Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
PHẦN PHỤ LỤC.................................................................................................2
Lời Mở Đầu..........................................................................................................1
PHẦN I.................................................................................................................3
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CƠ QUAN KIẾN TẬP..........3
I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào
tạo..................................................................................................................................................3
1. Chức năng, vị trí.........................................................................................................................3
2. Nhiệm vụ quyền hạn:.................................................................................................................3
3. Cơ cấu tổ chức bộ máy của Trung tâm nghiên cứu khoa học và đào tạo...................................7
II. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của TTNCKH và
Đào tạo.........................................................................................................................................11
1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng.......................................................................................11
1.1. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của văn phòng.........................................................11
1.1.1 Chức năng:...........................................................................................................................11
1.1.2) Nhiệm vụ:...........................................................................................................................11
1.1.3) Sơ đồ cơ cấu của phòng hành chính tổng hợp (Phụ lục 2)..................................................13
2. Xây dựng bản mô tả công việc..................................................................................................13
III. Khảo sát tình hình, tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Trung tâm
nghiên cứu khoa học và đào tạo...................................................................................................14
1.Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng....................................................................................14
1.1 Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp
việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan..........................................................................................14
1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng công tác thường kỳ của cơ quan. (Xem Phụ Lục 3)...15
1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức một hội nghị của cơ quan mà trong đó sinh viên thực tập được
tham gia (xem phụ lục 4)..............................................................................................................15
4. Quy trình tổ chức hội nghị của Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo............................50
5. Xây dựng mô hình vắn phòng hiện đại cho Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo. Nhận
xét ưu nhược điểm của mô hình văn phòng này...........................................................................51
6. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng tại Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo.
......................................................................................................................................................52
Phần III..............................................................................................................53
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ........................................................53
I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công táchành chính văn phòng
Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo.................................................................................53
II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm và khắc phục những nhược điểm...................55
LỜI CẢM ƠN....................................................................................................57
PHẦN PHỤ LỤC.................................................................................................1
PHẦN PHỤ LỤC
Sinh viên Đỗ Đức Nghĩa
Lớp: QTVP K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Lời Mở Đầu
Đấtnước ta đang có những sự thay đổi lớn về mọi mặt, đời sống và kinh
tế, xã hội việc phát triển và hội nhập đó có những thuận lợi lớn cũng như những
thách thức không hề nhỏ đối với người dân cũng như các cấp quản lý xã hội ,
nâng cao chất lượng quản lý và kiến thức người dân là gì? Làđể để tự tạo cơ hội
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
sinh viên đi thực tập tại cơ quan, tổ chức, công ty, đơn vị sự nghiệp trên nhiều
địa phương trên cả nước đây chính là đợt thực hành thứ hai, đợt quan trọng nhất,
cơ hội mà chúng em có thể tiếp xúc, có thể làm quen với công việc mà tương lai
khi ra trường chúng em có thể sẽ theo công việc này và xin được công việc đúng
chuyên ngành mình theo học. Thực tậplà học việc, tập làm quen với công việc,
nhận những công việc mà các nhân viên , cán bộ văn phòng khác, lãnh đạo cơ
quan giao phó để mình hoàn thiện thêm các kĩ năng của mình, những điều thắc
mắc trên lớp mà giờ mới có cơ hội được thực hành, các anh chị, chú bác sẽ nắm
bắt tình hình và giao cho những công việc phù hợp với khả năng để rèn luyện
thêm kĩ năng cho sinh viên thực tập.
Được sự đồng ý của nhà trường và khoa Quản trị văn phòng cũng như
được sự chấp thuận của Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo- đơn vị trực
thuộc Sở giao thông vận tải thành phố Hà Nội. Em đã được thực tập tại Trung
tâm trong thời gian một tháng bắt đầu từ ngày 12/5/2015 tới ngày 29/04/2014 .
Trong thời gian thực tậpvới sựhướng dẫn của anh Đỗ Trọng Tiến – Phó Phòng
Hành chính tổng hợp, em đã tìm hiểu và được tình hình thực tế và làm quen với
công việc người cán bộ văn phòng. Cùng với được tiếp thu một số kinh nghiêm
vô cùng quý báu, học thêm được những kĩ năng người làm văn phòng hi vọng
rằng những kĩ năng và kinh nghiệm này sẽ giúp cho em vững bước xin việc,
công tác và làm việc tại cơ quan tổ chức sau khi ra trường được tốt đẹp.
