Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC

MỤC LỤC............................................................................................................1
A. PHẦN MỞ ĐẦU.............................................................................................1
B. PHẦN NỘI DUNG.........................................................................................3
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ TRUNG TÂM ĐÀO TẠO – NGHIÊN CỨU
KHOA HỌC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ...........................................................3
1.1Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của
Trung tâm Đào tạo - Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý..................3
1.1.1Lịch sử hình thành.................................................................................3
1.1.2Chức năng..............................................................................................3
1.1.3Nhiệm vụ và quyền hạn.........................................................................3
1.1.4 Cơ cấu tổ chức......................................................................................4
1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của
Văn phòng của Trung tâm.............................................................................6
1.2.1 Tình hình tổ chức, chức năng...............................................................6
1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn........................................................................7
1.2.3 Cơ cấu tổ chức......................................................................................7
CHƯƠNG 2: THỰC TIỄN CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA TRUNG TÂM
ĐÀO TẠO – NGHIÊN CỨU KHOA HỌC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ.........9
2.1. Hoạt động quản lý..................................................................................9
2.1.1.Văn bản quản lý và chỉ đạo công tác lưu trữ........................................9
2. 1.2 Tình hình cán bộ làm công tác Văn thư - Lưu trữ ...........................10
2.2.Hoạt động nghiệp vụ ............................................................................10
2.2.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ........................................10
2.2.1.1. Nguồn thu.......................................................................................10
2.2.1.2.Thành phần tài liệu có trong kho lưu trữ.........................................11
2.2.1.3. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu......................................................11

CHƯƠNG III: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN. .........20
TỔ CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT KHUYẾN NGHỊ..................................................20
3.1.Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm và kết quả đạt được..............20
3.2.Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ.......................21
3.2.1.Đánh giá chung về công tác lưu trữ tại Trung tâm Đào tạo – Nghiên
cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý..............................................................21
3.2.1.1.Ưu điểm...........................................................................................21
3.2.1.2.Hạn chế và tồn tại............................................................................22
3.2.2.Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác lưu trữ tại Trung
tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý..........................23
3.3. Khuyến nghị.........................................................................................24

Sinh viên: Nguyễn Văn Bình

Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

3.3.1.Đối với Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản
lý..................................................................................................................24
3.3.2. Đối với nhà trường............................................................................25
C. PHẦN KẾT LUẬN.......................................................................................27
D. PHỤ LỤC......................................................................................................29

Sinh viên: Nguyễn Văn Bình

Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A

hơn, rút ngắn khoảng cách giữa lí luận và thực tiễn và những kiến thức đã học
chúng ta áp dụng vào thực tế và bước đầu giúp chúng ta hoàn thành tốt hơn
nghiệp vụ của mình.
Trong quá trình thực tập tại Văn phòng Trung tâm em nhận thấy công tác
Lưu trữ được thực hiện rất bài bản, chuyên nghiệp đúng theo quy định hiện hành
của nhà nước, do nhận được sự hướng dẫn rất nhiệt tình, đúng chuyên nghành
Sinh viên: Nguyễn Văn Bình

1

Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

của mọi người trong phòng nên trình độ chuyên môn và kiến thức thực tế của
em đã có sự tiến bộ rõ rệt cho đợt thực tập và công tác sau này.
Tuy nhiên trong quá trình thực tập tại Văn phòng Trung tâm Đào tạo –
Nghiên cứu Khoa học và Quản lý em gặp một số khó khăn, trong thời gian đầu
không tránh khỏi những bỡ ngỡ, sai sót, nhầm lẫn. Công việc lưu trữ của Phòng
trong một Trung tâm lớn với khối lượng thông tin cập nhật từng giờ, từng ngày
đòi hỏi sinh viên thực tập phải rất vững về kiến thức của ngành, tác phong phải
nhanh nhẹn nhưng cẩn thận.
Để có được kết quả này, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến toàn thể
các lãnh đạo, cán bộ đang công tác tại Văn phòng nói riêng và Trung tâm nói
chung đã quan tâm, hướng dẫn, chỉ đạo tận tình, tạo điều kiện giúp đỡ em trong
thời gian thực tập để em hoàn thành tốt đợt thực tập theo Quyết định của Nhà
trường. Do thời gian thực tập còn hạn chế, bản thân em chưa có kinh nghiệm

