TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI
KHOA THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

ĐỀ TÀI:
QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG
NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY
CỔ PHẦN HÀNG HẢI MACS- CHI NHÁNH HÀ
NỘI

Giáo viên hướng dẫn

Sinh viên thực hiện

TH.S TRƯƠNG QUANG MINH

NGUYỄN THỊ LAN ANH
Lớp: K47E5
Mã sinh viên : 11D130242

1


HÀ NỘI - 2015

2


LỜI CẢM ƠN
Trong quá trình học tập tại trường Đại học thương mại cũng như thời gian

M.B/L
CFR

Tên tiếng Anh
Bill of Lading
House Bill of Lading
Master Bill of Lading
Cost & Freight

3

CIF

Cost, Insurance & Freight

4
5
6
7
8

CFS
C/O
D/O
FCL
FIATA

Certificate of Free Sale
Certificate of Origin
Delivery Order

Notice of Readiness
Viet Nam Ship Agents &
Brokers Association
Xuất nhập khẩu

Ý nghĩa
Vận đơn
Vận đơn nhà
Vận đơn chủ
Tiền hàng ,và cước phí (theo
Incoterm)
Tiền hàng, bảo hiểm và cước phí
(Theo Incoterm)
Giấy chứng nhận lưu hành tự do
Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa
Thông báo hàng đến
Hàng nguyên Container
Liên đoàn các hiệp hội giao nhận
và kho vận quốc tế

Giao hàng lên tàu (theo Incoterm)
Cảng thông quan nội địa (cảng
cạn)
Thư tín dụng
Hàng lẻ
Thông báo hàng đến
Hiệp hội đại lý và môi giới hàng
hải Việt Nam



lĩnh vực, trong đó giao nhận hoạt động chủ lực. do vậy công ty cũng không tránh
khỏi những khó khăn chung của ngành. Chính vì vậy, việc phân tích, nghiên cứu,
đánh giá thực trạng quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển

7


tại công ty, từ đó đưa ra các giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động đó là một vấn đề
thực tiễn mang tính cấp thiết. Việc tiếp cận quy trình giao nhận hàng nhập khẩu của
công ty nhưng ở góc độ quản trị sẽ giúp nhìn nhận được thực trạng một cách tổng
quát, khoa học, từ đó có thể có cách đánh giá, điều chỉnh những sai sót hiệu quả hơn
và mang tính thống nhất trong cả quá trình. Nghiên cứu trên góc độ quản trị cũng
giúp nâng cao năng lực quản lý của nhà quản tri, giúp họ điều phối những nguồn
lực cho quy trình hớp lý hơn.
Từ thực tế trên, qua quá trình thực tập tại công ty Cổ phần hàng hải MACS và
dựa trên những kiến thức đã được trang bị ở trường, em xin chọn đề tài: “Quản trị quy trình
giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty Cổ phần hàng hải MACS- chi
nhánh Hà Nội” giai đoạn 2011-2014 làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình.
1.2 Tổng quan vấn đề nghiên cứu
Quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bao gồm nhiều khâu, nhiều bên liên quan
do vậy công tác quản trị quy trình lại càng khó khăn và phức tạp. Không những thế,
giao nhận hàng hóa bằng đường biển trong XNK hiện nay rất phổ biến, chiếm
khoảng 80% trong giao nhận quốc tế, vì thế mà đối với các doanh nghiệp làm giao
nhận thì giao nhận đường biển rất được quan tâm, chú trọng, nó bao gồm các khâu
như thuê phương tiện vận chuyển, khai báo hải quan, lập bộ chứng từ…đòi hỏi phải
đảm bảo được các quy tắc và những yêu cầu về độ an toàn, chính xác và quyền lợi
của các bên liên quan.
Qua quá trình tìm hiểu và nghiên cứu thì cũng có một vài đề tài khóa luận có
liên quan như :
-

1.5 Phạm vi nghiên cứu

-

Về mặt không gian nghiên cứu: Luận văn tập trung tìm hiểu và nghiên cứu trên giác
độ vi mô, tức là nghiên cứu quản trị quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng

