


 !"#$#
TÊN ĐỀ TÀI:
%&'()#!*+
,#-./
0
#!(!123#4
56789:;<:=6<9:>49?@A:
=BC>DE
4FG>#HD
(>IJKHIHKLMD
<CB6<9:=NF:OPQ:>=O@RS:=T=NU:O=<
Tp. Hồ Chí Minh, tháng 7 năm 2011
1
)4)
Trang
4VH
=NU:OH>W'(X0'"
###43#4
 YZZ(/M
 &[\'()]#M
 +%&(Y14^D
1. Sơ đồ tổ chức của công ty 5
2. Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban 5
( ZZ]##_II`a_IHH 6
H Tình hình kinh doanh chung 6
_ Tình hình kinh doanh giao nhận hang xuất bằng container đường biển 7
=NU:O_>ZZ%&#!*+,
#-./0'"

Gửi chi tiết làm MB/L cho người chuyên chở 14

Người chuyên chở gửi MB/L và công ty ATL kiểm tra MB/L 15

Kiểm tra MB/L và gửi Pre-alert cho đại lý nước hàng đến 15
D Giai đoạn 4 15
4.1 Theo dõi lô hàng (tracking cargo) sau khi tàu đi 15
4.2 Xác nhận việc Đại lý nhận hàng ở cảng đến 16
4.3 Thông báo khách hang khi hàng đến tay người nhận thực sự 16
K Giai đoạn 5 16
5.1
Gửi Debit Note cho khách hang kiểm tra và xác nhận và xuất hóa đơn và yêu cầu
khách hàng thanh toán 17
5.2
Làm Shipping Request cho bộ phận kế toán để tính lợi nhuận 17
 HE
1. Ưu điểm 17
2. Nhược điểm 18
 (W4^H`
=NU:OM>e1fg'YZ
#  !    *+  ,    #-  .  
/0'"###4a
#4
 !4h($[(We#!
*+,#-i#0'"
###4_I
3
H Thuận lợi 20
_ Khó khăn 20
 e1g 21

hàng trên khắp thế giới nhanh chóng và tiện lợi hơn rất nhiều. Chính vì tính ưu việt đó,
ngày nay, vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu trong container bằng đường biển đã trở
thành phương thức vận tải phổ biến và được ưa chuộng. Vì lý do đó, tác giả xin phép
5
chọn đề tài: “TỔ CHỨC NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU NGUYÊN
CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂNTẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN
ASIA TRANS LOGISTICS – ATL” để làm báo cáo thực tập giữa khóa. Bài báo cáo có
bố cục gồm 3 chương chính sau:
Chương 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN
ASIA TRANS LOGISTICS – ATL
Chương 2: TÌNH HÌNH TỔ CHỨC GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU
NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM
HỮU HẠN ASIA TRANS LOGISTICS – ATL
Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP & KIẾN NGHỊ HOÀN THIỆN QUY TRÌNH
GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN
TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN ASIA TRANS LOGISTICS – ATL
Thông qua bài báo cáo này, với thời gian 1 tháng ngắn ngủi thực tập tại công ty
ATL, tác giả mong muốn được quan sát và tìm hiểu thực trạng hoạt động xuất khẩu hàng
hóa nguyên container bằng đường biển của công ty cho các khách hàng của mình để đánh
giá về tính ưu việt về thời gian và chi phí, qua cách bố trí nhân sự tham gia vào hoạt động
kinh doanh này của công ty ATL, để từ đó có sự đối chứng và ứng dụng giữa lý thuyết đã
được học so với thực tế. Tác giả xin chân thành cảm ơn Bộ môn nghiệp vụ Trường Đại
học Ngoại thương Thành phố Hồ Chí Minh, cô giáo Nguyễn Phương Chi, và tập thể công
ty ATL đã dành nhiều ưu ái, thời gian quý báu và tạo điều kiện tốt nhất để giúp tác giả
hoàn thành bài báo cáo này.
Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 7, 2011
Sinh viên Lê Hữu Tín
=NU:OH>W'(X0'"
###4a#4
( YZZ(/

