ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
-----------------------------------------------------

BẠCH QUỲNH NGA

ỨNG DỤNG HỆ QUẢN TRỊ THƢ VIỆN TÍCH HỢP
ILIB 3.6 TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN TƢ LIỆU
HỌC VIỆN NGOẠI GIAO

LUẬN VĂN THẠC SĨ THÔNG TIN – THƯ VIỆN

Hà Nội-2015
1


ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-----------------------------------------------------

BẠCH QUỲNH NGA

ỨNG DỤNG HỆ QUẢN TRỊ THƢ VIỆN TÍCH HỢP
ILIB 3.6 TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN TƢ LIỆU
HỌC VIỆN NGOẠI GIAO

LUẬN VĂN THẠC SĨ THÔNG TIN – THƢ VIỆN

Chuyên ngành: Khoa học Thông tin- Thƣ viện
Mã số: 60 32 02 03

CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG

PGS.TS. Trầ n Thi Quy
̣
́

3


LỜI CAM ĐOAN
Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi . Các số liệu, kế t quả
nêu trong luâ ̣n văn là trung thực và chưa từng

đươ ̣c ai công bố trong bấ t cứ

công trình nào khác.
Tôi xin chịu trách nhiệm về công trình nghiên cứu của mình./.

Học viên

Bạch Quỳnh Nga

4


LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành đề tài luận văn: "Ứng dụng hệ quản trị thƣ viện tích
hợp Ilib 3.6 tại Trung tâm Thông tin Tƣ liệu Học viện Ngoại giao" tôi đã
nhận được sự hướng dẫn và giúp đỡ nhiệt tình của rất nhiều người.
Trước hết, tôi xin chân thành cảm ơn PGS.TS Đoàn Phan Tân, Nguyên

1.1Trung tâm Thông tin Tƣ liệu Học viện Ngoại giao với yêu cầu tin học
hóa ................................................................................................................. 13
1.1.1 Lịch sử hình thành; chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức ........ 13
1.1.2 Vốn tài liệu .......................................................................................... 19
1.1.3 Đặc điểm ngƣời dùng tin và nhu cầu tin .......................................... 24
1.1.4 Yêu cầu tin học hóa hoạt động thƣ viện ........................................... 29
1.2 Quá trình triển khai ứng dụng hệ quản trị thƣ viện tích hợp Ilib 3.6
....................................................................................................................... 30
1.2.1 Đầu tƣ cơ sở vật chất ......................................................................... 30
1.2.2 Nguồn nhân lực .................................................................................. 33
1.2.3 Lý luận chung về hệ quản trị thƣ viện tích hợp………....………..35
CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG HỆ QUẢN TRỊ THƢ VIỆN
TÍCH HỢP ILIB 3.6 TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN TƢ LIỆU........ 43
2.1 Thực trạng ứng dụng các phân hệ của phần mềm Ilib 3.6 ............... 43
2.1.1 Ứng dụng phân hệ bổ sung ................................................................ 43
2.1.2 Ứng dụng phân hệ biên mục ............................................................. 51
2.1.3 Ứng dụng phân hệ tra cứu trực tuyến ............................................. 60
2.2 Đánh giá hiệu quả ứng dụng ................................................................ 67
2.2.1 Những kết quả đạt đƣợc .................................................................... 67
2.2.2 Những vấn đề còn tồn tại ................................................................... 70
2.2.3 Nguyên nhân ....................................................................................... 72

1


CHƢƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG HỆ
QUẢN TRỊ THƢ VIỆN TÍCH HỢP ILIB 3.6 TẠI TRUNG TÂM
THÔNG TIN TƢ LIỆU .............................................................................. 74
3.1 Xây dựng và phát triển nguồn thông tin số hóa ................................. 74
3.2 Nâng cao trình độ cán bộ thƣ viện để làm chủ phần mềm................ 76

Cụm từ đầy đủ

tiế ng Anh
Ilib

Integrated Library System

MARC

Machine Readable Cataloging

OPAC

Online Public Access Catalog

3


DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU
Hình 1.1: Sơ đồ tổ chức Trung tâm Thông tin Tư liệu
Bảng 1.1: Thống kê kho sách năm 2012
Bảng 1.2: Thống kê kho sách năm 2015
Hình 2.1: Màn hình chính phân hệ bổ sung
Hình 2.2: Giao diện chọn đơn nhận
Hình 2.3: Cửa sổ đăng ký cá biệt cho tài liệu
Hình 2.4: Giao diện tra cứu sách
Hình 2.5: Cửa sổ biên mục Marc
Hình 2.6: Màn hình chính của phân hệ biên mục
Hình 2.7: Quy trình biên mục chi tiết tài liệu
Hình 2.8: Giao diện biên mục sách (1)