9


đường biển của một doanh nghiệp, cụ thể là Công ty Cổ phần Hàng hải MACS- Chi
nhánh Hà Nội.
-

Về mặt thời gian nghiên cứu: Luận văn tập trung nghiên cứu quản trị quy trình giao
nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần Hàng hải MACSChi nhánh Hà Nội trong giai đoạn 2011- 2014.
1.6 Phương pháp nghiên cứu
1.6.1 Phương pháp thu thập dữ liệu
1.6.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp
Dữ liệu thứ cấp được thu thập chủ yếu thông qua quá trình điều tra trắc
nghiệm và phỏng vấn các anh chị làm việc trong Công ty.
1.6.1.2 Phương pháp nghiên cứu dữ liệu thứ cấp

 Đối với nguồn dữ liệu thu thập từ nội bộ Công ty:

Dữ liệu thứ cấp cung cấp những số liệu cụ thể về tình hình kinh doanh của đơn
vị, những số liệu này được thu thập từ phòng kế toán, phòng gian nhận của Công ty
 Đối với nguồn dữ liệu thu thập từ bên ngoài:

Những dữ liệu này được thu thập chủ yếu qua internet, khóa luận các năm

khẩu bằng đường biển
Chương 3: Thực trạng công tác quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu
bằng đường biển của Công ty Cổ phần hàng hải MACS- chi nhánh Hà Nội
Chương 4: Định hướng phát triển và đề xuất giải pháp quản trị quy trình giao
nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần hàng hải MACS- chi
nhánh Hà Nội
Chương 2: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO
NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN
2.1. Một số lý luận về quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng
đường biển
2.1.1 Giao nhận hàng hóa quốc tế
2.1.1.1 Khái niệm về giao nhận và người giao nhận
* Khái niệm về dịch vụ giao nhận
Theo quy tắc mẫu của Liên đoàn các hiệp hội giao nhận quốc tế FIATA về
dịch vụ giao nhận, thì dịch vụ giao nhậnđược định nghĩa như là bất ký loại dịch vụ
nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối
hàng hóa cũng như cũng như các dịch vụ tư vấn hay có liên quan đến các dịch vụ
trên, kể cả các vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu thập chứng
từ liên quan đến hàng hoá.
Theo Luật thương mại Việt Nam năm 2005 thì giao nhận hàng hoá là hành vi
thương mại, theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng hoá nhận hàng từ người gửi,
tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có
liên quan để giao hàng cho người nhận theo sự uỷ thác của chủ hàng, của người vận
tải hoặc của người giao nhậnkhác.

11


Nói một cách ngắn gọn, giao nhận là tập hợp những nghiệp vụ, thủ tục có liên
quan đến quá trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng

12


vận tải (tàu). Trong trường hợp đó, chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thác
phải kết toán trực tiếp với người vận tải và chỉ thoả thuận với cảng về địa điểm xếp
dỡ, thanh toán các chi phí có liên quan.
- Việc xếp dỡ hàng hóa trong phạm vi cảng là do cảng tổ chức thực hiện.
Trường hợp chủ hàng muốn đưa phương tiện vào xếp dỡ thì phải thoả thuận với
cảng và phải trả các lệ phí, chi phí liên quan cho cảng.
- Khi được uỷ thác giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu với tầu, cảng nhận
hàng bằng phương thức nào thì phải giao hàng bằng phương thức đó.
- Cảng không chịu trách nhiệm về hàng hoá khi hàng đã ra khỏi kho bãi, cảng.
- Khi nhận hàng tại cảng thì chủ hàng hoặc người được uỷ thác phải xuất trình
những chứng từ hợp lệ xác định quyền được nhận hàng và phải nhận được một cách
liên tục trong một thời gian nhất định những hàng hoá ghi trên chứng từ. Ví dụ: vận
đơn gốc, giấy giới thiệu của cơ quan....
- Việc giao nhận có thể do cảng làm theo uỷ thác hoặc chủ hàng trực tiếp làm.
2.1.2.2 Nhiệm vụ của các bên tham gia vào hoạt động giao nhận hàng hóa XNK
bằng đường biển
* Nhiệm vụ của các chủ hàng
- Ký kết hợp đồng uỷ thác giao nhận với cảng trong trường hợp hàng phải
thông qua cảng.
- Tiến hành giao nhận hàng hoá trong trường hợp hàng hoá không qua cảng
hoặc tiến hành giao nhận hàng hoá XNK với cảng trong trường hợp hàng qua cảng.
- Ký kết hợp đồng bốc dỡ, vận chuyển, bảo quản, lưu kho hàng hoá với cảng.
- Cung cấp cho cảng những thông tin về hàng hoá và tàu.
- Theo dõi quá trình giao nhận để giải quyết các vấn đề phát sinh.
- Lập các chứng từ cần thiết trong quá trình giao nhận để có cơ sở khiếu nại
các bên có liên quan.
- Thanh toán các chi phí cho cảng.

