Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Trang

Lớp: Cao Đẳng Văn thư- Lưu trữ

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT
STT
1
2
3
4
5

Chữ viết tắt
HĐND
UBND
CNTT
VBQPPL
HCSN

Báo cáo thực tập cuối khóa

Nguyên văn
Hội đồng nhân dân
Ủy ban nhân dân
Công nghệ Thông tin
Văn bản quy phạm pháp luật
Hành chính sự nghiệp

Khoa: Văn thư - Lưu trữ



1.5. Hiện đại hóa công tác văn phòng trong Chi cục.......................................12
1.6. Tổ chức chuyến đi công tác cho thủ trưởng và cán bộ trong cơ quan......13
2. Về công tác văn thư......................................................................................14
2.1. Mô hình tổ chức Văn thư của cơ quan.......................................................14
2.2. Soạn thảo và ban hành văn bản.................................................................16
2.3 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản......................................................19
2.4. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu..........................................................22
2.5. Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan......23
3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nhiệm vụ lưu trữ...............................25
3.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ.................................................25
3.2. Chỉnh lý xác định giá trị tài liệu................................................................26
3.3. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ.............................................................27
3.4. Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ...................................29
CHƯƠNG III: THỰC HÀNH NGHIỆP VỤ........................................................31
.
1.Thực hiện phân loại tài liệu của Sở Xây dựng từ 1989 - 1993:...................32
CHƯƠNG 4: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP.....................................................................40
1.Đánh giá chung...............................................................................................40
2. Nguyên nhân tồn tại hạn chế.......................................................................42
3. Đề xuất một số giải pháp..............................................................................43
KẾT LUẬN..........................................................................................................46
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO...............................................................47
PHỤ LỤC............................................................................................................48

Báo cáo thực tập cuối khóa

Khoa: Văn thư - Lưu trữ


Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Trang

Chương 1: Chức năng, nhiêm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn
phòng cơ quan thực tập.
Chương 2: Khảo sát hoạt động của công tác hành chính văn phòng của
cơ quan.
Chương 3. Thực hành nghiệp vụ: Thực hiện nghiệp vụ phân loại, chỉnh
lý tài liệu, xác định giá trị tài liệu theo các năm.

Báo cáo thực tập cuối khóa

1

Khoa: Văn thư - Lưu trữ


Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Trang

Lớp: Cao Đẳng Văn thư- Lưu trữ

Chương 4 .Đề xuất giải pháp
Qua đây, cho phép em gửi lời cảm ơn sâu sắc nhất tới các cán bộ tại Chi cục
Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bắc Giang đã tạo điều kiện, hướng dẫn, giúp đỡ em hoàn
thành tốt đợt thực tập này.
Tuy nhiên, do thời gian có hạn, kinh nghiệm còn hạn chế, ít được tiếp xúc
với công việc thực tế nên bản báo cáo không tránh khỏi những thiếu sót và hạn chế
nhất định. Em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp quý báu của các thầy
các cô cùng toàn thể các bạn sinh viên để bản báo cáo của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Bắc giang, ngày 25 tháng 04 năm 2015
Sinh viên


luật.
2. Nhiệm vụ, quyền hạn.
2.1. Giúp Giám đốc sở nội vụ thực hiện các nhiệm vụ sau:
a) Trình cấp có thẩm quyền ban hành quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng
năm, các chương trình, đề án, dự án và tổ chức thực hiện chế độ, quy định về văn
thư, lưu trữ;
b) Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư, lưu
trữ;
c) Thẩm định trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “ Danh mục nguồn và
thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử của tỉnh’’;
d) Thẩm định trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “ Danh mục tài liệu hết giá
trị” của Lưu trữ lịch sử của tỉnh;
e) Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưu
trữ;
g) Tổ chức tập huấn bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư lưu trữ;
h) Phối hợp với Thanh tra Sở Sội vụ giải quyết khiếu nại tố cáo và sử lý vi
phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ;
i) Thực hiện báo cáo. Thống kê văn thư, lưu trữ;
k) Sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ.