Em xin cảm ơn Khoa Quản trị văn phòng – Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội ; Lãnh đạo Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo, các anh chị trong
phòng Hành chínhTổng hợp đã chỉ bảo, tạo điều kiện cho em để em được hoàn
thành bản báo cáo thực tập này. Mặc dù có nhiều cố gắng nhưng do tiếp xúc với
vận tải.
Trung tâm nghiên cứu khoa học và đào tạo có chức năng giúp việc cho Sở
giao thông vận tải Thành phố và giúp cho Uỷ Ban Nhân Dân thành phố và thực
hiện quản lý nhà nước về giao thông vận tải bao gồm đường sắt đô thị, đường
bộ, đường thủy, vận tải và an toàn giao thông đồng thời nghiên cứu các giải
pháp về giao thông vận tải, đào tạo nhân lực ngành giao thông, đào tạo và cấp
giấy phép lái xe mô tô, ô tô.
2. Nhiệm vụ quyền hạn:
2.1)Trình Sở giao thông vận tải
- Các quyết định, chỉ thị, các văn bản quy định việc phân công phân cấp
quản lý giao thông vận tải, đào tạo, nghiên cứu khoa học trong phạm vi thẩm
quyền của Sở giao thông vận tải.
- Các quy hoạch phát triển, kế hoạch đào tạo dài hạn 5 năm và hàng năm,
chương trình, dự án công trình quan trọng thuộc các lĩnh vực về đào tạo, nghiên
cứu phát triển giao thông phù hợp với quy hoạch phát triển tổng thể phát triển
Sinh viên Đỗ Đức Nghĩa
3
Lớp: QTVP K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
kinh tế xã hội của địa phương, quy hoạch vùng, các quy hoạch phát triển ngành
chuyên ngành của sở.
- Chương trình biện pháp tổ chức thực hiện các nhiệm vụ cải cách hành chính
nhà nước trong lĩnh vực quản lý nhà nước của Trung tâm trên địa bàn thành
Lớp: QTVP K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
thông trên địa bàn thành phố được cấp thẩm quyền phê duyệt;
-Thực hiện chức năng chủ đầu tư hoặc được ủy quyền chủ đầu tư xây
dựng, duy trì, bảo dưỡng, cải tạo, sửa chữa, nâng cấp công trình chuyên ngành
giao thông vận tải thuộc vốn của thành phố, của Trung ương hoặc nguồn vốn
khác theo quy định của pháp luật;
- Thẩm định, phê duyệt các dự án đầu tư xây dựng chuyên ngành giao
thông vận tải theo phân cấp, ủy quyền của UBND thành phố và theo quy định
của pháp luật;
- Thực hiện chức năng quản lý giám sát kỹ thuật, chất lượng xây dựng các
công trình chuyên ngành giao thông vận tải trên địa bàn thành phố theo quy định
của pháp luật;
- Giúp UBND thành phố tổ chức đấu thầu, giao thầu hoặc đặt hàng, kiểm
tra, thanh quyết toán tài chính cho các nhà thầu về đầu tư xây dựng kết cấu hạ
tầng giao thông;
- Tổ chức quản lý hệ thống mạng lưới hạ tầng giao thông của thành phố,
gồm: cầu đường bộ, hè phố, đường phố, dải phân cách, hệ thống biển báo hiệu
đường bộ, đèn tín hiệu điêu khiển giao thông, hầm dành cho người đi bộ sang
đường, hầm cơ giới đường bộ, cầu dành cho người đi bộ sang đường, tuynel kỹ
thuật;
- Thỏa thuận cấp giấy phép cho các tổ chức, cá nhân có nhu cầu về đấu
nối các công trình giao thông, cải tạo sửa chữa kết cấu hạ tầng giao thông;
2.4) Thực hiện công tác về an toàn giao thông:
- Chủ trì, phối hợp tổ chức thực hiện các đề án về đảm bảo an toàn giao
chuyên ngành giao thông vận tải, an toàn giao thông trên địa bàn thành phố theo
quy định của pháp luật;
2.7) Quản lý, khai thác thông tin, ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ
thuật:
- Hướng dẫn và tổ chức thực hiện việc quản lý, sử dụng, lưu trữ, cập nhật
và chỉnh lý các hồ sơ tài liệu có liên quan đến hệ thống đào tạo công trình giao
thông vận tải (đường bộ, đường thủy nội địa) do UBND thành phố giao cho Sở
quản lý;
- Tổ chức và chỉ đạo thực hiện công tác nghiên cứu ứng dụng tiến bộ khoa
học – kỹ thuật và công nghệ mới trong ngành giao thông vận tải;
- Trình Sở, thành phố chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện các
nhiệm vụ về cải cách hành chính nhà nước thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước
được giao;
- Thực hiện hợp tác quốc tế về các lĩnh vực quản lý của Trung tâm theo
quy định của pháp luật và sự phân công, ủy quyền của Sở giao thông.
