MỤC LỤC
DANH MỤC BẢNG .................................................................................... iii
DANH MỤC HÌNH ......................................................................................iv
CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU ............................................................................ 1
1.1

LÝ DO HÌNH THÀNH ĐỀ TÀI ..................................................... 1

1.2

MỤC TIÊU CỦA ĐỀ TÀI .............................................................. 2

1.3

PHẠM VI THỰC HIỆN ................................................................. 2

1.4

Ý NGHĨA THỰC TIỄN .................................................................. 2

CHƯƠNG 2. TỔNG QUAN CÔNG TY ....................................................... 3
2.1

GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY ........................................... 3

2.2

CƠ SỞ HẠ TẦNG .......................................................................... 3

2.3


2.10 ĐỐI THỦ CẠNH TRANH CỦA KBI ............................................ 8
Đối thủ cạnh tranh trực tiếp...................................................... 8
Đối thủ cạnh tranh tiềm ẩn ....................................................... 9
2.11 TÌNH HÌNH PHÁT TRIỂN ............................................................ 9
2.12 PHÂN TÍCH SWOT ..................................................................... 10
Điểm mạnh ............................................................................. 10
Điểm yếu ................................................................................ 11
Cơ hội ..................................................................................... 11
Thách thức .............................................................................. 11
CHƯƠNG 3.
3.1

PHÒNG KẾ HOẠCH ..................................................... 13

CƠ CẤU TỔ CHỨC – NHÂN SỰ ............................................... 13
i


3.2

CÁC HOẠT ĐỘNG CHÍNH ........................................................ 13
Lập kế hoạch sản xuất kinh doanh ngắn hạn .......................... 13
Lập kế hoạch mua hàng .......................................................... 16
Kiểm soát việc thực hiện kế hoạch và năng suất của P.SX .... 18

CHƯƠNG 4. CƠ SỞ LÝ THUYẾT ................................................................. 24
4.1

KHÁI NIỆM.................................................................................. 24
Kế hoạch là gì? ....................................................................... 24

ĐỀ XUẤT NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CHO P.KH33

CHƯƠNG 6. KẾT LUẬN ................................................................................ 35
CHƯƠNG 7. TÀI LIỆU THAM KHẢO .......................................................... 36

ii


DANH MỤC BẢNG
Bảng 2.1 Thời điểm gia nhập ngành của các Công ty ........................................ 8
Bảng 2.2 Đối thủ cạnh tranh tiềm ẩn chính ........................................................ 9
Bảng 2.3 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh sơ bộ .................................. 10
Bảng 3.1 Hồ sơ KHSXKD ngắn hạn ................................................................ 14
Bảng 3.2 Hồ sơ lập KHMH .............................................................................. 16
Bảng 3.3 Hồ sơ kiểm soát việc thực hiện KHSX ............................................. 19
Bảng 3.4 Hồ sơ kiểm soát việc thực hiện kế hoạch các Phòng ban ................. 22

iii


DANH MỤC HÌNH
Hin
̀ h 2.1 Các sản phẩm của công ty Kim Bình ...............................................................4
Hình 2.2 Sơ đồ tổ chức của KBI (Nguồn: Thông tin nội bộ KBI) ..................................6
Hình 3.1 Cơ cấu tổ chức P.KH (Nguồn: Mô tả công việc P.KH) .................................13
Hin
̀ h 3.2 Sơ đồ công tác lập KHSXKD ngắn hạn (Nguồn Quy trình và biểu mẫu P.KH)
.......................................................................................................................................15
Hin
̀ h 3.3 Sơ đồ công tác lập KHMH (Nguồn Quy trình và biểu mẫu P.KH) ...............17

