Sinh viên: Trần Thị Hiền
Quản trị văn phòng K1D
MỤC LỤC
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT.................................................................................3
LỜI NÓI ĐẦU.........................................................................................................1
PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG..............................................1
CỦA UBND HUYỆN Ý YÊN.................................................................................1
I.CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND HUYỆN Ý YÊN....................1
1.Vài nét về UBND huyện Ý Yên............................................................................................................2
2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức.........................................................................3
2.1 Chức năng......................................................................................................................................3
2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn....................................................................................................................3
3. Cơ cấu tổ chức.................................................................................................................................9
II.KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA
UBND HUYỆN Ý YÊN...........................................................................................................................10
1.Tổ chức và hoạt động của phòng Nội vụ huyện Ý Yên.....................................................................10
1.1Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức.......................................................................................10
1.2Mô tả phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc.......................................................................14
2. Công tác Văn thư lưu trữ của UBND huyện Ý Yên..........................................................................15
2.1 Hệ thống hóa các Văn bản quản lý nhà nước về công tác Văn thư lưu trữ của UBND huyện Ý Yên
...........................................................................................................................................................15
2.2 Mô hình tổ chức Văn thư của UBND huyện Ý Yên........................................................................15
2.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND huyện Ý Yên................................................15
2.3.1 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý..............................................................15
2.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản..................................................................16
2.3.3Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý......................................................16
2.4. Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi – đến.....................................................16
2.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi – đến......................................................17
Quản trị văn phòng K1D
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
UBND: Ủy ban nhân dân
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
Sinh viên: Trần Thị Hiền
Quản trị văn phòng K1D
LỜI NÓI ĐẦU
Hiện nay, bộ máy văn phòng có vai trò rất quan trọng đối với mọi cơ quan,
tổ chức bởi nó ảnh hưởng lớn đến toàn bộ hoạt động, công tác văn phòng nếu được
thực hiện tốt sẽ quyết định tới nhiều mặt của cơ quan và ngược lại nêu thực hiện
không tốt sẽ tác động tiêu cực trở lại.
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn phòng trong thời kỳ hiện
nay, kết hợp hài hòa giữa lý luận và thực tế, trường Đại học Nội vụ Hà Nội với
phương châm học đi đôi với hành đã tổ chức cho chúng em những sinh viên năm 3
lớp Đại học Quản trị văn phòng K1 đi kiến tập thực tế với thời gian từ ngày 20/4
đến ngày 25/5/2015. Được sự quan tâm giới thiệu của nhà trường và sự tiếp nhận
của Phòng Nội vụ huyện Ý Yên, trong thời gian đó em đã không chỉ được quan sát
mà còn được tiếp cận trực tiếp với công việc.Trên cơ sở vận dụng những gì đã
được học và thực tế đã làm, em đã học hỏi được nhiều kinh nghiệm và nhận được
sự nhiệt tình của cán bộ chuyên viên tại cơ quan, khóa kiến tập này thực sự rất ý
nghĩa với sinh viên như chúng em.
Qua đây cho em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thạc sỹ Lâm Thu Hằng Giảng viên Khoa Quản trị văn phòng đã hướng dẫn em trong thời gian kiến tập vừa
đường cao tốc Cao Bồ đi qua các xã phía Tây của huyện. Đây cũng là quê hương
của các làng nghề nổi tiếng như: đúc đồng, cơ khí đúc, làm trống, điêu khắc, đồ gỗ
mỹ nghệ truyền thống. Huyện gồm 31 xã và 1 thị trấn.
Đây cũng là quê hương của các nhân vật nổi tiếng như: Bộ trưởng Bộ Giao
thông vận tải Đinh La Thăng, Bộ trưởng đương nhiệm Bộ Nông nghiệp và Phát
triển Nông thôn Cao Đức Phát, thày giáo Phạm Văn Nghị, thày giáo Tống Văn
Trân…Trên địa bàn huyện có các di tích lịch sử văn hóa như: quần thể di tích thờ
vua Đinh tại xã Yên Thắng, phủ Quảng Cung thờ thánh Mẫu Liễu Hạnh giáng sinh
lần thứ nhất tại xã Yên Đồng, đặc biệt tại xã Yên Nhân có cây Dã Hương 500 năm
tuổi nằm trong dự án cấp quốc gia về bảo vệ cây quý hiếm.
Trong quá trình hội nhập, huyện đang từng bước chuyển mình để phát triển
cùng với sự đi lên của tỉnh nói riêng và cả nước nói chung.
