, Bộ nội vụ - Văn phòng chính phủ đã ban hành Thông tư liên tịch
hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, hướng dẫn thể thức trình bày và kỹ
thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật, Văn bản hành chính và bản sao văn bản; được
áp dụng đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn
vị vũ trang nhân dân.
Do vậy, trong những năm gần đây có khá nhiều công trình nghiên cứu về vấn đề tạo
lập Văn bản hành chính. Trong đó, lý thuyết về kỹ thuật soạn thảo các văn bản hành chính
trong lĩnh vực thương mại được nhiều người quan tâm. Đây là một lĩnh vực rất quan trọng
4
và nhạy cảm của công cuộc phát triển đất nước. Đặc biệt khi Việt Nam chính thức là thành
viên thứ 150 của tổ chức Thương mại thế giới WTO (ngày 07 tháng 11 năm 2006) thì việc
nghiên cứu ngôn ngữ văn bản hành chính tiếng Việt trong lĩnh vực thương mại càng có ý
nghĩa khóa học và thực tiễn cao hơn. Chính vì những lý do nói trên, chúng tôi tiến hành
nghiên cứu đề tài "Đặc điểm ngôn ngữ văn bản hành chính tiếng Việt trong lĩnh vực
thương mại".
sách vở vừa phải, sử dụng nhiều những khuôn mẫu hành chính, từ Hán Việt chiếm tỉ lệ khá
lớn. Những từ ngữ chung chung, mơ hồ, mang tính chất hình ảnh, biểu tượng, từ ngữ địa
phương, biệt ngữ, tiếng lóng, từ mang màu sắc hội thoại và từ thông tục không thích hợp
với tính chất thể chế pháp quy, nghiêm túc trang trọng của phong cách hành chính. Cú pháp
sách vở mang tính chất rập khuôn theo lối văn thư "bàn giấy", thường có sắc thái khô khan,
cứng nhắc, nhiều khi lạnh lùng. Hình thức của văn bản phản ánh tính "chính thức", tính chất
thể chế, kỉ cương, nghiêm chỉnh, trang trọng của công việc hành chính.
Năm 2001, trong cuốn "Phong cách học tiếng Việt" tái bản lần thứ 5, Đinh Trọng
Lạc gọi phong cách ngôn ngữ hành chính là phong cách hành chính - công vụ. Do đặc thù là
một công trình nghiên cứu chung về phong cách học tiếng Việt nên số trang viết đề cập đến
phong cách ngôn ngữ hành chính còn khá khiêm tốn, việc khái quát những đặc điểm ngôn
ngữ trong văn bản hành chính chỉ mang tính giản lược.
"Phong cách học và phong cách chức năng tiếng Việt" (2000) của tác giả Hữu Đạt
cũng luận bàn đến ngôn ngữ trong văn bản hành chính: "Phong cách hành chính - công vụ là
phong cách được sử dụng để trao đổi những công việc hành chính sự vụ hàng ngày giữa các
cơ quan hành chính, các đoàn thể, các cấp từ Trung ương xuống địa phương với các thành
viên và bộ phận xã hội có liên quan. Vì vậy, có tác giả gọi là Phong cách hành chính hoặc
Phong cách hành chính sự vụ "[13,139]. Ông cho rằng, ngôn ngữ trong văn bản hành chính
hoạt động chủ yếu nhằm thực hiện chức năng thông báo. Nói đến Phong cách hành chính là
nói đến tính phi biểu cảm; tính hệ thống, đồng bộ và thống nhất; tính ngắn gọn, súc tích và
không đa nghĩa; tính trang trọng và tính quốc tế; tính quy ước và tính khả biến theo thời
gian.
Dựa vào khu vực quản lí hành chính và ngành nghề, văn bản hành chính có các dạng
sau: văn bản hành chính thông thường, văn bản ngoại giao, văn bản luật pháp - chính trị,
văn bản dùng trong quốc phòng và văn bản dùng trong thương mại - kinh tế. Tác giả Hữu
Đạt cho rằng, đã đến lúc chúng ta phải hướng đến việc chuẩn hóa từ vựng trong văn bản
pháp luật "Về việc chuẩn hóa từ vựng trong các văn bản luật thời kì đổi mới" (Ngôn ngữ số
11, năm 2004).
