Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
A. MỤC LỤC

A. MỤC LỤC...........................................................................................................1
B. LỜI MỞ ĐẦU.....................................................................................................1
C. PHẦN NỘI DUNG.............................................................................3
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC.......3
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của cơ quan Uỷ ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương..................3
1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức
của Văn phòng Cơ quan Ủy ban Đảng ủy Công an Trung ương.......................6
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ(LƯU TRỮ)
CỦA CƠ QUAN................................................................................................7
2.1. HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ...............................................................7
2.1.1. Trang thiết bị phục vụ công tác văn phòng...................................8
2.1.2. Cách bố trí phòng làm việc của Văn phòng..................................9
2.1.3.Khảo sát công tác văn thư............................................................10
2.2. HOẠT ĐỘNG NGHIỆP VỤ..........................................................11
2.2.1. Nghiệp vụ công tác văn thư.........................................................11
2.2.1.1. Quản lý văn bản........................................................................11
2.2.1.2. Quản lý con dấu........................................................................11
2.2.1.3. Soạn thảo văn bản....................................................................11
2.2.1.4. Lập hồ sơ và nộp lưu................................................................12
2.2.2. Hoạt động nghiệp vụ lưu trữ.......................................................12
2.2.2.1.Tổ chức và chỉ đạo công tác Lưu trữ của cơ quan....................12
2.2.2.2. Thành phần, nội dung và khối lượng tài liệu được bảo quản lưu
trữ tại cơ quan..................................................................................................12
2.2.2.3. Tình hình tổ chức khoa học tài liệu..........................................13
2.2.2.4. Tình hình hoạt động nghiệp vụ lưu trữ của cơ quan................13

BẢNĐẾN”CỦACƠ QUAN ỦY BAN KIỂM TRA ĐẢNG ỦY CÔNG AN
TRUNG ƯƠNG:.............................................................................................24
1.Các bước thực hiện “Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến”...24
1.1.Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến......................................................24
1.2.Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến......................................................24
1.3.Đăng ký văn bản đến.......................................................................25
1.4.Trình và chuyển giao văn bản đến..................................................25
1.5. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.........26
2.Ưu điểm..............................................................................................26
3.Nhược điểm........................................................................................27
4. Một số giải pháp nhằm nâng cao “Công tác quản lý và giải quyết văn
bản đến” của cơ quan Ủy ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương..........27
KẾT LUẬN............................................................................................................29
PHỤ LỤC..............................................................................................................32

Trần Thị Hằng

Lớp CĐ VTLT K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

B. LỜI MỞ ĐẦU
Hiện nay, nước ta đang trong tiến trình xây dựng và phát triển.Từ các cơ
quan cấp quốc gia, đến mỗi cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp nhỏ trong quá trình hoạt
động đều sản sinh những giấy tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều
được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết. Vì vậy, công tác văn thư, lưu trữ
có vai trò quan trọng đối với tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội. Bởi lẽ,theo

góp phần phục vụ tốt cho hoạt động quản lý xã hội.
Là một học viên chuyên ngành Văn thư – Lưu trữ, em được các Thầy, Cô
trang bị cho rất nhiều kiến thức bổ ích về chuyên ngành của mình. Song, em thiết
nghĩ “Học phải đi đôi với hành”, “Lý thuyết luôn phải gắn liền với thực tiễn” cho
nên em đã lựa chọn việc tìm hiểu chuyên sâu về công tác Văn thư và cụ thể hơn đó
là tìm hiểu về “ Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến” –một trong các khâu
nghiệp vụ của công tác Văn thư, đúng như chuyên ngành mà mình đã được học; từ
đó có thể vận dụng một cách hiệu quả vào công việc của mình sau này. Quan trọng
Trần Thị Hằng

1

Lớp CĐ VTLT K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

hơn là có điều kiện được cọ sát với thực tế. Được sự đồng ý của Thủ trưởng Cơ
quan Ủy ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương, em được thực tập tại Văn
phòng Cơ quanđó là điều kiện thuận lợi trước tiên của em trong thời gian thực tập;
có điều kiện để nghiên cứu, tìm hiểu thực tế công tác Văn thư của cơ quan mình
gắn với kiến thức đã được học tại trường; từ đó áp dụng vào công tác Văn thư
được tốt hơn nữa cho Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương.
Được sự đồng ý tiếp nhận của cơ quan và quyết định của trường Đại học Nội
Vụ Hà Nội, ngày 01 tháng 03 năm 2015 em bắt đầu công việc thực tập của mình
tại Văn phòng Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương. Thời gian
đầu bắt tay vào thực tập em cũng còn rất nhiều bỡ ngỡ, vì chưa có điều kiện thực
hành trên thực tế, tất cả kiến thức về chuyên ngành chủ yếu mới chỉ biết trên sách

