Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI CẢM ƠN

Em xin gửi lời cảm ơn chân thành và sự tri ân sâu sắc đối với các thầy cô
của trường Đại học Nội vụ Hà Nội, đặc biệt là thầy cô khoa Quản trị Văn phòng
của trường đã tạo điều kiện cho em có cơ hội đi thực tập để em có thêm những
trải nghiệm và kiến thức để hoàn thành đợt thực tập.
Đặc biệt em xin chân thành cảm ơn cô Lâm Thu Hằng đã nhiệt tình hướng
dẫn em trong đợt thực tập, cảm ơn cô đã động viên, cũng như chia sẻ những
kinh nghiệm đi thực tập, giải đáp những thắc mắc trong quá trình thực tập của
em, để em có thể hoàn thành tốt đợt thực tập.
Đồng thời em cũng xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới ban lãnh đạo UBND
quận Tây Hồ, lãnh đạo Văn phòng và các anh, chị trong cơ quan đã tạo điều kiện
thuận lợi cho em thực tập tại cơ quan, chỉ bảo tận tình, tư vấn cho em để em có
thể hoàn thành đợt thực tập và báo cáo thực tập, đồng thời giúp em hiểu thêm về
công việc văn phòng trong suốt thời gian thực tập.
Trong quá trình thực tập, cũng như quá trình làm báo cáo. Khó tránh khỏi
những sai sót, rất mong các Thầy, Cô bỏ qua. Đồng thời do trình độ lý thuyết
cũng như kinh nghiệm thực tiễn còn hạn chế nên bài báo cáo không thể tránh
khỏi những thiếu sót, em rất mong nhận được ý kiến đóng góp Thầy, Cô để em
học thêm được nhiều kinh nghiệm và hoàn thành tốt đợt thực tập .

Sinh viên: Ngô Thị Dương

1

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A




Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN......................................................................................................1
LỜI NÓI ĐẦU.....................................................................................................2
PHẦN I................................................................................................................6
BÁO CÁO TÌNH HÌNH THỰC TẬP................................................................6
PHẦN II...............................................................................................................7
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND QUẬN TÂY HÔ......7
I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND
QUẬN TÂY HÔ.................................................................................................................7
1. Vài nét về UBND quận Tây Hồ......................................................................................7
2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND quận Tây Hồ...........................................8
2.1. Chức năng...................................................................................................................8
2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn....................................................................................................9
3.Cơ cấu tổ chức của UBND quận:...................................................................................10
3.1.Tổ chức nhân sự UBND quận Tây Hồ gồm:...............................................................11
3.2. Về tổ chức bộ máy:....................................................................................................11
II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN
PHÒNG UBND QUẬN TÂY HÔ:...................................................................................12
1.Chức năng của Văn phòng UBND quận Tây Hồ:..........................................................12
2.Nhiệm vụ của Văn phòng UBND quận Tây Hồ............................................................12
3.Cơ cấu tổ chức của Văn phòng......................................................................................14
4.Xây dựng bản mô tả công việc cho Lãnh đạo Văn phòng.............................................14
III. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC TÁC
HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA UBND QUẬN TÂY HÔ.......................................16
1.Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng........................................................................17


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA UBND
QUẬN TÂY HÔ.................................................................................................32
1. Xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm:......................33
2.Soạn thảo “ Quy chế công tác văn thư lưu trữ” của UBND quận Tây Hồ.....................45
3. Soạn thảo “Quy chế văn hóa công sở” của UBND quận Tây Hồ.................................65
4. Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của cơ quan........................................................69
5. Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm
của mô hình văn phòng này..............................................................................................70
6. Đánh giá cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng hoặc phòng Hành chính của UBND quận
Tây Hồ. Nhận xét về ưu và nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy của văn phòng hoặc
phòng Hành chính.............................................................................................................71

PHẦN IV............................................................................................................73
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHI........................................................73
I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn
phòng của UBND quận Tây Hồ........................................................................................73
II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm...........75

KẾT LUẬN........................................................................................................78
C. LỜI CẢM ƠN...............................................................................................79
PHẦN V. PHỤ LỤC..........................................................................................80
PHẦN VI:...........................................................................................................81
PHIẾU ĐÁNH GIÁ, NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN KIẾN TẬP..................81

Sinh viên: Ngô Thị Dương

4

văn phòng. Làm quen với công việc chuyên ngành và có cái nhìn khái quát về
công tác văn phòng để có thêm kinh nghiệm sau khi ra trường có thể làm việc
được ngay với tình hình kinh tế - xã hội đang ngày càng chuyển biến nhanh như
hiện nay.

