Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT..............................................................................4
LỜI NÓI ĐẦU......................................................................................................1
PHÂN I................................................................................................3
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI...................................3
ỦY BAN NHÂN DÂNQUẬN NAM TỪ LIÊM, THÀNH PHỐ HÀ
NỘI................................................................................................................3
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ủy ban
nhân dân quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội.........................................3
1.1.Vị trí chức năng của Ủy ban nhân dân quận Nam Từ Liêm.........3
1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân quận Nam Từ Liêm.
.......................................................................................................................3
1.3. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân quận Nam Từ Liêm.4
2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính
Văn phòng của UBND Quận Nam Từ Liêm.................................................5
2.1. Tổ chức và hoạt động của Văn phòng..........................................5
2.1.1. Vị trí chức năng.........................................................................5
2.1.2. Nhiệm vụ quyền hạn.................................................................6
2.2. Xây dựng bản mô tả công việc cho lãnh đạo Văn phòng và các
vị trí khác trong bộ máy Văn phòng..............................................................9
3. Tìm hiều công tác Văn thư, Lưu trữcủa cơ quan tổ chức..............13
3.1. Hệ thống hóa các văn bản về công tác Văn thư, Lưu trữ của cơ
quan tổ chức................................................................................................13
3.2. Mô hình tổ chức Văn thư của cơ quan.......................................14
3.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan...............14
3.3.1. Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản
lý của Ủy ban nhân dân quận Nam Từ Liêm...............................................14

CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP...............................................................21
ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC
VĂN THƯ TẠI UBND QUẬN NAM TỪ LIÊM.......................................21
1. Lý do chọn chuyên đề thực tập.....................................................21
2. Cơ sở lý luận về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn
thư................................................................................................................22
2.1. Khái niệm Văn phòng................................................................22
2.2. Khái niệm công tác văn thư........................................................22
2.3. Thông tin....................................................................................22
2.4. Thông tin quản lý hành chính nhà nước.....................................23
2.5. Tin học hóa.................................................................................23
2.6. Công nghệ thông tin...................................................................23
2.7. Ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác văn thư.......24
3. Cơ sở thực tiễn của đề tài..............................................................24
4. Thực trạng công tác văn thư ở UBND quận Nam Từ Liêm..........26
Đinh Văn Thao

Lớp: ĐHLT.QTVP 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

4.1 Tình hình cán bộ làm công tác văn thư.......................................26
4.2. Công tác chỉ đạo về công tác văn thưở UBND quận Nam Từ
Liêm.............................................................................................................27
4.1.3. Trang thiết bị phục vụ công tác văn thư..................................28
5. Nội dung chuyên đề “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công
tác văn thư ở UBND quận Nam Từ Liêm...................................................29



Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

6.4. Một số giải pháp đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào
công tác văn thư tại UBND huyện Từ Liêm...............................................46
6.4.1. Nhóm giải pháp về công tác chỉ đạo, điều hành.....................46
6.4.2. Nhóm giải pháp về kỹ thuật cơ sở vật chất.............................47
6.4.3. Nhóm giải pháp về nhân lực...................................................48
KẾT LUẬN.......................................................................................50
PHẦN III...........................................................................................52
PHỤ LỤC..........................................................................................52

