Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC

MỤC LỤC............................................................................................................1
PHỤ LỤC.............................................................................................................4
A. LỜI NÓI ĐẦU.................................................................................................1
B. NỘI DUNG......................................................................................................3
PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG..........................................3
CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ VIỆT TRÌ...................................3
I. Chức năng quyền hạn cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân thành phố
Việt Trì..........................................................................................................4
1. Chức năng..................................................................................................4
2. Nhiệm vụ, quyền hạn.................................................................................4
2.1. Trong lĩnh vực kinh tế:...........................................................................4
2.2. Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thuỷ lợi và đất đai:...............4
2.3. Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp:................................5
2.4. Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải:........................................5
2.5. Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch:.....................................5
2.6. Trong lĩnh vực Giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thể
thao:...............................................................................................................5
2.7. Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường:..........6
2.8. Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội:.............6
2.9. Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo:..........6
2.10. Trong việc thi hành pháp luật:..............................................................7
2.11. Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính:.....7
3. Nguyên tắc làm việc của Ủy ban nhân dân thành phố Việt Trì.................7
4. Cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân thành phố Việt Trì.........................7
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Ủy
ban nhân dân thành phố Việt Trì:..................................................................8

2. Khảo sát về công tác văn thư:..................................................................14
2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của Ủy ban nhân dân thành phố Việt
Trì................................................................................................................14
2.1.1. Quản lý văn bản đến:.........................................................................14
2.1.2. Quản lý văn bản đi:............................................................................15
2.1.3. Quản lý và sử dụng con dấu:.............................................................16
2.1.4. Lập và quản lý hồ sơ:........................................................................17
2.2. Trách nhiệm của lãnh đạo Văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện
công tác văn thư của Ủy ban nhân dân thành phố Việt Trì:........................17
Bùi Thị Tuyết Minh

Lớp: Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.2.1. Trong hoạt động quản lý và giải quyết văn bản đến, văn bản đi:......17
2.2.2. Trong hoạt động quản lý và sử dụng con dấu:..................................18
2.2.3. Trong việc lập và quản lý hồ sơ:.......................................................18
3. Khảo sát tình hình thực hiện nghiệp vụ lưu trữ.......................................18
3.1. Thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ......................................................18
3.2. Bảo quản tài liệu lưu trữ.......................................................................19
3.3. Công tác chỉnh lý tài liệu :....................................................................19
3.4. Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ.......................................19
Phần II................................................................................................................21
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN
.............................................................................................................................21
1.Xây dựng bộ lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm ..........21

2.4. Về công tác hành chính Văn phòng:.....................................................56
II. Đề xuẩt giải pháp nhằm hoàn thiện công tác hành chính văn phòng:....56
1. Đổi mới và nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ văn phòng:..................56
2. Đầu tư mua sắm trang thiết bị, công nghệ thông tin:..............................57
3.Tổ chức lao động khoa học trong văn phòng:..........................................57
4. Đổi mới nghiệp vụ hành chính:...............................................................58
LỜI CẢM ƠN...................................................................................................59
PHỤ LỤC.............................................................................................................1
PHỤ LỤC

Bùi Thị Tuyết Minh

Lớp: Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
A. LỜI NÓI ĐẦU

Trong quá trình đất nước ngày càng đi lên, phát triển nền kinh tế- xã hội,
việc xây dựng đội ngũ cán bộ công nhân viên chức có phẩm chất chính trị, có tri
thức, giỏi chuyên môn nghiệp vụ được coi là nhu cầu thiết yếu để xây dựng nên
một đất nước công nghiệp hóa hiện đại hóa.
Từ xưa ông cha ta đã từng nói “học đi đôi với hành” đó là câu tục ngữ
luôn đúng trong mọi trường hợp, mọi hoàn cảnh và mọi công việc. Cùng với sự
đổi mới và phát triển đó thì việc đào tạo một đội ngũ tri thức là vô cùng quan
trọng được Đảng và Nhà nước ta quan tâm hàng đầu. Hiện nay bất kỳ một cơ
quan, tổ chức, doanh nghiêp nào cũng muốn sở hữu một “Nhà quản trị văn
phòng” tài năng, nhiệt tình, năng động, sáng tạo. Mặc dù không có những đòi

