Chương 3

XÂY DỰNG KẾ HOẠCH THỰC HIỆN,
LẬP KẾ HOẠCH, DỰ ĐOÁN VÀ
PHÂN BỔ NGUỒN LỰC
Eric Verzuh


• Yêu cầu:
Xây dựng kế hoạch nhằm hướng tới tối
ưu hóa cho 1 Dự án.
Ie: Tập trung vào các bước XDKH.


Đặt vấn đề?
1. Điều tuyệt diệu của đêm nhạc Rock là màn trình diễn
đậm đà sắc thái và phong cách của các diễn viên múa. Và
để có được điều đó họ đã tập 1 thời gian nhất định để
đạt đến trình độ hoàn thiện như thế!
2. Một dự án là nổ lực mang tính tạm thời nhằm tạo ra 1
sản phẩm độc nhất! Nhóm dự án họ hiếm khi có cơ hội
để thực tập và họ chỉ có 1 màn trình diễn và điều đó tốt
hơn nếu như họ đạt mục đích từ lần đầu!
 Đêm nhạc Rock có 1 biên đạo múa đã thực hiện
việc biên đạo và luyện tập cho vũ công!
 Nhà quản lý dự án phải dựa vào các kế hoạch
hành động cụ thể để biên đạo cho cả nhóm!
Các kế hoạch đó hình thành 1 nền tảng cho sự dự
đoán, cân đối, giao tiếp, quản lý các phạm vi và rất nhiều
chức năng quản lý dự án khác!


tiêu của dự án thành những công việc cụ thể và hoạch
định 1 chương trình biện pháp để thực hiện các công
việc đó.
2. Là bước khởi đầu cho giai đoạn thực hiện dự án.
3. Có ý nghĩa quan trọng và quyết định đối với việc
biến dự án thành hiện thực.


QUÁ TRÌNH HOẠCH ĐỊNH CHI
TIẾT


MÔ HÌNH HOẠCH ĐỊNH CHI TIẾT
Từ định nghĩa dự án
Các quy tắc

dự án

Hoạch định

Phạm vi

Tiền hoạch định quản
lí rủi ro:

Bước 1:
Phát triển 1 cấu trúc
công việc (WBS)

- Phương thức phát triển

nguyên

và kết quả

Bước 5:
Cấp phát, cân đối
nguyên:
- Hoạch định khả thi
- Dự báo tài nguyên

tài

Kế hoạch dự án:
Các tác vụ, Kế hoạch,Trách nhiệm
Ngân sách, Dự báo tài nguyên

Chi phí
nguyên vật
liệu..


BƯỚC 1: CẤU TRÚC PHÂN TÁCH CÔNG VIỆC (WBS)
(WBS: Work Breakdown Structure)
Định nghĩa WBS: WBS xác định tất cả các tác vụ trong 1 dự án.
Sử dụng WBS để đơn giản hóa danh sách các tác vụ.
Ie: Nó chuyển một 1 công việc lớn, độc nhất, có thể
mang tính chất bí mật, hay 1 khối công việc - dự án thành
nhiều tác vụ nhỏ có thể quản lý được.
WBS: Có thể thiết lập bằng dạng đồ họa (H1) hay dạng biểu
mẫu đơn giản (H2).

Hoạt động 2

Tường và
trần tầng 1

Cửa

..

Hoạt động 3

Tường và
Trần tầng 2

Cầu thang

…

Hoạt động 4

Sân thượng

Các thiết bị khác

…


H2. WBS dạng đơn giản
Dự án
1. Thiết kế

phải là 1 tác vụ.


Nguyên tắc gói công việc
Đảm bảo các gói công việc hiệu quả, kiểm soát được; gói công
việc tuân theo các nguyên tắc phổ biến sau:
1. Nguyên tắc 8/80: Không có tác vụ nào ít hơn 8 hay lớn hơn 80
giờ công lao động. Ie: Giới hạn thời gian gói công việc nằm
trong khoản 1-10 ngày lao động (tính hướng dẫn).
2. Nguyên tắc thời gian báo cáo: Không 1 tác vụ nào dài hơn
khoảng cách giữa 2 điểm trạng thái. Ex: Nếu bạn duy trì các
cuộc họp giao ban tuần, thì không tác vụ nào dài hơn 1 tuần.
Ưu điểm là sát việc, không có hiện tượng hoàn thành tỷ lệ
%??.
3. Nguyên tắc “nếu như nó hữu ích”:
Tác vụ có thể dự đoán được
Tác vụ dễ chỉ định hơn
Tác vụ có thể theo dõi 1 cách dễ dàng hơn.
Tóm lại: Nếu việc phân tách công việc theo 1 cách nào đấy là
không hữu ích, Ie: Việc dự báo, theo dõi và phân công chúng
không thuận lợi, thì khuyên bạn đừng nên tách chúng.


