MỤC LỤC


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
Từ viết tắt
B/L
C/O
ETD
SI
TNHH

Tiếng Anh
Bill of Lading
Certificate of Origin
Estimated Time Of Departure
Shipping Instruction

Tiếng Việt
Vận đơn đường biển
Chứng nhận xuất xứ
Ngày dự kiến tàu rời
Bản chỉ dẫn làm hàng
Trách nhiệm hữu hạn


DANH MỤC BẢNG BIỂU
Tên bảng, biểu đồ, sơ đồ

Tran
g


từ đó có những giải pháp đề xuất cần thiết nhằm giải quyết khó khăn, khắc phục hạn
chế hiện tại và hoàn thiện quy trình hơn trong tương lai. Bố cục của bài báo cáo bao
gồm 3 chương chính như sau:
− Chương 1: Giới thiệu về Công ty TNHH Xuất nhập khẩu và Vận
chuyển Minh Tường
− Chương 2: Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container
bằng đường biển tại Công ty TNHH Xuất nhập khẩu và Vận chuyển
Minh Tường
− Chương 3: Kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa
xuất khẩu nguyên container bằng đường biển tại Công ty TNHH Xuất
nhập khẩu và Vận chuyển Minh Tường trong giai đoạn 2015 - 2020
Trong suốt quá trình thực tập và hoàn thành bài báo cáo, tác giả đã nhận được
rất nhiều sự hướng dẫn, giúp đỡ nhiệt tình và tận tâm từ Thạc Sĩ Nguyễn Thị Quỳnh
Nga – giảng viên hướng dẫn thực tập và Ban Giám Đốc cũng như toàn thể nhân
viên công ty. Tuy nhiên, do hạn chế về kiến thức chuyên môn cũng như thời gian
tìm hiểu nên bài báo cáo không thể tránh khỏi những thiếu sót, rất mong nhận được
các ý kiến đóng góp từ cô và công ty để hoàn thiện hơn.
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Đức Uy


5
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH XUẤT NHẬP KHẨU VÀ
VẬN CHUYỂN MINH TƯỜNG
1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH Xuất nhập khẩu và
Vận chuyển Minh Tường
Thành lập từ năm 2001, trải qua 14 năm hoạt động, đến nay Công ty TNHH
Xuất Nhập khẩu và Vận chuyển Minh Tường đã đạt có những tiến bộ đáng kể trong
lĩnh vực cung cấp dịch vụ vận tải và giao nhận hàng hóa quốc tế. Sau đây là vài nét
khái quát về công ty:
− Tên công ty: Công ty TNHH Xuất Nhập khẩu và Vận chuyển Minh

tên tiếng Anh và tên giao dịch thành Minh Tuong Import Export and Transport
Company Limited. Trong suốt quá trình hoạt động của mình, từ một công ty quy
mô nhỏ với số vốn điều lệ hạn chế, đến nay Minh Tường đã đi vào giai đoạn kinh
doanh ổn định và từng bước gặt hái được những thành công. Chỉ với 5 nhân viên
ngày thành lập, công ty đã dần mở rộng nguồn nhân lực lên đến con số 14 người,
quy mô ngày càng mở rộng cùng hệ thống đối tác thân thiết đa dạng, có thể kể đến
như Hãng tàu Evergreen, Công ty Cố phần Goodhealth Việt Nam, Công ty TNHH
Cơ điện lạnh Hòa Bình,...
1.2. Mục tiêu và phạm vi hoạt động
1.2.1. Mục tiêu
Tiến hành xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch kinh doanh và các kế
hoạch khác nhằm đáp ứng các chức năng hoạt động của công ty.
Bảo đảm việc hoạch toán kinh tế rõ ràng minh bạch, tự trang trải các khoản nợ
và làm tròn nghĩa vụ thuế đối với Nhà nước.
Quản lý việc sử dụng vốn một cách hợp lý và hiệu quả để đảm bảo sự ổn định
trong hoạt động kinh doanh.
Hoàn thành tốt chính sách đãi ngộ, chính sách về lao động và tiền lương.
1.2.2. Phạm vi hoạt động
Minh Tường có chức năng thực hiện một số công việc liên quan đến quá trình
vận tải và giao nhận hàng hoá quốc tế như vận chuyển hàng container từ kho ra
cảng, lập bộ chứng từ hàng xuất, làm thủ tục hải quan, giao hàng cho người nhận tại
nơi quy định, bán cước hàng không và cước tàu. Căn cứ vào phạm vi hoạt động có
thể chia thành 3 hoạt động chính như sau: Vận tải nội địa (vận tải nội địa, đại lý vận
tải quốc tế bằng đường biển và hàng không), Dịch vụ giao nhận (giao nhận hàng


