BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
Nhóm 4_Lớp QTVP14C

XÂY DỰNG VĂN HOÁ GIAO TIẾP
NƠI CÔNG SỞ
(Thuộc môn Phương pháp luận nghiên cứu khoa học)
Ngành: Quản trị văn phòng
Mã ngành: D340406
Giáo viên hướng dẫn: TSKH Nguyễn Thị Đông
Danh sách thành viên nhóm 4:
1. Chu Quang Nhật –Nhóm trưởng
2. Trần Thị Kim Quyên
3. Nguyễn Thị Như
4.Đinh Thị Thu Phương
5. Nguyễn Thị Bích Phượng
6. Bùi Thị Phương
7.Đỗ Thị Tâm
8. Phùng Thị Thanh
9. Nông Thị Thảo
10. Triệu Thị Phương Thảo
11. Bùi Thị Thảo
12. Ngô Minh Thắng
Hà Nội_2015
1


2


BỘ NỘI VỤ

LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành đề tài nghiên cứu lần này, trước hết xin chân
thành cảm ơn cô TSKH Nguyễn Thị Đông đã tận tình truyền đạt
kiến thức, hướng dẫn làm đề tài trong thời gian qua. Xin gửi tới
khoa Quản trị văn phòng trường đại học Nội Vụ Hà Nội lời cảm ơn
sâu sắc vì đã tạo mọi điều kiện thuận lợi giúp em thu thập số liệu
khảo sát để thực hiện nghiên cứu đề tài. Với vốn kiến thức hạn hẹp
và khả năng có hạn em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp
phê bình từ các thầy cô.
Xin chân thành cảm ơn!

4


LỜI NÓI ĐẦU
Ngày nay, cùng với xu thế phát triển của xã hội và quá trình hội nhập kinh tế quốc
tế, cạnh tranh là khó tránh khỏi và vô cùng khốc liệt. Trong bối cảnh đó, văn hoá giao
tiếp trong kinh doanh được nói đến như một tiêu chí vô cùng quan trọng, ảnh hưởng
không nhỏ đến mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp. Giao tiếp vốn là một hoạt động
thiết yếu của con người. Đặc biệt, trong công sở, giao tiếp đóng vai trò quan trọng, có
thể quyết định sự thành công hay thất bại của một doanh nghiệp, một cơ quan. Trong
cuộc sống hàng ngày cũng như là trong các mối quan hệ kinh doanh hay các mối quan
hệ nơi công sở, để có sự thành công không chỉ cần sự siêng năng cần cù sáng tạo làm
việc mà còn cần có kỹ năng giao tiếp.
Nhận biết được ý nghĩa thực tiễn trên nên nhóm quyết định chọn đề tài “Xây dựng
văn hoá giao tiếp nơi công sở”. Việc tìm hiểu và nghiên cứu sâu vấn đề này giúp
nhóm có cơ hội để hiểu rõ hơn về ý nghĩa và tầm quan trọng cũng như những chuẩn
mực trong giao tiếp của người Việt Nam từ đó có thể nắm bắt được những kỹ năng
cần thiết nhằm trang bị thêm cho mình một trong những yếu tố không thể thiếu để
thành công, bên cạnh những kiến thức và kỹ năng được đào tạo thông qua trường lớp.