ĐƯA VIỆC QUẢN LÝ DỰ ÁN VÀO CẤU TRÚC CÔNG
ViỆC (WBS)
Mục đích: là đưa các hoạt động quản lý vào cấu trúc
phân tách công việc. Và xem là “ Việc quản lý dự án”.
Dự án

Phát triển sản



Minh họa H2.1: Bảng công việc thực hiện theo trình tự
Dự án làm đẹp phong cảnh
Tác vụ

1. Thu thập vật liệu cho
bãi cỏ.
2. Loại bỏ các mảnh vụn.
3. Chuẩn bị đất đai.
4. Gieo hạt cho bãi cỏ.
5. Trồng các bụi cây.

Việc thực hiện
trước

Tài nguyên

Chủ nhà

1, 2
3
2

Nhóm thanh thiếu niên
Các thiếu niên
Các thiếu niên
Các thiếu niên



2

5


Các cột mốc là những điểm đánh dấu hữu
dụng
Trong dự án có nhiều gói công việc, sự kiện; và nhà quản
lý dự án thấy rằng rất hữu ích nếu đánh dấu các sự
kiện nổi bật và các điểm đó gọi là các điểm mốc! Các
điểm mốc có thời gian bằng không! Có 3 lý do:
1. Các dấu mốc đánh dấu sự bắt đầu và kết thúc dự
án; giúp ta đọc được kế hoạch dễ dàng hơn.
2. Các mốc có thể sử dụng để đánh dấu đầu vào từ
các bên tham gia (các báo cáo tác động môi trường..)!
3. Một cột mốc có thể thể hiện cho 1 số sự kiện
quan trọng chưa được thể hiện bằng 1 gói công việc
hay 1 tác vụ?
Ex Việc chi trả các khoản dựa trên mứt độ hoàn
thành công việc..


CÁC MỐI QUAN HỆ THỜI ĐiỂM PHỤ THUỘC
GIỮA CÁC CÔNG VIỆC
Kết thúc – Bắt đầu (FS)

Kết thúc – Kết thúc (FF)

A


Tính toán kế hoạch ban đầu được tính toán bằng
cách sử dụng sơ đồ mạng lưới và thời lượng cho
mỗi gói công việc nhằm xác định ngày bắt đầu và
kết thúc cho mỗi tác vụ cũng như cả dự án.
1. Thời điểm bắt đầu sớm nhất - Early Start (ES).
2. Thời điểm hoàn tất sớm nhất - Early Finish (EF).
3. Thời điểm bắt đầu trễ nhất - Late Start (LS).
4. Thời điểm kết thúc trễ nhất - Late Finis (LF).
 Việc tính toán các kế hoạch xác định 4 thời
điểm trên là quy trình gồm 3 bước:


TÍNH TOÁN KẾ HOẠCH BAN ĐẦU
1. Bước tiến tiến độ: (Cho mỗi tác vụ).
- Thời điểm bắt đầu sớm nhất
- Thời điểm hoàn tất sớm nhất
2. Bước lùi tiến độ: Xác định thời gian bắt đầu trể nhất
và thời gian hoàn thành trể nhất.
3. Tính toán các thời lượng linh động: Nếu 1 dự án có
ngày hoàn thành được áp đặt từ bên ngoài và cho
phép có nhiều thời gian để hoàn tất thì tất cả các
tác vụ đều linh động.
Ex: Việc mua sắm cho ngày Giáng sinh. Ngày 25.12 là
ngày áp đặt từ bên ngoài (ngay từ đầu năm, có đến 200
ngày cho việc mua sắm đến ngày Noel, không bị áp lực vì còn
nhiều thời gian linh động để thực hiện).


Đường găng
1. Khi kế hoạch ban đầu đã được tính xong, dự án bắt

1

4

3
A5
6

A7
4

3


BƯỚC 5. PHÂN BỔ VÀ CÂN BẰNG CÁC NGUỒN LỰC
Mục đích: Là nhằm tối ưu hóa việc sử dụng nhân lực và các
thiết bị được phân phối cho dự án.
Quy trình cân bằng nguồn lực: Thuật ngữ và khái niệm
“nguồn lực”, Các nguồn lực: Con người, thiết bị, nguyên vật
liệu.
Cân bằng tuân theo 4 bước:
- Dự đoán các yêu cầu nguồn lực xuyên suốt dự án.
- Xác định đỉnh của nhu cầu nguồn lực.
- Tại mỗi đỉnh, hãy trì hoãn các tác vụ không cần thiết; Song
không thay đổi chất lượng và tiến độ.
- Khi trì hoãn hoặc loại bỏ phải đánh gía lại gói công việc.
Ex: Thay vì 2, 3 người thì chỉ cần 1 người..
Vấn đề: Chúng ta sẽ làm gì nếu KH Cân bằng NL không thực tiễn?