MỤC LỤC


A. Lời Mở Đầu
Trong công cuộc đổi mới hiện nay, xã hội càng phát triển nhu cầu trao đổi
thông tin của con người ngày càng lớn, lưu giữ được những tài liệu quý giá là
một điều rất cần thiết. Điều đó đòi hỏi chúng ta phải đặc biệt quan tâm đến tài
liệu lưu trữ.
Ra đời như một quy luật tất yếu của xã hội – công tác lưu trữ đã góp
phần quan trọng vào công cuộc xây dựng và bảo vệ tổ quốc, giữ gìn và bảo quản
thông tin lâu dài nhằm phục vụ cho sự nghiệp lãnh đạo của Đảng và Nhà nước
trên nhiều lĩnh vực kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội…
Nhận thức được điều đó, trường Đại học Nội vụ Hà Nội – một cơ sở đào
tạo có chất lượng về công tác văn thư – lưu trữ của cả nước, với phương châm “
học đi đôi với hành, lý thuyết đi đôi với thực tế “. Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội đã tổ chức cho sinh viên đi kiến tập tại cơ quan nhằm mục đích giúp sinh
viên hiểu rõ hơn thực tiễn công tác văn thư lưu trữ ở cơ quan tổ chức; tạo cơ hội
cho sinh viên chủ động độc lập trong quá trình quan sát, nhận xét, đánh giá nội
dung công tác văn thư lưu trữ ở cơ quan đơn vị; giúp sinh viên nâng cao ý thức,
trách nhiệm trong việc học tập các học phần kế tiếp; giúp sinh viên làm quen với
môi trường làm việc thực tế tại cơ quan. Từ đó sinh viên có thể tổng hợp lại kiến
thức, tập dượt, rèn luyện phẩm chất đạo đức của một lưu trữ viên và là cơ hội
cho sinh viên đúc rút kinh nghiệm làm việc, giao tiếp phục vụ cho công việc sau
này.
Được sự quan tâm giới thiệu của nhà trường cũng như sự giúp đỡ của Ủy
ban Nhân dân ( UBND) quận Tây Hồ, em đã được tiếp nhận tại phòng Nội vụ
quận Tây Hồ kể từ ngày 01/06/2016 đến hết ngày 31/06/2016.
Là cơ quan chuyên môn thuộc UBND quận có chức năng tham mưu giúp
việc, quản lý nhà nước về công tác văn thư lưu trữ và một số lĩnh vực khác. Em
tin chắc rằng việc được kiến tập, học hỏi tại phòng Nội vụ quận Tây Hồ sẽ giúp
em củng cố thêm kiến thức cũng như kinh nghiệm phục vụ cho công việc sau

đến quý thầy cô khoa Văn thư – Lưu trữ, ban lãnh đạo UBND quận Tây Hồ

3


cùng các cô chú anh chị trong phòng Nội vụ đã quan tâm giúp đỡ em trong thời
gian qua.
Một lần nữa em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc về sự giúp đỡ quý báu
này!
Hà Nội, ngày 03 tháng 07 năm 2016
Sv. Nguyễn Thị Phương Hoa

4


B. Phần Nội Dung
Chương 1: Giới thiệu vài nét về cơ quan, tổ chức
1.1: Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của cơ quan, tổ chức
1.1.1: Lịch sử hình thành

Quận Tây Hồ là một quận nằm ở phía bắc nội thành thủ đô Hà Nội. Phía
đông giáp quận Long Biên; phía tây giáp quận Bắc Từ Liêm; phía nam giáp
quận Ba Đình; phía bắc giáp huyện Đông Anh.
Thực hiện đường lối đổi mới của Đảng, từ những năm 1990 của thế kỉ
XX, cùng với nhịp độ phát triển kinh tế, tốc độ đô thị hóa trên địa bàn Hà nội
diễn ra càng ngày càng nhanh. Để đáp ứng yêu cầu xây dựng, phát triển thủ đô
trong thời kì công nghiệp hóa – hiện đại hóa, Đảng và Nhà nước đã chủ động
mở rộng nội thành thành phố Hà nội. Quận được thành lập theo Nghị định số
69/CP ngày 28/ 10/ 1995 của Chính phủ Việt Nam, trên cơ sở tách 3 phường:

6


Xây dựng quy chế làm việc của UBND quận, công tác tổ chức bộ máy và
thực hiện chế độ quản lý cán bộ theo phân cấp và quy định của Nhà nước. Bổ
nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật đối với các tập thể, cá nhân do UBND
quận trực tiếp quản lý.
Kết luận những vụ khiếu nại, tố cáo có liên quan tới cán bộ chủ chốt do
UBND quản lý hoặc những vụ việc phức tạp theo quy định của Luật Khiếu nại
tố cáo.
Kiểm điểm, đánh giá công tác chỉ đạo, điều hành của tập thể và mỗi cá
nhân thành viên của UBND quận hàng năm.
Giải quyết những vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền
của UBND quận.
1.1.3: Cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ
Cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ gồm có: 01 Chủ tịch, 03 Phó
Chủ tịch và 12 phòng ban tham mưu, giúp việc.
Bộ máy của UBND quận là toàn bộ hệ thống các phòng, ban được tổ chức
theo cơ cấu trực tuyến, nhìn chung rất phong phú về các lĩnh vực hoạt động phù
hợp với yêu cầu cũng như chức năng của Uỷ ban, mỗi một thành viên của
UBND quận Tây Hồ chịu trách nhiệm cá nhân về lĩnh vực quản lý của mình
trước HĐND, UBND và Chủ tịch UBND quận, cùng với các thành viên khác
chịu trách nhiệm tập thể về hoạt động của UBND quận trước Thành uỷ. HĐND
& UBND TP, Quận uỷ, HĐND quận và cấp trên.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND Quận Tây Hồ

7


Chủ Tịch

Tư Pháp

Phòng Văn hóa

Phòng GD- ĐT

8


1.1.4: Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cơ cấu tổ chức của phòng Nội
Vụ
Về chức năng
Phòng Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân quận, là cơ
quan tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân quận thực hiện chức năng quản lý nhà nước
về các lĩnh vực: tổ chức, biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà nước; cải
cách hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức,
viên chức nhà nước; cán bộ, công chức phường; hội, tổ chức phi chính phủ; văn
thư, lưu trữ nhà nước, tôn giáo; thi đua khen thưởng.
Phòng Nội vụ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự
chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Ủy ban nhân dân quận đồng
thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Sở Nội
vụ.
Về nhiệm vụ quyền hạn
1. Trình Ủy ban nhân dân quận các văn bản hướng dẫn về công tác nội vụ
trên địa bàn và tổ chức triển khai thực hiện theo quy định.
2. Trình Ủy ban nhân dân quận ban hành quyết định, chỉ thị; quy hoạch, kế
hoạch dài hạn, 5 năm và hàng năm; chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện các
nhiệm vụ thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước được giao.
3. Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch
sau khi được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về

của Ủy ban nhân dân quận và hướng dẫn của Ủy ban nhân dân thành phố.
b) Thực hiện các thủ tục để Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận phê chuẩn các
chức danh lãnh đạo của Ủy ban nhân dân phường; giúp Ủy ban nhân dân quận
trình Ủy ban nhân dân thành phố phê chuẩn các chức danh bầu cử theo quy định
của pháp luật.
c) Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân quận xây dựng đề án thành lập mới,
nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành chính trên địa bàn để Ủy ban nhân dân trình
Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua trước khi trình cấp có thẩm quyền xem xét,
quyết định. Chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành
chính của quận.
d) Giúp Ủy ban nhân dân quận trong việc hướng dẫn thành lập, giải thể, sáp
nhập và kiểm tra, tổng hợp báo cáo về hoạt động của tổ dân phố trên địa bàn
quậntheo quy định; bồi dưỡng công tác cho Tổ trưởng, Tổ phó tổ dân phố. Giúp
Ủy ban nhân dân quận trong việc hướng dẫn, kiểm tra tổng hợp báo cáo việc thực
hiện Pháp luật về dân chủ cơ sở đối với các cơ quanhành chính, đơn vị sự nghiệp,
Uỷ ban nhân dân phường trên địa bàn quận .
8. Về cán bộ, công chức, viên chức:
a) Tham mưu giúp Ủy ban nhân dânquậntrong việc tuyển dụng, sử dụng,
điều động, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, đánh giá; thực hiện chính sách, đào tạo, bồi
dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ và kiến thức quản lý đối với cán bộ, công chức,
viên chức.
b) Thực hiện việc tuyển dụng, quản lý công chức phường và thực hiện chính