Trung tâm Đào tạo - Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý ( tên giao
dịch quốc tế: Organization and Management Science Reserch – Training
Center – viết tắt là OMT ) được thành lập theo Quyết định số 136/QĐ-LHH
ngày 24/01/2007 của Liên hiệp hội Việt Nam về việc thành lập Trung tâm đào
tạo – nghiên cứu khoa học tổ chức và quản lý.
1.1.2 Chức năng
Trung tâm Đào tạo - Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý ( sau đây
gọi là Trung tâm ) có chức năng: Huy động các nhà khoa học, các nhà tổ chức,
các nhà quản lý tham gia vào hoạt động dịch vụ, nghiên cứu khoa học tổ chức,
quản lý và các vấn đền phát triển; đào tạo, phổ biến pháp luật, chuyển giao chi
thức, kỹ năng, nghiệp vụ tổ chức, quản lý nhằm nâng cao năng lực tổ chức và
quản lý cho các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp.
1.1.3 Nhiệm vụ và quyền hạn
Trung tâm có các nhiệm vụ chủ yếu sau:
Nghiên cứu và ứng dụng các lý thuyết và mô hình tổ chức, các học thuyết quản
lý hiện đại, các vấn đề phát triển vào các lĩnh vực khác nhau phục vụ phát triển
kinh tế - xã hội.
Chuyển giao tri thức, phổ biến pháp luật và đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ trên
các lĩnh vực tổ chức, quản lý, hành chính, hội nhập, đầu tư, đấu thầu, chứng
khoán, tài chính, kế toán, tin học và ngoại ngữ, văn thư - lưu trữ.
Dịch vụ tư vấn về tổ chức, quản lý và cung cấp thông tin trên các lĩnh vực, đại
diện phát hành sách cho các nhà xuất bản.
Phạm vi hoạt động của Trung tâm:
Sinh viên: Nguyễn Văn Bình

3

Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A



• Trung tâm được tổ chức theo cơ cấu sau:
1. Hội đồng Trung tâm.
2. Hội đồng khoa học.
3. Ban Giám đốc (gồm Giám đốc và các phó Giám đốc).
Sinh viên: Nguyễn Văn Bình

4

Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

4. Các phòng chuyên môn gồm:
- Phòng nghiên cứu.
- Phòng đào tạo.
- Phòng dịch vụ.
5. Văn phòng.
Trong quá trình hạt động, Ban giám đốc Trung tâm sẽ bổ sung, điều chỉnh
các phòng, ban chuyên môn phù hợp với thực tiễn, đáp ứng yêu cầu phát triển
của trung tâm.
Hội đồng Trung tâm
Hội đồng Trung tâm bao gồm những thành viên tham gia thành lập Trung tâm,
có quyền hạn và nhiệm vụ như sau:
- Lựa chọn và tiến cử Giám đốc trình Liên hiệp hội Việt Nam quyết định
định bổ nhiệm và miễn nhiệm, phê chuẩn đề nghị của Giám đốc về việc
cử hoặc miễn nhiệm các phó Giám đốc, Kế toán trưởng trình Liên hiệp
hội Việt Nam quyết định bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm.