7
hoá nội địa, dịch vụ thủ tục hàng hoá xuất nhập khẩu, hàng chuyển cửa khẩu; các
dịch vụ do đại lý cung cấp bao gồm: liên lạc với hãng tàu, thông báo cho khách
hàng) và Kinh doanh hàng hóa xuất nhập khẩu.

Bộ phận Sales: gồm 3 nhân viên làm nhiệm vụ tìm kiếm khách hàng, giới
thiệu sản phẩm của công ty ở thị trường trong nước như chào giá, thỏa thuận điều
khoản , kí kết hợp đồng, chịu trách nhiệm kết quả kinh doanh hàng tháng.


8
Bộ phận chứng từ: gồm 4 nhân viên đảm nhiệm chức năng lập các chứng từ
theo yêu cầu của khách hàng như Invoice, Packing List, C/O…
Bộ phận kế toán: gồm 2 nhân viên. Đây là bộ phận quản lý sổ sách, tài chính,
thu chi, lưu trữ hồ sơ cho công ty. Sau một thời gian hoạt động, công ty đã tiến hành
thuê ngoài đối với bộ phận này.
Bộ phận dịch vụ khách hàng và hiện trường: gồm 5 nhân viên. Trong đó, 2
nhân viên tiếp khách, trả lời tư vấn về giá cước, thủ tục xuất nhập khẩu hàng hóa và
booking tàu. 3 nhân viên còn lại chịu trách nhiệm giao nhận và điều động container.
1.4. Tình hình kinh doanh của công ty trong giai đoạn 2012 – 2014
Bảng 1.1. Kết quả kinh doanh của công ty giai đoạn 2012 – 2014
Đơn vị tính: nghìn đồng
Chỉ tiêu

2012

2013

2014

Tổng doanh thu
16.330.067
17.627.960
16.868.919
Tổng chi phí


2013/2012
Giá trị
%

Trong giai đoạn 2012-2014, công ty đạt tổng doanh thu năm 2013 là
17.627.960 nghìn đồng, tăng 7,95% so với năm 2012, đạt được 146% kế hoạch.
Tăng trưởng cao này xuất phát từ việc từ năm 2013, Nhà nước đã đề ra các chính
sách hỗ trợ cho ngành cũng như thị trường trong nước có xu hướng xuất nhập khẩu
nhiều hơn. Một yếu tố quan trọng khác là Minh Tường đã hoạt động trong thời gian
dài, có nhiều khách hàng thân thiết và vị trí trên thị trường trong nước và quốc tế.
Bước sang năm 2014, công ty vấp phải sự cạnh tranh gay gắt giữa các doanh
nghiệp cùng ngành trong và ngoài nước, thị trường trở nên khó khăn hơn. Bên cạnh


9
đó, Minh Tường vẫn đầu tư dàn trải vào nhiều lĩnh vực khác nhau như xuất khẩu,
buôn bán hàng hóa, nhập khẩu, giao nhận vận tải... Vì vậy cho tổng doanh thu của
công ty giảm 4,65% so với năm 2013.
Từ năm 2012 đến năm 2013 tổng chi phí của công ty tăng lên là 954.017 nghìn
đồng tương ứng 7,05%. Trong giai đoạn này kinh tế Việt Nam có sự tăng trưởng
tốt, hoạt động nhập khẩu hàng hóa tăng cao dẫn đến chi phí dành cho dịch vụ cũng
tăng theo. Nhưng đến năm 2014, nước ta đã bị ảnh hưởng tiêu cực từ nền kinh tế
nước ngoài, chi phí của công ty giảm 4,69% so với năm 2013.
Giai đoạn 2012-2014, nhìn vào tiêu chí tổng lợi nhuận ta thấy năm 2013 mức
tổng lợi nhuận đạt giá trị cao nhất là 3.139.784 nghìn đồng tăng, tăng đến 12,30 %
so với năm 2012 nhưng lại giảm vào năm 2014 còn 3.060.875 nghìn đồng. Dễ thấy,
biến động của doanh thu và chi phí đã tác động đến lợi nhuận của công ty.
Tuy có sự biến động nhẹ về mặt doanh thu và lợi nhuận nhưng nhìn một cách
tổng quát công ty đã có sự ổn định trong việc kiểm soát chi phí giai đoạn 20122014. Các kế hoạch tài chính được dự báo khá chính xác và được thực hiện tốt.

NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH
XUẤT NHẬP KHẨU VÀ VẬN CHUYỂN MINH TƯỜNG
2.1. Quy trình thực tế
2.1.1. Giai đoạn 1
2.1.1.1. Tìm kiếm khách hàng
Bộ phận Sales sẽ tìm kiếm và liên lạc với khách hàng, thông qua nhiều cách
thức khác nhau như danh sách khách hàng công ty có được, các website xuất nhập
khẩu, mail, điện thoại, gặp trực tiếp đối tác,... Đối tượng khách hàng của Minh
Tường chủ yếu là doanh nghiệp nội địa, quy mô vừa và nhỏ, có nhu cầu xuất khẩu
hàng hóa nhưng bị hạn chế năng lực chuyên môn cũng như những công ty xuất
nhập khẩu đang theo đuổi chiến lược thuê ngoài.
Một khi nhận thấy khách hàng tiềm năng và thị trường xuất khẩu phù hợp với
dịch vụ mà Minh Tường cung cấp, nhân viên Sales sẽ đề xuất với họ về việc đóng
vai trò là người giao nhận vận tải hàng hóa, gởi thư giới thiệu và bảng báo giá.
Đối tượng khách hàng được đề cập trong trường hợp này là Công ty TNHH
Thương mại và Sản xuất Anh Em (từ đây sẽ gọi tắt là Anh Em), mã số doanh
nghiệp 3700561359, địa chỉ: Khu phố Long Bình, Phường Khánh Bình, Thị xã Tân
Uyên, tỉnh Bình Dương. Ngành nghề kinh doanh là sản xuất và kinh doanh đồ gỗ
nội thất. Nhân viên Sales tiến hành liên lạc qua điện thoại, hẹn gặp mặt và thuyết
phục khách hàng. Khách hàng tin tưởng và yêu cầu Minh Tường gửi bảng báo giá.
2.1.1.2. Gửi bảng báo giá cho khách hàng
Nhân viên Sales tìm hiểu về ngành hàng và ước tính chi phí của các nhà cung
cấp dịch vụ vận tải cũng như những thủ tục cần thiết khác (hun trùng, xin C/O, hải
quan,...). Sau đó, nhân viên sẽ tổng hợp lại thông tin để lập bảng báo giá chi tiết gửi
khách hàng.
Việc gửi bảng báo giá có thể tiến hành dưới hình thức qua mail và gặp trực
tiếp. Minh Tường và Anh Em tiến hành thỏa thuận với nhau qua mail. Giá cả đối
với hàng xuất khẩu kinh doanh thông thường là 5.1000.000 đồng cho 1 container 20
feet, 5.200.000 đồng cho 1 container 40 feet. Đơn giá chỉ bao gồm chi phí nâng hạ
và vận chuyển container từ kho đến cảng xếp hàng, phí lập chứng từ, làm thủ tục

gửi hàng (tên, địa chỉ, mã số thuế, người liên lạc, số điện thoại, fax, loại hình doanh
nghiệp); Thông tin vận tải (cảng đi, cảng đến, hãng tàu, tên tàu, ngày tàu chạy ước
tính, vị trí lấy container rỗng); Thông tin loại hình xuất khẩu (gia công, kinh doanh,


