Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................1
Phần I:..................................................................................................................4
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN............................4
Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan....................................................4
Sự ra đời. 4
Chức năng.........................................................................................................4
1.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn................................................................................5
1.1.4 Cơ cấu tổ chức..........................................................................................5
1.2. Chức năng nhiệm vụ của Văn phòng (đơn vị phụ trách công tác Văn thư).
7
1.2.1. Chức năng................................................................................................7
1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn...............................................................................7
1.2.3. Vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong văn
phòng

9

Sơ đồ...................................................................................................................15
Phần II : CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN.................................................................16
CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA UBND HUYỆN CHỢ ĐỒN.........................16
2.2 Công tác Văn thư của cơ quan...................................................................16
2.2.1 Công tác chỉ đạo về công tác Văn thư của cơ quan................................16
2.2.2 Tình hình cán bộ làm công tác Văn thư..................................................17
2.2.3 Thực trạng công tác Văn thư của UBND huyện Chợ Đồn.....................18
PHẦN III:...........................................................................................................30
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ.......................................................30

LỜI MỞ ĐẦU

Cùng với sự phát triển của đất nước cũng như thế giới hàng ngày và
những bước tiến nhảy vọt của khoa học công nghệ thông tin. Nhu cầu về thông
tin và trao đổi thông tin ngày càng lớn. Đặc biệt trong những năm gần đây cuốn
theo sự phát triển của khoa học công nghệ, công cuộc xây dựng đất nước theo
con đường công nghiệp hóa hiện đại hóa, giúp con người có tầm hiểu biết và
giải quyết công việc được nhanh chóng thuận tiện hơn.
Ngày nay việc trao đổi thông tin đã trở thành một nhu cầu tất yếu của loài
người với rất nhiều hình thức khác nhau. Hình thức trao đổi thông tin bằng văn
bản ra đời ngày càng làm phong phú và trở thành phương tiện không thể thiếu
trong hoạt động của các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị-xã hội, tổ chức
kinh tế…
Lý do chọn đề tài: em thấy mình cần phải trau dồi thêm kiến thức về
chuyên môn nghiệp vụ của mình và cũng muốn thử sức mình trong công việc
thực tế mà sắp tới khi ra trường em sẽ làm. Trong thời gian thực tập tại Văn
phòng HĐND-UBND huyện Chợ Đồn và thực hiện đề tài này em cũng có gặp
những thuận lợi và khó khăn nhất định sau:
-Thuận lợi: Về công tác Văn thư: Khi đến thực tập tại cơ quan em được
chị Hoàng Thị Kiều cán bộ phụ trách công tác Văn thư ở dây chỉ bảo tận tình
cho em được thực hành toàn bộ các khâu nghiệp vụ của công tác Văn thư giúp
em rút ra được nhiều kinh nghiệm trong mội trường làm việc thực tế.
-Khó khăn: Do công tác Lưu trữ của UBND huyện Chợ Đồn chưa thực sự
được quan tâm, công tác Lưu trữ do cán bộ Văn thư kiêm nhiệm phụ trách.
Trong quá trình thực tập em được tham gia sắp xếp tài liệu trên kho nhưng do
không có ai hướng dẫn , tài liệu lại quá lộn xộn chưa chỉnh lý chưa sắp xếp lần
nào nên em phải tự tìm hiểu , tự thực hiện dựa trên những kiến thức đã được học
tại trường.
Mục tiêu của đề tài: “ Học phải đi đôi với hành” những kiến thức đã
được học trên lớp phải được áp dụng vào thực tiễn công việc của cơ quan tổ

đầu tư xứng đáng. Đây là suy nghĩ, là quan niệm chưa đúng khi đánh giá về
công tác văn thư, lưu trữ, cần thiết phải được nhìn nhận lại.
Như chúng ta đã biết, công tác văn thư bao gồm các nội dung như:
Quản lý văn bản đến, văn bản đi, quản lý và sử dụng con dấu, lập hồ sơ.... Theo
đó, việc tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn bản đến, văn bản đi, quản lý, sử
dụng con dấu, phát hành văn bản đi là trách nhiệm của người làm văn thư; việc
cho ý kiến chỉ đạo, phân phối giải quyết văn bản đến, ký văn bản để phát hành
thuộc thẩm quyền của thủ trưởng cơ quan, tổ chức; việc soạn thảo văn bản, lập
hồ sơ là trách nhiệm của mỗi cá nhân khi được giao giải quyết công việc… Như
vậy để thấy rằng, tất cả các cá nhân, từ thủ trưởng đến nhân viên trong cơ quan,
tổ chức đều tham gia thực hiện các nội dung của công tác văn thư, chịu trách
nhiệm với công việc được giao và để khẳng định rằng công tác văn thư không
Sinh viên: Dương Phúc Đạt