2.8) Công tác quản lý tài chính:
- Quản lý tài chính, tài sản được giao và tổ chức thực hiện ngân sách được
phân bổ theo quy định của pháp luật và phân cấp của UBND thành phố.
Sinh viên Đỗ Đức Nghĩa
6
Lớp: QTVP K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.9) Công tác quản lý tổ chức bộ máy và cán bộ:
7
Lớp: QTVP K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Giám đốc Trung tâm thay mặt Giám đốc Trung tâm giải quyết các công việc
được phân công và chịu trách nhiệm trước Giám đốc Trung tâm về kết quả thực
hiện nhiệm vụ được phân công; chịu trách nhiệm trước Giám đốc Trung tâm,
trước Giám đốc Sở và trước pháp luật về những quyết định của mình. Những
vấn đề lớn, nhạy cảm hoặc mới phát sinh trong quá trình chỉ đạo thực hiện, phải
kịp thời báo cáo Giám đốc.
+ Trong lĩnh vực được phân công, nếu có những công việc liên quan đến
các Phó Giám đốc khác thì Phó Giám đốc phụ trách chính lĩnh vực chủ động xây
dựng kế hoạch, sau khi đã thống nhất ý kiến và chủ trì tổ chức thực hiện. Trong
trường hợp các Phó giám đốc có ý kiến khác nhau thì Phó Giám đốc phụ trách
chính lĩnh vực báo cáo Giám đốc xem xét, quyết định;
+ Tổng hợp công việc đã và đang giải quyết, báo cáo Giám đốc Trung tâm
tại cuộc họp giao ban của Trung tâm;
+ Khi đi vắng dài ngày, Phó Giám đốc Trung tâm báo cáo Giám đốc
những nội dung công việc của mình đang giải quyết để Giám đốc biết, xem xét,
phân công Phó Giám đốc khác tạm thời phụ trách giải quyết;
+ Đối với những vấn đề thuộc chủ trương hoặc có tính nguyên tắc mà
chưa có văn bản quy định hoặc những vấn đề liên quan đến tình hình phát triển
của Trung tâm hoặc thuộc thẩm quyền giải quyết của Giám đốc, Phó giám đốc
phải xin ý kiến của Giám đốc trước khi quyết định.
