BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
HỌC VIỆN QUẢN LÝ GIÁO DỤC
_____________

______________

BÙI THỊ THỦY

BIỆN PHÁP QUẢN LÝ
HOẠT ĐỘNG HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
TẠI HỌC VIỆN QUẢN LÝ GIÁO DỤC
Chuyên ngành: Quản lý giáo dục
Mã số: 60 14 01 01

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ GIÁO DỤC

Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS. NGUYỄN CÔNG GIÁP


ii

HÀ NỘI - 2016


i

LỜI CẢM ƠN
Trước hết, xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới Ban lãnh đạo, các
thầy cô là giảng viên của Học viện Quản lý Giáo dục đã tận tâm chỉ bảo và
tạo điều kiện thuận lợi cho tác giả trong suốt thời gian học tập và nghiên
cứu đề tài luận văn.

Bùi Thị Thủy


iii

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
Chữ viết tắt
BGD & ĐT
CSVC
CNTT
GV
SV
HTTT
HCVP
QLGD
BMHC
CQHC
CCHC
QLHC

Cụm từ viết đầy đủ
Bộ Giáo dục và Đào tạo
Cơ sở vật chất
Công nghệ thông tin
Giảng viên
Sinh viên
Hệ thống thông tin
Hành chính văn phòng
Quản lý giáo dục
Bộ máy hành chính

VỀ QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG....................5
1.1. Tổng quan nghiên cứu vấn đề.....................................................................................5
1.1.1. Một số nghiên cứu ở ngoài nước..........................................................................5
1.1.2. Một số nghiên cứu ở trong nước..........................................................................6
1.2. Một số khái niệm cơ bản.............................................................................................8
1.2.1. Quản lý, chức năng quản lý..................................................................................8
1.2.2. Quản lý giáo dục.................................................................................................12
1.2.3. Quản lý nhà trường.............................................................................................13
1.2.4. Hành chính văn phòng........................................................................................13
1.2.5. Hoạt động hành chính văn phòng.......................................................................16
1.2.6. Công tác văn phòng............................................................................................24
1.2.7. Hoạt động hành chính văn phòng trong giáo dục và quản lý giáo dục..............25
1.3. Tầm quan trọng của việc nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động hành chính văn
phòng trong giáo dục........................................................................................................28
1.4. Nội dung quản lý công tác hành chính văn phòng....................................................30
1.4.1. Tổng hợp báo cáo công tác cơ quan...................................................................30
1.4.2. Tổ chức công tác văn thư - lưu trữ.....................................................................32
1.4.3. Điều hành công văn đi đến.................................................................................33
1.5. Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động hành chính văn phòng trong giáo dục............38
1.5.1. Yếu tố chủ quan..................................................................................................38
1.5.2. Yếu tố khách quan..............................................................................................39

Tiểu kết chương 1..........................................................................................40


v
Chương
2
THỰC TRẠNG QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
TẠI HỌC VIỆN QUẢN LÝ GIÁO DỤC.....................................................42

3.1 Nguyên tắc đề xuất các biện pháp..............................................................................69
3.1.1. Đảm bảo tính pháp lý.........................................................................................69
3.1.2. Đảm bảo tính đáp ứng thực tiễn ........................................................................69
3.1.3. Đảm bảo tính hiệu quả........................................................................................70
3.1.4. Đảm bảo tính khả thi..........................................................................................70
3.2. Các biện pháp quản lý hoạt động hành chính văn phòng tại Học viện Quản lý giáo
dục....................................................................................................................................71
3.2.1. Nâng cao nhận thức về vị trí, ý nghĩa tầm quan trọng của công tác hành chính
văn phòng của đội ngũ cán bộ, viên chức đối với công tác này...................................71
3.2.2. Tăng cường bồi dưỡng nghiệp vụ, hành chính văn phòng cho cán bộ, nhân viên
tại Học viện Quản lý giáo dục .....................................................................................73
3.2.3. Biện pháp 3: Thực hiện chế chính sách, đãi ngộ nâng cao đời sống vật chất và
tinh thần cho đội ngũ cán bộ, nhân viên làm công tác hành chính ..............................79


vi
3.2.4. Cải tiến nghiệp vụ văn thư lưu trữ đáp ứng xu thế phát triển nghiệp vụ trong
nước và thế giới............................................................................................................81
3.2.5. Đầu tư xây dựng cơ sở vật chất, ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý..83
3.2.6. Xây dựng, quy hoạch phát triển đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức hành
chính văn phòng trong Học viện..................................................................................86
3.2.7. Biện pháp 7: Nâng cao chất lượng công tác hậu cần.........................................88
3.3. Mối quan hệ giữa các biện pháp................................................................................90
3.4. Khảo nghiệm mức độ cần thiết và tính khả thi của các biện pháp............................91

