Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Đại học LT Lưu trữ K1
PHẦN MỞ ĐẦU

Sự nghiệp đổi mới và công nghiệp hoá, hiện đại hoá do Đảng ta lãnh đạo
trong những năm qua đã đạt được những thành tựu quan trọng về nhiều mặt.
Bước vào thế kỷ XXI, trước những yêu cầu to lớn của đất nước cũng như
những đòi hỏi, những xu hướng phát triển tất yếu của thời đại như toàn cấu hoá,
phát triển mạng thông tin toàn cầu, phát triển các ngành khoa học mũi nhọn
như điện tử, tin học,… thì mỗi ngành, mỗi lĩnh vực hoạt động trong xã hội đều
phải không ngừng đổi mới và hiện đại hoá. Lưu trữ trong các cơ quan Đảng,
nhà nước, tổ chức xã hội, công ty, doanh nghiệp,… cũng ở trong bối cảnh
chung đó cần phải nhanh chóng đổi mới và phát triển mạnh mẽ hơn nữa.
Công tác lưu trữ là một phần không thể thiếu trong hoạt động chỉ đạo,
điều hành công việc của cơ quan. Nhờ có sự nhận thức đúng hơn về vai trò và
vị trí của công tác quan trọng này, những năm gần đây công tác lưu trữ trong
nhiều cơ quan ngày được quan tâm và chú trọng. Hiện nay, trong công cuộc cải
cách hành chính Nhà nước, đổi mới lề lối làm việc, nâng cao hiệu quả và chất
lượng hoạt động quản lý, công tác lưu trữ là một trong những trọng tâm được
tập chung đổi mới.
Lưu trữ học ngày nay trở thành một ngành học lớn ở Việt Nam nói riêng
và thế giới nói chung, Lưu trữ học đã và đang là một lĩnh vực không thể thiếu
được trong mọi cơ quan, mọi tổ chức. Có thể khẳng định công tác lưu trữ là
một trong những hoạt động bảo đảm thông tin cho công tác quản lý. Nhận thức
rõ tầm quan trọng của công tác lưu trữ, để bảo vệ an toàn sử dụng có hiệu quả
tài liệu lưu trữ quốc gia, nâng cao trách nhiệm của các cơ quan tổ chức và mọi
công dân đối với tài liệu lưu trữ
Là một trong những học viên học chuyên ngành Lưu trữ học, tôi vô cùng
vinh dự và tự hào và đã được trang bị những kiến thức cơ bản của ngành Lưu
trữ học. Qua đợt thực tập hai tháng tại Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí


Vũ Thị Na

2

Vũ Thị Na
Nội

Trường Đại Học Nội Vụ Hà


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Đại học LT Lưu trữ K1

CHƯƠNG 1
KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU KHẢO SÁT TÌNH HÌNH CÔNG TÁC LƯU
TRỮ TẠI HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ QUỐC GIA HỒ CHÍ MINH.
1.1. Khái quát vài nét về Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh.
Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh, tiền thân là trường Huấn
luyện cán bộ thường xuyên Nguyễn Ái Quốc, đóng tại Việt Bắc, do Trung ương
ra Quyết định thành lập năm 1949, đồng chí Lê Văn Lương, ủy viên dự khuyết
Trung ương Đảng, trưởng Ban Tổ chức Trung ương được cử làm Giám đốc đầu
tiên của Trường. Trải qua quá trình hoạt động liên tục hơn 65 năm, Học viện
Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh đã nhiều lần thay đổi tên gọi qua các thời kỳ
như sau:
- Từ tháng 1 năm 1949 đến cuối năm 1954: trường mang tên trường
Huấn luyện cán bộ cao cấp Nguyễn Ái Quốc.
- Từ cuối năm 1954 đến tháng 2 năm 1962: Trường được đổi tên thành
trường Nguyễn Ái Quốc phân hiệu I đặt tại Hà Nội.