- Phân công rõ trách nhiệm, nhiệm vụ của Trưởng phòng, Phó trưởng
phòng và từng cán bộ, viên chức trong phòng;
- Xây dựng nội dung, kế hoạch, chương trình công tác của phòng và chủ
động tổ chức triển khai thực hiện theo kế hoạch và theo nhiệm vụ phát sinh được
giao; hướng dẫn, kiểm tra cán bộ, viên chức trong phòng thực hiện nhiệm vụ;
kịp thời điều chỉnh, phối hợp, giúp đỡ để cán bộ, viên chức hoàn thành nhiệm
vụ;
- Chủ trì phối hợp với các phòng khác khi thực hiện nhiệm vụ của phòng,
sau khi có ý kiến chỉ đạo của Phó Giám đốc phụ trách lĩnh vực;
- Hàng tuần tổng hợp các công việc đã và đang giải quyết bằng văn bản báo
cáo Phó Giám đốc phụ trách lĩnh vực và báo cáo các ý kiến khác nhau giữa các
phòng (nếu có) để Phó Giám đốc phụ trách lĩnh vực quyết định; không chuyển
công việc thuộc nhiệm vụ, thẩm quyền của phòng mình sang phòng khác; không
giải quyết công việc thuộc nhiệm vụ, thẩm quyền của phòng khác;
- Có trách nhiệm cung cấp số liệu, tham gia góp ý kiến hoặc theo dõi, đốn
đốc, hướng dẫn thực hiện các nội dung có liên quan đến ngành, đến cấp thuộc
nhiệm vụ của phòng tổng hợp, báo cáo theo yêu cầu;
- Khi đi vắng phải báo cáo Phó Giám đốc phụ trách lĩnh vực và uỷ quyền
cho Phó phòng quản lý, điều hành. Vắng mặt tại cơ quan từ 2 ngày làm việc trở
lên phải báo cáo Phó Giám đốc phụ trách lĩnh vực bằng văn bản và chuyển lại
cho phòng Hành chính tổng hợp để tổng hợp, theo dõi. Phó phòng được uỷ
Sinh viên Đỗ Đức Nghĩa
9
Lớp: QTVP K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
3.5. Phòng khai thác dịch vụ.
Sinh viên Đỗ Đức Nghĩa
10
Lớp: QTVP K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
II. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn
phòng của TTNCKH và Đào tạo.
1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng.
1.1. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của văn phòng.
1.1.1 Chức năng:
- Là phòng nghiệp vụ tham mưu, giúp việc Giám đốc Trung tâm trong công
tác tổng hợp, hành chính quản trị, tổ chức cán bộ, bảo vệ và lao động tiền
lương.
- Văn phòng là nơi tổng hợp thông tin, dữ liệu trao đổi giữa ban lãnh đạo
với các phòng ban khác, nơi giao tiếp đầu tiên giữa các cơ quan với khách đến
liên hệ công tác với cơ quan. Chính vì vậy Trung Tâm nghiên cứu khoa học và
đào tạo luôn quan tâm tới công tác văn phòng, đề cao vai trò, tạo điều kiện thuận
lợi cho văn phòng Trung tâm để văn phòng hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình.
- Tham mưu là hiến kế,kiến nghị , đề xuất , đưa ra những sang kiến khoa
học , phương pháp tối ưu giúp thủ trưởng cơ quan , đơn vị đặt ra được và tổ
chức được những phương án ,giải pháp , kế hoạch công tác ngắn hạn và dài
hạn ,công tác hàng năm văn phòng Trung tâm tham mưu cho lãnh đạo trung tâm
- Là thường trực hội đồng thi đua khen thưởng, hội đồng kỷ luật của Trung tâm.
- Thực hiện công tác quản lý lao động về việc chấp hành ngày công, giờ
công, đảm bảo chế độ chính sách về tiền lương, về chế độ BHXH, BHYT,
BHTN và các chế độ chính sách khác theo đúng quy định của Nhà nước.
- Tham mưu, giúp việc Giám đốc trong công tác đào tạo bồi dưỡng chuyên
môn, lý luận chính trị cho cán bộ, viên chức; thực hiện các quy định về khen
thưởng, kỷ luật đối với cán bộ, viên chức. Kiểm tra, giám sát việc thực hiện quy
chế của cán bộ, viên chức trong toàn Trung tâm.
- Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, quản lý con dấu của đơn vị theo đúng
quy định của nhà nước, hướng dẫn các cá nhân, tổ chức khi đến cơ quan liên hệ
công tác.
- Quản lý, giám sát toàn bộ cơ sở vật chất, tài sản, phương tiện, thiết bị
phục vụ hoạt động của Trung tâm. Xây dựng kế hoạch và tổ chức việc mua sắm,
sửa chữa trang thiết bị của Trung tâm.
- Bố trí phương tiện, thiết bị phục vụ Lãnh đạo Trung tâm, các phòng
nghiệp vụ theo yêu cầu công tác.
- Tổ chức phục vụ các hội nghị, giao ban cơ quan, khai giảng, bế giảng lớp
học, thực hiện công tác tạp vụ, bảo vệ tài sản của cơ quan, phương tiện của học
viên và nhân dân khi đến liên hệ và học tập tại Trung tâm. Thực hiện công tác
phòng, chống cháy nổ, phòng chống thiên tai của cơ quan.
