Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
Họ tên sinh viên: Nông Thị Thủy
BÁO CÁO THỰC TẬP
NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
LỚP ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 12A
KHÓA HỌC (2012 - 2016)
Tên cơ quan: Văn phòng HĐND - UBND huyện Hàm Yên
Địa chỉ: Tổ dân phố Tân Tiến - Thị trấn Tân Yên Huyện Hàm Yên - Tỉnh Tuyên Quang
Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ tại cơ quan: Nguyễn Tiến Đạt
Giảng viên hướng dẫn: ThS. Lâm Thu Hằng
HÀ NỘI - 2016
Nông Thị Thủy
Lớp ĐHQTVP K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
MỤC LỤC
2.7. Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường, Uỷ ban nhân dân huyện thực
hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:.....................................................................................8
2.8. Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội, Uỷ ban nhân dân huyện thực
hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:.....................................................................................9
Nông Thị Thủy
Lớp ĐHQTVP K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
2.9. Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, Uỷ ban nhân dân huyện có
những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:.............................................................................................9
2.10. Trong việc thi hành pháp luật, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền
hạn sau đây:...................................................................................................................................9
2.11. Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính, Uỷ ban nhân dân huyện
thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:...........................................................................10
3. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Hàm Yên...............................................................................10
3.1. Tổ chức bộ máy hành chính trực thuộc UBND huyện Hàm Yên ............................................10
3.2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân huyện Hàm Yên.................................................12
III. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH CỦA VĂN
PHÒNG HĐND VÀ UBND HUYỆN HÀM YÊN ..................................................................................12
Tổ chức và hoạt động của Văn phòng...........................................................................................12
Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND và UBND huyện Hàm Yên..............12
III.Chức năng.................................................................................................................................12
IV.Nhiệm vụ..................................................................................................................................13
2.3. Cơ cấu tổ chức và sơ đồ tổ chức của Văn phòng .................................................................15
4.3. Việc bảo quản con dấu của UBND huyện Hàm Yên được thực hiện như sau:.......................42
5. Lập hồ sơ hiện hành..................................................................................................................42
PHẦN III................................................................................................................................................44
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ........................................................................................................44
3.1. Đánh giá chung......................................................................................................................44
3.1.1. Ưu điểm..............................................................................................................................44
3.3.2. Hạn chế:..............................................................................................................................45
3.3.3 Nguyên nhân........................................................................................................................45
3.2 Đề xuất kiến nghị....................................................................................................................46
KẾT LUẬN..............................................................................................................................................48
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO........................................................................................................50
PHẦN IV: PHỤ LỤC..................................................................................................................................1
Nông Thị Thủy
Lớp ĐHQTVP K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
DANH MỤC CỤM TỪ VIẾT TẮT
Nông Thị Thủy
UBND
Ủy ban nhân dân
Một trong những nhiệm vụ cơ bản và đặc biệt quan trọng của văn phòng
đó là công tác Văn thư – lưu trữ, công tác văn thư – lưu trữ có vị trí hết sức quan
trọng trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức nói chung và cơ quan quản lý
hành chính Nhà nước nói riêng. Làm tốt công tác này sẽ góp phần giải quyết
nhanh chóng, kịp thời, chính xác những thông tin trong văn bản và giữ gìn bí
mật của Đảng và Nhà nước. Vì vậy công tác văn thư – lưu trữ lại càng cần thiết
và quan trọng, mỗi cơ quan, tổ chức muốn tồn tại và phát triển được thì không
thể thiếu công tác văn thư.
Thực hiện phương châm “Học đi đôi với hành, lý thuyết đi đôi với thực
tế”, sau khi hoàn thành xong chương trình truyền đạt lý thuyết cơ bản cho sinh
viên chuyên ngành Quản trị Văn phòng. Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, khoa
Quản trị văn phòng đã tổ chức đợt thực tập kéo dài 10 tuần. Từ ngày 04/01/2016
Nông Thị Thủy
1
Lớp ĐH QTVP K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
đến ngày 11/3/2016 cho sinh viên. Đợt thực tập này nhằm giúp cho sinh viên
xâm nhập thực tế học hỏi kiến thức, bổ sung cho phần lý luận nghiệp vụ chuyên
môn đã học trên lớp và nhằm nâng cao kỹ năng nghề nghiệp và giúp sinh viên
có cơ hội tiếp cận với hoạt động thực tế. Thông qua thực tập ngành nghề, sinh
viên có cơ hội vận dụng lý thuyết để rèn luyện kỹ năng thực hành để sau khi tốt
nghiệp có thể hoàn thành tốt công việc được giao.