Giáo trình "Phong cách học và đặc điểm tu từ tiếng Việt" của tác giả Cù Đình Tú
(2002) được tái bản cũng góp phần hoàn thiện hệ thống lí luận chung về phong cách học.
khá khiêm tốn, còn rất ít công trình nghiên cứu mang tính chất chuyên sâu. Một số công
trình chuyên sâu cũng chỉ dừng lại ở phạm vi nghiên cứu kỹ thuật soạn thảo văn bản hành
chính nói chung. Chưa có công trình nào nghiên cứu đặc điểm ngôn ngữ văn bản trong một
lĩnh vực cụ thể. Trong khi đó, nghiên cứu ngôn ngữ hành chính trên phương diện hành
chức, ngữ dụng là vấn đề rất thiết thực.
Trên cơ sở nền tảng lí thuyết của các công trình nghiên cứu đã nói ở trên, chúng tôi
sẽ khảo sát cụ thể về đặc điểm từ vựng, ngữ pháp và cấu trúc trong các văn bản hành chính
8
tiếng Việt thuộc lĩnh vực thương mại. Đây là vấn đề hoàn toàn mới mẻ, chưa có một tác giả
nào đề cập đến.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Văn bản hành chính rất đa dạng về kiểu loại, phong phú về số lượng nên việc nghiên
cứu văn bản hành chính nói chung đòi hỏi phải có thời gian, sự đóng góp của nhiều người.
Trong phạm vi của luận văn này, đối tượng mà chúng tôi khảo sát là văn bản hành chính
tiếng Việt trong lĩnh vực thương mại.
Chúng tôi tiến hành khảo sát từ nguồn ngữ liệu chủ yếu là các văn bản hành chính
trong lĩnh vực thương mại do Sở Công Thương tỉnh Bình Dương quản lý và một số văn bản
hợp đồng, biên bản thanh lý hợp đồng…của Công ty cổ phần thiết kế giao thông công chánh
Ánh Dương (Thành phố Hồ Chí Minh).
Lý do chúng tôi tiến hành khảo sát trên nguồn cứ liệu này bởi vì:
Thứ nhất, văn bản hành chính trong lĩnh vực thương mại của một đơn vị hành chính
(tỉnh) có đầy đủ các thể loại văn bản hành chính thông dụng.
Thứ hai, chúng tôi khảo sát 259 văn bản của nhiều thể loại văn bản hành chính thông
dụng, trong đó hợp đồng thương mại, biên bản thanh lý...có tính chất đặc thù thuộc lĩnh vực
thương mại. Đây là nguồn cứ liệu đáng tin cậy, có giá trị để tìm thấy những đặc trưng về
ngôn ngữ được sử dụng trong văn bản hành chính thuộc lĩnh vực thương mại.
Các văn bản được khảo sát là các văn bản hành chính thuộc lĩnh vực thương mại,
5. Ý nghĩa khóa học và thực tiễn
Nghiên cứu về đặc điểm ngôn ngữ văn bản hành chính tiếng Việt trong lĩnh vực
Thương mại có ý nghĩa như sau:
5.1. Ý nghĩa khóa học
Kết quả nghiên cứu của luận văn sẽ cung cấp một số cơ sở lý thuyết về đặc trưng
ngôn ngữ hành chính được đề cập trong các giáo trình Phong cách học.
Chỉ ra những nét đồng nhất và khác biệt trong việc sử dụng từ ngữ, viết câu, dựng
đoạn ở văn bản hành chính thương mại và văn bản hành chính thuộc các lĩnh vực khác.
5.2. Ý nghĩa thực tiễn
- Kết quả nghiên cứu của luận văn sẽ cung cấp nhiều tư liệu bổ ích cho công tác soạn
thảo văn bản hành chính thương mại.
- Việc khảo sát về từ vựng, ngữ pháp, cấu trúc văn bản sẽ cho thấy thực trạng của
việc sử dụng vốn từ, viết câu, tổ chức văn bản hành chính trong lĩnh vực hành chính Thương
mại. Thông qua đó, đề ra những giải pháp khắc phục những hạn chế và hướng đến việc
10
chuẩn hóa ngôn ngữ văn bản hành chính nói chung và văn bản hành chính thương mại nói
riêng.
Tất cả những ý nghĩa trên đều góp phần nâng cao tính hiệu lực, tính khả thi của văn
bản hành chính và hướng đến một chuẩn mực về văn phong hành chính - công vụ.
6. Cấu trúc luận văn
Luận văn gồm có 4 chương:
- Chương 1: Tổng quan về văn bản hành chính và văn bản hành chính thuộc lĩnh vực
thương mại.