13
phi mậu dịch,... ) và Thông tin hàng hóa (tên thương mại, tên gọi thông thường, mã
HS, số lượng kiện/carton, kích thước kiện/carton, trọng lượng).
Khi nhận được Booking Request, cần lưu ý các điểm sau: thứ nhất là ngày tàu
chạy: xem xét kĩ để quyết định có nhận Booking Request này hay không. Thứ hai là
thời gian hết hạn nhận chở hàng (Closing time): cần thực hiện trước thời hạn này,
nếu không thì khả năng hàng sẽ bị rớt lại rất cao. Cuối cùng là thời hạn lấy và trả
container: tùy thuộc vào mỗi hãng tàu. Để biết chính xác thời hạn cần liên hệ trực
tiếp với họ. Nếu lấy sớm hơn thời hạn này thì ta sẽ phải đóng phí lưu container, còn
hạ container trễ hơn thì bắt buộc ta phải làm thủ tục lưu bãi và đóng phí lưu bãi.
Nội dung chính của Booking Request mà Anh Em gửi cho Minh Tường như
sau: Hãng tàu: MSC. Ngày gửi: 28/5/2015. Tên người gửi (người xuất khẩu). Tên
người nhận (người nhập khẩu). Mặt hàng. Tổng trọng lượng: 10.000 kg. Cước phí:
trả trước. Cảng dỡ hàng. ETD: 12/6/2015. Lưu ý vì giá là FOB nên Minh Tường chỉ
chịu các loại phí và phụ phí liên quan đến việc giao hàng. Chi phí thuê tàu do người
nhập khẩu là Helderbreg chịu.
2.1.2.2. Minh Tường gửi Booking Request cho hãng tàu
Sau khi có được thông tin lô hàng từ khách hàng, công ty tiến hành gửi email
cho hãng tàu về các thông tin như: tuyến đường vận tải, trọng tải của lô hàng, số
lượng container, khối lượng hàng đóng trong 1 container, tình trạng lô hàng, ngày
dự kiến xuất đi, nơi đóng hàng, loại hàng, nơi hạ bãi. Trong đơn hàng này, Minh
Tường gửi Booking Request qua mail cho hãng tàu MSC.
2.1.2.3. Minh Tường nhận Booking Confirmation từ hãng tàu
Ngay sau khi nhận được thông tin booking, hãng tàu gửi Booking
Confirmation (Lệnh cấp container rỗng) bằng email, đính kèm số booking để thuận

bộ chứng từ để khai quan và để gửi cho người nhập khẩu.
Pro Forma Invoice có thể xem như đơn hàng dự kiến kí kết giữa Helderberg và
Anh Em, đối với từng mặt hàng sẽ có số lượng và đơn giá tương ứng. Helderberg đã
đặt cọc 30% tổng trị giá hóa đơn cho Anh Em. Dựa vào Pro Forma Invoice, Anh
Em sẽ làm Kế hoạch xuất hàng để gửi cho Minh Tường.
Thông tin chi tiết lô hàng trong trường hợp này là Kế hoạch xuất hàng lần I,
tháng 6/2015, hàng được sản xuất bằng gỗ thông và gỗ tràm gửi Helderberg, đóng
trong container số 3. Số hiệu container là GLDU 7716087, số seal riêng của người
xuất khẩu đóng là 026651 xuất ngày 9/6/2015. Vì Anh Em mượn container rỗng về
kho của mình để đóng hàng nên họ phải đóng seal riêng của mình lên container,
tránh trường hợp mất mát hàng trong quá trình vận chuyển container từ kho ra CY.