Tiểu kết chương 3..........................................................................................93
KẾT LUẬN VÀ KHUYẾN NGHỊ...............................................................95
1. Kết luận........................................................................................................................95
2. Khuyến nghị.................................................................................................................96


Sơ đồ 3.1: Nội dung bồi dưỡng CB, NV hành chính văn phòng.....................75


1

MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Giáo dục đối với hầu hết các quốc gia trên thế giới được xác định là
một lĩnh vực quan trọng, là chìa khóa đưa đến thành công của các nước.
Đối với nước ta Giáo dục và đào tạo là quốc sách hàng đầu, là sự nghiệp
của Đảng, Nhà nước và của toàn dân. Đầu tư cho giáo dục là đầu tư phát
triển, được ưu tiên đi trước trong các chương trình, kế hoạch phát triển
kinh tế - xã hội.
Nghị quyết Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ XI đã xác định: “Đổi mới
căn bản, toàn diện nền giáo dục theo hướng chuẩn hoá, hiện đại hoá, xã hội
hoá, dân chủ hoá và hội nhập quốc tế”; “Phát triển nhanh nguồn nhân lực,
nhất là nguồn nhân lực chất lượng cao, tập trung vào việc đổi mới căn bản và
toàn diện nền giáo dục quốc dân”. Hội nghị lần thứ Tám BCH Trung ương
Đảng (khóa XI) đã ban hành Nghị quyết số 29-NQ/TW chính là hiện thực hóa
quan điểm chỉ đạo của Đảng về giáo dục và đào tạo, nhằm thống nhất nhận
thức và hành động; phát huy trí tuệ của toàn Đảng, toàn dân; huy động các
nguồn lực đầu tư, sự phối hợp của nhiều cơ quan, ban ngành và các tổ chức xã
hội cho sự nghiệp giáo dục. Để giải quyết được những vấn đề đó, rất nhiều
giải pháp được ra. Một trong những giải pháp quan trọng mang tính đột phá là
đổi mới công tác quản lý.
Công tác hành chính văn phòng trong trường học có tác dụng quan
trọng đến đời sống sư phạm tổng thể của nhà trường. Hoạt động đó gắn kết
các các hoạt động bên trong của nhà trường thành một khối toàn vẹn, thành
một chỉnh thể thống nhất. Nó cũng tạo ra bộ mặt “Văn hóa” bên ngoài của
nhà trường, phát huy tác dụng của nhà trường vào đời sống cộng đồng. “Văn

3.1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận về quản lý hoạ t độ n g hà n h chí n h
văn phò ng.


3

3.2. Phân tích và đánh giá thực trạng quản lý hoạt động hành chính văn
phòng tại Học viện Quản lý giáo dục
3.3. Đề xuất một số biện pháp quản lý hoạt động hành chính văn phòng
tại Học viện Quản lý giáo dục
4. Khách thể, đối tượng nghiên cứu
4.1. Khách thể nghiên cứu:
Quản lý hoạt động hành chính văn phòng tại Học viện Quản lý giáo dục.
4.2. Đối tượng nghiên cứu
Các biện pháp quản lý hoạt động hành chính văn phòng tại Học viện
Quản lý giáo dục.
5. Giới hạn phạm vi nghiên cứu
Đề tài tập trung nghiên cứu biện pháp quản lý hoạt động hành chính
văn phòng tại Học viện Quản lý giáo dục trong 3 năm trở lại đây.
6. Giả thuyết khoa học
Hiện nay, việc quản quản lý hoạt động hành chính văn phòng tại Học
viện Quản lý giáo dục đã đạt được những thành tựu nhất định. Bên cạnh
những thành tựu đạt được vẫn còn những hạn chế, bất cập. Nếu vận dụng hợp
lý những biện pháp quản lý hoạt động hành chính văn phòng do tác giả đề
xuất thì chất lượng, hiệu quả hoạt động hành chính văn phòng sẽ được nâng
lên. Đáp ứng yêu cầu đổi mới hoạt động hành chính trong giáo dục góp phần
đổi mới toàn diện giáo dục trong gian đoạn hiện nay.
7. Phương pháp nghiên cứu
7.1. Nhóm phương pháp nghiên cứu lý luận: nghiên cứu các văn kiện,
nghị quyết của Đảng, các văn bản quy định của nhà nước, ngành giáo dục và