7

( +%&(Y14^
M Ukl8mn=onnpqnr:O8R
Công ty ATL có 8 nhân viên tất cả, bao gồm cả ban giám đốc. Đội ngũ nhân sự
công ty đều có trình độ đại học, cao đẳng, xuất thân và được đào tạo bài bản ngành vận
tải giao nhận. Đây là 1 công ty có quy mô nhỏ, vì chỉ mới thành lập được hơn 2 năm, có
cấu trúc khá tinh gọn, sử dụng nhân sự đúng người đúng vị trí và tổ chức công ty được
chia ra làm 3 phòng ban chính như sau:
8
Tên công ty Cty TNHH một thành viên giao nhận vận tải Á Châu
Tên đối ngoại ASIA TRANSPORT LOGISTICS COMPANY LIMITED
Tên viết tắt ATL Co., Ltd
Website www.atltrans.com
Điện thoại +84.8.3820 9905
Fax +84.8.3820 9906
Logo công ty
Vốn kinh doanh 1.800.000.000 đồng
Giấy phép kinh
doanh số
4104008667
Mã số thuế 307768899
Mã số doanh
nghiệp
307768899
Ngày cấp GPKD 17/03/2009
Người đại diện
pháp lý
Nguyễn Diên Hồng Ngọc
Địa chỉ 215/26 Nguyễn Xí, Phường 13, Quận Bình Thạnh

chứng từ (giao chứng từ cho khách, đi lấy container, v.v…). Ở phòng kế toán, do sổ sách
công ty không nhiều nên công việc này do một nhân viên đảm nhiệm. Chức năng của
giám đốc như đã nói ở trên đảm bảo cho công việc kinh doanh của công ty luôn ổn định.
( ZZ]##_II`a_IHH
M {:=={:=|<:=PBq:=n=@:O
Công ty ATL được thành lập vào cuối quý I năm 2009, vì thế, tác giả xin được phép
so sánh doanh thu, chi phí và lợi nhuận ròng của công ty trong 3 quý cuối năm trong 2
năm 2009 và 2010 (tính đến thời điểm này):
Biểu đồ 1.1: Kết quả kinh doanh công ty ATL trong 3 quý cuối năm 2009 & 2010
(Nguồn: Phòng kế toán công ty ATL)
Năm 2009, công ty ATL bắt đầu đi vào hoạt động. Do khách hàng chưa biết nhiều
đến công ty, cộng với hệ quả suy thoái kinh tế toàn cầu từ năm 2008 kéo dài sang năm
2009, số lượng đơn hàng xuất nhập khẩu khá ít; do đó, doanh thu trong 3 quý cuối năm
2009 chỉ đạt 155.666,14 USD. Do công ty mới thành lập nên các chi phí đầu tư ban đầu
cũng như các chi phí cố định khác như: chi phí thuê văn phòng, điện, nước, tiền lương
nhân viên… khá cao. Vì thế, lợi nhuận thu về trong 3 quý cuối năm 2009 đạt 24.605,24
USD.
10
Năm 2010, mặc dù có sự tăng trưởng vượt bậc về số lượng đơn hàng xuất nhập khẩu
(gấp 3 – 9 lần) so với cùng kỳ năm 2009 nhưng doanh thu mang về trong 3 quý cuối năm
2010 chỉ đạt 273.855,94 USD, tăng 1.76 lần so với năm 2009. Nguyên nhân là do trong
thời điểm 2010, công ty phụ trách phần lớn các lô hàng xuất nhập khẩu ở thị trường châu
Á là chủ yếu. Các tuyến vận tải quốc tế ở thị trường châu Á rất cạnh tranh nên công ty
ATL chỉ có thể “mark-up” giá cước (làm giá) cho tuyến vận tải này ở mức chỉ từ 30 – 50
USD để thu hút khách hàng. Các chi phí cũng có sự gia tăng đáng kể, đặc biệt là chi phí
bảo trì và chi phí sử dụng cho các thiết bị đầu tư ban đầu của công ty ATL.Đây có thể
xem là một điểm yếu của công ty khi đầu tư vào các thiết bị chưa thật sự tiết kiệm. Đặc
biệt, chi phí lương nhân viên gia tăng đột biến 71.557,13 USD, tăng gấp 2,46 lần so với
cùng kỳ năm 2009 (29.050,9 USD). Điều này được giải thích vì lí do giám đốc công ty
ATL trong năm 2009 quyết định không nhận lương thời gian đầu công ty mới thành lập.

