Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT
MỤC LỤC................................................................................................................... 1
PHỤ LỤC .................................................................................................................. 2
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT............................................................................................... 3
A. PHẦN MỞ ĐẦU..................................................................................................... 1
B. NỘI DUNG............................................................................................................. 4
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TỈNH BẮC
GIANG....................................................................................................................... 4

1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức
của Chi cục Văn thư- lưu trữ tỉnh Bắc Giang................................................4
1.1.1. Lịch sử hình thành...............................................................................4
1.1.2. Vị trí, chức năng , nhiêm vụ và quyền hạn của Chi cục Văn thư – lưu
trữ tỉnh Bắc giang..........................................................................................4
1.1.2.1. Vị trí và chức năng:..........................................................................4
1.1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn:...................................................................4
1.1.3. Cơ cấu tổ chức và biên chế của Chi cục.............................................5
1.1.3.1. Cơ cấu tổ chức:.................................................................................5
1.1.3.2 Biên chế của Chi cục: .......................................................................6
1.2. Tình hình tổ chức, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận
lưu trữ của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bắc Giang.................................6
1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của phòng nghiệp
vụ Văn thư – Lưu trữ.....................................................................................6
1.2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ :......................................................................6
1.2.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức:.........................................6
1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm

C. KẾT LUẬN........................................................................................................... 27
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO........................................................................ 29
PHỤ LỤC................................................................................................................. 31

PHỤ LỤC

Phạm Văn Tú
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT
STT
1
2
3

Chữ viết tắt
UBND
HCSN
CNH - HĐH

Nguyên văn
Ủy ban nhân dân
Hành chính sự nghiệp
Công nghiệp hóa – Hiện đại hóa


trình học tập của sinh viên đi từ lý thuyết đến thực hành được vận dụng , một
cách có hiệu quả trong công việc, trong giao tiếp và học hỏi đựơc nhiều kinh
nghiệm quý trong công việc sau này .Quá trình học tập 4 năm ở trường Đại học
Nội vụ Hà Nội đã trau dồi cho tôi được nhiều kinh nghiệm quý báu trong việc
thu nhận kiến thức trong công tác nghiệp vụ . Sau khoảng thời gian ngắn thực
Phạm Văn Tú

1
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

tập ở trường được sự chỉ bảo tận tình của các thầy cô bộ môn đã giúp đỡ tôi hiểu
thêm và nắm bắt căn bản về công tác lưu trữ , tạo điều kiện tốt cho tôi thực tập ở
cơ quan.
Là một sinh viên của lớp Lưu trữ học K1A- Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội, sau khi hoàn thành lý thuyết tại trường và được sự đồng ý của lãnh đạo Chi
Cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Bắc Giang( sau xin gọi tắt là Chi cục) đã tiếp nhận
tôi đến thực tập tại cơ quan từ ngày 11/1/2016 đến ngày 19/03/2016. Về thực tập
tại cơ quan với những kiến thức về chuyên môn lưu trữ được thầy, cô trong
trường trang bị đầy đủ và tận tình dậy bảo cho tôi đã giúp tôi nghiên cứu,tìm
hiểu tình hình tổ chức bộ máy chức năng nhiệm vụ của cơ quan và thực hành các
khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ tại cơ quan.
Trong quá trình thực tập tại Chi cục tôi đã gặp rất nhiều khó khăn; từ việc
làm quen với môi trường làm việc của một cơ quan nhà nước, những bỡ ngỡ ban
đâu khi bắt tay vào công việc vì thực tế có đôi chút khác biệt với những gì tôi
được học và suy nghĩ trước đó cho tới việc thực hiện một số khâu nghiệp vụ còn