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
C. PHẦN NỘI DUNG

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của cơ quan Uỷ ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương
a, Lịch sử hình thành
Ngay từ khi thành lập, Đảng ta và Chủ tịch Hồ Chí Minh đã rất quan tâm
đến công tác kiểm tra, giám sát, luôn xác định kiểm tra, giám sát là một trong
những chức năng lãnh đạo chủ yếu của Đảng, một bộ phận quan trọng trong công
tác xây dựng Đảng, đảm bảo mục tiêu, lý tưởng, cương lĩnh, chiến lược, đường lối,
chính sách, chỉ thị, nghị quyết của Đảng được nghiêm chỉnh thực hiện, đồng thời
tăng cường việc giữ gìn kỷ luật, sự đoàn kết thống nhất trong Đảng.
Cùng với sự ra đời và phát triển của Ngành Kiểm tra Đảng nói chung, tổ
chức bộ máy và hoạt động kiểm tra, giám sát trong Đảng bộ Công an Trung ương
cũng không ngừng phát triển về mọi mặt. Ngành Công an được thành lập ngày
19/8/1945, lúc đó tổ chức đảng ở cấp Trung ương trong Công an nhân dân là một
chi bộ. Đến năm 1945, phát triển thành Đảng bộ cơ sở Cơ quan Bộ Công an trực
thuộc Đảng ủy Cơ quan Chính dân Đảng Trung ương. Thời gian này, công tác
kiểm tra và kỷ luật đảng do cấp ủy làm. Từ năm 1966 đến năm 1975, Đảng ủy Cơ
quan Bộ Công ancử đồng chí Trần Ích, Uỷ viên Thường vụ Đảng ủy phụ trách
công tác kiểm tra và kỷ luật đảng. Từ năm 1975 đến năm 1979, Đảng ủy Cơ quan
Bộ Công an cử đồng chí Vũ Trọng, Ủy viên Thường vụ Đảng ủy phụ trách công
tác kiểm tra.
Ngày 14/11/1975, Ban Bí thư Trung ương Đảng (khóa IV) ra Quyết định số
45/QĐ-TW thành lập Đảng ủy Bộ Nội vụ (nay là Bộ Công an) là cấp trên của tổ
chức cơ sở đảng, trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương Đảng.
Ngày 10/01/1980, Ban Chấp hành Trung ương Đảng ra Quyết định số

Cùng với toàn Đảng, toàn quân, toàn dân, Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Đảng ủy
Công an Trung ương đang bước vào chặng đường mới của thế kỷ XXI với khí thế
quyết tâm mới cùng với niềm tin về sự lớn mạnh, trưởng thành của mình.
b, Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan Ủy ban
Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương
Chức năng
Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương (sau đây gọi tắt là cơ
quan Uỷ ban Kiểm tra) là cơ quan chuyên môn,nghiệp vụ thực hiện chức năng tham
mưu giúpỦy ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương theo quy định của điều lệ
Đảng; chịu sự lãnh đạo, chỉ đạo toàn diện của Uỷ ban Kiểm tra Đảng ủy Công an
Trung ương. Thực hiện các nhiệm vụ do Đảng ủy, Ban Thường vụ Đảng ủy Công an
Trung ương giao.
Nhiệm vụ, quyền hạn
- Tham mưu giúp Uỷ ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương xây
dựng các nghị quyết, chỉ thị, phương hướng, nhiệm vụ, chương trình, kế hoạch của
Đảng ủy, Ban Thường vụ Đảng ủy về công tác kiểm tra, giám sát tổ chức đảng cấp
dưới và đảng viên trong đảng bộ chấp hành Cương lĩnh chính trị, điều lệ Đảng, nghị
quyết, chỉ thị, quy định, quy chế của Đảng.
- Tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch kiểm tra, giám sát do Đảng
ủy, Ban Thường vụ Đảng ủy và Uỷ ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương
giao.
- Tham mưu giúp Uỷ ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương hướng
dẫn, kiểm tra, giám sát và thi hành kỷ luật trong Đảng; chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp
vụ đối với ủy ban kiểm tra và cơ quan ủy ban kiểm tra cấp dưới; thẩm định, đề xuất
chuẩn y ủy ban kiểm tra cấp dưới; phối hợp với các đơn vị liên quan xây dựng, bồi
dưỡng đội ngũ cán bộ kiểm tra cấp dưới.
- Giúp Uỷ ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương đề xuất ý kiến
đóng góp vào sự lãnh đạo, chỉ đạo của Đảng ủy, Ban Thường vụ Đảng ủy Công an
Trung ương đối với công tác kiểm tra, giám sát và thi hành kỷ luật đảng trong đảng
bộ.

thuộc Đảng ủy Công an Trung ương, các văn bản của Trung ương, của Đảng ủy
Công an Trung ương và của Bộ Công an liên quan đến công tác Đảng, công tác xây
dựng lực lượng, hậu cần - kỹ thuật và các hoạt động chung của ngành công an.
- Giúp Uỷ ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương phối hợp với các
đơn vị chức năng nghiên cứu đề xuất nội dung để Đảng ủy Công an Trung ương
tham gia, thẩm định các đề án, chủ trương, kế hoạch của Trung ương liên quan đến
công tác xây dựng Đảng, công tác kiểm tra, giám sát; thực hiện hợp tác quốc tế về
những vấn đề liên quan đến công tác kiểm tra, giam sát và thi hành kỷ luật Đảng
theo quy định.
- Thực hiện công tác đảng, công tác xây dựng lực lượng của cơ quan Uỷ
ban Kiểm tra; bồi dưỡng, xây dựng đội ngũ kiểm tra viên theo các quy định của
Đảng và sự chỉ đạo của Đảng ủy Công an Trung ương.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Uỷ ban Kiểm tra Đảng ủy Công an
Trung ương, Đảng ủy, Ban Thường vụ Đảng ủy Công an Trung ương giao. Khi cần
thiết Cơ quan Uỷ ban Kiểm tra đề xuất Uỷ ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung
ương trưng tập cán bộ thuộc các cơ quan chức năng phục vụ công tác kiểm tra, giám
sát củaUỷ ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương.
Tổ chức bộ máy
Cơ quan Uỷ ban Kiểm tra do Phó Chủ nhiệm Thường trực Uỷ ban Kiểm tra
Đảng ủy Công an Trung ương là Thủ trưởng Cơ quan, có 03 Phó Chủ nhiệm Uỷ ban
Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương là Phó Thủ trưởng Cơ quan.
Tổ chức bộ máy của Cơ quan Uỷ ban Kiểm tra
1. Văn phòng;
2. Phòng Kiểm tra, giám sát 1 (Phòng 1);
3. Phòng Kiểm tra, giám sát 2 (Phòng 2);
4. Phòng Kiểm tra, giám sát 3 (Phòng 3).
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức bộ máy của Văn phòng và các
Phòng do Thủ trưởng Cơ quan Uỷ ban Kiểm tra quyết định sau khi trao đổi thống
nhất với Tổng cục trưởng Tổng cục Xây dựng lực lượng Công an nhân dân (Phụ lục
01).