thường xuyên và không thường xuyên do Ban Giám đốc mời. Hội đồng khoa
học có chức năng:
- Tham vấn cho Ban Giám đốc về chiến lược, phương hướng hoạt động và
nghiên cứu của Trung tâm.
- Đánh giá, phản biện các công trình nghiên cứu, các tài liệu chuyên môn
của Trung tâm.
Ban Giám đốc
Giám đốc Trung tâm do Liên hiệp hội Việt Nam bổ nhiệm hoặc miễn
nhiệm trên cơ sở đề nghị của Hội đồng Trung tâm. Các Phó giám đốc. Kế toán
trưởng do Giám đốc đề nghị Hội đồng Trung tâm phê chuẩn và Liên hiệp hội
quyết định bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm.
Giám đốc đại diện cho Trung tâm trước pháp luật và các quan hệ đối nội,
đối ngoại. Giám đốc có nhiệm vụ tổ chức triển khai các chương trình, kế hoạch
công tác của Trung tâm, quản lý diều hành và chịu trách nhiệm về tổ chức và
hoạt động của Trung tâm.
Các Phó giám đốc giúp việc cho Giám đốc và chịu trách nhiệm về các
phần việc do Giám đốc phân công. Khi vắng mặt hoặc đi công tác dài ngày,
Giám đốc ủy quyền cho một Phó giám đốc điều hành các hoạt động của Trung
tâm. Phó giám đốc được ủy quyền phải chịu trách nhiệm trước Liên hiệp hội
Việt Nam và trước pháp luật trong thời gian được ủy quyền.
1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của Văn phòng của Trung tâm
1.2.1 Tình hình tổ chức, chức năng
Văn Phòng Trung tâm là tổ chức thuộc Trung tâm, cơ quan giúp việc
Giám đốc Trung tâm.
Văn phòng Trung tâm có chức năng tham mưu, giúp việc Giám đốc Trung
Sinh viên: Nguyễn Văn Bình

6


cách chủ trì hoặc thành viên phối hợp theo chức năng, nhiệm vụ của từng cơ
quan giúp việc; bảo đảm sự quản lý, chỉ đạo của Giám đốc Trung tâm kịp thời
và có hiệu quả.
Thực hiện những nhiệm vụ khác do Giám đốc Trung tâm phân công.
1.2.3 Cơ cấu tổ chức
Lãnh đạo Văn phòng.
Các bộ phân chuyên môn, nghiệp vụ:
Sinh viên: Nguyễn Văn Bình

7

Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Bộ phận Hành chính – Tổng hợp – Văn thư – Lưu trữ.
- Bộ phận Cơ sở vật chất và Kỹ thuật.
- Bộ phận Lễ tân và Vệ sinh môi trường.
- Bộ phận Bảo vệ.
Văn thư – Lưu trữ nằm trong bộ phận Hành chính – Tổng hợp – Văn thư –
Lưu trữ thuộc Văn phòng của Trung tâm, được tách làm hai bộ phận riêng
biệt là bộ phận Văn thư và bộ phận Lưu trữ.

Sinh viên: Nguyễn Văn Bình

8


− Công văn số: 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 của
Cục Văn thư-Lưu trữ nhà nước về việc ban hành bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu
hành chính;
− Công văn số: 879/ VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 12 năm 2006 của
Cục Văn thư-Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết
giá trị;
Khi Nhà nước, cơ quan cấp trên có văn bản mới quy định về lĩnh vực
Sinh viên: Nguyễn Văn Bình

9

Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

này thì Chánh văn phòng là người trực tiếp chỉ đạo, triển khai , hướng dẫn, phổ
biến cho cán bộ trong toàn cơ quan hoặc giao cho cấp dưới chỉ đạo dưới nhiều
hình thức:
- Xây dựng thành văn bản quá trình thực hiện công tác văn thư để cán
bộ cơ quan đọc;
- Cán bộ văn thư trực tiếp đến các đơn vị, phòng ban để hướng dẫn
nghiệp vụ cho cán bộ;
2. 1.2 Tình hình cán bộ làm công tác Văn thư - Lưu trữ
Hiện nay tại trung tâm có 01 cán bộ thực hiện về công tác Văn thư kiêm
nhiệm Lưu trữ là chị Đỗ Thị Hằng và, có chuyên môn nghiệp vụ, có kinh
nghiệm làm việc lâu năm và tính kỉ luật cao.
Hàng năm, cán bộ làm công tác lưu trữ được tham gia các lớp tập huấn