Báo cáo thực tập cuối khóa

3

Khoa: Văn thư - Lưu trữ


Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Trang

Lớp: Cao Đẳng Văn thư- Lưu trữ

a. Đơn vị sự nghiệp: Trung tâm lưu trữ
Biên chế của Chi cục: Gồm biên chế hành chính ( lãnh đạo chi cục và các
phòng chuyên môn ), biên chế sự nghiệp( Trung Tâm Lưu Trữ) do UBND tỉnh
giao hằng năm trong tổng biên chế HCSN của Sở Nội vụ.
Trước mắt chuyển 03 chỉ tiêu biên chế hành chính của văn Phòng Quản lý
Văn thư Lưu trữ và 10 biên chế sự nghiệp của Trung tâm Lưu trữ sang Chi cục.
Khi bộ nội vụ giao bổ sung biên chế hành chính năm 2010, Sở Nội vụ trình chủ
tịch UBND tỉnh giao bổ sung biên chế cho Chi cục.
Báo cáo thực tập cuối khóa

4

Khoa: Văn thư - Lưu trữ


Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Trang

Lớp: Cao Đẳng Văn thư- Lưu trữ

II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của phòng Hành
chính - tổng hợp Chi cục.
Theo Quyết định số 02/QĐ – CCVTLT ngày 18/02/2011 của Chi cục Văn thư Lưu trữ về việc ban hành Quy chế làm việc của Chi cục Văn thư Lưu trữ có quy định
nhiệm vụ, quyền hạn của phòng Hành chính – Tổng hợp như sau:
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, của phòng Hành chính - tổng hợp.
1.1. Quản lý công tác văn thư, in ấn văn bản, lưu trữ hiện hành của Chi cục.
Kiểm soát nội dung và thế thức văn bản trước khi phát hành theo quy định. Quản lý quy
định con dấu theo quy định của Nhà nước;
1.2. Giúp Lãnh đạo Chi cục quản lý CCVC thuộc quyền quản lý của Chi cục
thực hiện các quy định của Nhà nước, nội quy,quy chế của cơ quan; theo dõi, chấm
điểm thi đua các phòng trực thuộc và từng CCVC; Tham mưu cho Chi cục trưởng xem


Khoa: Văn thư - Lưu trữ


Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Trang

Lớp: Cao Đẳng Văn thư- Lưu trữ

- Phó Trưởng phòng: được Trưởng phòng giao phụ trách một số công việc cụ
thể của phòng; thay mặt Trưởng phòng giải quyết công việc được phân công, đồng thời
chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và lãnh đạo Chi cục về công việc đó. Khi Trưởng
phòng đi vắng, Phó Trưởng phòng được ủy quyền giải quyết, điều hành công việc của
phòng , sau đó báo cáo ngay với Trưởng phòng khi Trưởng phòng có mặt về nhừng
việc mình đã giải quyết và những tồn tại để Trưởng phòng nắm được và giải quyết tiếp.

Báo cáo thực tập cuối khóa

6

Khoa: Văn thư - Lưu trữ


Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Trang

Lớp: Cao Đẳng Văn thư- Lưu trữ

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HÀNH
CHÍNH VĂN PHÒNG TẠI CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TỈNH
BẮC GIANG.
1. Công tác Văn phòng

+ Quản lý đúng mục tiêu: Tất cả các hoạt động quản lý, điều hành của Chi
cục trưởng nhằm hướng tới việc thực hiện một cách tốt nhất mục tiêu của cơ quan.
+ Cách thức phù hợp với mục tiêu đặt ra: Căn cứ vào nguồn lực hiện cóa của
cơ quan, lãnh đạo Chi cục đưa ra các biện pháp quản lý, tổ chức thích hợp cho từng
mục tiêu.
Báo cáo thực tập cuối khóa

7

Khoa: Văn thư - Lưu trữ


Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Trang

Lớp: Cao Đẳng Văn thư- Lưu trữ

+ Phát huy sự tập trung, dân chủ: Lãnh đạo Chi cục đã huy động được cán
bộ dưới quyền tham gia một cách nhiệt tình các hoạt động của Chi cục dưới sự
lãnh đạo của mình.
+ Chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động của Chi cục mình: Các mục tiêu
của Chi cục được thực hiện dưới sự chỉ đạo của Chi cục trưởng. Do vậy, có ý thức
được rõ nghĩa vụ và trách nhiệm của mình đối với hoạt động của Chi cục.
+ Giữ vững uy tín: Uy tín được thể hiện ở hiệu lực của những quyết định
quản lý và thực hiện những quyết định của những CCVC trong cơ quan.
* Quy định:
- Đưa ra các quyết định quản lý: Lãnh đạo chi cục căn cứ vào kế hoạch,
chương trình của Chi cục để đề ra các quyết định quản lý.
- Phân công công việc quản lý cho từng cán bộ trong Chi cục. Tùy theo chức
năng nhiệm vụ vủa từng phòng và trình độc chuyên môn của từng cán bộ mà lãh
đạo chi cục phân công một cách chính xác, hợp lý.