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

Chữ cái viết tắt/ ký hiệu

Cụm Từ đầy đủ

UBND

Ủy ban nhân dân

HĐND

Hội đồng nhân dân

CNTT

Trong xu thế ngày nay, việc đổi mới nhằm nâng cao chất lượng công tác
quản lý, điều hành đối với mỗi cơ quan, tổ chức là vấn đề vô cùng quan trọng.
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ công
tác quản lý bao gồm toàn bộ các công việc về xây dựng, ban hành văn bản và tổ
chức quản lý, giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ
chức, đơn vị. Do vậy mà công tác văn thư ở trong các cơ quan là trung tâm diễn
ra các hoạt động thu nhận, trao đổi, lưu giữ và xử lý thông tin, trong đó những
công văn giấy tờ là đối tượng chủ yếu của công tác văn thư, là một trong những
phương tiện quan trọng nhất phục vụ cho hoạt động quản lý của mỗi cơ quan.
Vai trò của công tác văn thư ngày càng được tăng cường trong xã hội thông tin
hiện nay, do nhu cầu phục vụ thông tin cho hoạt động quản lý ngày càng cao và
bức thiết. Vì thế công tác văn thư được tổ chức hợp lý và tự động hóa trong các
khâu nghiệp vụ sẽ nâng cao chất lượng cho hoạt động quản lý.
Công nghệ thông tin hiện nay đã được ứng dụng trong tất cả các lĩnh vực
của đời sống xã hội và đã đem lại hiệu quả rất cao. Việc ứng dụng công nghệ
thông tin trong công tác văn thư là một nhu cầu mang tính khách quan, nó hỗ trợ
cho các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư từ thư công sang tự động hóa hoặc
bán tự động hóa các khâu nghiệp vụ, góp phần giải phóng sức lao động chân tay
của con người, đồng thời nâng cao năng xuất lao động của cán bộ văn thư.
UBND quận Nam Từ Liêm là một cơ quan quản lý hành chính Nhà nước.
Để hoàn thiện nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mình, UBND quận Nam Từ
Liêm phải đẩy mạnh công tác tổ chức và phương thức hoạt động của Văn phòng.
Bộ phận văn thư - lưu trữ thuộc Văn phòng HĐND & UBND quận đóng vai trò
hết sức quan trọng trong việc quản lý và ban hành văn bản của UBND quận.
Nắm được tầm quan trọng của công tác văn thư - lưu trữ, Văn phòng HĐND &
UBND quận Nam Từ Liêm không ngừng hoàn thiện, hiện đại hoá để nâng cao
chất lượng công tác này trong hoạt động điều hành và quản lý của Văn phòng
cũng như của Uỷ ban, nhằm thực hiện tốt chức năng tham mưu tư vấn cho lãnh
đạo, đảm bảo hiệu lực quản lý Nhà nước trên địa bàn quận.
Đinh Văn Thao

ĐinhVăn Thao

Đinh Văn Thao

2Lớp: ĐHLT.QTVP 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

PHÂN I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI
ỦY BAN NHÂN DÂNQUẬN NAM TỪ LIÊM, THÀNH PHỐ HÀ NỘI
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ủy ban
nhân dân quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội
1.1.Vị trí chức năng của Ủy ban nhân dân quận Nam Từ Liêm.
Căn cứ vào Luật tổ chức HĐND & UBDN năm 2003 quy định chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn của HĐND & UBND các cấp.
Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của Hội
đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm
trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.
Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản
của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp
nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng
cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.
Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương,
góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà
nước từ trung ương tới cơ sở.
Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận tổ chức hoạt động theo

d) Tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến Pháp,
Luật, các văn bản của các cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị Quyết của HĐND
cùng cấp trong các cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, đơn vị vũ
trang nhân dân và công dân địa phương.
đ) Bảo đảm an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội, thực hiện nhiệm vụ
xây dựng lực lượng vũ trang, xây dựng quốc phòng toàn dân, thực hiên chế độ
nghĩa vụ quân sự, nhiệm vụ hậu cần tại chỗ, nhiệm vụ động viên chính sách hậu
phương, quản lý hộ khẩu, hộ tịch ở địa phương, quản lý việc cư trú đi lại của
người nước ngoài tại địa phương.
e) Phòng chống thiên tai bảo vệ tài sản của nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ
chức xã hội, bảo vệ tính mạng, tài sản, tự do, danh dự, nhân phẩm của công dân,
chống tham nhũng, buôn lậu, làm hàng giả và các tệ nạn khác.
g) Tổ chức thực hiện việc thu chi ngân sách của địa phương theo quy định
của pháp luật, phối hợp với các cơ quan hữu quan để đảm bảo thu đúng, thu đủ,
thu kịp thời các khoản thu từ thuế và các khoản thu khác ở điạ phương.
1.3. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân quận Nam Từ Liêm.
UBND quận NamTừ Liêmdo HĐND cùng cấp bầu ra làm việc theo nguyên
tắc tập trung dân chủ, kết hợp sự lãnh đạo của tập thể UBND quận với sự điều hành
Đinh Văn Thao