- Tổng hợp, the dõi hoạt động công tác kiểm tra, giám sát, kỷ luật trong
Đảng bộ Công an Trung ương; xây dựng báo cáo sơ kết, tổng kết các chuyên đề,
báo cáo định kỳ, đột xuất của Đảng ủy, Ban Thường vụ Đảng ủy, Ủy ban Đảng ủy
Công an Trung ương về công tác kiểm tra, giám sát theo quy định; quan hệ, phối
hợp công tác với các phòng nghiệp vụ trong cơ quan, với các ủy ban kiểm tra và cơ
quan ủy ban kiểm tra các cấp trong Đảng bộ Công an Trung ương.
- Theo dõi và đề xuất tổ chức sơ kết, tổng kết việc thực hiện quy chế phối
hợp về công tác kiểm tra, giám sát giữa Ủy ban Đảng ủy Công an Trung ương với
ủy ban kiểm tra các tỉnh ủy, thành ủy trực thuộc Trung ương.
- Thực hiện chức năng tham mưu về công tác Đảng, đoàn thể quần chúng,
công tác chính trị nội bộ, công tác bảo mật, công tác văn thư, hậu cần, quản lý cán
bộ, chiến sỹ và tài sản, phương tiện của cơ quan Ủy ban Kiểm tra và Văn phòng
theo quy định.
- Chánh văn phòng được dự các cuộc họp của Thường trực Ủy ban Kiểm tra
và Ủy ban Kiểm tra để làm nhiệm vụ thư ký hội nghị; đôn đốc các đơn vị trong cơ
quan thực hiện các chương trình, kế hoạch do Thủ trưởng Cơ quan chỉ đạo; ký một
số văn bản của Cơ quan do Thủ trưởng Cơ quan ủy quyền bằng văn bản.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thủ trưởng Cơ quan giao.

Trần Thị Hằng

6

Lớp CĐ VTLT K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội


bản các cuộc họp Đảng uỷ khi Đảng uỷ yêu cầu;
- Dự thảo Nghị quyết, quyết nghị của Đảng uỷ, các thông báo, văn bản
hướng dẫn nội dung sinh hoạt định kỳ của các chi bộ;
- Thực hiện công tác nội bộ, thi đua – khen thưởng, chính trị, tư tưởng của
Văn phòng Cơ quan và Cơ quan UBKT.
- Lưu trữ, bảo quản các văn bản, tài liệu của Ủy ban Kiểm tra và Cơ quan
UBKT, quản lý hồ sơ, lý lịch đảng viên, bảo quản việc sử dụng con dấu của
UBKT và Cơ quan UBKT.
Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Cơ quan gồm có 16 cán bộ chiến sỹ và
nhân viên, trong đó: 01 đồng chí Chánh Văn phòng, 03 đồng chí Phó Chánh Văn

Trần Thị Hằng

7

Lớp CĐ VTLT K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

phòng, 04 đồng chí làm công tác tổng hợp, tham mưu, 01 đồng chí kế toán, 01
đồng chí Văn thư, 04 đồng chí lái xe, 02 đồng chí phục vụ, lễ tân.
Văn phòng Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương có tất
cả 16 cán bộ. Tất cả đều ở độ tuổi từ 22 đến 53. Nhìn chung đội ngũ cán bộ văn
phòng có độ tuổi và trình độ tương đối đồng đều, được bố trí sắp sếp đúng
chuyên ngành đào tạo đã giúp phát huy hết khả năng, năng lực của từng cán bộ.
- Về số lượng :
Với 16 cán bộ công chức làm việc tại Văn phòng Cơ quan Ủy ban Kiểm

dụng của tập thể cán bộ chuyên viên trong văn phòng Cơ quan.
Để hệ thống máy tính trong Văn phòng Cơ quan hoạt động thuận lợi và
giải quyết các sự cố trong quá trình sử dụng, thì trong Văn phòng có 01 cán bộ
tổng hợp chuyên về công nghệ thông tin.
Trần Thị Hằng