(Trucking Inland):…
Bảng 2.1: Quy trình giao nhận xuất khẩu hàng nguyên container đường biển
tại công ty ATLcó<9
 010(' ONƒ<8=†n=<s:
<q<
kB‡:
IH
Tìm kiếm khách hàng Phòng kinh doanh
Gửi bảng báo giá cho khách hàng Phòng kinh doanh
Ký hợp đồng dịch vụ giao nhận với khách hàng Phòng kinh doanh
<q<
kB‡:
I_
Nhận Booking Request từ khách hàng Phòng kinh doanh
Gửi thông tin vận tải cho đại lý ở nước hàng đến Phòng chứng từ
Gửi Booking Request cho người chuyên chở Phòng chứng từ
Người chuyên chở gửi Booking Confirmation cho ATL Người chuyên chở
Thông báo kết quả Booking cho khách hàng Phòng chứng từ
<q<
kB‡:
IM
Cầm Booking qua hãng tàu đổi lệnh cấp container rỗng Phòng chứng từ
Ra cảng lấy container rỗng đưa về kho đóng hàng và trở ra
cảng
Phòng chứng từ
Yêu cầu chứng từ hàng hóa để làm tờ khai từ khách hàng Phòng chứng từ
Lên tờ khai hải quan điện tử và gửi cho hải quan Phòng chứng từ
Thông quan hàng hóa khi hàng đưa ra cảng Phòng chứng từ
Làm HB/L gửi cho khách hàng kiểm tra Phòng chứng từ
Làm CO nộp phòng thương mại Phòng chứng từ

1.4 {u|<ˆu|=Cn==7:O
Qua tìm hiểu trên các website xuất nhập khẩu, nhân viên kinh doanh biết công ty
Bông Lúa chuyên sản xuất hàng hóa máy móc để xuất khẩu, nên chủ động liên lạc với
công ty này để biết thị trường xuất khẩu. Công ty Bông Lúa thông báo sắp có một lô hàng
máy móc xuất khẩu đi Sri Lanka, cảng đến là Colombo, đóng trong 1 container 20’DC.
Nhận thấy thị trường xuất khẩu phù hợp với dịch vụ mà ATL cung cấp (quen nhiều hãng
tàu có tuyến chuyên chở tương tự, có đại lý giao nhận tại nước nhập khẩu), nhân viên
kinh doanh đề xuất đóng vai trò là người giao nhận vận tải hàng hóa của Bông Lúa cho
khách hàng của mình ở nước nhập khẩu, sau đó gởi thư giới thiệu, bảng báo giá cho Bông
Lúa qua thư điện tử (email) và fax trực tiếp.
1.5 ‰<zŠ:OzCBO<Cn=B|=Cn==7:O
Nhân viên kinh doanh ATL gửi bảng chào giá sang cho công ty Bông Lúa.
Cước phí Vận tải chính (Ocean Freight) đến cảng Colombo của Sri Lanka là 850
USD/container 20’ DC, vận chuyển trong khoảng thời gian 14 ngày và đi vào thứ 6 hàng
tuần.
Chính vì ATL có mối quan hệ tốt với các hãng tàu nên cước phí của ATL rất cạnh
tranh, so với thị trường cước chung cho lô hàng này thường là vào khoảng 950 đến 1000
USD. Vì vậy nên ngay sau khi chào giá, ATL đã nhận được sự đồng ý đặt chỗ của công
ty Bông Lúa.
1.6 ‹=ŒGkl:OPTn=6xO<qB:=}:6F<|=Cn==7:O
Sau khi thoả thuận giữa bên công ty Bông Lúa và công ty ATL đã đồng ý kết hợp
đồng vận chuyển hàng hoá.
E <q<kB‡:_
 =}:BB|<:O••@•;88Ž|=Cn==7:O
c‚Bu>Bong lua vn[mailto:[email protected]]
•:8>ThurG.P. SHIPPINGY, May 17, 2011 10:40 AM
B>ATL
n>[email protected]
14
@z••n8>

