Báo cáo thực tập
Nội



Trường Đại học Nội vụ Hà

MỤC LỤC
MỤC LỤC................................................................................................................1
A. PHẦN MỞ ĐẦU.................................................................................................1
B. PHẦN NỘI DUNG..............................................................................................3
CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ SỞ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH
VÀ XÃ HỘI TỈNH THÁI NGUYÊN.....................................................................3
...................................................................................................................................3
1.1.Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Sở Lao động - Thương
binh và xã hội tỉnh Thái Nguyên...........................................................................................................3
1.1.1. Lịch sử hình thành......................................................................................................................3
1.1.2.Chức năng của Sở Lao động – Thương binh và xã hội tỉnh Thái Nguyên ..................................4
1.1.3. Nhiệm vụ, quyền hạn cuả Sở Lao động - Thương binh và Xã hội tỉnh Thái Nguyên...................4
1.1.4 Cơ cấu tổ chức............................................................................................................................5
1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức bộ phận Văn thư – Lưu trữ
của Sở Lao động thương binh và Xã hội tỉnh Thái Nguyên...................................................................5
1.2.1. Tình hình tổ chức công tác Văn thư – Lưu trữ...........................................................................6
1.2.2. Chức năng của bộ phận Văn thư – Lưu trữ ...............................................................................6
1.2.3.Nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận Văn thư – Lưu trữ................................................................6
1.2.4. Cơ cấu tổ chức bộ phận Văn thư – Lưu trữ................................................................................7

CHƯƠNG 2:............................................................................................................8
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA SỞ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI TỈNH THÁI NGUYÊN.......................................8
2.1. Hoạt động quản lý ........................................................................................................................8
2.1.1. Xây dựng, ban hành các văn bản quy định về công tác văn thư.................................................9

3.2.8. Đối với Sở Lao động Thương binh và Xã hội tỉnh Thái Nguyên................................................30
3.2.9. Đối với bộ môn văn thư, lưu trữ, khoa, trường.......................................................................30

C. KẾT LUẬN.......................................................................................................32
D. PHỤ LỤC..........................................................................................................32
TÀI LIỆU THAM KHẢO....................................................................................38
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT.......................................................................................39

Sinh viên: Nguyễn Thị Sim

Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B




Báo cáo thực tập
Nội

Trường Đại học Nội vụ Hà

A. PHẦN MỞ ĐẦU
–˜™—
Trong quá trình hoạt động của con người, việc trao đổi thông tin diễn ra như
một nhu cầu tất yếu. Trong việc trao đổi thông tin, con người có nhiều phương tiện
và cách thể hiện khác nhau, trong đó văn bản được coi là phương tiện quan trọng
nhất và nó không thể thiếu được trong hoạt động quản lý Nhà nước. Nó là cơ sở
pháp lý, là căn cứ để điều hành và quản lý xã hội, là căn cứ để truy cứu trách
nhiệm, để giải quyết các công việc… Chính vì vậy có thể khẳng định: Công tác
Văn thư - Lưu trữ là một hoạt động quan trọng của bộ máy quản lý Nhà nước nói
chung và của từng cơ quan, tổ chức nói riêng. Làm tốt công tác công văn, giấy tờ