Được sự đồng ý của nhà trường và sự tiếp nhận của Văn phòng HĐND và
Trong các cơ quan đơn vị công tác Văn thư- Lưu trữ luôn được quan tâm,
bởi đó là công tác đảm bảo hoạt động quản lý Hành chính thông qua các văn
bản- Tài liệu.
Làm tốt công tác công văn, giấy tờ sẽ đảm bảo cung cấp thông tin giải
quyết công việc nhanh chóng, chính xác, đảm bảo bí mật cho mỗi cơ quan.
Với vai trò vô cùng quan trọng đó khi thực tập em đã chọn đề tài “ Tổ
chức công tác văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Hàm Văn phòng
HĐND và UBND huyện Hàm Yên”.
2. Mục tiêu của đề tài
- Tìm hiểu tổ chức hoạt động của bộ máy Nhà nước và thể chế hành chính
nhà nước
- Nắm vững chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và một số vị trí công tác của
cán bộ công chức trong bộ máy nhà nước.
- Tìm hiểu và phân tích thực trạng Công tác văn thư tại Văn phòng
HĐND và UBND huyện Hàm Yên trên các phương diện lý luận, pháp lý và thực
tiễn hoạt động, tìm ra những ưu điểm, hạn chế để đưa ra những giải pháp nhằm
nâng cao công tác văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Hàm Yên.
- Vận dụng kiến thức đã học và thực tế để rèn luyện các kỹ năng, nghiệp
vụ quản lý hành chính nhà nước.
- Trau dồi và nâng cao kiến thức đã tiếp thu trong quá trình học lý thuyết
ở trường.
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
Đề tài tập trung nghiên cứu về Văn phòng HĐND và UBND huyện Hàm
Yên, các phòng, ban, chuyên môn thuộc UBND huyện trong việc thực hiện công
tác Văn thư, thực hiện các kế hoạch, chủ trương của UBND huyện về việc hoàn
thiện nghiệp vụ hành chính văn phòng.
4. Nguồn tài liệu tham khảo
Từ giáo trình, từ các văn bản, tài liệu về công tác văn thư của cơ quan.
Nông Thị Thủy
Hàm Yên
Phần III: Kết luận và đề xuất kiến nghị.
PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG
HĐND VÀ UBND HUYỆN HÀM YÊN
I. VÀI NÉT VỀ HUYỆN HÀM YÊN
1. Điều kiện tự nhiên - Xã hội
Hàm yên là một huyện nằm trên quốc lộ 2, ở phía tây của tỉnh Tuyên
Nông Thị Thủy
4
Lớp ĐH QTVP K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
Quang, cách thành phố Tuyên Quang khoảng 40 km. Hàm Yên có tổng diện tích
tự nhiên là 907 km2, với địa giới hành chính như sau: Phía Bắc giáp huyện Bắc
Quang (tỉnh Hà Giang), phía nam giáp huyện Yên Sơn của Tuyên Quang, phía
đông giáp hai huyện Chiêm Hoá, Lâm Bình của Tuyên Quang và phía tây giáp
hai huyện Yên Bình, Lục Yên (tỉnh Yên Bái). Hàm Yên nằm trong toạ độ địa lý
21o50’ - 22o23’ vĩ độ Bắc và từ 105 o50’ - 105o11’ độ kinh Đông. Địa hình phần
lớn là đồi núi thấp xen kẽ những dải đồng bằng khá rộng cùng với độ cao trung
bình từ 150 – 300 m so với mặt nước biển.
Toàn huyện có 18 đơn vị hành chính cấp xã gồm 1 thị trấn và 17 xã: Thị
trấn Tân Yên; Các Xã: Tân Thành, Minh Hương, Bình Xa, Thành Long, Nhân
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
Căn cứ Nghị định số 172/2004/NĐ-CP ngày 29/9/2004 của Chính phủ
quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, quận, thị xã,
thành phố thuộc tỉnh.