8

Lớp CĐ VTLT K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Máy Photocopy
Cơ quan có máy 01 photocopy được đặt tại Phòng Văn thư - Văn phòng
Cơ quan phục vụ cho công tác sao in văn bản của Văn phòng và của cả cơ quan.
Tất cả văn bản khi được photo đều sắc nét, rõ ràng. Giấy A4 đạt tiêu chuẩn chất
lượng.
- Máy Fax:
Văn phòng được trang bị 01 máy fax, do đặc thù công việc là phòng đầu
mối thông tin của cơ quan nên máy fax được đặt tại phòng Văn thư. Máy fax
dùng để nhận và gửi văn bản một cách chính xác tiện lợi không phải qua bưu
điện, thường dùng để fax những thông tin khẩn cấp.
- Máy điện thoại:
Là một phương tiện kỹ thuật dùng để liên giữa các phòng trong cơ
quan hoặc liên lạc ra các cơ quan bên ngoài.Đây là công cụ giao tiếp hàng
đầu về mức độ tiện lợi,nhanh chóng,dễ sử dụng được trang bị ở hầu hết các
phòng làm việc.


9

Lớp CĐ VTLT K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.1.3.Khảo sát công tác văn thư
Công tác văn thư giữ một vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý của
các cơ quan Nhà nước. Công tác văn thư là nội dung chủ yếu, chiếm một phần
lớn hoạt động của Văn phòng và được xem như là một bộ phận có ảnh hưởng
trực tiếp đến chất lượng quản lý của Cơ quan. Vì vậy công tác văn thư phải đảm
bảo cung cấp một cách đầy đủ, kịp thời, chính xác những thông tin cần thiết
phục vụ cho nhiệm vụ quản lý nhà nước của cơ quan, giữ lại đầy đủ chứng cứ để
chứng minh cho mọi hoạt động của cơ quan.
Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan
được nhanh chóng, chính xác, khoa học bảo đảm được các bí mật của cơ quan,
đúng chính sách quy định của Nhà nước.
Tổ chức công tác văn thư
Hoạt động của một cơ quan, đơn vị luôn luôn có sự gắn bó mật thiết với
bộ phận văn thư. Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương có
biên chế 01 đồng chí làm công tác Văn thư có bằng Đại học.
Tất cả mọi công việc soạn thảo, giải quyết công văn đi và đến, lập hồ sơ
hiện hành, các khâu khác của công tác văn thư đều tập trung vào một đầu mối,
còn các đơn vị phòng ban khác của cơ quan không bố trí bộ phận văn thư
chuyên trách. Vì công việc nhiều, có một cán bộ Văn thư không xử lý kịp nên
đôi khi có sự sai sót trong các khâu xử lý văn bản.


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

-01 tủ dùng để bảo quản con dấu.
-01 Quạt điện, 01 quạt thông gió, 01 điều hòa
Các trang thiết bị chuyên dùng luôn được cung cấp đầy đủ như giấy bút,
keo dán, phong bì.
2.2. HOẠT ĐỘNG NGHIỆP VỤ
2.2.1. Nghiệp vụ công tác văn thư
2.2.1.1. Quản lý văn bản
Theo quy định chung của Bộ Công an và quy định riêng cụ thể của Cơ
quan Ủy ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương thì các nhiệm vụ của cán
bộ Văn thư được quy định như sau:
- Đối với công văn đi phải ghi sổ đăng ký, đánh số, ký hiệu. Mỗi thể loại
văn bản, văn thư có nhiệm vụ quản lý theo sổ riêng, đánh số riêng và ký hiệu
theo quy định. Mỗi loại tài liệu của cơ quan phát hành đi phải lưu lại bản chính
và bảo quản theo quy định (trường hợp khác do Chánh Văn phòng quyết định).
- Đối với công văn đến phải đăng ký, đóng dấu, ghi ngày tháng, năm số
cho công văn đến, nội dung, trích yếu và cơ quan ban hành. Vào sổ theo dõi,
chuyển cho Chánh Văn phòng xem xét rồi chuyển cho Thủ trưởng Cơ quan xử
lý, sau đó mới chuyển tài liệu cho bộ phận hoặc người nhận và phải có ký nhận
vào sổ theo dõi. Các loại tài liệu gửi đích danh người nhận thì đóng dấu công
văn đến ngoài phong bì, ghi sổ theo dõi và chuyển cho người nhận. Các loại tài
liệu khẩn phải chuyển ngay cho người, nơi nhận; tài liệu mật phải thực hiện
đúng nguyên tắc quy định.
- Đối với văn bản nội bộ của cơ quan cũng quản lý theo sổ riêng, đánh số,
ký hiệu theo quy định. Tất cả các văn bản này đều được sắp xếp lần lượt theo
thứ tự thời gian, số, ký hiệu để dễ dàng trong công tác kiểm tra, tra cứu.

