Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa Quản trị văn phòng
MỤC LỤC

MỤC LỤC................................................................................................................1
PHỤ LỤC................................................................................................................2
LỜI MỞ ĐẦU..........................................................................................................1
PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG..............................................3
CỦA UBND HUYỆN SÓC SƠN............................................................................3
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện
Sóc Sơn..............................................................................................................3
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Sóc Sơn............3
2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND huyện Sóc Sơn...............................8
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu của văn phòng HĐND –
UBND huyện Sóc Sơn.......................................................................................8
1. Vị trí, chức năng..................................................................................8
2. Nhiệm vụ, quyền hạn..........................................................................9
3. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND – UBND huyện Sóc Sơn
.........................................................................................................................10
4. Bản mô tả công việc của lãnh đạo văn phòng...................................11
III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính
của UBND huyện Sóc Sơn..............................................................................13
1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng...........................................13
1.1. Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng
tham mưu tổng hợp, giúp việc đảm bảo hậu cần.............................................13
1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác
thường kỳ của UBND huyện Sóc Sơn.............................................................15
1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 cuộc hội nghị của UBND huyện Sóc
Sơn...................................................................................................................16
1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ

I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu điểm, nhược điểm trong công
tác hành chính văn phòng của UBND huyện Sóc Sơn....................................54
1. Công tác văn phòng...........................................................................54
2. Công tác văn thư, lưu trữ...................................................................56
2.2. Công tác lưu trữ..............................................................................57
II. Đề xuất những giải pháp đối với cơ quan thực tập...........................58
1. Cấp lãnh đạo:.....................................................................................58
2. Công tác văn phòng...........................................................................58
3. Công tác văn thư...............................................................................59
4. Công tác lưu trữ.................................................................................60
KẾT LUẬN............................................................................................................62
PHỤ LỤC.................................................................................................................1
PHỤ LỤC

Nguyễn Thị Ngọc Hân lớp QTVP K7A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa Quản trị văn phòng
LỜI MỞ ĐẦU

Ngày nay, trong xu hướng đổi mới đất nước toàn diện công nghiệp hóa –
hiện đại hóa toàn cầu trên tất cả các nghành, các lĩnh vực đều không ngừng phấn
đấu góp phần xây dựng đất nước và đáp ứng nhu cầu xã hội trong thời kỳ đổi mới.
Văn phòng ngày càng chứng tỏ được tầm quan trọng của mình trong sự hình thành
và phát triển của một cơ quan, tổ chức. Văn phòng là nơi tiếp nhận xử lý thông tin,
là bộ máy tham mưu, giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong công tác quản lý điều

Báo cáo thực tập tốt nghiệp


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa Quản trị văn phòng

luôn tạo môi trường hòa đồng thân thiện giúp em dễ dàng hòa nhập với môi trường
mới, luôn động viên nhắc nhở để em có thể hoàn thành tốt mọi công việc.
Gần 2 tháng thực tập tại UBND huyện Sóc Sơn, em nhận thấy công tác văn
phòng không đơn giản như những gì em học trên sách vở, từ đó em có sự so sánh,
đối chiếu giữa lý luận với thực tiễn. Những vấn đề mà em nghiên cứu và tìm hiểu
đã được sắp xếp tương ứng với các phần của báo cáo, cụ thể như sau:
Phần I. Khảo sát về công tác văn phòng của UBND huyện Sóc Sơn
Phần II. Nghiệp vụ hành chính của UBND huyện Sóc Sơn
Phần III. Kết luận và đề xuất kiến nghị
Phần IV. Phụ lục
Trong quá trình thực tập, em đã nhận được sự hướng dẫn tận tình, sự động
viên, giúp đỡ, chia sẻ của các thầy cô giáo trong khoa Quản trị văn phòng; bên
cạnh đó phải kể đến sự chỉ bảo, giúp đỡ nhiệt tình của các cô chú, anh chị cán bộ ở
văn phòng đã tao điều kiện, niềm tin cho bản than em hoàn thành tốt công việc.
Qua đây em cũng xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến lãnh đạo Uỷ ban nhân dân
huyện Sóc Sơn chủ tịch Vương Văn Bút, chánh văn phòng Đỗ Thu Nga đã tiếp
nhận em về cơ quan kiến tập. Em xin cảm ơn anh Trần Kiên, chị Hoàng Thị Thu
Linh, anh Đặng Minh Quý là các cán bộ văn phòng đã truyền đạt cho em những
kiến thức quý báu về kĩ năng nghiệp vụ như: soạn thảo văn bản, cách tổ chức 01
cuộc hội nghị… Đồng thời em xin gửi lời cảm ơn đến các thầy, cô của khoa Quản
trị văn phòng đã cho em những hệ thống lý thuyết và cơ sở lý luận phục vụ thiết
thực đợt thực tập này.
Mặc dù bản thân đã có nhiều cố gắng nhưng do còn nhiều hạn chế về kinh

trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh và thực
hiện các chính sách khác trên địa bàn.
UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần bảo
đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ trung
ương tới cơ sở.
* Nhiệm vụ, quyền hạn
+ Trong lĩnh vực kinh tế

Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân
dân huyện thông qua để trình UBND tỉnh phê duyệt; tổ chức và kiểm tra việc thực
hiện kế hoạch đó;
Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách
địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyết toán ngân sách
địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong trường hợp cần
thiết trình HĐND huyện quyết định và báo cáo UBND, cơ quan tài chính cấp trên
trực tiếp;
Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra UBND xã, thị
trấn xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra nghị quyết của HĐND xã, thị
trấn về thực hiện ngân sách địa phương theo quy định của pháp luật;
Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã, thị trấn.
Nguyễn Thị Ngọc Hân lớp QTVP K7A

3

Báo cáo thực tập tốt nghiệp


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa Quản trị văn phòng

thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn;
Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại,
dịch vụ, du lịch trên địa bàn.
+ Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải

Nguyễn Thị Ngọc Hân lớp QTVP K7A

4

Báo cáo thực tập tốt nghiệp


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa Quản trị văn phòng

Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây
dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện; quản lý việc thực hiện
quy hoạch xây dựng đã được duyệt;
Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng cơ sở
theo sự phân cấp;
Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực hiện
pháp luật về xây dựng; tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở; quản lý đất ở và
quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn;
Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân cấp
của Uỷ ban nhân dân tỉnh.
+ Trong lĩnh vực văn hóa, thông tin, giáo dục, y tế, xã hội và thể dục thể
thao.
Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông tin, thể
dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau khi được

nhân đạo.
+ Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường, UBND
huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụ sản
xuất và đời sống nhân dân ở địa phương;
Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu quả
thiên tai, bão lụt;
Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường và chất
lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm và hàng hoá trên địa bàn huyện; ngăn
chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất lượng tại địa phương.
+ Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội, UBND
huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang và
quốc phòng toàn dân; thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện; quản
lý lực lượng dự bị động viên; chỉ đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự vệ,
công tác huấn luyện dân quân tự vệ;
Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quyết định việc nhập ngũ,
giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trường hợp vi
phạm theo quy định của pháp luật;
Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xây
dựng lực lượng công an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước; thực
hiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi
vi phạm pháp luật khác ở địa phương;
Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý hộ
khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương;
Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ an
ninh, trật tự, an toàn xã hội.
+ Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, UBND
Nguyễn Thị Ngọc Hân lớp QTVP K7A


Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn;
Tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án theo quy định của pháp luật;
Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nhà nước; tổ
chức tiếp dân, giải quyết kịp thời khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân;
hướng dẫn, chỉ đạo công tác hoà giải ở xã, thị trấn.
+Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính,
UBND huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu HĐND theo quy
định của pháp luật;
Nguyễn Thị Ngọc Hân lớp QTVP K7A