trường (Từ ngày 9/3/2015 đến ngày 29/4/2015).
Trong suốt quá trình thực tập em luôn nhận được sự quan tâm, giúp đỡ,
chỉ bảo tận tình của các cán bộ, công chức của Ủy ban nhân dân thành phố Việt
Trì cùng các thầy cô trong khoa và cô Lâm Thu Hằng người đã hướng dẫn em
hoàn thành tốt chương trình thực tập, cũng như hoàn thành báo cáo thực tập tốt
nghiệp của mình.
Báo cáo thực tập của em gồm có 03 phần như sau:
Phần I: Khảo sát công tác văn phòng của Ủy ban Nhân dân thành phố Việt
Trì.
Phần II: Chuyên đề thực tập: Xây dựng một số văn bản.
Phần III: Kết luận và đề xuất kiến nghị
Mặc dù đã có những nỗ lực, cố gắng song bài báo cáo của em không tránh
khỏi những thiếu sót. Em kính mong nhận được sự cảm thông, đóng góp ý kiến
của thầy cô để báo cáo của êm được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn !
Hà Nội, ngày 01 tháng 5 năm 2015
Sinh viên thực tập
Bùi Thị Tuyết Minh

Bùi Thị Tuyết Minh

2

Lớp: Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
B. NỘI DUNG


3

Lớp: Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Quốc gia. Từ đó tiếp tục phấn đấu hoàn thành nhiệm vụ trong giai đoạn mới vì
sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá thủ đô và đất nước.
I. Chức năng quyền hạn cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân thành
phố Việt Trì
1. Chức năng
Theo Hiến pháp năm 1992 sửa đổi, bổ sung năm 2002, Uỷ ban Nhân dân (
viết tắt là UBND) thành phố Việt Trì là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân
dân viết tắt HĐND) quận đồng thời là cơ quan hành chính nhà nước ở địa
phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà
nước cấp trên. Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các
văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân
cùng cấp nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã
hội, củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.
Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần
bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ
trung ương tới cơ sở.
Theo quy định của Luật tổ chức Hội đông nhân dân và Ủy ban nhân dân
số 11/2003/QH11 ngày 26/11/2003, Ủy ban nhân dân quận có nhiệm vụ và
quyền hạn sau đây:
2. Nhiệm vụ, quyền hạn

Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống, sản
xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu; phát triển cơ sở chế biến nông,
lâm và các cơ sở công nghiệp khác.
2.4. Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải:
Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây
dựng các phường, điểm dân cư trên địa bàn thành phố;
Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng
cơ sở theo sự phân cấp;
Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân
cấp của Uỷ ban nhân dân thành phố.
2.5. Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch:
Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch;
Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt động
thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn;
Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương
mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn.
2.6. Trong lĩnh vực Giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể
dục thể thao:
Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông tin,
thể dục thể thao, y tế trên địa bàn quận và tổ chức thực hiện:
Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ cập
Bùi Thị Tuyết Minh

5

Lớp: Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp


giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo;
Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng, tôn
Bùi Thị Tuyết Minh

6

Lớp: Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

giáo hoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái những quy định của pháp
luật và chính sách của Nhà nước theo quy định của pháp luật.
2.10. Trong việc thi hành pháp luật:
Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc
chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật;
Tổ chức thực hiện và chỉ đạo Uỷ ban nhân dân các xã, phường thực hiện
các biện pháp bảo vệ tài sản của Nhà nước;
Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn;
2.11. Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành
chính:
Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân
dân theo quy định của pháp luật;
Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan
chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp mình theo hướng dẫn của Uỷ ban nhân
dân cấp trên;
Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp
của Uỷ ban nhân dân cấp trên;