Việc lên kế hoạch tốt sẽ giúp cung cấp kịp thời, chính xác cho các bộ phận và nhà
quản lý những công việc cần làm. Hệ thống lại những công việc đã, đang và sẽ làm
tiếp theo; tránh sự không phù hợp giữa các công việc của các phòng ban. Việc lên kế
hoạch giúp công việc không bị ứ đọng, trì trệ, các cấp quản lý có thể theo dõi và đưa ra
những quyết định chính xác và đúng thời điểm. Việc lên kế hoạch cho thấy những
công việc cần làm, nhưng chính sách, quy tắc giúp DN đi đúng hướng, thực hiện được
mục tiêu của mình.
DN Cổ phần Công Nghiệp Kim Bình là một đơn vị kinh doanh có quy mô trong ngành
sản xuất, lắp ráp, sản xuất, kinh doanh dịch vụ về các động cơ nổ, động cơ thủy, máy
phát điện (MPĐ), máy bơm nước… Với số lượng sản phẩm kinh doanh, số lượng
khách hàng cũng như nhà cung cấp là rất lớn nên để hoạt động một cách nhịp nhàng
thì lập kế hoạch và một chức năng không thể thiếu của công ty.
Phòng kế hoạch (P.KH) của công ty mới chỉ thành lập được 3 năm, những hoạt động
của phòng đang được dần hoàn thiện để có thể kết hợp với những phòng khác đưa
công ty phát triển. Đến nay, vai trò của phòng tập trung vào công tác lập kế hoạch sản
xuất ngắn hạn và theo dõi việc thực hiện nó. P.KH phụ trách việc đảm bảo sản phẩm
đến được tay khách hàng đúng số lượng, đúng thời gian và đảm bảo chất lượng qua
hoạt động lập và theo dõi kế hoạch sản xuất ngắn hạn, theo dõi tồn kho, theo dõi và
đánh giá tiến độ mua hàng, tiến độ sản xuất… Tuy nhiên, hoạt động của phòng vẫn chỉ
tập trung ở vấn đề theo dõi chưa phát triển thêm các công tác quan trọng khác như dự
báo, điều độ sản xuất… như của công tác lập kế hoạch. Sự phát triển của P.KH trong
công ty Kim Bình cò rất triển vọng.
Từ vai trò quan trọng của P.KH và những đặc điểm đặc trưng của P.KH, sau một thời
gian thực tập tại công ty, đề tài nghiên cứu: “Mô tả, phân tích và đề ra phương pháp
nâng cao hoạt động của Phòng Kế hoạch Công ty Cổ phần Công nghiệp Kim
Bình” đã được thực hiện. Với mục đích hiểu rõ hoạt động và nhận thức rõ hơn về vai
trò, tầm quan trọng của công tác lập kế hoạch với một DN sản xuất.

1


-

Đơn vị thực tập: Công ty Cổ phần Công nghiệp Kim Bình

-

Phạm vị thực hiện :
 Thời gian thực hiện: 2 tháng (09/06/2016 - 29/07/2016). Đến công ty 4
buổi/tuần.
 Không gian thực hiện: P.KH của Công ty Cổ phần Công nghiệp Kim Bình.

1.4

Ý NGHĨA THỰC TIỄN

 Đối với DN
-

Dựa vào những đánh giá, phân tích cũng như những phương pháp nâng cao hoạt
động với cái nhìn mới của sinh viên, công ty có thể xem xét và cải thiện hoạt động
của chính DN.

-

Giúp nhân viên trong công ty tiếp xúc với kỹ năng hướng dẫn, đào tạo cho nhân
viên mới. Cơ hội để kiểm tra lại những kiến thức hiện có của bản thân.

 Đối với sinh viên
-


số lao động tính đến tháng 1/2016 là 154 cán bộ công nhân viên. [2]
Ngành nghề kinh doanh: KBI chuyên sản xuất, lắp ráp, mua bán, sửa chữa, bảo trì
các loại động cơ nổ, động cơ thủy, MPĐ, máy bơm nước, máy cắt cỏ, máy nông ngư
cơ, máy móc ngành xây dựng, máy móc thiết bị ngành công nghiệp. Tổng giá trị sản
lượng 100.000 sản phẩm/năm.
2.2

Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHIỆP KIM BÌNH
Tên công ty viết tắt: KBI
Địa chỉ: Lô 16 Đường Trung Tâm, Khu Công Nghiệp TânTạo, Quận Bình Tân,
TP.Hồ Chí Minh
Điện thoại liên hệ: (08) 7301.5578 – 7302.5578
Email liên hệ:
Website: www.kbi.com.vn
CƠ SỞ HẠ TẦNG

Tọa lạc tại khu công nghiệp Tân Tạo với tổng diện tích là 10.000m2, KBI chia thành 3
khu chính là:
 Xưởng gia công cơ khí
 Xưởng lắp ráp
 Tòa nhà văn phòng
Với hệ thống máy móc thiết bị tiên tiến được nhập khẩu từ các nước uy tín như Anh,
Mỹ và Nhật.
2.3

SẢN PHẨM CHÍNH, TẦM NHÌN, SỨ MỆNH
Sản phẩm chính

Kể từ ngày chính thức hoạt động cho đến nay, KBI đã sản xuất và cung cấp ra thị
trường nhiều sản phẩm khác nhau như: MPĐ phục vụ dân dụng, MPĐ công nghiệp,

 Chất lượng:

4


Với phương châm “Chất lượng tạo nên sự khác biệt” và luôn đặt lợi ích của khách
hàng lên hàng đầu, KBI không ngừng cải tiến các hoạt động sản xuất để cung cấp
những sản phẩm có chất lượng cao cùng dịch vụ sau bán hàng hoàn hảo, nhằm mang
đến sự hài lòng cho khách hàng
Sứ mệnh
Nâng cao chất lượng cuộc sống và hiệu quả công việc bằng cách cung cấp các giải
pháp cho ngành công, nông nghiệp có công nghệ tiên tiến, chất lượng cao và thân
thiện với môi trường[2].
 Năng động:
Trong nền kinh tế toàn cầu phát triển nhanh ngày nay, sự thích nghi liên tục và những
bước đột phá đóng vai trò quan trọng đối với sự tồn tại của một công ty. KBI luôn chủ
động dự đoán những nhu cầu và đòi hỏi ngày càng khắt khe của thị trường, từ đó đưa
ra những định hướng phù hợp để công ty phát triển một cách bền vững.
 Liêm chính:
Hoạt động kinh doanh một cách công bằng và minh bạch đóng một vai trò hết sức
quan trọng trong việc duy trì sự tín nhiệm của khách hàng, đối tác và cổ đông đối với
các DN. Tại KBI, chúng tôi hướng tới sự liêm chính trong tất cả các hoạt động kinh
doanh của mình nhằm mang đến sự an tâm cho khách hàng, đối tác và cổ đông khi
đồng hành cùng công ty.
 Trách nhiệm:
Trách nhiệm xã hội của DN chính là sự cam kết đóng góp của DN cho việc phát triển
nền kinh tế xã hội. KBI chúng tôi luôn chú trọng đến việc nâng cao chất lượng đời
sống của người lao động, tuân thủ những chuẩn mực về bảo vệ môi trường, phát triển
cộng đồng bằng những hoạt động xã hội thiết thực.
Sự tuân thủ những giá trị này đã giúp KBI xây dựng và hoàn thiện hình ảnh của mình

Phó TGĐ

P.SX

P.KD

P.Kho vận

P.Kế hoạch

P.XNK

P.R&D

P.TCKT

P.QA

P.HCNS

Thư ký TGĐ

Hin
̀ h 2.2 Sơ đồ tổ chức của KBI (Nguồn: Thông tin nội bộ KBI)
Tính đến tháng 01 năm 2016, KBI có 154 cán bộ công nhân viên thực hiện lao động
sản xuất ở các bộ phận văn phòng, nhà xưởng và lao công, bảo vệ. Môi trường làm
việc tại công ty thân thiện, vui vẻ và sạch sẽ; tạo điều kiện cho nhân viên phát huy hết
năng lực của mình. KBI chú trọng xây dựng đội ngũ nhân sự có trình độ chuyên môn
cao thông qua việc hoàn thành chính sách tuyển dụng, đào tạo, huấn luyện [1].
2.6