Báo cáo thực tập
Nội

Trường Đại học Nội vụ Hà

trong bản Báo cáo này.
Là một cán bộ Văn thư – Lưu trữ trong tương lai, đợt thực tập này đã trang
bị cho tôi một số kiến thức cơ bản. Trước hết là sự nhận thức rõ ràng về công tác
Văn thư – Lưu trữ cũng như nhận thức được tầm quan trọng của công tác Văn thư
– Lưu trư đối với sự phát triển của đất nước; thấy được những bất cập trong công
tác này ở Sở Lao đông – Thương binh và Xã hội nói riêng và các cơ quan nhà nước
nói chung. Từ đó thấy được trách nhiệm, nghĩa vụ của thế hệ cán bộ trẻ như chúng
tôi là rất lớn.
Đợt thực tập cũng đã giúp tôi nhận ra được những điểm yếu của mình trong
các khâu nghiệp vụ chuyên môn, sự thiếu kinh nghiệm trong quá trình thực hiện
các quy trình, nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ, từ đây tôi có thể khắc phục được
những lỗ hổng về kiến thức chuyên môn mà chương trình lý thuyết không thể đáp
ứng đủ. Có thể nói đợt thực tập đã giúp cho tôi cụ thể hoá và nắm chắc hơn kiến
thức của mình trưởng thành hơn.
Qua đây tôi muốn gửi lời cảm ơn chân thành đến các thầy cô Trường Đại
học Nội vụ Hà Nội, các cán bộ nhân viên tại văn phòng Sở Lao động – Thương
binh và Xã hội tỉnh Thái Nguyên đã giúp đỡ tôi trong quá trình thực tập và thực
hiện việc tìm hiểu chuyên đề “ Tìm hiểu thực trạng các quy trình nghiêp vụ Công
tác Văn thư – Lưu trữ Sở Lao động – Thương binh và Xã hội tỉnh Thái Nguyên”.
Mọi người đã rất nhiệt tình và thân thiện, tận tình chỉ bảo để tôi hoàn thành tốt đợt
thực tập này.
Dưới đây là bản báo cáo thực tập tốt nghiệp của tôi, bản báo cáo này không
tránh khỏi những hạn chế, sai sót nhất định. Rất mong được sự đóng góp của thầy
cô, cán bộ văn phòng Sở Lao động – Thương binh và Xã hội và các bạn đọc để bài
báo cáo của tôi được hoàn thiện hơn./.

Năm 1973 – 1974: Ban Thương binh xã hội được đổi tên thành Ty Thương
binh xã hội, đóng tại địa điểm sơ tán Gò Móc, xã Thịnh Đán, Thái Nguyên.
Năm 1982 – 1983: Ty Thương binh xã hội đổi tên thành Sở Thương binh xã
hội.
Tháng 12/1987: Sở Thương binh xã hội và Sở Lao động sáp nhập thành Sở

Sinh viên: Nguyễn Thị Sim

3

Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B




Báo cáo thực tập
Nội

Trường Đại học Nội vụ Hà

Lao động - Thương binh và Xã hội.
1.1.2.Chức năng của Sở Lao động – Thương binh và xã hội tỉnh Thái
Nguyên
Sở Lao động - Thương binh và Xã hội là cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban
nhân dân tỉnh Thái Nguyên tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh thực hiện chức
năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực: việc làm; dạy nghề; lao động; tiền lương,
tiền công; bảo hiểm xã hội (bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm xã hội tự nguyện,
bảo hiểm thất nghiệp); an toàn lao động; người có công; bảo trợ xã hội; bảo vệ và
chăm sóc trẻ em; bình đẳng giới; phòng, chống tệ nạn xã hội (gọi chung là lĩnh vực
lao động, người có công và xã hội); về các dịch vụ công thuộc phạm vi quản lý của


Trường Đại học Nội vụ Hà

Hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ và lĩnh vực lao động, người có công và xã
hội đối với Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội cấp huyện.
Tổ chức nghiên cứu, ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ; xây dựng cơ sở
dữ liệu, hệ thống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước và chuyên
môn, nghiệp vụ về lĩnh vực được giao.
Tổ chức thực hiện các dịch vụ công trong lĩnh vực lao động, ng ời có công
và xã hội thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Sở theo quy định của pháp luật.
Thực hiện công tác tổng hợp, thống kê, thông tin, báo cáo định kỳ và đột
xuất về tình hình thực hiện nhiệm vụ được giao theo quy định của Uỷ ban nhân
dân cấp tỉnh và Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội.
Quản lý tài chính, tài sản được giao và tổ chức thực hiện ngân sách được
phân bổ theo quy định của pháp luật và phân công, phân cấp của Uỷ ban nhân dân
cấp tỉnh.
Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh giao và theo
quy định của pháp luật.
1.1.4 Cơ cấu tổ chức
Ban Giám đốc gồm: 1 Giám đốc và 3 phó giám đốc
Giúp việc cho Ban Giám đốc gồm các phòng:
- Văn phòng
- Phòng Kế hoạch - Tài Chính
- Phòng Dạy Nghề
- Phòng Người có công
- Phòng Bảo trợ xã hội
- Phòng Bảo vệ Chăm sóc trẻ em
- Phòng Thanh tra
- Phòng Lao động - Tiền lương - Bảo hiểm xã hội
- Phòng Việc làm - An toàn lao động