Ủy ban nhân dân thành phố Việt Trì:
Văn phòng là bộ máy tham mưu, giúp việc cho Thủ trưởng cơ quan trong
công tác lãnh đạo, quản lý, điều hành thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan.
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Văn phòng HĐND - UBND thành
phố Việt Trì:
1.1. Vị trí, chức năng:
Văn phòng HĐND - UBND thành phố Việt Trì là cơ quan chuyên môn
thuộc Ủy ban nhân dân quận có chức năng tham mưu, tổng hợp, phục vụ hoạt
động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố.
Tổ chức, hoạt động của Văn phòng được thực hiện theo Nghị định số
172/2004/NĐ-CP ngày 29/9/2004 của Chính phủ về quy định tổ chức các cơ
quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc
tỉnh.
1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng:
Tổ chức phục vụ hoạt động của Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội
đồng nhân dân, các ban của Hội đồng nhân dân, các đại biểu Hội đồng nhân dân
và tham mưu một số công việc do Chủ tịch Hội đồng nhân dân thành phố giao;
Trình Ủy ban thành phố chương trình làm việc, kế hoạch công tác hàng
tháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm của UBND thành phố - Văn phòng
HĐND&UBND thành phố là phục vụ sự điều hành của HĐND&UBND mà trực
tiếp là TT HĐND và Chủ tịch, Các phó Chủ tịch UBND thành phố trên các mặt
công tác chủ yếu sau:
- Tổ chức thu thập thông tin, xử lý thông tin đảm bảo phản ánh thường
xuyên, kịp thời, chính xác, toàn diện trên các lĩnh vực công tác phục vụ cho sự
Bùi Thị Tuyết Minh

8

Lớp: Quản trị Văn phòng K7A


Văn phòng gồm có:
01 Chánh Văn phòng;
02 Phó Chánh Văn phòng;
Các bộ phận công tác và cán bộ, công chức văn phòng.
- Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND thành phố Việt Trì:
Bùi Thị Tuyết Minh

9

Lớp: Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

(Xem phụ lục số 02)
1.4 Bản mô tả công việc của Chánh Văn phòng:
Chức danh: Chánh Văn phòng.
1.4.1. Vị trí, chức danh:
Là lãnh đạo Văn phòng, thủ trưởng trực tiếp của Văn phòng. Lãnh đạo và
điều hành toàn diện các mặt công tác của Văn phòng HĐND- UBND thành phố.
1.4.2. Trách nhiệm:
Chịu trách nhiệm trước HĐND, UBND thành phố về công tác của Văn
phòng
1.4.3. Nhiệm vụ:
Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, thực hiện chế độ chính sách, chế độ đãi
ngộ, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo và bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ đối
với cán bộ công chức thuộc văn phòng. Phân công và điều hành chung hoạt
động của các Phó Văn phòng, các bộ phận, cán bộ, công chức, đảm bảo sự thống