Phạm Văn Tú

Phạm Văn Tú

3
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
B. NỘI DUNG

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU
TRỮ TỈNH BẮC GIANG
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của Chi cục Văn thư- lưu trữ tỉnh Bắc Giang.
1.1.1. Lịch sử hình thành.
Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bắc Giang được thành lập theo Quyết định
số 79/QĐ-UBND ngày 30/7/2010 của Chủ tịch UBND tỉnh trên cơ sở sáp nhập
nguyên trạng Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ trực thuộc
Sở Nội vụ.
1.1.2. Vị trí, chức năng , nhiêm vụ và quyền hạn của Chi cục Văn thư –
lưu trữ tỉnh Bắc giang.
1.1.2.1. Vị trí và chức năng:
a. Chi cục Văn thư - Lưu trữ là tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ có chức năng
giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho UBND tỉnh quản lý nhà nước về văn
thư, lưu trữ của tỉnh và trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy
định của pháp luật;
b. Chi cục Văn thư - Lưu trữ chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế

- Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ;
- Phối hợp với Thanh tra Sở Nội vụ giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi
phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ;
- Thực hiện báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ;
- Sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ;
- Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng về văn thư, lưu trữ.
b. Giúp Giám đốc Sở Nội vụ thực hiện nhiệm vụ Lưu trữ lịch sử của tỉnh:
- Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tài
liệu đến hạn nộp lưu;
- Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh;
- Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu;
- Bảo vệ, bảo quản, thống kê tài liệu lưu trữ;
- Tu bổ, phục chế và bảo hiểm tài liệu lưu trữ;
- Xây dựng công cụ tra cứu và tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu
trữ;
- Thực hiện một số dịch vụ công về lưu trữ;
- Quản lý tài chính, tài sản và thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc
Sở Nội vụ quy định.
1.1.3. Cơ cấu tổ chức và biên chế của Chi cục.
1.1.3.1. Cơ cấu tổ chức:
a. Lãnh đạo Chi cục: Chi cục trưởng và 02 Phó Chi cục trưởng. Chi cục
trưởng , Phó Chi cục trưởng do Giám đốc Sở Nội vụ bổ nhiệm, miễn nhiệm
Phạm Văn Tú

5
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập


trưởng về mọi hoạt động của phòng được giao phụ trách. Trưởng các phòng có
nhiệm vụ, quyền hạn sau:
Phạm Văn Tú

6
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Phân công nhiệm vụ cho CCVC và người lao động trong phòng sau khi
đã báo cáo lãnh đạo Chi cục phụ trách. Tổ chức thực hiện có hiệu quả nhiệm vụ
của phòng;
- Chủ động phối hợp với các phòng và CCVC trong cơ quan về việc cung
cấp thông tin và trao đổi nghiệp vụ để giải quyết công việc thuộc chức năng của
phòng. Những vấn đề không thuộc thẩm quyền, trưởng phòng phải báo cáo lãnh
đạo Chi cục phụ trách để giải quyết;
- Quản lý CCVC và người lao động theo phân cấp quản lý và quản lý cán bộ;
điều hành hoạt động của phòng; duy trì kỷ luật lao động; xây dựng kế hoạch học tập,
bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ cho CCVC trong phòng và bản thân;
- Thực hiện những công việc khác do Lãnh đạo Chi cục phân công.
b. Phó Trưởng phòng: Là người giúp việc Trưởng phòng, được Trưởng
phòng giao phụ trách một số công việc cụ thể của phòng; thay mặt Trưởng
phòng giải quyết công việc được phân công, đồng thời chịu trách nhiệm trước
Trưởng phòng và lãnh đạo Chi cục về công việc đó. Khi Trưởng phòng đi vắng,
Phó Trưởng phòng được uỷ quyền giải quyết, điều hành công việc của phòng,
sau đó báo cáo ngay với Trưởng phòng khi Trưởng phòng có mặt về những việc
mình đã giải quyết và những tồn tại để Trưởng phòng nắm được và giải quyết

- Tham mưu tổ chức thực hiện việc thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống
kê, tu bổ phục chế, bảo hiểm, bảo quản, giải mật tài liệu. Lưu trữ lich sử và tổ chức
khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của Pháp luật.
b) Tổ chức thực hiện các hoạt động dich vụ lưu trữ theo quy định của Pháp
luật.
c) Quản lý tài chính, tài sản Trung tâm, thực hiện các nhiệm vụ khác do Chi
cục trưởng và Giám đốc Sở Nội vụ quy định.
1.2.2.2. Cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ lịch sử:
Cơ cấu tổ chức của Trung tâm lưu trữ lịch sử gồm có: 01 Giám đốc, 02
Phó Giám đốc Trung tâm; các Tổ nghiệp vụ; các Tổ trưởng và các viên chức của
Trung tâm.