15
2.1.3.3. Minh Tường lập bộ chứng từ và lên tờ khai hải quan điện tử:
Bộ chứng từ để khai hải quan bao gồm: hợp đồng, hóa đơn thương mại, bảng
kê chi tiết, phụ lục tờ khai hải quan và các loại chứng từ cần thiết khác.
Hóa đơn thương mại do người bán (cũng là người xuất khẩu) lập, yêu cầu
người mua (cũng là người nhập khẩu) trả đúng số tiền ghi trên hóa đơn. Hóa đơn
này thường có các nội dung chính sau: Ngày, tháng lập hóa đơn. Số hiệu hóa đơn.
Tên, địa chỉ người mua, người bán. Mô tả hàng hóa. Ngày gửi hàng. Tên tàu, số
chuyến. Ngày tàu rời cảng, Ngày dự kiến tàu đến. Cảng đi, Cảng đến. Điều kiện
giao hàng. Điều kiện thanh toán.
Trường hợp này, số hiệu hóa đơn là 201502, lập vào 9/6/2015, người lập hóa
đơn là Anh Em gửi cho Helderberg, liệt kê mặt hàng nội thất làm bằng gỗ với từng
quy cách và mã hiệu cụ thể, tổng số lượng 243 cái với tổng trị giá 15.718 USD.
Bảng kê chi tiết cũng do người bán lập, kê khai tất cả hàng hóa đựng trong các
kiện hàng đóng trong container. Bảng kê thường có các nội dung như sau: Tên
người bán, tên người mua, số hiệu hóa đơn, tên hàng, số thứ tự của kiện hàng, cách
đóng gói, số lượng hàng đựng trong kiện, trọng lượng, kích thước của kiện hàng.

quan đảm nhiệm là Công ty Cổ phần Vina Crop Science sẽ liên hệ với nhân viên để
xác định loại hàng hóa, nơi nhập khẩu để lựa chọn loại hóa chất hun trùng phù hợp.
2.1.3.5. Gửi Shipping Instruction cho hãng tàu
Sau khi hoàn tất các thủ tục làm hàng tại cửa khẩu, nhân viên giao nhận sẽ
giao tờ khai lại cho bộ phận chứng từ để làm Bản chỉ dẫn làm hàng (Shipping
Instruction - SI) gửi cho hãng tàu. SI bao gồm bảng mô tả hàng, nơi gửi và nơi đến,
tên tàu vận chuyển, ngày tàu chạy, mã HS, số booking,...
Trong trường hợp này, SI được Minh Tường gửi đến hãng tàu MSC, có các
thông tin như người gửi (Anh Em), người nhận (Helderberg), bên thông báo
(Helderberg). Tên tàu. ETD. Cảng xếp, cảng dỡ hàng. Số lượng, thông tin container
(số hiệu và seal), khối lượng, số khối. Mã HS: 940360, cước phí trả trước. Số
booking: LN1518998.
2.1.3.6. Hãng tàu gửi B/L Draft cho Minh Tường kiểm tra
Sau khi công ty gửi SI, hãng tàu sẽ dựa vào đó để làm vận đơn bản nháp
(B/L Draft) và gửi lại cho công ty kiểm tra. B/L Draft có tác dụng làm căn cứ để
công ty so sánh với SI đã gửi hãng tàu trước đó, đảm bảo mọi thông tin đều phải


17
trùng khớp tất cả các chi tiết giữa chúng. Nếu phát hiện sai sót, công ty sẽ báo lại
hãng tàu để kịp thời điều chỉnh.
Trong trường hợp này, B/L Draft được in chữ “DRAFT” ở giữa trang giấy,
đề mục có ghi chữ “NON-NEGOTIABLE COPY” thể hiện tính không thể dùng
B/L Draft để lưu thông. Số B/L là MSCUV9967257. Các thông tin còn lại giống với
SI mà Minh Tường đã gửi MSC. Vì không có sai sót xảy ra, Minh Tường xác nhận
với MSC về tính chính xác của B/L Draft này.
Bên cạnh đó, Minh Tường sẽ gửi B/L Draft cho VinaCrop để họ cấp Giấy
chứng nhận hun trùng gồm các nội dung thông tin hàng hóa, tên tàu, số B/L, sử
dụng hóa chất CH3Br, liều dùng là 50gr/m3, thời hạn tác dụng của thuốc là 48 giờ ở
270C, tiến hành hun trùng ngày 13/6/2015, container GLDU7716087, số seal MSC