Khoa: Văn thư - Lưu trữ


Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Trang

Lớp: Cao Đẳng Văn thư- Lưu trữ

- Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, thực hiện chế độ tiền lương và các chính
sách, chế độ đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo và bồi dưỡng về chuyên môn,
nghiệp vụ đối với công chức thuộc Chi cục theo quy định. Phân công, kiểm tra,
đôn đốc việc thực hiện nhiệm vụ trong Văn phòng; nhận xét, đánh giá công chức
thuộc quyền theo quy định;
- Thực hiện công tác quản lý tài chính, tài sản của cơ quan theo quy định của
pháp luật và phân cấp của UBND tỉnh, chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Chi cục về
quản lý tài chính, tài sản và thực hiện chế độ chính sách đối với công chức trong cơ
quan;- Quản lý thống nhất công tác in ấn, phát hành, lưu trữ tài liệu, văn bản của
Chi cục theo quy định của nhà nước. Chỉ đạo thực hiện công tác văn thư, lưu trữ cơ
quan tiến hành các nghiệp vụ văn thư tiếp nhận và xử lý các văn bản đi, đến, tiến
hành tổ chức thu thập, chỉnh lý tài liệu đưa vào lưu trữ theo quy định;
- Lãnh đạo, hướng dẫn, điều hành các hoạt động đối nội, đối ngoại của cơ
quan. Tổ chức địa điểm tiếp dân; thực hiện công tác hành chính quản trị, bảo vệ,
trực cơ quan và công tác văn thư, lưu trữ theo quy định.
- Văn phòng Chi cục Văn thư – Lưu trữ chủ trì, phối hợp với các phòng, ban
chuyên môn thuộc Chi cục điều hành thực hiện các nhiệm vụ:
+ Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác tháng, quý, năm của Chi cục;
+ Dự thảo các báo cáo của Chi cục theo định kỳ và theo yêu cầu;
+ Hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp
luật; kế hoạch đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt; thông tin, tuyên truyền,
phổ biến, giáo dục pháp luật về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của Chi cục.
+ Tổ chức nghiên cứu, ứng dụng các tiến bộ khoa học; xây dựng hệ thống

thống nhất đầy đủ kịp thời của các cấp lạnh đạo.
* Bố trí các trang thiết bị trong phòng làm việc:
Nơi làm việc của người công chức được bố trí theo không gian nhất định
theo từng vị trí với các trang thiết bị cần thiết, được sắp xếp trật tự phù hợp với
công việc của người công chức.
STT
1.

Thiết bị
Máy tính

Số lượng ( chiếc )
16

2.

Máy in

3

3.

Máy phô tô

1

4.

Bàn làm việc


1.3. Xây dựng kế hoạch của văn phòng.
Lập chương trình kế hoạch là qua trình xác định những mục tiêu cần đạt
được của đơn vị và phương án tiến hành tốt nhất để đạt được những mục tiêu đó
trong từng thời kì. Trong mỗi kế hoạch đều thể hiện những mục tiêu và giải pháp
chủ yếu nhằm sử dụng những nguồn lực tài nguyên có thể khai thác được ở trong
cơ quan một cách tối ưu nhất.
Việc xây dựng chương trình kế hoạch của Chi cục, trưởng phòng hành chính
tổng hợp giúp lãnh đạo Chi cục xây dựng chương trình kế hoạch công tác, phân
công công việc cụ thể cho từng công chức, viên chức. Điều hành hoạt động của
văn phòng với chức năng nhiệm vụ được giao theo nội dung, chương trình đã được
lãnh đạo Chi cục thông qua.
-Phòng Hành chính Tổng hợp được lãnh đạo giao cho nhiệm vụ là đầu mối
tập hợp các chương trình kế hoạch của các đơn vị, bộ phận trong cơ quan thành
chương trình kế hoạch chung của cơ quan.