2

Lớp: QTVP K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

phải của riêng những người làm văn thư.
Cũng với suy nghĩ, công tác văn thư, lưu trữ chỉ là công việc sự vụ,
giấy tờ, không quan trọng nên không ít người đánh giá không đúng đối với
những người làm công tác văn thư, lưu trữ mà không biết được rằng họ là những
người hy sinh thầm lặng. Chúng ta cứ nhìn vào kết quả A, kết quả B của nhiều
người mà quên mất rằng để đạt được những kết quả đó, có phần đóng góp không
nhỏ của những người làm văn thư, lưu trữ. Để văn bản đến được chuyển giao

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Phần I:

KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN
Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan.
Sự ra đời.
Huyện Chợ Đồn nằm ở phía Tây tỉnh Bắc Kạn. Có diện tích tự nhiên là
90.337 ha.Có địa dư hành chính giáp danh với 02 huyện, 01thị xã trong tỉnh, 01
huyện thuộc tỉnh Thái Nguyên và 02 huyện thuộc tỉnh Tuyên Quang cụ thể là:
Phía Đông giáp với huyện Bạch Thông và Thị xã Bắc Kạn, phía Nam giáp với
tỉnh Định Hóa thuộc tỉnh Thái Nguyên, phía Tây giáp với huyện Chiêm Hóa, Na
Hang thuộc tỉnh Tuyên Quang, phía Bắc giáp với huyện Ba Bể thuộc tỉnh Bắc
Kạn. Toàn huyện hiện có 21 xã và 01 thị trấn cụ thể là:
Tình hình an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội luôn được giữ vững, ổn
định. Các trường học, cơ sở y tế trong huyện đã và đang được xây dựng khang
trang hơn.
Chức năng.
UBND cấp huyện là một mắt xích quan trọng trong việc phát huy hiệu lực
của chính quyền địa phương, bảo đảm cho hoạt động quản lý hành chính nhà
nước được thông suốt từ Trung ương đến cơ sở.
Theo quy định tại điều 123 Hiến pháp năm 1992: UBND do HĐND cùng
cấp bầu ra, là cơ quan hành chính ở địa phương, chịu trách nhiệm chấp hành
Hiến pháp, Pháp luật, các văn bản của cơ quan quản lý cấp trên và Nghị quyết
của HĐND cùng cấp.
Như vậy UBND huyện Chợ Đồn cũng giống như UBND cấp huyện trên
cả nước: Là cơ quan chấp hành của HĐND cấp huyện và là cơ quan quản lý
hành chính ở địa phương.
Chức năng chủ yếu của UBND huyên là: Quản lý hành chính nhà nước
trên các lĩnh vực dời sống, xã hội ở địa phương bằng Pháp luật và Nghị quyết
của HĐND cùng cấp.

của địa phương.
- UBND huyện chịu trách nhiệm báo cáo công tác trước HĐND huyện và
UBND tỉnh.
1.1.4 Cơ cấu tổ chức.
Căn cứ vào Nghị định 14/2008/NĐ- CP của Chính phủ quy định tổ chức
các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh;
Quyết định 1589/QĐ- UBND về việc ban hành Quy chế làm việc của huyện
Chợ Đồn. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Chợ Đồn bao gồm:
- 01 Chủ tịch.
- 02 Phó Chủ tịch, trong đó:
+ 01 Phó Chủ tịch Thường trực phụ trách lĩnh vực kinh tế.
+ 01 Phó Chủ tịch phụ trách lĩnh vực văn hoá- xã hội
Sinh viên: Dương Phúc Đạt

5

Lớp: QTVP K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Chủ tịch UBND là người trực tiếp lãnh đạo và điều hành công việc của
UBND, chịu trách nhiệm cá nhân về thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình,
cùng với tập thể UBND chịu trách nhiệm trước HĐND huyện và trước cơ quan
nhà nước cấp trên.
Phó Chủ tịch và các thành viên khác của UBND huyện thực hiện nhiệm
vụ, quyền hạn do Chủ tịch UBND phân công và phải chịu trách nhiệm trước
Chủ tịch UBND huyện về việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn được giao, đồng