7

Báo cáo thực tập tốt nghiệp


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa Quản trị văn phòng

Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan
chuyên môn thuộc UBND cấp mình theo hướng dẫn của UBND cấp trên;
Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp của
Uỷ ban nhân dân cấp trên;
Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện;
Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành chính ở
địa phương trình HĐND cùng cấp thông qua để trình cấp trên xem xét, quyết định.
2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND huyện Sóc Sơn
(Xem phụ lục 01)
UBND huyện bao gồm:


tập trung thống nhất, sự chỉ đạo điều hành mọi mặt của lãnh đạo UBND huyện Sóc
Sơn và đảm bảo cơ sở vật chất cho UBND huyện hoạt động. Chức năng của văn
phòng được thể hiện ở hai loại công tác:
- Công tác tham mưu tổng hợp: Công tác này, văn phòng phải là người
nghiên cứu, tổng hợp, xử lý tài liệu và đề xuất ý kiến với lãnh đạo cơ quan để lãnh
đạo phê duyệt, tổ chức cộng việc, điều hành và quản lý bộ máy thực hiện chức
năng nhiệm vụ của UBND theo quy định của pháp luật hiện hành.
- Công tác hậu cần: Văn phòng là bộ phận chịu trách nhiệm quản lý sử dụng
và mua sắm các trang thiết bị, cơ sở vật chất cho cơ quan, văn phòng vừa nghiên
cứu, đề xuất ý kiến, tham mưu cho lãnh đạo về tình hình cơ sở vật chất cho cơ
quan để cơ quan đạt được hiệu quả trong công tác.
Tham mưu và tổng hợp có mối quan hệ chặt chẽ với nhau vè đều nhằm phục
vụ nhu cầu thực hiện công tác trong hoạt động quản lý, chỉ đạo điều hành của lãnh
đạo UBND huyện Sóc Sơn.
2. Nhiệm vụ, quyền hạn
 Công tác tham mưu - tổng hợp
- Trình Thủ trưởng cơ quan chương trình làm việc, kế hoạch công tác hàng
tuần, tháng, quý, sáu tháng và cả năm của UBND huyện Sóc Sơn theo quy định
của pháp luật.
- Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ cộng tác lãnh đạo,
chỉ đạo, điều hành của UBND và Chủ tịch UBND theo quy định của pháp luật.
Thực hiện công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất được giao theo quy định
của pháp luật.
- Giúp UBND và Chủ tịch UBND giữ mối quan hệ phối hợp công tác với
Huyện uỷ , HĐND huyện, Ủy ban Mặt trận tổ quốc và các đoàn thể.
- Chủ trì soạn thảo các đề án, dự thảo văn bản theo phân công của Chủ tịch
UBND; theo dõi, đôn đốc các trạm. Công tác soạn thảo, chuẩn bị các đề án được
phân công phụ trách.
- Có ý kiến thẩm tra độc lập đối với các đề án, dự thảo văn bản trình UBND,

thực hành tiết kiệm, chống lãng phí trong phạm vi của văn phòng theo quy định
của pháp luật.
- Lập dự trù kinh phí hàng năm của Ủy ban nhân dân.
 Công tác hậu cần
- Bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của UBND
- Quản lý tài sản, trang thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật được giao theo quy
định của pháp luật.
3. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND – UBND huyện Sóc Sơn
- 01 Chánh văn phòng
- 02 Phó Chánh văn phòng
- 10 chuyên viên
- 06 lái xe
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND – UBND
(xem phụ lục 02)
Nguyễn Thị Ngọc Hân lớp QTVP K7A

10

Báo cáo thực tập tốt nghiệp


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa Quản trị văn phòng

4. Bản mô tả công việc của lãnh đạo văn phòng
a) Chánh Văn phòng
Chánh Văn phòng Đỗ Thu Nga
- Là thủ trưởng Văn phòng, lãnh đạo và điều hành toàn diện các lĩnh vực
công tác của Văn phòng theo chức năng, nhiệm vụ và qui chế làm việc của Văn