nâng cao sức cạnh tranh của nền kinh tế, đẩy mạnh dân chủ và góp phần
nâng cao chất lượng đời sống của người dân. Trong bài viết này, tác giả tập
trung nghiên cứu về kinh nghiệm CCHC của các quốc gia Hàn Quốc,
Singapore, Nhật Bản, Trung Quốc, Malaysia, Cu Ba (là những quốc gia có
tương đối nhiều điểm tương đồng với nước ta về vị trí địa lý hoặc về chế độ
chính trị hay xuất phát điểm của nền kinh tế…) và một số nước khác như
Anh, Ai Cập, từ đó rút ra một số kinh nghiệm để vận dụng vào điều kiện cụ
thể của Việt Nam.
Cải cách được tiến hành tại tất cả các đơn vị thuộc khu vực công, với
trọng tâm là tái cơ cấu nhằm làm gọn nhẹ bộ máy, áp dụng nguyên tắc cạnh
tranh và nguyên tắc chất lượng thực thi công việc, đã xây dựng một hệ thống
tiêu chí và đánh giá cải cách, theo đó các Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, theo
định kỳ, phải nộp báo cáo cải cách hàng quý cho Ủy ban đặc trách. Kết quả
việc thực hiện nhiệm vụ cải cách của từng cơ quan sẽ là cơ sở để tính toán
phân bổ ngân sách cho cơ quan này vào năm sau. Đồng thời, việc phản hồi
thông tin và chế độ thưởng phạt minh bạch đã khuyến khích việc thực hiện sự
cam kết đối với cải cách...
Kết quả thu được từ quá trình cải cách rất khả quan. Về thể chế, đã sửa
đổi các quy định của nhà nước để bảo đảm sự thích ứng với sự phát triển
nhanh chóng của thị trường trên nguyên tắc giảm bớt sự can thiệp của nhà


6

nước và giảm chi phí cho người dân. Các lĩnh vực được cải cách về thể chế là
quản lý hành chính (QLHC), nhân sự, quản lý tài chính; quản lý doanh nghiệp
công và quản lý lao động. Cải cách tổ chức bộ máy hành chính (BMHC), chú
trọng phân cấp là vấn đề mấu chốt nhất. Về cải cách công vụ và công chức, đã
đưa yếu tố cạnh tranh vào chế độ tuyển dụng theo nguyên tắc minh bạch và
công khai. Ban hành cơ chế đánh giá công chức đi đôi với điều chỉnh chế độ

Các văn bản hành chính, biểu mẫu, tờ khai, đơn, quy trình giải quyết, thời
gian giải quyết còn nặng nề, hình thức mất thời gian và không đạt hiệu quả.
Mặt khác, ở nhiều trường việc trình bày văn bản hành chính về hình
thức và kỹ thuật chưa đúng với hướng dẫn trình bày văn bản hành chính, điều
này thường thể hiện trong các báo cáo, tờ trình, biên bản, quyết định của
Giám đốc, … và hiện nay không ít các trường mắc phải nhưng cấp trên không
có ý kiến vì cho đó là hình thức mà chỉ cần xem nội dung báo cáo để tổng hợp
là chủ yếu. Từ những thực tế trên, cấp thiết hiện nay là phải tiếp tục thực hiện
cải cách hành chính và cần xác định rõ trọng tâm của cải cách hành chính là
cải cách thủ tục hành chính, đây là nhiệm vụ trọng tâm thường xuyên của
trường học và đây cũng là một trong những tiêu chí đánh giá mức độ hoàn
thành nhiệm vụ hằng năm của đơn vị.
Rất nhiều công trình nghiên cứu về cải cách hành chính ở các ngành
nghề và đạt được những thành tựu nhất định. Có thể kể đến các bài báo, các
sách chuyên khảo, các đề tài nghiên cứu về hoạt động hành chính văn phòng:
Báo cáo nghiên cứu: Đổi mới tổ chức và hoạt động của Văn phòng
Quốc hội
Nguyễn Văn Trang, Đề tài Nghiên cứu công tác văn phòng trong nhà
trường phổ thông
Tổ chức của hoạt động công tác văn phòng nhà nước, Khuất Văn Sách,
Luận văn Thạc sỹ Quản lý Nhà nước