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

+ Ban Quản lý các Dự án đầu tư xây dựng cơ bản
Các phòng, ban trên có chức năng tham mưu, giúp việc cho UBND huyện
theo lĩnh vực mình phụ trách. Thực hiện chức năng quản lý nhà nước theo
ngành, theo lĩnh vực. Chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND huyện về công tác
chuyên môn của mình.
Sơ đồ tổ chức bộ máy của cơ quan ( Phụ Lục I)
1.2. Chức năng nhiệm vụ của Văn phòng (đơn vị phụ trách công tác
Văn thư).
1.2.1. Chức năng.
Văn phòng HĐND - UBND huyện là bộ máy làm việc tổng hợp trực tiếp
của UBND huyện, bao gồm 2 chức năng:
Văn phòng HĐND - UBND huyện là cơ quan tham mưu, giúp việc cho
UBND huyện; thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địa phương và một số
nhiệm vụ cụ thể theo sự phân công hoặc ủy quyền của lãnh đạo UBND cấp
huyện. Quản lý công tác hành chính, giúp thường trực UBND huyện kiểm tra,
đôn đốc việc thực hiện Quy chế làm việc của các đơn vị, phòng ban thuộc phạm
vi quản lý của UBND huyện.
1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn.
Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch kế hoạch
sau khi được phê duyệt, thông tin tuyên truyền phổ biến, giáo dục pháp luật về
lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý.
Giúp UBND huyện theo dõi, tổng hợp tình hình, kết quả các mặt công tác
của UBND và các phòng ban trực thuộc để làm báo cáo tháng, quý, năm.
Điều hành công tác hành chính, quản trị, đảm bảo mọi điều kiện về mặt
vật chất, phương tiện cho hoạt động của HĐND và UBND huyện, cùng với các

Văn phòng HĐND - UBND là một cơ quan chuyên môn hoạt động theo
chế độ thủ trưởng, mỗi thành viên của Văn phòng HĐND - UBND huyện chịu
trách nhiệm cá nhân về phân công công tác, được Chủ tịch UBND huyện phân
công trước HĐND - UBND huyện, cùng với các thành viên khác chịu trách
nhiệm tập thể về mặt hoạt động của UBND huyện, huyện ủy và HĐND huyện.
Trong cơ cấu tổ chức, Văn phòng HĐND - UBND huyện Chợ Đồn bao
gồm:
- Chánh Văn phòng
- 01 Phó Chánh Văn phòng phụ trách công tác tổng hợp
- 01 Phó Chánh Văn phòng phụ trách công tác Hành chính quản trị
+ Bộ phận chuyên viên tổng hợp HĐND
+ Bộ phận chuyên viên tổng hợp UBND phụ trách kinh tế, nội chính
+ Bộ phận chuyên viên tổng hợp UBND phụ trách văn hóa – xã hội
+ Bộ phận Văn thư
+ Bộ phận Lưu trữ
+ Bộ phận Đánh máy
Sinh viên: Dương Phúc Đạt

8

Lớp: QTVP K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

+ Bộ phận Kế toán, Thủ quỹ, thủ kho
+ Bộ phận Công vụ, tạp vụ
+ Bộ phận Bảo vệ, lái xe