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa Quản trị văn phòng

- Thực hiện nhiệm vụ theo uỷ quyền của Chủ tài khoản - Thủ trưởng cơ
quan ký duyệt các hợp đồng, chứng từ thanh toán của Văn phòng và các phòng
ban, đoàn thể sử dụng tài khoản của UBND huyện; chịu trách nhiệm tham mưu
cho Chủ tịch và Chủ tài khoản việc đảm bảo ngân sách cho các hoạt động của cơ
quan UBND huyện, các phòng ban, đoàn thể.
- Trực tiếp phụ trách bộ phận tài vụ, bộ phận công nghệ thông tin; phụ trách
các lĩnh vực do các Phó Văn phòng phụ trách khi các Phó Văn phòng vắng mặt, đi
công tác.
b) Phó văn phòng
* Phó Văn phòng Dương Văn Thay
- Giúp Chánh Văn phòng tham mưu cho UBND huyện (trực tiếp cho Chủ
tịch, các Phó Chủ tịch UBND huyện) trong chỉ đạo, điều hành các lĩnh vực công
tác sau:
+ Khối Văn hoá - Xã hội (bao gồm các lĩnh vực giáo dục - đào tạo, dạy
nghề, lao động, chính sách xã hội, y tế, dân số - kế hoạch hoá gia đình, văn hoá
thông tin, thể dục thể thao, gia đình, trẻ em).
+ Các nhiệm vụ do Phó Chủ tịch UBND huyện phụ trách khối văn hoá - xã
hội làm trưởng ban chỉ đạo.
- Giúp Chánh Văn phòng tham mưu, giúp việc cho Thường trực HĐND
huyện.
- Giúp Chánh Văn phòng điều hành công tác hành chính trong Văn phòng;
trực tiếp phụ trách các bộ phận: bảo vệ, lái xe; điều phối hoạt động của các bộ phận
này đảm bảo các điều kiện, phục vụ hoạt động của HĐND và UBND huyện, các
phòng ban cơ quan UBND huyện; bảo vệ và quản lý tài sản trong cơ quan; theo dõi
và ký xác nhận các chứng từ thanh toán của các bộ phận phụ trách.

III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính
của UBND huyện Sóc Sơn
1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng
1.1. Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham
mưu tổng hợp, giúp việc đảm bảo hậu cần
Văn phòng là một bộ phận cấu thành, giúp việc của 1 cơ quan, tổ chức và
doanh nghiệp mà ở đó diễn ra các hoạt động về công tác văn thư, lưu trữ; Văn
phòng còn là nơi giao tiếp, thu nhận và xử lý thông tin phục vụ cho lãnh đạo trong
công tác quản lý và đảm bảo công tác hậu cần cho cơ quan, tổ chức.
Trong cơ quan, tổ chức, ngoài văn phòng còn có các bộ phận đơn vị chuyên
môn này cũng là một bộ phận cấu thành giúp việc cho cơ quan, đều tham mưu cho
lãnh đạo cơ quan và đều tổng hợp thông tin cho lãnh đạo cơ quan. Tuy nhiên, các
bộ phận, chuyên môn này chỉ tổng hợp thông tin liên quan đến chuyên môn của
mình để tham mưu về lĩnh vực mình phụ trách. Đây cũng là sự khác biệt so với
chức năng của văn phòng. Vì văn phòng tổng hợp thông tin về nhiều vấn đề liên
quan tới hoạt động quản lý của cơ quan và tham mưu cho lãnh đạo về nhiều vấn đề
Nguyễn Thị Ngọc Hân lớp QTVP K7A

13

Báo cáo thực tập tốt nghiệp


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa Quản trị văn phòng

mà lãnh đạo phụ trách.
Để đảm bảo cho mọi hoạt động của cơ quan hoạt động thống nhất và diễn ra
thuận lợi cho việc giải quyết công việc thì văn phòng đóng 1 vai trò quan trọng.


Báo cáo thực tập tốt nghiệp


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa Quản trị văn phòng

+ Quyết định số 1258/QĐ-UBND ngày 20/02/2014 về việc ban hành Quy
chế chi tiêu nội bộ và quản lý tài sản công tại UBND huyện Sóc Sơn.
+ Một số văn bản hướng dẫn khác như về hướng dẫn lập hồ sơ, hướng dẫn
mẫu văn bản của UBND…
Ví dụ: Về việc tổ chức Hội nghị thi đua khen thưởng những đơn vị cá nhân
có thành tích xuất sắc trong tháng 12 năm 2014 thuộc UBND huyện Sóc Sơn, văn
phòng cần làm những cong việc sau:
- Văn phòng trực tiếp tham mưu cho lãnh đạo hình thức xét duyệt chỉ tiêu và
các hình thức khen thưởng. Sau đó tổng hợp các thành tích đã đạt được của các
đơn vị, cá nhân có thành tích xuất sắc trong tháng 12/2014. Trình lãnh đạo xem và
xin ý kiến chọn lựa những đơn vị, cá nhân xuất sắc nhất.
Sau khi lãnh đạo ký Quyết định khen thưởng, văn phòng giúp lãnh đạo lên
kế hoạch tổ chức Hội nghị, lên danh sách những đơn vị, cá nhân được khen
thưởng, gửi giấy mời tới họ.
Văn phòng giúp lãnh đạo chuẩn bị Hội nghị và đảm bảo công tác hậu cần
như: trang thiết bị tổ chức Hội nghị, tiếp khách, đãi khách, tặng quà…
1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác
thường kỳ của UBND huyện Sóc Sơn.
Sơ đồ quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của UBND
huyện Sóc Sơn (xem phụ lục 03)
Chương trình, kế hoạch công tác là một văn bản trong đó thể hiện các mục
tiêu và giải pháp hệ thống, cụ thể với cách thức, trình tự, thời hạn nhất định nhằn