công hơn_tailieu.vn _tailieu.vn đưa ra một số bí quyết giúp xây dựng văn hoá giao
tiếp nơi công sở tốt hơn.
-Tài liệu Giao tiếp trong công sở _Để không là “kẻ ngốc” nơi công sở_Dân trí nêu
ra các bí quyết để giữ mối quan hệ tốt với đồng nghiệp.
-Tài liệu tập huấn văn hoá giao tiếp ứng xử nơi công sở_ nhóm PTD cũng có nói về
các cách ứng xử để xây dựng văn hoá giao tiếp nơi công sở nhưng chưa nêu được rõ
về thực trạng văn hoá giao tiếp nơi công sở hiện nay.
-Nghiên cứu của sinh viên Nguyễn Văn Vĩnh về đề tài Giao tiếp nơi công sở chưa
nêu rõ được cơ sở lý luận, thực trạng về văn hoá giao tiếp nơi công sở.
-Ngoài ra còn có một số nghiên cứu khác nhưng đa phần là chỉ nếu rõ một phần,
một khía cạnh về văn hoá hoá giao tiếp nơi công sở như cách giao tiếp qua điện thoại,
cách ứng xử khéo léo trong công việc hay các bí quyết giao tiếp hiệu quả trong công
việc,… mà không tóm gọm được toàn bộ các nội dung cũng như chưa nghiên cứu đầy
đủ về văn hoá giao tiếp nơi công sở.
6


3. Đối tượng nghiên cứu:
Văn hóa giao tiếp nơi công sở.
Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng Hùng Phát.
4. Phạm vi nghiên cứu:
Nghiên cứu tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng Hùng Phát.
Chỉ xem xét các vấn đề nhằm xây dựng văn hoá giao tiếp nơi công sở.
5. Mục đích nghiên cứu:
Xây dựng văn hóa giao tiếp nơi công sở.
6. Các nhiệm vụ nghiên cứu:
Nghiên cứu về văn hoá giao tiếp nơi công sở.
Nghiên cứu biện pháp nâng cao văn hoá giao tiếp nơi công sở.
7. Cơ sở phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu:
Nghiên cứu tài liệu.

Chương 1: Cơ sở lý luận về văn hoá giao tiếp nơi công sở
Tổng quan về giao tiếp
1.1.1. Khái niệm giao tiếp:
Giao tiếp là quá trình xác lập và vận hành các quan hệ người- người, hiện thực
hoá các quan hệ xã hội giữa chủ thể này với chủ thể khác.
1.1.

Mối quan hệ giao tiếp giữa con người với con người có thể xảy ra với các hình
thức khác nhau
+Giao tiếp giữa cá nhân với cá nhân.
+Giao tiếp giữa cá nhân với nhóm.
+Giao tiếp giữa nhóm với nhóm, giữa nhóm với cộng đồng,…
Chức năng của giao tiếp:
-Chức năng thông tin:
Qua giao tiếp, con người trao đổi, truyền đạt tri thức, kinh nghiệm với nhau. Mỗi
cá nhân vừa là nguồn phát thông tin vừa là nơi tiếp nhận thông tin. Thu nhận và xử lý
thông tin là một con đường quan trọng để phát triển nhân cách.
1.1.2.

-Chức năng cảm xúc:
8


Giao tiếp không chỉ bộc lộ cảm xúc mà còn tạo ra những ấn tượng, những cảm
xúc mới giữa các chủ thể. Vì vậy giao tiếp la một trong những con đường hình thành
tình cảm của con người.
-Chức năng nhận thức lẫn nhau và đánh giá lẫn nhau:
Trong giao tiếp, mỗi chủ thể tự bộc lộ quan điểm, tư tưởng, thái độ, thói quen…
của mình, do đó các chủ thể có thể nhận thức được về nhau làm cơ sở đánh giá lẫn
nhau. Điều quan trọng hơn là trên cơ sở so sánh với người khác và ý kiến đánh giá của