nước, các khoa học chính trị, khoa học lãnh đạo, quản lý.
1.1.1. Nhiệm vụ, quyền hạn của Học viện
* Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ của Đảng, Nhà nước và các tổ chức
Chính trị - xã hội.
Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lãnh đạo, quản lý trung, cao cấp của hệ thống
chính trị, lãnh đạo chủ chốt các đơn vị sự nghiệp công lập và doanh nghiệp nhà
nước về : Chủ nghĩa Mác – Lê nin, tư tưởng Hồ Chí Minh; những quan điểm,
chủ trương và đường lối của Đảng, chính sách và pháp luật của Nhà nước;
những vấn đề lý luận và thực tiễn mới trong nước và trên thế giới; khoa học
chính trị; khoa học lãnh đạo quản lý.
Đào tạo cao cấp lý luận chính trị cho cán bộ lãnh đạo, quản lý đương
chức và trong quy hoạch.
Bồi dưỡng, cập nhật kiến thức mới cho cán bộ giữ các chức danh lãnh
đạo, quản lý của các cơ quan, tổ chức trong hệ thống chính trị theo phân công,
phân cấp.
Đào tạo, bồi dưỡng giảng viên, nghiên cứu viên và các đối tượng khác về các
chuyên ngành khoa học chính trị, khoa học lãnh đạo quản lý và một số ngành
khoa học xã hội.

4

Vũ Thị Na
Nội

Trường Đại Học Nội Vụ Hà


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Đại học LT Lưu trữ K1
Đào tạo, bồi dưỡng chuyên ngành cho cán bộ làm công tác báo chí và truyền

Vũ Thị Na
Nội

Trường Đại Học Nội Vụ Hà


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Đại học LT Lưu trữ K1
công nhân, các lực lượng cánh tả và tiến bộ, các chính đảng và đảng cầm
quyền ở các nước trên thế giới.
* Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế và cán bộ, công chức, viên chức;
thực hiện các chế độ, chính sách đào tạo, bồi dưỡng, thi đua, khen thưởng
và kỷ luật đối với cán bộ, công chức, viên chức của Học viện theo phân công,
phân cấp.
* Quản lý tài chính, tài sản; quyết định và chịu trách nhiệm về các dự
án đầu tư thuộc thẩm quyền theo quy định.
* Đề xuất và phát hành tạp chí, bản tin, các ấn phẩm khoa học, tài liệu
phục vụ cho hoạt động đào tạo, bồi dưỡng cán bộ nghiên cứu khoa học của
Học viện theo quy định của Đảng và Nhà nước.
* Thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn được Bộ Chính trị, Ban Bí
thư và Chính phủ giao
- Đào tạo Đại học và sau đại học thuộc lĩnh vực đào tạo của Học viện.
- Quản lý, cấp văn bằng, chứng chỉ thuộc lĩnh vực đào tạo, bồi dưỡng của
Học viện theo quy định của Đảng và Nhà nước.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Bộ Chính trị, Ban Bí thư và Chính phủ
giao.
1.1.2. Tổ chức bộ máy của Học Viện.
* Lãnh đạo Học viện: Giám đốc do Bộ Chính trị phân công; các Phó
Giám đốc do Ban Bí thư xem xét, quyết định
* Các vụ, đơn vị chức năng trực thuộc :

- Viện Hồ Chí Minh và các lãnh tụ của Đảng
- Viện Lịch sử Đảng
- Viện Xây dựng Đảng
- Viện Chính trị học
- Viện Nhà nước và Pháp luật
- Viện Văn hóa và Phát triển
- Viện Quan hệ quốc tế
- Viện Nghiên cứu quyền con người
- Viện Xã hội học
- Viện nghiên cứu tôn giáo, tín ngưỡng
- Viện Lãnh đạo học và chính sách công
- Viện Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lãnh đạo, quản lý
- Viện Thông tin khoa học
- Tạp chí Lý luận chính trị
- Nhà xuất bản Lý luận chính trị
* Các học viện trực thuộc
- Học viện Chính trị khu vực I (Đặt tại TP Hà Nội)
- Học viện Chính trị khu vực II (Đặt tại TP HCM)
7