Báo cáo thực tập cuối khóa

10

Khoa: Văn thư - Lưu trữ


Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Trang

Lớp: Cao Đẳng Văn thư- Lưu trữ

- Chương trình kế hoạch của Chi cục được xây dựng theo năm, thời điểm lập
vào cuối mỗi năm sau khi đã hoàn thành kế hoạch của năm trước.
- Chương trình kế hoạch của Chi cục được lập dựa vào kế hoạch, mục tiêu
của các phòng ban trong Chi cục. Cuối mỗi năm các phòng ban gửi bản kế hoạch

đảm bảo nguồn tin xuất phát từ đâu, tin không trùng lặp, có định hướng, có trọng
tâm, trọng điểm, tránh thông tin thừa không cần thiết.
+ Thông tin chính thức: Là những thông tin lấy từ các văn bản: VBQPPL,
văn bản các cơ quan, đơn vị...
Báo cáo thực tập cuối khóa

11

Khoa: Văn thư - Lưu trữ


Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Trang

Lớp: Cao Đẳng Văn thư- Lưu trữ

+ Thông tin không chính thức: Qua báo chí, qua các cán bộ trong cơ quan...
+ Các thông tin này được bộ phận biên tập thực hiện lại trước khi dược xử lý
và cung cấp cho lãnh đạo.
+ Các nguồn tin: Thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý được thu thập từ
các nguồn: Sách báo, tạp chí, vô tuyến truyền hình, các văn bản đi, văn bản đến, ý
kiến đống góp...
+ Phương pháp lấy tin: Tiếp nhận từ bưu điện, thường xuyên sưu tầm và cập
nhật các văn bản pháp luật có liên quan, đặt mua các báo, tạp chí, truy cập
internet...
- Xử lý thông tin:
Việc xử lý thông tin nhằm nâng cao chất lượng thông tin; tránh quá tải tin;
giảm thời gian chọn lọc tin. Xử lý thông tin là một nghiệp vụ phức tạp, đòi hỏi cán
bộ phải có trình độ chuyên môn cao, có hiểu biết xã hội rộng và có khả năng phân
tích, tổng hợp vấn đề.
+ Tập hợp và hệ thống hóa thông tin theo từng vấn đề, từng lĩnh vực


Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Trang

Lớp: Cao Đẳng Văn thư- Lưu trữ

thực hiện trực tiếp trên mạng giúp cán bộ tiết kiệm thời gian và công sức. Vafc ũng
nhờ có máy tính nên việc lưu trữ các văn bản tài liệu được tiến hành trên đĩa mềm.
Không chỉ vậy máy tính còn giúp cho các chuyên viên văn phòng có thể soạn thảo
văn bản trên máy tính một cách nhanh chóng dễ ràng.
Ngoài ra, cơ quan còn trang bị như máy in, máy photo, điện thoại.... cũng
được trang bị phục vụ công tác văn phòng. Việc trang bị mua sắm các trng thiết bị
hiện đại không chỉ phục vụ đắc lực cho công việc mà còn góp phần hiệu quả cơ
quan.
Nhìn chung, Chi cục đã trang bị được các trang thiết bị kỹ thuật hiện đại
phục vụ cho hoạt động của toàn Chi cục. Tuy nhiên với yêu cầu công việc hiện đại
Chi cục cần đầu tư trang thiết bị nhiều hơn nữa như máy phôt, máy in, máy fax ...
và những máy tính cũ cần thay mới, nhằm góp phần tăng năng xuất, chất lượng và
hiệu quả công việc của mỗi cá nhân và của toàn Chi cục.
1.6. Tổ chức chuyến đi công tác cho thủ trưởng và cán bộ trong cơ quan
Đi công tác là một trong những hoạt động khá thường xuyên và phổ biến ở
các cơ quan. Các chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan là một hoạt động cần
thiết nhằm thực hiện những nhiệm vụ cụ thể đặt ra trong việc thực hiện chức năng
quản lý nói chung hoặc giải quyết những việc cụ thể thuộc chương trình, kế hoạch
công tác năm đã được xây dựng.
Phạm vi đi công tác rộng hay hẹp phụ thuộc vào chức năng, quyền hạn,
nhiệm vụ của cơ quan, liên quan đến cơ quan quản lý Nhà nước, hoặc phụ thuộc
vào mối quan hệ công tác của cơ quan đối với các cơ quan khác.
Tùy theo chức năng, nhiệm vụ của cơ quan mà phạm vi công tác khác nhau.
Các giai đoạn chuẩn bị chuyến đi công tác của cơ quan:
- Xếp lịch cho các chuyến đi công tác.