CE là nhãn hiệu bắt buộc đối với hàng hóa và được coi như hộ chiếu thương mại vào
thị trường EU.
2.7

THỊ TRƯỜNG CỦA KBI

Thị trường của công ty về MPĐ trong năm 2016 có xu hướng được mở rộng. Người
tiêu dùng đã nâng cao hơn kiến thức về các thương hiệu MPĐ có chất lượng, tránh xa
các thương hiệu MPĐ Trung Quốc. Mặc dù các MPĐ của Trung Quốc có giá rẻ hơn
bằng 1/3 bằng một nửa các loại MPĐ khác nhưng thời hạn sử dụng ngắn, rất hao nhiên
liệu. Tuy nhiên, các loại sản phẩm MPĐ của công ty trong nước như công ty KBI lại
rất hiến, hầu như chỉ có các sản phẩm của Trung Quốc và các sản phẩm nhập khẩu từ
Nhật Bản, hay Mỹ[2].
Thị trường MPĐ đang trong giai đoạn phát triển mạnh nhất trong năm. Các hoạt động
mua bán đã nhộn nhịp từ những tháng 3, tháng 4 đầu năm nhưng phát triển nhanh nhất
vẫn trong tháng 6[3].
Bên cạnh thì trường về MPĐ, thì trường của các loại máy nông nghiệp cũng đang rất
hấp dẫn. Nhờ sự điều chỉnh những chính sách về hỗ trợ cơ giới hóa nông nghiệp, hiện
đại hóa nông thôn đã góp phần thúc đẩy thị trường phát triển khả quan trong vài năm
trở lại đây. Thị trường hiện này, sức cạnh tranh của các sản phẩm nhập ngoại là rất lớn
do các công ty sản xuất trong nước còn yếu. Là nhà cung cấp của một thương hiệu nổi
tiếng Nhật Bản, KBI đang rất có cơ hội để đẩy mạnh việc cung cấp các sản phẩm máy
nông nghiệp.
2.8

KHÁCH HÀNG CỦA KBI

KBI cung cấp các sản phẩm công, nông nghiệp thông qua hai hình thức chính là đại lý
và dự án. Các đại lý và nhà phân phối này chủ yếu cung cấp các mặt hàng nông nghiệp
như máy cắt cỏ, máy phun thuốc, máy thổi lá… và các MPĐ dân dụng. Những sản

Đối thủ cạnh tranh trực tiếp

Số lượng các công ty tham gia vào thị trường cung cấp máy phát điện ngày càng tăng
cùng với sự gia tăng về quy mô của thị trường. Điều này cũng đồng nghĩa với việc
công ty phải đối mặt với sự cạnh tranh ngày càng gay gắt. Dưới đây có thể kể ra một
số đối thủ cạnh tranh hiện đang có mặt trên thị trường Việt Nam với đặc điểm là sản
xuất và có thương hiệu máy phát điện riêng, đồng thời tham gia nhiều dự án của các
mạng viễn thông:
Bảng 2.1 Thời điểm gia nhập ngành của các Công ty
STT

Tên Công ty

Gia nhập kinh
doanh thương
mại

Gia nhập
sản xuất
lắp ráp

2008

2008

KIBII

2008

Vihem


CaPo

5

CTCP Chế tạo máy Dzĩ An

2000

2000

Vietgen

-

8


Trong số các đối thủ trên thì công ty Hữu Toàn là thương hiệu rất đáng quan tâm vì đã
tham gia sản xuất máy phát điện từ rất sớm (1998) và được người tiêu dùng biết đến
rộng rãi cũng như nhận được đánh giá tốt về chất lượng. Ngoài ra, cũng cần chú ý đến
Dzĩ An và Cát Lâm, vì 2 công ty đều tham gia thị trường trước KBI dù chất lượng sản
phẩm của họ không được đánh giá cao.
Đối thủ cạnh tranh tiềm ẩn
Bảng 2.2 Đối thủ cạnh tranh tiềm ẩn chính
STT