2.2.1.2. Thành phần tài liệu có trong kho lưu trữ.
Căn cứ vào báo cáo tổng kết hàng năm Trung tâm là cơ sở Đào tạo –
Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý tài liêu trong kho lưu trữ gồm các tài
liêu như:
- Văn bản quy phạm pháp luật: Quyết định, Thông tư, Luật,...
- Văn bản Hành chính: Báo cáo, công văn, tờ trình,...
- Văn bản chuyên ngành: Hợp đồng, Biên bản, Giấy mời, chứng từ, giấy
giới thiệu,....
2.2.1.3. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu
Theo quy định tại Điều 11 Luật Lưu trữ số: 01/2011/QH13 ngày 11
tháng 11 năm 2011: “Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan được
quy định như sau:
a) Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc, trừ trường hợp
quy định tại điểm b khoản này;
b) Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán đối
với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản.
Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn
nộp lưu quy định tại khoản 1 Điều này để phục vụ công việc thì phải được người
đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại
gửi cho Lưu trữ cơ quan. Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân
không quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu”.
Nhưng trên thực tế do điều kiện của Trung tâm cơ sở hạ tầng còn khó
khăn phải tận dụng một phòng làm việc cũ làm kho lưu trữ nên không có chỗ để
chứa hồ sơ, vì vậy trong một năm hồ sơ tài liệu nộp vào kho lưu trữ của cơ quan
được chia thành nhiều đợt: 03 hoặc 06 tháng nộp lưu vào lưu trữ cơ quan một
lần.
Với những hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào lưu trữ của cơ quan
nhưng cán bộ, công chức trong Trung tâm cần giữ lại để kiểm tra hoặc dùng cho
học viên đến tham khảo thì vẫn phải làm thủ tục giao nộp vào bộ phận lưu trữ
Sinh viên: Nguyễn Văn Bình

cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý được thực hiện nghiêm ngặt theo quy định
của Nhà nước.
Khi các phòng ban, cá nhân giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ thì cán bộ
lưu trữ kiêm nhiệm phải lập 02 bản “Biên bản giao nhận hồ sơ” mỗi bên giữ 01
bản. Hai bên giao, nhận hồ sơ phải ký vào biên bản và biên bản phải thể hiện
đúng, đầy đủ nội dung và thông tin đối với khối hồ sơ giao nhận.
2.2.2. Công tác phân loại hồ sơ, tài liệu lưu trữ
Phân loại tài liệu là căn cứ vào các đặc trưng phổ biến của việc hình
thành tài liệu để phân chia chúng ra các khối, các đơn vị chi tiết lớn nhỏ khác
nhau với mục đích quản lý và sử dụng có hiệu quả những tài liệu đó. Theo lý
Sinh viên: Nguyễn Văn Bình

12

Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

thuyết khi tiến hành phân loại tài liệu cần tiến hành những công việc sau:
+ Biên soạn bản Lịch sử đơn vị hình thành phông và Lịch sử phông;
+ Chọn và xây dựng phương án phân loại: (có 4 phương án phân loại):
Phương án Thời gian-Cơ cấu tổ chức;
Phương án Cơ cấu tổ chức-Thời gian;
Phương án Thời gian-Mặt hoạt động;
Phương án Mặt hoạt động-Thời gian.
Hiện nay, Trung tâm đào tạo áp dụng phương án phân loại “thời gian –
mặt hoạt động” do cơ cấu tổ chức hay thay đổi nhưng chức năng nhiệm vụ của

Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

và Quản lý đã ban hành quy chế riêng, kết hợp thực hiện theo quy định chung
của nhà nước thông qua Luật lưu trữ 2011, đưa ra chính sách cụ thể và quan
tâm hơn nữa nhằm khuyến khích, nâng cao hiệu quả công việc. Đồng thời luôn
đảm bảo tốt các yêu cầu khi tiến hành xác định giá trị tài liệu:
+ Xác định những tài liệu có giá trị cần được bảo quản vĩnh viễn và tài
liệu cần bảo quản có thời hạn tính bằng năm cụ thể.
+ Xác định những tài liệu hết giá trị cần loại ra để tổ chức tiêu hủy.
Về mặt nội dung, công tác xác định giá trị tài liệu gồm những công việc
cụ thể sau:
- Nghiên cứu để vận dụng các nguyên tắc, phương pháp cũng như tiêu
chuẩn xác định giá trị tài liệu.
- Nghiên cứu, xây dựng các bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu ở giai
đoạn văn thư, lưu trữ hiện hành và trong lưu trữ lịch sử.
- Xác định thời hạn bảo quản cho mỗi hồ sơ, tài liệu.
- Lựa chọn tài liệu có giá trị để đưa vào các lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch
sử để bảo quản.
- Loại những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy (Biên bản hủy hồ sơ, tài liệu
hết giá trị - Phụ lục số 03)
Các nội dung trên có mối liên hệ mật thiết với nhau, tuy nhiên tùy tình
hình thực tế của cơ quan, đơn vị mà mức độ giải quyết từng nội dung khác nhau,
song việc lựa chọn hồ sơ, tài liệu để bảo quản và loại tài liệu hết giá trị để tiêu
hủy vẫn là nội dung chủ yếu của công tác xác định giá trị tài liệu.
Hiện nay, công tác xác định giá trị tài liệu ở Trung tâm đã được tiến hành
tốt bổ sung tài liệu còn thiếu vào lưu trữ, đồng thời lựa chọn và loại ra những tài
liệu hết giá trị. Tuy nhiên khối tài liệu loại ra vẫn chưa được tiêu hủy. Phần lớn
tài liệu chỉ được xác định giá trị khi đưa vào lưu trữ chứ không được tiến hành

chú trọng.
2.2.5. Công tác thống kê và xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ
2.2.5.1. Công tác thống kê
Thống kê tài liệu lưu trữ là áp dụng các phương pháp, các công cụ
chuyên môn để xác định chính xác số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung
tài liệu và các trang thiết bị bảo quản trong kho lưu trữ.
Trên cơ sở thống kê giúp cho cơ quan quản lý công tác lưu trữ, tài liệu
lưu trữ, nắm chắc số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung tài liệu, tình hình
các phương tiện bảo quản của chúng. Dựa vào kết quả thống kê giúp các phòng
kho lưu trữ có thể xác định phương hướng để bổ sung những tài liệu còn thiếu
hoặc bị hư hỏng, có kế hoạch để bảo quản tốt những tài liệu có giá trị.
Nhận thức ý nghĩa của công tác thống kê và để kiểm soát chặt chẽ hồ sơ,
tài liệu, kết thúc năm cán bộ lưu trữ kiêm nhiệm của Trung tâm phải lập báo cáo
thống kê cơ sở công tác lưu trữ gửi lên Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa
học Tổ chức và Quản lý.
Sinh viên: Nguyễn Văn Bình

15

Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

a) Đối tượng thống kê
− Tài liệu lưu trữ bảo quản trong kho lưu trữ của Trung tâm;
− Phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ: Tủ, giá, kệ và hộp…
− Công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ

liệu của kho lưu trữ. Khi cơ quan, cá nhân có nhu cầu khai thác thông tin trong
kho lưu trữ phải tìm thủ công. Điều này gây rất nhiều khó khăn cho công tác bảo
quản, phục vụ tra tìm khai thác tài liệu.
Sinh viên: Nguyễn Văn Bình

16

Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.2.6. Công tác bảo quản hồ sơ, tài liệu
Bảo quản tài liệu lưu trữ là quá trình áp dụng các biện pháp khoa học kỹ
thuật nhằm đảm bảo an toàn và kéo dài tuổi thọ cho tài liệu nhằm phục vụ các
yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu. Trong đó cần sử dụng các điều kiện tốt nhất
để đảm bảo an toàn và kéo dài tuổi thọ cho hồ sơ, tài liệu: việc xây dựng, sửa
chữa kho lưu trữ, mua sắm trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ, lắp đặt hệ
thống phòng chống cháy nổ và áp dụng biện pháp khoa học kỹ thuật để đảm bảo
những tiêu chuẩn quy định về khoa học lưu trữ.
Hồ sơ của Trung tâm là nguồn tài liệu hết sức quan trọng cần được bảo
quản an toàn trong kho lưu trữ. Tại Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học
Tổ chức và Quản lý toàn bộ hồ sơ, tài khi nhận lưu đều được bảo quản tại kho
lưu trữ cơ quan với diện tích 25 mét vuông đặt trên tầng trên cùng với đầy đủ
trang thiết bị như: Giá, Tủ, kệ, quạt thông gió, quạt trần, bình chữa cháy…Tuy
nhiên qua kiểm tra thực tế công tác bảo quản khối tài liệu này tại Trung tâm còn
nhiều hạn chế : nhiều tài liệu còn trong tình trạng bó gói, rời lẻ, chưa được lập
hồ sơ; Phòng, kho lưu trữ không đủ diện tích và điều kiện trang hiết bị tốt nhất

