Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
MỤC LỤC.................................................................................................................... 1
...................................................................................................................................... 3
LỜI MỞ ĐẦU.............................................................................................................. 1
PHẦN I......................................................................................................................... 2
KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA TRƯỜNG ĐẠI
HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI............................................................................................. 3
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội
vụ Hà Nội..................................................................................................................... 3
1. Sơ lược về sự hình thành và phát triển của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 3
1.1. Lịch sử thành lập Trường:.................................................................................3
1.2.Các nhiệm vụ chính:............................................................................................ 5
1.3. Các chuyên ngành đào tạo:................................................................................5
1.4. Các hình thức đào tạo:....................................................................................... 6
1.5. Thành tích công tác và quy mô phát triển:......................................................6
1.6. Cơ sở vật chất: .................................................................................................... 7
2. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội:..............................................................................7
2.1. Vị trí và chức năng:............................................................................................ 7
2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn:.....................................................................................8
2.3. Cơ cấu tổ chức:.................................................................................................... 9
Sơ dồ cơ cấu tổ chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: .........................................9
( Xem phần phụ lục số 01)......................................................................................... 9
2.3.1. Ban giám hiệu gồm có: Hiệu trưởng và các Phó Hiệu trưởng...................9
2.3.2. Hội đồng Khoa học và Đào tạo và các Hội đồng tư vấn khác..................10
2.3.3. Các Phòng chức năng:...................................................................................10
2.3.4. Các Khoa:........................................................................................................ 10
b. Lập danh sách khách mời và soạn thảo giấy mời............................................20
* Lập danh sách khách mời:...................................................................................20
d. Chuẩn bị địa điểm tổ chức..................................................................................21
e. Chuẩn bị thời gian tổ chức..................................................................................21
f. Chuẩn bị ghi biên bản ......................................................................................... 21
g. Tiến hành hội họp................................................................................................ 22
* Văn nghệ chào mừng............................................................................................23
* Nội dung Hội thảo................................................................................................ 23
* Giải lao giữa giờ .................................................................................................. 23
1.5. Nhận xét tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về Văn hóa
Nguyễn Thị Hải Yến
Lớp: CĐ. QTVP12B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
công sở của cơ quan:................................................................................................ 25
2.2.1. Soạn thảo và ban hành văn bản...................................................................29
2.2.2. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi của Trường Đại học Nội vụ
Hà Nội:....................................................................................................................... 38
PHẦN II:.................................................................................................................... 49
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP.......................................................................................49
NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI . .49
1.Xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng, kế hoạch
công tác năm.............................................................................................................. 49
1.1
giá cao. Nếu như trước kia Văn phòng được hiểu là bộ phận phụ trách công văn
giấy tờ hành chính trong một cơ quan thì ngày nay trong thời đại công nghệ thông
tin phát triển vị trí của Văn phòng đã được đề cao hơn.
Ngày nay người ta quan niệm Văn phòng là một bộ máy tham mưu giúp việc
cho thủ trưởng cơ quan trong công tác lãnh đạo điều hành thực hiện chức năng
nhiệm vụ của cơ quan. Đây là loại hình lao động thông tin với tính sáng tạo và tính
trí tuệ cao do đó người lao động Văn phòng cần phải được đào tạo đạt đến trình độ
cao theo hướng đa năng toàn diện về nghiệp vụ kỹ thuật, kỹ năng giao tiếp ứng xử
nhằm đáp ứng được yêu cầu công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước. Làm tốt công
tác Văn phòng sẽ đảm bảo cung cấp thông tin chính xác, nhanh chóng, khoa học,
đáp ứng nhu cầu của công tác lãnh đạo, điều hành của Thủ trưởng cơ quan.
Nhằm trang bị cho sinh viên những kiến thức và kỹ năng trong quá trình tổ
chức và thực hiện những hoạt động quản lý điều hành của cơ quan, tổ chức.