- Duyệt văn bản
- Trình ký văn bản
- Ban hành văn bản
2.2.1.4. Lập hồ sơ và nộp lưu
Công tác lập hồ sơ có một vị trí quan trọng trong công tác văn thư lưu trữ,
vì lập hồ sơ là khâu cuối cùng của công tác văn thư, nó là mắt xích gắn liền giữa
công tác văn thư với công tác lưu trữ. Do vậy công tác lập hồ sơ có được thực
hiện tốt thì công tác lưu trữ mới có nguồn bổ sung giá trị. Trong điều lệ về công
tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ của Hội đồng Chính phủ đã quy định
“Cán bộ nhân viên làm công tác công văn giấy tờ và cán bộ nhân viên làm công
tác chuyên môn khác nhưng đôi khi làm công việc có liên quan đến công văn,
giấy tờ đều phải lập hồ sơ về những việc mình đã làm”.
Cơ quan chưa có những quy định cụ thể về công tác lập hồ sơ. Các cán bộ
lập hồ sơ nguyên tắc (gồm các văn bản quy phạm pháp luật của các cơ quan
Trung ương) để làm căn cứ giải quyết công việc, hàng năm không phải nộp vào
lưu trữ, nhưng khi nghỉ vào chế độ bảo hiểm hoặc thuyên chuyển công tác phải
bàn giao lại người làm thay công việc của mình, không tự ý mang đi hoặc tiêu
hủy trái phép.
2.2.2. Hoạt động nghiệp vụ lưu trữ
2.2.2.1.Tổ chức và chỉ đạo công tác Lưu trữ của cơ quan
Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương có bố trí một
phòng lưu trữ riêng dùng làm kho lưu trữ cũng là phòng đọc.Có 01 đồng chí làm
nhiệm vụ lưu trữ chuyên trách.
Các thiết bị chuyên dùng cho việc bảo quản tài liệu lưu trữ chưa được
trang bị đầy đủ, chỉ mới có các thiết bị như:giá,tủ, cặp ba dây,bìa hồ sơ.Còn
những dụng cụ bảo quản tài liệu như:máy hút bụi,máy điều hòa chưa được trang
bị.
Mặc dù với điều kiện khó khăn phòng kho Văn phòng Đảng ủy vẫn tổ
chức tốt việc lưu trữ tài liệu và phân công cán bộ phụ trách để đảm bảo khoa học
hiệu quả, cán bộ chuyên trách lưu trữ tốt nghiệp ngành văn thưlưu trữ trường

Các tài liệu trong kho đã được phân loại theo thời gian ban hành văn bản,
nội dung văn bản, chức năng của các văn bản....các tài liệu trong kho được lập
thành các hồ sơ hiện hành. Các hồ sơ được xác định giá trị để lưu trữ theo mức
thời gian cụ thể ở ba mức: Vĩnh viễn, lâu dài, tạm thời. Nhân viên văn thư lưu
trữ thường xuyên thống kê tài liệu, phương tiện bảo quản, công cụ tra cứu. Tại
phòng lưu trữ: tài liệu lưu trữ được thống kê chủ yếu bằng mục lục hồ sơ (đối
với tài liệu đã được lập hồ sơ), cặp ba dây (đối với tài liệu chưa được lập hồ sơ).
Mục lục hồ sơ được lập theo năm. Tài liệu sau khi được chỉnh lý, thống kê bổ
vào hộp sắp xếp gọn gàng giúp cho việc tra cứu thuận tiện nhanh chóng.
2.2.2.4. Tình hình hoạt động nghiệp vụ lưu trữ của cơ quan
- Công tác phân loại,lập hồ sơ, xác định giá trị
Các tài liệu trong kho đã được phân loại theo thời gian ban hành văn
bản,nội dung văn bản,chức năng của các văn bản....các tài liệu trong kho được
lập thành các hồ sơ hiện hành để tiện cho công tác bảo quản và tra tìm tài
liệu,các tài liệu lưu trữ trong kho luôn được xác định giá trị để loại bỏ các văn
bản đã hết hiệu lực và chỉ bảo quản các tài liệu có giá trị phục vụ cho công tác
điều hành và lãnh đạo của cơ quan cũng như phục vụ công tác nghiện cứu các
tài liệu có trong kho.
- Công tác lập hồ sơ
Việc lập hồ sơ chỉ dừng lại ở việc tập hợp các văn bản liên quan đến nhau
vào một cặp tài liệu. Tình trạng này cũng diễn ra ở phòng văn thư. Chính những
bất cập trên đã làm cho cán bộ lưu trữ rất vất vả khi tiến hành lập hồ sơ lưu trữ.
Chưa kể đến việc những tài liệu mang tính chất chuyên môn nếu để cán bộ lưu
trữ lập có thể không phản ánh hết nội dung, trình tự giải quyết công việc trong
hồ sơ. Không chỉ có vậy, việc không lập hồ sơ cũng chính là một nguyên nhân
gây mất mát thất lạc tài liệu.
Tài liệu không được lập hồ sơ, các cán bộ, chuyên viên lại không chịu nộp
tài liệu vào lưu trữ theo đúng quy định, hoặc có nộp cũng chỉ nộp những văn bản
giấy tờ không quan trọng. Cán bộ lưu trữ đến thời hạn giao nộp tài liệu chủ yếu
phải đến các phòng ban thu thập tài liệu. Công tác lập hồ sơ như trên đã khiến