Vũ Thị Na
Nội

Trường Đại Học Nội Vụ Hà


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Đại học LT Lưu trữ K1
- Học viện Chính trị khu vực III (Đặt tại TP Đà Nẵng)
- Học viện Chính trị khu vực IV (Đặt tại TP Cần Thơ)


Trường Đại Học Nội Vụ Hà


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Đại học LT Lưu trữ K1
viện, hiện nay: Học viện chưa thành lập được Phòng lưu trữ nên chưa có quy
định rõ về chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của công tác lưu trữ ở một cơ quan
ngang Bộ.
1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn của bộ phận lưu trữ ở Học viện bao
gồm:
* Giúp Chánh Văn phòng Học viện thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn sau:
- Xây dựng, trình Giám đốc Học viện ban hành các chế độ, quy định về
lưu trữ;
- Xây dựng kế hoạch dài hạn, hang năm về văn thư, lưu trữ trình Giám
đốc phê duyệt và tổ chức thực hiện;
- Nghiên cứ, ứng dụng khoa học và công nghệ thông tin vào lưu trữ;
- Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng, hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ cho cán bộ
công chức, viên chức của Học viện;
- Thực hiện báo cáo thống kê về văn thư, lưu trữ.
*. Giúp Chánh Văn phòng Học viện thực hiện nhiệm vụ của Lưu trữ Học
viện:
- Hướng dẫn cán bộ, công chức, viên chức trong Học viện, tổ chức lập hồ
sơ và chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp vào Lưu trữ Học viện;
- Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ Học viện;
- Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ tài liệu;
- Bảo vệ, bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu;
- Phục vụ khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ;
- Lựa chọn hồ sơ, tài liệu nộp lưu để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử theo
quy định và làm các thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị;

- Cục Văn thư và lưu trữ Nhà nước chỉ đạo nghiệp vụ và các văn bản
hướng dẫn về nghiệp vụ. Học viện thường xuyên báo cáo về công tác lưu trữ
hang năm cho Cục Văn thư lưu trữ Nhà nước.

10

Vũ Thị Na
Nội

Trường Đại Học Nội Vụ Hà


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Đại học LT Lưu trữ K1
Học viện chưa thành lập được phòng lưu trữ nên chưa có quy định rõ
ràng về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của công tác lưu trữ của một cơ quan
ngang bộ.
Để tổ chức và thực hiện chỉ đạo công tác văn thư lưu trữ Học viện đã ban hành
một số văn bản sau:
- Ngày 10 tháng 01 năm 2008 Giám đốc Học viện đã ban hành quyết
định số 143/QĐ-HVCT-HCQG về việc ban hành quy chế công tác văn thư và
lưu trữ của Học viện Chính trị - Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh.
- Thông báo số 129/TB-HVCT-HCQG ngày 21/5/2007 về việc hướng
dẫn nộp tài liệu về kho lưu trữ Học viện khi có Quyết định hợp nhất với Học
viện Hành chính.
- Công văn số 862/CV-HVCT-HCQG ngày 6/10/2008 về việc đôn đốc
các đơn vị trong cơ quan nộp tài liệu về kho lưu trữ để chỉnh lý và nộp lưu về
kho lưu trữ lịch sử Đảng theo tinh thần Chỉ thị 05/2007/CT-TTg của Thủ tướng
Chính phủ.
- Công văn số 1312/HVCTQG-VP ngày 24/10/2014 về việc đôn đốc các