Căn cứ các quy định của Nhà nước về tổ chức bộ máy các cơ quan chuyên
môn giúp UBND cấp huyện, thị xã quản lý nhà nước theo từng lĩnh vực và điều
kiện thực tiễn của địa phương.
Căn cứ Nghị quyết số 55/NQ-HĐND ngày 30/7/2005 của HĐND tỉnh
khóa XVI, kỳ họp thứ 4 phê chuẩn cơ cấu các cơ quan chuyên môn thuộc
UBND tỉnh và UBND huyện, thị xã.
Căn cứ Quyết định số 33/2002/QĐ-UBND ngày 25/01/2002 của UBND
tỉnh về việc ban hành quy định phân cấp quản lý công tác tổ chức và cán bộ
Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của Hội
đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm
trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.
Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp luật, các văn bản
của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp
nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng
cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.
Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương,
góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính
nhà nước từ trung ương tới cơ sở.
2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Hàm Yên
Nhiệm vụ của UBND cấp huyện được quy định tại Luật Tổ chức HĐND
và UBND ngày 26/11/2003 như sau:
2.1. Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân huyện Hàm Yên thực
hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
+ Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng
nhân dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổ
giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của pháp luật.
2.3. Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân
dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
+ Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch, kế
hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện.
+ Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp,
dịch vụ ở các xã, thị trấn.
+ Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống, sản
xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu; phát triển cơ sở chế biến nông, lâm,
thuỷ sản và các cơ sở công nghiệp khác theo sự chỉ đạo của Uỷ ban nhân dân tỉnh.
2.4. Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân
huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
+ Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây
dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện; quản lý việc thực hiện
quy hoạch xây dựng đã được duyệt.
+ Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng
cơ sở theo sự phân cấp.
Nông Thị Thủy
7
Lớp ĐH QTVP K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
+ Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực
hiện pháp luật về xây dựng; tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở; quản lý
Nông Thị Thủy
8
Lớp ĐH QTVP K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
chất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm và hàng hoá trên địa bàn
huyện; ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất lượng tại địa
phương.
2.8. Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội, Uỷ
ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
+ Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang
và quốc phòng toàn dân; thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện;
quản lý lực lượng dự bị động viên; chỉ đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự
vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ.
+ Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quyết định việc nhập
ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trường
hợp vi phạm theo quy định của pháp luật.
+ Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xây
dựng lực lượng công an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước;
thực hiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các
hành vi vi phạm pháp luật khác ở địa phương;
+ Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ
an ninh, trật tự, an toàn xã hội.
2.9. Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo,
biện pháp bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội,
tổ chức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền
và lợi ích hợp pháp khác của công dân.
+ Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nhà nước;
tổ chức tiếp dân, giải quyết kịp thời khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân;
hướng dẫn, chỉ đạo công tác hoà giải ở xã, thị trấn.
2.11. Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính, Uỷ
ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
+ Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng
nhân dân theo quy định của pháp luật.
+ Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan
chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp mình theo hướng dẫn của Uỷ ban nhân
dân cấp trên.
+ Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp
của Uỷ ban nhân dân cấp trên.
3. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Hàm Yên
3.1. Tổ chức bộ máy hành chính trực thuộc UBND huyện Hàm Yên
Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26
tháng 11 năm 2013 quy định về chức năng, nhiệm vụ của HĐND, UBND cấp
huyện.
Căn cứ Nghị định 14/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 của Chính phủ về
việc quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, quận, thị
xã, thành phố trực thuộc tỉnh.
Căn cứ Nghị định số 172/2004/NĐ-CP ngày 29/9/2004 của Chính phủ
quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, quận, thị xã,
thành phố thuộc tỉnh.