liệu, phương tiện bảo quản,công cụ tra cứu.Phòng lưu trữ Văn phòng Cơ quan
tài liệu lưu trữ được thống kê chủ yếu bằng mục lục hồ sơ (đối với tài liệu đã
được lập hồ sơ),cặp ba dây (đối với tài liệu chưa được lập hồ sơ). Mục lục hồ sơ
được lập theo năm.Tài liệu sau khi được chỉnh lý,thống kê bổ vào hộp sắp xếp
gọn gàng giúp cho việc tra cứu thuận tiện nhanh chóng.Tại phòng lưu trữ mối
chỉ xây dựng được sổ đăng ký mục lục hồ sơ các phương tiện thống kê khác
chưa được xây dựng.
- Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ
Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương đã bố trí phòng
lưu trữ cùng với phòng văn thư được trang bị giá, tủ, cặp, hộp ngoài ra có một tử
trưng bày tài liệu, bình chữa cháy đảm bảo cho việc bảo quản tài liệu.
Phòng kho lưu trữ chưa được trang bị máy điều hòa, máy hút bụi...cán bộ
lưu trũ thường xuyên kiểm tra vệ sinh tránh mối mọt tài liệu về cơ bản được bảo
quản tương đối tốt.
Hàng năm cơ quan đều có tổ chức xông trừ mối trong kho lưu trữ, cửa sổ
và cửa chính đều được bố trí kính màu có rèm che tránh tác động của ánh nắng
mặt trời trực tiếp.
- Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu
Phòng lưu trữ Văn phòng Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Đảng ủy Công an
Trung ương đã xây dựng được quy chế về sử dụng tài liệu và nội quy mượn tài
liệu. Quy định rõ trách nhiệm quyền hạn của người cung cấp tài liệu. Do nhu cầu
sử dụng tài liệu của phòng lưu trữ Văn phòng Cơ quan không lớn nên hình thức
sử dụng chủ yếu là: Tài liệu thường được cung cấp dưới dạng photocoppy hoặc
sao y bản chính, không cho mượn bản chính. Trường hợp cần bản chính phải
làm phiếu mượn ghi rõ mục đích mượn có ý kiến phê chuẩn của lãnh đạo văn
phòng.
Thực tế phòng lưu trữ chỉ xây dựng công cụ tra cứu là mục lục hồ sơ, việc
ứng dụng công nghệ thông tin vào tra tìm tài liệu chưa được thực hiện. Công tác
tổ chức sử dụng tài liệu kho lưu trữ Văn phòng Cơ quan còn đơn giản vì chưa có
phòng đọc riêng, số lượng khai thác không nhiều, chủ yếu phục vụ yêu cầu lãnh


CHƯƠNG III: THỰC TRẠNG “CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT
VĂN BẢN ĐẾN” CỦA CƠ QUAN ỦY BAN KIỂM TRA ĐẢNG ỦY CÔNG
AN TRUNG ƯƠNG
I.THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG, CÔNG TÁC VĂN
THƯ CỦA CƠ QUAN ỦY BAN KIỂM TRA ĐẢNG ỦY CÔNG AN
TRUNG ƯƠNG:

1. THỰC HÀNH CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
1.1. Công tác tổ chức
Văn phòng Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương có tất
cả 16 cán bộ. Tất cả đều ở độ tuổi từ 22 đến 53. Nhìn chung đội ngũ cán bộ văn
phòng có độ tuổi và trình độ tương đối đồng đều, được bố trí sắp sếp đúng
chuyên nghành đào tạo đã giúp phát huy hết khả năng, năng lực của từng cán bộ.
Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Cơ quan gồm có 16 cán bộ chiến sỹ và
nhân viên, trong đó: 01 đồng chí Chánh Văn phòng, 03 đồng chí Phó Chánh Văn
phòng, 04 đồng chí làm công tác tổng hợp, tham mưu, 01 đồng chí kế toán, 01
đồng chí Văn thư, 04 đồng chí lái xe, 02 đồng chí phục vụ, lễ tân.
* Đối với đồng chí Chánh Văn phòng:
Chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Cơ quan, quản lý điều hành mọi hoạt
động của Văn phòng và trực tiếp phụ trách:
- Công tác tổ chức, cán bộ, chế độ chính sách và đào tạo cán bộ của Cơ quan;
công tác xây dựng lực lượng Ngành kiểm tra.
- Công tác đảng; thư ký các cuộc họp của Uỷ ban kiểm tra, Thường trực
Uỷ ban kiểm tra và Đảng uỷ Cơ quan.
- Tham gia thành viên Ban chỉ đạo thực hiện Cuộc vận động “Công an
nhân dân chấp hành nghiêm điều lệnh; xây dựng nếp sống văn hoá vì nhân dân
phục vụ”.
* Đối với các Phó Chánh Văn phòng:
Điều hành hoạt động của Văn phòng khi Chánh Văn phòng đi vắng và phụ