* Công tác lưu trữ: Hiện nay Sở Lao động - Thương binh và Xã hội chưa
có cán bộ lưu trữ (cán bộ văn thư kiêm lưu trữ).
1.2.2. Chức năng của bộ phận Văn thư – Lưu trữ
Giúp Chánh văn phòng thực hiện quản lý công tác văn thư, lưu trữ theo đúng
quy định nhà nước.
Bộ phận Văn thư , Lưu trữ Sở Lao động – Thương binh và Xã hội có chức
năng giúp Chánh văn phòng Sở theo dõi, báo cáo thống kê về công tác văn thư, lưu
trữ của cơ quan, thực hiện quản lý văn bản đi, đến theo đúng qui định của pháp
luật.
Tham mưu lãnh đạo về công tác văn thư, lưu trữ quản lý tốt công tác văn
thư, lưu trữ trong cơ quan.
1.2.3.Nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận Văn thư – Lưu trữ
* Nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận văn thư:
- Tiếp nhận và đăng ký văn bản, tài liệu đến.
- Chuyển đến Lãnh đạo Sở, Chánh văn phòng để xử lý theo quy định.
Sinh viên: Nguyễn Thị Sim

6

Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B




Báo cáo thực tập
Nội

Trường Đại học Nội vụ Hà

- Chuyển giao văn bản theo ý kiến chỉ đạo cuả Chánh văn phòng đã xử lý

7

Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B




Báo cáo thực tập
Nội

Trường Đại học Nội vụ Hà

CHƯƠNG 2:
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA SỞ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI TỈNH THÁI NGUYÊN

( Cán bộ văn thư Hà Thế Kiền đang kiểm tra thể thức văn bản)
2.1. Hoạt động quản lý
* Công tác văn thư:
Theo Từ điển giải thích nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ Việt Nam của PGS-TS.
Dương Văn Khảm, công tác văn thư là “toàn bộ các quy trình quản lý nhà nước và
quản lý nghiệp vụ công tác văn bản giấy tờ”.
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ
công tác quản lý, gồm toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản và tổ chức quản
lý, giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan nhà nước, các tổ
chức chính trị - xã hội, các doanh nghiệp, các đơn vị vũ trang.
Nội dung công tác văn thư gồm:
- Xây dựng các văn bản quy phạm pháp luật, các tiêu chuẩn và các văn bản
hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư;
Sinh viên: Nguyễn Thị Sim


- Quản lý hợp tác quốc tế trong lưu trữ;
- Thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ như thu thập, bổ sung tài liệu lưu
trữ; bảo quản, bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ; tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ cho
yêu cầu nghiên cứu cho xã hội.
2.1.1. Xây dựng, ban hành các văn bản quy định về công tác văn thư
- Công tác văn thư của Sở Lao động – Thương binh và Xã hội tỉnh Thái
Nguyên theo đúng quy định chung của nhà nước:
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ban hành ngày 19 tháng 01 năm 2011 của
Bộ Nội Vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 28 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ
quy định về công tác văn thư.
Sinh viên: Nguyễn Thị Sim

9

Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B




Báo cáo thực tập
Nội

Trường Đại học Nội vụ Hà

- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 28 tháng 2 năm 2010 của Chính Phủ
về sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ
quy định về công tác văn thư.
- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 của Chính phủ về quản lý
và sử dụng con dấu.