Luận văn chỉ nghiên cứu ngôn ngữ hành chính trong lĩnh vực thương mại nhưng để
có cơ sở đi sâu nghiên cứu những vấn đề về từ vựng, ngữ pháp, cấu trúc văn bản hành
chính, chúng tôi trình bày những cơ sở lí luận về văn bản hành chính nói chung trong
chương này.
cảnh giao tiếp; mục đích giao tiếp; cách thức giao tiếp và phương tiện giao tiếp.
Các văn bản hình thành trong hoạt động quản lí và lãnh đạo nói chung được gọi là
văn bản quản lí nhà nước. Đó là một một phương tiện quan trọng để ghi lại và truyền đạt
các quyết định quản lý. Vì vậy, văn bản hành chính thể hiện ý chí, mệnh lệnh của các cơ
quan nhà nước. Đó là hình thức cụ thể hóa luật pháp, là phương tiện để điều chỉnh những
quan hệ xã hội thuộc phạm vi quản lí của nhà nước.
Văn bản hành chính (còn gọi là văn bản quản lý nhà nước) là những văn bản do các
cơ quan trong hệ thống bộ máy nhà nước ban hành để thực hiện chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn được nhà nước giao. Văn bản phải đảm bảo các quy định của nhà nước về thẩm
quyền ban hành, về hình thức, thể thức văn bản và việc sửa đổi, đình chỉ, bãi bỏ văn bản
phải tuân theo luật định.
12
Tóm lại, có thể hiểu văn bản hành chính là những quyết định, quy định và thông tin
quản lí thành văn do các cơ quan quản lí nhà nước có thâm quyên ban hành theo trình tự thủ
tục và hình thức do luật định, nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lí nhà nước qua lại
giữa các cơ quan nhà nước với nhau và giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và công
dân.
1.1.2. Chức năng
Văn bản hành chính có 5 chức năng cơ bản:
a. Chức năng thông tin
Thông tin là chức năng tổng quát nhất của văn bản. Đối với văn bản hành chính thì
chức năng này có vai trò đặc biệt quan trọng bởi vì trong lĩnh vực quản lý hành chính nhà
nước, văn bản là phương tiện chủ yếu để truyền đạt thông tin nhằm phục vụ hoạt động quản
lý, điều hành và giao dịch của các cơ quan, tổ chức. Văn bản hành chính là một kếnh thông
tin quan trọng nhất trong lĩnh vực quản lý nhà nước. Chức năng thông tin của văn bản hành
chính thể hiện cụ thể như sau:
- Đề cập đến các thông tin quản lý.
sự tôn trọng con người trong quá trình quản lý cũng như trong mọi giao dịch hành chính.
e. Chức năng xã hội
Văn bản ra đời bắt nguồn từ nhu cầu thực tế của các hoạt động xã hội. Văn bản hành
chính thể hiện cách nhìn nhận nhiều vấn đề xã hội khác nhau cũng như giải quyết các vấn
đề ấy trong từng thời điểm và phạm vi cụ thể.
1.1.3. Ý nghĩa
Văn bản hành chính có đặc trưng nổi bật là tính khuôn mẫu, tính chặt chẽ, tính rõ
ràng, chứa đựng quy phạm pháp luật và có hiệu lực pháp lý cao.
Văn bản hành chính là nguồn thông tin quy phạm, là sản phẩm ngôn ngữ của hoạt
động quản lý nhà nước và là công cụ điều hành của các cơ quan, tổ chức và của các nhà
quản lý.
Văn bản hành chính là căn cứ pháp lý để các khách thể thực hiện quyết định của các
chủ thể quản lý nhà nước, là chứng cứ để các chủ thể kiểm tra khách thể trong việc thực
hiện quyết định của mình.
Chúng ta có thể nhận thấy ý nghĩa của văn bản quản lý nhà nước thông qua vai trò
của nó trong hoạt động quản lý nhà nước:
14
- Văn bản hành chính đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý nhà nước.
- Văn bản hành chính là phương tiện kiểm tra, theo dõi hoạt động của bộ máy lãnh
đạo và quản lý.
- Văn bản hành chính là công cụ xây dựng hệ thống pháp luật.
1.1.4. Phân loại
Văn bản có thể phân loại theo nhiều tiêu chí khác nhau tùy thuộc mục đích, nội dung
và yêu cầu phân loại. Nhìn chung phân loại văn bản là để nắm vững tính chất, ý nghĩa và
tầm quan trọng của từng loại văn bản.