Phạm Văn Tú

8
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CHI CỤC
VĂN THƯ – LƯU TRỮ TỈNH BẮC GIANG
2.1. Hoạt động quản lý
Công tác lưu trữ là một phần việc lớn trong công tác văn phòng. Việc
quản lý chỉ đạo công tác lưu trữ đã và đang được quan tâm đúng mức với chức
năng nhiệm vụ của nghành. Việc quản lý và chỉ đạo công tác lưu trữ tốt sẽ góp
phần không nhỏ trong hiệu quả và chất lượng cơ quan. Có thể nói rằng tài liệu
lưu trữ là tài sản vô cùng quí giá là linh hồn của dân tộc, là minh chứng lịch sử

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

phát triển công tác lưu trữ .
Công tác lưu trữ của Chi cục Văn thư Lưu trữ được lãnh đạo Chi cục
quan tâm, chỉ đạo thực hiện theo đúng quy định của Luật lưu trữ năm 2011. Các
công văn, tài liệu của cơ quan thường xuyên được kiểm tra và đưa vào kho lưu
trữ cơ quan theo đúng thứ tự, mục loại quy định. Các trang thiết bị phục vụ công
tác lưu trữ của cơ quan được trang bị đầy đủ, hiện đại, phục vụ tốt nhất cho việc
lưu trữ, khai thác tài liệu của công chức trong cơ quan. Công tác bảo quản tài
liệu được thực hiện đảm bảo đúng theo quy định.
Do đặc thù chuyên nghành tôi học ở trường là chuyên nghành lưu trữ nên
khi về cơ quan thực tập tôi đã dành nhiều thời gian để quan sát, tìm hiểu và trực
tiếp làm các quy trình nghiệp vụ lưu trữ. Trong quá trình thực tập ở Chi cục với
sự tìm hiểu học hỏi không ngừng cùng với sự nỗ lực hết mình đã giúp tôi có
những hiểu biết và nhận xét sau đây về công tác lưu trữ ở cơ quan :
* Các văn bản bản quản lý chỉ đạo về công tác văn thư lưu trữ;
- Quyết định số 446/2013/QĐ-UBND ngày 04/09/2013 của UBND tỉnh
Bắc Giang về Ban hành Quy định công tác Văn thư, Lưu trữ trên địa bàn tỉnh
Bắc Giang.
- Quyết định số 1791/QĐ-UBND ngày 31/10/2008 của UBND tỉnh Bắc
Giang về việc ban hành Danh mục các cơ quan thuộc nguộc nộp lưu tài liệu lưu
trữ vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh Bắc Giang.
- Quyết định số 1792/QĐ-UBND ngày 31/10/2008 của UBND tỉnh Bắc
Giang về Ban hành Quy định danh mục thành phần tài liệu tiêu biểu thuộc diện
nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh Bắc Giang.
- Quyết định số 224/QĐ-SNV ngày 21/05/2009 của Sở Nội vụ tỉnh Bắc
Giang về việc quy định độ mât của tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước của Sở
Nội vụ tỉnh Bắc Giang.
2.2.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ.
Việc thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ là một trong những nghiệp vụ đầu