11


sách đối với cán bộ, công chức và cán bộ không chuyên trách phường theo phân
cấp.
9. Về cải cách hành chính:
a) Giúp Ủy ban nhân dân quận triển khai, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan

thưởng theo quy định của pháp luật.
14. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết các khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm
về công tác nội vụ theo thẩm quyền.
15. Thực hiện công tác thống kê, thông tin, báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân
dânquậnvà Giám đốc Sở Nội vụ về tình hình, kết quả triển khai công tác nội vụ
trên địa bàn.
16. Tổ chức triển khai, ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ; xây dựng hệ
thống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước về công tác nội vụ
trên địa bàn.
17. Quản lý tổ chức, biên chế, thực hiện chế độ, chính sách, chế độ đãi ngộ,
khen thưởng, kỷ luật, đào tạo và bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ đối với cán
bộ, công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý của Phòng Nội vụ theo quy định
13


của pháp luật và theo phân cấp của Ủy ban nhân dânquận.
18. Quản lý tài chính, tài sản của Phòng Nội vụ theo quy định của pháp luật
và theo phân cấp của Ủy ban nhân dân quận.
19. Giúp Ủy ban nhân dân quận quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn của Ủy ban nhân dân phường về công tác nội vụ và các lĩnh vực công tác khác
được giao trên cơ sở quy định của pháp luật và theo hướng dẫn của Sở Nội vụ.
20. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Ủy ban nhân dân
quận
Cơ cấu tổ chức
Phòng Nội vụ có Trưởng Phòng, không quá 03 Phó Trưởng Phòng và các
công chức chuyên môn.
Trưởng phòng Nội vụ chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy
ban nhân dân quận và trước pháp luật về việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn được giao và toàn bộ hoạt động của Phòng.
Phó Trưởng phòng giúp Trưởng phòng phụ trách và theo dõi một số mặt

báo cáo, thống kê về văn thư – lưu trữ theo quy định của pháp luật; thực hiện các
nhiệm vụ lưu trữ hiện hành tại Phòng Nội vụ quận, tổ chức việc giao nộp tài liệu
vào Lưu trữ lịch sử thành phố theo quy định.
1.2.2:Cơ cấu tổ chức
15


Tại phòng Nội Vụ đã phân công 01 đồng chí lãnh đạo phòng và bố trí 01 cán
bộ chuyên trách có chuyên môn, nghiệp vụ làm công tác quản lý nhà nước về
Văn thư – lưu trữ. Mỗi người được phân công thực hiện những công việc cụ thể,
quy định thống nhất trong văn bản của lãnh đạo UBND quận. Nhờ vậy, mọi việc
trong các khâu nghiệp vụ được thực hiện trôi chảy, tránh được sự chồng chéo về
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, đảm bảo tốt mọi yêu cầu được giao.

Chương 2: Thực tiễn công tác văn thư – lưu trữ
Tại cơ quan tổ chức
2.1: Thực tiễn công tác văn thư
Nhìn chung việc quản lý công tác văn thư – lưu trữ tại UBND được phòng
Nội vụ quận thực hiện khá tốt đúng theo quy định của thông tư 07/2012/TT – BNV
ngày 22/11/2012 của Bộ Nội Vụ về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp
hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
2.1.1: Thực tiễn quy trình quản lý văn bản
2.1.1.1: Quy trình quản lý văn bản đi
Văn bản đi là tất cả các văn bản do cơ quan ban hành ra để thực hiện hoạt
động quản lý, điều hành công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình.
Vì vậy, việc tổ chức quản lý văn bản đi luôn được UBND quận Tây Hồ nói chung,
phòng Nội vụ nói riêng đảm bảo chính xác, kịp thời, tiết kiệm đúng theo quy trình