Lớp: QTVP K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

huyện, thực hiện nhiệm vụ ủy quyền chủ tài khoản Văn phòng theo luật định và
thực hiện một số nhiệm vụ khác theo quy chế làm việc và Chánh Văn phòng
giao.
4.Ông Nông Thanh Hoài: Chuyên viên tổng hợp UBND phụ trách khối
kinh tế, nội chính.
Hàng tháng trực tiếp dự giao ban và tổng hợp kết quả thực hiện nhiệm vụ
công tác các đơn vị thuộc khối kinh tế nội chính. Giao trách nhiệm cập nhật
thông tin để tổng hợp hoàn chỉnh các báo cáo định kỳ hàng tuần, tháng, quý,
năm của UBND huyện. Soạn thảo các văn bản, dự và tổng hợp ghi biên bản các
cuộc họp, các buổi làm việc do Thường trực UBND huyện chủ trì khi được lãnh
đạo Văn phòng giao. Hàng ngày giúp Chánh Văn phòng kiểm tra nội dung, rà
soát thể thức các loại văn bản của khối theo đúng luật định trước khi trình
Thường trực ký duyệt ban hành và theo dõi bảng chấm công hàng ngày của Văn
phòng.
5.Bà Ma Thị Oanh: Chuyên viên tổng hợp UBND phụ trách khối văn
xã.
Giao nhiệm vụ tổng hợp kết quả hoạt động của khối văn hóa- xã hội và dự
giao ban khối hàng tháng; dự, ghi chép tổng hợp các cuộc họp và soạn thảo các
văn bản khi được lãnh đạo Văn phòng giao. Theo dõi quản lý sử dụng tài sản,
thu nộp các khoản phí, lệ phí hàng tháng bao cáo định kỳ hoạt động của "Bộ
phận tiếp nhận và trả kết quả" của Văn phòng. Giúp Chánh Văn phòng theo dõi
công tác giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo và tiếp công dân của UBND huyện.
hàng ngày giúp lãnh đạo Văn phòng kiểm tra thể thức các loại văn bản của khối

thác sử dựng tủ sách của Văn phòng.
8.Ông Hà Văn Tuyên: Chuyên viên đánh máy quản trị mạng kiêm
photo, đánh máy.
Giao trách nhiệm quản lý mạng nội bộ (mạng LAN), đánh máy, photo và
sao gửi các loại văn bản đầy đủ, kịp thời. Giúp chủ tài khoản theo dõi, quản lý
việc sử dụng văn phòng phẩm, in sao văn bản của các cơ quan chung tài khoản
của Văn phòng.
9. Bà Hoàng Thị Tình: Kế toán Văn phòng.
Thực hiện nhiệm vụ theo Quy chế Văn phòng và Luật ngân sách Nhà
nước đã ban hành. Giúp chủ tài khoản theo dõi quản lý và sử dụng ngân sách
của các đơn vị đảm bảo kịp thời, đúng chế độ luật định, tiết kiệm và hiệu quả.
Giúp Chánh Văn phòng theo dõi và viết Lệnh điều xe.
10. Bà Nguyễn Thị Lan: Nhân viên Hành chính quản trị.
Chịu trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ theo Quy chế hành chính quản trị
kiêm thủ kho, thủ quỹ khối các cơ quan trực thuộc tài khoản. Giúp lãnh đạo Văn
phòng theo dõi, phục vụ và tổng hợp hàng tháng báo cáo về việc tiếp khách của
thường trực HĐND- UBND huyện.

Sinh viên: Dương Phúc Đạt

11

Lớp: QTVP K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

11. Bà Ma Thị Đào: Công vụ, tạp vụ.

Lớp: QTVP K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

nước; Cải cách hành chính; Chính quyến địa phương; Địa giới hành chính; Cán
bộ, công chức, viên chức nhà nước; Cán bộ, công chức xã, thị trấn; Công tác
Văn thư, Lưu trữ, Công tác Tôn giáo vàThi đua khen thưởng.
2. Phòng Tư pháp.
Phòng Tư pháp là cơ quan chuyên môn trực thuộc UBND huyện có chức
năng tham mưu giúp UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nước về: Công tác
xây dựng và thi hành văn bản Quy phạm pháp luật; Kiểm tra, xử lý các các văn
bản Quy phạm pháp luật; Phổ biến, giáo dục pháp luật; Thi hành án dân sự;
Chứng thực; Cấp hộ tịch; Trợ giúp pháp lý; Hòa giải ở cơ sở và công tác tư pháp
khác theo quy định của pháp luật.
3.Phòng Tài - chính Kế hoạch.
Phòng Tài - chính Kế hoạch là cơ quan chuyên môn trực thuộc UBND
huyện có chức nng tham mưu giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý
nhà nước về lĩnh vực tài chính, tài sản,quản lý nhà nước về kế hoạch đầu tư;
Đăng ký kinh doanh; tổng hợp, quản lý kinh tế hợp tác xã, kinh tế tập thể, kinh
tế tư nhân theo quy định của Pháp luật.
4. Phòng Tài nguyên - Môi trường.
Phòng Tài nguyên và Môi trường là cơ quan chuyên môn trực thuộc
UBND huyện có chức năng tham mưu giúp UBND huyện quản lý nhà nước về:
Đất đai, tài nguyên nước, tài nguyên khoáng sản và môi trường trên địa bàn
huyện.
5. Phòng Lao động – Thương binh xã hội.
Phòng LĐTB&XH là cơ quan chuyên môn trực thuộc UBNDhuyệncó chức