Lắng nghe rất quan trọng và đem lại nhiều lợi ích cho chúng ta. Nhiều người cho
rằng lắng nghe rất đơn giản nhưng sự thật đó là một kỹ năng khó với hầu hết mọi
người, thành bài của một công ty, doanh nghiệp nhiều khi nằm ở một lời nói.
a, Lợi ích của việc lắng nghe:
-Thể hiện sự tôn trọng với đối tượng: biết lắng nghe sẽ chứng tỏ bạn tôn trọng
lời nói của đối tượng cũng như tôn trọng đối tượng.
-Thu thập được nhiều thông tin hơn.
-Tạo được các mối quan hệ tốt: biết lắng nghe thể hiện được sự tôn trọng của
bạn dành cho đối tượng, tạo nên sự thiện cảm, ấn tượng tốt dành cho bạn giúp thắt
chặt các mối quan hệ và hợp tác dễ dàng hơn.
-Giúp nắm bắt cảm xúc của đối tượng: lắng nghe tốt bạn có thể hiểu và nắm
bắt được cảm xúc của đối tượng hiện tại, từ đó có cách ứng xử giao tiếp phù hợp hơn.
-Giải quyết các mâu thuẫn, các vấn đề trong công việc dễ hơn: chúng ta nên
khuyến khích đối tượng nói chia sẻ các vấn đề khúc mắc trong lòng, giải quyết được
các chúng thì làm việc sẽ tập trung hiệu quả hơn,sự hợp tác sẽ tốt hơn và tất nhiên tiến
triển công việc cũng sẽ tốt hơn.
b, Một số yêu cầu khi lắng nghe:
-Biết lắng nghe người khác: lắng nghe các góp ý, thông tin, phản hồi hay
nguyện vọng của người khác sẽ giúp bạn hoàn thành công việc một cách chính xác
10


hơn đồng thời cũng đó cũng là tác động tốt, tạo động lực để người khác làm việc tốt
hơn.
-Tiếp thu đầy đủ và chính xác thông tin.
- Lắng nghe người khác đế biết được các ý kiến, quyết định của mình có chính
xác, hợp lý hay không.
c, Phân loại kỹ năng nghe:
-Không lắng nghe: hoàn toàn không nghe những gì xảy ra bên ngoài, đối
tượng hoàn toàn không muốn nghe hay tiếp nhận bất kỳ thông tin gì.

+Nói một cách rõ ràng không quá chậm cũng không quá nhanh, không quá to
cũng không quá nhỏ, vừa đủ để người nghe tiếp nhận thông tin mà không cần phải
nhắc lại.
+Có giọng điệu phù hợp, ngữ điệu hợp lý để trành sự mất tập trung cũng như
giúp lời nói hay và có điểm nhấn mạnh, làm mọi người chú ý hơn đến lời nói của bạn.
+Sử dụng câu hỏi để biết được lượng thông tin mà mọi người tiếp nhận từ lời
nói của mình, họ có hiểu sai hay tiếp nhận không hết lượng thông tin mà mình đã
truyền đạt.
+Không nói chen vào khi người khác đang nói, nó vừa tạo sự hỗn loạn trong
cuộc đối thoại vừa làm những người khác không tập trung khi nghe đang nghe một
người mà lại có người cắt ngang như vậy lời nói của mình lẫn người đang nói đều
không được tiếp nhận tốt, quan trọng hơn khi nói chen ngang khi người khác đang nói
sẽ thể hiện sự thiếu lịch sự không tôn trọng người đang nói.
-Khi nói qua điện thoại nếu không để ý rất có thể bạn sẽ trờ thành người làm
phiền quấy rầy người khác khi gọi vào những lúc không phù hợp hay cách giao tiếp
nói chuyện qua điện thoại không tế nhị khéo léo.
+Khi gọi cho bất kì ai bạn nên hỏi xem đúng số máy mình cần gọi hay không,
để ý đến ngữ điệu nói chuyện xem họ có muốn nghe tiếp hay mình có gọi vào lúc phù
hợp hay không.
+Khi nghe máy nhất là ở công ty, bạn nên tỏ ra thân thiện với khách hàng đối
tác, ấn tượng đầu khi nói chuyện qua điện thoại có ảnh hưởng lớn đến nhận định và
đánh giả của mọi người về công ty của bạn.

1.2.3. Kỹ năng đọc:
a, Lợi ích của đọc:
-Giúp tiếp nhận thông tin chính xác, nhanh chóng.
-Giúp mở rông kiến thức về tự nhiên, xã hội.
-Rèn luyện tư duy, nâng cao khả năng phân tích, tổng hợp, suy nghĩ.
b, Đọc một cách hiệu quả:
-Đặt câu hỏi khi đọc: Đọc văn bản này để làm gì? Vấn đề cần tìm hiểu là gì?