Căn cứ các quy định của Nhà nước về tổ chức bộ máy các cơ quan chuyên
Nông Thị Thủy
10
Phòng Nội Vụ
Phòng Tài chính - Kế hoạch
Phòng Thanh tra
Phòng Lao động thương binh và xã hội
Phòng Tư pháp
Phòng Kinh tế Hạ tầng
Phòng Văn hoá-Thông tin & thể thao
Phòng Giáo dục và đào tạo
Phòng Y tế
Phòng Tài nguyên Môi trường
Phòng Dân tộc
Phòng Nông nghiệp và Phát triển Nông Thôn
UBND huyện Hàm Yên ngày càng ổn định về tổ chức và biên chế. Hiện
nay UBND huyện các cán bộ đến đều có trình độ chuyên nghiệp, Cao đẳng, Đại
học trở lên.
Nông Thị Thủy
11
Lớp ĐH QTVP K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
3.2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân huyện Hàm Yên
(phụ lục 01)
Tổ chức phục vụ hoạt động của HĐND huyện, Thường trực HĐND
huyện, các Ban của HĐND, các đại biểu HĐND và tham mưu một số công việc
do Chủ tịch hđnd huyện giao.
Tổ chức phục vụ các hoạt động của UBND và Chủ tịch UBND huyện;
giúp Chủ tịch UBND huyện tổ chức việc điều hoà, phối hợp hoạt động của các
Nông Thị Thủy
12
Lớp ĐH QTVP K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
cơ quan chuyên môn cùng cấp, HĐND và UBND cấp xã để thực hiện chương
trình, kế hoạch công tác của UBND, Chủ tịch UBND huyện; bảo đảm các điều
kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND và UBND huyện; tham mưu
giúp UBND huyện quản lý nhà nước về công tác dân tộc và tôn giáo; ngoại vụ,
thi đua khen thưởng trên địa bàn.
Chịu sự quản lý toàn diện của UBND huyện; chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn,
kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng HĐND và Đoàn đại biểu
Quốc hội, Văn phòng UBND tỉnh, Ban Dân tộc và Tôn giáo, Ban Thi đua khen
thưởng tỉnh.
Văn phòng HĐND và UBND huyện có tư cách pháp nhân, có con dấu và
được mở tài khoản theo quy định của Nhà nước.
IV. Nhiệm vụ
Căn cứ Quyết định số 101/2005/QĐ-UBND ngày 14/11/2005 của Uỷ ban
theo quy định của pháp luật và phân công của Thường trực HĐND và Chủ tịch
UBND huyện.
- Tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt động của
HĐND, UBND huyện; bảo đảm điều kiện hoạt động của HĐND, Thường trực
HĐND, UBND, Chủ tịch UBND huyện và các tổ chức có liên quan theo quy
định.
- Phục vụ hoạt động của HĐND huyện chuẩn bị kỳ họp và bảo đảm hoạt
động của HĐND tại kỳ họp theo Quy chế tổ chức và hoạt động của HĐND, nội
quy kỳ họp HĐND huyện và các quy định khác của pháp luật.
b) Về công tác dân tộc và tôn giáo:
- Ban hành các văn bản hướng dẫn về công tác dân tộc và tôn giáo trên dịa
bàn và tổ chức thực hiện các văn bản đó sau khi được phê duyệt.
- Xây dựng kế hoạch công tác dài hạn và hàng năm về công tác dân tộc và
tôn giao; hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện kế hoạch công tác sau khi
được phê duyệt.
- Tổ chức thực hiện các chính sách dân tộc, các dự án, chương trình phát
triển kinh tế - xã hội đối với đồng bào dân tộc trren địa bàn huyện; công tác định
cach, định cư đối với đồng bào dân tộc thiểu số.
- Giải quyết khiếu nại, tố cáo có liên quan tới dân tộc, tôn giáo theo quy
định của pháp luật; hướng dẫn, kiểm tra hoạt động của các tổ chức tôn giáo và
các chức sắc tôn giáo trên địa bàn.
- Hướng dẫn UBND xã, thị trấn trong việc triển khai thực hiện các quy
định của pháp luật về lĩnh vực tôn giáo.