nói riêng thì tài liệu lưu trữ là nguồn thông tin không thể thiếu. Hàng ngày các
cán bộ lãnh đạo, quản lý ở Học viện phải thường xuyên khai thác và sử dụng
những thông tin trong tài liệu lưu trữ để hoạch định các chương trình, kế hoạch
và ban hành các quyết định quản lý cho phù hợp. Các cán bộ, nhân viên cũng
phải thường xuyên sử dụng tài liệu lưu trữ để nghiên cứu khoa học, giảng dạy
và phục vụ cho công việc hàng ngày. Bởi vậy mà một yêu cầu đặt ra đó chính
là việc quản lý tài liệu sao cho chặt chẽ, thống nhất. Lãnh đạo Học viện đã áp
dụng các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong việc thu thập, quản lý, bảo
quản và sử dụng tài liệu lưu trữ. Không chỉ ban hành Quy chế công tác văn thư
lưu trữ của cơ quan mà còn chỉ đạo việc chỉnh lý tài liệu tồn đọng trong phạm
vi quản lý.
2.1.3. Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ làm công tác lưu trữ.
Cán bộ làm công tác lưu trữ hàng năm đều được Học viện tổ chức tập huấn, bồi
dưỡng chuyên môn nghiệp vụ, đi tham quan thực tế những cơ quan, đơn vị có
thành tích điển hình về công tác lưu trữ như Trung tâm Lưu trữ quốc gia I và
III.
2.1.4. Về chế độ chính sách cho cán bộ lưu trữ:
Căn cứ thông tư số 07/2005/TT-BNV ngày 5/1/2005 của Bộ Nội Vụ về việc
hướng dẫn thực hiện chế độ phụ cấp độc hại, nguy hiểm đối với cán bộ, công
chức, viên chức; Công văn số 2939/BNV-TL ngày 4/10/2005 của Bộ Nội Vụ về
việc quy định chế độ phụ cấp độc hại, nguy hiểm đối với cán bộ, công chức,
viên chức ngành Lưu trữ; Thông tư liên tịch số 13/TTLT-BLĐTBXH-BYT
12

Vũ Thị Na
Nội

Trường Đại Học Nội Vụ Hà



13

Vũ Thị Na
Nội

Trường Đại Học Nội Vụ Hà


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Đại học LT Lưu trữ K1
- Các đề tài nghiên cứu khoa học cùng một số kỷ yếu đề tài.
Nhìn chung tài liệu thu được chỉ có Văn phòng Học viện, Phòng Hành
chính đã được xếp theo năm và thể loại còn phần lớn các đơn vị, tài liệu thu về
vẫn ở tình trạng bó gói.
Hiện nay, hàng năm tài liệu thu về chủ yếu từ: Văn thư cơ quan, Vụ
Quản lý đào tạo; Vụ Tổ chức – Cán bộ, Vụ Quản lý khoa học và một vài đơn vị
khác với số lượng tài liệu ít hơn.
Tuy nhiên, việc thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại một số đơn vị chưa
thường xuyên và đồng bộ; hầu hết các đơn vị là nguồn nộp lưu, giao nộp tài
liệu một cách tự phát, chưa chủ động nộp tài liệu theo quy định.
2.2.2. Xác định giá trị tài liệu.
Công tác xác định giá trị tài liệu được Học viện được thực hiện ngày từ
giai đoạn trong thu thập tài liệu. Trong quá trình chỉnh lý Học viện tiếp tục xác
định lại giá trị tài liệu để có chế độ quản lý phù hợp.
Thực tế ở Học viện khi xác định giá trị tài liệu chỉ căn cứ vào bản
“Hướng dẫn xác định giá trị tài liệu Phông Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí
Minh”, bản này được xây dựng từ những năm 2000 khi có đợt chỉnh lý tài liệu
giai đoạn 1993 – 2007.
Hiện nay Học viện chưa có “Danh mục hồ sơ hiện hành và bảng bảo quản hồ sơ
tài liệu của cơ quan”, bởi vậy một yêu cầu quan trọng của Học viện là cần phải