Khi nhận hàng nhập khẩu, người giao nhận phải tiến hành kiểm tra, phát hiện
thiếu hụt, mất mát, tổn thất để kịp thời giúp đỡ người nhập khẩu khiếu nại đòi bồi
thường.
Một số chứng từ có thể làm cở sở pháp lý ban đầu để khiếu nại đòi bồi thường như:
- Biên bản kết toán nhận hàng với tàu (Report on receipt of cargo- ROROC)
- Biên bản kê khai hàng thừa thiếu (Certificate of shortlanded cargo- CSC)
- Biên bản hàng hư hỏng đổ bỡ (Cargo outum report- COR)

14


- Biên bản giám định phẩm chất (Survey report of quality)
- Biên bản giám định số lượng/ trọng lượng
- Biên bản giám định của công ty bảo hiểm.
- Thư khiếu nại
- Thư dự kháng (Letter of reservation)
2.1.3 Quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
2.1.3.1 Quản trị giao nhận hàng hóa quốc tế
Quản trị giao nhận hàng hóa quốc tế là một hoạt động có chức năng quản trị
chung nhằm điều tiết dòng vận chuyển của hàng hóatừ nơi giao hàng hóa đến nơi
nhận hàng hóa thông qua các hoạt động lập kế hoạch, tổ chức giao nhận, giám sát
và điều hành quy trình giao nhận hàng hóa quốc tế.
2.1.3.2 Vai trò của quản trị giao nhận hàng hóa quốc tế
* Đối với chủ hàng: Thực hiện tốt việc quản trị giao nhận hàng hóa quốc tế
giúp cho việc thực hiện kế hoạch kinh doanh được thuận lợi, hàng hóa được giao đi
đúng thời hạn, đảm bảo giao hàng theo quy định của hợp đồng, thu về lợi nhuận.
* Đối với người giao nhận: Thực hiện tốt việc quản trị giao nhận hàng hóa
quốc tế giúp giao, nhận hàng hóa đúng thời hạn, đủ số lượng, đảm bảo yêu cầu
trong hợp đồng với các bên liên quan, đảm bảo kế hoạch sản xuất kinh doanh.
* Đối với người vận chuyển: Thực hiện tốt quản trị giao nhận hàng hóa quốc

* Quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
Bước 1:Chuẩn bị để nhận hàng
-

Khai thác chứng từ
Mua bảo hiểm cho hàng hóa ngay sau khi nhận được thông báo giao hàng của

-

người bán (nếu mua FOB, CFR)
Lập phương án giao nhận hàng
Chuẩn bị kho bãi, phương tiện, công nhân bốc xếp…
Thông báo bằng lệnh giao hàng (D/O) để các chủ hàng nội địa kịp làm thủ tục giao
nhận tay ba hay dưới cần cẩu ở cảng.
Bước 2: Tổ chức dỡ và nhận hàng từ người vận chuyển

•
•

Làm thủ tục hàng nhập khẩu
Xin giấy phép nhập khẩu (Import License), nếu có.
Làm thủ tục hải quan cho hàng nhập khẩu
Nộp thuế nhập khẩu (nếu có).
Theo dõi quá trình dỡ hàng và nhận hàng với người vận tải
- Lập “Bảng đăng ký hàng về bằng đường biển” giao cho cảng.
- Nhận và ký NOR (nếu là tàu chuyến)
- Thông báo cho chủ hàng nội địa thời gian giao hàng (nếu giao tay ba), và
kiểm tra lại kho bãi chứa hàng (nếu đưa về kho riêng).