định của Bộ Luật Lao động. CCVC, người lao động nghỉ phép phải viết giấy xin
phép nghỉ, được Chi cục trưởng đồng ý.
Các chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan nói chung là đa dạng, mỗi
chuyến đi có tác dụng trên nhiều phương diện. Việc đi công tác và khảo sát giúp
cho người lãnh đạo và các bộ phận quản lý nắm bắt được tình hình thực tế ở cơ sở,
hoặc tham khảo kinh nghiệm của các cơ quan,đối tác trong và ngoài nước. Các
chuyến đi công tác cũng giúp người lãnh đạo và các bộ phận quản lý có thể tìm
kiếm các cơ hội hợp tác và thực hiện được các thoả thuận trong lĩnh vực quản lý.
Vì vậy các chuyến đi đó cần được tổ chức chu đáo.
2. Về công tác văn thư
- Công tác văn thư gắn liền vói việc hoạt động chỉ đạo điều hành công việc
của cơ quan, tổ chức. Hiệu quả hoạt động của cơ quan, tổ chức một phần phụ thuộc
vào công tác văn thư làm tốt hay không. Vì thế mà công tác Văn thư trong các cơ
quan tổ chức ngày càng được quan tâm nhiều hơn. Đặc biệt trong công cuộc cải
cách hành chính Nhà nước, công tác văn thư là một trong những trọng tâm được
tập trung đổi mới.
- Nhận thức được vai trò quant rọng của công tác Văn thư trong hoạt động
của cơ quan, Chi cục đã có sự quan tâm đúng múc, có biện pháp tổ chức văn thư
hợp lý mang lại hiệu quả cho công tác công văn giấy tờ của cơ quan. Góp phần làm
tăng năng xuất, chất lượng giải quyết công việc và làm tốt công tác Văn thư sẽ tạo
điều kiện tốt cho công tác lưu trữ và các công tác khác của cơ quan.
2.1. Mô hình tổ chức Văn thư của cơ quan
Công tác Văn thư giữ vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động của các cơ
quan hành chính nhà nước. Lịch sử tồn tại và phát triển của xã hội loài ngưòi đã
chứng minh rằng, bất kỳ nhà nước nào hay chế độ xã hội nào, từ chế độ nô lệ đến
Nhà nước phong kiến, tư bản chủ nghĩa và xã hội chủ nghĩa đều sử dụng văn bản
làm phương tiện để quản lý nhà nước, lấy văn bản làm công cụ để lưu giữ, truyền
đạt thông tin, ra quyết định quản lý. Chính vì lẽ đó, văn bản nói riêng và công tác
văn thư nói chung đóng vai trò vô cùng quan trọng, đảm bảo cung cấp thông tin
góp phần giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác, kịp thời, nâng cao năng

Hiện nay, hình thức tổ chức Văn thư của Chi cục Văn thư - Lưu trữ là văn
thư chuyên trách, văn thư là đầu mối quản lý các văn bản của. Công tác văn thư
của cơ quan được Văn phòng chỉ đạo thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước
và của cơ quan. Phòng quản lý văn thư có trách nhiệm tiếp nhận, xử lý, phân phối
và quản lý tình trạng văn bản (tiếp nhận và xử lý văn bản đi đến). Mọi văn bản,
giấy tờ, mọi chu chuyển đều phải qua bộ phận văn thư cơ quan, các công văn đi
đến của cơ quan đều được nhân viên văn thư đánh số, vào Sổ theo dõi cẩn thận và
trình lãnh đạo Chi cục xử lý kịp thời. Hồ sơ về công tác văn thư được thự hiện
đúng quy định, các văn bản phát hành được gửi đảm bảo đầy đủ, đúng thời gian
quy định, đáp ứng yêu cầu của lãnh đạo. Năm 2009, văn thư cơ quan đã tiếp nhận,
đăng ký 6147 công văn đến. Đăng ký và làm thủ tục phát hành 6829 công văn đi
(trong đó 2359 quyết định thường, 2296 quyết định tuyển dụng và điều động; 1828
công văn và 346 văn bản khác). Việc phân phát báo chí, trực điện thoại, phô tô, in
ấn văn bản... đều được duy trì và thực hiện nhanh chóng kịp thời. Các con dấu của
cơ quan đều được quản lý theo chế độ bảo mật, sạch sẽ, có tủ lưu trữ riêng. Bộ
phận văn thư đã được tổ chức cập nhật theo dõi các loại văn bản đi đến bằng
CNTT, sử dụng máy vi tính trong công tác quản lý, lưu trữ, vào sổ văn bản đi, đến.
Tiếp nhận, xử lý và chuyển giao văn bản qua mạng Internet, mạng LAN.
Với tư cách là cơ quan chuyên môn thuộc Sở Nội vụ tỉnh Bắc Giang có chức
năng tham mưu, Chi cục Văn thư – Lưu trữ sớm nhận thức rõ vai trò quan trọng
của công tác văn thư của cơ quan. Xuất phát từ yêu cầu khách quan, mục đích cuối
cùng của công tác văn thư là giúp lãnh đạo và cán bộ công chức thực hiện, xử lý và
hoàn thành công việc, nhiệm vụ một cách nhanh chóng thuận tiện và hiệu quả nhất.
Công tác văn thư tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ đã và đang được sự quan tâm đầu
tư nhất định của lãnh đạo và cán bộ, công chức. Chi cục Văn thư – Lưu trữ đã có
những hình thức và biện pháp cụ thể nhằm hoàn thiện hơn nữa chất lượng công tác
văn thư như: đầu tư vế trang thiêt bị, cơ sở vật chất cho công tác văn thư, tuyển
dụng và tập huấn nâng cao trình độ cho cán bộ văn thư, ứng dụng CNTT vào công
tác văn thư. Do vậy, công tác văn thư của Chi cục Văn thư – Lưu trữ tiếp tục được
Báo cáo thực tập cuối khóa