Hệ thống phòng chống cháy nổ chưa được quan tâm.
2.2.6.3. Biện pháp xử lý kỹ thuật bảo quản tài liệu
Hồ sơ khi thu về không được khử trùng.
Không có biện pháp phòng chống ẩm, phòng chống nấm mốc, mối, côn
trùng…
2.2.7. Công tác tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu.
Đây là khâu nghiệp vụ cuối cùng của công tác lưu trữ và nó chiếm vai
trò quan trọng nhất, là khâu nghiệp vụ đánh giá tất cả các khâu nghiệp vụ trước.
Công tác tổ chức, khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ của Trung tâm
phải thực hiện kịp thời theo quy định của pháp luật, của cơ quan, phải đảm bảo
những quy định về bảo vệ bí mật nhà nước.
Công tác tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu tại Trung tâm Đào tạo –
Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý được thực hiện thường xuyên và đạt
kết quả cao. Do yêu cầu về học tập và nghiên cứu, hằng năm số lượng người đến
khai thác, sử dụng tài liệu rất lớn và ngày càng tăng, có những hồ sơ, tài liệu
được đưa ra phục vụ thường xuyên, nhiều lần. Đối với các hồ sơ liên quan đến
nghiên cứu, quản lý…số lượng hồ sơ trong kho nhiều thường xuyên phục vụ các
cơ quan và cá nhân khai thác, sử dụng nhất là phục vụ cho công tác đào tạo.
2.2.7.1.Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
Giám đốc Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản
lý là người có thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ
thông thường tại Lưu trữ cơ quan.
Căn cứ vào tình hình thức tế và nhu cầu sử dụng tài liệu, Giám đốc
Trung tâm duyệt những trường hợp xin được mượn hồ sơ, tài liệu thuộc về hoạt
động đào tạo, nghiên cứu và quản lý của cơ quan, tổ chức.
Sinh viên: Nguyễn Văn Bình

18

Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A

phải photo lại rồi lưu vào hồ sơ.
Sổ theo dõi khai thác, sử dụng hồ sơ và Phiếu mượn hồ sơ ( Phụ lục 05)
2.2.7.5. Trách nhiệm của người đến khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu
Các cơ quan, đơn vị, cá nhân đến khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu có
trách nhiệm bảo quản, giữ gìn hồ sơ, tài liệu, không được viết, tẩy xóa, làm rách
nát, thất lạc, xáo trộn thứ tự trong hồ sơ; không được tự ý sao chép hoặc mang
tài liệu ra khỏi kho lưu trữ khi chưa được sự đồng ý của Lãnh đạo trung tâm
Sinh viên: Nguyễn Văn Bình

19

Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

hoặc cán bộ lưu trữ.
2.2.8. Thực trạng về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ.
Hiện nay với xu hướng Công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, với sự
phát triển không ngừng của công nghệ thông tin, đây là nhân tố mang lại những
lợi ích to lớn cho sự phát triển của một quốc gia trên tất cả các lĩnh vực và việc
ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ là cần thiết, điều này xuất
phát từ tính phức tạp của công tác lưu trữ và sự đòi hỏi phải cung cấp thông tin
nhanh chóng kịp thời cho nhu cầu giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, của
xã hội.
Công nghệ thông tin phát triển đem lại những thuận lợi không nhỏ cho
việc xây dựng và phát triển đất nước. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong
công tác lưu trữ là cần thiết. Tài liệu lưu trữ khi được quản lý bằng máy tính sẽ

Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý, trong hơn 02 tháng thực
tập em được bắt tay vào một số khâu nghiệp vụ cụ thể:
+ Cuối tháng 01 năm 2016 cùng với cán bộ lưu trữ Trung tâm em tiến hành
thu thập, hồ sơ, tài liệu đợt II trong năm từ các cá nhân, đơn vị vào kho lưu trữ:
− Chuẩn bị kho tàng, phương tiện để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu;
− Tổ chức tiếp nhận và làm các thủ tục giao nhận hồ sơ (kiểm đếm hồ
sơ, tài liêu; lập biên bản…)
+ Tiến hành phân loại sơ bộ hồ sơ, tài liệu; viết bìa; sắp xếp hồ sơ lên giá kệ;
+ Phục vụ các cơ quan, tổ chức, các công chức, viên chức khai thác, sử
dụng hồ sơ, tài liệu khi có nhu cầu. Tiến hành vào sổ, ghi thông tin vào Phiếu
mượn hồ sơ.
+ Kho lưu trữ Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và
Quản lý hiện đang lưu giữ hồ sơ, tài liệu từ những năm Trung tâm mới được
thành lập đã được lập hồ sơ nhưng khi đưa vào kho vẫn trong tình trạng lộn xộn
không được phân loại. Trong thời gian thực tập tại đây em đã được chỉ dạy và
hưỡng dẫn cán bộ lưu trữ trung tâm tiến hành phân loại và xây dựng công cụ tra
cứu khối tài liệu này.
+ Những hồ sơ, tài liệu đặt dưới sàn được đưa lên giá.
 Kết quả đạt được: Sau hơn 02 tháng thực tập và khi tiến hành một số
khâu nghiệp vụ cụ thể giúp em biết được thực trạng công tác lưu trữ Trung tâm
Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý nói riêng và các cơ quan tổ
chức nói chung. Từ đó thấy được những ưu điểm cũng như tồn tại và hạn chế
công tác lưu trữ.
Tạo cơ hội cho em chuyên môn và cụ thể hóa phần lý thuyết được tiếp
thu tại trường; có sự linh hoạt khi vận dụng những lý thuyết đó vào thực tế của
cơ quan. Bên cạnh đó em đã có thêm những kinh nghiệm quý báu, rèn luyện tác
phong làm việc của Cán bộ lưu trữ trong công tác sau này.
3.2.

Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ

+ Công tác chỉ đạo nghiệp vụ chưa được đơn vị thực hiện thường
xuyên, việc ban hành văn bản hướng dẫn nghiệp vụ chưa có.
+ Công tác cán bộ: Cán bộ làm lưu trữ còn thiếu và yếu về chuyên môn,
không được đào tạo đúng chuyên môn nghiệp vụ và không qua thi tuyển công
chức. Không phải là cán bộ chuyên trách mà là kiêm nhiệm nên đôi khi dẫn đến
tình trạng giải quyết công việc chưa kịp thời.
+ Công tác thu thập, bổ sung tài liệu: Nhiều trường hợp, cán bộ lưu trữ
khi nhận hồ sơ không kiểm đếm mà chỉ ký nhận theo đầu hồ sơ, dẫn đến tình
trạng nhiều hồ sơ nộp lưu nhưng thiếu nhiều văn bản, giấy tờ liên quan khác. Khi
đó cán bộ lưu trữ không xác định được thiếu hồ sơ ở đâu.
Sổ giao nhận hồ sơ, tài liệu và Biên bản giao nhận hồ sơ sau khi giao
nhận cán bộ lưu trữ không lưu ngay, dẫn đến bị thất lạc. Khi có sự việc phát sinh
rất khó khăn khi truy cứu trách nhiệm.
Công tác giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ lịch sử chưa được thực hiện.
+ Công tác chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu: Chưa được thực hiện một
khối lượng lớn hồ sơ, tài liệu hết giá trị vẫn bảo quản trong kho không được tiêu
hủy. do vậy ảnh hưởng không nhỏ đến công tác bảo quản và phục vụ khai thác
Sinh viên: Nguyễn Văn Bình

22

Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A