Sinh viên: Ngô Thị Dương

6

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN II.

KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND QUẬN TÂY HÔ
I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TÔ
CHỨC CỦA UBND QUẬN TÂY HÔ
1. Vài nét về UBND quận Tây Hô
Địa chỉ: 657 Lạc Long Quân – Xuân La – Tây Hồ – Hà Nội
Điện thoại

: 04.7533396

Website : www.tayho.gov.vn
Hồ Tây đã tồn tại trong suốt chiều dài lịc sử 1000 năm qua với những vẻ
đẹp làm dung động rất nhiều lòng người , nhất là các nhà thơ luôn là cảm hứng
để ngâm thơ, sáng tác thơ :

tương đối bằng phẳng, có nhiều hướng thấp dần từ bắc xuống nam. Quận Tây
Hồ có mật độ dân số thấp nhất trong các quận nội thành.
Quận Tây Hồ có diện tích hơn 2.400 ha, dân số trên 130.000 người; có Hồ
Tây là lá phổi xanh của Thành phố, với không gian thoáng rộng, phong cảnh
đẹp, nhiều di tích lịch sử văn hóa được xếp hạng quốc gia, nhiều làng nghề
truyền thống với những sản vật nổi tiếng như Hoa đào Nhật Tân, Phú Thượng;
quất cảnh Quảng Bá, Tứ Liên...
Sau 10 năm xây dựng và trưởng thành, Quận Tây Hồ đã ngày một lớn
mạnh. Trong 5 năm 2001-2005 kinh tết trên địa bàn quận đạt tốc độ phát triển
khá cao, giá trị sản xuất tăng bình quân 14,8% trong đó: Kinh tế Nhà nước tang
13m4%/ năm; kinh tế có vốn đầu tư nước ngaoif tăng 18,7%/năm; kinh tế ngoài
quốc doanh tăng 16,9%/năm vượt chỉ tiêu Nghị quyết Đại hội II đề ra.
Công tác quy hoạch được triển khai tích cực, 5 năm qua quận đã được
Thành phố phê duyệt: Quy hoạch chi tiết quận Tây Hồ tỷ lệ 1/2000; quy hoạch
tổng thể phát triển kinh tế – xã hội giai đoạn 2001- 2010; quy hoạch mạng lưới
trường học và mạng lưới điện quy hoạch cấp nước, quy hoạch cấp nước, quy
hoạch mạng lưới chợ đến năm 2010. Đặc biệt là thực hiện quy hoạch khu đô thị
Tây Hồ Tây. Phối hợp với các Sở, Ngành của Thành phố nghiên cứu lập quy
hoạch cùng trồng hoa đào truyền thống và hệ thống hạ tầng kỹ thuật trình Thành
phố phê duyệt. Các quy hoạch được duyệt đã tạo cơ sở pháp lỹ cho việc đầu tư
xây dựng, quản lý đô thị và thực hiện kế hoạch phát triển kinh tế – Xã hội của
quận.
Quận Tây Hồ với vị trí địa lý tương đối thuận lợi, có Hồ Tây và các di
tích văn hóa, lại được tiếp thu công nghệ và điều kiện mới sẽ tạo nhiều sản phẩm
hàng hóa đặc thù với chất lượng, hiệu quả kinh tế, chính trị, dịch vụ, du lịch, văn
hoá của thủ đô và cả nước
2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND quận Tây Hô
2.1. Chức năng
HĐND&UBND Quận Tây Hồ là cơ quan chấp hành của HĐND quận, là
Sinh viên: Ngô Thị Dương

tổ chức Hội đồng Nhân dân và Ủy ban nhân dân của Quốc hội ngày
26/11/2003): các nhiệm vụ, quyền hạn được quy định cụ thể như sau:
1. Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển xã hội, an ninh quốc phòng
hàng năm và lâu dài của Quận.
2. Xây dựng quy chế của UBND Quận, công tác tổ chức bộ máy và thực
hiện chế độ quản lý cán bộ theo phân cấp và quy định của Nhà nước.
3. Kết luận những việc khiếu nại, tố cáo có liên quan đến cán bộ chủ chốt
do UBND Quận quản lý hoặc những nhiệm vụ phức tạp theo quy định của Luật
khiếu nại tố cáo.
4. Kiểm điểm, đánh giá công tác chỉ đạo điều hành của tập thể và mỗi cá
Sinh viên: Ngô Thị Dương