-Hãy đưa ra cho mình những công việc mục đích rã ràng: Chuẩn bị nội dung –
thông tin cho bài thuyết trình,Tìm hiểu về khán giả – văn hóa của họ,Tìm kiếm chủ
đề,Xây dựng mục tiêu – Xác định mục đích rõ ràng

Bước 2: Chuẩn bị_Cấu trúc của 1 bài thuyết trình
Nhìn chung, một bài thuyết trình thường được chia làm 3 phần: Mở đầu, nội
dung và kết thúc. Tại sao vậy? Cấu trúc này mang lại cho người nghe cảm giác có sự
phân tích, luận cứ, có cảm giác của sự chuyển động tiến lên phía trước và lý do thứ ba
là dễ nhớ.
• Lời mở đầu thu hút chú ý – Dùng một câu hỏi, câu nói gây ngạc nhiên, hoặc
đề cập vấn đề liên quan để gợi lên mối quan tâm của khán giả. Phần đầu chỉ
chiếm 5- 10 phần trăm bài nói.
• Nội dung phải diễn đạt đc ý then chốt – Bài diễn thuyết chỉ cần từ 4- 6 ý mà
bạn cần thêm chứng cứ vào, ví dụ như những số liệu thống kê, giấy chứng
nhận, minh chứng hay phép so sánh. Đảm bảo rằng những ý mấu chốt đều
phục vụ cho một thông điệp duy nhất. Phần này chiếm 80-85 phần trăm của
bài.
• Lời kết ấn tượng – Bạn có thể kết bài bằng cách tóm tắt hay nhắc lại thông
điệp hoặc để lại một kết mở cho khán giả. Phần kết mà có thể liên hệ lại phần
mở đầu cũng rất hiệu quả. Dù bạn chọn kiểu nào, hãy chắc rằng bạn đang nói
cho khán giả biết điều bạn muốn họ làm. Phần này chỉ chiếm 5 hoặc 10 phần
trăm bài nói.
Bước 3: Thực hành trước
Xem lại nội dung, diễn thử và lắng nghe phản hồi cho bài diễn thuyết, xây
dựng lòng nhiệt tình và sự tự tin để diễn thuyết. Tập dượt để đảm bảo rằng không vượt
quá thời gian cho phép; nếu cần thì hãy dành thêm thời gian cho việc đặt câu hỏi.
Thâu băng video cho phần diễn thử và lưu ý các biểu hiện gây xao lãng hay hồi hộp.
Nhớ rằng liệu pháp cho sự hồi hộp là sự tự tin và sự tự tin đi cùng với thực hành.
Bước 4: Diễn thuyết

người nghe sốt ruột. Đây chính là nguyên nhân gây nên sự mất tập trung. Vì thế, giữ
cho lời nói, hành động thật tự nhiên là yếu tố quan trọng giúp bạn thành công.
-Tìm hiểu về không gian, địa điểm thuyết trình
Bạn nên dành chút thời gian ngó qua phòng thuyết trình, để xem cách bố trí đồ
đạc, điểm đặt máy chiếu, vị trí bạn sẽ đứng và mọi người sẽ ngồi đâu.
Nếu quá bận rộn không đến xem phòng trước được, bạn cũng nên tìm hiểu qua vài
thông tin chủ chốt: diện tích phòng và lượng khán giả. Nếu bạn chỉ thuyết trình trước
20 người nhưng căn phòng lại có thể chứa tới 100 người, bạn phải chuẩn bị để nói to,
rõ hơn, vừa nói vừa có sự di chuyển vị trí cho hợp lý. Nhiệt độ trong phòng cũng là
15