và dung môi; băng keo; thùng carton.
Đối với bảng kê thu mua để làm hồ sơ xin C/O thì đây là Bảng kê khai nguyên
phụ liệu sử dụng trong sản xuất, kê khai các loại sản phẩm trong những hóa đơn nêu
trên, ghi rõ mã HS đối với từng loại nguyên phụ liệu, số lượng, đơn vị tính, nước
xuất xứ, chứng từ tham chiếu (số hóa đơn). Từ các Hóa đơn mua nguyên vật liệu
trong nước, nhân viên sẽ tính toán trị giá cụ thể từng loại nguyên phụ liệu được
dùng dựa vào định mức sử dụng cho một sản phẩm. Tổng cộng trị giá là
126.846.332 đồng. Tỷ lệ % giá trị gia tăng của sản phẩm tại Việt Nam là 62.96%.
Tỷ lệ này phù hợp với yêu cầu của VCCI là 60 – 70%.
2.1.4.2. Khai báo C/O điện tử
Việc khai báo C/O điện tử được thực hiện tại website covcci.com.vn, đăng
nhập bằng Mã số doanh nghiệp và điền các thông tin theo yêu cầu của C/O.
Cụ thể trong đơn hàng này, nhân viên chứng từ sẽ khai báo như sau: Địa điểm
cấp: Hồ Chí Minh. Hình thức cấp: Cấp lần thứ nhất. Form: B. Bộ hồ sơ gồm có:
Đơn xin cấp, Invoice,... (đã nêu phía trên). Người xuất khẩu: Anh Em. Công ty nhập
khẩu: Helderberg. Tên hàng: Bàn, Tủ, Giường (viết không dấu). Mã HS: 94036090.
Số lượng 243 cái. Tổng trị giá 15.718 USD. Số CAT là 243. Số Invoice là 201502.
Ngày 9/6/2015. Nước nhập: South Africa. Số vận đơn: MSCUV9967257. Ngày
15/6/2015. Số tờ khai 300421308410. Ngày 9/6/2015. Làm tại Hồ Chí Minh, ngày
17 tháng 6 năm 2015. Sau khi điền đầy đủ thông tin, chọn “Xác nhận”, sau đó qua
tab “In kê khai” in đơn.
2.1.4.3. Nộp hồ sơ xin C/O
Tùy theo từng loại form công ty sẽ nộp tại một cơ quan nhất định. Do đây là
form B nên nộp ở Phòng Thương Mại và Công nghiệp Việt Nam, địa chỉ: 171 Võ


19
Thị Sáu, Phường 7, Quận 3, Thành phố Hồ Chí Minh. Bộ hồ sơ xin C/O gồm các
chứng từ được sắp xếp theo thứ tự sau: Phiếu nộp/nhận hồ sơ, Đơn đề nghị cấp
C/O, Phiếu ghi chép về hồ sơ, Hóa đơn thương mại, Vận đơn (bản nháp), Tờ khai

20
Quy trình giao nhận hàng FCL của công ty được tổ chức khép kín, chặt chẽ và
rõ ràng trong các giai đoạn từ khâu tìm kiếm khách hàng, làm chứng từ, vận tải và
kết toán. Đạt được điều đó phần lớn là nhờ đội ngũ quản lí giàu kinh nghiệm cùng
hệ thống nhân viên tuổi đời trẻ, năng động và trình độ chuyên môn vững vàng, được
đào tạo từ các trường đại học, cao đẳng hàng đầu trong lĩnh vực logistics. Ban giám
đốc quản lý trực tiếp các phòng ban và luôn theo sát các hoạt động của nhân viên,
kịp thời chỉ đạo để công việc diễn ra nhanh chóng, tránh sai sót, tiết kiệm được thời
gian, chi phí và đạt được hiệu quả kinh doanh cao.
Công ty luôn nhận thức được tầm quan trọng trong mối quan hệ giữa các bên
có liên quan: Hãng tàu - Forwader - Khách hàng. Chính vì vậy nên công ty đã chú
trọng xây dựng, tạo mối quan hệ đối tác với các hãng tàu nhằm tìm được giá tốt
nhất phục vụ khách hàng và đem lại lợi nhuận cao. Công ty có mối quan hệ tốt với
hãng tàu tạo thế mạnh trong vận chuyển hàng hóa và trao đổi, cung cấp các chứng
từ liên quan. Bên cạnh đó, công ty đặc biệt quan tâm đến khâu chăm sóc khách
hàng để đảm bảo đem đến cho khách hàng dịch vụ tốt nhất.
2.2.2. Khó khăn
Thứ nhất, trong quá trình tìm kiếm khách hàng, công ty thường gặp vấn đề tìm
không đúng đối tượng khách hàng. Minh Tường chỉ phục vụ tốt các nhóm khách
hàng có quy mô vừa và nhỏ, đồng thời sản phẩm của họ phải phù hợp với dịch vụ
công ty cung cấp (thường là hàng nội thất, gạch lót sàn, các loại đá xây dựng,...) để
các nhân viên có thể hoàn thành tốt nhất nghiệp vụ của mình.
Việc tìm kiếm khách hàng trở nên khó khăn hơn do áp lực cạnh tranh của thị
trường logistics trong nước, đặc biệt là về cước phí và các dịch vụ đi kèm. Số lượng
lớn các công ty cùng ngành đồng nghĩa khách hàng có nhiều sự lựa chọn hơn. Các
công ty khác đều có một số lượng khách hàng thân thiết nhất định khiến việc tiếp
cận nhóm đối tượng này rất phức tạp và mất nhiều thời gian.
Thứ hai, trong quá trình gửi bảng báo giá cho khách hàng, nếu nhận thấy mức
giá không như mong muốn thì họ sẽ từ chối sử dụng dịch vụ công ty. Điều này bắt
nguồn từ tác động tiêu cực của nền kinh tế của những năm gần đây, các doanh