4Lớp: ĐHLT.QTVP 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

của Chủ tịch UBND quận và đề cao trách nhiệm của mỗi thành viên UBND quận để
giải quyết công việc. Cơ cấu tổ chức của UBND quận Nam Từ Liêm cụ thể như sau:
Đứng đầu là chủ tịch UBND quận, giúp việc cho Chủ tịch có 03 Phó Chủ



Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận là cơ quan
chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân quận, có chức năng tham mưu tổng hợp cho
Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân về hoạt động của Hội đồng nhân dân,
Ủy ban nhân dân; tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân về chỉ đạo, điều
hành của Chủ tịch Ủy ban nhân dân; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt
động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân và các cơ quan nhà nước ở địa
phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Hội đồng nhân dân
và Ủy ban nhân dân.
Vănphòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân có tư cách pháp nhân,
có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và
công tác của Ủy ban nhân dân quận đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng
dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố.
2.1.2. Nhiệm vụ quyền hạn.
* Đối với chức năng là cơ quan chuyên môn của Ủy ban nhân dân
1. Trình Ủy ban nhân dân quận chương trình làm việc, kế hoạch công tác
hàng tháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm của Ủy ban nhân dân quận. Đôn đốc,
kiểm tra các phòng, ban chuyên môn, Ủy ban nhân dân cấp phường việc thực hiện
chương trình, kế hoạch công tác của Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân
quận sau khi được phê duyệt; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra công tác phối hợp giữa
các phòng chuyên môn, Ủy ban nhân dân phường theo quy định của pháp luật;
2. Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự lãnh đạo, chỉ
đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận theo quy
định của pháp luật. Thực hiện công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất được
giao theo quy định của pháp luật;

công tác cải cách hành chính nhà nước thuộc phạm vi của Văn phòng Ủy ban nhân
dân quận;
10. Phối hợp với Phòng Nội vụ, hướng dẫn Ủy ban nhân dân các phường về
nghiệp vụ hành chính, văn thư, lưu trữ, tin học hoá quản lý hành chính nhà nước
theo quy định của pháp luật;
11. Giải quyết khiếu nại, tố cáo, thực hiện công tác phòng, chống tham
nhũng, lãng phí trong phạm vi quản lý của Văn phòng Ủy ban nhân dân quận theo
quy định của pháp luật và phân công của Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận;
12. Tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt động của
Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận; bảo đảm điều kiện hoạt động
của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận và các tổ chức có liên quan
theo quy định của Ủy ban nhân dân quận;
13. Xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức,
viên chức của cơ quan;
14. Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, cán bộ, công chức, viên chức và tài
sản, trang thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật được giao theo quy định của pháp luật và
phân cấp quản lý của Ủy ban nhân dân quận;
15. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban
nhân dân quận giao.
* Đối với việc tổ chức phục vụ hoạt động của Hội đồng nhân dân,
Đinh Văn Thao

7Lớp: ĐHLT.QTVP 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân và đại biểu Hội

khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân;
Đinh Văn Thao

8Lớp: ĐHLT.QTVP 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

7. Phối hợp với cơ quan, tổ chức hữu quan phục vụ đại biểu Hội đồng nhân
dân tiếp xúc cử tri; giúp Thường trực Hội đồng nhân dân tổng hợp ý kiến, kiến nghị
của cử tri và gửi cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xem xét giải quyết;
8. Phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân tổ chức lấy ý kiến đóng góp vào
dự án Luật, dự án Pháp lệnh và các văn bản khác theo yêu cầu của Thường trực
Hội đồng nhân dân thành phố;
9. Phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân trong công tác bầu cử đại biểu
Quốc hội và bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân các cấp; phê chuẩn kết quả bầu
Chủ tịch, Phó Chủ tịch Hội đồng nhân dân xã, thị trấn;
10. Phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân
trong công tác giao ban, trao đổi kinh nghiệm, bồi dưỡng kỹ năng hoạt động cho
đại biểu Hội đồng nhân dân các cấp.
11. Phục vụ Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của
Hội đồng nhân dân giữ mối liên hệ công tác với các cơ quan thành phố và huyện,
Thường trực Huyện ủy, Ủy ban nhân dân, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, Tòa
án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân và các cơ quan, tổ chức, đoàn thể ở địa
phương;
12. Phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân lập dự toán kinh phí hoạt động
hàng năm, tổ chức thực hiện, quản lý kinh phí hoạt động của Hội đồng nhân dân;
13. Bảo đảm cơ sở vật chất, hoạt động nghiên cứu khoa học, công tác hành