yếu tố cần tìm hiểu bởi nếu không biết rõ điều này, bạn có thể bị lạnh cóng hay tệ hơn
là đổ mồ hôi khi thuyết trình.
Cuối cùng hãy báo trước cho những người liên quan chuẩn bị những gì bạn cần
khi thuyết trình như micro, loa, máy chiếu... Tất nhiên, đây chỉ là những yếu tố tiểu
tiết, tuy nhiên càng chu đáo bao nhiêu thì bài thuyết trình của bạn sẽ thành công bấy
nhiêu.
-Nhanh chóng bỏ qua lỗi khi thuyết trình
Cho dù bạn có luyện tập kĩ bao nhiêu đi nữa thì vẫn có thể mắc một vài lỗi nhỏ khi
thuyết trình. Đây là tình huống không ai muốn gặp và bạn nên chuẩn bị tâm lí ứng
phó. Bạn cần phải nghiêm túc với chính mình nếu muốn người nghe tôn trong bạn.
Những lỗi về phát âm có thể xảy ra, đôi khi vì nói nhanh, bạn có thể bị vấp nhưng
đừng quá bận tâm đến đó. Đa số người nghe không để ý đến lỗi nhỏ đó mà chỉ tập
trung vào nội dung của bài thuyết trình.
1.3. Tổng quan về văn hoá giao tiếp
1.3.1. Khái niệm văn hoá giao tiếp
Văn hoá giao tiếp là một phạm trù văn hoá dùng để biểu hiện cử chỉ, hành động
và lời nói làm cho đối phương có cảm tình với mình, từ đó những công việc mà mình
hợp tác mới đạt mục tiêu thành công.

tôi rèn trong môi trường hoạt động chuyên nghiệp. Trong thời gian tới, Công ty Cổ
phần Đầu tư và Xây dựng Hùng Phát sẽ tiếp tục triển khai các công trình dân dụng và
công nghiệp đồng thời phát triển nhiều lĩnh vực kinh doanh, dịch vụ khác.
1.4.2. Phương hướng, nhiệm vụ
a,Phương hướng:
- Trên cơ sở nhân lực, Công ty Hùng Phát hiện đang có một đội ngũ cán bộ kỹ
thuật với trình độ chuyên môn nghiệp vụ đủ đáp ứng các nhiệm vụ và lĩnh vực hoạt
động của công ty, trước mắt Công ty Hùng Phát sẽ tập trung nguồn vốn, nhân lực để
thực hiện các dự án đang thi công đồng thời đầu tư vào việc đào tạo nhân lực và các
dự án đã được Hùng Phát lên kế hoạch triển khai, sau đó mở rộng sang các dự án
khác.
- Mở rộng và từng bước thâm nhập vào thị trường cả nước là cơ sở để chiếm
lĩnh thị phần trong lĩnh vực đầu tư xây dựng.
- Xây dựng mục tiêu dài hạn nhằm nâng cao năng lực, phát triển Công ty.
b, Nhiệm vụ:
Nhiệm vụ chính của Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng Hùng Phát sau khi
được thành lập là xây dựng Công ty phát triển theo định hướng: Tập trung chuyên
sâu vào các lĩnh vực Xây dựng dân dụng và công nghiệp, Sản xuất công nghiệp.
- Với nhiệm vụ đó, Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc Công ty cổ phần Đầu tư
và xây dựng Hùng Phát, toàn thể CBCNV Công ty thống nhất đề ra và phấn đấu:
+ Xây dựng Công ty trở thành doanh nghiệp phát triển bền vững, có tính
chuyên nghiệp cao trong thi công, sử dụng các thiết bị đạt hiệu quả cao nhất trong
17


công tác sản xuất kinh doanh nhằm tăng lợi nhuận đồng thời đẩy mạnh công tác đào
tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ, công nhân viên.
+ Tạo việc làm và thu nhập cao cho người lao động, cán bộ công nhân viên
chức Công ty.
+ Hoàn thành nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước.


