ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

PHẠM THỊ NGA

TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ KHAI THÁC, SỬ DỤNG
HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC
CỦA CÁC CƠ QUAN NHÀ NƢỚC CẤP BỘ

Luận văn Thạc sĩ
Chuyên ngành: Lƣu trữ

Hà Nội - 2014


ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

PHẠM THỊ NGA

TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ KHAI THÁC, SỬ DỤNG
HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC
CỦA CÁC CƠ QUAN NHÀ NƢỚC CẤP BỘ

Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành: Lƣu trữ
Mã số: 62 32 03 01

Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: PGS.TS Vũ Thị Phụng

Hà Nội - 2014


Cán bộ, công chức

2.

Vụ TCCB

Vụ Tổ chức cán bộ

3.

CNTT

Công nghệ thông tin

4.

QPPL

Quy phạm pháp luật

5.

Bộ NV

Bộ Nội vụ

6.

Bộ TN&MT


Bộ Lao động Thương binh và Xã hội

12.

Bộ TC

Bộ Tài chính

13.

Bộ TT&TT

Bộ Thông tin và Truyền thông

14.

Bộ VHTT&DL

Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch

2


MỤC LỤC
PHẦN MỞ ĐẦU........................................................................................................... 5
1. Lý do chọn đề tài ........................................................................................................ 5
2. Mục tiêu nghiên cứu ................................................................................................... 7
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ............................................................................. 7
4. Nhiệm vụ nghiên cứu ................................................................................................. 8
5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề ......................................................................................... 8

Bookmark not defined.
2.2.4 Công tác thu thập, bổ sung hồ sơ cán bộ, công chứcError! Bookmark not
defined.
2.2.5 Công tác lưu trữ và bảo quản hồ sơ cán bộ, công chứcError! Bookmark not
defined.
2.2.6 Chế độ báo cáo, thống kê và quản lý hồ sơ cán bộ, công chức ............... Error!
Bookmark not defined.
2.2.7 Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ cán bộ, công chức .... Error!
Bookmark not defined.
2.3 Thực trạng tổ chức khai thác, sử dụng hồ sơ cán bộ, công chức của các cơ quan
nhà nước cấp bộ ......................................................... Error! Bookmark not defined.
2.3.1 Đối tượng khai thác, sử dụng hồ sơ cán bộ, công chứcError! Bookmark not
defined.
2.3.2 Hình thức và thủ tục khai thác, sử dụng hồ sơ cán bộ, công chức .... Error!
Bookmark not defined.
2.3.3 Nội dung khai thác, sử dụng trong hồ sơ cán bộ, công chứcError! Bookmark
not defined.
2.4 Đánh giá chung .................................................... Error! Bookmark not defined.
2.4.1 Ưu điểm: ........................................................... Error! Bookmark not defined.
2.4.2 Hạn chế, tồn tại................................................. Error! Bookmark not defined.
2.4.3 Nguyên nhân của những hạn chế .................... Error! Bookmark not defined.
Chƣơng 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG QUẢN LÝ
VÀ KHAI THÁC, SỬ DỤNG HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC CỦA CÁC
CƠ QUAN NHÀ NƢỚC CẤP BỘ ....................... Error! Bookmark not defined.
3.1 Các giải pháp tổng thể nhằm nâng cao chất lượng quản lý và khai thác sử
dụng hồ sơ cán bộ, công chức của các cơ quan nhà nước cấp bộ.................. Error!
Bookmark not defined.
3.1.1 Hoàn thiện hệ thống văn bản về công tác quản lý hồ sơ CB,CC ............. Error!
Bookmark not defined.
3.1.2 Tăng cường sự chỉ đạo, điều hành của các cấp lãnh đạo đối với công tác



PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Quản lý, sử dụng con người nói chung và cán bộ, công chức nói riêng
là vấn đề cốt lõi, quan trọng được xác định trong Nghị quyết Đại hội đại biểu
toàn quốc lần thứ XI của Đảng “Xây dựng đội ngũ cán bộ lãnh đạo, quản lý
các cấp, nhất là cấp trung ương, đáp ứng yêu cầu của sự nghiệp công nghiệp
hóa, hiện đại hóa và hội nhập quốc tế”. Tại Báo cáo của Ban Chấp hành
Trung ương Đảng khoá X về các văn kiện trình Đại hội XI của Đảng do đồng
chí Tổng Bí thư Nông Đức Mạnh trình bày ngày 12 tháng 01 năm 2011 nêu
rõ: “Xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức trong sạch, có năng lực đáp ứng
yêu cầu của tình hình mới” và “Tiếp tục đổi mới mạnh mẽ, đồng bộ công tác
cán bộ: tập trung vào đổi mới tư duy, cách làm, khắc phục những yếu kém
trong từng khâu của công tác cán bộ”.
Như vậy, để thực hiện chủ trương của Đảng đã đề ra, mỗi cơ quan, tổ
chức phải luôn coi việc quản lý và sử dụng con người là nhiệm vụ cấp bách,
vừa cơ bản, vừa lâu dài và phải thực hiện thường xuyên, có hiệu quả.
Trong quá trình hoạt động, các cơ quan, tổ chức đều hình thành một
khối lượng lớn giấy tờ, tài liệu, trong đó có tài liệu liên quan đến con người
(cán bộ, công chức... ) kể từ khi cán bộ, công chức (sau đây viết tắt là CB,CC)
bắt đầu được tuyển dụng hoặc được điều động, luân chuyển vào làm việc tại
cơ quan, tổ chức đến khi thôi việc hoặc nghỉ hưu. Toàn bộ giấy tờ, tài liệu có
liên quan đến CB,CC tạo thành bộ hồ sơ và được gọi là hồ sơ CB,CC.
Hồ sơ CB,CC là tài liệu quan trọng có tính pháp lý phản ánh trung thực
về nguồn gốc, quá trình công tác, phẩm chất chính trị, trình độ học vấn, trình
độ chuyên môn, chức danh, chức vụ, năng lực công tác, đạo đức tác phong,
hoàn cảnh gia đình, quan hệ gia đình, xã hội của người CB,CC. Nếu quản lý
tốt hồ sơ CB,CC giúp cơ quan có thẩm quyền quản lý CB,CC nghiên cứu,
nắm được một cách đầy đủ nhất về bản thân người CB,CC đồng thời giúp cho

số CB,CC từ các cơ quan khác được điều động, bổ nhiệm, luân chuyển, biệt
phái đến bộ. Việc quản lý hồ sơ của nhóm đối tượng này đang bọc lộ những
vấn đề khó khăn và bất cập cần phải có một quy trình chặt chẽ và khoa học do
cơ quan bộ không quản lý cán bộ từ đầu (tuyển dụng) nên không theo dõi hồ
sơ cán bộ đó liên tục. Như vậy, các bộ chỉ đóng vai trò là cơ quan sử dụng
chứ không phải cơ quan tuyển dụng do nhiều CB,CC được tuyển dụng ở nơi
khác sau đó được luân chuyển, điều động, biệt phái đến bộ. Trong thực tế,
không ít trường hợp cán bộ thuộc đối tượng này có những vi phạm về bằng
cấp (sử dụng bằng giả, lý lịch sai..) mà phải sau một thời gian mới phát hiện
để xử lý. Nguyên nhân một phần do công tác quản lý, sử dụng hồ sơ CB,CC
chưa có hiệu quả.
Để phục vụ tốt công tác quản lý nhân sự tại các cơ quan bộ thì việc
quản lý và khai thác, sử dụng hồ sơ CB,CC là khâu vô cùng quan trọng.
Trong thời gian qua, công tác này chưa được quan tâm và chỉ đạo thực hiện
đúng với vị trí và vai trò của nó. Do đó nội dung, hình thức, phương tiện quản
7


lý và khai thác, sử dụng hồ sơ CB,CC còn nhiều hạn chế và bất cập, không
đáp ứng được việc tìm kiếm, tra cứu, thống kê, báo cáo số lượng, chất lượng
và cung cấp thông tin nhân sự theo yêu cầu chuyên môn nghiệp vụ của công
tác cán bộ.
Để góp phần khắc phục những bất cập trong công tác quản lý và khai
thác, sử dụng hồ sơ CB,CC tại các cơ quan bộ, chúng tôi chọn đề tài “Tổ
chức quản lý và khai thác, sử dụng hồ sơ cán bộ, công chức của các cơ
quan nhà nước cấp bộ” để làm luận văn Thạc sĩ khoa học của mình.
2. Mục tiêu nghiên cứu
Mục tiêu nghiên cứu của đề tài:
- Một là, hệ thống một số vấn đề lý luận và quy chế pháp lý về quản lý,
tổ chức khai thác, sử dụng hồ sơ CB,CC.