- Phối hợp các phòng nghiệp vụ tổng hợp, lập báo cáo định kỳ hay đột xuất
cho lãnh đạo trung tâm và cấp trên khi có yêu cầu.
- Thực hiện công tác lễ tân, tiếp khách, phục vụ hội nghị
- Xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác và lịch công tác của
Sinh viên Đỗ Đức Nghĩa
12
Lớp: QTVP K7C
2.2 Kỹ năng:
- Kỹ năng lãnh đạo nhân viên.
- Kỹ năng lập kế hoạch.
- Kỹ năng tổ chức và giám sát công việc.
- Kỹ năng phân tích, tổng hợp, làm báo cáo.
- Kỹ năng giao tiếp tốt.
- Kỹ năng làm việc độc lập.
2.3 Kinh nghiệm:
- Có ít nhất 3 năm kinh nghiệm trong công tác quản lý hành chính
- Có ít nhất 1 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương.
2.4 Phẩm chất cá nhân:
- Có khả năng chịu áp lực cao.
Sinh viên Đỗ Đức Nghĩa
13
Lớp: QTVP K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Trung thực, dũng cảm, nhiệt tình công tác.
- Độc lập và sáng tạo trong công việc.
III. Khảo sát tình hình, tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành
chính văn phòng của Trung tâm nghiên cứu khoa học và đào tạo.
1.Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng
1.1 Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng
tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan.
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
được công tác thi tuyển và hạn chế được những sai sót đáng tiếc.
- Giúp việc, đảm bảo hậu cần thể hiện vai trò đắc lực, không thể thiếu của
văn phòng, cụ thể hơn là : Tính toán chính xác các nguồn lực như lao động cơ sở
vật chất, kỹ thuật, thời gian và phải dự tính được hậu quả rủi ro và dự trù
phương án thay thế. Văn phòng đóng một vai trò mật thiết trong việc tham mưu
cho Trung tâm cũng như lãnh đạo cùng với các đơn vị, phòng ban khác thuộc
Trung tâm, đảm bảo công tác hậu cần để Trung tâm thực hiện chức năng quản lý
về công tác điều hành giao thông vận tải và nghiên cứu khoa học theo sự hướng
dẫn của Sở giao thông vận tải thành phố Hà Nội.
Ví dụ: Về đi lại, tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo, chức hội nghị,
sự kiện Văn nghệ, gặp mặt thường kỳ, Hội họp, Hội thảo,y tế, khánh tiết cơ quan
Văn phòng Trung tâm đều làm đầy đủ tốt đẹp
Văn phòng Trung tâm đã xây dựng các văn bản về quy chế văn hóa công
sở và nội quy cơ quan.
Kiểm tra, đề xuất và đảm bảo cơ sở vật chất hạ tầng cũng như điều kiện
làm việc tốt nhất cho cán bộ, lãnh đạo trong Trung tâm.
1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng công tác thường kỳ của cơ
quan. (Xem Phụ Lục 3)
1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức một hội nghị của cơ quan mà trong đó
sinh viên thực tập được tham gia (xem phụ lục 4)
Lập hồ sơ hội nghị phổ biến an toàn giao thông thành phố Hà Nội lần
thứ 4
Hồ sơ hội nghị phổ biến an toàn giao thông gồm có Mục lục văn bản hồ
sơ hội nghị bao gồm:
1.
Trung tâm
Báo cáo kết quả nhiệm kỳ trước Hội nghị phổ biến an toàn giao
6.
thông thành phố Hà Nội
Bản tham luận của các khách mời, các thành viên tham dự Hội
7.
nghị phổ biến an toàn giao thông
Biên bản đánh giá kết quả các bài tham luận và chọn ra những
bài xuất sắc gửi về cuộc thi an toàn giao thông của Uỷ ban an
8.
toàn giao thông Quốc gia
Hội nghị ra thông các đề ra các giải pháp thực hiện an toàn giao
9.
thông
Biên bản Hội nghị phổ biến an toàn giao thông Trung tâm nghiên
cứu khoa học và đào tạo.