- Chương trình công tác vẫn có sự thay đổi trong quá trình thực hiện do một
số công việc đột xuất xảy ra.
1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 cuộc hội nghị của UBND huyện Sóc
Sơn
(Xem phụ lục 04)
Đối với những cuộc họp của các đơn vị thuộc UBND được tổ chức tại đơn
vị đó, Văn phòng không tham gia.
Đối với các Hội nghị, Hội thảo, cuộc họp do Lãnh đạo UBND chủ trì, Văn
phòng tổ chức thực hiện các bước sau:
B1. Xây dựng kế hoạch
Lãnh đạo đề ra chủ trương tiến hành hội nghị, giao cho đơn vị chủ trì và lên
kế hoạch tổ chức Hội nghị.
B2. Chuẩn bị Hội nghị
Đơn vị được giao chủ trì tổ chức Hội nghị dự toán kinh phí thực hiện, trình
Lãnh đạo phê duyệt, chuyển Phòng Tài chính – Kế hoạch xem xét dự trù.
Đơn vị chủ trì (hoặc phối hợp với các đơn vị có liên quan) tiến hành tổ chức
các nội dung chương trình, cơ sở vật chất dựa trên cơ sở dự toán đã được phê
duyệt.
B3. Tổ chức Hội nghị
Nguyễn Thị Ngọc Hân lớp QTVP K7A

16

Báo cáo thực tập tốt nghiệp


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa Quản trị văn phòng


Nguyễn Thị Ngọc Hân lớp QTVP K7A

17

Báo cáo thực tập tốt nghiệp


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa Quản trị văn phòng

nước về văn hóa công sở của UBND huyện Sóc Sơn.
Việc triển khai nghi thức nhà nước về văn hóa công sở tại UBND huyện Sóc
Sơn được thực hiện tương đối nghiêm túc.
- Nội quy cơ quan được đóng tại mỗi tầng của trụ sở UBND huyện Sóc Sơn
nhằm tạo cho các CBCC, VC trong UBND có tinh thần, thái độ thực hiện nghiêm
túc theo nề nếp.
- Về giao tiếp ứng xử thì cán bộ có thái độ lịch sự, tôn trọng; đặc biệt là khi
tiếp xúc với nhân dân, đánh giá chung là tập thể cán bộ, công nhân viên đã có thái
độ phù hợp và chủ động lắng nghe ý kiến phản hồi của nhân dân.
- Việc bài trí công sở được thực hiện nghiêm túc, treo Quốc kỳ, Quốc huy
theo đúng quy định, phòng làm việc được bài trí đảm bảo trang nghiêm, hợp lý.
- Tổ chức bàn trà tiếp khách, có nghi thức tiếp khách lịch sự, thân thiện,
nhiệt tình;
- Khuôn viên phía trước luôn được vệ sinh sạch sẽ, có khu để xe không làm
ảnh hưởng đến hoạt động giao thông trên đường phố;
- Luôn tạo mối quan hệ hợp tác, gần gũi, giúp đỡ giữa cán bộ với chuyên
viên và giữa chuyên viên với lãnh đạo, từ đó tạo không khí làm việc thân thiện,
hiệu quả, thống nhất;
- Các CBCC, VC trong UBND khi đến làm việc với trang phục gọn gàng,