16


văn bản

15

60

18

05

05

2.1.1.2: Quy trình giải quyết văn bản đến
Văn bản đến là toàn bộ văn bản , tài liệu do cơ quan nhận được từ các
nguồn khác đến. Văn bản đến của phòng Nội vụ quận Tây Hồ được gửi đến trực

17


tiếp thường là các loại văn bản: Công văn, Quyết định, Tờ trình, Báo cáo,…;gửi
qua đường bưu điện chủ yếu là các loại văn bản như: Giấy mời, Công điện, Thư từ,
Báo, Tập san của các cơ quan Đảng, các cơ sở, ban ngành, đơn vị trong cơ quan,
các cá nhân, tổ chức kinh tế - xã hội.
Khi văn bản được gửi đến, cán bộ văn thư sẽ tiếp nhận, ( riêng đối với văn
bản được gửi qua đường bưu điện văn thư nhận sẽ ký nhận tất cả các loại văn bản
do nhân viên bưu điện chuyển đến ). Khi nhận văn bản cán bộ văn thư kiểm tra,
phân loại sơ bộ. Các văn bản gửi trực tiếp cho lãnh đạo như Trưởng phòng, Phó
trưởng phòng thì không bóc bì mà chuyển trực tiếp cho lãnh đạo ( người được đề
tên, chức vụ tại phần “ nơi nhận “ ngoài bì ).
Đối với các văn bản gửi chung cho phòng Nội vụ thì bóc bì để tiến hành

nói chung và tại phòng Nội vụ nói riêng gồm có các loại hồ sơ sau:
Hồ sơ công việc: Đây là hồ sơ bao gồm một tập văn bản có liên quan với
nhau về một vấn đề sự việc hoặc cùng đặc trưng như tên loại tác giả hình thành
trong quá trình giải quyết công thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan đơn vị.
Hiện tại phòng Nội vụ quận Tây Hồ có các loại hồ sơ công việc như: Hồ sơ về báo
cáo kết quả triển khai thực hiện công tác Văn thư – lưu trữ 06 tháng đầu năm,
phương hướng nhiệm vụ 06 tháng cuối năm 2013 của UBND quận Tây Hồ; Hồ sơ
báo cáo về công tác thi đua khen thưởng trên địa bàn quận năm 2014…

19


Hồ sơ nguyên tắc: Đây là hồ sơ bao gồm các tập bản sao văn bản quy phạm
pháp luật hoặc văn bản hướng dẫn về từng mặt công tác nghiệp vụ nhất định dùng
làm căn cứ pháp lý hoặc tra cứu khi giải quyết công việc.
Hồ sơ nhân sự: Đây là hồ sơ bao gồm các tập văn bản, tài liệu có liên quan
đến một cá nhân cụ thể như: hồ sơ cán bộ, hồ sơ Đảng viên… Do tính chất liên
quan đến chức năng, nhiệm vụ về quản lý, tổ chức tuyển dụng nhân lực cho nên
phòng Nội vụ hiện đang lưu hầu như toàn bộ hồ sơ cán bộ, Đảng viên đang làm
việc tại đơn vị trực thuộc UBND quận.
2.1.2.2: Lập danh mục hồ sơ
Danh mục hồ sơ là bản kê có hệ thống những hồ sơ dự kiến hình thành trong
quá trình hoạt động của cơ quan tổ chức trong năm kèm theo ký hiệu và thời hạn
bảo quản của mỗi hồ sơ, được dùng làm căn cứ để các đơn vị cá nhân lập hồ sơ.
Bản danh mục hồ sơ có tác dụng làm căn cứ để kiểm tra, đôn đốc việc lập
hồ sơ tại cơ quan, đơn vị, cá nhân; góp phần nâng cao ý thức và trách nhiệm của
mỗi cá nhân trong cơ quan đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ
quan; làm căn cứ để lựa chọn tài liệu có giá trị để lưu trữ, phục vụ cho công việc
sau này.
Tuy nhiên trên thực tế khảo sát cho thấy tại UBND quận Tây Hồ nói chung