1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ
quan
Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo Trung tâm
Nghiên cứu khoa học và đào tạo. ( Xem phụ lục 5)
Đi công tác là một hoạt động thường xuyên và cần thiết để thực hiện chức
hay cộng đồng. Mặt khác, văn hóa ứng xử cũng là biểu hiện gây ấn tượng tốt
hoặc không tốt tới cách nhìn của nhân dân, của đối tác và của cơ quan cấp trên
đối Trung tâm.
Dưới sự chỉ đạo và hướng dẫn của Sở giao thông vận tải thành phố Hà
Nội, cũng như tình thần quyết tâm, sự nhiệt tình hưởng ứng văn hóa công sở.
Cán bộ công chức, viên chức, Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo đã đạt
được những thành tích to lớn như:
- Trong giao tiếp ứng xử với nhân dân : cán bộ công chức trong Trung
tâm luôn có thái độ ứng xử nhã nhặn, lắng nghe ý kiến , giải thích tận tình,
hướng dẫn rõ ràng, cụ thể các quy định liên quan tới thủ tục thi sát hạch lái xe.
Đối với đối tượng tới làm việc là người nước ngoài cán bộ chỉ bảo tận tình
hướng dẫn và phổ biến Pháp Luật Việt Nam về Giao thông đường bộ và nhận
được thái độ phản ánh tích cực và làm bạn bè Quốc tế có con mắt nhìn nhận về
Việt Nam là một đất nước hiếu khách, con người thân thiện. Không có thái độ
phiền hà, nhũng nhiễu, hạch sách nhân dân.
- Đối với cán bộ, công chức, viên chức có thái độ lịch sự, tôn trọng, ngôn
ngữ giao tiếp rõ ràng, mạch lạc, không nói tục, nói quát nạt.
- Đối với đồng nghiệp, cán bộ, công chức, viên chức có thái độ trung thực
thân thiện, hợp tác. Khi giao tiếp qua điện thoại , cán bộ, công chức, viên chức
xưng tên, cơ quan, đơn vị nơi công tác; trao đổi ngắn gọn, tập trung, vào nội
dung công việc; không ngắt điện thoại đột ngột...
- Đối với trang phục, nghi lễ văn hóa công sở đều thực hiện nghiêm túc.
- Lãnh đạo và các trưởng phòng, đơn vị sự nghiệp đấy mạnh công tác
tuyên truyền phổ biến, quán triệt Quy chế cho tới từng cán bộ, công chức, viên
chức, đề cao ý thức gương mẫu chấp hành của những cán bộ quản lý ở tất cả các
cấp, không nên và không thể có những trường hợp ngoại lệ, đặc cách. Nghiêm
Sinh viên Đỗ Đức Nghĩa
17
- 01 Nhân viên văn thư;
Bộ phận Văn thư được trang bị đầy đủ máy móc trang thiết bị cơ sở vật
chất kĩ thuật hiện đại...
Công tác Văn thư đóng vai trò quan trọng trong tổ chức Trung tâm, bao
gồm các công việc sau đây:
- Tổ chức tiếp nhận văn bản, gửi đến Sở giao thông vận tải Hà Nội,
UBND thành phố Hà Nội, Chủ tịch UBND thành phố, theo dõi và tổng hợp kết
Sinh viên Đỗ Đức Nghĩa
18
Lớp: QTVP K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
quả xử lý văn bản của các chuyên viên, đơn vị thuộc Trung tâm Nghiên cứu
khoa học và đào tạo.
- Xây dựng ban hành văn bản gồm: Thảo văn bản, duyệt văn bản, đánh
máy in ấn và sao các văn bản, trình ký và ban hành văn bản.
- Quản lý và tổ chức việc phát hành các văn bản của Trung tâm, Giám
đốc Trung tâm,Trưởng Phòng Hành chính-Tổng Hợp theo quy định, bảo đảm
các văn bản ban hành đúng về hình thức, thể thức văn bản, đăng ký và giải quyết
văn bản đến, văn bản đi.
- Chủ trì cập nhật văn bản ban hành của Phòng Hành chính-Tổng Hợp
vào Sổ tay công vụ điện tử Trung tâm; quản lý, cung cấp văn bản điện tử theo
quy định của pháp luật và Quy chế làm việc của Trung tâm nghiên cứu khoa học
và đào tạo.