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tổ chức một đợt cho sinh viên khoa Quản trị văn
phòng được đi thực tập ngành nghề tại các cơ quan, tổ chức nhằm nâng cao trình
độ nghiệp vụ và rèn luyện ý thức cho sinh viên sau khi ra trường với phương châm
“Học đi đôi với hành”, lý luận gắn liền với thực tiễn. “Học thật đi đôi với làm thật”
Trong quá trình thực tập sinh viên trường sẽ được củng cố kiến thức nâng
cao trình độ chuyên môn và năng lực vận dụng lý luận và thực tiễn một cách hiệu
quả nhất, được rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp, xây dựng phong cách làm việc của
một cán bộ khoa học ngành Quản trị văn phòng. Thực tập giúp chúng ta tiếp cận
với thực tế nhiều hơn. Từ những kiến thức đã học giúp chúng ta áp dụng vào thực
tế và cũng bước đầu giúp chúng ta hoàn thành tốt nghiệp vụ của mình. Nhờ sự giới
Nguyễn Thị Hải Yến
1
Lớp: CĐ. QTVP12B
Nguyễn Thị Hải Yến
PHẦN I
Nguyễn Thị Hải Yến
2
Lớp: CĐ. QTVP12B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường Đại
học Nội vụ Hà Nội.
1. Sơ lược về sự hình thành và phát triển của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội:
1.1. Lịch sử thành lập Trường:
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội được thành lập từ sự phát triển của Trường
Trung học Văn thư Lưu trữ TWI được Cục trưởng Cục Lưu trữ Nhà nước và Bộ
Trưởng Phủ Thủ tướng (nay là Bộ Nội vụ), đã ký Quyết Định thành lập số:
109/QĐ-BT ngày 18 tháng 12 năm 1971, đóng tại Đồi Lốc, xã Thanh Lâm, huyện
Mê Linh, tỉnh Vĩnh Phúc.
Sự thành lập trường Trung học Văn thư Lưu trữ trong hoàn cảnh đất nước
chưa hoàn toàn giải phóng đã góp phần đào tạo nên một đội ngũ cán bộ chuyên
môn có chất lượng về công Lưu trữ nói riêng, đáp ứng nhu cầu cơ bản cũng như sự
hiện đại và chuyên nghiệp về công tác văn phòng nói chung.
Trước nhu cầu đào tạo cán bộ cho cả nước, sau ngày miền Nam giải phóng,
Trước yêu cầu đổi mới, đòi hỏi của xã hội về nguồn nhân lực có chất lượng
phục vụ sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước; trên cơ sở những kinh
nghiệm và khả năng thực tế của Trường về cơ sở vật chất, ngành nghề đào tạo và
đội ngũ giáo viên, Bộ Trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo đã ký Quyết Định số:
3225/QĐ-BGD&ĐT-TCCB ngày 15 tháng 6 năm 2005 thành lập Trường Cao
Đẳng Văn thư Lưu trữ Trung Ương I trực thuộc Bộ Nội vụ và hoạt động theo Điều
lệ Trường Cao Đẳng.
Ngày 21 tháng 4 năm 2008 Trường Cao Đẳng Văn thư Lưu trữ Trung Ương
I đã đổi tên thành Trường Cao Đẳng Nội vụ Hà Nội theo Quyết Định số:2275/QĐBGD&ĐT ngày 21 tháng 4 thành lập Trường Cao Đẳng Nội vụ Hà Nội.
Ngoài ra Trường đã thành lập cơ sở đào tạo có trụ sở chính thức tại Đà Nẵng
dưới sự quản lý trực tiếp của Trường đã tạo nên những bước tiến không ngừng và
khả năng vươn xa ngày càng lan rộng trong cả nước.
Cùng với sự phát triển của xã hội, đáp ứng theo nhu cầu phát triển của xã hội
ngày, ngày 14/11/2011 Thủ Tướng Chính phủ đã ký Quyết định số:2016/QĐ-TTg
về việc thành lập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trên cơ sở nâng cấp Trường Cao
Đẳng Nội vụ Hà Nội
Như Vậy có thể nói Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã và đang ngày càng
trưởng thành và vững mạnh, không ngừng vươn lên trong công tác giáo dục, cũng
như trong việc hoàn thành mục tiêu của Đảng, của Nhà nước và của Bộ Nội vụ.