của thông tin đòi hỏi chúng ta phải có cách phân loại và quản lý thông tin
ngày càng hiệu quả hơn nữa. Theo chỉ thị số 58-CT/TW ngày 17-10-2000 của
Bộ Chính trị (khóa VIII) về đẩy mạnh ứng dụng và phát triển công nghệ
thông tin phục vụ sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đã viết: “Công
nghệ thông tin là một trong những động lực quan trọng nhất của sự phát triển,
cùng với một số ngành công nghệ cao khác đang làm biến đổi sâu sắc đời
sống, kinh tế, văn hóa, xã hội của thế giới hiện đại.

5


Ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin ở nước ta nhằm góp phần
giải phóng sức mạnh vật chất, trí tuệ và tinh thần của toàn dân tộc, thúc đẩy
công cuộc đổi mới, phát triển nhanh và hiện đại hóa các ngành kinh tế, tăng
cường năng lực cạnh tranh của các doanh nghiệp, hỗ trợ có hiệu quả cho quá
trình chủ động hội nhập kinh tế quốc tế, nâng cao chất lượng cuộc sống của
nhân dân, đảm bảo an ninh, quốc phòng và tạo khả năng đi tắt đón đầu để
thực hiện thắng lợi sự nghiệp, công nghiệp hóa, hiện đại hóa”
Chính sự phát triển của công nghệ thông tin đã tạo nên sự thay đổi hình
thức của thông tin từ dạng in ấn sang dạng số và tạo nên sự đa dạng về hình
thức của tài liệu trong thư viện. Theo quyết định số 10/2007/QĐ- BVHTT
ngày 04 tháng 5 năm 2007 phê duyệt quy hoạch phát triển ngành Thư viện
Việt Nam đến năm 2010 và định hướng đến năm 2020 do Bộ trưởng Bộ Văn
hóa- Thông tin ban hành có nêu rõ: “Dựa trên các chuẩn kỹ thuật nghiệp vụ
thư viện sử dụng hệ thống máy tính đã có, tiến hành quá trình tự động hóa thư
viện, nâng cao chất lượng các dịch vụ truyền thống. Xây dựng một cơ sở dữ
liệu tích hợp phục vụ cho mọi hoạt động của thư viện, dựa trên các hệ quản trị
cơ sở dữ liệu hiện đại, tiêu chuẩn, dễ phối hợp với các công nghệ khác và dễ
mở rộng, nâng cấp”.
Với vai trò là cái nôi đào tạo ra những cán bộ đối ngoại của đất nước,

Cho đến nay đã có rất nhiều bài viết về hệ quản trị thư viện tích hợp
Ilib của các tác giả khác nhau. Những công trình nghiên cứu tiêu biểu có thể
kể đến như:
Sách viết về Ilib có cuốn: “Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản trị thư
viện tích hợp Ilib” của Công ty Trách nhiệm hữu hạn Giải pháp phần mềm
CMC. Cuốn sách giới thiệu khái quát về phần mềm, các đặc trưng chức năng
và công nghệ của phần mềm, cách sử dụng các phân hệ trong phần mềm Ilib.

7


Về luận văn có thể kể đến luận văn với đề tài: "Ứng dụng hệ quản trị
thư viện tích hợp Ilib tại các thư viện trên địa bàn Hà Nội" của tác giả Nguyễn
Thùy Linh, bảo vệ năm 2011 tại trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân
văn- Đại học Quốc gia Hà Nội. Luận văn nêu tổng quan những vấn đề liên
quan đến đề tài và nghiên cứu xuất xứ của hệ quản trị thư viện tích hợp Ilib.
Khảo sát và phân tích thực trạng ứng dụng hệ quản trị thư viện tích hợp Ilib
tại 06 thư viện trên địa bàn Hà Nội. Qua đó, tác giả đưa ra những nhận xét,
đánh giá và đề xuất giải pháp, kiến nghị hoàn thiện hệ quản trị thư viện tích
hợp Ilib, đẩy mạnh quá trình ứng dụng có hiệu quả công nghệ thông tin trong
hoạt động của các cơ quan thông tin và thư viện.
Hay đề tài “Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động thông tin
thư viện tại Viện Khoa học và Công nghệ Quân sự” của tác giả Nguyễn
Phương Cương bảo vệ năm 2011 tại trường Đại học Khoa học Xã hội và
Nhân văn- Đại học Quốc gia Hà Nội. Luận văn tìm hiểu Viện Khoa học và
Công nghệ Quân sự với vấn đề ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động
thông tin thư viện. Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin tại Phòng Thông
tin Thư viện của Viện Khoa học và Công nghệ Quân sự: ứng dụng phần mềm
Ilib, ứng dụng phần mềm Dlib, ứng dụng phần mềm cổng thông tin tích hợp
Portal, xác định những kết quả đạt được. Trình bày các giải pháp nâng cao