9

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

nhân, thành viên của UBND quận hàng năm.
5. Giải quyết những vấn đề khác mà Pháp luật quy định thuộc thẩm quyền
của UBND Quận.
UBND Quận Tây Hồ làm việc theo nguyên tắc dân chủ, tập thể lãnh đạo
cá nhân phụ trách và thực hiện chế độ chủ trương, quyết định theo đa số.
Phát huy quyền làm chủ của nhân dân, tăng cường pháp chế CNXH, ngăn
chặn các biểu hiện quan liêu, lãng phí tham nhũng, cửa quyền hách dịch và một
số biểu hiện tiêu cực khác xuất hiện trong cơ quan, cán bộ công chức trong bộ
máy cơ quan.

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

3.1.Tổ chức nhân sự UBND quận Tây Hồ gồm:
STT
1.

Họ và
Nguyễn Phúc

Tên
Quang

2.

Đỗ Anh

Tuấn

3.

Lê Văn

Phượng

4.

Đinh Trọng

Sơn


0904.322.198
0988.222.911
0902.444.231
01236.786.562
0994.278.000

7.

Và 11 trưởng
phòng khác
UBND Quận bao gồm: Tất cả các lãnh đạo HĐND, UBND và các phòng.
Trong đó tổng số cán bộ công chức, viên chức, nhân viên văn phòng hiện là 41
đồng chí ( Biên chế và chỉ tiêu hợp đồng là 25, hợp đồng ngắn hạn là 15 người).
Với độ tuổi trung bình là 35. Trong đó số cán bộ nhân viên nữ là 17 chiếm tỷ lệ
là 43%, số cán bộ có trình độ đại học là 17 chiếm tỷ lệ là 43%.
3.2. Về tổ chức bộ máy:
* UBND Quận Tây Hồ có 13 phòng, ban chuyên môn cụ thể:
1. Văn phòng HĐND&UBND

8. Phòng Tài chính – Kế hoạch

2. Phòng Thanh tra Quận

9. Phòng Kinh tế

3. Phòng Thống kê

10. Phòng TNMT

4. Phòng LĐTB&XH

• Sơ đô tổ chức bộ máy HĐND&UBND quận Tây Hô
( Xem phụ lục số 01 ).
II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TÔ
CHỨC CỦA VĂN PHÒNG UBND QUẬN TÂY HÔ:
1. Chức năng của Văn phòng UBND quận Tây Hô:
Văn phòng UBND Quận Tây Hồ có 02 chức năng chính: chức năng tham
mưu tổng hợp và chức năng hành chính quản trị:
- Chức năng tham mưu tổng hợp
+ Văn phòng có chức năng tham mưu tổng hợp cho Ủy ban nhân dân về
hoạt động của UBND; tham mưu giúp UBND Quận về công tác dân tộc; tham
mưu cho Chủ tịch UBND và các Phó Chủ tịch UBND Quận về chỉ đạo, điều
hành của Chủ tịch UBND và các Phó Chủ tịch UBND Quận.
+ các cơ quan Nhà nước ở địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật
cho HĐND&UBND Quận.
- Chức năng hành chính quản trị:
+ Văn phòng vừa đề xuất, vừa trực tiếp thực hiện các công việc sau khi
Thủ trưởng phê duyệt.
+ Văn phòng đảm bảo đủ điều kiện về cơ sở vật chất phục vụ cho quá
trình hoạt động của Quận.
- Bên cạnh đó, văn phòng còn có chức năng thu thập, xử lý thông tin và
chức năng tiếp khách cho lãnh đạo, tiếp khách ngoài giờ làm việc.
2. Nhiệm vụ của Văn phòng UBND quận Tây Hô
Nhiệm vụ của văn phòng gồm những nhiệm vụ cụ thể như sau:
1. Quản lý và sử dụng con dấu UBND
2. Giúp UBND quận dự thảo văn bản trình cấp có thẩm quyền, làm báo
cáo gửi cấp trên.
3. Giúp UBND – HĐND về công tác bầu cử Đại biểu HĐND – UBND.
Sinh viên: Ngô Thị Dương

12

UBND, lãnh đạo cơ quan tổ chức thực hiện quy chế phối hợp giữa UBND quận
với Thường trực Đảng ủy, Ủy ban Mặt trận tổ quốc, các đoàn thể nhân dân cùng
cấp.
12. Quản lý tài sản và chịu trách nhiệm về công tác giữ gìn an ninh trật tự
cho cơ quan.
13. Giúp UBND quận quản lý Nhà nước và thực hiện những nhiệm vụ về
lĩnh vực thi đua khen thưởng, quản lý và chỉ đạo cán bộ chuyên môn giải quyết
thủ tục hành chính tại phòng giao dịch một cửa.
Sinh viên: Ngô Thị Dương