sơ công việc thuộc chức năng nhiệm vụ, quyền hạn giải quyết của các phòng
ban, đơn vị trong quá trình hoạt động sau đó nộp vào lưu trữ cơ quan sau một
năm kể từ khi công việc được giải quyết xong.
+ Lãnh đạo Chi cục cần đôn đốc, chỉ đạo cán bộ công chức viên chức giao
nộp tài liệu đúng thời hạn. Các tài liệu cơ quan thường xuyên kiểm tra và đưa
vào lưu trữ theo thứ tự.
* Công tác thu thập bổ sung thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử:
Lãnh đạo Chi cục có nhiệm vụ chỉ đạo hoạt động, lập kế hoạch thu tài
liệu đã đến hạn nộp lưu của cơ quan thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử.
Lãnh đạo sẽ đưa ra các phương án chỉ đạo các cơ quan, tổ chức thực hiện
kế hoạc thu hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong vào lưu trữ cơ quan theo đúng quy
định. Sau đó tổ chức chỉnh lý tài liệu, lập hồ sơ thu thập tài liệu của cơ quan, tổ
Phạm Văn Tú

11
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

chức thuộc diện nộp lưu đã hết hạn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử, xác định lại giá
trị tài liệu, tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
Tổng số phông, mét giá tài liệu thu được trong 3 năm qua:
Tên phông
0

Sở Tài chính


Thời gian
tài liệu

3982

886

110

1997-2002

692

92

11.5

1997-2007

436

90

11.25

2001-2008

138

762


12
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Công tác chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu được lãnh đạo Sở và UBND
tỉnh rất coi trọng, quan tâm đầu tư, thực hiện giám sát, chỉ đạo hoạt động theo
quy định của Nhà nước và Luật lưu trữ 2011;
Chi cục lưu trữ tiến hành xây dựng kế hoạch tổ chức sưu tầm tài liệu lưu
trữ thuộc phạm vi quản lý của Chi cục, tổ chức thực hiện chỉnh lý, xác định giá
trị, lập hồ sơ và chuyển vào lưu trữ lịch sử.
- Năm 2009 trung tâm đã tiến hành chỉnh lý tài liệu của Sở Nội vụ từ năm
1997- 2006 và đưa vào bảo quản trong lưu trữ tỉnh theo quy định.
- Năm 2010 trung tâm tiến hành chỉnh lý tài liệu Sở xây dựng từ năm
1997- 2007 và đưa vào bảo quản tại kho lưu trữ tỉnh theo quy định.
- Tháng 3/2011 trung tâm đang tiến hành chỉnh lý khối tài liệu của Sở y tế
từ 2000-2007.
- Năm 2015 đã hoàn thành việc chỉnh lý , xác định giá trị của 35 mét giá
tài liệu Phông Ban Tổ chức chính quyền tỉnh Hà Bắc và 28.2 mét tài liệu Phông
Ban Tổ chức chính quyền tỉnh Bắc Giang.
Cần tiến hành kiểm tra định kỳ đối với các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu
về công tác lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu và bảo quản tại lưu trữ hiện hành.
Đến khi hết thời gian hiện hành lãnh đạo Chi cục sẽ đôn đốc, tổ chức hướng dẫn
phân loại, lập hồ sơ, lựa chọn tài liêu để giao nộp vào lưu trữ tỉnh.
Công tác chỉnh lý thu thập tài liệu vào trung tâm lưu trữ của Chi cục trong
những năm vừa qua đã từng bước đạt được những thành quả lớn. Nó đã từng