2.1.2. Tình trạng đi làm muộn
Ngoài “làm việc riêng” gây lãng phí thời gian nơi công sở thì đi làm muộn cũng
xảy phổ biến và ở Công ty Hùng Phát cũng vậy. Một bộ phận không nhỏ cán bộ, công
chức đến công sở muộn, đó là 28/37 phiếu ở Công ty Hùng Phát, điều đó có tác động
không nhỏ đến giao tiếp nơi công sở và chất lượng làm việc.
Không ai muốn xuất hiện với vẻ ngoài vội vàng, quần áo xộc xệch khi đi làm
muộn, đây là thói quen không tốt sẽ khiến mọi người không thỏa mái với bạn thâm chí
không muốn giao tiếp, trao đổi hay làm việc với bạn.
Vì vậy đi muộn quá nhiều cũng dễ khiến cho đồng nghiệp có cái nhìn kém thiện
cảm về bạn và chưa kể là nó còn ảnh hưởng xấu tới tiến độ cũng như chất lượng, trật
tự của công ty bạn nữa.
Con số biểu hiện của việc đi làm muộn là quá lớn thì ta nên xem xét lại ý thức tác
phong làm việc của cả một tập thể.Bởi con số cho thấy có đến 28/37 người đi làm
muộn mà chủ yếu là muộn 5 phút, hoặc một số ít khác còn đi muộn tới 10, 15 phút.
2.1.3. Bỏ qua kính ngữ những giao tiếp căn bản khi giao tiếp:
Có tới 1/3 số người tham gia khảo sát ở Công ty Hùng Phát quên chào hỏi hay
giao tiếp thiếu chủ ngữ,nói lời cảm ơn hay kính ngữ khi giao tiếp.
Trong cuộc sống và công việc luôn hối hả và gấp gáp dẫn tới tình trạng chúng ta
bỏ quên những kĩ năng giao tiếp cơ bản để tạo ra một môi trường làm việc văn mình,
lịch sự, nhã nhặn đồng thời tạo cho nhau cảm giác thỏa mái, vui vẻ khi làm việc với
nhau.
2.1.4. Sự dụng điện thoại không đúng lúc, đúng cách:
Giao tiếp qua điện thoại cũng có những quy tắc, văn hoá chung. Sử dụng điện
thoại một cách tuỳ tiện trong mọi hoàn cảnh kể cả khi đang làm việc, mang điện thoại
ra để tán gẫu,quên để chế độ im lặng khi họp, để nhạc chuông quá to, để nhạc chuông
đọc đáo khiến người khác phải chú ý gây mất tập trung cho người khác, nói chuyện
điện thoại quá to gây khó chịu cho người nghe và những người xung quanh, dùng điện
thoại làm loa nghe nhạc.Tất cả những việc đó đều làm người khác bắt buộc phải có ác
cảm, đánh gia xấu về con người bạn.

Buổi sáng mà cứ phải nghe nhưng câu kiểu “tôi ghét…”, “thằng kia nó…”, “sếp
hôm nay bị làm sao ý...”, chắc chắn đó sẽ là một ngày làm việc mệt mỏi.
Điều đáng nói là có đến 30/37 người ở Công ty Hùng Phát thừa nhận phải nghe
những lời tiêu cực, ca thán phàn nàn trong công sở. Công việc luôn đòi hỏi ta phải vắt
hết sức mình nhưng đôi khi có nhiều khó khăn khiến ta trở nên chán nản, tuy nhiên
nếu chúng ta ca thán quá nhiều hoặc phải nghe những lời lẽ tiêu cực đó quá nhiều sẽ
dẫn tới mất tinh thần làm việc cho bản thân cũng như những người xung quanh trực
tiếp ảnh hưởng tới chất lượng làm việc.
2.1.7. Mùi cơ thể:
20