tham mưu, giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về:
Chăm sóc bảo vệ sức khỏe của nhân dân .gồm; y tế cơ sở; y tế dự phòng ;
khám, chữa bệnh, phục hồi chực năng; y dược cổ truyền ; thuốc phòng bệnh
,chữa bệnh cho người; mỹ phẩm; vệ sinh an toàn thực phẩm; bảo hiểm y tế;
trang thiết bị y tế ; dân số.
9. Phòng Công thương.
Phòng Công thương là cơ quan chuyên môn trực thuộc UBND huyện có
chức năng tham mưu, giúp UBND thực hiện các chức năng quy hoạch, quản lý
công trình xây dựng trên địa bàn, kiến trúc, xây dựng nhà ở và công sở, giao
thông, đô thị.
10. Phòng Nông nghiệp và phát triển nông thôn.
Phòng NN&PTNT là cơ quan chuyên môn trực thuộc UBND huyện có
chức năng tham mưu, giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước
về: Nông nghiệp; lâm nghiệp; diêm nghiệp; thủy lợi; thủy sản; phát triển nông
thôn; phát triển kinh tế hộ, kinh tế trang trại nông thôn, kinh tế hợp tác xã nông
lâm, ngư nghiệp gắn với ngành nghề, làng nghề nông thôn trên địa bàn xã.
11.Thanh tra huyện.
Thanh tra huyện là cơ quan chuyên môn trực thuộc UBND huyện có chức
Sinh viên: Dương Phúc Đạt

14

Lớp: QTVP K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

năng tham mưu, giúp UBND huyện thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn, tố cáo trong


Lớp: QTVP K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Phần II : CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN
CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA UBND HUYỆN CHỢ ĐỒN
2.2 Công tác Văn thư của cơ quan.
2.2.1 Công tác chỉ đạo về công tác Văn thư của cơ quan.
Công tác Văn thư của UBND huyện Chợ Đồn đặt dưới sự lãnh đạo của
Văn phòng HĐND-UBND. Với mục đích nâng cao hiệu quả của công tác Văn
thư trong quá trình giải quyết công việc nhằm đáp ứng nhu cầu thực tế của
UBNDhuyện, là cơ quan quản lý nhà nước ở địa phương. Cong tác Văn thư ở
UBND huyện Chợ Đồn dã và đang rất được sự quan tâm, chỉ đạo, giám sát chặt
chẽ của lãnh đạo, cán bộ Văn phòng HĐND-UBND.
Hàng năm UBND giao cho cán bộ phụ trách công tác Văn thư xây dựng
quy chế về công tác Văn thư của UBND đẻ cán bộ, công chức, viên chức làm tốt
công tác Văn của UBND cấp huyện do mình quản lý.
Các yêu cầu về công tác Văn thư được quy định rõ ràng trong quy chế về
công tác Văn thư của UBND huyện.
Lãnh đạo Văn phòng luôn luôn quan tâm, tổ chức cho cán bộ phụ trách
công tác Văn thư đi tập huấn về chuyên môn nghiệp vụ nhằm nâng cao chất
lượng cán bộ làm công tác Văn thư của UBND huyện. Vào cuối năm Văn phòng
thường tổ chức hội nghị tổng kết về công tác Văn thư trên toàn huyện, nhằm đưa
ra những tồn đọng của năm cũ và đề ra phương hướng nhiệm vụ năm tớ tạo điều
kiện cho công tác Văn thư trong toàn huyện đi vào nề nếp và có hiệu quả hơn.
Về việc thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác Văn thư:

này và các quy định khác của Pháp luật về công tác Văn thư như vậy Chủ tịch
UBND có trách nhiệm:
Quản lý về công tác Văn thư trong phạm vi UBND cáp mình. Để thực
hiện được nhiệm vụ này Chủ tịch UBND huyện giao cho Cánh Văn phòng thay
mình quản lý và chỉ đạo về công tác Văn thư của UBND huyện mình.
Chánh Văn phòng có trách nhiệm trực tiếp xem xét, phân phối văn bản
đến của UBND, thừa lệnh Chủ tịch UBND ký các văn bản thuộc thẩm quyền
quản lý, bản sao y, sao lục của các văn bản đến. tham gia việc soạn thảo văn bản
của UBND, kiểm tra việc chấp hành các quy định về công tác Văn thư của
UBND huyện mình.
3.Các cán bộ, công chức, viên chức của UBND cấp huyên.
Trong phạm vi,nhệm vụ, quyền hạn của mình mọi cán bộ, công chức, viên
chức trong UBND huyện phải thực hienj đầy đủ những nội dung của công tác
Văn thư có liên quan đến phần việc của minhfcuj thể như: Giair quyết kịp thời
những văn bản đến theo yêu cầu của lãnh đạo, thảo các văn bản thuộc phạm vi
chuyên môn được phân công,lập những hồ sơ công việc được giao theo dõi, giải
quyết văn bản, lập hồ sơ và nnoopj lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ theo quy định
của UBND. Bảo đảm giữ gìn bí mật, an tào nội dung văn bản, thực hiện nghiêm
Sinh viên: Dương Phúc Đạt

17

Lớp: QTVP K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

túc mọi quy định cụ thể trong chế đọ công tác Văn thư của UBND.

18

Lớp: QTVP K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

a. Công tác xây dựng và ban hành văn bản.
Các quy định về soạn thảo văn bản của UBND huyện Chợ Đồn được xây
dựng dựa trên một số văn bản ngư: Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật
của HĐND, UBND năm 2004; Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của
Chính phủ về công tác Văn thư; Thông tư số: 01/2011/TT-BNV ngày
19/01/2011 của Bộ Nội Vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
hành chính.
Thẩm quyền ban hành Văn bản của UBND huyện:
-UBND được ban hành một số văn bản quy phạm pháp luật như; Quyết
định, Chỉ thị và các văn bản hành chính thông thường như: Quyết định, công
văn, báo cáo, thông báo, kế hoạch, giấy đi đường…
- Chủ tịch UBND trực tiếp ký ban hành các văn bản như: Chỉ thị, Quyết
định về chủ chương, chính sách, kế hoạch ngân sách, các văn bản quản lý đất
đai, các văn bản trình huyện ủy, tỉnh ủy, UBND tỉnh nếu Chủ tịch đi vắng có thể
ủy nhiệm cho Phó chủ tịch ký thay.
- Phó chủ tịch UBND được Chủ tịch ủy nhiệm ký thay một số văn bản chỉ
đạo cụ thể, ký, xử lý các văn bản cụ thể thuộc lĩnh vực được phân công phụ
trách và chịu trách nhiệm về những văn bản do mình ký.
- Chánh Văn phòng thừa lệnh Chủ tịch ký một số văn bản do Văn phòng
chịu trách nhiệm quản lý: Các văn bản sao y, sao lục, trích sao…Và phải chịu
trách nhiệm về những văn bản do mình ký.

tập chung tại bộ phận Văn thư thuộc Văn phòng HĐND-UBND huyên. Tại đây
cán bộ, công chức phụ trách công tác Văn thư sẽ kểm tra lại lần cuối nếu không
có vấn đề gì, cán bộ Văn thư sẽ tiến hành cho số, ghi ngày tháng , đăng ký vào
sổ đăng ký văn bản đi sau đó nhân văn bản theo nơi nhận, đóng dấu cơ quan và
các loại dấu khác và làm thủ tục gửi văn bản đi một cách nhanh chóng, chính
xác, Văn thư giữ lại 02 bản: - 01 bản lưu tại bộ phận Văn thư (bản gốc).
- 01 bản lưu tại bộ phận soạn thảo (bản chính).
b. Công tác quản lý văn bản đi.
- Kiểm tra thể thức, hình thức trình bày văn bản.
Văn bản của UBND huyên chợ Đồn chủ yếu do các phòng ban tự soạn
thảo dưa trên những quy định trong Thông tư số: 01/2011/TT-BNV ngày 19
tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội Vụ hướng dẫn về thể thức kỹ thuật trình bày văn
bảnhành chính. Theo nguyên tắc: Văn bản sau khi được soạn thảo xong phải
trình lãnh đạo đơn vị để xem xét, kiểm tra, ký nháy chịu trách nhiệm về mặt nội
dung và trình lãnh đạo Văn phòng xem xét, kiểm tra, ký nháy chịu trách nhiệm
về mặt thể thức trước khi trình lãnh đạo UBND ký ban hành văn bản.
Nhận xét:
Về thể thức và kỹ thuật trình bày: Đa số các văn bản do UBND ban hành
đều đảm bảo về mặt thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Văn bản được trình
bày trên khổ giấy A4, có đầy đủ các yếu tố thể thức và đảm bảo về mặt nội
dungtheo quy định của nhà nước. Nội dung văn bản sát với tình hình thực tế,
đúng với thẩm quyền ban hành do đó văn bản của UBND huyện mang tính hiệu
Sinh viên: Dương Phúc Đạt