thác sử dụng cổng thông tin điện tử quận; chuẩn bị các báo cáo, lịch làm việc
chương trình công tác của UBND quận.
Thay mặt Chánh Văn phòng ký các hợp đồng mua sắm, sửa chữa, bổ sung
cở sở vật chất và trang thiết bị làm việc khi được Chánh văn phòng ủy quyền.
Thay mặt lãnh đạo Văn phòng giữ mối liên hệ với tổ chức Đoàn thanh
niên cộng sản Hồ Chí Minh của khối cơ quan UBND quận.
Phó Chánh Văn phòng – Phụ trách công tác hành chính quản trị; văn
thư lưu trữ; tiếp dân và giải quyết đơn thư khiếu nại tố cáo của công dân
(Đ/c: Đỗ Xuân Bình):
Kiêm nhiệm Tổ trưởng tổ tiếp dân; tổng hợp, báo cáo UBND quận kết
quả công tác tiếp dân và giải quyết đơn thư khiếu nại tố cáo của công dân.
Phụ trách công tác hành chính quản trị của Văn phòng HĐND và UBND
quận, công tác văn thư lưu trữ, công tác bảo vệ an ninh trật tự, phòng cháy chữa cháy
ở cơ quan.
Có nhiệm vụ quản lý, kiểm tra đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị làm
việc và kinh phí phục vụ cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo Thường trực HĐND –
UBND quận.
Thay mặt lãnh đạo Văn phòng giữ mối liên hệ với tổ chức nữ công trong cơ
quan.
 Các bộ phận chuyên môn:
Bộ phận tổng hợp – tin học – cổng thông tin điện tử.
Đinh Văn Thao

10Lớp: ĐHLT.QTVP 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội



Bộ phận văn thư – lưu trữ:
Đối với Văn thư: Tiếp nhận, đăng ký chuyển giao văn bản đi, đến theo
quy định, làm thủ tục gửi văn bản và theo dõi quá trình luân chuyển văn bản
theo địa chỉ; Quản lý con dấu và đóng dấu các văn bản đi, đến theo đúng quy
định; Sắp xếp công văn, tài liệu, hồ sơ hợp lý, sử dụng các phần mềm văn thư,
lưu trữ để tra tìm nhanh, phục vụ nhu cầu khai thác; nộp hồ sơ đã đến hạn và lưu
trữ cơ quan, thực hiện nghiêm chỉnh quy chế bảo mật của công tác văn thư lưu
trữ theo quy định.
Đối với Lưu trữ: Chịu trách nhiệm thu nhận toàn bộ hồ sơ tài liệu của cơ
quan để tiến hành phân loại, lập hồ sơ, hệ thống hóa, sắp xếp tài liệu trên cơ sở
văn bản hướng dẫn nghiệp vụ đã có, thực hiện quy trình kỹ thuật bảo quản an
toàn tài liệu, có biện pháp phòng chống mối mọt, côn trùng phá hoại tài liệu,
phòng chống cháy, nổ và bảo vệ bí mật nhà nước.
Bộ Phận Kế toán: Xây dựng lập dự toán sử dụng ngân sách Nhà nước
hàng năm theo Luật ngân sách, mở sổ sách theo dõi chi tiết các chương, mục,
theo dự toán giao, tổng hợp thanh quyết toán theo chính sách, chế độ tài chính
Nhà nước quy định; quản lý chứng từ kế toán đúng chế độ Nhà nước quy định
đảm bảo an toàn.
Bộ phận Thủ quỹ: Quản lý quỹ thực hiện việc thu, chi đúng số tiền ghi
trên phiếu đã có đầy đủ thủ tục trình duyệt; theo dõi sổ quỹ tiền mặt hàng ngày
để kiểm kê đối chiếu sổ sách và bàn giao chứng từ thu, chi cho kế toán theo dõi
quản lý kịp thời.
Bộ Phận Photo: Chịu trách nhiệm nhân bản, sao, in, chụp tài liệu, văn
bản; giữ bí mật nội dung các tài liệu, bảo đảm an toàn hồ sơ, tài liệu in ấn và tài
sản máy móc khi được giao quản lý.
Bộ phận Lái xe: Bảo đảm xe sạch sẽ, lái xe an toàn, bảo dưỡng sửa chữa
phương tiện; lái xe phục vụ Thường trực HĐND & UBND quận đi công tác do lãnh
đạo văn phòng điều động.
Bộ phận Bảo vệ: Kiểm tra, kiểm soát người ra vào trong cơ quan và xung