hợp Ilib.
+ Nghiên cứu quá trình triển khai và ứng dụng hệ quản trị thư viện tích hợp
Ilib 3.6 tại Trung tâm Thông tin Tư liệu Học viện Ngoại giao.
+ Khảo sát thực trạng của hệ quản trị thư viện tích hợp Ilib 3.6 tại Trung tâm
Thông tin Tư liệu Học viện Ngoại giao.
+ Đưa ra những nhận xét đánh giá; từ đó đề xuất những giải pháp nhằm nâng
cao hiệu quả ứng dụng phần mềm Ilib 3.6 trong hoạt động của TTTTTL.
4. Giả thuyết nghiên cứu

9


Việc ứng dụng công nghệ thông tin tại TTTTTL còn nhiều hạn chế,
chưa theo kịp với sự phát triển của ngành nghề, cũng như chưa phục vụ người
dùng tin một cách hiệu quả nhất. Nếu Trung tâm được đầu tư nâng cao hiệu
quả ứng dụng phần mềm Ilib 3.6 trong hoạt động thư viện, sẽ nâng cao hơn
nữa chất lượng đạo tạo và nghiên cứu ở Học viện Ngoại giao.
Ngoài ra, những cơ quan thông tin nào đang quan tâm đến phần mềm
thư viện tích hợp sẽ thấy được những mặt mạnh, cũng như những hạn chế của
phần mềm Ilib.
Việc nghiên cứu đề tài trên có thể giúp đơn vị cung cấp hoàn thiện phần
mềm quản trị thư viện tích hợp Ilib.
5. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
5.1 Đối tƣợng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là: Ứng dụng hệ quản trị thư viện tích
hợp Ilib 3.6 tại Trung tâm Thông tin Tư liệu Học viện Ngoại giao.
5.2 Phạm vi nghiên cứu
Đề tài tập trung nghiên cứu thực trạng ứng dụng hệ quản trị thư viện
tích hợp Ilib 3.6 tại Trung tâm Thông tin Tư liệu Học viện Ngoại giao giai
đoạn từ khi bắt đầu ứng dụng phần mềm thư viện tích hợp Ilib cho đến nay.

Ngoài ra, đây là một nguồn tài liệu tham khảo cho các thư viện quan
tâm đến việc ứng dụng hệ quản trị thư viện tích hợp Ilib. Các thư viện sẽ thấy
được mặt mạnh cũng như những hạn chế trong việc quyết định sử dụng một
hệ quản trị dành cho thư viện mình. Từ đó, giúp cho nhà cung cấp ngày càng
hoàn thiện và nâng cấp phần mềm đáp ứng yêu cầu hoạt động nghiệp vụ
thông tin thư viện.
Bên cạnh đó, đây sẽ là nguồn tài liệu cho các sinh viên muốn tìm hiểu
sâu hơn nữa về hệ quản trị thư viện tích hợp, là nguồn tham khảo cho việc
viết tiểu luận, khóa luận, luận văn.
8. Dự kiến kết quả và bố cục của công trình

11


Là công trình có độ dài khoảng 90 trang, khổ giấy A4.
Với đề tài nghiên cứu nói trên, căn cứ mục đích và nhiệm vụ nghiên
cứu đặt ra, ngoài phần mở đầu, mục lục và kết luận, tài liệu tham khảo, phụ
lục. Luận văn có bố cục như sau:
Chương 1: Trung tâm Thông tin Tư liệu Học viện Ngoại giao với quá
trình triển khai ứng dụng hệ quản trị thư viện tích hợp Ilib 3.6. Chương này
giới thiệu khái quái về TTTTTL đặc điểm vốn tài liệu, người dùng tin và nhu
cầu tin, yêu cầu tin học hóa hoạt động thư viện. Tiếp đến là quá trình triển
khai ứng dụng hệ quản trị thư viện tích hợp Ilib 3.6 tại Trung tâm Thông tin
Tư liệu Học viện Ngoại giao.
Chương 2: Thực trạng ứng dụng hệ quản trị thư viện tích hợp Ilib 3.6
tại Trung tâm Thông tin Tư liệu. Đây một trong những chương khá quan trọng
của luận văn. Chương 2 nêu các đặc trưng chức năng và công nghệ của phần
mềm Ilib 3.6. Sau đó, đề cập đến thực trạng ứng dụng của các phân hệ như:
phân hệ bổ sung, phân hệ biên mục, phân hệ tra cứu trực tuyến của hệ quản trị
thư viện tích hợp Ilib 3.6. Cuối cùng, tác giả đánh giá hiệu quả ứng dụng và