- Kiểm tra việc sửa chữa, nâng cấp, xây dựng mới cơ sở thờ tự của các tổ
chức tôn giáo thuộc phạm vi quản lý của UBND huyện theo quy định của nhà
nước.
c) Về công tác thi đua khen thưởng:
- Tham mưu cho UBND huyện và Hội đồng thi đua khen thưởng huyện
để cụ thể hoá chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước về công
- Hưỡng dẫn, theo dõi thực hiện cứu trợ thường xuyên ở các cấp hội, cứu
trợ đột xuất khi có thiên tai xảy ra; phối hợp các cơ quan, đơn vị và các đoàn thể
tham gia các chương trình phúc lợi xã hội, gia đình chính sánh, người tàn tật, trẻ
em mồ côi, công tác vệ sinh môi trường.
- Xây dựng kế hoạch phối hợp các ngành đoàn thể có liên quan để đẩy
mạnh xã hội hoá công tác chăm sóc sức khoẻ nhân dân và tuyên truyền giáo dục
nâng cao nhận thức của người dân về công tác vệ sinh phòng bệnh để tự chăm
sóc sức khoẻ cho cộng đồng.
đ) Thực hiện các nhiệm vụ khác do HĐND, Thường trực HĐND,
UBND và Chủ tịch UBND huyện giao.
2.3. Cơ cấu tổ chức và sơ đồ tổ chức của Văn phòng
(phụ lục số 02)
•
Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí
trong văn phòng
3. Thống kê số nhân sự và mô tả việc Phân công nhiệm vụ của các vị trí
trong Văn phòng
3.1.1. Số nhân sự hiện có của Văn phòng
Hiện nay Văn phòng HĐND và UBND huyện Hàm Yên gồm 28 đồng
chí: Căn cứ Quyết định số 101/2005/QĐ-UBND ngày 14/11/2005 của Uỷ ban
Nông Thị Thủy
15
Lớp ĐH QTVP K1A
Giúp việc cho Chánh văn phòng có các Phó Văn phòng, nhiệm vụ các Phó
Văn phòng do Chánh Văn phòng phân công.
a) Chánh Văn phòng: Tống Xuân Quang.
- Chịu trách nhiệm chung về các lĩnh vực công tác của Văn phòng HĐND và
UBND huyện; công tác chính trị, tư tưởng, tổ chức cán bộ của cơ quan.
- Căn cứ Nghị quyết của Huyện ủy, HĐND huyện, chương trình công tác
của Huyện ủy và các nhiệm vụ cần triển khai để tham mưu xây dựng chương
trình công tác của HĐND và UBND huyện hàng tháng, quý và cả năm; báo cáo
sơ kết, tổng kết hoạt động, báo cáo kiểm điểm công tác chỉ đạo, điều hành của
Nông Thị Thủy
16
Lớp ĐH QTVP K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
HĐND và UBND huyện và các báo cáo khác theo sự chỉ đạo của Thường trực
HĐND và Chủ tịch UBND huyện.
- Tiếp nhận các văn bản đến; chỉ đạo cán bộ, chuyên viên nghiên cứu,
thẩm định các văn bản, báo cáo, đề án... để tham mưu, đề xuất biện pháp giải
quyết, trình Thường trực HĐND và Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND huyện.
- Tham mưu giúp HĐND, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND thực hiện
các nội dung sau:
+ Kiểm tra, đôn đốc các cơ quan chuyên môn, cơ quan thuộc UBND
huyện, UBND xã, thị trấn thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác của Ủy
ban nhân dân huyện.
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
Giao thông, xây dựng; chuyên viên tổng hợp khối nông lâm nghiệp, khối văn
hóa - xã hội; quản trị mạng; tiếp dân; cán bộ: Văn thư, lưu trữ, ...
- Chịu trách nhiệm thay Chánh Văn phòng điều hành các hoạt động của Văn
phòng khi Chánh Văn phòng đi vắng; được Chánh Văn phòng ủy quyền là chủ tài
khoản thứ 2 của cơ quan (chỉ được thực hiện khi có văn bản ủy quyền).
- Theo dõi tổng hợp tình hình mọi mặt các lĩnh vực và hoạt động của các
cơ quan, đơn vị và các xã, thị trấn. Đồng thời tổng hợp phân tích, tham mưu
đánh giá kết quả công tác của phòng, ban, cơ quan, đơn vị; việc thực hiện chế độ
thông tin báo cáo. Phát hiện những phát sinh, khó khăn vướng mắc, đề xuất biện
pháp giải quyết với Thường trực Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân; Chủ tịch,
các Phó Chủ tịch UBND huyện.