Địa chỉ trụ sở

Tên công ty

2A-4A Tôn Đức Thắng, Q1, TPHCM

Trong số các đối thủ trên, công ty thương mại Sài Gòn Ban Mai được coi là có tiềm
lực cạnh tranh mạnh. Công ty này thuộc vào những đối thủ dẫn đầu thị trường bán lẻ,
với mục tiêu là cung cấp cho khách hàng những sản phẩm với mức giá thấp nhất nên
cạnh tranh của họ chủ yếu tập trung vào giá. Vì vậy, nếu công ty này tham gia mạnh
về mảng dự án thì sẽ gây khá nhiều trở ngại trong việc chào giá gói thầu. Tuy nhiên,
khả năng đáp ứng dịch vụ của họ cho khách hàng là thấp và đây là điểm yếu chính của
họ. Để đối phó với họ, công ty một mặt cần phải cố gắng hạn chế được những khoản
chi phí không cần thiết để có thể đưa ra được một mức giá thấp hơn đối thủ cạnh tranh,
mặt khác tập trung đánh vào điểm yếu của đối thủ bằng cách tăng hoạt động dịch vụ
sau bán, quan tâm hơn nữa đến lợi ích cho khách hàng.
2.11

TÌNH HÌNH PHÁT TRIỂN

Tình hình phát triển của KBI có sư thay đổi rõ rệt từ năm 2013 đến năm 2014. Cùng
với những chính sách hỗ trợ nhằm khổi phục kinh tế sau khủng hoảng, các nhà lãnh
đạo của công ty đã đề ra những phương án, kế hoạch nhằm đẩy mạnh sự mức tăng
trưởng của công ty tăng cao hơn. Sự tăng trưởng trở lại của ngành xây dựng cũng là
yếu tố tích cực ảnh hưởng đến tăng trưởng của ngành nói chung và của công ty Kim
Bình nói riêng.

9


Tuy nhiên đến năm 2015, so với kế hoạch kinh doanh năm 2015, doanh thu thực hiện
đạt 94% và lợi nhuận trước thuế đạt 83% kế hoạch đã đề ra. Một trong những nguyên
nhân chính dẫn đến giảm doanh thu và lợi nhuận so với năm 2014, do chính sách thuế
thay đổi từ tháng 01/2015 nên Công ty đã ngưng sản xuất Máy phun thuốc và Máy cắt

Lợi nhuận trước thuế
1,426.226
14,194.196
12,464.772

PHÂN TÍCH SWOT
Điểm mạnh

 Đội ngũ nhân viên có nhiều kinh nghiệm
Với quá trình tuyển dụng vào đào tạo chặt chẽ, KBI có đội ngũ quản lý có nhiều kinh
nghiệm trong mảng dự án và nhân viên được trang bị đầy đủ kiến thức, chuyên môn,
đào tạo chuyên nghiệp cả trong mảng đại lý và dự án.
 Cung cấp đa dạng các loại sản phẩm và dịch vụ
Sản phẩm công ty chia thành nhiều dòng và nhiều họ sản phẩm, tạo sự đa dạng trong
lựa chọn cho khách hàng về cả dòng sản phẩm, mức giá hợp lý, chiến lược bảo hành,
bảo dưỡng… Sự rõ ràng, mình bạch trong số liệu, thông số kỹ thuật sản phẩm, chương
trình bảo hành bảo dưỡng cho từng loại sản phẩm cũng giúp khách hàng dễ dàng họn
lựa sản phẩm của KBI hơn.
 Chất lượng cao, có uy tín
Công ty Kim Bình đã tạo được lòng tin về chất lượng sản phẩm cho nhiều công ty
trong nước, nhất là trong mảng dự án viễn thông. Công ty có kinh nghiệm hợp tác lâu
dài với nhiều công ty viễn thông như Tập đoàn viễn thông quân đội Viettel. Trong tiến

10


trình phát triển, vươn tầm ra thế giới thì lòng tin đó không thay đổi tạo điều kiện cho
công ty mở rộng thị trường ra cùng các đối tác của mình, vươn xa ra khỏ tầm quốc gia.
Điểm yếu
 Ứ đọng vốn

-

Sợ phục hồi của sự phát triển ngành xây dựng và nhu cầu tăng cao trở lại của
ngành bất động sản là nguyên nhân chính thúc đẩy sử dụng MPĐ công nghiệp
công suất lớn tăng cao [3].