13

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

14. Quản lý Hồ sơ tham mưu cho Chủ tịch UBND quận bổ sung hồ sơ
cán bộ công chức quận.
15. Bên cạnh đó giúp UBND quận tổ chức tiếp dân, tiếp khách và nhận
đơn khiếu nại, tố cáo công dân chuển đến cấp có thẩm quyền giải quyết.
16. Giúp UBND quận theo dõi đôn đốc các ban ngành thực hiện văn bản
của cơ quan Nhà nước cấp trên.
17. Mặt khác, đảm bảo điều kiện vật chất tài liệu phục vụ cho kỳ họp
HĐND – UBND, tổ chức phục vụ các Hội nghị do Thường trực HĐND –
UBND triệu tập phục vụ tiếp khách, công tác tạp vụ.
3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng
Để phục vụ và đáp ứng theo chức năng, nhiệm vụ của UBND quận, văn

Thủy
Trường
Hòa
Anh
Anh

Chức vụ
Chánh văn phòng
P.Chánh văn phòng
P.Chánh văn phòng
P.Chánh văn phòng
Chuyên viên
Chuyên viên
Chuyên viên

• Sơ đô cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND quận Tây Hô
( Xem Phụ lục số 02 ).
4. Xây dựng bản mô tả công việc cho Lãnh đạo Văn phòng
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG
1. Chánh văn phòng: Lê Văn A
Sinh viên: Ngô Thị Dương

14

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Sinh viên: Ngô Thị Dương

15

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Là chuyên viên chính 5 năm trở lên, Cao cấp Chính trị, Quản lý Nhà
nước.
- Am hiểu đường lối, chủ trương của Đảng, Pháp luật và Nhà nước.
- Khả năng tổng hợp Báo cáo; lập Kế hoạch, tổ chức thực hiện Kế
hoạch;
- Có khả năng giao tiếp tốt;
2. Phó Chánh Văn phòng. – Phạm khánh B
- Võ Bích C
- Dương Văn D
+ Vị trí và Mã số công việc:
- Vị trí: Phó Chánh Văn phòng.
- Mã số công việc: PCVP
+ Mức lương: 8.000.000đ.
+ Số lượng: 03 người.
+ Nhiệm vụ:
- Chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng, trước pháp luật về lĩnh vực
quản lý được phân công.
- Giúp Chánh Văn phòng điều hành công việc chung và theo dõi lĩnh vực
thuộc nhiệm vụ quản lý.

quan trọng hàng đầu là chức năng tham mưu, tổng hợp:
Tham mưu cho Chủ tịch UBND và các Phó Chủ tịch UBND Quận về chỉ
đạo, điều hành của Chủ tịch UBND và các Phó Chủ tịch UBND Quận; cung cấp
thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND, UBND và các cơ quan Nhà
nước ở địa phương; Ngoài ra, văn phòng còn đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật
cho HĐND&UBND hoạt động.
Đúng vây, Nghị định 14/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 đặt vị trí hàng
đầu của Văn phòng là “tham mưu tổng hợp cho UBND về hoạt động của
UBND”. Theo đó, “tham mưu tổng hợp” có nghĩa là tham mưu ngay chính trong
nhiệm vụ tổng hợp, vì tổng hợp không đơn thuần chỉ là kết quả của phép cộng
mà phải hàm chứa chất lượng tham mưu, đề xuất giải pháp xử lý công việc ngay
trong công tác tổng hợp chứ không phải tổng hợp riêng rẽ.
.Tham mưu tổng hợp không phải chỉ ở một lĩnh vực hạn chế nào đó mà
phải tổng thể các hoạt động chỉ đạo, điều hành của UBND về chỉ đọ thực hiện
các nhiệm vụ phát triển kinh tế, xã hội, đảm bảo an ninh quốc phòng... có nghĩa
là tất cả các hoạt động của đời sống xã hội diễn ra hàng ngày, hàng giờ tại địa
phương như thế nào thì phải thực hiện trách nhiệm và thẩm quyền quản lý tới
đó.
- Tham mưu: là đóng góp các ý kiến mang tính chất chỉ đạo, giúp người
Lãnh đạo trong việc đặt và tổ chức thực hiện các kế hoạch
- Tổng hợp: là tổng hợp các ý kiến, tổng hợp tình hình một cách khoa
học; phân tích xử lý, tập hợp nhiều vấn đề.
Sinh viên: Ngô Thị Dương