quá trình sáp nhập Thư viện trường Đại học Ngoại giao và Thư viện Viện
Quan hệ Quốc tế.
Trong giai đoạn năm 1961-1962, khoa Quan hệ quốc tế của trường
Kinh tế Tài chính có quyết định thành lập tổ Tư liệu nghiệp vụ Ngoại giaotiền thân của Thư viện Đại học Ngoại giao sau này. Nhiệm vụ của tổ Tư liệu
nghiệp vụ là quản lý và khai thác số tài liệu đã có và đang được bổ sung về
vấn đề ngoại giao và quan hệ quốc tế. Tài liệu của tổ Tư liệu nghiệp vụ Ngoại
giao gồm sách tiếng Nga về chính sách đối ngoại Liên Xô, giáo trình quan hệ
quốc tế, lịch sử Đảng Cộng sản Liên Xô do Học viện Quan hệ Quốc tế Mátxcơ-va tặng.

13


Tháng 1/1963, khoa Quan hệ quốc tế tách ra khỏi trường Đại học Kinh
tế Tài chính để thành lập trường Cán bộ Ngoại giao- Ngoại thương. Nhà
trường thành lập phòng Tư liệu nghiệp vụ. Năm 1965, nhà trường thành lập
Thư viện.
Năm 1976, trường Đại học Ngoại giao và Ngoại thương tách làm hai
trường là trường Đại học Ngoại giao và trường Đại học Ngoại thương.
Năm 1977, Viện Quan hệ Quốc tế được thành lập, để làm tốt công tác
thông tin đối ngoại, Viện đã thành lập Ban Thông tin Tư liệu do đồng chí
Nguyễn Tân Cưu làm trưởng ban.
Năm 1984-1985 Ban Thông tin Tư liệu và Bộ phận Thư viện sáp nhập
gọi là Ban Thông tin- Thư viện do đồng chí Bùi Xuân Ninh làm trưởng ban.
Năm 1987, Viện Quan hệ Quốc tế và Trường Đại học Ngoại giao sáp
nhập, Thư viện của Trường và Ban Thông tin- Thư viện của Viện Quan hệ
Quốc tế sáp nhập thành Ban Thông tin- Thư viện gồm hai bộ phận:
+ Thông tin tư liệu và xuất bản
+ Thư viện phục vụ cán bộ, giảng viên và sinh viên.
Từ năm 2000-2007, Ban Thông tin- Thư viện đổi tên là Trung tâm
Thông tin Thư viện với nhiệm vụ thông tin chính sách đối ngoại của Việt

+ Phòng Lưu trữ, Thư viện
+ Phòng Biên tập, Trị sự Tạp chí Nghiên cứu Quốc tế
+ Phòng Thông tin, Tin học


Phòng Lưu trữ, Thư viện là đơn vị sự nghiệp thuộc TTTTTL, có chức

năng giúp Giám đốc TTTTTL và Lãnh đạo Học viện quản lý khai thác hệ
thống cơ sở dữ liệu, kho tư liệu của thư viện phục vụ nhu cầu nghiên cứu
khoa học, giảng dạy, học tập của cán bộ, giảng viên, sinh viên Học viện; lưu
trữ, bảo quản thông tin thuộc phạm vi quản lý phân cấp của Học viện và của
Bộ Ngoại giao.
Nhiệm vụ và quyền hạn:

15


1. Đáp ứng yêu cầu và tạo điều kiện thuận lợi cho người đọc trong việc sử
dụng vốn tài liệu trong thư viện;
2. Thu thập bổ sung và xử lý nghiệp vụ vốn tài liệu, bảo quản vốn tài liệu
theo đúng quy định của thư viện;
3. Nghiên cứu, ứng dụng thành tựu khoa học và công nghệ thông tin vào
công tác thư viện, từng bước hiện đại hóa thư viện Học viện đạt tiêu
chuẩn thư viện điện tử;
4. Khai thác, phát triển nguồn thông tin trong và ngoài nước; lưu trữ bảo
quản các đề tài nghiên cứu khoa học, luận án tiến sĩ, thạc sĩ, khóa luận
tốt nghiệp của cán bộ, giảng viên, sinh viên và các dạng tài liệu khác
của Học viện;
5. Hướng dẫn bạn đọc khai thác, tìm kiếm, sử dụng có hiệu quả nguồn tài
liệu và các sản phẩm dịch vụ thông tin- thư viện phù hợp với quy định