-

Cơ chế đấu thầu đang thay đổi, hướng đến công khai minh bạch giúp cơ hội thắng
thầu của công ty tăng cao.

-

Các công ty cạnh tranh cùng ngánh MPĐ hiện đang chú trọng vào thì trường bán
lẻ nhiều hơn.

-

Sự phát triển của các mạng viễn thông ngày càng lớn.
Thách thức

-

Sự thâm nhập chính thức các sản phẩm của Honda vào thị trường Việt Nam, KBI
không còn là nhà phân phối độc quyền… tạo sức cạnh tranh lớn cho những sản
phẩm nông nghiệp của Việt Nam. Những tiêu chuẩn về chất lượng sẽ tăng lên.
11


-

thực hiện kế hoạch.
Sơ đồ nhân sự P.KH:
Tổng giám đốc

Giám đốc kế hoạch

Nhân viên kế hoạch sản xuất

Nhân viên kế hoạch kinh doanh

Hin
̀ h 3.1 Cơ cấu tổ chức P.KH (Nguồn: Mô tả công việc P.KH)
Nhân viên kế hoạch sản xuất phụ trách nhiệm vụ cùng với các phòng ban có liên quan
lên kế hoạch sản xuất ngắn hạn, theo dõi tiến độ sản xuất của xưởng gia công và lắp
ráp, đánh giá kết quả thực hiện kế hoạch…
Nhân viên kế hoạch kinh doanh dựa vào kế hoạch bán hàng (KHBH) của phòng Kinh
doanh (P.KD) lập kế hoạch mua hàng (KHMH) và sản xuất, theo dõi tiến độ mua hàng
của P.XNK, tiến độ giao hàng của P.KD, đánh giá kết quả thực hiện kế hoạch…
Giám đốc kế hoạch có nhiệm vụ theo dõi, giám sát các công tác hàng ngày của nhân
viên phòng. Thông qua các văn bản, giấy tờ quan trọng trong quá trình vận hành của
công ty. Giám đốc P.KH cùng với các giám đốc phòng bán khác và tổng giám đốc lên
kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm, từ đó phổ biến, theo dõi các hoạt động nhằm
thực hiện được kế hoạch này.
3.2

CÁC HOẠT ĐỘNG CHÍNH
Lập kế hoạch sản xuất kinh doanh ngắn hạn

 Cập nhật KHBH vào Niguri và đánh giá các lần điều chỉnh
-

Lý.

 Cập nhật KHBH vào Niguri. Lập KHSX và KHMH
-

Kết thúc buổi họp, NVKH cập nhật KHBH vào Niguri

-

Căn cứ vào KHBH được thống nhất, NVKH lập KHMH động cơ, đầu phát,…
chuyển GĐKH và TGĐ duyệt.

-

Đồng thời, NVKH lập Kế hoạch và theo dõi tiến độ sản xuất kinh doanh chuyển
GĐKH duyệt, nếu:
 Đồng ý: chuyển kế hoạch cho các phòng ban liên quan
 Không đồng ý: cho ý kiến điều chỉnh

-

GĐKH xác nhận và thống nhất với GĐ R&D về thời gian hoàn thành các tài liệu
và chuyển cho các phòng ban liên công nghệ cho các phòng ban liên quan. Sau đó,
GĐKH chuyển KHSXKD và thời gian đáp ứng của R&D cho GĐ các phòng ban
liên quan.

-

Không trễ hơn 2 ngày làm việc sau khi chuyển KHSXKD, GĐSX chuyển KHSX
cho GĐKH để họp thống nhất.