17

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

mọi lúc mọi nơi.
Văn phòng UBND quận Tây Hồ đã hoàn thành tốt và đạt hiệu quả đúng
vơi yêu cầu đã đề ra.Và còn thực hiện tốt cả các coonh tác đảm bảo Hậu cần cho
Sinh viên: Ngô Thị Dương

18

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

cơ quan.
Sau khi có ý kiến chỉ đạo, điều hành của UBND, vai trò của chức năng
tham mưu tổng hợp tiếp tục phát huy tầm quan trọng thông qua hoạt động theo
dõi, đôn đốc việc tổ chức thực hiện để kịp thời phản ánh với UBND Quận chỉ
đạo, và có các chỉ đạo điều hành tiếp theo.
Bên cạnh những mặt tích cực thì chức năng tham mưu, tổng hợp và đảm
bảo công tác hậu cần của cơ quan cũng có 1 số hạn chế như:
- Một số cán bộ văn phòng chưa được đào tạo đúng chuyên môn nghiệp
vụ của mình.
- Có sự chồng chéo, trùng lập về phân công chức năng, nhiệm vụ điều
này ảnh hưởng đến việc thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp cũng như
công tác Hậu cần cho cơ quan.
Cần có sự chuẩn hóa trong công tác đào đạo, bồi dưỡng để các cán bộ còn
thiếu sót về mặt chuyên môn nhiệp vụ có tác phong làm việc hiệu quả, chuẩn
mực và hiện đại.
Tóm lai, với chức năng tham mưu, tổng hợp và đảm bảo Hậu cần thì Văn

Theo quy chế làm việc của UBND Quận ban hành, chương trình công tác
của Quận được xây dựng trên cơ sở chương trình công tác của UBND Thành
phố, Nghị quyết của Quận ủy, Nghị quyết của HĐND Quận. Đây là nhiệm vụ cụ
thể được xác định trong một khoảng thời gian nhất định là căn cứ để lãnh đạo cơ
quan điều hành thống nhất nhằm thực hiện mục tiêu đã đề ra. Em xin nêu tóm tắt
như sau:
- Chương trình công tác năm: Văn phòng tổng hợp dự kiến chương trình
công tác năm sau của UBND Quận rồi gửi lại các đơn vị có liên quan tham gia
đóng góp ý kiến.
Chương trình công tác năm Chậm nhất vào ngày 31 tháng 10 hàng năm
các phòng, ban, đơn vị, UBND các Phường gửi văn phòng danh mục các đề án.
Sau 07 này làm việc, kể từ ngày UBND Quận thông tin chương trình, văn
phòng trình Chủ tịch UBND Quận ký ban hành và tiến hành gửi đến tất cả đơn
vị thuộc UBND Quận
- Chương trình công tác Quý: Chương trình công tác Quý được cụ thể hóa
từ công tác năm, được quy định thực hiện trong từng Quý. Sau đó văn phòng
tổng hợp, xây dựng chương trình cho Quý sau. Chậm nhất là ngày 15 của tháng
cuối Quý, các đơn vị phòng, ban thuộc Quận, UBND các phường gửi báo cáo
kết quả thực hiện chương trình công tác Quý và bổ sung chương trình công tác
Quý sau. Chậm nhất vào ngày 16 của tháng cuối Quý Chủ tịch UBND Quận phê
duyệt chương trình công tác Quý sau và gửi tới các phòng, ban, đơn vị biết để
thực hiện.
- Chương trình công tác tháng: Văn phòng tổng hợp và phân chia theo
từng lĩnh vực do Chủ tịch, Phó Chủ tịch phụ trách, trình Chủ tịch UBND Quận
quyết định. Chậm nhất vào ngày 25 hàng tháng văn phòng trình Chủ tịch UBND
Sinh viên: Ngô Thị Dương

20

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A

nghị hồ sơ
* Sơ đô hóa công tác tổ chức 01 Hội nghị của UBND quận.
( Xem phụ lục số 04)
* Lập hô sơ 01 hội nghị
( Xem phục lục số 05)
Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho Lãnh đạo cơ quan
Sinh viên: Ngô Thị Dương