Dựa vào tiêu chí hình thức văn bản, văn bản hành chính có thể phân loại như sau:
1.1.4.1. Văn bản quy phạm pháp luật dưới luật
Văn bản quy phạm pháp luật dưới luật còn gọi là văn bản lập quy. Văn bản lập quy bao
Báo cáo;
-
Tờ trình;
-
Đề án;
-
Chương trình;
-
Hợp đồng;
-
Biên bản;
- Giấy giới thiệu;
- Giấy đi đường;
- Giấy nghỉ phép;
- Quyết định;
- Điều lệ;
- Quy chế;
- Nội quy;
- Quy định V.V..
đối tượng khác phải ký kết hợp đồng với mình.
- Năng lực: Người ký hợp đồng phải có đầy đủ năng lực pháp lý.
- Đối tượng: Cam kết điều gì, việc gì để làm hoặc bàn giao.
- Nguyên nhân: Hợp đồng phải dựa trên những nguyên do hợp pháp, không được trái
pháp luật và đạo đức xã hội.
Hợp đồng là sự mong muốn của hai bên giao ước, ràng buộc hai bên cho đến khi các
bên thấy không còn mong muốn tiếp tục duy trì hoặc hợp đồng đã được thực hiện xong.
17
Hợp đồng có hiệu lực từ ngày các bên có liên quan ký kết và hết hiệu lực khi đã
thanh lý hợp đồng. Nếu có tranh chấp hợp đồng thì các cơ quan chức năng sẽ dựa theo các
điều khoản của hợp đồng hoặc theo Luật để giải quyết.
Theo Bộ Luật Dân sự và Luật Thương mại năm 2005 (có hiệu lực thi hành từ ngày
01 tháng 01 năm 2006), dự vào mục đích và lợi ích của chủ thể tham gia ký kết hợp đồng,
có thể chia thành ba nhóm hợp đồng như sau:
- Hợp đồng dân sự,
- Hợp đồng thương mại,
- Hợp đồng lao động.
* Hợp đồng thương mại
Hợp đồng thương mại là sự thỏa thuận giữa thương nhân với nhau hoặc giữa các
thương nhân với các bên có liên quan nhằm thực hiện hoạt động thương mại.
Theo Điều 3 của Luật Thương mại năm 2005, hoạt động thương mại là hoạt động
nhằm mục đích sinh lợi, bao gồm: mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, đầu tư, xúc tiến
thương mại và các hoạt động sinh lợi khác.
Hình thức của hợp đồng thương mại theo quy định của pháp luật được thể hiện bằng
lời nói, hành vi hoặc bằng văn bản và các hình thức có giá trị tương đương bao gồm: điện
báo, fax, thông điệp dữ liệu v.v…
Hợp đồng thương mại thông dụng gồm:
- Nắm vững nội dung văn bản cần soạn thảo, phương thức giải quyết công việc đưa
ra phải rõ ràng, phù hợp. Nội dung văn bản phải thiết thực, đáp ứng các nhu cầu thực tế đặt
ra, phù hợp với pháp luật hiện hành, không trái với văn bản của cấp trên và có tính khả thi
cao.
- Văn bản phải được trình bày đúng các yêu cầu về thể thức và văn phong hành
chính.
- Người soạn thảo văn bản cần nắm vững nghiệp vụ và kỹ thuật soạn thảo văn bản dựa
trên kiến thức cơ bản về quản lý hành chính.
1.3.2. Yêu cầu về nội dung
Nội dung văn bản phải bảo đảm những yêu cầu cơ bản sau:
- Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng;
19
- Phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng; phù hợp với quy định của
pháp luật;
- Các quy phạm pháp luật, các quy định hay các vấn đề, sự việc phải được trình bày
ngắn gọn, rõ ràng, chính xác;
- Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu;
- Dùng từ ngữ phổ thông; không dùng từ ngữ địa phương và từ ngữ nước ngoài nếu
không thực sự cần thiết. Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung thì phải
được giải thích trong văn bản;
- Không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng. Đối với những từ, cụm từ được
sử dụng nhiều lần trong văn bản thì có thể viết tắt nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ,
cụm từ phải được đặt trong ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó;
- Việc viết hóa được thực hiện theo quy tắc chính tả tiếng Việt;
- Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, trích yếu nội
dung văn bản; số, ký hiệu văn bản; ngày, tháng, năm ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ
chức ban hành văn bản (trừ trường hợp đối với luật và pháp lệnh); trong các lần viện dẫn
của một cá nhân, dù rằng văn bản có thể do một cá nhân hay một số cá nhân soạn thảo. Trên
thực tế, các cá nhân chỉ là người phát ngôn thay cơ quan, tổ chức. Họ không được tự ý đưa
quan điểm riêng của mình vào nội dung văn bản mà chỉ được nhân danh cơ quan trình bày
quan điểm của người lãnh đạo và ý kiến của một tổ chức. Bởi vậy, các từ ngữ có tính chất
bộc lộ tình cảm, cảm xúc, quan điểm cá nhân không đặc trưng cho văn phong hành chính.