Các văn bản quản lý nhà nước về công tác Văn thư - Lưu trữ mà Ủy ban
áp dụng bao gồm:
Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011;
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công
tác văn thư;
Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ
quan thay thế cho văn bản quy định trước đó là Công văn số 425/VTLTNNNVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về
Đinh Văn Thao

13Lớp: ĐHLT.QTVP 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

việc hướng dẫn quản lý văn bản đi và văn bản đến;
Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội vụ
về việc hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan,
tổ chức;
Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ
quy định về quản lý và sử dụng con dấu;
Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủ
sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8
năm 2001 của Chính phủ quy định về quản lý và sử dụng con dấu;
Việc căn cứ các văn bản trên mà Ủy ban nhân dân quận Nam Từ Liêm đã
xây dựng cho cơ quan các văn bản quản lý công tác văn thư, lưu trữ theo đúng
quy định của nhà nước.
3.2. Mô hình tổ chức Văn thư của cơ quan.

theo thẩm quyền quy định.
Ủy ban nhân dân ban hành văn bản quy phạm pháp luật như Quyết định,
chỉ thị . Văn bản hành chính: Quyết định (cá biệt); chỉ thị (cá biệt); các văn bản
hành chính thông thường.
Việc thực hiện đúng thẩm quyền ban hành văn bản tại UBND góp phần
đảm bảo cho việc ban hành văn bản không bị xáo trộn, hiệu lực của văn bản
được đảm bảo đúng thẩm quyền và nâng cao nhận thức trách nhiệm của người
ký ban hành văn bản đó. Đảm bảo cho hoạt động ban hành văn bản của UBND
được diễn ra thuận lợi, chính xác
3.3.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Ủy ban
nhân dân quận Nam Từ Liêm.
Công tác soạn thảo, ban hành văn bản là hoạt động được cán bộ công
chức làm việc tại UBND quận Nam Từ Liêm rất đặc biệt quan tâm chú ý.
Nhờ đó mà thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản ở đây đang từng bước
được hoàn thiện hơn.
Qua khảo sát các văn bản được soạn thảo và ban hành tại UBND quận từ
khi có Thông tư số 01/2011/TT-BNV hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản hành chính, ban hành ngày 19 tháng 1 năm 2011 , em nhận thấy thực
trạng về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản đạt được những ưu điểm nổi bật
sau:
Trong mỗi văn bản đều đã đảm bảo đủ các yếu tố bắt buộc của thể thức.
Các văn bản đều đã thể hiện được bố cục của văn bản tương đối rõ ràng, giúp
người tiếp nhận văn bản dễ nắm bắt thông tin hơn.
Các văn bản được trình bày có sự phù hợp giữa cơ quan ban hành với
thẩm quyền, chức vụ người ký và dấu cơ quan, khi soạn thảo người soạn thảo
văn bản đã bước đầu chú ý đến vấn đề thể thức văn bản.
Đinh Văn Thao