Bước 2: Chọn thể loại văn bản.
Từ việc xác định tính chất, mục đích, tầm quan trọng của văn bản người
soạn thảo văn bản sẽ lựu chọn thể loại văn bản phù hợp với đặc điểm tính chất
công việc nhằm nâng cao hiệu lực văn bản.
Bước 3: Thu thập và xử lý thông tin.
- Để nội dung văn bản đạt chất lượng cao phải thu thập thông tin đầy đủ
chính xác. Thông tin cần thu thập để ban hành văn bản của Chi cục được chia làm
hai loại:
- Thông tin pháp lý: là những thông tin làm cơ sở vững chắc đáng tin cậy.
- Thông tin thực tiễn: là thông tint hực tế giúp người soạn thảo tổng hợp
những số liệu, những nhận xét và đưa ra những đánh giá phù hợp.
- Sau khi thông tin được thu thập người soạn thảo sẽ tiến hành lựu chọn
thông tin cần thiết chính xác và loại bỏ những thông tin trùng lặp, nội dung không
đáng tin cậy những thông tin thứ yếu.
Bước 4: Xây dựng đề cương văn bản.

Báo cáo thực tập cuối khóa

16

Khoa: Văn thư - Lưu trữ


Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Trang

Lớp: Cao Đẳng Văn thư- Lưu trữ

Đề cương là dàn ý khái quát nội dung văn bản, một khi đề cương được xây
dựng chi tiết cụ thể, hợp lý, khoa học sẽ giúp người soạn thảo một cách nhanh
chóng và đạt hiệu quả cao.

vă bản. Nếu gửi đến nhiều nơi mà trong văn bản không liệt kê đủ danh sách thì
phòng soạn thảo phải có phụ lục nơi kèm theo để lưu ở văn thư.
- Sau khi đánh máy song cán bộn văn thư phải đói chiếu lại với bản thảo để
đảm bảo chính xác tuyệt đối. Văn bản sau khi đánh máy được giao cho người giao
bản thảo hoặc cán bộ chuyên môn có trách nhiệm theo quy định của cơ quan.
Báo cáo thực tập cuối khóa

17

Khoa: Văn thư - Lưu trữ


Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Trang

Lớp: Cao Đẳng Văn thư- Lưu trữ

Bước 8: Kiểm tra thể thức văn bản trước khi ký ban hành.
- Cá nhân soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính
xác của nội dung văn bản.
- Trưởng phòng Hành chính- Tổng hợp có trách nhiệm kiểm tra và chịu
trách nhiệm về thể thức văn bản, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản.
Bước 9: Trình ký văn bản.
- Sau khi được kiểm tra lại thể thức cũng như nội dung, văn bản được trình
cho lãnh đạo ký. Đối với những văn bản quan trọng phải có đủ hồ sơ, giấy tờ liên
quan đến văn bản trình ký để gười ký xem xét quyết định.
Bước 10: Hoàn thiện về mặt thể thức và thủ tục ban hành.
- Cán bộ văn thư sẽ hoàn thiện về mặt thể thức như: ghi số, ký hiệu, ngày,
tháng, năm ban hành văn bản, nhân bản đúng số lượng yêu cầu, đăng ký vào sổ và
làm thử tục chuyển giao văn bản đi.
* Sơ đồ soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan.