III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành
chính Văn phòng HĐND- UBND thành phố Việt Trì:
1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng:
1.1. Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu
tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho Ủy ban nhân dân thành phố Việt
Trì:
Văn phòng có tầm quan trọng trong công tác giúp việc điều hành của lãnh
đạo, cung cấp thông tin đến các đơn vị những nội dung chỉ đạo của lãnh đạo,
đồng thời đề nghị các đơn vị thực hiện công việc đúng tiến độ, thời gian và đảm
bảo chất lượng; tham mưu, tổng hợp giúp lãnh đạo thu thập, xử lý các thông tin,
ban hành các quyết định quản lý phù hợp với tình hình thực tiễn của cơ quan.
Chức năng tham mưu thể hiện trong mỗi nhiệm vụ cụ thể như: Xây dựng các
chương trình công tác, thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo của cơ quan, biên
tập, kiểm tra và chịu trách nhiệm về thủ tục, thể thức của văn bản…
Văn phòng có chức năng phục vụ, hậu cần, quản trị nhằm đảm bảo cho cơ
quan thực hiện nhiệm vụ có hiệu quả, cụ thể như: Tổ chức hội họp, hội thảo, các
chuyến công tác cho lãnh đạo và các đơn vị phòng nghiệp vụ, quản lý tài sản,
phương tiện phục vụ công tác.Tổng hợp báo cáo tình hình hoạt động của cơ
quan; đề xuất, kiến nghị các biện pháp thực hiện sự chỉ đạo điều hành của Thủ
trưởng, thực hiện chế độ thông tin báo cáo theo quy định. Chuẩn bị và tổ chức
các cuộc họp, làm việc, tiếp khách, các chuyến đi công tác của lãnh đạo; làm thư
ký họp giao ban và thông báo ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo đối với các đơn vị
thực hiện. Chủ trì phối hợp với một số đơn vị chức năng xây dựng một số quy
chế quản lý, quy chế nội bộ văn phòng trình lãnh đạo ký ban hành và theo dõi
đôn đốc các đơn vị thực hiện nội quy, quy chế cơ quan, bảo đảm trật tự kỷ
cương hành chính; tổ chức thực hiện công việc về hành chính, lễ tân, khánh tiết,
tiếp khách đảm bảo khoa học, hiệu quả và văn minh.
Bùi Thị Tuyết Minh

11

bộ phận, phòng, ban.
- Nhược điểm:
+ Một số công việc của tuần trước vẫn chưa thực hiện song, công việc
chưa đưa vào lịch dẫn đến việc công việc bị tồn đọng và lúng túng khi giải quyết
công việc.
+ Việc đôn đốc các phòng ban đăng ký nội dung công việc còn chậm trễ
nên ảnh hưởng đến việc xây dựng lịch công tác tuần
(Xem phụ lục số 04).
Bùi Thị Tuyết Minh

12

Lớp: Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị của UBND thành phố Việt
Trì
(Xem phụ lục 5)
1.4. Sơ đồ quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo Ủy ban
nhân dân thành phố Việt Trì:
(Xem phụ lục số 06).
1.5. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công
sở của Ủy ban nhân dân thành phố Việt Trì:
Văn hoá nơi công sở không chỉ thể hiện đạo đức, phẩm chất của cán bộ,
công nhân viên chức trong khi thực thi nhiệm vụ mà còn thể hiện trình độ văn
hoá của mỗi người. Nhận thấy rõ tầm quan trọng của văn hóa công sở, Ủy ban

hướng dẫn rõ ràng, cụ thể về các quy định liên quan đến giải quyết công việc.
Cán bộ, công chức, viên chức không được có thái độ hách dịch, nhũng nhiễu,
gây khó khăn, phiền hà khi thực hiện nhiệm vụ.
Giao tiếp và ứng xử với đồng nghiệp: Trong giao tiếp và ứng xử với đồng
nghiệp, cán bộ, công chức, viên chức phải có thái độ trung thực, thân thiện, hợp tác.
Giao tiếp qua điện thoại: Khi giao tiếp qua điện thoại, cán bộ, công chức,
viên chức phải xưng tên, cơ quan, đơn vị nơi công tác; trao đổi ngắn gọn, tập
trung vào nội dung công việc; không ngắt điện thoại đột ngột.
* Văn hoá công sở là phong cách làm việc:
Làm việc một cách khoa học, sắp xếp thời gian làm việc hợp lý.
Xây dựng văn hóa công sở là xây dựng một nền nếp làm việc khoa học,
có kỷ cương và dân chủ. Nhận được sự đồng tình và hưởng ứng của cán bộ công
chức, viên chức tại Ủy ban nhân dân thành phố Việt Trì mà văn hóa công sở
ngày càng trở nên gần gũi và được mọi người trong cơ quan thực hiện với thái
độ nghiêm túc.
2. Khảo sát về công tác văn thư:
2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của Ủy ban nhân
dân thành phố Việt Trì
Phòng Văn thư được bố trí ngay ở tầng1, gần lối ra vào thuận tiện cho
việc giao tiếp, nhận tài liệu, giấy tờ từ bên ngoài chuyển đến đồng thời cũng
thuận lợi cho các cá nhân, đơn vị trong Ủy ban nhân dân đến làm thủ tục đăng
ký văn bản đóng dấu, tìm kiếm tài liệu.
Công tác văn thư thực hiện chức năng đảm bảo thông tin cho hoạt động
quản lý của các cơ quan, tổ chức. Nó không thuần túy thuộc nhiệm vụ của một
bộ phận, đơn vị, cá nhân trong cơ quan. Công tác văn thư mang tính chất nghiệp
vụ kỹ thuật và chính trị vì vậy cần được chú trọng và tập trung vào các nội dung:
2.1.1. Quản lý văn bản đến:
Bộ phận Văn thư UBND có trách nhiệm tiếp nhận văn bản từ nhiều
nguồn khác nhau như: qua đường bưu điện, điện báo, fax, gửi trực tiếp… Khi
tiếp nhận văn bản, cán bộ văn thư được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến

* Nhược điểm:
Trang thiết bị máy móc trong văn phòng như: máy scan, máy photo
thường xuyên bị hỏng ảnh hưởng tới việc nhân bản và lưu giữ văn bản.
2.1.2. Quản lý văn bản đi:
Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản, cán bộ văn thư
cần kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện sai
sót phải báo cáo kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải
quyết. Tất cả các văn bản đi của UBND thành phố đều được đánh số theo hệ
thống số chung do văn thư thống nhất quản lý. Sau khi lấy số và ngày, tháng,
năm ban hành văn bản được nhân bản theo đúng số lượng và thời gian quy định.
Nhân viên văn thư có trách nhiệm đóng dấu lên chữ ký và lên các phụ lục văn
Bùi Thị Tuyết Minh

15

Lớp: Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

bản kèm theo văn bản chính được thực hiện theo NĐ số 110/2004/NĐ-CP của
Chính phủ về công tác văn thư. Việc đăng ký văn bản đi của UBND quận được
tiến hành theo cách truyền thống (vào sổ đăng ký văn bản đi) và theo cách hiện
đại (đăng ký trên máy tính thông qua phần mềm quản lý văn bản đi).
Sau khi hoàn thành các quy trình trên, cán bộ văn thư làm thủ tục phát
hành, chuyển phát, theo dõi việc chuyển phát văn bản đi và lưu văn bản.
* Ưu điểm:
Văn bản ban hành đã đảm bảo đúng thể thức, kỹ thuật trình bày, đúng với