1.4.2. Tính chất ngắn gọn, chính xác
Tính chất ngắn gọn, chính xác của các thông tin được đưa vào văn bản và tính đầy đủ
thông tin cần thiết cho vấn đề hoặc sự việc mà nội dung văn bản nói đến. Văn bản hành
chính nói chung không cho phép trình bày dài dòng, nhưng cũng không được thiếu những
thông tin cần thiết cho việc giải quyết những nhiệm vụ được đề ra trong nội dung văn bản.
Ví dụ, một văn bản đề nghị chuyển địa điểm làm việc của cơ quan thì cần nói rõ ngay
từ đầu những khó khăn của việc điều hành công tác ở địa điểm cũ, những tổn thất kinh tế
(nếu có, những hạn chế về quan hệ với cơ quan khác, môi trường làm việc độc hại, v.v...
Mục đích là nêu rõ được bản chất của vấn đề và yêu cầu cấp thiết của việc thay đổi địa điểm
làm việc. Những lời kếu ca, phàn nàn, bình luận là không cần thiết.
21
Công văn nhắc nhở thực hiện việc kiểm tra sản phẩm thì cần nói rõ tình hình thực tế
sản phẩm của đơn vị, yêu cầu giao nộp về thời gian, số lượng, chất lượng sản phẩm, văn
bản pháp lý ràng buộc, v.v... Tránh việc tuyên truyền ý nghĩa, động viên chung chung trong
văn bản.
Mọi văn bản chỉ thị nội bộ thì cần nói rõ nguyên nhân trực tiếp phải ban hành văn
bản chỉ thị để chấn chỉnh một tình hình; để đưa ra một chủ trương mới nhằm tăng cường
hiệu quả quản lý trong cơ quan, v.v..Không nên đưa vào văn bản loại này những lời kếu gọi
chung chung. Những phân tích quá dài mà không có tính cụ thể sẽ làm cho văn bản giống
một bài chính luận. cần nhấn mạnh mục đích viết các văn bản hành chính thực chất là để chỉ
đạo và điều hành công việc. Do vậy, càng viết trực tiếp, càng ngắn gọn trong việc truyền đạt
càng tốt, nhất là khi soạn thảo chỉ thị.
Việc sử dụng rộng rãi theo mẫu những phương tiện quy định, quy phạm là dấu hiệu
đặc trưng của văn bản hành chính. Trong văn bản khóa học, những phương tiện ngôn ngữ
quy định, quy phạm cũng được sử dụng nhưng bị hạn chế trong những từ ngữ riêng lẻ,
những lược đồ kết cấu riêng lẻ. Còn trong văn bản hành chính, những quy định, quy phạm
được sử dụng trong toàn bộ văn bản.
Việc sử dụng một khuôn mẫu văn bản hành là do sự lặp đi lặp lại của những hoàn
cảnh hành chính như: yêu cầu, đề nghị, quyết định, thông báo, báo cáo, ...Sự có mặt của
những khuôn mẫu hành chính tương ứng với các loại tài liệu khác nhau sẽ tạo ra sự thống
nhất và tính nghiêm túc trong công việc hành chính. Đặc biệt tính khuôn mẫu sẽ tạo điều
kiện cho việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công việc soạn thảo văn bản hành chính.
1.4.4. Tính rõ ràng, cụ thể
Tính rõ ràng và cụ thể của các quan điểm chính trị với lối truyền đạt phổ thông, đại
chúng mang tính nguyên tắc nhưng lại lịch sự. Các vấn đề trình bày cần thể hiện một quan
điểm nhận thức rõ ràng, mọi người đều có thể hiểu được để thực hiện. Phải tính đèn quan
điểm quân chúng khi viết. Phải trang nhã trong cách dùng từ, cần sử dụng cách xưng hô lịch
sự.
1.4.5. Tính cân đối và sự liên kết chặt chẽ
Văn bản hành chính phải được chú ý đúng mức đến sự cân đối về thể thức của toàn
văn bản. Cần lưu ý rằng, hiện nay vẫn còn nhiều văn bản mà trong đó sự liên kết giữa các
câu, liên kết giữa các đoạn trong văn bản chưa được chú ý đúng mức. Điều đó đã làm cho
không ít trường hợp văn bản hành chính không phản ánh được tư tưởng chủ đạo cần trình
bày.
23
Copyright: Tài liệu đại học ©