- Tổng hợp đầy đủ, chính xác; chủ trì tổng hợp báo cáo tháng, quý, 6
tháng, năm và các báo cáo tổng kết theo chỉ đạo của cấp ủy, cấp trên các lĩnh
vực kinh tế, văn hóa - xã hội, an ninh quốc phòng; các báo chuyên đề theo chỉ
đạo của Thường trực HĐND và UBND huyện.
- Soát xét lại nội dung và hoàn chỉnh thể thức các loại văn bản của các
ngành tham mưu soạn thảo cho HĐND&UBND huyện. Đồng thời thường xuyên
bồi dưỡng, nâng cao trình độ chuyên viên bảo đảm tham mưu xây dựng văn bản
nhanh, chất lượng, đúng quy định.
- Được dự các kỳ họp, buổi làm việc theo quy chế hoạt động của
HĐND&UBND huyện và các cuộc họp khi Thường trực HĐND yêu cầu; phân
công chuyên viên chuẩn bị tài liệu, ghi biên bản và ghi kết luận cuộc họp.
- Cập nhật, tổng hợp thông báo danh mục các văn bản mới phát hành của
Chính phủ, bộ ngành Trung ương đến Thường trực HĐND, Chủ tịch, các phó
Chủ tịch UBND; ký sao lục các văn bản.
- Xây dựng kế hoạch bảo đảm các điều kiện làm việc của Thường trực
HĐND, Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND huyện, lãnh đạo Văn phòng, các
Chuyên viên, cán bộ công chức, viên chức trong cơ quan.
- Chỉ đạo kiểm tra, xây dựng kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa mua sắm tài
sản, thiết bị vật tư, phục vụ công tác của cơ quan; trực tiếp điều động xe ô tô
phục vụ Thường trực HĐND, Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND huyện đi
công tác.
- Chỉ đạo, tổ chức kiểm tra, đôn đốc công tác vệ sinh, các phòng khách,
phòng nghỉ, phòng họp của cơ quan, phòng làm việc của Thường trực HĐND
huyện, Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND huyện, lãnh đạo Văn phòng; đôn
đốc các phòng, ban, làm tốt vệ sinh cơ quan.
- Thực hiện việc giao dịch mua sắm, sửa chữa tài sản, duyệt chi kinh phí
phục vụ cho hoạt động thường xuyên, đột xuất của cơ quan sau khi được Chánh
Văn phòng cho ý kiến; nội dung chi bảo đảm tiết kiệm, đúng định mức và các
chế độ, chính sách, quy định của pháp luật.
- Thực hiện chế độ thanh, quyết toán, kiểm kê tài sản định kỳ báo cáo với
Chánh Văn phòng, cơ quan quản lý theo chức năng quy định.
- Chỉ đạo, tổ chức kiểm tra, giám sát thực hiện chế độ bảo dưỡng, bảo
hành giữ gìn bảo vệ xe tốt, lái xe an toàn đáp ứng yêu cầu thường xuyên, đột
xuất phụ vụ công tác lãnh đạo Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác phát sinh do Chánh Văn phòng phân công.
3.1.2.2. Nhiệm vụ của các công chức, viên chức, các chuyên viên tổng
hợp Văn phòng HĐND và UBND huyện.
Nông Thị Thủy
19
Lớp ĐH QTVP K1A
- Kiểm soát thủ tục hành chính; theo dõi, tổng hợp báo cáo của cơ quan
Văn phòng HĐND&UBND huyện.
- Tham mưu cho Thường trực HĐND&UBND về các nội dung sau:
Xây dựng chương trình công tác năm, lịch công tác tháng, báo cáo (quý, 6
tháng, năm); Tham mưu, giúp việc cho Ban Pháp chế Hội đồng nhân dân huyện
các công việc liên quan đến các cơ quan trên và các nhiệm vụ khác do lãnh đạo
Văn phòng phân công.
Nông Thị Thủy
20
Lớp ĐH QTVP K1A
Copyright: Tài liệu đại học ©