thác, sử dụng hồ sơ CB,CC.
Hai là, nghiên cứu những quy định của nhà nước về công tác quản lý và
khai thác sử dụng hồ sơ CB,CC.
Ba là, tổ chức điều tra, khảo sát thực tiễn tình hình quản lý và khai
thác, sử dụng hồ sơ CB,CC của các cơ quan bộ để đánh giá thực trạng, phân
tích những ưu điểm, hạn chế của công tác này.
Bốn là, trên cơ sở nghiên cứu lý luận, quy chế pháp lý và khảo sát thực
tế, chúng tôi đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản
lý và khai thác, sử dụng hồ sơ CB,CC của các cơ quan nhà nước cấp bộ.
5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Trong hệ thống về công tác lưu trữ, vấn đề quản lý và khai thác, sử
dụng hồ sơ CB,CC vẫn còn là khoảng trống ít được nhắc đến và bàn luận.
Phải mất một thời gian khá dài không có văn bản quy định của nhà nước về
vấn đề này.
Các đề tài nghiên cứu, bài viết trao đổi cũng rất ít. Trong mấy năm trở
lại đây vấn đề này mới được quan tâm song vẫn chưa đầy đủ, trong đó có một
số đề tài, bài viết đáng chú ý như:
Một là, nghiên cứu vấn đề về thời hạn bảo quản hồ sơ nhân sự: Đề tài
Nghiên cứu xác định thời hạn bảo quản hồ sơ nhân sự do Thạc sĩ Lã Thị Hồng
làm chủ nhiệm, nghiệm thu năm 2006 (Phòng Thông tin-Tư liệu Cục Văn thư
và Lưu trữ Nhà nước); Niên luận Cơ sở lý luận khoa học để quản lý và quy
định thời hạn bảo quản hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức tại các cơ quan cấp
Bộ của sinh viên Vũ Đức Trung năm 2003 (Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản
trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn).
Hai là, nghiên cứu về quản lý hồ sơ cán bộ, công chức nhưng ở một bộ,
ngành cụ thể như: Đề tài Nghiên cứu đổi mới công tác quản lý hồ sơ cán bộ
ngành thống kê của tác giả Trần Duy Phú, nghiệm thu năm 2006 (Thư viện
9



10. Vũ Thu Huyền: Một số đề xuất về cách thức phục vụ khai thác
nhằm sử dụng hiệu quả nguồn thông tin từ tài liệu lưu trữ, Tạp chí
Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 8/2011.

10


11. Dương Văn Khảm: Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ
Việt Nam, Nhà xuất bản Văn hóa Thông tin, Hà Nội, 2011.
12. Kinh nghiệm quản lý và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ
ở Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt
Nam số 9/2008.
13. Luật Tổ chức Chính phủ, số 32/2001/QH10 ngày 25 tháng 12 năm
2001.
14. Luật cán bộ, công chức số 22/2008/QH12 ngày 13/11/2008.
15. Luật Lưu trữ năm 2011. Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số
12/2011.
16. TS. Trần Hoàng Linh: Trao đổi ý kiến về công tác quản lý hồ sơ
cán bộ, công chức. Tạp chí Tổ chức nhà nước, số 10/2007.
17. Đinh Thị Hạnh Mai: Đảm bảo thông tin tư liệu của hệ thống quản
lý tin học hóa hồ sơ cán bộ, công chức ở Văn phòng Quốc hội. Luận
văn Thạc sĩ khoa học 2003, Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị
văn phòng - Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Hà Nội.
18. TS. Vũ Đăng Minh: Xây dựng và quản lý hồ sơ cán bộ, công chức.
Tạp chí Tổ chức nhà nước, số 7/2008.
19. TS. Vũ Đăng Minh: Xây dựng cơ sở dữ liệu thông tin về đội ngũ
cán bộ, công chức hành chính nhà nước. Tạp chí Tổ chức nhà nước
số 8/2008.
20. TS. Vũ Đăng Minh: Quản lý hồ sơ cán bộ, công chức thực trạng và
giải pháp. Tạp chí Tổ chức nhà nước số 10/2008.