•:8> Thur G.P. SHIPPINGY, May 17, 2011 11:21 AM
B> [email protected]
n> [email protected]
@z••n8> request from ATL
Dear Mr. Song,
Would you please send us booking to Colombo as follows:
Com: Machine
Volume: 1x20’DC
ETD: 27-May
Stuff: warehouse.
Appreciate your reply soonest.
 ONƒ<n=@R9:n=•O‰<BB|<:OB:‘<‚uq8<B:
_
n=B#4(xem phụ lục 2)
Ngay sau khi nhận được thông tin booking của công ty ATL, hãng tàu APL gửi
email phản hồi đính kèm số booking: 74612095để thuận tiện trong việc quản lý quá trình
trình giao nhận vận chuyển cho lô hàng sau này. Đồng thời, đây cũng là bằng chứng hãng
tàu APL chấp nhận việc booking của công ty ATL cho 01 container 20’DC dự kiến đi
ngày 27/05/2011. Trong Booking Confirmation này, APL cũng cho biết ATL sẽ phải cầm
Booking Confirmation này đến Asaco Thủ Đức/Rạng Đông để đổi container rỗng.
) ‰<8=r:O8<:BB|<:On=B|=Cn==7:O
Sau khi nhận được thông tin trên, ATL sẽ thông báo cho Bông Lúa để công ty lo
chuẩn bị hàng, khi ATL nhận được container rỗng sẽ chở đến nhà xưởng của Bông Lúa
để đóng hàng vào container.
J <q<kB‡:M
)
’uzBB|<:O•@q=“:O87@km<…s:=n•GnB:8‚”:O
Quá trình giao nhận container rỗng, Seal và Packing List diễn ra tại nơi cấp
container rỗng Asaco Thủ Đức/Rạng Đông vào ngày 22/05/2011. Sau khi đã lấy được
container, Seal và Packing List, công ty ATL cập nhật lại thông tin về số container và số

nhận “thực xuất” cho lô hàng của mình và phải đem container đã chất hàng ra ICD
Transimex chờ xếp lên tàu để xuất đi trước giờ closing time (thời gian trễ nhất, hàng phải
được đóng vào container và xếp ở cảng chờ xếp lên tàu). Trong trường hợp này, closing
time là 23h59 26/05/2011, nên nội trong ngày này, ATL phải đưa container đến ICD
Transimex.
17

47u–4O‰<n=B|=Cn==7:O|<„u8‚q
K
Khi đã có thông tin đầy đủ và những chứng từ có liên quan đến lô hàng Machine của
công ty Bông Lúa như: Commercial Invoice, Packing List… thì công ty ATL sẽ tiến hành
làm HB/L.
Trên HB/L sẽ bao gồm các thông tin về Seal (công ty Bông Lúa Việt Nam), người
nhận hàng (theo lệnh của ngân hàng Hatton National Bank, Sri Lanka) và bên thông báo
(công ty Semuthu Argo).
Tuy nhiên, công ty ATL sẽ làm HB/L nháp trước để gửi cho Bông Lúa kiểm tra và
tiến hành xuất HB/L gốc khi công ty Bông Lúa hoàn tất việc kiểm tra và chấp nhận.

$#%&'('

47u–:—GG=y:O8=NU:Ou‡<
L
Công việc này được thực hiện đồng thời với làm thủ hải quan, làm C/O nộp lên
phòng thương vụ xin cấp C/O. Làm C/O mục đích để được giảm hoặc miễn thuế cho
consigee khi làm thủ tục nhập khẩu.