Báo cáo thực tập
Nội

Trường Đại học Nội vụ Hà

2.2. Hoạt động nghiêp vụ công tác Văn thư - Lưu trữ
2.2.1.Hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư trong việc quản lý, chỉ
đạo, lãnh đạo, điều hành và giải quyết công việc hàng ngày của Sở Lao động –
Thương binh và Xã hội hiện nay đã và đang thực hiện triển khai các nội dung của
công tác văn thư trong toàn cơ quan. Công tác văn thư của Sở Lao động – Thương
binh và Xã hội tỉnh Thái Nguyên được thực hiện gồm các nội dung sau:
a. Công tác xây dựng và ban hành văn bản
Việc ban hành văn bản của Sở Lao động – Thương binh và Xã hội thực hiện
theoThông tư số 01/2011/TT-BNV ban hành ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ
Nội Vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Thẩm quyền ban hành văn bản Sở Lao động – Thương binh và xã hội tỉnh
Thái Nguyên bao gồm các loại văn bản sau: Công văn , Tờ trình, Báo cáo, Quyết
định….
Trong quá trình ban hành văn bản, Sở Lao động – Thương binh và Xã hội
tỉnh Thái Nguyên luôn tuân thủ theo đúng quy định của Đảng, Nhà nước về thẩm
quyền ban hành và thể loại văn bản, từ đó làm tốt công tác lãnh đạo, quản lý của
mình.
Tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội công tác xây dựng văn bản được
giao cho cán bộ chuyên môn. Các văn bản do cán bộ chuyên môn soạn thảo đều
thực hiện theo đúng những quy định của Nhà nước.
b. Quản lý văn bản đi

Quốc hiệu được trình bày tại ô số 1; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều
ngang, ở phía trên, bên phải.
Dòng thứ nhất: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được
trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;
Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in
thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; được đặt canh giữa dưới dòng
thứ nhất; chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối,
có cách chữ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của
dòng chữ (sử dụng lệnh Draw, không dùng lệnh Underline), cụ thể:
Ví dụ:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
+ Tên cơ quan ban hành văn bản
Tên cơ quan ban hành văn bản là thành phần thể thức xác định tác giả văn
bản, được trình bày góc trái, dòng đầu của trang văn bản. Tên cơ quan ban hành
văn bản trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, chữ đứng, đậm, font chữ Times New
Roman, đường kẻ dài bằng 1/3 đến 1/2 độ dài tên cơ quan. Tên cơ quan ban hành
văn bản được ghi như sau:
Ví dụ: Văn bản của Sở Lao động – Thương binh và Xã hội tỉnh Thái Nguyên
SỞ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH & XÃ HỘI
Sinh viên: Nguyễn Thị Sim

12

Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B




Báo cáo thực tập

- Ngày tháng năm ban hành văn bản: Là ngày ký chính thức văn bản đó.
Ngày dưới 10 và tháng dưới 3 phải ghi thêm số không (0) đứng trước và viết đầy
Sinh viên: Nguyễn Thị Sim

13

Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B




Báo cáo thực tập
Nội

Trường Đại học Nội vụ Hà

đủ các từ ngày... tháng... năm... Không dùng các dấu chấm (.) hoặc dấu gạch nối
(-), hoặc dấu gạch chéo (/) để thay thế các từ ngày, tháng, năm trong thành phần
thể thức này.
Vị trí trình bày: trình bày ở trang đầu, phía phải, dưới tiêu đề văn bản, ngang
với số, kí hiệu văn bản. Địa điểm và thời gian ban hành văn bản được ngăn cách
bằng dấu phẩy, trên cùng hàng chữ; sử dụng font chữ Times New Roman, cỡ chữ
14, kiểu chữ in thường, nghiêng.
Ví dụ:

Thái Nguyên, ngày 29 tháng 5 năm 2015

+ Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản
- Tên loại văn bản là tên gọi của thể loại văn bản được xác định khi soạn
thảo văn bản như: Báo cáo, Quyết định, Nghị quyết... nằm ở giữa, dưới số kí hiệu


về ……………………

Sinh viên: Nguyễn Thị Sim

15

Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B




Báo cáo thực tập
Nội

Trường Đại học Nội vụ Hà

Ví dụ 3:
Số :25/SLĐTB&XH-VP
V/v Tham dự ngày hội việc làm năm 2016
+ Nội dung văn bản
+ Nội dung văn bản là toàn bộ thông tin mà văn bản đề cập đến, nội dung
văn bản là phần trả lời cho mục đích ban hành văn bản để làm gì.
Vị trí trình bày: Được trình bày ở chính giữa văn bản, dưới phần tên loại và
trích yếu nội dung của văn bản. Đối với công văn thì được trình bày ở nơi nhận,
sau phần “Kính gửi” và trên phần thể thức đề ký, chữ ký dấu cơ quan ban hành văn
bản. Toàn bộ phần nội dung được trình bày bằng chữ thường, cỡ chữ 13-14, font
chữ Times New Roman.
Nhận xét: Đây là thành phần thể thức quan trọng nên được Sở Lao động –
Thương binh và Xã hội quan tâm làm tốt.