UBND huyện Ý Yên thành lập vào năm 1945, là cơ quan quản trị cấp trung
gian, chịu sự chỉ đạo, giám sát trực tiếp của UBND tỉnh, thực hiện chức năng quản
lý trên tất cả các lĩnh vực: kinh tế, văn hóa, xã hội, chính trị, an ninh, quốc
phòng…trên địa bàn huyện.Trải qua 70 năm thành lập và phát triển, với những gì
đã đạt được ,lãnh đạo, Đảng bộ và nhân dân huyện Ý Yên quyết tâm giữ vững
danh hiệu mô hình nhà nước kiểu mẫu của tỉnh nhà.
Báo cáo kiến tập
2
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
Sinh viên: Trần Thị Hiền
Quản trị văn phòng K1D
quan liêu, hách dịch, cửa quyền, tham nhũng, lãng phí, vô trách nhiệm và các biểu
hiện tiêu cực khác của cán bộ, công chức và trong bộ máy chính quyền địa
phương.
UBND huyện Ý Yên thực hiện chức năng, nhiệm vụ trên các lĩnh vực sau:
a.Trong lĩnh vực kinh tế:
- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng
nhân dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổ chức
và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó;
- Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân
sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyết toán ngân
sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong trường hợp
cần thiết trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo Uỷ ban nhân
dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;
- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ ban nhân
dân xã, thị trấn xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra nghị quyết của Hội
đồng nhân dân xã, thị trấn về thực hiện ngân sách địa phương theo quy định của
pháp luật;
- Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã, thị trấn.
b.Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và đất đai:
- Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua các chương trình
khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương và tổ
chức thực hiện các chương trình đó;
-Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyển dịch
cơ cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng và khai thác lâm
sản, phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng và chế biến thuỷ sản;
-Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ gia đình,
giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của pháp luật;
-Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của Uỷ ban nhân dân xã, thị
Báo cáo kiến tập
pháp luật về xây dựng; tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở; quản lý đất ở và
quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn;
- Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân
cấp của Uỷ ban nhân dân tỉnh.
e. Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch:
- Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm tra
việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và du
lịch trên địa bàn huyện;
- Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt động
Báo cáo kiến tập
5
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
Sinh viên: Trần Thị Hiền
Quản trị văn phòng K1D
thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn;
- Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại,
dịch vụ, du lịch trên địa bàn.
f.Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thể
thao:
- Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông tin,
thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau khi
được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
- Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ cập
giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổ chức
sản xuất và đời sống nhân dân ở địa phương;
- Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu quả
thiên tai, bão lụt;
- Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường và
chất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm và hàng hoá trên địa bàn
huyện; ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất lượng tại địa
phương.
h. Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội:
- Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang và
quốc phòng toàn dân; thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện; quản
lý lực lượng dự bị động viên; chỉ đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự vệ,
công tác huấn luyện dân quân tự vệ;
- Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quyết định việc nhập ngũ,
giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trường hợp vi
phạm theo quy định của pháp luật;
- Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xây
dựng lực lượng công an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước; thực
hiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi
vi phạm pháp luật khác ở địa phương;
- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý
hộ khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương;
- Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ an
ninh, trật tự, an toàn xã hội.
i. Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo:
- Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc và tôn
giáo;
- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kế hoạch,
dự án phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh đối với vùng đồng bào dân tộc thiểu số,
vùng sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt;
Báo cáo kiến tập
chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật;
- Tổ chức thực hiện và chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các
biện pháp bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ
chức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền và
lợi ích hợp pháp khác của công dân;
- Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn;
- Tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án theo quy định của pháp
luật;
- Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nhà nước; tổ
Báo cáo kiến tập
8
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
Sinh viên: Trần Thị Hiền
Quản trị văn phòng K1D
chức tiếp dân, giải quyết kịp thời khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân;
hướng dẫn, chỉ đạo công tác hoà giải ở xã, thị trấn.
3. Cơ cấu tổ chức
Hiện tại, cơ cấu tổ chức của UBND huyện Ý Yên bao gồm: 01 Chủ tịch, 02
Phó Chủ tịch và 04 Ủy viên.
- Chủ tịch UBND huyện là người đứng đầu cơ quan, có nhiệm vụ lãnh đạo,
quản lý toàn bộ cơ quan.