15Lớp: ĐHLT.QTVP 13A


Bước 3: Trình duyệt nội dung và tổ chức lấy ý kiến
Sau khi kiểm tra xong bản thảo trình người đứng đầu cơ quan tham khảo
và lấy ý kiến chỉ đạo.
Bước 4: Tổng hợp ý kiến và hoàn chỉnh bản thảo.
Bước 5: Duyệt bản thảo
Đinh Văn Thao

16Lớp: ĐHLT.QTVP 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Đơn vị soạn thảo sau khi tổng hợp ý kiến và hoàn chỉnh bản thảo trình
lãnh đạo phụ trách trực tiếp duyệt nội dung bản thảo. Cán bộ văn phòng phụ
trách duyệt thể thức và thủ tục pháp lý.
Bước 6: Trình ký văn bản
Trình lãnh đạo cơ quan duyệt và ký ban hành.
Bước 7: Hoàn thiện và lưu văn bản
+ Ghi số, ngày, tháng, năm ban hành văn bản;
+ Nhân bản văn bản theo số lượng nơi gửi, nơi nhận;
+ Đóng dấu cơ quan;
+ Làm các thủ tục ban hành;
+ Lưu văn bản theo quy định hiện hành.
Việc thực hiện đúng quy trình này giúp cho việc soạn thảo và ban hành
văn bản được chặt chẽ, thống nhất không mất thời gian và đúng trình tự phân
cấp
3.4. Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản.
3.4.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi – đến.

bản, tài liệu nghe nhìn. Công tác Lưu trữ của quận được tổ chức được theo
nguyên tắc tập trung, thống nhất dưới sự chỉ đạo của Chánh văn phòng. Việc tổ
chức kiểm tra hoạt động nghiệp vụ công tác Lưu trữ ở cơ quan được tiến hành
thường xuyên, liên tục và theo đúng quy định của Nhà nước.
Hiện nay số lượng cán bộ làm công tác lưu trữ ở UBND quận là 1 cán bộ,
với trình độ đại học đúng chuyên ngành lưu trữ. Diện tích kho phục vụ cho công
tác lưu trữ của quận là 340m2 với đầy đủ các trang thiết bị phục vụ như: giá tài
liệu, hộp đựng tài liệu, tủ đựng tài liệu, máy tiêu hủy tài liệu. Công tác Lưu trữ
đang được chú trọng đầu tư thêm nhiều trang thiết bị để đảm bảo thực hiện tốt
việc quản lý và bảo quản tài liệu phục vụ cho công tác sau này.
UBND quận đang tiến hành đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin vào
trong công tác lưu trữ bởi hiện nay công nghệ thông tin góp phần không nhỏ cho
việc thực hiện đảm bảo thông tin trong hoạt động quản lý vì vậy việc ứng dụng
công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ là một yếu tố tất yếu để đảm bảo thông
tin đầy đủ, chính xác, nhanh chóng, kịp thời, công khai và minh bạch từ đó sẽ
nâng cao được hiệu quả hoạt động lưu trữ trong cơ quan.
4. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng của
UBND quận Nam Từ Liêm.
4.1. Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất
của văn phòng.
Qua quá trình thực tập và làm việc tại Ủy ban nhân dân quận Nam Từ
Liêm, hệ thống trang thiết bị văn phòng, phương tiện làm việc được trang bị khá
đầy đủ, bao gồm như máy tính, giá tài liệu, máy in, máy fax, máy photo, máy
Đinh Văn Thao

18Lớp: ĐHLT.QTVP 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp


6
6
6
6

4

7
7
9
3
3

Đinh Văn Thao

1
1
19Lớp: ĐHLT.QTVP 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Ghi chú:

5. Tủ đựng tài liệu

1. Cửa ra vào


quận đã mang lại hiệu quả trong công việc. Việc sử dụng các phần mềm đã
mang lại năng xuất lao động cao cho các nhân viên. Xử lý các công việc được
chính xác hơn, nhanh chóng hơn và hiệu quả hơn nhiều.

Đinh Văn Thao

20Lớp: ĐHLT.QTVP 13A