Trách nhiệm lưu

NVKH


P. TCKT

P. Kinh doanh

QUY TRÌNH LẬP KHSXKD NGẮN HẠN

Kế hoạch bán hàng
ngắn hạn (GĐKD)
- Kế hoạch bán
hàng ngắn hạn
. KH bán hàng ĐL
Chuyển kế
hoạch cho
GĐTCKT và KH
(GĐKD, GĐKH,
GĐTCKT)

P. KH

Họp phân tích
và thống nhất
KH bán hàng
ngắn hạn
(GĐKD, NVKD,

No
Xem xét
(GĐKH)
Yes

Các phòng ban

Kế hoạch bán
hàng ngắn hạn
được thống nhất

Quy trình lập
kế hoạch
mua hàng

Phản hồi thông tin
cho GĐKD

Niguri

Cập nhật kế
hoạch bán
hàng vào Niguri
và đánh giá các
lần điều chỉnh
(NVKH)

. Kế hoạch
bán hàng
ngắn hạn

nhất kế
hoạch
(GĐKH, GĐ
các PB liên
quan)

. KHSX
. Kế hoạch và
theo dõi tiến độ
SXKD
Kế hoạch sản xuất
và kế hoạch công
việc đã thống nhất
Lưu hồ sơ

Yes

Thực hiện & theo
dõi tiến độ theo kế
hoạch đã thống
nhất
(Các PB)

Hin
̀ h 3.2 Sơ đồ công tác lập KHSXKD ngắn hạn (Nguồn Quy trình và biểu mẫu P.KH)

15

Đúng tiến
độ

 Không đồng ý: Trao đổi lại với GĐXNK để thống nhất

 Trình duyệt kế hoạch mua hàng và đánh giá kết quả thực hiện mua hàng
NVKH lầ n lươ ̣t chuyể n kế hoa ̣ch mua hàng cho GĐTCKT xem xét và TGĐ duyê ̣t,
nế u:

-

 Đồ ng ý: ký duyệt
 Không đồ ng ý: Đề nghi ̣điề u chỉnh
-

NVKH chuyể n kế hoa ̣ch đươ ̣c duyê ̣t cho GĐ các phòng ban liên quan để triển khai
các công việc liên quan (XNK, KV, TCKT)

-

NVKH theo dõi tiến độ và đánh giá kết quả thực hiện mua hàng theo kế hoạch
được duyệt thông qua Bảng theo dõi thực hiện KHMH.

-

Trường hợp mua hàng không đúng tiến độ và ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất kinh
doanh đã thống, GĐKH họp các phòng ban để thống nhất giải pháp.

-

NVKH tiế n hành lưu trữ hồ sơ theo yêu cầu sau:

Bảng 3.2 Hồ sơ lập KHMH

2

16


Sản xuất

QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH MUA HÀNG

Quy trình lập kế
hoạch SXKD
ngắn hạn

PHÒNG KẾ HOẠCH/CÁC PHÒNG BAN

Kế hoạch sản xuất
và phương án sản
xuất được duyệt

Lưu hồ sơ
Chuyển KH mua
hàng cho GĐXNK
(GĐ KH)

Niguri
Tổng hợp dữ liệu
vào Niguri
(NVKH)

Họp các phòng ban

Lập kế hoạch mua
hàng: chủng loại,
số lượng, thời hạn
(NVKH)

Yes
Xem xét
(GĐTCKT)

No

Yes

Theo dõi tiến độ thực
hiện và đánh giá kết
quả mua hàng
( NVKH)
Chuyển kế hoạch được
duyệt cho GĐ các
phòng ban liên quan
GĐTCKT, GĐXNK
( NVKH)

TGĐ

Phê duyệt
(TGĐ)

Hin
̀ h 3.3 Sơ đồ công tác lập KHMH (Nguồn Quy trình và biểu mẫu P.KH)

nắ m bắ t tiǹ h tra ̣ng và ghi nhận vào Phiếu yêu cầu hành động khắc phục – phòng
ngừa.
 Sau đó, NVKH liên hê ̣ các Tổ trưởng/Trưởng bộ phận/GĐSX để xác định
nguyên nhân và thống nhất giải pháp xử lý vào Phiếu yêu cầu hành động và
chuyển cho GĐ KH xem xét và cho ý kiến giải quyết