- Các Phó Chủ tịch huyện là người giúp việc trực tiếp cho Chủ tịch, theo
từng nhiệm vụ đã quy định:
+ Phó Chủ tịch phụ trách lĩnh vực: Nông nghiệp – Phát triển NT, Khoa học
Sinh viên: Trần Thị Hiền
Quản trị văn phòng K1D
+ Phòng Văn hóa – Thông tin
+ Phòng Y tế
+ Phòng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn
+ Phòng Lao động thương binh và xã hội
+ Phòng Tài nguyên và Môi trường
05 đơn vị sự nghiệp thuộc huyện:
+ Đài Phát thanh truyền hình huyện
+ Trung tâm Văn hóa Thông tinThể thao
+ Trạm Khuyến nông
+ Trung tâm Phát triển các cụm Công nghiệp
+ Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất
Sơ đồ được thể hiện ở Phụ lục 01
II. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG
CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN Ý YÊN
1. Tổ chức và hoạt động của phòng Nội vụ huyện Ý Yên
1.1 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức
Phòng Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, có chức năng
tham mưu giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh
vực: Tổ chức, biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà nước, cải cách hành
chính; chính quyền địa phương, địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức
nhà nước, cán bộ công chức xã, tổ chức phi chính phủ; Văn thư lưu trữ nhà nước;
Tôn giáo; Thi đua khen thưởng và công tác quản lý nhà nước về thanh niên.
Phòng Nội vụ thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định của pháp luật về
công tác chuyên môn như:
+ Quản lý và sử dụng biên chế hành chính - sự nghiệp:
a/ Tham mưu giúp chủ tịch UBND huyện phân bổ chỉ tiêu biên chế hành
chính - sự nghiệp hàng năm.
b/ Giúp UBND huyện hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý, sử dụng biên chế
hành chính sự nghiệp.
c/ Giúp UBND huyện tổng hợp chung việc thực hiện các quy định về chế độ
tự chủ, tự chịu trách nhiệm đối với các cơ quan chuyên môn, tổ chức sự nghiệp
thuộc UBND huyện và UBND xã.
+ Về công tác xây dựng chính quyền:
a/ Giúp UBND huyện và các cơ quan có thẩm quyền tổ chức thực hiện việc
bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân theo phân công của Uỷ ban
nhân dân huyện và hướng dẫn của Uỷ ban nhân dân tỉnh.
b/ Thực hiện các thủ tục để Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện phê chuẩn các
chức danh lãnh đạo của Uỷ ban nhân dân xã; Giúp Uỷ ban nhân dân huyện trình
Uỷ ban nhân dân tỉnh phê chuẩn các chức danh bầu cử theo quy định của pháp luật
c/ Tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân huyện xây dựng đề án thành lập mới,
nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành chính trên địa bàn để Uỷ ban nhân dân huyện
trình Hội đồng nhân dân tỉnh thông qua trước khi trình các cấp có thẩm quyền xem
xét, quyết định. Chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới
hành chính của huyện;
d/ Giúp Uỷ ban nhân dân huyện trong việc hướng dẫn thành lập, giải thể, sáp
nhập và kiểm tra, tổng hợp báo cáo về hoạt động của thôn, xóm, tổ dân phố trên
địa bàn huyện theo quy định; bồi dưỡng công tác cho các chức danh trưởng, phó
thôn, xóm, tổ trưởng, tổ phó tổ dân phố.
+ Giúp Uỷ ban nhân dân huyện trong việc hướng dẫn, kiểm tra tổng hợp báo
Báo cáo kiến tập
11
quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bàn
huyện và lưu trữ huyện.
+ Về công tác Tôn giáo:
a/ Giúp Uỷ ban nhân dân huyện chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức
thực hiện các chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước về tôn
giáo và công tác tôn giáo trên địa bàn;
b/ Chủ trì, phối hợp với các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân
huyện để thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về tôn giáo trên địa bàn theo phân
cấp của Uỷ ban nhân dân tỉnh và theo quy định của pháp luật.
+ Về công tác Thi đua khen thưởng:
a/ Tham mưu đề xuất với Uỷ ban nhân dân huyện, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân
Báo cáo kiến tập
12
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
Sinh viên: Trần Thị Hiền
Quản trị văn phòng K1D
huyện tổ chức các phong trào thi đua và triển khai thực hiện chính sách khen
thưởng của Đảng và Nhà nước trên địa bàn huyện; làm nhiệm vụ thường trực của
Hội đồng Thi đua - Khen thưởng huyện;
b/ Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch, nội dung thi đua,
khen thưởng trên địa bàn huyện; xây dựng, quản lý và sử dụng quỹ thi đua, khen
thưởng theo quy định của pháp luật.
+ Quản lý nhà nước về công tác thanh niên.
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
Sinh viên: Trần Thị Hiền
Quản trị văn phòng K1D
+ 04 Chuyên viên
1.2 Mô tả phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc
+ Ngô Quốc Thế - Trưởng phòng: Chịu trách nhiệm trước Uỷ ban nhân dân,
Chủ tịch Uỷban nhân dân huyện và trước pháp luật về thực hiện chức năng, nhiệm
vụ , quyền hạn được giao và toàn bộ hoạt động của phòng.