Nguyễn Thị Hải Yến
4
Lớp: CĐ. QTVP12B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Nguyễn Thị Hải Yến
5
Lớp: CĐ. QTVP12B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.4. Các hình thức đào tạo:
Trường có nhiều hình thức đào tạo phong phú, đa dạng, đáp ứng cho mọi đối
tượng có thể theo học:
- Đào tạo chính quy;
- Đào tạo tại chức;
- Đào tạo từ xa;
- Bồi dưỡng ngắn hạn.
1.5. Thành tích công tác và quy mô phát triển:
Với 44 năm trưởng thành và phát triển với những bước tiến nhảy vọt về
chuyên môn đào tạo, Trường đã đạt được nhiều thành tích đáng tự hào:
- Đào tạo được hàng ngàn Cán bộ Văn thư, Lưu trữ, Thư viện, Hành chính
văn phòng, Thư ký văn phòng, đang làm việc trên khắp cả nước, đáp ứng nhu cầu
phát triển của xã hội.
- Đào tạo được hàng trăm Cán bộ Văn thư, Lưu trữ bậc trung học và trên
trung học cho nước Cộng Hoà Dân Chủ Nhân Dân Lào.
- Được Nhà nước Cộng Hoà Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam tặng thưởng Huân
chương Lao Động hạng 3 (năm 1996); Huân chương Lao động hạng nhì (năm
2001); Huân chương Lao động hạng nhất (năm 2006); Bằng khen của Thủ tướng
Chính Phủ và Bộ trưởng Bộ Nội vụ và được Nhà nước Cộng hoà Dân Chủ Nhân
Trường Trung cấp nghề giao thông vận tải Thăng Long tại Đông Ngạc Bắc Từ
Liêm Hà Nội để tăng cường về cơ sở vật chất và giảng đường phục vụ cho việc
giảng dạy và học tập.
- Nhà trường có trung tâm thư viện với hàng nghìn đầu sách, có hệ thống thư
viện điện tử hiện đại tiên tiến phục vụ cho sinh viên và giảng viên nghiên cứu và
học tập.
2. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội:
2.1. Vị trí và chức năng:
- Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là cơ sở giáo dục đại học công lập thuộc hệ
thống giáo dục quốc dân, trực thuộc Bộ Nội vụ, có chức năng: Tổ chức đào tạo, bồi
dưỡng nguồn nhân lực có trình độ đại học và sau đại học trong lĩnh vực công tác
Nội Vụ và các ngành nghề khác có liên quan, nghiên cứu khoa học và triển khai áp
dụng tiến bộ khoa học công nghệ phục vụ phát triển kinh tế - xã hội.
- Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là đơn vị sự nghiệp được thực hiện quyền
tự chủ và tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và
tài chính theo qui định của pháp luật. Trường có tư cách pháp nhân, có con dấu và
được mở tài khoản riêng tại các ngân hàng và kho bạc nhà nước.
- Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đặt trụ sở chính tại thành phố Hà Nội.
Nguyễn Thị Hải Yến
7
Lớp: CĐ. QTVP12B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Nguyễn Thị Hải Yến
8
Lớp: CĐ. QTVP12B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Liên kết với các tổ chức kinh tế, giáo dục, văn hóa, thể dục, thể thao, y tế,
nghiên cứu khoa học nhằm nâng cao chất lượng giáo dục, gắn đào tạo với sử dụng,
phục vụ sự nghiệp phát triển Kinh tế- Xã hội, bổ xung nguồn tài chính cho Nhà trường.
- Xây dựng quản lý và sử dụng cơ sở dữ liệu về đội ngũ Công chức, Viên
chức, các hoạt động đào tạo, khoa học và công nghệ và hợp tác quốc tế của Nhà
trường, về quá trình học tập và phát triển sau tốt nghiệp của người học.
- Được bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ, chuyển giao, chuyển nhượng kết quả
hoạt động khoa học và công nghệ, công bố kết quả hoạt động khoa học và công
nghệ; bảo vệ lợi ích Nhà nước và xã hội.
- Được Nhà nước giao hoặc cho thuê đất, giao hoặc cho thuê cơ sở vật
chất;được miễm, giảm thuế,vay tín dụng theo quy định của pháp luật.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật và quy chế làm
việc của Bộ Nội vụ.
- Thực hiện chế độ báo cáo Bộ Nội Vụ và các cơ quan quản lý Nhà nước về
hoạt động của Trường theo quy định của pháp luật.
