ĐÀO TẠO THƯ KÝ VĂN PHÒNG VÀ LƯU TRỮ VIÊN – ĐỀ XUẤT TỪ
KINH NGHIỆM ĐÀO TẠO THẾ GIỚI VÀ VIỆT NAM
(bài viết tham dự và thuyết trình tại Hội thảo khoa học Xây dựng chương trình song ngày
Thư ký và Lưu trữ học, Trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương, tháng 11.2013)
Ths. PHẠM Thị Diệu Linh
Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Hà Nội
Gần 20 năm qua, nhiều cơ sở đào tạo ở các bậc khác nhau đã từng bước mở
rộng đào tạo cho hai vị trí làm việc cơ bản là thư ký văn phòng và lưu trữ viên. Mặc
dù sự đa dạng và phong phú của các cơ sở đào tạo đã cung cấp cơ hội học tập phong
phú hơn cho ngày càng nhiều đối tượng nhưng nhu cầu đào tạo vẫn không ngừng
tăng lên. Bên cạnh đó, sự xuất hiện của ngành thư ký văn phòng và lưu trữ viên ở
nhiều trường thuộc các bậc học khác nhau tuy làm phong phú thêm thị trường đào
tạo nhưng chưa hẳn đảm bảo được tính phong phú và bản sắc của các chương trình
đào tạo, thậm chí có phần trùng lắp và đơn điệu. Bài viết sau đây tập trung vào một
số gợi ý để xây dựng chương trình đào tạo thư ký văn phòng và lưu trữ viên phù
hợp hơn với nhu cầu xã hội và hội nhập quốc tế.
1. Từ nhu cầu xã hội
Theo số liệu báo cáo của Tổng cục Thống kê, “tính đến thời điểm
01.01.2012, cả nước có gần 342 nghìn doanh nghiệp đang tồn tại, tăng 216.5 nghìn
doanh nghiệp và gấp 27 lần so với năm 2007 (125 nghìn doanh nghiệp)” 1. Trong
đó, có 313 nghìn doanh nghiệp đang hoạt động thực sự. Tính cả các đơn vị hành
chính - sự nghiệp, cả nước có khoảng 5.2 triệu cơ quan, doanh nghiệp đã và đang
thu hút khoảng 22.8 triệu lao động, tăng 38.5% so với năm 2007 2. Điều đó cho
thấy, thị trường lao động trong nước cho các ngành nghề đào tạo nói chung, thư ký
văn phòng và lưu trữ viên nói riêng đang được mở rộng. Danh mục 100 nghề
nghiệp đắt giá nhất tại Mỹ năm 2013 do Tạp chí MoneyCareers công bố cũng ghi
nhận vị trí hàng đầu của các trợ lý, thư ký, quản trị dữ liệu trong các chuyên môn về
sức khỏe, y dược, công nghệ thông tin 3.
Hội thảo “Quản trị văn phòng – Từ lý luận đến thực tiễn” năm 2013 tại
Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn do Trường phối hợp với Hội Các
Nhà Quản trị Doanh nghiệp tổ chức cũng kết luận rằng những công việc và nghề

một chương trình đào tạo được thể hiện ở những vấn đề cơ bản sau:
2.1. Mục tiêu đào tạo rõ ràng
Mục tiêu đào tạo này cần được xây dựng và tuyên bố rõ từ chính tên gọi của
chương trình đào tạo. Đối với các ngành đạo tạo mà sản phẩm đầu ra là những vị trí
công việc cụ thể thì mục tiêu đào tạo phải cho thấy vị trí phổ biến mà người học có
thể đảm nhận sau khi hòan thành chương trình. Việc công bố mục tiêu đào tạo rõ
ràng không chỉ có ý nghĩa định hướng cho quá trình đào tạo, mà còn làm tăng khả
năng cạnh tranh của cơ sở đào tạo trong bối cảnh ngày càng có nhiều đơn vị tham
gia thực hiện chương trình về thư ký và lưu trữ. Do vậy, tôi ủng hộ định hướng xây
dựng chương trình đào tạo cho các vị trí làm việc của nhân lực trong tương lai của
Trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương, trong đó tên gọi chương trình ngành “Thư
ký văn phòng” là hợp lý. Tuy vậy, tên gọi chương trình “Lưu trữ học” đối với bậc
đào tạo cao đẳng cần được cân nhắc thêm, bởi lẽ Lưu trữ học là tên gọi của một
ngành khoa học, không phải tên gọi của một vị trí làm việc.
Bảng mô tả công việc của Hiệp hội chuyên gia hành chính quốc tế
(International Association of Administrative Professionals, viết tắt là IAAP) công
bố danh mục 25 vị trí làm việc liên quan tới hành chính – văn phòng – lưu trữ 4.
4