trong Học viện; biên tập in ấn, phát hành Tạp chí Nghiên cứu Quốc tế; các
công trình nghiên cứu khoa học của Học viện Ngoại giao và Bộ Ngoại giao
theo yêu cầu của Lãnh đạo Bộ Ngoại giao; sách chuyên khảo, giáo trình và
các loại ấn phẩm khác phục vụ công tác giảng dạy, nghiên cứu trong Học
viện.
Về cơ cấu tổ chức phòng Biên tập Trị sự, Tạp chí Nghiên cứu Quốc tế
chia làm 02 bộ phận:
Bộ phận Biên tập, Trị sự tiến hành các thủ tục có liên quan đến việc
xuất bản tạp chí, xây dựng các chương trình hoạt động của Trung tâm, bộ
phận này có 03 nhân sự.
Bộ phận Phát hành làm công tác phát hành tạp chí, các loại giáo trình,
sách tham khảo mà Học viện xuất bản, bộ phận này chỉ có 01 nhân sự.


Phòng Thông tin, Tin học là đơn vị sự nghiệp thuộc TTTTTL có

chức năng giúp Giám đốc TTTTTL và Lãnh đạo Học viện quản lý, khai thác
và thúc đẩy việc ứng dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động quản lý
nghiệp vụ và quản lý điều hành của Học viện.
Về cơ cấu tổ chức phòng Thông tin, Tin học chia làm 02 bộ phận:

17


Bộ phận phòng hệ thống để máy chủ chịu trách nhiệm chung về
mảng công nghệ thông tin của cả Học viện. Bộ phận này gồm 02 nhân sự.
Bộ phận phòng quản lý bao quát chung công tác chuyên môn của
phòng. Bộ phận này gồm có 02 nhân sự.
Sơ đồ tổ chức của TTTTTL được thể hiện bằng hình 1.1 dưới đây:
BAN GIÁM ĐỐC TTTTTL


PHÒNG
QUẢN LÝ

PHÒNG ĐỌC
TÀI LIỆU, BÁO
VÀ TẠP CHÍ

Hình 1.1: Sơ đồ tổ chức Trung tâm Thông tin Tư liệu
Có thể nói, TTTTTL Học viện Ngoại giao với một đội ngũ cán bộ tuy
không đông về số lượng, nhưng với sức trẻ, đầy nhiệt huyết và lòng yêu nghề
sẽ dễ dàng tiếp thu những cái mới, có khả năng nắm bắt những thay đổi về
mặt chuyên môn, nghiệp vụ cũng như về công nghệ thông tin, biết sử dụng
thành thạo, các trang thiết bị có trong TTTTTL. Các cán bộ nơi đây có tinh

18


thần trách nhiệm cao, thái độ phục vụ nhiệt tình, biết tư vấn, hướng dẫn người
dùng tin cách tiếp cận với vốn tài liệu của TTTTTL.
1.1.2 Vốn tài liệu
Trong Pháp lệnh Thư viện (Điều 3, mục 2) có viết: “Vốn tài liệu thư
viện là những tài liệu được sưu tầm, tập hợp theo nhiều chủ đề, nội dung nhất
định, được xử lý theo qui tắc, qui trình khoa học của nghiệp vụ thư viện, để tổ
chức phục vụ người đọc đạt được hiệu quả cao và được bảo quản”[1].
Vốn tài liệu là một yếu tố quan trọng cho sự ra đời, tồn tại và phát triển
và là yếu tố không thể thiếu của mỗi thư viện. Vốn tài liệu là tài sản quý giá là
sức mạnh và cũng là niềm tự hào của mỗi thư viện. Vốn tài liệu càng phong
phú thì khả năng đáp ứng nhu cầu của độc giả ngày càng lớn.
Hiện nay, phòng Lưu trữ- Thư viện đang sở hữu một khối lượng vốn tài

Việt Nam

2

Tiếng

Tiếng

Tiếng

Anh

Pháp

Nga

Tổng số

10725

756

477

36

11994

Quan hệ quốc tế


277

456

110

1309

5

Mỹ

850

1818

229

300

3197

6

Nga

317

400


445

2521

9

Châu Á

1479

2113

332

454

4378

10

Châu Phi

41

322

11

Trung Đông


15

Sách Quỹ Ford

921

921

16

Sách Đa phương

364

437

17

Sách Luật Lahay

18

Sách giáo trình
TỔNG SỐ

73

363
93