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.1.4. Lập và quản lý hồ sơ:
Mọi văn bản hình thành trong hoạt động của UBND thành phố Việt Trì
sau khi đã giải quyết xong đều phải được lập hồ sơ để tiếp tục sử dụng phục vụ
cho hoạt động của UBND. Công tác lập hồ sơ tại phòng Văn thư thuộc UBND
thành phố có tác dụng nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác của cán bộ, công
chức giúp UBND quản lý văn bản chặt chẽ, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác
lưu trữ, giúp lãnh đạo và nhân viên tra cứu văn bản nhanh chóng.
* Ưu điểm: thực tế cho thấy việc lập hồ sơ tại phòng Văn thư thuộc
UBND rất được coi trọng và quản lý chặt chẽ. Các hồ sơ luôn được biên mục
đầy đủ, chính xác và có nơi bảo quản riêng tùy theo từng năm ban hành hay tên
loại văn bản tùy theo mục đích sử dụng. Sau khi hết một năm công tác, toàn bộ
hồ sơ về văn bản tài liệu có liên quan đều được lưu trữ trong tủ, có khóa. Sau
thời gian 05 năm số hồ sơ đó được chuyển lên kho lưu trữ riêng tại Tầng 5 với
những điều kiện bảo quản nghiêm ngặt.
Nhược điểm: Việc thu thập và lưu văn bản, tài liệu vào hồ sơ lưu trữ còn
nhiều thiếu sót và chưa thật sự được quan tâm gây ảnh hưởng đến nghiệp vụ lưu trữ.
2.2. Trách nhiệm của lãnh đạo Văn phòng trong việc chỉ đạo thực
hiện công tác văn thư của Ủy ban nhân dân thành phố Việt Trì:
Trong quá trình thực hiện công tác văn thư, lãnh đạo văn phòng đã chỉ
đạo, hướng dẫn hoạt động công tác văn thư theo đúng chủ trương, đường lối,
quy định của nhà nước; thực hiện Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày
19/01/2011 của Bộ Nội hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành
chính, thực hiện theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ về công tác
văn thư.
Với sự quan tâm, giám sát, chỉ đạo của lãnh đạo Văn phòng UBND thành
phố VIệt Trì mà công tác văn thư của Ủy ban nhân dân thành phố Việt Trì đã đạt
được những thành tựu đáng kể.

chuyển lên kho lưu trữ riêng tại Tầng 5 với những điều kiện bảo quản nghiêm
ngặt.
3. Khảo sát tình hình thực hiện nghiệp vụ lưu trữ
Lãnh đạo cơ quan trực tiếp chỉ đạo cho Chánh văn phòng trong việc thực
hiện công tác lưu trữ. Thực hiện theo đúng qui định của nhà nước, đảm bảo
đúng qui trình, thủ tục. Lãnh đạo cơ quan yêu cầu Chánh văn phòng báo cáo
thường xuyên về tình hình lưu trữ trong cơ quan, đảm bảo những văn bản quan
trong được quản lý, bảo quản chặt chẽ. Nhận được sự chỉ đạo của lãnh đạo cơ
quan, Chánh Văn Phòng tiếp tục chỉ đạo các phòng, ban, đơn vị và cán bộ lưu
trữ thực hiện các nghiệp vụ theo các nội dung:
3.1. Thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ
Các phòng, ban, đơn vị, cán bộ, nhân viên trong quá trình làm việc phải
lập hồ sơ công việc, tài liệu, hồ sơ đã đến hạn nộp lưu thì phải nộp vào lưu trữ
cơ quan. Cán bộ, công nhân viên lưu trữ có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ tài liệu,
Bùi Thị Tuyết Minh

18

Lớp: Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

làm thủ tục lưu trữ, tổ chức lưu trữ tài liệu khoa học, chỉnh lý tài liệu. Nếu tài
liệu thuộc lưu trữ nhà nước xin ý kiến chỉ đạo và làm thủ lục nộp lưu.
Chánh Văn phòng có trách nhiệm chỉ đạo, kiểm tra, theo dõi, đôn đốc cán bộ
văn thư xác định nguồn tài liệu và thành phần tài liệu để lựa chọn và chuyển giao
vào kho lưu trữ. Chỉ đạo, kiểm tra, giám sát cán bộ, nhân viên lưu trữ trong quá



Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

thông tin và tài liệu lưu trữ phục vụ yêu cầu nghiên cứu giải quyết những nhiệm
vụ hiện hành của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là
một trong những công tác quan trọng nhất và là mục tiêu cuối cùng của công tác
lưu trữ.
Các đơn vị tổ chức, cá nhân có nhu cầu mượn, tham khảo, trích lục hồ sơ,
tài liệu, bản đồ và các loại văn bản khác phải được sự đồng ý của lãnh đạo Văn
phòng UBND thành phố.

Bùi Thị Tuyết Minh

20

Lớp: Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Phần II.

CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN
1. Xây dựng bộ lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm .
Thứ
2

Lớp: Quản trị Văn phòng K7A