chỉnh lý. Bên cạnh đó Chi cục còn lưu trữ được những cuốn phim nhựa cùng với
22 cuộn băng Video và 59 cuộn băng Catset về thời kỳ Hà Bắc được chuyển
sang đĩa DVD và CD để phục vụ khai thác, sử dụng. Ngoài ra còn hàng nghìn
hình ảnh, tư liệu quý khác.
Năm 2002, UBND tỉnh Bắc Giang được Chính phủ cho phép xây dựng trụ
sở mới, UBND tỉnh quyết định bố trí Chi cục Văn thư – Lưu trữ tại tầng 4 trụ sở
UBND tỉnh. Tuy nhiên, do việc chia tách, sáp nhập các cơ quan, thành lập các
phòng mới nên hiện nay số kho bảo quản tài liệu gồm 5 kho: 4 kho trên tầng 4
và 1 kho tầng trệt;
Diện tích kho bảo quản tài liệu của Chi cục chỉ còn hơn 274m 2; diện tích
phòng đọc là 24m2 và các phòng làm việc là 64m2. Căn cứ vào tình hình tài liệu
của tỉnh, năm 2009 UBND tỉnh Bắc Giang đã nhất trí chủ trương xây dựng trữ
chuyên dụng của tỉnh với tổng vốn đầu tư là 80 tỷ đồng nhằm tạo điều kiện tốt
nhất cho quá trình lưu trữ, bảo quản hồ sơ, tài liệu nhằm nâng cao hiệu quả cho
hoạt động lưu trữ, tạo điều kiện thuận lợi nhất phục vụ cho quá trình khai thác
sử dụng tài liệu lưu trữ;
Về trang thiết bị bảo quản: Trong kho trang bị đầy đủ hệ thống, phương
tiện phòng chống cháy nổ, hệ thống quạt thông gió, máy đo độ ẩm, máy hút bụi,
máy hút ẩm... Toàn bộ tài liệu ở trong kho đều được đưa vào cặp 3 dây, được
Phạm Văn Tú

14
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

bảo quản trong các hộp các tông để trên giá thép theo tiêu chuẩn của Cục Lưu


15
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Cuốn sách đã góp phần giúp độc giả, các nhà nghiên cứu, viết lịch sử ngành, địa
phương thuận lợi trong việc tiếp cận với nguồn thông tin quý giá.
+ Xây dựng phim tư liệu “Lưu trữ Bắc Giang - Ký ức trường tồn” với
nội dung: Công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ phục vụ đắc lực việc hoạch định
chính sách phát triển kinh tế xã hội của địa phương và phục vụ nhu cầu, lợi ích
của các tổ chức và cá nhân thông qua tài liệu lưu trữ. Với thời lượng 30 phút
được phát sóng trên phương tiện thông tin đại chúng như Đài phát thanh và
truyền hình tỉnh Bắc Giang nhân ngày lưu trữ Việt Nam 03/01 và 45 năm ngày
thành lập kho lưu trữ tỉnh Bắc Giang.
+ Tu bổ, phục chế 1000 bức ảnh tư liệu lịch sử quý; 100 băng VHF, băng
Catset các loại và 114 cuốn phim nhựa thời kỳ tỉnh Hà Bắc, trong đó có 03 bộ
phim có Bác Hồ về thăm, động viên quân dân Hà Bắc trong đấu tranh chống đế
quốc Mỹ; có bác Võ Chí Công về thăm và trao tặng Huân chương sao vàng cho
Đảng bộ và nhân dân các dân tộc tỉnh Hà Bắc.
+ Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc...
Đây là những tư liệu quý, có giá trị nội dung, giá trị lịch sử và giá trị nghệ
thuật cao, tôn vinh niềm tự hào của người dân Bắc Giang được sử dụng rộng rãi,
phục vụ các ngày kỷ niệm, các ngày lễ lớn, đặc biệt phục vụ đắc lực trong cuộc
vận động học tập và làm theo tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh.
- Để phục vụ công tác tra tìm tài liệu được tốt hơn Chi cục Văn thư – Lưu
trữ đã xây dựng hệ thống sổ mục lục đồng thời phối hợp cùng Trung tâm tin học

Được sự quan tâm chỉ đạo, đầu tư kinh phí của các cấp lãnh đạo, cùng
với sự cố gắng của cán bộ làm công tác lưu trữ, tài liệu lưu trữ tỉnh Bắc Giang
luôn được đảm bảo an toàn và không ngừng được phát huy giá trị, từng bước
được số hoá, phục vụ hiệu quả nhu cầu khai thác của độc giả.