$#%&'('

‰<n=<8<ˆ8…7u–4n=B:ONƒ<n=@R9:n=•
Sau khi đã có thông tin về lô hàng máy móc từ công ty Bông Lúa, công ty ATL sẽ

Khi đã có đầy đủ bộ chứng từ gốc gồm: MB/L, HB/L, Commercial Invoice và
Packing List thì công ty ATL sẽ tiến hành gửi toàn bộ số chứng từ hay (còn gọi là gửi
pre-alert) trên cho đại lý ở Sri Lanka là công ty G.P. SHIPPING vào ngày ETD (ngày dự
kiến tàu đi). Việc gửi pre-alert nhằm giúp đại lý nắm được thông tin lô hàng xuất khẩu từ
Việt Nam sang để liên hệ nhận hàng tại hãng tàu APL Sri Lanka. Đồng thời công ty G.P.
SHIPPING liên hệ với người nhận hàng là ngân hàng Hatton National Bank để gửi thông
báo hàng đến (Arrival Notice). Ngân hàng Hatton National Bank thông báo lại cho người
nhận hàng thực sự là công ty Semuthu Argo đến ngân hàng này để hoàn tất các thủ tục
thanh toán, nhận HB/L và Arrival Notice.
` <q<kB‡:D
4.4 =•BP˜<…r=7:Ob8‚qn|<:Onq‚OBd;q@|=<87@k<
Hàng hóa sau khi thông quan phải được vào sổ tàu để chứng nhận “thực xuất”. Ngay
sau khi hàng hóa được đưa lên tàu và rời khỏi cảng đi, bộ phận chăm sóc khách hàng của
công ty ATL sẽ tiến hành việc theo dõi, giám sát tình trạng lô hàng (hay còn gọi là
19
tracking cargo). Việc tracking cargo nhằm mục đích theo dõi lô hàng đang ở vị trí nào, dự
kiến ngày hàng đến trong bao lâu cũng như kịp thời biết được các sự cố có thể xảy ra với
lô hàng trong suốt quá trình vận chuyển.
Việc tracking cargo được thực hiện bằng cách truy cập vào website của công ty
ATL: ™™™q8…8‚q:;nBu chọn mục “Tracking Cargo”. Sau đó, chọn “container tracking”
để theo dõi lô hàng vận tải bằng đường biển, chọn link “APL Line” để truy cập vào
website của hãng tàu APL. Khi đã vào website hãng tàu APL, nhập số container để kiểm
tra tình trạng lô hàng.
4.5 *Cn:=}:6<snk‡<…‹:=}:=7:O•nŠ:Okˆ:
Sau khi tracking cargo và nắm được ngày dự kiến hàng đến cảng Colombo của Sri
Lanka là ngày 10/06/2011, công ty ATL sẽ liên hệ với Đại lý ở Sri Lanka là công ty G.P.
SHIPPING để thông báo về lô hàng sắp đến và phụ trách lô hàng đó cho đến khi người
nhận hàng thực sự là công ty Semuthu Argo ở cảng đến hoàn tất việc nhận hàng. Đây
được xem như là bằng chứng giao hàng để tránh những tranh chấp phát sinh sau
này.Trong trường hợp, hàng bị thất thoát hay người nhận hàng có đầy đủ bộ chứng từ

hoàn tất mỗi lô hàng dựa trên các hóa đơn thanh toán cước phí giữa các bên tham gia
trong suốt quá trình giao nhận vận tải. Shipping Request này sẽ là cơ sở tính lời lỗ khi
công ty ATL phụ trách vận chuyển một lô hàng nào đó.Sau khi hoàn tất, Shipping
Request sẽ được chuyển về bộ phận Kế Toán.Trên cơ sở lời lỗ đó, bộ phận Kế Toán sẽ
tổng hợp và báo cáo kết quả hoạt động, kinh doanh của công ty. Cuối cùng, bộ phận
chứng từ dựa trên Shipping Request để trích xuất một bảng “Lợi nhuận Statement” để lưu
lại vào hồ sơ lô hàng, làm cơ sở để báo cáo sau này. Cụ thể, ở lần vận chuyển này, công
ty ATL đạt lợi nhuận là 1.654.754,29 VNĐ.