đơn vị soạn thảo sẽ phải qua văn thư văn phòng kiểm tra về mặt thể thức rồi trình
lãnh đạo ký sau đó quay lại văn thư để lấy số, đăng ký vào sổ, nhân bản, đóng dấu
và ban hành.
* Ưu điểm
Công tác văn thư của UBND huyện đã đảm bảo tương đối các yêu cầu của
công tác văn thư trong hoạt động làm việc, đúng quy định của nhà nước. Đó là các
yêu cầu sau đây: Nhanh chóng, Chính xác, Bí mật, Hiện đại. Từ đó cung cấp kịp
thời đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ quản lý nhà nước của cơ
quan.
Một số khâu nghiệp vụ của văn thư đã được thực hiện tốt như việc: xây
dựng và ban hành văn bản, quản lý và giải quyết văn bản đi đến, quản lý sử dụng
con dấu.
* Nhược điểm
Cùng với kết quả đạt được trong hoạt động công tác văn thư của UBND
huyện để hoàn thiện hơn, công tác văn thư của UBND huyện cần khắc phục 1 số
tồn tại dưới đây:
- Cần quán triệt một cách đầy đủ trong tất cả các khâu nghiệp vụ như đánh
máy văn bản, đăng ký văn bản, chuyển giao văn bản,…
- Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư gắn liền với
việc sử dụng các phương tiện kỹ thuật và tổ chức văn phòng hiện đại tại UBND
huyện cần được tiến hành từng bước, phù hợp với trình độ khoa học công nghệ
chung của đất nước cũng như điều kiện cụ thể của UBND huyện.
Nguyễn Thị Ngọc Hân lớp QTVP K7A

19

Báo cáo thực tập tốt nghiệp


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Hoạt động kiểm tra công tác văn thư của các đơn vị thuộc UBND được tiến
hành hằng năm. Văn phòng UBND là đơn vị có trách nhiệm tổ chức kiểm tra hằng
năm với Lãnh đạo, trong đó lãnh đạo văn phòng là người trực tiếp chỉ đạo kiểm tra
Nguyễn Thị Ngọc Hân lớp QTVP K7A

20

Báo cáo thực tập tốt nghiệp


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa Quản trị văn phòng

và đánh giá tình hình thực hiện công tác văn thư của toàn cơ quan.
3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ
Công tác lưu trữ của Cơ quan rất được chú trọng về các mặt như: Công tác
thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ, chỉnh lý tài liệu lưu trữ, bảo quản sử dụng tài liệu
lưu trữ. Ngày nay, công tác lưu trữ ngày càng được chú trọng, vì thế trách nhiệm
của lãnh đạo cơ quan và lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo nghiệp vụ lưu trữ
của cơ quan là rất lớn.
* Đối với lãnh đạo UBND huyện Sóc Sơn
- Ban hành một số văn bản về chỉ đạo công tác lưu trữ của cơ quan; ban
hành một số quy chế về việc sử dụng tài liệu lưu trữ.
- Trực tiếp chỉ đạo thực hiện việc kiểm tra trước, kiểm tra trong, kiểm tra cơ
sau và kiểm tra đột xuất việc thực hiện nghiệp vụ lưu trữ của cán bộ văn thư – lưu
trữ.
- Kiểm tra định kỳ phòng, ban chuyên môn trong công tác lưu trữ.
Bên cạnh đó, lãnh đạo UBND vẫn còn lơ là việc kiểm tra việc thực hiện
nghiệp vụ lưu trữ của cán bộ, chuyên viên trong UBND, vẫn chưa nghiêm khắc

LỊCH CÔNG TÁC CỦA LÃNH ĐẠO HUYỆN ỦY- HĐND - UBND HUYỆN
(Từ ngày 20/4 đến ngày 26/4 năm 2015)

Thứ /
ngày

Thứ
2
20/4

Thứ

Buổi

Nội dung công việc

Lãnh đạo chủ trì

Đơn vị thực
hiện

Địa điểm

sáng
Chiề
u
sáng

3
21/4

22

Báo cáo thực tập tốt nghiệp


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa Quản trị văn phòng

ứ6
24/4

Chiề
u
Ví dụ: Lịch công tác tuần từ 20/4/2015 đến 26/04/2015)

Nguyễn Thị Ngọc Hân lớp QTVP K7A

23

Báo cáo thực tập tốt nghiệp