20

Lớp: QTVP K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

chơi cho các trường Mầm non phục vụ công tác phổ cập giáo dục trẻ mầm non 5
tuổi năm 2014 có số 637 ban hành ngày 21 tháng 4 năm 2014 được trình bày
như sau:

Sinh viên: Dương Phúc Đạt

21

Lớp: QTVP K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

ỦY BAN NHÂN DÂN
HUYỆN CHỢ ĐỒN

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số: 637 /QĐ-UBND

Chợ Đồn, ngày 21 tháng 4 năm 2014
QUYẾT ĐỊNH

V/v chỉ định gói thầu đơn vị tư vấn lập hồ sơ mời thầu, phân tích đánh giá
hồ sơ dự thầu gói thầu mua sắm thiết bị dạy học, đồ dùng, đồ chơi cho các
trường Mầm non phục vụ công tác phổ cập giáo dục trẻ
Mầm non 5 tuổi năm 2014


- Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
Việc chuyển văn bản của UBND huyện Chợ Đồn được thực hiện tương
đối tốt, tất cả các văn bản do UBND huyên ban hành đều được gửi dến các đối
tượng có liên quan và được thực hiện theo nguyên tắc chung: Chính xác, kịp
thời , đúng đối tượng. Văn bản sau khi hoàn tất thủ tục được chuyển giao ngay
trong ngày, chậm nhất vào đầu giờ làm ngày làm việc tiếp theo. Đối với các văn
bản khẩn được chuyển giao ngay sau khi hoàn tất các thủ tục phát hành văn bản.
Khi chuyển giao căn cứ vào nơi nhận văn bản tiến hành chuyển giao.
Hiện nay UBND có hai hình thức chuyển giao văn bản chủ yếu là:
Chuyển giao trực tiếp và chuyển giao qua Bưu điện. Đối với những văn bản gửi
lên cơ quan cấp trên: HĐND, UBND cấp tỉnh, tỉnh ủy, cấp Trung ươnghoặc gửi
đến các cơ quan ngang cấp : các huyện tương đương thì gửi qua Bưu điện. Đối
với các cơ quan trong địa bàn huyện: huyện ủy, y tế huyện, huyện đội, kho bạc
huyện…Thì do cán bộ, công chức phụ trách công tác văn thư trực tiếp chuyển
giao. Đối với các văn bản gửi xuống các xã có thể gửi qua Bưu điện hoặc gửi
trực tiếp cho cán bộ xã khi cán bộ xã đi họp trên huyện.
Hiện nay UBND huyện Chợ Đồn chưa lập được sổ chuyển giao văn bản
nhưng cũng chưa có trường hợp nào khiếu nại không nhận được văn bản, giấy
mời, thông báo…
- Sắp xếp, bảo quản, phục vụ nghiên cứu, sử dụng bản lưu văn bản.
Mỗi văn bản đi của UBND huyện Chợ đồn đều được lưu lại hai bản, một
bản lưu lại tại bộ phận Văn thư (Bản gốc), một bản lưu lại tại đơn vị soạn thảo.
Vân bản lưu lại tại Văn thư được sắp xếp: Quyết định sắp xếp riêng, các
văn bản khác sắp xếp chung. Mỗi tập văn bản tương ứng với tên loại cụ thể, văn
bản có số nhỏ ban hành sớm thì xếp trước, văn bản có số lớn ban hành sau thì
xếp sau.
Ví dụ: - Cặp lưu Quyết định của UBND huyện Chợ đồn năm 2014.
- Cặp lưu Công văn của UBND huyện Chợ Đồn năm 2014.
Cán bộ công chức phụ trách công tác Văn thư có trách nhiệm sắp xếpvăn