- Thực hiện nhiệm vụ khác do Bộ Trưởng Bộ Nội vụ giao.
2.3. Cơ cấu tổ chức:
Sơ dồ cơ cấu tổ chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội:
( Xem phần phụ lục số 01)
- Phòng Khảo thí và bảo đảm chất lượng;
- Phòng Hợp tác quốc tế;
2.3.4. Các Khoa:
- Khoa Tổ chức quản lý nhân lực;
- Khoa Văn thư - Lưu trữ;
- Khoa Quản trị văn phòng;
- Khoa Văn hoá - Thông tin và xã hội;
- Khoa Đào tạo tại chức và bồi dưỡng;
- Khoa Hành chính học;
- Khoa Nhà nước và pháp luật;
- Khoa Khoa học Chính trị;
2.3.5 .Các tổ chức khoa học – công nghệ và dịch vụ:
- Viện Nghiên cứu và phát triển Trường Đại học Nội vụ Hà Nội;
- Trung tâm Tin học;
- Trung tâm Ngoại ngữ;
- Trung tâm Thông tin Thư viện;
- Tạp chí Đại học Nội vụ;
- Ban quản lý ký túc xá;
2.3.6. Cơ sở đào tạo trực thuộc:
- Trung tâm đào tạo nghiệp vụ văn phòng và dạy nghề;
Nguyễn Thị Hải Yến
10
Lớp: CĐ. QTVP12B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Nguyễn Thị Hải Yến
11
Lớp: CĐ. QTVP12B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Theo dõi công tác phát triển Đảng trong sinh viên; tạo điều kiện thuận lợi
cho sinh viên tham gia tổ chức Đảng, các đoàn thể trong trường; phối hợp với
Đoàn TNCS Hồ Chí Minh, Hội sinh viên và các tổ chức chính trị - xã hội khác có
liên quan trong các hoạt động phong trào của sinh viên, tạo điều kiện cho sinh viên
có môi trường rèn luyện, phấn đấu
2.2. Công tác quản lý Sinh viên
- Phổ biến và tổ chức thực hiện quy chế của Bộ giáo dục và Đào tạo và quy
định của Trường về công tác sinh viên; đề xuất sửa đổi, bổ sung hoặc thay đổi các
quy định cho phù hợp với thực tiễn của Trường trong công tác quản lý sinh viên;
- Tiếp nhận và quản lý hồ sơ sinh viên trúng tuyển vào trường; thống kê, báo
cáo số liệu, dữ liệu về sinh viên. Thẩm tra, xác minh bằng cấp đầu vào;
- Quản lý sinh viên nước ngoài đang học tập tại trường; phối hợp với các
đơn vị, tổ chức có liên quan để giải quyết chế độ chính sách và các vấn đề có liên
quan đến sinh viên nước ngoài;
- Phối hợp các đơn vị trong và ngoài trường thực hiện, giải quyết các vấn đề
liên quan đến việc đảm bảo an ninh chính trị, trật tự và an toàn cho sinh viên;
- Thực hiện các chế độ, chính sách của Nhà nước, của Trường đối với sinh
viên về học bổng, học phí và các chế độ khác theo quy định;
- Thực hiện công tác đánh giá điểm rèn luyện cho sinh viên. Phối hợp với
- Quản lý, sử dụng và khai thác có hiệu quả tài sản, cơ sở vật chất của ký túc
xá. Sửa chữa, bảo trì, bảo dưỡng cơ sở vật chất của ký túc xá theo phân cấp của
Hiệu trưởng;
- Phối hợp với các tổ chức Đoàn TNCS HCM, Hội Sinh viên tổ chức các
hoạt động vui chơi, giải trí lành mạnh cho sinh viên trong ký túc xá;
- Phối hợp với Đoàn thanh niên, công an địa phương và các đơn vị phòng
chống tội phạm để thực hiện các biện pháp bảo vệ an ninh chính trị, trật tự an toàn
trong khu nội trú, bảo vệ tài sản và tính mạng của sinh viên. Triển khai công tác vệ
sinh phòng dịch cho sinh viên tại ký túc xá;
- Xây dựng, trình Hiệu trưởng ban hành quy định về nội quy Ký túc xá;
2.4. Công tác quản lý cơ sở Đông Ngạc
Cơ sở trường đại học Nội vụ Hà Nội tại Đông Ngạc ( gọi tắt là cơ sở Đông
Ngạc) là đơn vị trực thuộc trường đại học Nội vụ Hà Nội, do tổ quản lý đào tạo Đông
Ngạc (gọi tắt là tổ Đông Ngạc) thuộc Phòng công tác sinh viên Trường Đại học Nội vụ
quản lý
- Văn phòng làm việc của tổ quản lý đào tạo Đông Ngạc đặt tại trường Trung
Cấp nghề Giao Thông Vận Tải Thăng Long, 137 đường Tân Xuân, Phường Đông
Ngạc Quận Bắc Từ Liêm, Hà Nội.