cụ thể kế hoạch dự phòng cho các tình huống khó khăn ngoài dự kiến như tàu gặp
sự cố đến cảng muộn, xe chở container trên đường ra ICD bị tắc nghẽn hư hỏng,...
gây mất lòng tin ở khách hàng và chịu trách nhiệm đối với các điều khoản liên quan
đến thời hạn thực hiện dịch vụ của Minh Tường trong hợp đồng.


22
CHƯƠNG 3: KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN
HÀNG HÓA XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN
TẠI CÔNG TY TNHH XUẤT NHẬP KHẨU VÀ VẬN CHUYỂN
MINH TƯỜNG TRONG GIAI ĐOẠN 2015 - 2020
3.1. Triển vọng
3.1.1. Cơ hội
Tình hình kinh tế vĩ mô trong nước và thế giới đã bắt đầu ổn định và phát
triển trở lại, tạo điều kiện cho thương mại quốc tế phát triển. Đối với thế giới, giá
dầu giảm trong những tháng vừa qua đã tạo điều kiện cho các doanh nghiệp trong
nước mở rộng sản xuất, tạo nguồn để xuất khẩu. Tình hình trong nước, chính sách tỉ
giá được điều hành linh hoạt nhưng vẫn ổn định, giúp doanh nghiệp có niềm tin và
động lực để tiến hành các hoạt động xuất nhập khẩu. Từ đó giúp công ty tiếp cận
được với khách hàng mục tiêu của mình dễ dàng hơn.
Theo lộ trình các cam kết của Việt Nam khi gia nhập WTO, kể từ năm 2014
nhà cung ứng dịch vụ nước ngoài sẽ được phép thành lập Doanh nghiệp 100% vốn
đầu tư nước ngoài tại Việt Nam. Công ty có nhiều cơ hội giao thương với các hãng
tàu lớn trên thế giới. Đồng thời, các doanh nghiệp càng xuất nhập nhiều hàng hoá
thì các công ty giao nhận càng có nhiều cơ hội để phát triển và hoàn thiện hơn tất cả
mọi loại hình dịch vụ của mình.
Việc Nhà nước mở rộng quan hệ kinh tế quốc tế, ký kết các hiệp định song
phương, khu vực và đa phương cũng tạo nhiều điều kiện thuận lợi cho các công ty
giao nhận nói chung và Minh Tường nói riêng. Trong năm 2015 này, cộng đồng
kinh tế ASEAN chính thức được thành lập. Sau đó là các hiệp định sắp sửa được kí