Phạm Văn Tú

17
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP CHI CỤC VĂN THƯ –
LƯU TRỮ TỈNH BẮC GIANG VÀ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ.
3.1. Báo cáo những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết
quả đạt được.
Trong thời gian thực tập tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ, được sự đồng ý
của lãnh đạo cơ quan, tôi được tham gia thực hiện công tác phân loại, lập hồ sơ
tài liệu của Sở Xây dựng cùng với một số nghiệp vụ của công tác lưu trữ khác
như:
- Thu thập và bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ.
- Phân loại tài liệu.
- Xác định giá trị tài liệu.
- Tổ chức bảo quản tài liệu.
- Tổ chức khai thác tài liệu trong kho
- Vệ sinh kho lưu trữ, tài liệu trong kho...
Quá trình tiến hành công tác phân loại, lập hồ sơ tài liệu của Sở Xây

việc phân loại.
Trong quá trình khảo sát nhân viên lưu trữ xác định được những vấn đề
sau:
+ Giới hạn thời gian tài liệu: Thời gian từ 1985- 1989.
+ Khối lượng tài liệu đưa ra phân loại: Tất cả khối tài liệu của Sở Xây
dựng từ năm 1985-1989.
+ Thành phần tài liệu: Tài liệu của Sở Xây dựng chủ yếu là tài liệu hành
chính.
+ Nội dung tài liệu: Nội dung của tài liệu chủ yếu là phản ánh chức năng,
nhiệm vụ của các phòng ban: Phòng Tổ chức Hành chính, Phòng Kế hoạch Tổng
hợp, Phòng Kỹ thuật Giám định, Phòng Quy hoạch đô thị nông thôn, Thanh tra
Sở.
1) Thực hiện phân loại tài liệu của Sở Xây dựng từ 1985 - 1989:
Phương án phân loại: Phương án Thời gian – Cơ cấu tổ chức.
Bước 1: Căn cứ vào tình hình thực tế của tài liệu, tài liệu được chia thành
các nhóm cơ bản theo đặc trưng thời gian (năm hoạt động), bao gồm 5 năm:
-

Năm 1985

-

Năm 1986

-

Năm 1987

-



-

Phòng Quy hoạch đô thị - nông thôn

-

Thanh tra Sở.

2. Năm 1986
-

Phòng Tổ chức - Hành chính

-

Phòng Kế hoạch - Tổng hợp

-

Phòng Kỹ thuật - Giám định

-

Phòng Quy hoạch đô thị - nông thôn

-

Thanh tra Sở.


-

Phòng Kỹ thuật - Giám định

-

Phòng Quy hoạch đô thị - nông thôn

-

Thanh tra Sở.

5. Năm 1989
-

Phòng Tổ chức - Hành chính

-

Phòng Kế hoạch - Tổng hợp

-

Phòng Kỹ thuật - Giám định

-

Phòng Quy hoạch đô thị - nông thôn

-

- Tài liệu về quản lý công tác khảo sát, thiết kế, dự toán công trình năm
1985.
- Tài liệu quản lý chất lượng công trình năm 1985.
1.4. Phòng Quy hoạch đô thị - nông thôn:
- Tài liệu về quản lý kiến trúc, quy hoạch phát triển đô thị, cụm dân cư
nông thôn năm 1985.
- Tài liệu về quản lý nhà ở, công thự, trụ sở làm việc năm 1985.
Bước 4. Tài liệu trong từng nhóm nhỏ trên lại được tiếp tục phân chia
theo cấp độ nhỏ hơn dựa vào đặc trưng của từng nhóm tài liệu cụ thể.
Ví dụ :
1.

Năm 1985:

Phòng Tổ chức - Hành chính
* Tài liệu về công tác tổ chức: Bao gồm tài liệu về tổ chức bộ máy và tài
liệu về tổ chức cán bộ năm 1985.
- Tài liệu về tổ chức bộ máy năm 1985:
+ Tài liệu về tổ chức bộ máy cơ quan QLNN về xây dựng.
+ Tài liệu về tổ chức bộ máy các đơn vị sản xuất kinh doanh, đơn vị sự
nghiệp thuộc Sở.
Phạm Văn Tú

21
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Tài liệu xác định giá VLXD, giá thiết bị, ban hành thông báo giá
Phạm Văn Tú

22
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A