Thay mặt nhà trường làm việc với trung cấp nghề giao thông vận tải Thăng long
để giải quyết các công việc liên quan đến hoạt động thường xuyên.
Nguyễn Thị Hải Yến
13
Lớp: CĐ. QTVP12B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Bộ phận
Trưởng phòng
P. trưởng phòng
Chuyên viên
Chuyên viên
Chuyên viên
Văn phòng
Văn phòng
Văn phòng
Văn phòng
Văn phòng
* Mô tả công việc của lãnh đạo Trưởng phòng và các cán bộ văn phòng
Nguyễn Thị Hải Yến
14
Lớp: CĐ. QTVP12B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
( Xem phụ lục số 02 )
III. khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động của Phòng Công tác
sinh viên
15
Lớp: CĐ. QTVP12B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
năm trước và thực tế công việc đang giải quyết. Vào khoảng tháng 11 hàng năm,
chuyên viên phụ trách công tác hành chính tại Phòng soạn thảo chương trình công
tác năm sau của Phòng. Sau đó trình Trưởng xem xét, phê duyệt.
Chương trình công tác sau khi Trưởng phòng phê duyệt được trình lên lãnh
đạo Trường. Nhận được ý kiến chỉ đạo phê duyệt của Lãnh đạo trường. Phòng
Công tác Sinh viên xây dựng một chương trình công tác năm cụ thể theo từng công
việc, thời gian thực hiện công việc và phụ trách chỉ đạo, thực hiện theo dõi công việc.
1.2.2. Chương trình công tác quý
Căn cứ vào chương trình công tác năm của Phòng, đồng thời trên thực tế
công việc giải quyết, công việc phát sinh, thực tế con người, năng lực trình độ và
cơ sở vật chất của Phòng. Từ đó, chuyên viên hành chính tổng hợp xây dựng công
tác quý.
1.2.3. Chương trình công tác tháng
Chương trình công tác tháng được cụ thể từ chương trình công tác quý. Sự
thay đổi của chương trình công tác thường kỳ phụ thuộc vào sự thay đổi lịch công
tác của lãnh đạo và những công việc có yêu cầu về mục đích thời gian.
1.2.4. Chương trình công tác tuần
Lịch công tác tuần của cơ quan dựa trên lịch công tác tháng. Các chuyên
viên theo lịch công tác của Phòng, theo thực tế công việc đang thực hiện và nhiệm
vụ, trách nhiệm Trưởng phòng giao để xây dựng chương trình công tác của bản
thân trong tuấn tới. Đồng thời, xây dựng bản báo cáo thực hiện lịch công tác trong tuần.
hoạt động trong việc giải quyết các công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ
quan mình theo quy định của pháp luật.
* Mục đích, ý nghĩa:
- Tổng kết, đánh giá lại công việc, thông báo kết quả đã đạt được, thông báo
nhiệm vụ cần triển khai trong thời gian tới;
- Quy tụ được trí tuệ tập thể;
- Đảm bảo quyền làm chủ của nhân viên;
- Tạo sự đồng thuận trong cơ quan đơn vị (phần thảo luận, tham luận).
* Các loại hội họp: hội nghị, hội thảo, đại hội, họp báo, họp giao ban, họp
nội bộ (họp kín).
* Nhiệm vụ của người làm công tác quản trị văn phòng trong tổ chức hội họp
+ Lập kế hoạch cho hội họp
+ Chuẩn bị hội họp:
+ Xây dựng chương trình nghị sự hội họp;
+ Lập danh sách đại biểu và soạn thảo giấy mời;
+ Chuẩn bị địa điểm hội họp;
+ Chuẩn bị thời gian hội họp;
+ Chuẩn bị ghi biên bản hội họp.