giám sát, thi hành kỷ luật Đảng của Bộ Chính trị, Ban Bí thư, UBKT Trung ương,
Đảng uỷ CATW; tham gia ý kiến các văn bản của cấp trên gửi Đảng uỷ CATW, UBKT
Đảng uỷ CATW về công tác kiểm tra, giám sát thuộc phạm vi, lĩnh vực phụ trách.
- Công tác chính trị nội bộ: các phong trào thi đua, cuộc vận động, công
tác thi đua, khen thưởng của Văn phòng, Cơ quan và Uỷ ban kiểm tra; công tác
pháp chế, cải cách hành chính, hợp tác Quốc tế, công tác tuyên truyền.
- Sơ kết, tổng kết và tham gia các văn bản của cấp trên có liên quan đến
phạm vi, lĩnh vực phụ trách.
* Đối với các cán bộ tổng hợp:
Trợ lý giúp lãnh đạo Văn phòng đảm nhiệm:
- Công tác Đảng của Đảng uỷ V31 gồm: chuẩn bị nội dung cuộc họp
Đảng uỷ; công tác Đảng vụ; quản lý đảng phí và hồ sơ đảng viên của Đảng bộ
Cơ quan.
- Công tác tổ chức, cán bộ, nâng lương, thăng cấp bậc hàm; công tác đào tạo cán
bộ của Cơ quan; công tác xây dựng lực lượng Ngành kiểm tra; quản lý Hồ sơ cán bộ của
Cơ quan.
- Sơ kết, tổng kết và tham gia các văn bản của cấp trên có liên quan đến
phạmvi, lĩnh vực công tác đảm nhiệm.
- Xây dựng các văn bản hướng dẫn, quy chế, quy trình, quy định liên quan
đến công tác kiểm tra, giám sát và kỷ luật đảng của Uỷ ban kiểm tra.
- Theo dõi đơn thư khiếu nại, tố cáo, giao ban V24 (phòng chống tham nhũng,
thực hành tiết kiệm, chống lãng phí), kê khai tài sản minh bạch tài sản.
- Sơ kết, tổng kết các chỉ thị, nghị quyết và các chuyên đề về công tác kiểm tra,
giám sát, thi hành kỷ luật Đảng của Bộ Chính trị, Ban Bí thư, UBKT Trung ương,
Đảng uỷ CATW; tham gia ý kiến các văn bản của cấp trên gửi Đảng uỷ CATW, UBKT
Đảng uỷ CATW về công tác kiểm tra, giám sát có liên quan đến các nội dung trên.
- Báo cáo công tác tháng, chào cờ, quý, 6 tháng, năm, nửa nhiệm kỳ,
nhiệm kỳ của Uỷ ban Kiểm tra và Cơ quan.
- Theo dõi việc thực hiện Quy chế phối hợp của giữa UBKT Đảng uỷ
CATW với UBKT các tỉnh, thành uỷ; Quy chế phối hợp giữa các đơn vị tham mưu

văn bản, văn thư có nhiệm vụ quản lý theo sổ riêng, đánh số riêng và ký hiệu
theo quy định. Mỗi loại tài liệu của cơ quan phát hành đi phải lưu lại bản chính
và bảo quản theo quy định (trường hợp khác do Chánh Văn phòng quyết định).
Đối với công văn đến phải đăng ký, đóng dấu, ghi ngày tháng năm số
công văn đến, nội dung, trích yếu và cơ quan ban hành. Vào sổ theo dõi, chuyển
cho Thường trực Cơ quan xử lý, sau đó mới chuyển tài liệu cho bộ phận hoặc
người nhận và phải có ký nhận vào sổ theo dõi. Các loại tài liệu gửi đích danh
người nhận thì đóng dấu công văn đến ngoài phong bì, ghi sổ theo dõi và chuyển
cho người nhận. Các loại tài liệu khẩn phải chuyển ngay cho người, nơi nhận; tài
liệu mật phải thực hiện đúng nguyên tắc quy định.
Trực tiếp quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan, đóng dấu cho các loại
văn bản của cơ quan, thực hiện quản lý con dấu theo quy định về bảo mật,
không để cho bất cứ ai sử dụng ngoài nhân viên văn thư. Khi nghỉ làm, việc
chuyển giao dấu lại cho người khác do Chánh Văn phòng quyết định.
Đảm bảo đánh máy, in sao tài liệu phục vụ kịp thời yêu cầu của công tác
theo sự chỉ đạo của Chánh Văn phòng
* Đối với nhân viên lái xe:
Lái xe của cơ quan có trách nhiệm lái xe an toàn, chủ động đề xuất các
biện pháp giữ gìn bảo vệ xe an toàn, sạch đẹp; chấp hành nghiêm chỉnh luật lệ
giao thông đường bộ và các quy định của Nhà nước, của cơ quan trong quản lý
và vận hành xe ô tô.
Phục vụ tốt việc đưa đón cán bộ lãnh đạo đi công tác, bảo đảm đúng giờ
quy định, sẵn sàng đáp ứng yêu cầu công tác của cơ quan và của Thường trực
Trần Thị Hằng

18

Lớp CĐ VTLT K6



- Ưu điểm của hình thức này là giúp Chánh Văn phòng dễ điều hành công
việc, dễ huy động nhân sự, dễ kiểm tra điều động trang thiết bị phương tiện làm
việc....
- Nhược điểm của hình thức này là khó chuyên môn hóa công việc, thiếu
chính xác, có thể dẫn đến sự trì trệ do chuyển giao công việc, khó quan tâm
đúng mức từng loại công việc.
Trong quá trình làm việc tại văn phòng một trong những yếu tố không thể
thiều để phục vụ hoạt động tại cơ quan đó là trang thiết bị trong văn phòng. Nhờ
những thiết bị này các cán bộ chuyên viên tiết kiệm được thời gian công sức,
đảm bảo cung cấp thông tin cho lãnh đạo chính xác đầy đủ, kịp thời nhất. Văn
phòng được trang bị đầy đủ góp phần nâng cao hiệu quả trong công việc, phục
vụ công tác cho mỗi cán bộ. Nhận thức được tầm quan trọng của cơ sở vật chất
và trang thiết bị hàng năm lãnh đạo văn phòng đều chú ý bổ sung những thiết bị
mới hiện đại cho tất cả phòng ban. Tất cả các trang thiết bị của Văn phòng Cơ
quan UBKT Đảng Ủy CATW là tương đối đầy đủ, góp phần đắc lực trong việc
nâng cao năng suất lao động và hiệu quả công tác văn phòng cho các cán bộ
nhân viên.
Trần Thị Hằng

19

Lớp CĐ VTLT K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2. Tình hình cán bộ làm công tác văn thư:
2.1. Tiêu chuẩn.