16

+ Xuất trình biên lai nộp phí, 3 bản D/O cùng Invoice và Packing List đến văn
phòng quản lý tàu tại cảng để xác nhân D/O và tìm vị trí hàng (tại đây lưu 1 bản
D/O).
+ Mang 2 bản D/O còn lại đến văn phòng thương vụ cảng để làm phiếu xuất kho.
+ Chuyển phiếu xuất kho đến kho cảng để nhận hàng, làm thủ tục hải quan và
nộp thuế nhập khẩu ( nếu có).
+ Chở hàng về kho riêng của mình.
Hàng nguyên container (FCL)

-

Khi nhận đc Notice of Arrival, người nhận mang O.B/L và giấy giới thiệu của cơ
quan đến hãng tàu để lấy D/O.

17


-

Mang D/O đến Hải quan làm thủ tục, nộp thuế nhập khẩu và đăng ký kiểm hóa (chủ
hàng có thể đề nghị đưa cả container về kho riêng hoặc ICD để kiểm tra hải quan

-

nhưng phải trả vỏ container đúng hạn nếu không sẽ bị phạt).
Sau khi hoàn thành thủ tục hải quan, chủ hàng phải mang bộ chứng từ đến văn

-

phòng quản lý để xác nhận D/O.

Biên bản quyết toán nhận hàng với tàu – Report on receipt of Cargo (ROROC)
Giấy chứng nhận hàng thừa thiếu so với sơ lược khai – Certificate of Shortover

-

landed Cargo and Outturn Report (CSC)
Biên bản giám định – Survey Report/ Certificate of Servey
Bước 4: Quyết toán

-

Thanh toán các chi phí liên quan đến công tác giao nhận
Tập hợp các chứng từ cần thiết tiến hành khiếu nại các cơ quan liên quan về tổn thất
hàng hóa (nếu có), và theo dõi kết quả khiếu nại của mình.
2.2.3 Giám sát, điều hành giao và nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
* Nội dung kiểm tra, giám sát

18


- Là việc kiểm tra giám sát tình hình thực hiện giao hàng của Công ty để dảm
bảo tránh sự chậm trễ hoặc sai sót trong toàn quy trình giao hàng. Kiểm tra giám sát
ở các nội dung:
+ Khối lượng hàng hóa: Chủng loại, số lượng của từng chủng loại
+ Chất lượng hàng hóa: sự tuân thủ về chất lượng, nơi cung cấp bao bì…
+ Chỉ định tàu cảng: đặc điểm của tàu, thời gian đến cảng, bốc hàng, đặc điểm
của tuyến vận chuyển…
+ Lịch nhận hàng: lịch trình nhận hàng, số lần nhận, thời điểm nhận hàng…
+ Các chứng từ cần thiết để xuất trình hải quan và các thủ tục khác
+ Cước phí: thông tin và dữ liệu cần thiết để đàm phán cước phí