Nguyễn Thị Hải Yến
17
Lớp: CĐ. QTVP12B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
* Nhiệm vụ của người làm công tác quản trị văn phòng khi tiến hành hội họp:
18
Lớp: CĐ. QTVP12B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Thể thức văn bản
- Tính khả thi khi triển khai
- Thời gian để chuẩn bị tổ chức thực hiện kế hoạch
- Các thông tin cơ bản trong kế hoạch
Ngoài mục đích, ý nghĩa của việc tổ chức hội họp, kế hoạch hội họp phải
đảm bảo các nội dung thông tin cơ bản sau:
- Mục đích tổ chức
- Tên cuộc họp
- Thời gian cuộc họp
- Địa điểm cuộc họp
- Thành phần tham dự
- Nội dung
Tùy theo yêu cầu của Trưởng phòng và mục đích của việc tổ chức có thể bổ
sung nội dung thông tin khác như:
- Phân công tổ chức thực hiện
- Tài liệu, tư liệu
- Kinh phí….
Kế hoạch sau khi lập ra sẽ được thông qua và phê duyệt.
1.3.3. Công tác chuẩn bị tổ chức hội họp
Sau khi kế hoạch được phê duyệt, nhân viên văn phòng sao và gửi cho các
đơn vị, cá nhân có liên quan để phối hợp chuẩn bị triển khai. Công tác chuẩn bị
…………
Người thực
Nội dung
hiện
………………………..
…………..
Chương trình trên đảm bảo: Số thứ tự các vấn đề cần trình bày, nội dung vấn
đề, thời gian thực hiện từng vấn đề.)
b. Lập danh sách khách mời và soạn thảo giấy mời
* Lập danh sách khách mời:
Tùy vào mục đích, yêu cầu và nội dung của từng cuộc họp khác nhau danh
sách khác mời sẽ có sự khác nhau. Dựa vào cơ cấu và cấp bậc đại biểu để lên danh
sách đại biệu.
Tại Phòng Công tác Sinh viên việc lập danh sách khách mời được thực hiện
rõ ràng, chính xác do chuyên viên trong Phòng thực hiện và danh sách đại biểu
thường được chia theo nhóm. Sự phân chia khách mời như vậy sẽ tạo điều kiện
thuận lợi cho việc lựa chọn các hình thức mời phù hợp, mặt khác tránh được sự
nhầm lẫn, thiếu sót, tiết kiệm được thời gian trong việc mời
* Soạn thảo giấy mời:
Có nhiều hình thức mời khác nhau như: mời trực tiếp, mời qua điện thoại,
mời qua văn bản (thư mời, công văn mời…). Tuy nhiên, văn bản là hình thức mời
trang trọng nhất, có giá trị pháp lý nhất vì vậy đây là hình thức mời được Phòng
Công tác Sinh viên sử dụng thường xuyên đối với việc mời khách tham dự hội họp
tại Phòng mình. Các văn bản mời được áp dụng trong từng trường hợp như sau:
tổ chức và thời gian chi tiến tiến hành các công việc được cụ thể được xác định rõ
tại chương trình nghị sự của cuộc họp.
Tuy nhiên, trong trường hợp mà lãnh đạo chủ chốt của cuộc họp vắng mặt thì
thời gian của cuộc họp có thể bị thay đổi và khi có sự thay đổi Phòng Công tác Sinh
viên thường có công văn cụ thể về việc thay đổi thời gian gửi kịp thời đến các đại
biểu, khách mời.
f. Chuẩn bị ghi biên bản
Tại Phòng Công tác Sinh viên nhân viên sẽ là người chịu trách nhiệm ghi
biên bản cuộc họp. Nhưng việc chuẩn bị điều kiện thuận lợi cho cuộc họp nhân
viên ghi biên bản trong cuộc họp.
Những công việc cần chuẩn bị: Kiểm tra lại vị trí chỗ ngồi của nhân viên
Nguyễn Thị Hải Yến
21
Lớp: CĐ. QTVP12B
Copyright: Tài liệu đại học ©