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
văn thư chỉ đáp ứng được ngoại ngữ là Tiếng Anh cho nên nhiều khi các văn
bản, giấy tờ được dịch và giao tiếp biểu đạt với người nước ngoài còn khó khăn.
- Khối lượng công việc của Trung tâm là lớn trong khi chỉ có 02 cán bộ
làm việc cho nên chưa đáp ứng được khối lượng công việc.
2.2 Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong
việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan.
Công tác văn thư của cơ quan là một công đoạn, công việc không thể
thiếu được đối với cơ quan tổ chức, trong đó Trung tâm Nghiên cứu khoa học và
đào tạo là vô cùng quan trọng vì mọi hoạt động của Trung tâm đều tiến hành
làm việc qua giấy tờ, sổ sách. Trưởng phòng Hành chính-Tổng hợp là người trực
tiếp giúp giám đốc Trung tâm thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư ở các cơ
quan cấp dưới, các đơn vị trực thuộc. Tại Trung tâm Nghiên cứu khoa học và
đào tạo Trưởng phòng Hành chính-Tổng hợp phải trực tiếp chỉ đạo và thực hiện
tốt về các hoạt động, giải quyết những công việc trong phạm vi quyền hạn của
mình được cấp trên giao phó.
- Trưởng phòng Hành chính-Tổng hợp xem xét toàn bộ văn bản đến
đểphân phối cho các đơn vị, cá nhân và báo cáo với lãnh đạovề những công việc
quan trọng.
- Ký thừa lệnh lãnh đạo một số văn bản được lãnh đạo giao ký những
văn bản do phòng Hành chính-Tổng hợp trực tiếp ban hành;
- Tham gia xây dựng văn bản theo yêu cầu của lãnh đạo.
- Xem xét thể thức văn bản trước khi trình lãnh đạo ký ban hành.
-
Trưởng phòng Hành chính-Tổng hợp giao cho cấp phó hoặc cấp dưới
của mình thực hiện một số nhiệm vụ trong quyền hạn của mình.
-Trong nhiều trường hợp cụ thể, có thể lãnh đạo cơ quan giao cho thực hiện
thuận lợi cho quản lý và khai thác.
* Nhược điểm:
Cán bộ lưu trữ của phòng Hành chính-Tổng hợp chỉ có 01 người cho nên
công tác thu thập còn nhiều khó khăn..
3.2 Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ là khâu quan trọng lên được tiến hành
đúng kỹ thuật và chính xác. Đòi hỏi người thực hiện phải có chuyên môn, quy
trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ gồm các bước sau:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Phân loại tài liệu .
Lập hồ sơ .
Biên mục phiếu tin.
Hệ thống hóa hồ sơ.
Biên mục hồ sơ.
Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim kẹp, làm phẳng tài liệu.
Thống kê, kiểm tra và làm thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
Đánh số hồ sơ chính thức vào bìa, cặp, hộp, viết và gián nhãn hộp.
Xây dựng công cụ quản lý và công cụ tra tìm hồ sơ, tài liệu.
3.3 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ.
Tài liệu sau khi chỉnh lý lập thành hồ sơ, được sắp xếp gọn gàng trong các
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH
CỦA CƠ QUAN
1. Giúp cơ quan xây dựng mẫu lịch công tác tuần, Kế hoạch công tác
năm.
1.1 Mẫu lịch công tác tuần của lãnh đạo Trung tâm Nghiên cứu khoa
học và đào tạo
LỊCH CÔNG TÁC TUẦN
(Từ ngày 02/03/2014 đến ngày 08/03/2015)
Thời gian
Thứ 2
02/03/2015
Sáng 8h00
Sinh viên Đỗ Đức Nghĩa
Nội dung công việc
Ghi chú
...............................................................................
...............................................................................
22
Lớp: QTVP K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Chiều
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
...............................................................................
...............................................................................
...............................................................................
...............................................................................
...............................................................................
...............................................................................
...............................................................................
...............................................................................
..............................................................................
..............................................................................
...............................................................................
...............................................................................
............................................................................
.................................................................................
............................................................................
............................................................................
.............................................................................
............................................................................
..............................................................................
.................................................................................
23
Lớp: QTVP K7C
Copyright: Tài liệu đại học ©