- In
Đăng
ký
số
Chuyển
văn
thư
Phát
- Phô tô nhân
Đóng
dấu
VB
hành
bản
- Đóng bì, ghi
tên, địa chỉ nơi
nhận

* Thống kê số lượng văn bản của cơ quan.
Năm
Báo cáo Quyết
Công
Thông
định
văn
báo
2010
56
47
41

trữ có thể nắm bắt được tình hình ban hành, chuyển giao, tiếp nhận và giải quyết
văn bản.
* Quản lý văn bản đi:
- Trình tự quản lý văn bản đi.
- Tất cả văn bản đi của chi cục phát hành phải được quản lý tập trung, thống
nhất tại văn thư của cơ quan theo trình tự sau:
Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu và ngày,
tháng, năm của văn bản;
+ Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật( nếu có);
+ Đăng ký văn bản đi;
+ Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;
+ Lưu văn bản đi.
- Chuyển phát văn bản đi.
Các văn bản phát hành đi ở mức độ khẩn, cán bộ văn thư có trách nhiệm làm
thủ tục phát hành ngay sau khi văn bản được lãnh đạo lý duyệt; chuyển giao trực
tiếp hoặc chuyển phát nhanh qua bưu điện, thực hiện nguyên tắc giữ kín niêm
phong, giao nhận phải được ghi đầy đủ vào sổ theo dõi riêng.
Các văn bản thông thường phải được hoàn thành thử tục văn thư và chuyển
phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp
theo.
Văn bản đi có thể được chuyển cho nơi nhận bằng Fax hoặc chuyển qua
mạng để thông tin nhanh, sau đó chuyển bản chính đến nơi nhận.
+ Lưu văn bản đi.
Mỗi văn bản đi được lưu hai bản: Bản gốc lưu tại văn thư cơ quan, được sắp
xếp theo thứ tự đăng ký, mỗi bản chính còn có hồ sơ giải quyết công việc được
giao cho bộ phận lưu trữ theo thời hạn quy định.
Văn bản đi có chế độ mật lưu tại văn thư theo chế độ bảo vệ bí mật Nhà
nước. Được sắp xếp theo số thứ tự và bảo quản trong cặp,hộp. Tuyệt đối không
được mang ra khỏi cơ quan, trường hợp cần khai thác sử dụng phải được sự đồng ý
của Lãnh đạo.

văn, vào sổ công văn đến, sau đó công văn được xử lý, phân loại rồi chuyển giao
cho các phòng, cho lãnh đạo Chi cục hoặc gửi tới đích danh cán bộ công chức
trong cơ quan được yêu cầu xử lý
Quá trình xử lý văn bản được văn thư tiến hành theo các công đoạn cơ bản
sau: Tiếp nhận văn bản (bao gồm các yếu tố thông tin được máy tinh cập nhật văn
bản đến như : số, ký hiệu văn bản, số đến, ngày gửi, ngày nhận, người gửi, người
nhận, người ký, từ khoá, cơ quan gửi, thuộc khối cơ quan, thời hạn xử lý, ghi chú,
văn bản kèm theo, đơn vị xử lý, tính chất, trích yếu, nơi lưu); xử lý đầu vào; phân
loại văn bản; cập nhật vào cơ sở dữ liệu; phân phối văn bản; giải quyết nội dung
vản bản và quản lý cơ sở dữ liệu văn bản đến.
Việc quản lý văn bản của Chi cục Văn thư Lưu trữ được đảm bảo tương đối chặt
chẽ, công tác tra cứu thông tin được dễ dàng, phục vụ viêc giải quyết công việc
được nhanh chóng, thuận tiện, nâng cao hiệu quả hoạt động của Chi cục Văn thư
Lưu trữ Bắc Giang.
* Trình tự quản lý văn bản đến như sau:
- Tiếp nhận đăng ký văn bản đến.
+ Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải được tập trung tại vawb thư làn thủ
tục tiếp nhận, đăng ký. Cán bộ văn thư có trách nhiệm bóc bì, phân loại, vào sổ,
đăng ký văn bản đến. Những văn bản không đăng ký tại văn thư, các phòng và cá
nhân không có trách nhiệm giải quyết trường hợp phát hiện sai sót, văn thư phải
kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét,
giải quyết.
+ Văn bản đến chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, cán bộ văn thư cũng
phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản...; trường hợp
phát hiện sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người được giao
trách nhiệm xem xét, giải quyết. Văn bản đến loại này cũng thuộc diện đăng ký tại
văn thư, đối với bản chuyển phát qua máy Fax( loại giấy nhiệt) thì cần chụp lại
Báo cáo thực tập cuối khóa