Dương Duy Hưng
+ Dấu cơ quan ban hành
Dấu đóng lên văn bản để xác định pháp nhân và thẩm quyền của cơ quan ban
hành văn bản. Các văn bản phát hành của Sở Lao động – Thương binh và Xã hội,
dấu được đóng đúng chiều, đúng màu mực (mực dấu có mầu đỏ tươi) theo quy định
của Bộ Công an, dấu đóng ngay ngắn, rõ ràng, trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái.
Không xảy ra trường hợp đóng dấu khống chỉ, đóng dấu lên giấy giới thiệu chưa có
nội dung.
Dấu cơ quan ban hành được trình bày bên phải, dưới phần nội dung văn bản.
+ Nơi nhận:
Là nơi ghi tên các cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản với mục đích
để báo cáo, để biết, để theo dõi, để thi hành … và nơi lưu. Nơi nhận được trình bày
tại góc trái dưới phần nội dung văn bản.
+ Đối với tờ trình phải ghi rõ gửi cấp có thẩm quyền xử lý phía dưới “tên
loại và trích yếu nội dung văn bản”.
+ Đối với công văn phần nơi nhận được ghi trực tiếp sau cụm từ “Kính
gửi…” và “Đồng kính gửi…” (nếu có) trên phần nội dung văn bản và còn được ghi
như các loại văn bản có tên gọi khác.
Ví dụ 1:
Nơi nhận:
- UBND TP (để b/c);
- Đ/c Chủ tịch UBND tỉnh;
- Các đ/c Phó Chủ tịch UBND tỉnh;
- Lưu:VT.
Ví dụ 2:
Kính gửi: Ủy ban nhân dân thành phố Thái Nguyên
- Ngoài ra văn bản đi của Sở Lao động – Thương binh và Xã hội còn có một
số thể thức khác như: Dấu chỉ mức độ “Mật”, “Khẩn”, “Lưu hành nội bộ”, “Thu
hồi”... Những thành phần thể thức bổ sung do người có thẩm quyền ban hành văn
Sinh viên: Nguyễn Thị Sim


(Quản lý văn bản đi bằng phần mềm máy tính)
Sinh viên: Nguyễn Thị Sim

18

Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B




Báo cáo thực tập
Nội

Trường Đại học Nội vụ Hà

- Đóng dấu văn bản
Khi văn bản được đăng ký cán bộ chuyên môn cầm văn bản đi sao in đúng số
lượng văn bản ( trong phần nơi nhận của văn bản ) . Rồi được cán bộ văn thư đóng dấu.
Tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội tỉnh Thái Nguyên văn bản được đóng
khi có chữ ký hợp lệ, không đóng dấu khống. Hầu hết các văn bản gửi cho các đơn vị, cá
nhân đều là bản chính.
- Chuyển giao văn bản đi
Tất cả những văn bản do Sở Lao động- Thương binh xã hội làm ra được gửi
tới các đối tượng có liên quan đều được thực hiện theo nguyên tắc là chính xác,
đúng đối tượng và kịp thời.
Sở Lao động – Thương binh và Xã hội áp dụng 2 phương pháp chuyển giao
văn bản là chuyển giao qua đường bưu điện (đối với các cơ quan, tổ chức, cá nhân
ở ngoài cơ quan) và chuyển giao trực tiếp (đối với các đơn vị trong cơ quan). Khi
chuyển giao qua đường bưu điện, văn bản được cho vào phong bì có in sẵn tên cơ