định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tư
pháp.
32. Nghị định số 62/2013/NĐ-CP ngày 25/6/2013 của Chính phủ quy
định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Xây
dựng.
33. Nghị định số 107/2012/NĐ-CP ngày 20/12/2012 của Chính phủ
quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ
Giao thông vận tải.
34. Nghị định số 106/2012/NĐ-CP ngày 20/12/2012 của Chính phủ
quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ
Lao động thương binh và xã hội.
35. Nghị định số 20/2013/NĐ-CP ngày 26/02/2013 của Chính phủ quy
định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ
Khoa học và Công nghệ.
36. Nghị định số 21/2013/NĐ-CP ngày 04/3/2013 của Chính phủ quy
định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tài
nguyên và Môi trường.
37. Nghị định số 63/2012/NĐ-CP ngày 31/8/2012 của Chính phủ quy
định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Y tế.
38.Nghị định số 95/2012/NĐ-CP ngày 12/11/2012 của Chính phủ quy
định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ
Công thương.
12


39. Nghị định số 58/2014/NĐ-CP ngày 16/6/2014 của Chính phủ quy định
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ.
40. Nghị định số 199/2013/NĐ-CP ngày 26/11/2013 của Chính phủ
quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ
Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.



51. Quyết định số 44-QĐ/TW ngày 14/11/1992 của Bộ Chính trị về
việc quản lý cán bộ.
52. Quyết định số 43-QĐ/TW ngày 15/7/2002 của Bộ Chính trị quy
định chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy của Ban Tổ chức Trung
ương.
53. Quyết định số 1052/QĐ-BTP ngày 06/5/2013 của Bộ Tư pháp ban
hành Quy chế quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức và người
lao động của Bộ Tư pháp.
54. Quyết định số 2693/QĐ-BNN-TCCB ngày 12/11/2013 của Bộ
Nông nghiệp và Phát triển nông thôn ban hành Quy chế quản lý hồ
sơ cán bộ, công chức, viên chức và người lao động của Bộ Nông
nghiệp và Phát triển nông thôn.
55. Quyết định số 902/QĐ-BNV ngày 06/8/2013 của Bộ Nội vụ quy
định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của Vụ Công chứcViên chức.
56. Quyết định số 578/QĐ-BNV ngày 17/5/2013 của Bộ Nội vụ quy
định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của Vụ Tổ chức
cán bộ.
57. Quyết định số 1189/QĐ-BNN-TCCB ngày 02/6/2011 của Bộ Nông
nghiệp và Phát triển nông thôn quy định chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Vụ Tổ chức cán bộ.
58. Quyết định số 845/QĐ-LĐTBXH ngày 05/6/2013 của Bộ Lao
động-Thương binh và Xã hội quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn và cơ cấu tổ chức của Vụ Tổ chức cán bộ.
59. Quyết định số 1289/QĐ-BTNMT ngày 01/8/2013 của Bộ Tài
nguyên và Môi trường quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và
cơ cấu tổ chức của Vụ Tổ chức cán bộ.
60. Quyết định số 3466/QĐ-BYT ngày 16 tháng 09 năm 2013 của Bộ
Y tế quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức


Bộ Giao thông Vận tải

http://www.mt.gov.vn

Bộ Kế hoạch và Đầu tư

http://www.mpi.gov.vn

Bộ Khoa học và Công nghệ

http://www.most.gov.vn

Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội

http://www.molisa.gov.vn

Bộ Ngoại giao

http://www.mofa.gov.vn

Bộ Nội vụ

http://www.moha.gov.vn

Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn

http://www.agroviet.gov.vn

Bộ Quốc phòng


Văn phòng Chính phủ

http://www.vpcp.chinhphu.vn

15