* Biến động kinh tế thế giới
Trong mấy năm trở lại đây, tình hình thế giới có nhiều biến động lớn trên tất
cả những lĩnh vực kinh tế và đời sống. Đầu tiên phải kể đến xu hướng toàn cầu hóa
và hội nhập kinh tế quốc tế. Tiêu biểu là sự kiện năm 2006, Việt Nam đã trở thành
thành viên chính thức thứ 150 của Tổ chức Thương mại thế giới WTO. Hay sắp tới
đây, Việt Nam sẽ chính thức thực hiện PPP như đã cam kết và gia nhập cồng đồng
Asean. Để tăng cường hội nhập, các nước đang phát triển trong đó có Việt Nam
đang đứng trước những yêu cầu mở cửa thị trường dịch vụ giao nhận. Trước cơ hội
phát triển và sự cạnh tranh gay gắt trong tương lai, công ty phải có những chiến
lược dài hạn, giải pháp hoàn thiện tốt hơn nữa công tác quản trị quy trình giao nhận
hàng để nâng cao vị thế cạnh tranh của mình trên thị trường. Bên cạnh đó có
những dấu hiệu biến động như giá vàng, giá dầu tăng cao, thị trường chứng
khoán chao đảo, động đất sóng thần, chiến tranh,… làm ảnh hưởng tới tình hình
XNK trên thế giới.
* Cơ chế quản lý vĩ mô của nhà nước
Hiện nay Nhà nước có những chính sách thông thoáng, rộng mở sẽ thúc đẩy
sự phát triển của giao nhận vận tải, ngược lại sẽ kìm hãm nó. Cơ chế ở đây bao gồm
tất cả các chính sách có liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu nói chung. Chính
phủ Việt Nam đã đưa ra nhiều chính sách tạo thuận lợi cho hoạt động xuất nhập
khẩu, từ đó tạo ra nguồn hàng cho hoạt động giao nhận như áp mức thuế suất 0%
cho hàng xuất khẩu, đổi mới Luật Hải quan, luật thuế XNK, thuế VAT,…..
Đối với chính sách về hải quan, nếu như trước đây bên hải quan sẽ giúp chủ
hàng khai hải quan, thì bây giờ trách nhiệm khai hải quan thuộc về chủ hàng. Điều
này khiến dịch vụ khai thuê hải quan rất phát triển, mà người thành thạo trong lĩnh
vực này không ai khác là người giao nhận. Từ đó vị trí của người giao nhận càng
được nâng cao.
* Đối thủ cạnh tranh

20


càng đóng vai trò vô cùng quan trọng. Quản trị quy trình giao hàng nhập khẩu bằng

21


đường biển có nghĩa là quản trị nhân sự thực hiện quy trình đó, đặc biệt là khâu tỏ
chức nhận hàng.
* Năng lực, cơ chế quản lý
Nhà quản trị chính là người trực tiếp lập kế hoạch, chỉ đạo thực hiện và giám
sát hoạt động quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển nên
năng lực quản lý là yếu tố tiên quyết quyết định hiệu quả của toàn bộ quy trình. Một
nhà quản trị giỏi sẽ thiết lập một kế hoạch và tổ chức giao nhận hàng nhập khẩu
bằng đường biển phù hợp với môi trường kinh doanh và tận dụng được tối đa nguồn
lực hữu hạn của doanh nghiệp. Năng lực quản lý tốt giúp nhà quản trị có được tầm
nhìn rộng, từ đó dự đoán những biến động có thể xảy ra và điều chỉnh kịp thời tiến
trình giao nhận, đảm bảo được những mục tiêu đề ra.

22


* Nguồn lực tài chính
Hầu hết các Công ty giao nhận tại Việt Nam còn hạn chế về vốn kinh doanh
do vậy sẽ rất khó khăn khi muốn quảng bá, phát triển và mở rộng hoạt động kinh
doanh của mình. Đặc biệt trong nền kinh tế thị trường đang đua nhau phát triển như
hiện nay, vấn đề vốn đầu tư vào các hoạt động kinh doanh trong các doanh nghiệp
là một vấn đề cần thiết, không phải bất kỳ doanh nghiệp nào cũng có.

23



+ Điện thoại: 04 3514 3185 / 86- 04 3514 7560 (STX)

24


+ Fax: 04 3514 3184
+ Email:
- Cơ cấu tổ chức bộ máy:
MACS SHIPPING CORP có 6 chi nhánh/ văn phòng đại diện tại các đầu
mối kinh doanh chiến lược khắp Việt Nam với một số bộ phận chủ chốt như:
+ Phòng Đại lý vận chuyển/ Container.
+ Phòng Logistics.
+ Phòng Tài vụ.
+ Phòng hành chính.

(Nguồn: phòng tổ chức hành chính)
Sơ đồ 3.1 Sơ đồ tổ chức của Công ty
3.1.3. Chức năng và nhiệm vụ
- Chức năng:
Công ty MACS hoạt động với các chức năng chủ yếu sau :
+ Nhận ủy thác dịch vụ về giao nhận, kho vận, thuê và cho thuê kho bãi, lưu
cước các phương tiện vận tải (ô tô, tàu biển, máy bay, xà lan, container...) và thực
25