Các văn bản đến đều do cán bộ văn thư cơ quan tiếp nhận ( văn bản nhận
trực tiếp, mạng máy tính,Fax) , ngoài văn bản trên cán bộ văn thư còn tiếp nhận
một số loại văn bản như: đơn thư, khiếu nại ,tố cáo …của các cá nhân.
Tiếp nhận văn bản cán bộ văn thư kiểm tra số lượng, tình trạng bì, nơi
nhận..Khi phát hiện thiếu hoặc mất, văn bản chuyển muộn(dấu hỏa tốc, hẹn giờ )
cán bộ văn thư sẽ báo cáo ngày cho lãnh đạo .
Đối với văn bản đến được chuyển qua mạng, Fax cán bộ văn thư kiểm tra số
lượng văn bản, số trang văn bản….
Phân loại, bóc bì văn bản đến : loại không bóc bì đối với văn bản gửi đích
danh
Nhận xét : Thực tế cho thấy văn bản đến Sở Lao động – Thương binh và Xã
hội tỉnh Thái Nguyên cán bộ văn thư có đăng ký vào sổ văn đến .
- Đóng dấu đến, ghi số ngày đến
Tất cả văn bản đến phải được tập trụng ở bộ phận văn thư đều được đóng dấu
“ Đến”, ghi số, ngày tháng. Đối với văn bản không thuộc diện đăng ký thì không
cần đóng dấu “Đến” . Số đến được đánh từ số thứ tự văn bản gửi đến cơ quan, dấu
đến được đóng dưới số kí hiệu của văn bản.
Mẫu dấu đến của cơ quan
SỞ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH & XÃ HỘI TN
Số:…………………………
C.V

Ngày:……………………….

ĐẾN

Chuyển:…………………….

- Đăng ký văn bản đến
Tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội tỉnh Thái Nguyên việc đăng ký

được ưu tiên giải quyết trước.
Theo dõi, đôn dốc việc giải quyết văn bản đến: nhằm nâng cao hiệu quả giải
quyết công việc của cơ quan. Tất cả các văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết
thì đều phải theo dõi, đôn đốc về thời hạn giải quyết.
d. Công tác bảo quản và sử dụng con dấu
Con dấu là vật thể dược khắc chìm hoặc nổi với mục đích tạo nên một hình
dấu cố định trên văn bản.Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và tư cách pháp nhân của
cơ quan, tổ chức và khẳng định giá trị pháp lý đói với các văn bản giấy tờ của cơ
quan và các chức danh nhà nước. Con dấu được quản lý theo quy định của nhà
nước.
- Các loại dấu: Sở Lao động – Thương binh và Xã hội tỉnh Thái Nguyên
đang quản lý các loại dấu như:
+ Dấu cơ quan;
+ Dấu chức danh và họ tên người có thẩm quyền ký văn bản;
+ Dấu công văn đến;
+ Dấu chỉ mức độ “mật”, “khẩn”.
Sinh viên: Nguyễn Thị Sim

21

Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B




Báo cáo thực tập
Nội

Trường Đại học Nội vụ Hà



22

Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B




Báo cáo thực tập
Nội

Trường Đại học Nội vụ Hà

Nhận xét: Qua khảo sát thực tế em thấy việc lập hồ sơ của Sở Lao động –
Thương binh và Xã hội Thái Nguyên được thực hiện một cách đầy đủ và chính xác.
Tài liệu là những bản gốc có giá trị pháp lý cao.
2.2.2. Hoạt động nghiệp vụ lưu trữ
Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ
Tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội tỉnh Thái Nguyên không có kho
lưu trữ tài liệu riêng mà tài liệu chủ yếu là loại hình tài liệu hành chính được đựng
trong các cặp, hộp và đưa vào bảo quản trong các tủ lưu trữ tại các phòng ban
chuyên môn.
Nhận xét: Sở Lao động – Thương binh và Xã hội tỉnh Thái nguyên chưa bố trí
được cán bộ Lưu trữ chuyên trách nên việc thu thập bổ sung tài liệu còn nhiều hạn
chế. Công tác thu thập diễn ra chậm ở một số phòng ban.
Xác định giá trị tài liệu
Xác định giá trị tài liệu là một trong những các bước về nghiệp vụ về lưu
trữ, xác định giá trị tài liệu là một trong các bước quan trọng quyết định đến số
phận của tài liệu. Để lựa chọn những tài liệu có giá trị để bảo quản lâu dài và vĩnh
viễn. Đây là công việc hết sức quan trọng và phức tạp, vì vậy khi xác định giá trị