$#%&'('
(
M @k<„u
Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container bằng đường biển (FCL) tại
công ty ATL khá chặt chẽ, các giai đoạn rõ ràng, từ khâu tìm kiếm khách hàng, đặt cước
tàu, làm chứng từ, vận tải và theo dõi lô hàng, thanh toán. Công việc từng phòng ban hỗ
trợ và bổ sung cho nhau. Cụ thể:
Do có quan hệ tốt với các hãng tàu đi Sri Lanka, lô hàng nói trên được hưởng cước
cạnh tranh, với chất lượng tốt, tàu cập cảng đúng thời điểm dự tính.
21
Việc theo dõi hành trình của lô hàng nói trên có sự hỗ trợ từ hệ thống theo dõi
(tracking & tracing) từ phía APL nên công ty ATL luôn cập nhật được tình hình vận
chuyển và liên lạc cho khách hàng Bông Lúa.
Vì Master B/L và House B/L ở dạng surrender, nên thuận tiện cho việc gửi vận đơn
thông qua fax, giảm chi phí gởi trực tiếp bằng đường bưu điện hay đường hàng không.
Đại lý G.P. SHIPPING (PVT) LTD hoàn thành đúng trách nhiệm của mình, từ việc
nhận hàng từ APL ở cảng đến và thông báo kịp thời cho ngân hàng Hatton National Bank
kịp xử lý để lô hàng đến với tay người nhận.
Việc sử dụng hòm thư Outlook nội bộ chung công ty và các thành viên trong từng
phòng ban nói riêng có địa chỉ mail riêng biệt, nên vừa thuận tiện cho việc theo dõi tiến
độ công việc nói chung, vừa có thể bổ sung, hỗ trợ cho nhau trong quá trình xử lý việc

"###4
H =@}:…Œ<
(•:=š:;†> Công ty ATL có đội ngũ nhân viên trẻ tuổi, năng động, chịu khó học
hỏi, và thường xuyên được training, hỗ trợ cho nhau trong công việc. Chế độ lương bổng
hợp lý, hậu hĩnh.
(•=B‡8k—:Our<O<F<8=NU:Ou‡<~@•8:=}G|=›@> Công ty không chỉ có lợi
riêng biệt, mà hoạt động này còn mang lại khách hàng có nhu cầu vận chuyển đường biển
xuất nhập khẩu lớn cho công ty.
(•8=NU:O=<s@> Công ty định hướng thương hiệu của mình theo hướng nhân hiệu,
lấy con người làm điểm mạnh của công ty. Điều này được thể hiện qua các mối quan hệ
rộng của giám đốc với khách hàng và đối tác.
(•=“:O87@67k‡<…‹> công ty không ngừng mở rộng mạng lưới đối tác của mình
để cung cấp mức giá cạnh tranh nhất cho khách hàng với chất lượng tốt nhất.
_ =t|=w:
Vì chỉ thành lập được hơn 2 năm, với số vốn còn hạn chế, nên ATL không tránh
khỏi những khó khăn trong những năm đầu:
=<•@uŠ:OPTn=6xny:G=Š<8=@9:OB7<:=N> khai báo hải quan, vận tải nội địa.
Đây là một trong những nguyên nhân làm tăng chi phí của công ty.
<•@G=œ<:=š:;†n=Nqm:> vào mùa vận chuyển cao điểm (giáp Tết Âm lịch),
khối lượng công việc mà phòng kinh doanh và phòng chứng từ phải đảm nhận khá nhiều,
trong khi vào mùa nhu cầu vận chuyển thấp, mức độ công việc giữa phòng kinh doanh và
phòng chứng từ còn chênh lệch khá lớn, gây khó khăn cho tính hiệu quả và bảo đảm tiến
độ của công việc. Ngoài ra, việc trao đổi thông tin kinh doanh và hướng phát triển của
công ty còn chưa thống nhất và truyền đạt cụ thể đến từng thành viên trong công ty, gây
24
khó khăn cho nhân viên khi chưa biết tầm nhìn và phương hướng tăng trưởng, điểm
mạnh của công ty để thích ứng và làm việc tốt nhất.
(<sno:OPx:O8<:=5n67Bnr:O8Rny::€u•uon;U|=q<> đặc biệt ở việc phân
loại, cập nhật giá cước tàu. Điều này gây khó khăn khi tìm kiếm giá cước cạnh tranh cho
khách hàng và tốn thời gian.