+ Trần Văn Nam – Phó Trưởng phòng: Giúp Trưởng phòng giải quyết công
việc khi Trưởng phòng đi vắng và khi được uỷ quyền.
- Trực tiếp theo dõi và triển khai thực hiện công tác cải cách hành chính thực
hiện công tác QLNN về tổ chức và hoạt động của hội và tổ chức phi chính phủ trên
địa bàn.
- Thay mặt Trưởng phòng điều hành công việc của phòng khi Trưởng phòng
đi vắng và kí thay Trưởng phòng các văn bản thuộc thẩm quyền khi được Trưởng
phòng uỷ quyền.
- Giúp Trưởng phòng thực hiện nhiệm vụ theo chức năng, nhiệm vụ được
giao, được Trưởng phòng phân công phụ trách, chỉ đạo các công việc thuộc lĩnh
vực: xây dựng chính quyền cơ sở, công tác cải cách hành chính Nhà nước; quy chế
dân chủ.
+ Vũ Hoàng Hiệp – Phó Trưởng phòng:
- Thực hiện chức năng QLNN về tôn giáo.
- Ký thay trưởng phòng các văn bản thuộc thẩm quyền khi được Trưởng
phòng uỷ quyền.
- Tham dự các kỳ họp khi được Trưởng phòng phân công.
hợp với tổ chức, cá nhân trong khai thác, sử dụng thông tin lưu trữ. Đảm bảo an
toàn thông tin trong công tác văn thư - lưu trữ.
- Tiếp nhận và theo dõi đầy đủ các văn bản đi, đến của phòng.
+ Lê Thị Thủy – Chuyên viên:
- Thực hiện quản lý Nhà nước về công tác Thanh niên.
- Làm kế toán phòng Nội vụ.
- Làm thủ quỹ phòng.
2. Công tác Văn thư lưu trữ của UBND huyện Ý Yên
2.1 Hệ thống hóa các Văn bản quản lý nhà nước về công tác Văn thư
lưu trữ của UBND huyện Ý Yên
Quyết định Số: 8793/2011/QĐ - UBND ngày 21/09/2011 của UBND huyện
Ý Yên về quy chế Văn thư lưu trữ.
2.2 Mô hình tổ chức Văn thư của UBND huyện Ý Yên
Các tài liệu văn thư của UBND huyện Ý Yên được tổ chức lưu trữ tại Văn
thư cơ quan, có cán bộ chuyên trách tổ chức sử dụng vàbảo quản, tại mỗi đơn vị
thuộc cơ quan thì tài liệu văn thư được lưu trữ tại văn thư đơn vị và tợp hợp số liệu
vào phần mền lưu trữ.
Văn thư của UBND huyện được tổ chức theo mô hình tập trung.
2.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND huyện Ý Yên
2.3.1 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý
Căn cứ theo QĐ Số: 8793/2011/QĐ – UBND ngày 21/09/20011 của UBND
huyện Ý Yên về công tác Văn thư lưu trữ quy định UBND có thẩm quyền ban
hành những văn bản sau:
a.Văn bản quy phạm pháp luật: Quyết định, Chỉ thị
b.Văn bản hành chính: Quyết định ( cá biệt), Chỉ thị ( cá biệt), quy chế, quy
định, thông cáo, thông báo, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo,
biên bản, tở trình, hợp đồng, công văn, công điện, giấy chứng nhận, giấy ủy nhiệm,
Báo cáo kiến tập
15
Đối tượng giải quyết hay thực hiện là ai?
Bước 2: Thu thập và xử lý thông tin
Thu thập thông tin từ các nguồn khác nhau, bằng phương tiện hay cách thức
khác nhau.
Lấy thông tin trực tiếp từ: báo cáo, xin ý kiến lãnh đạo.
Bước 3: Xây dựng bản thảo
Trên cơ sở đã đầy đủ tài liệu cán bộ chuyên môn xây dựng đề cương và viết
bản thảo chi tiết.
Bước 4: Trình ký và xin ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo.
Xin ý kiến thủ trưởng cơ quan
Sau đó cán bộ chuyên môn sẽ nhân bản, đóng dấu, ghi số văn bản.
Bước 5: Hoàn thiện để ban hành văn bản.
2.4. Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi – đến.