cụ thể được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân
theo giá trị của chúng về các mặt ( chính trị, văn hóa, khoa học và các giá trị khác )
21


và loại bỏ những tài liệu hết giá trị về mọi phương diện để thực hiện tiêu hủy theo
đúng quy định của Nhà nước.
Việc xác định giá trị tài liệu có ý nghĩa hết sức quan trọng, quyết định đến số
phận của tài liệu. Vì vậy, UBND Quận Tây Hồ đã tiến hành xác định giá trị tài liệu
thường xuyên theo từng năm và xác định thời hạn bảo quản là “lâu dài” và “vĩnh
viễn” theo đúng tinh thần của Nghị định 01/2013/NĐ – CP ngày 03/01/2013 của
Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu Trữ. Điều này
nhằm tối ưu hóa và phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu một cách tốt nhất.
Chánh văn phòng là người chịu trách nhiệm tổ chức việc xác định giá trị tài
liệu theo quy định hiện hành. Cán bộ lưu trữ cơ quan phối hợp với Trưởng phòng
chuyên môn trong việc quy định thời gian lưu trữ của các loại tài liệu, hồ sơ.
Hội đồng xác định giá trị tài liệu cơ quan có nhiệm vụ xem xét toàn bộ tài
liệu hết giá trị cần tiêu hủy, tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo đúng quy định
của Cục văn thư lưu trữ nhà nước.
Khối tài liệu được sản sinh ra đã có không ít những văn bản, tài liệu có nội
dung trùng thừa, giống nhau về thể thức, nội dung công việc…gây cản trở cho
công các chỉnh lý tài liệu sau này.
Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu thì phải lựa chọn những tài liệu có giá
trị thực tiễn và giá trị lịch sử, còn đối với tài liệu hết giá trị, tài liệu hỏng và tài liệu
trùng thừa cơ quan đã tiến hành lập biên bản và có mục lục thống kê những tài liệu
loại. Đồng thời việc tiêu hủy tài liệu cũng được xem xét và đề nghị đồng ý cho tiêu
hủy tài liệu bằng văn bản.
Tuy nhiên cơ quan lại chưa xây dựng bảng thời hạn bảo quản cho từng loại

22

Thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan được quy định tại Điều
11 – Luật lưu trữ.
Tại UBND quận Tây Hồ hằng năm đến hạn nộp lưu, cán bộ lưu trữ nhắc nhở
các bộ phận chuẩn bị tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan, sau đó cán bộ lưu trữ
đến từng bộ phận thu nhận tài liệu, tài liệu thu từ các bộ phận hầu hết chưa được
chỉnh lý và chỉ có một số ít tài liệu được lập hồ sơ. Các thủ tục giao nộp hồ sơ đều
được tuân thủ theo quy định của Nhà nước.
Tuy nhiên nhìn chung khâu thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan của
quận Tây Hồ đã phần nào đảm bảo được các quy định của cơ quan cấp trên, giúp
cho việc bảo quản và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ có kết quả tốt cho hoạt
động của quận.

2.2.3: Chỉnh lý tài liệu
Chỉnh lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu theo phương án phân loại khoa học
trong đó tiến hành chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ; xác định giá
trị tài liệu; hệ thống hóa hồ sơ tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối với phông
hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý.
Với khối lượng tài liệu sản sinh hằng năm khá nhiều, cho nên công tác chỉnh
ký luôn được chú trọng. Quy trình chỉnh lý theo phương án “Thời gian – mặt hoạt
động” được tiến hành như sau:
Phân loại tài liệu
24


Phân chia tài liệu theo các nhóm nhỏ theo từng năm.
Phân chia tài liệu thành nhóm nhỏ hơn theo tên loại văn bản.
Lập hồ sơ
Là công việc quan trọng nhất của chỉnh lý tài liệu. Kết thúc công việc lập hồ
sơ thì mỗi nhóm nhỏ là một hồ sơ. Các văn bản trong hồ sơ được xếp theo thứ tự
ngày tháng văn bản từ nhỏ đến lớn. Trường hợp một hồ sơ mà có quá nhiều văn