/>
2


Mỗi vị trí làm việc trong danh mục này có yêu cầu cụ thể về năng lực làm việc, bao
gồm kiến thức, kinh nghiệm và kỹ năng. Phần lớn vị trí làm việc trong danh mục
này đã xuất hiện ở Việt Nam và đang có nhu cầu chuyên nghiệp hóa đội ngũ nhân
viên hành chính. IAAP là tổ chức đào tạo và cung cấp nhân viên hành chính chuyên
nghiệp từ lễ tân tới thư ký điều hành ở đẳng cấp quốc tế nên những tài liệu do họ
công bố có giá trị tham khảo cho quá trình đào tạo ở nhiều quốc gia. Những công bố
này là cơ sở quan trọng để xác định mục tiêu cho các chương trình đào tạo nhân


thức cơ bản về nội dung này trong chương trình và lựa chọn các môn học phù hợp
sẽ thúc đẩy năng lực nhận thức và tính liên thông của chương trình với các chuyên
ngành khác, từ đó tạo nên tính linh động của chương trình đào tạo.
2.3. Phương pháp đào tạo phù hợp
Nếu chương trình chú trọng đào tạo kỹ năng thì phương pháp đào tạo phải
thực sự giúp ích cho phát triển kỹ năng nghề nghiệp. Một thực tế khá phổ biến ở
Việt Nam là nhiều môn học có tên gọi là kỹ năng nhưng thực chất phương pháp đào
tạo vẫn thực hiện theo hình thức truyền đạt kiến thức. Điều đó không chỉ làm sai
lệch mục tiêu đào tạo của trường mà còn làm giảm uy tín và chất lượng nhân lực
sau tốt nghiệp.
Bất kỳ cơ sở đào tạo chuyên ngành nào cũng đòi hỏi phải có hệ thống phòng
thực hành đáp ứng những yêu cầu tối thiểu của quá trình đào tạo. Chương trình đào
tạo thư ký văn phòng và lưu trữ viên có mục tiêu rõ ràng nên cần được xây dựng
song song với việc chuẩn bị các điều kiện về cơ sở vật chất cho quá trình đào tạo.
Các môn học như: Kỹ năng làm việc nhóm, Kỹ năng sử dụng thiết bị văn phòng, …
cần có hệ thống phòng học và phòng thực hành tương ứng cho hoạt động dạy và
học. Trong khi đó, các môn học chú trọng về thực hành cũng đòi hỏi lớp học với số
lượng sinh viên vừa đủ (không quá 50 người) để đảm bảo khả năng điều phối, tương
tác và huấn luyện của giảng viên.
Đáp ứng nhu cầu đào tạo kỹ năng có chất lượng, bản thân đội ngũ giảng viên
cũng phải có kỹ năng giảng dạy đạt hiệu quả cao. Một chương trình đào tạo sẽ được
cụ thể hóa bằng kịch bản giảng dạy của từng môn học cụ thể, trong đó mỗi giảng
viên cần đảm bảo các hoạt động thực hành hợp lý tương ứng với các nội dung
chuyên môn. Cho nên, xác định rõ các phương pháp đào tạo cơ bản để thực hiện
chương trình sẽ giúp giảng viên có bước chuẩn bị hợp lý cho quá trình thực hiện
tiếp theo.
Kết luận: việc xây dựng chương trình đào tạo song ngành thư ký văn phòng
và lưu trữ viên cần căn cứ trên năng lực thực tế của cơ sở đào tạo và tình hình triển
khai chương trình tương tự ở Việt Nam và thế giới. Theo đó, tên gọi của chương