21

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

• Sơ đô hóa quy trình tổ chức tổ chức chuyến đi công tác cho Lãnh
đạo
( Xem Phụ lục số 06)
Đi công tác là hoạt động cần thiết để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của
cơ quan. Các chuyến đi công tác đều có mục đích rõ ràng, không bị chồng chéo
mục đích với các chuyến đi khác.
Thực hiện nhiệm vụ như: nắm tình hình thực tế ở cơ sở, học tập kinh
nghiệm của các đối tác trong và ngoài nước, tìm kiếm cơ hội hợp tác hoặc ký kết
các hợp đồng trong lĩnh vực chuyển giao công nghệ…
Mỗi chuyến đi công tác văn phòng đều chuẩn bị quy trình diễn ra 03 giai
đoạn: Giai đoạn trước khi lãnh đạo đi công tác, quá trình lãnh đạo đang đi công
tác, sau khi lãnh đạo đi công tác vê.
Trước khi lãnh đạo đi công tác:

+ Theo dõi tiến độ của các cá nhân, các ban, ngành
+ Ghi nhật ký công việc
+ lưu lại sách báo, tạp chí, thư riêng của lãnh đạo.
Văn phòng thường xuyên giữ liên lạc với lãnh đạo, quá trình giải quyết
công việc có liên quan tới Lãnh đạo cần phải liên lạc và xin ý kiến chỉ đạo của
Lãnh đạo bằng cách gọi điện trực tiếp.
Sau khi lãnh đạo đi công tác vê:
+ Báo cáo với lãnh đạo những công việc ở nhà ( công việc đã hoặc chưa
giải quyết) và bàn giao giấy tờ, tài liệu. Thông báo lịch làm việc và tiếp khách
của lãnh đạo
+ Lập hồ sơ
+ Kiểm tra, hệ thống các hóa đơn, chứng từ để thanh toán kinh phí tạm
ứng.
+ Biên tập, soạn thảo các văn bản liên quan đến chuyến đi công tác.
“ Nếu thư ký không đi cúng:
- Chuyển cho lãnh đạo hoặc trưởng đoàn tất cả các tài liệu cần thiết
2. Xin ý kiến lãnh đạo về ủy quyền giải quyết công việc ở nhà
- Ghi sổ những cuộc điện thoại, những người cần gặp lãnh đạo và kịp thời
thông báo cho lãnh đaoh để xin ý kiến.
3. Sắp xếp cẩn thận các công văn tài liệu nhận được khi lãnh đạo đi công
tác”.

1.5. Đánh giá công tác tình hình triên khai và thực hiện nghi thức nhà
nước về văn hóa công sở của UBND quận Tây Hồ
Trong thời lỳ mở cửa, cùng với hội nhập và phát triển kinh tế, các luồng
văn hóa nước ngoài cũng theo đó mà vào. Có nhiều luồng gió mát nhưng cũng
không ít luồng gió độc. Làm sao điều chỉnh những hành vi ứng xử để bảo tồn
Sinh viên: Ngô Thị Dương

23

Thực hiện việc sử dụng trang phục trên cơ sở các quy định yêu cầu đồng
thời phù hợp với ngoại hình và khả năng chi tiêu.
Thực hiện Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg ngày 02 thang 8 năm 2007
của Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy chế văn háo công sở tại các cơ quan
Hành chính nhà nước. UBND quận Tây Hồ nghiêm túc triển khai, xây dựng quy
chế văn hóa công sở.
Tuyên truyền sâu rộng mục đích, ý nghĩa tầm quan trọng của việc xây
dựng quy chế văn háo công sở đến toàn thể cán bộ, đảng viên, công chức, viên
Sinh viên: Ngô Thị Dương

24

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

chức và lao động trong cơ quan, xây dựng quy chế văn háo công sở tại quận đơn
vị gồm các nội dụng về trang phục, đeo thẻ công chức, viên chức, giao tiếp ứng
xử, về bài trí công sở…..
Tác phong, ứng xử giao tiếp với nhân dân khi giải quyết công việc, với
đồng nghiệp khi trao đổi, hợp tác làm việc được đưa thành nội dung cho mỗi cán
bộ, đảng viên, công chức, viên chức phấn đáu học tập làm theo tấm gương đạo
đức Hồ Chí Minh, góp phần không nhỏ trong việc đổi mới phong cách, lề lối
làm việc của UBND quận.
Việc thực hiện lề lối làm việc của cán bộ, công chức, viên chức, việc chấp
hành kỷ luật lao động, quy chế làm việc được thực hiện nghiêm túc hơn, có
nhiều tiến bộ. Giao tiếp và ứng xử của cán bộ, công chức, viên chức khi thi hành