-

Báo cáo kết quả:

 Hàng ngày, NVKH báo cáo kết quả công việc cho GĐKH thông qua Bảng theo
dõi tiến độ thực hiện sản xuất.
 Căn cứ vào giải pháp đã thống nhất, NVKH theo dõi tiến độ thực hiện của các
phòng ban liên quan và cập nhật kết quả vào Bảng theo dõi hành động khắc
phục-phòng ngừa.
 Trường hơ ̣p viê ̣c thực hiê ̣n không đúng tiế n đô ̣, GĐKH ho ̣p với GĐSX để xác
đinh
̣ nguyên nhân và đưa ra giải pháp.
 Tính năng suấ t sản xuấ t
-

Căn cứ vào năng xuất sản xuất hàng ngày của phòng sản xuất (P.SX), NVKH tính
năng xuất hàng ngày.

-

Sau mỗi 3 tháng, NVKH tính năng suất chuẩn bình quân vào Bảng đánh giá năng
xuất, chuyển GĐKH xem xét, nếu:
 Đồng ý: GĐKH họp thống nhất với GĐSX trình TGĐ duyê ̣t.
 Không đồng ý: yêu cầu NVKH điều chỉnh


1
2

Bảng theo dõi tiến độ thực hiện sản xuất
Bảng đánh giá năng suất

2 năm

NVKH

19


Phòng SX

QUY TRÌNH KIỂM SOÁT VIỆC THỰC HIỆN KHSX & NĂNG SUẤT SẢN XUẤT

Kế hoạch sản
xuất
- Bảng theo dõi
tiến độ sản
xuất.
- Layout SX

Bảng theo dõi
tiến độ thực
hiện sản xuất
PHÒNG KH



Báo cáo kết quả cho
GĐKH hàng ngày
(NVKH)

Yes

Yes

Theo dõi thực hiện theo
giải pháp đã thống
nhất và báo cáo kết
quả cho GĐKH hàng
ngày
(NVKH)

Bảng đánh
giá năng
suất
Lưu hồ sơ

Tính năng suất chuẩn
bình quân sau 3 tháng
(NVKH)
Yes

Phiếu yêu cầu
hành động khắc
phục phòng ngừa



Kiểm tra
(GĐKH)

No
No

Hin
̀ h 3.4 Sơ đồ kiểm soát vệc thực hiện kế hoạch và năng suất P.SX (Nguồn Quy trình và biểu mẫu P.KH

20


 Theo dõi tiến độ thực hiện kế hoạch
-

Căn cứ vào kế hoạch kinh doanh, GĐKH lập Kế hoạch giao hàng.

-

Căn cứ vào Kế hoa ̣ch mua hàng đã đươ ̣c duyê ̣t, NV phụ trách của P.XNK và P.KV
lập kế hoạch hàng về thông qua Kế hoạch hàng về trong nước, kế hoạch hàng về
nước ngoài và Kế hoạch hàng về kho.

-

Căn cứ vào Kế hoạch giao hàng, Kế hoạch hàng về và KHSX, NV phụ trách của
P.QA lập kế hoạch QC thông qua Kế hoạch kiểm tra chất lượng sản phẩm.

-


 Báo cáo kết quả thực hiện
-

Hàng ngày, NVKH báo cáo kết quả công việc cho GĐKH thông qua các bảng theo
dõi đã được cập nhật ở trên.

-

Trường hơ ̣p viê ̣c thực hiê ̣n không đúng tiế n đô ̣, GĐ KH ho ̣p với các phòng ban
liên quan để xác đinh
̣ nguyên nhân và đưa ra giải pháp.

-

Căn cứ vào giải pháp đã thống nhất và được cập nhật vào Bảng theo dõi hành động
khắc phục-phòng ngừa, NVKH theo dõi tiến độ thực hiện của các phòng ban liên
quan và cập nhật kết quả để báo cáo cho GĐKH hàng ngày

-

NVKH tiế n hành lưu trữ hồ sơ theo yêu cầu sau:

21