Báo cáo kiến tập
16
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
Sinh viên: Trần Thị Hiền
Quản trị văn phòng K1D
2.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi – đến
Các văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan được cụ thể
hóa qua sơ đồ quá trình quản lý và gỉai quyết văn bản sau:
+ Sơ đồ quản lý và giải quyết văn bản đến:
Tiếp nhận, đăng ký văn
bản đến
2.4.2 Tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành của UBND huyện Ý Yên
Hồ sơ là một tập tài liệu, văn bản có liên quan tới nhau về một vấn đề, một
sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một ( một số) đặc điểm chung như tên loại
văn bản; cơ quan tổ chức ban hành, thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình
thành trong quá trình theo dõi, giải quyết văn bản trong phạm vi chức năng, nhiệm
vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc một cá nhân.
Lập hồ sơ là việc tợp hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá
trình theo dõi giải quyết công việc, thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương
pháp nhất định.
Nội dung bao gồm những công việc sau:
+ Mở hồ sơ: đầu năm, mỗi đơn vị cá nhân dựa vào danh mục hồ sơ công
việc của đơn vị mở hồ sơ. Đồng thời với mở hồ sơ thực tế các chuyên viên mở hồ
sơ công việc trên máy tính. Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ khi có công việc
phát sinh, chuyên viên tiếp tục mở hồ sơ để quản lý và theo dõi việc giải quyết
Báo cáo kiến tập
18
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
Sinh viên: Trần Thị Hiền
Quản trị văn phòng K1D
công việc.
+ Thu thập, cập nhật văn bản tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải
quyết công việc vào hồ sơ thực tế và hồ sơ trên máy tính.
+ Kết thúc và biến mục hồ sơ: Sau khi công việc kết thúc, người lập hồ sơ
Sinh viên: Trần Thị Hiền
Quản trị văn phòng K1D
Qua thời gian kiến tập được trực tiếp quan sát, Phòng Nội vụ huyện Ý Yên
có những trang thiết bi sau:
+ Máy tính
+ Máy in
+ Máy fax
+ Điện thoại
+ Máy photo
+ Tủ đựng tài liệu
+ Bàn tiếp khách
+ Bàn làm việc
+ Ghế ngồi
+ Điều hòa
Trang thiết bị và cơ sở vật chất của Phòng nhìn chung đã và đang đáp ứng
và hỗ trợ rất nhiều cho công tác của cơ quan như: Máy tính giúp soạn thảo văn bản,
lưu hồ sơ đi – đến , làm giảm các công tác lao động thủ công, máy in để in tài liệu
giảm khâu đi lại,..
1.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị văn phòng trong
một phòng làm việc của Phòng Nội vụ huyện Ý Yên
Đề xuất mô hình văn phòng tối ưu( Phụ lục 02)
1.3 Các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của
cơ quan
Công tác ứng dụng phần mềm trong công tác văn phòng của UBND huyện
Ý Yên vẫn còn hạn chế, ngày nay với sự phát triển của công nghệ tin học thì việc
ứng dụng sử dụng các phần mềm vào công tác của cơ quan là vô cùng hữu ích.
kiện cho cán bộ chuyên viên làm việc tốt hơn.
Công tác văn thư được tổ chức và giải quyết cẩn thận, chu đáo, kịp thời đảm
bảo thông tin được bảo mật và đúng quy định nhà nước hiện hành nhờ đó công
việc được giải quyết triệt để và nhanh chóng.
Công tác lưu trữ cũng được chú trọng, tranh thấp nhất sự cố xảy ra cho tài
liệu, văn bản, đó là nhờ vào chuyên môn của cán bộ và sự hỗ trợ của trang thiết bị.
+ Nhược điểm:
Các phần mềm chưa được xây dựng nên công việc ít nhiều bị ảnh hưởng.
Công việc văn phòng nhiều khi phức tạp vì một số lý do chủ quan, rườm rà
nên bị gián đọa hay mất thời gian mới giải quyết được.
Ở công tác văn thư lưu trữ một số văn bản chưa đưa vào sổ sách, nên có khả
nắng dễ xảy ra thất lạc; một số trang thiết bị còn lạc hậu không đáp ứng được yêu
cầu bảo quản hồ sơ, tài liệu.
II.Đề xuất những giải pháp phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm
Báo cáo kiến tập
21
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
Sinh viên: Trần Thị Hiền
Quản trị văn phòng K1D
Công tác văn phòng quan trọng là thế, bởi vậy nên biết phát huy ưu điểm,
khắc phục nhược điểm sẽ mang lại hiệu quả cũng như chất lượng công việc cao.Vì
vậy em xin phép đưa ra những góp ý đề xuất của cá nhân như sau:
+ Cơ quan nên xây dựng thêm các phần mềm quản lý nhằm hiện đại hóa
công tác văn phòng.
Copyright: Tài liệu đại học ©