8

Làm thế nào để công việc hành chính có năng suất, Miêu Tú Kiệt, Nhà
xuất bản Lao động xã hội)
Hành chính văn phòng trong cơ quan Nhà nước. Khoa văn bản và công
nghệ hành chính - Học viện hành chính quốc gia
Nguyễn Lệ Nhung- Trung tâm Nghiên cứu khoa học Cục văn thư lưu

trên quy mô khá lớn, đều yêu cầu phải có một sự chỉ đạo để điều hòa các hoạt
động cá nhân... Một nghệ sĩ độc tấu tự điều khiển lấy mình, nhưng một dàn
nhạc thì cần phải có nhạc trưởng” [5].
Mary Parker Follett cho rằng “quản lý là nghệ thuật đạt được mục
đích thông qua người khác”[10]. Định nghĩa này nói lên rằng những nhà
quản lý đạt được các mục tiêu của tổ chức bằng cách sắp xếp, giao việc cho
những người khác thực hiện chứ không phải hoàn thành công việc bằng
chính mình.
Koontz và O’Donnell định nghĩa: “Có lẽ không có lĩnh vực hoạt động
nào của con người quan trọng hơn là công việc quản lý, bởi vì mọi nhà quản
lý ở mọi cấp độ và trong mọi cơ sở đều có một nhiệm vụ cơ bản là thiết kế và
duy trì một môi trường mà trong đó các cá nhân làm việc với nhau trong các
nhóm có thể hoàn thành các nhiệm vụ và các mục tiêu đã định.”[10].
Từ những ý chung của các định nghĩa, theo thực tiễn công tác quản lý,
chúng tôi sử dụng định nghĩa của nhóm tác giả Bùi Minh Hiền - Vũ Ngọc Hải
- Đặng Quốc Bảo: “Quản lý là quá trình tác động có tổ chức, có hướng đích
của chủ thể quản lý tới đối tượng quản lý nhằm đạt mục tiêu đề ra” [12]
- Quản lý bao giờ cũng là một tác động hướng đích, có mục tiêu xác định.
- Quản lý thể hiện mối quan hệ giữa hai bộ phận (hay phân hệ) đã là
chủ thể quản lý (là cá nhân hay tổ chức làm nhiệm vụ quản lý, điều khiển) và
đối tượng quản lý (là bộ phận chịu sự quản lý) đây là quan hệ ra lệnh - phục
tùng, không đồng cấp và có tính bắt buộc.


10

- Quản lý bao giờ cũng tồn tại với tư cách là một hệ thống gồm các
thành phần:
+ Chủ thể quản lý (người quản lý, tổ chức quản lý) đề ra mục tiêu dẫn
dắt điều khiển các đối tượng quản lý để đạt mục tiêu.

tiêu


11

Sơ đồ 1.1: Cấu trúc hệ thống quản lý
1.2.1.2. Chức năng quản lý
Kế hoạch

Kiểm tra

Thông tin
quản lý

Tổ chức

Chỉ đạo

Sơ đồ 1.2: Mối quan hệ các chức năng quản lý
Chức năng quản lý chiếm giữ vị trí then chốt, nó gắn liền với nội dung
của hoạt động điều hành ở mọi cấp. Quản lý có chức năng cơ bản sau:
- Chức năng lập kế hoạch: Là chức năng căn bản trong quản lý. Lập
kế hoạch là việc lựa chọn một trong những phương án hành động tương lai
cho toàn bộ và cho từng bộ phận của mỗi hệ thống quản lý, nó bao gồm sự lựa
chọn mục tiêu, xác định phương thức để đạt được các mục tiêu.
- Chức năng tổ chức: Có tính quyết định, vì nếu không tổ chức được
thì sẽ không quản lý được. Tổ chức là quá trình sắp xếp, xếp đặt một cách
khoa học những yếu tố, những con người, những dạng hoạt động thành một
hệ toàn vẹn nhằm đảm bảo cho chúng tương tác với nhau một cách tối ưu.
- Chức năng lãnh đạo, chỉ đạo: Là huy động lực lượng để thực hiện kế

lượng xã hội trong và ngoài nhà trường nhằm thực hiện có chất lượng và
hiệu quả giáo dục”.[2; tr12]