20

ghi ngoài bì, văn bản hỏa tốc hẹn giờ mà chuyển đến muộn hơn thời gian ghi ở
ngoài bì hoặc trường hợp phát hiện sai sót, văn thư phải kịp thời thông báo cho nơi
gửi hoặc báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét giải quyết, nếu cần thiết
phải lập biên bản có chữ ký xác nhận của người đưa văn bản đến.
+ Văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đến hoặc cơ sở dự liệu văn
bản đến trên máy vi tính.
- Trình chuyển giao văn bản đến.
+ Tất cả cá loại văn bản đến sau khi đăng ký vào sổ văn bản đến, văn thư phải
trình Chi cục trưởng đọc và chuyển đến người giải quyết.
+ Đối với loại văn bản đến có yêu cầu giải quyết công việc khẩn, được chuyển
ngay đến Chi cục trưởng hoặc người phụ trách lĩnh vực để xử lý ( nếu Chi cục
trưởng vắng mặt), sau đó chuyển lại văn thư để được đăng ký.
+ Việc chuyển giao văn bản phải đmat bảo nhanh chóng, chính xác, đúng đối
tượng và giữ gìn bí mật nội dung văn bản.
- Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
+ Chi cục trưởng có trách nhiệm giải quyết kịp thời văn bản đến. Các Phó chi
cục trưởng được Chi cục trưởng phân công trực tiếp chỉ đạo giải quyết các văn
bản đến thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.
Báo cáo thực tập cuối khóa

21

Khoa: Văn thư - Lưu trữ


Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Trang

Lớp: Cao Đẳng Văn thư- Lưu trữ

+ Căn cứ nội dung văn bản đến, Chi cục trưởng, Phó Chi cục trưởng giao cho các

Sáng ngày hôm sau
Chuyển VT vào sổ VB

Bộ phận xử lý
2.4. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu.
Chi cục Văn thư Lưu trữ Bắc Giang là cơ quan chuyên môn trực thuộc Sở Nội vụ,
là cơ quan có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự quản lý về
tổ chức, biên chế và công tác của UBND tỉnh, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra,
hướng dẫn về chuyên môn của Sở Nội vụ.
Con dấu có vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động quản lý hành chính
nhà nước, cũng như việc ban hành các văn bản hay quyết định quản lý của cơ
quan, đơn vị, cá nhân. Dấu đóng vào văn bản nhằm thể hiện tính chất pháp lý của
văn bản, vị trí pháp lý của cơ quan tổ chức ban hành văn bản, khẳng định tính chân
thực và hiệu lực ban hành văn bản do các cơ quan quản lý hành chính và các chức
danh nhà nước ban hành.
Báo cáo thực tập cuối khóa

22

Khoa: Văn thư - Lưu trữ


Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Trang

Lớp: Cao Đẳng Văn thư- Lưu trữ

Quản lý con dấu nhằm mục đích đề phòng kẻ xấu sử dụng con dấu ở cơ
quan tổ chức làm giả các văn bản để thực hiên các hành vi phi pháp gây tổn hại
đến an ninh chính trị, kinh tế, quốc phòng của đất nước, lợi ích của các cơ quan tổ
chức và công dân. Việc quản lý con dấu còn nhằm mục đích đảm bảo tính kỉ

Việc thu nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành được thực hiện theo quy định
chung của cơ quan và theo đúng quy định của Nhà nước: hồ sơ công việc là toàn
bộ văn bản, tài liệu phản ánh quá trình hoạt giải quyết công việc gồm văn bản, tài
liệu gửi đến cơ quan. Trong những năm gần đây, nhờ những văn bản hướng dẫn
Báo cáo thực tập cuối khóa

23

Khoa: Văn thư - Lưu trữ