tăng trưởng âm nhưng từ đầu năm 2015, công ty đã bắt đầu ổn định trở
lại. Bên cạnh đó, công ty đã tiến hành một loạt các biện pháp tái cơ cấu
lại bộ máy nhân sự, chuẩn hóa quy trình hoạt động,… từ đó số lượng
đơn đặt hàng đã tăng lên 50% so với cùng kì 6 tháng đầu năm 2014.
− Về chi phí: tăng bình quân 6,6%. Công ty tiếp tục đặt mục tiêu kiểm
soát tốc độ tăng chi phí thấp hơn doanh thu nhằm gia tăng lợi nhuận.
− Về lợi nhuận: tăng bình quân 7,4%. So sánh với tốc độ năm 2013 là
12,3% có thể thấy mục tiêu này tương đối khiêm tốn, nhưng công ty
nhận thấy tốc độ này không bền vững, cụ thể là trong năm 2014 công ty
bị tăng trưởng âm. Do đó, công ty đặt mục tiêu tăng trưởng lợi nhuận
bền vững.


24
3.3. Định hướng hoạt động
Công ty đã đề ra một số định hướng hoạt động trong thời gian 5 năm tới như:
Tiến hành tuyển dụng thêm nhân viên, đặc biệt là bộ phận Sales và bộ phận
chứng từ, từ đó mở rộng quy mô công ty từ nhỏ sang trung bình.
Đẩy mạnh hoạt động của công ty để tăng doanh thu, có thể mở rộng ra các
hoạt động khác có liên quan đến vận tải và giao nhận như cho thuê cơ sở vật chất,
cung cấp dịch vụ bảo hiểm và thanh toán.
Giảm chi phí đến mức tối thiểu trong quá trình cung cấp dịch vụ của công ty,
từ đó nâng cao năng lực cạnh tranh và cải thiện lợi nhuận.
3.4. Giải pháp hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên
container bằng đường biển tại công ty TNHH Xuất nhập khẩu và Vận chuyển
Minh Tường trong giai đoạn 2015 - 2020
3.4.1. Đối với hoạt động của bộ phận Sales
Công ty cần chú trọng đào tạo chuyên môn để mọi nhân viên đều nắm rõ các
loại sản phẩm mà Minh Tường có thể cung cấp dịch vụ một cách tốt nhất để họ tìm
kiếm đúng đối tượng khách hàng của công ty. Ngoài ra, công ty phải thường xuyên

chứng từ gì, từ đó yêu cầu khách hàng gửi một lần tất cả những giấy tờ cần thiết.
Nhân viên cũng nên thường xuyên đốc thúc khách hàng gửi chứng từ để kịp tiến độ,
kiểm tra kĩ dữ liệu trên các loại giấy tờ để đảm bảo việc đồng bộ giữa chúng.
Để khắc phục tình trạng chuẩn bị thiếu chứng từ hoặc khai báo sai thông tin
trong quá trình làm thủ tục hải quan, công ty nên xem xét việc tin học hóa công tác
chuẩn bị chứng từ. Cụ thể, để có thể áp chính xác mã số thuế nhân viên nên thường
xuyên cập nhật và sử dụng phiên bản mới nhất các phần mềm hỗ trợ đăng kí và
kiểm tra mã số. Nhân viên chứng từ cần khai báo dự phòng trước một khoảng thời
gian, tránh trường hợp hệ thống hải quan gặp sự cố và những rủi ro trong quá trình
truyền tải dữ liệu. Về việc đảm bảo đầy đủ chứng từ cần thiết, công ty nên sử dụng
hệ thống quản lí tin học để thống kê phân nhóm các loại chứng từ theo tiêu chí mỗi
loại hàng xuất khác nhau. Cụ thể, nhân viên chứng từ chỉ cần xác định mặt hàng cần
khai báo hoặc giao nhận thuộc phân nhóm nào và truy cập vào hệ thống để in ra.
Công ty nên xem xét lại việc tái cơ cấu công tác chuẩn bị chứng từ. Hiện tại,
chỉ có một nhân viên đảm nhiệm một khâu gồm bốn nghiệp vụ nhỏ như sau: Chuẩn
bị các loại chứng từ bắt buộc và chứng từ bổ sung; Chuẩn bị các loại chứng từ phải
xuất trình; Dịch và sửa chữa sai sót của chứng từ; Lấy xác nhận của khách hàng, lập
một bộ hồ sơ đầy đủ. Điều này khiến cho công tác chuẩn bị gặp nhiều khó khăn do