nghiêm túc thực hiện công tác thống kê theo hướng dẫn của VP/HVCTQG.
Để thuận tiện cho việc quản lý và tra tìm tài liệu khi cần thiết, lưu trữ cơ quan
đã thống kê tài liệu lưu trữ theo từng năm. Các loại sổ dùng để thống kê được
sử dụng gồm: Sổ thống kê mục lục hồ sơ, mục lục văn bản, sổ nhập tài liệu, sổ
xuất tài liệu. Đơn vị thống kê chủ yếu của khối tài liệu đã chỉnh lý là hồ sơ và
chưa chỉnh lý là cặp 3 dây.
Ngoài ra, cuối mỗi năm cán bộ lưu trữ đều tổ chức tổng kiểm kê và làm
báo cáo thống kê định kỳ hàng năm, gửi báo cáo thống kê công tác lưu trữ của
Học viện về Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước và Cục Lưu trữ Văn phòng Trung
ương Đảng. Đồng thời, kiểm tra tình hình tài liệu các phương tiện bảo quản tài
liệu như : tủ, kệ có bị ẩm ướt, mối mọt hay không. Trong quá trình kiểm tra có
lập biên bản ghi đầy đủ kết quả kiểm tra và có đề nghị biện pháp khắc phục.
*. Công tác bảo quản
Tuy kho lưu trữ chưa được xây dựng theo đúng tiêu chuẩn của Nhà nước,
chỉ được bố trí tạm thời, nhưng được bố trí ở nơi khô ráo, thoáng mát, rộng rãi,
khang trang và xa vật cháy nổ. Đã đầu tư các trang thiết bị phù hợp cho từng
loại tài liệu; có các biện pháp phòng gian, bảo mật, phương tiện phòng chống

15

Vũ Thị Na
Nội

Trường Đại Học Nội Vụ Hà


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Đại học LT Lưu trữ K1
cháy và thường xuyên kiểm tra ẩm mốc, mối chuột, côn trùng phá hoại tài liệu;
không để thức ăn và các vật tư khác trong kho lưu trữ.

Nội

Trường Đại Học Nội Vụ Hà


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Đại học LT Lưu trữ K1
- Đăng ký vào “Phiếu đề nghị sao chụp tài liệu” (theo mẫu). Hoặc có
công văn đề nghị mượn tài liệu (nêu rõ lý do) gửi đến Lãnh đạo Học viện.
Các bộ lưu trữ có trách nhiệm xin ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Học viện
(Thông qua Trưởng phòng Hành chính). Khi được phê duyệt tiến hành sao
chụp, chứng thực sao, đăng ký vào sổ và đề nghị người nhận tài liệu ký nhận.
Người mượn tài liệu, có trách nhiệm bảo quản tài liệu, không được sửa
chữa, tẩy xoá, đánh dấu vào tài liệu; không được làm nhàu nát, rách tài liệu…
và trả đúng thời hạn. Nếu vi phạm thì tùy theo mức độ nặng nhẹ sẽ bị xử lý
theo quy định định kỷ luật của Học viện và truy cứu trách nhiệm hình sự theo
quy định pháp luật hiện hành.
2.2.6. Ứng dụng tin học trong công tác lưu trữ
Cơ quan chỉ ứng dụng tin học trong công tác đánh máy mục lục hồ sơ và mục
lục văn bản, chưa xây dựng được phần mềm “Quản lý tài liệu lưu trữ” để đăng
ký, quản lý và phục vụ tra tìm hồ sơ, tài liệu.
Đây là một hạn chế mà cơ quan cần quan tâm khắc phục, vì hiện tại xu
thế ứng dụng khoa học cộng nghệ nói chung, tin học nói riêng đang phát triển
mạnh mẽ.
Tóm lại: Được sự quan tâm chỉ đạo kịp thời của Đảng ủy lãnh đạo Học viện. Vì
vậy công tác lưu trữ của cơ quan đã bước đầu được tổ chức thực hiện có hiệu
quả. Mặc dù còn những hạn chế nhất định nhưng với sự nhiệt tình trong công
tác và với tinh thần tự tìm tòi học hỏi để hoàn thiện kiến thức, cán bộ lưu trữ cơ
quan đã đưa công tác lưu trữ của Học viện ngày càng phát triển.