13

- Cũng có thể định nghĩa: QLGD thực chất là những tác động của chủ
thể quản lý vào quá trình giáo dục (được tiến hành bởi tập thể giáo viên và
học sinh, với sự hỗ trợ đắc lực của các lực lượng xã hội) nhằm hình thành và
phát triển toàn diện nhân cách học sinh theo mục tiêu đào tạo của nhà trường.
[16]
1.2.3. Quản lý nhà trường
Theo tác giả Nguyễn Ngọc Quang thì ‘‘Quản lý nhà trường là tập hợp
những tác động tối ưu của chủ thể quản lý đến tập thể giáo viên, học sinh và
cán bộ khác, nhằm tận dụng các nguồn dự trữ do Nhà nước đầu tư, lực lượng
xã hội đóng góp và lao động xây dựng vốn tự có. Hướng vào việc đẩy mạnh
mọi hoạt động của nhà trường, mà điểm hội tụ là quá trình đào tạo thế hệ trẻ
thực hiện có chất lượng mục tiêu và kế hoạch đào tạo đưa nhà trường tiến
lên trạng thái mới.”. Tác giả Phạm Minh Hạc cho rằng: “Quản lý nhà trường
là thực hiện đường lối giáo dục của Đảng trong phạm vi trách nhiệm của
mình đưa nhà trường vận hành theo nguyên lý giáo dục để tiến tới mục tiêu
giáo dục, mục tiêu đào tạo đối với ngành giáo dục, với thế hệ trẻ và với từng
học sinh”
1.2.4. Hành chính văn phòng
Hành chính theo nghĩa rộng : là chỉ những hoạt động những tiến trình chủ
yếu có liên quan đến những biện pháp để thực thi những mục tiêu, những
nhiệm vụ đã được xác định trước.
Hành chính theo nghĩa hẹp : là nền hành chính nhà nước (hay còn gọi là
nền hành chính công) là tổng thể các tổ chức và định chế hoạt động của bộ
máy hành pháp có trách nhiệm quản lý công việc hàng ngày của nhà nước do

a) Chức năng tham mưu, tổng hợp.
Thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp, văn phòng tiến hành những
hoạt động có nội dung nhiều mặt và có tính chất tổng hợp trong việc tham vấn


15

về mặt tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo, chỉ đạo và tổ chức sự làm việc
của lãnh đạo cơ quan, tổ chức.
Có thể thấy hoạt động của cơ quan, tổ chức diễn ra phụ thuộc rất nhiều
yếu tố khác nhau có tính chủ quan và khách quan. Muốn có được những quyết
định đúng đắn và khoa học thì người lãnh đạo không chỉ dựa vào ý kiến chủ
quan của mình, mà còn phải xét đến các yếu tố khách quan như ý kiến tham
gia của các cấp quản lý, những người trợ giúp. Việc thu thập, phân tích và
tổng hợp những ý kiến đó thông thường và phần lớn được thực hiện bởi bộ
phận văn phòng. Hoạt động này mang tính chất tham vấn và chuyên môn sâu
nhằm giúp lãnh đạo lựa chọn quyết định tối ưu. Mặt khác, kết quả tham vấn
xuất phát từ việc xử lý khoa học, đầy đủ và chính xác thông tin đầu ra, đầu
vào, kể cả những thông tin phản hồi mà văn phòng thu nhận được. Như vậy,
Tham mưu cần có sự tổng hợp và tổng hợp là để tham mưu [20, 12].
b) Chức năng hậu cần
Các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, trang thiết bị, tài
chính …là một trong những yếu tố quan trọng đảm bảo vận hành bình thường
công việc của một cơ quan, tổ chức. Chúng phải được quản lý, sắp xếp và
không ngừng được bổ sung kịp thời, đầy đủ cho mọi hoạt động của cơ quan,
tổ chức đó. Đây là một hoạt động có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao
hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Không có công tác hậu cần thì
văn phòng không thể hoạt động được [20, tr13].
1.2.4.2. Nhiệm vụ của công tác văn phòng
- Xây dựng chương trình công tác của cơ quan, đôn đốc thực hiện

chuyên môn khi cần thiết [20, tr14].
1.2.5. Hoạt động hành chính văn phòng
1.2.5.1. Một số nguyên tắc hoạt động văn phòng
a) Nguyên tắc pháp chế