Mùi cơ thể là một rắc rối đối với khá nhiều người khi giao tiếp với đối tác hay
khách hàng. Mùi cơ thế do mồ hôi, vi khuẩn gây ra, hình thành các mùi chua nông
khó chịu. Mùi cơ thể ảnh hưởng lớn đến giá trình giao tiếp, gây khó xử, mất tự tin
trong giao tiếp.
Đa số người tham gia khảo sát đều cho rằng họ luôn để ý đến mùi cơ thể của
mình vì trong giao tiếp đồng nghiệp hay đối tác mà khó chịu về mùi cơ thể của mình
thì thực sự là rất tệ.
Để hạn chế mùi hôi cơ thể, bạn nên chọn các loại trang phục thoáng, nhẹ, tắm rửa
thường xuyên; hạn chế ăn các loại gia vị như tỏi, hành ớt, các loại thịt màu đỏ, thực
phẩm chứa nhiều mỡ, tinh bột. Khẩu phần ăn cần bổ sung nhiều rau quả và nước ép
trái cây.
2.1.8. Thiếu tự tin
Khoảng một nửa người tham gia khảo sát nói họ thiếu tự tin khi giao tiếp.
Luôn tỏ ra e dè, sợ sệt, quá rụt rè và thiếu tự ti trước mọi người, ngại hỏi, ngại
gặp, ngại tiếp xúc, sợ người khác cười và bác bỏ nên không muốn đưa ra ý kiến. Đó là
một thói quen không hề tốt nơi công sở. Trong thời đại văn minh, năng động thì việc
thiếu tự tin là một điểm trừ, thiếu tự tin có thể do khả năng ăn nói kém, thiếu kiến thức
hay đơn giản do có mùi cơ thể như đã nói ở trên,.. dù lý do là gì thì bạn nên tìm ra lý

mặt bạn, còn đồng nghiệp thì có thể nói xấu bạn với những người khác, dù thế nào thì
bạn cũng sẽ là tâm điểm. Chính vì vậy, chúng ta phải có nhưng biện pháp để không
làm sếp nổi giận cũng như không là tâm điểm của cái xấu trước mặt mọi người. Đây
cũng là một vấn đề ở Công ty Hùng Phát khi có 25/37 người thừa nhận mình thường
bị sếp hoặc đồng nghiệp chỉ trích. Việc xảy ra mâu thuẫn với sếp và đồng nghiệp tất
nhiên sẽ làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến giao tiếp, đến công việc , làm bầu không
khí trở nên căng thẳng hơn bao giờ hết.
2.2. Những thói quen tốt
2.2.1. Đọc nhiều tài liệu sách báo
Đây là thói quen của không ít người ở chốn công sở. Trong những lúc rảnh dỗi
nghỉ trưa họ thường đọc các tài liệu, sách báo, nhất là những tài liệu liên quan đến lĩnh
vực làm việc của họ và cập nhật thêm các thông tin kiến thức bên ngoài. Theo nghiên
cứu thì ở Công ty Hùng Phát có khoảng 65% mọi người thường làm điều này. Đây là
một điều rất tốt vì cả kiến thức về linh vực làm việc hay kiến thức xã hội đều cần thiết
để bạn giao tiếp tốt hơn với đối tác, khách hàng hay đồng nghiệp.
2.2.2. Biết lắng nghe:
Đã có nhiều trường hợp phải trả giá đắt khi không biết lắng nghe người khác.
Không lắng nghe người khác đồng nghĩa là bạn đã bỏ đi lượng lớn thông tin giúp ích
rất nhiều cho công việc của bạn. Và ngược lại biết lắng nghe sẽ giúp bạn thu thập
22


được luồng thông tin nhiêu chiều giúp bạn có những phương án, quyết định sáng suốt
nhất đông thời lắng nghe người khác cũng thể hiện sự tôn trọng dành cho họ.
Thật là tuyệt vời, khi mà 35/37 tức gần 100% những người tham gia khảo sát ở
Công ty Hùng Phát nói mình biết lắng nghe người khác. Điều này không chỉ giúp tăng
khả năng phối hợp công việc qua giao tiếp mà còn giúp chính nhưng người lắng nghe
biết người khác nghĩ gì về ý kiến, về cách làm việc, về chính bản thân mình để cố
gắng cải thiện theo chiều hướng tốt hơn.
2.2.3. Khen ngợi, động viên, góp ý đồng nghiệp:

trước, người mới đền chào người đã đến trước, người từ ngoài phòng vào chào người
ở trong phòng trước. Đó là những lẽ thường tình khi chào hỏi.
Khi đồng nghiệp gặp nhau ở hành lang thì cũng nên chào và hỏi thăm một số câu
vui vẻ như: “Anh khoẻ không?”, “Hôm nay trời đẹp quá anh nhỉ”…Nhất là đối với
ngưới không có thiện cảm tốt với mình thì nên chào trước để phần nào xua tan đi sự
lạnh nhat.
Khi cấp trên đi ra hoặc đi vào phòng đều phải chào, nếu có khách thì phải chào cả
khách. Đối với cấp trên, người lớn tuổi khi chào nên tỏ rõ sự kính trọng, quần áo tác
phong đàng hoàng khi chào. Không gọi giám đốc, cấp trên, lãnh đạo bằng tên riêng
trừ khi họ cho phép.
Cuối ngày làm nếu gặp nhau trên đường đi làm về hoặc ở nơi gửi xe thì cũng nên
chào nhau với nhưng câu chúc như “Chúc anh ngày nghỉ vui vẻ” hay “Chào anh/chị
em về”….
Người cấp trên cũng nên chào lại cấp dưới, đôi khi chỉ là vô tình không nghe thấy
lời chào của nhân viên thì cũng vị lan truyền rằng coi thường cấp dưới, làm xấu đi ấn
tượng của người khác dành cho mình.
Khi tiếp khách thì nên bắt đầu bằng lời chào như chào chú, chào bác và hỏi Thưa
chú ( anh, cô,…) đến liên hệ việc gì?...Ngoài ra, nếu trong phòng làm việc thì nên mòi
khách ngồi, rót nước, mời nước rồi mới nên bắt đầu giải quyết công việc.
Một điều quan trọng mà ai cũng nên ghi nhớ đó là “Hãy chào mọi người bằng nụ
cười!”.
3.2. Kỹ năng sử dụng điện thoại
Kỹ năng sử dụng điện thoại là rất cần thiết, nhất là với những người làm việc nơi
công sở. Chúng ta cần phải học cách sử dụng điện thoại đúng lúc đúng cách nếu
không muốn làm xấu bản thân trước người khác và làm tốn thời gian của mình.
Trước khi gọi điện thoại thì hãy xác định rõ mình muốn nói gì, nếu quá nhiều vấn
đề thì nên gạch đầu dòng ra giấy, như vậy sẽ tiết kiệm thời gian cho cả người gọi và
người nghe thay vì gọi rồi mới nghĩ xem nói gì, hỏi gì.
Đối với từng đối tượng tuỳ vào độ thân thiết và mối quan hệ nên có những cách
tiếp cận cuộc nói chuyện khác nhau. Có thể chọn cách tiếp cận trực tiếp, nói ngắn gọn

Và cuối cùng hãy gọi lại hoặc ít nhất là nhắn tin lại nếu có cuộc gọi nhỡ, nhất là
những người có liên quan đến công việc vì rất có thể đó là một việc cực kỳ quan trọng
như một vấn đề sự cố nào đó hoặc một dự án mà bạn không muốn bỏ lỡ.
- Nếu bạn là người nghe điện thoại:
Không để chuông reo quá lâu (3 nhịp) mới nhấc mấy, nếu nhấc máy chậm vì một
lý do nào đó thì nên xin lỗi trước khi bắt đầu cuộc gọi. Không trả lời điện thoại khi
đang ăn. Không nói “Alo” quá to, quá nhỏ và trong cuộc gọi cũng nên nói to vừa đủ
nghe.
Khi nghe máy bạn có thể nói một số cấu như “Đây là …xin chào quý khách”
hoặc “Xin chào bạn. Tôi là …”. Hãy cố gắng tỏ ra nông nhiệt, chú ý đến lời nói của
25