Vũ Thị Na
Nội

Trường Đại Học Nội Vụ Hà


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Đại học LT Lưu trữ K1
*. Chọn và xây dựng phương án hệ thống hoá tài liệu: Học viện Chính trị
quốc gia Hồ Chí Minh là cơ quan đang hoạt động và có các mặt hoạt động rõ
ràng nên tôi chọn phương án "Thời gian – Mặt hoạt động" để tiến hành hệ
thống hoá tài liệu cho phông lưu trữ này (phụ lục 2).
*. Viết bản hướng dẫn nghiệp vụ và lập kế hoạch chỉnh lý: Công việc này
do đồng chí Tổ trưởng tổ lưu trữ của cơ quan lập và hướng dẫn trực tiếp.
Trong kế hoạch chỉnh lý có nêu đầy đủ các mặt như: Phương pháp thực hiện,
khối lượng và tính chất công việc phải làm, lực lượng tham gia (03 đồng chí
thực tập), thời gian thực hiện và hoàn thành, đồng thời chuẩn bị cơ sở vật chất
cho đợt chỉnh lý.
*. Chuẩn bị cơ sở vật chất, văn phòng phẩm: Giấy, bút, bìa hồ sơ, dao,
kéo, ghim, kẹp…
3.1.2. Giai đoạn trực tiếp chỉnh lý:
*. Phân loại tài liệu theo phương án:
Tất cả các tài liệu của năm 2008, đã được cán bộ lưu trữ sắp xếp tập
trung khi thu thập. Trong đó bao gồm nhóm tài liệu của năm và những tập tài
liệu phản ánh cùng sự việc kéo dài trong nhiều năm mà kết thúc vào năm 2008.
Ở bước này chúng tôi chỉ kiểm tra tài liệu năm 2008 để phát hiện tài liệu của
các năm khác còn xếp lẫn vào nhằm chuyển ra khỏi nhóm lớn.
Các tài liệu thuộc năm 2008 bao gồm tài liệu đã có ngày tháng năm của
văn bản là năm 2008; một số tài liệu sau đây cũng được đưa về năm 2008:

vừa để thực hiện việc phân loại tài liệu. Cơ sở để phân chia tài liệu là đọc tài
liệu (Nếu tài liệu có trích yếu nội dung thì xem trích yếu nội dung tài liệu, nếu
tài liệu không có trích yếu nội dung thì phải đọc nhanh, nắm nội dung chính của
tài liệu) và xác định tài liệu đó thuộc hoạt động nào để đưa về đúng nhóm.
Phân tài liệu từ nhóm lớn ra nhóm vừa, ví dụ:
I. Đào tạo
1. Đào tạo và tuyển sinh
2. Kế hoạch giảng dạy
3. Đào tạo sau đại học
……………………..
Phân tài liệu từ nhóm vừa ra nhóm nhỏ, ví dụ:
1. Đào tạo và tuyển sinh
1.1. Tập báo cáo tình hình công tác tuyển sinh
1.2. Tập công văn đề nghị mở Khoa tập huấn “Phân tích chính sách” cho
các đơn vị năm 2008.
1.3
…………………………………………………………………………
Tiếp tục phân tài liệu thành đơn vị bảo quản, ví dụ:
1.1. Tập báo cáo tình hình công tác tuyển sinh
20

Vũ Thị Na
Nội

Trường Đại Học Nội Vụ Hà


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Đại học LT Lưu trữ K1
- Báo cáo tình hình tổ chức tuyển sinh hệ Cao học đợt 1 năm 2008


Ngày,

Tác giả

Trích yếu nội

Tờ số

Ghi

21

Vũ Thị Na
Nội

Trường Đại Học Nội Vụ Hà


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
của văn bản
01

02

tháng văn

văn bản

dung văn bản


-04
05

08/BB-HVCT 01/4/2008

03

Đại học LT Lưu trữ K1

09/ĐN-

02/4/2008

HVCT

Quyết định

01

lương

Viết chứng từ kết thúc:
Ví dụ:
CHỨNG TỪ KẾT THÚC
Đơn vị bảo quản này gồm có: 25 tờ (hai mươi lăm tờ)
Mục lục văn bản có: 01 tờ
Đặc điểm trạng thái của tài liệu bên trong hồ sơ: Bình thường.
Hà Nội, ngày 12 tháng 10 năm 2015
Người lập hồ sơ