BẢNĐẾN”CỦACƠ QUAN ỦY BAN KIỂM TRA ĐẢNG ỦY CÔNG AN
TRUNG ƯƠNG:
1. Cơ sở khoa học và thực tiễn
a. Cơ sở khoa học (lý thuyết)
Từ thực tiến và yêu cầu của việc tổ chức điều hành hoạt động công tác
quản lý và giải quyết văn bản đến, đồng thời theo Công văn số
425/VTLTNN_NVTW ngày 18/7/2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước
về việc hướng dẫn văn bản đi, văn bản đến gồm 3 bước: tiếp nhân, đăng ký văn
bản đến; trình và chuyển giao văn bản đến; giải quyết và theo dõi, đồn đốc việc
giải quyết văn bản đến.
Trần Thị Hằng

20

Lớp CĐ VTLT K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Trên lý thuyết được học em hiểu rằng: tất cả các văn bản bao gồm văn
bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành… được
gửi đến cơ quan, tổ chức đều được gọi là văn bản đến. Nguyên tắc chung đối với
việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến đều phải qua văn thư cơ quan để
đăng ký vào sổ và quản lý thống nhất; dù văn bản dưới bất kỳ hình thức nào đều
phải được xử lý theo nguyên tắc kịp thời, chính xác và thống nhất. Được tiến
hành các bước theo Công văn số 425/VTLTNN_NVTW ngày 18/7/2005 của
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn văn bản đi, văn bản đến
gồm 3 bước: tiếp nhân, đăng ký văn bản đến; trình và chuyển giao văn bản đến;

hiện thiếu hoặc bì không còn nguyên vẹn, bì đến muộn so với thời gian văn bản
thì báo cáo Chánh Văn phòng và nơi gửi văn bản biết để phối hợp giải quyết.
Sau khi tiếp nhận văn thư phân loại, bóc bì: loại được bóc là tất cả các loại
văn bản gửi đến cơ quan Ủy ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương kể cả
văn bản mật, tối mất, tuyệt mật; loại không được bóc là những bì văn bản gửi
Trần Thị Hằng

21

Lớp CĐ VTLT K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

đích danh người nhận của các Thủ trưởng Cơ quan, các Ủy viên hoặc cán bộ
thuộc các phòng nghiệp vụ.
Những văn bản hẹn giờ và hỏa tốc được bóc trước để kịp thời giải quyết
ngay.. Khi bóc đối chiếu số, ký hiệu văn bản trong và ngoài bì; nếu văn bản có
kèm phiếu gửi thì đối chiếu, ký xác nhận, đóng dấu trả lại nơi gửi văn bản; đơn
thư, khiếu nại, tố cáo và những văn bản ngày nhận cách xa ngày tháng của văn
bản thì giữ lại bì, đinh kèm văn bản….
b. Đăng ký văn bản đến
Trước khi đăng ký văn bản đến, văn thư tiến hành đóng dấu đến và ghi số,
ngày đến, mục đích để xác nhận văn bản đã qua văn thư cơ quan và trách nhiệm
giải quyết văn bản của cơ quan, đồng thời để kiểm soát văn bản đến trong năm
của cán bộ văn thư phải theo dõi và quản lý.
Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư đều được đóng dấu
“Đến”, ghi số đến, ngày đến, văn bản fax thì chụp lại trước khi đóng dấu đến;

Trần Thị Hằng

22

Lớp CĐ VTLT K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

quyết văn bản đến, các phòng nghiệp vụ có trách nhiệm tổ chức thực hiện.
Những nội dung có ý kiến kết luận của Thủ trưởng cơ quan phải được
thông qua Chánh Văn phòng xem xét lại và đồng ý mới thong báo cho các đối
tượng có liên quan.
Đối với những văn bản có liên quan đến các đơn vị khác giải quyết, thì
photocopy văn bản và kèm theo phiếu chuyển có ý kiến chỉ đạo của Thủ trưởng
cơ quan để chuyển cho các đơn vị biết và thực hiện. Những văn bản lấy ý kiến
của các đơn vị tham gia, sau khi có ý kiến của đơn vị, khi trình Thủ trưởng cơ
quan quyết định phải trình kèm văn bản tham gia ý kiến cùa các đơn vị phối hợp
kèm theo.
e. Theo dõi, đôn đốc và kiểm tra giải quyết văn bản đến.
Đồng chí Chánh văn phòng có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải
quyết văn bản đến của các cơ quan; các đồng chí trưởng phòng nghiệp vụ có
trách nhiệm theo dõi, đôn đốc và kiểm tra việc giải quyết văn bản đến thuộc
chức năng, nhiệm vụ của phòng mình; cán bộ văn thư có trách nhiệm giúp
Chánh Văn phòng theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến của toàn cơ
quan, nhất là đối với văn bản đến của các Cơ quan Đảng ủy Trung ương, và Bộ
Công an chỉ đạo về chủ trương, chính sách của Đảng, Nhà nước hoặc những văn
bản xin ý kiến tham gia, có yêu cầu thời hạn trả lời