được hệ thống hoá toàn phông.
*. Lập mục lục hồ sơ, sắp xếp hồ sơ vào hộp đưa lên kệ lưu trữ:
Sau khi hồ sơ được sắp xếp theo phương án hệ thống hoá. Chúng tôi tiến
hành lập mục lục hồ sơ và thống kê tài liệu vào mục lục
3.1.3. Giai đoạn kết thúc chỉnh lý:
Sau đợt chỉnh lý chúng tôi được đồng chí phụ trách hướng dẫn cho cách
viết bản báo cáo tổng kết chỉnh lý. Trong bảng tổng kết ghi lại nội dung các
công việc đã thực hiện ở trên, thống kê kết quả sau đợt chỉnh lý:
Trong đợt thực tập chúng tôi đã chỉnh lý tài liệu của năm 2008 gồm 04
mét; sau khi chính lý đã lựa chọn giữ lại gồm 18 hộp, trong đó có 60 hồ sơ có
thời hạn bảo quản vĩnh viễn, 110 hồ sơ có thời hạn bảo quản ( VD 70 năm, 20
năm ...) (Phụ lục 2)
Đã loại ra trong quá trình chỉnh lý 03 cặp tài liệu, gồm: 01 cặp tài liệu trùng
thừa, 01 cặp tài liệu hết giá trị, 01 cặp tài liệu không có giá trị. (Phụ lục 4)
3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác Lưu trữ của Học
viện.
3.2.1. Những ưu điểm của công tác Lưu trữ Học viện Chính trị quốc
gia Hồ Chí Minh.

23

Vũ Thị Na
Nội

Trường Đại Học Nội Vụ Hà


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Đại học LT Lưu trữ K1
- Công tác Lưu trữ của Học viện cơ bản đi vào nề nếp, có những bước

Vũ Thị Na
Nội

Trường Đại Học Nội Vụ Hà


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Đại học LT Lưu trữ K1
Cán bộ lưu trữ của Học viện vẫn phải đi đến từng đơn vị để đôn đốc việc lập hồ
sơ và thu nộp tài liệu.
- Tài liệu trong Phông lưu trữ của Học viện chưa thực sự đầy đủ, chua
phản ánh được toàn bộ quá trình hình thành và phát triển của Học viện
- Công tác tổ chức khoa học tài liệu đã được cơ quan tổ chức thực hiện
song hiệu quả đạt được không cao. Cụ thể:
+ Tài liệu lưu trữ chưa được chỉnh lý vẫn còn tồn đọng; hồ sơ được lập
trong quá trình chỉnh lý có giá trị không cao.
+ Việc bổ sung tài liệu còn nhiều bất cập. Một số cơ quan, đơn vị trực
thuộc và cán bộ chuyên môn chưa nêu cao ý thức tự giác, chủ động giao nộp tài
liệu hoặc giao nộp tài liệu không đầy đủ. Vì vậy, tài liệu còn nằm rãi rác ở
nhiều nơi, nên đã gây nhiều khó khăn cho cán bộ lưu trữ, đã làm ảnh hưởng lớn
chất lượng của công tác lưu trữ.
+ Một vấn đề cốt lõi vẫn chưa được cơ quan chưa quan tâm tổ chức như:
công cụ tra cứu khoa học...
- Cơ quan chưa có sự quan tâm tạo điều kiện thuận lợi cho công tác tổ
chức khai thác và sử dụng tài liệu. Cụ thể: các hình thức tổ chức sử dụng tài
liệu lưu trữ chưa được áp dụng phong phú; số tài liệu được đưa ra khai thác so
với tiềm năng của tài liệu được lưu trữ trong kho chưa tương xứng; các loại
hình công cụ tra cứu khoa học tài liệu còn hạn chế; không nghiên cứu giải mật,
giảm mật cho tài liệu; vẫn tồn tại định kiến tài liệu lưu trữ về Chính trị là tài
liệu “mật” nên không mở rộng phạm vi phổ biến;…Vì vậy, giá trị của nguồn tài