Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
LỜI CẢM ƠN

Để thực hiện việc thực tập và lựa chọn chuyên đề “ Xây dựng văn hóa công sở
tại Bộ Tài Chính” em đã nhận được rất nhiều sự giúp đỡ từ phía quý cơ quan là
phòng Hành Chính- Tổ Chức thuộc văn phòng Bộ tài chính và sự hướng dẫn tận
tình của giảng viên - Thạc sỹ Nguyễn Mạnh Cường .
Trong quá trình thực tập cũng như trong quá trình làm báo cáo thực tập em đã
nhận được rất nhiều ý kiến đóng góp từ phía nhà trường, bạn bè, quý cơ quanphòng Hành chính- Văn phòng Bộ Tài Chính để giúp em hoàn thành kịp thời và
hiệu quả nhất .
Trước tiên cho tôi gửi lời cảm ơn tới trưởng phòng Hành Chính- Tổ chức
thuộc văn phòng Bộ Tài Chính đã tạo điều kiện cho tôi được khảo sát, làm việc
thực tế, thu thập tài liệu tại cơ quan, cảm ơn các cán bộ phòng Hành Chính – Tổ
chức thuộc văn phòng Bộ Tài Chính đã tận tình giúp đỡ, chỉ bảo để tôi có thể
thu thập tài liệu kịp thời và chính xác .
Đồng thời cho em gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Giảng viên- Th.S. Nguyễn
Mạnh Cường người đã tận tình hướng dẫn, định hướng cho em những kỹ năng
và phương pháp để có thể thực hiện báo cáo thực tập và chuyên đề trong báo cáo
một cách có hiệu quả nhất, tiết kiệm thời gian, chi phí nhất.
Ngoài ra cho tôi gửi lời cảm ơn chân thành tới gia đình, bạn bè đã khích lệ
tinh thần giúp tôi trong thời gian thực tập và hoàn thành báo cáo thực tập kịp
thời phát hiện những sai sót đồng thời tìm ra các phương pháp mới .
Trong quá trình hoàn thành báo cáo mặc dù đã rất cố gắng nhưng không
tránh khỏi những sai sót về mặt hình thức cũng như còn nhiều hạn chế về mặt
nội dung, rất mong nhận được sự thông cảm và đóng góp ý kiến để báo cáo có
thể được hoàn thiện hơn góp phần áp dụng tích cực vào công việc thực tiễn nói
chung vào việc thực hiện văn hóa công sở tại các cơ quan nói riêng .
Trân trọng cảm ơn !



STT
01
02
03
04

Từ viết tắt
VHCS
CBCC
CNVC
VHXH

Tên cụm từ viết tắt
Văn hóa công sở
Cán bộ công chức
Công nhân viên chức
Văn hóa xã hội

05

LĐSX

Lao động sản xuất

Đồng Thị Hiên

Lớp: ĐHLT. QTVP K14A



3.5. Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của Bộ Tài chính .....................................19
*Công tác chỉnh lý tài liệu:..........................................................................20
*Thống kê và các công cụ tra tìm tài liệu:...................................................20
*Bảo quản tài liệu:.......................................................................................21
4. Công tác tổ chức, sử dụng trang thiết bị văn phòng tại Bộ Tài chính .....22
PHẦN II: XÂY DỰNG VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI BỘ TÀI CHÍNH.........26
Chương 1............................................................................................................26
NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ XÂY DỰNG VĂN HÓA CÔNG SỞ.........26
Đồng Thị Hiên

Lớp: ĐHLT. QTVP K14A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

1. 1. Văn hóa công sở và sự cần thiết phải đẩy mạnh xây dựng văn hóa
công sở.........................................................................................................26
1.2. Một số khái niệm về VHCS..................................................................30
1.3. Nguyên tắc xây dựng VHCS................................................................31
1.4. Tiểu kết.................................................................................................36
CHƯƠNG 2........................................................................................................38
THỰC TRẠNG XÂY DỰNG VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI BỘ TÀI CHÍNH
.............................................................................................................................38
2.1. Thực trạng xây dựng VHCS tại các cơ quan hành chính nhà nước.....38
2.2. Thực trạng xây dựng VHCS tại Bộ Tài chính......................................41
2.3. Tiểu kết.................................................................................................42
Chương 3............................................................................................................43
MỘT SỐ GIẢI PHÁP XÂY DỰNG VĂN HÓA CÔNG SỞ.........................43

có thể hiểu rằng, mọi vật chất có thể mất đi nhưng cái còn đọng lại đó chính là
văn hóa . Bất kể quốc gia nào, tổ chức nào, giáo phái nào muốn trường tồn thì
phải có văn hóa riêng, văn hóa công sở của cơ quan, doanh nghiệp cũng không
nằm ngoài quy luật đó . Theo đó thực trạng văn hóa công sở có mức độ ảnh
hưởng tới sự phát triển của cơ quan, doanh nghiệp bởi đôi khi thực trạng văn
hóa công sở không phải là một công sở có đầy đủ những thiết bị, vật dụng hiện
đại, lại càng không phải là một trụ sở được xây dựng hoành tráng mà văn hóa
công sở chính là hành vi ứng xử hàng ngày của những cán bộ, công chức, viên
chức trong các mối tương tác để công việc được trôi chảy, thành công . Đánh giá
thực trạng văn hóa công sở ở Việt Nam hiện ngay ta thấy còn mang tính tình
cảm nhiều, mặc dù đã có công văn của chính phủ ban hành quy chế văn hóa
công sở tại cơ quan hành chính nhà nước nhưng vẫn chưa được hiện thực hóa
bằng thể chế và điều luật sao cho phù hợp và linh hoạt . Trong điều kiện hội
nhập, cạnh tranh văn hóa công sở càng trở nên quan trọng, cần phải được chú
trọng nhiều hơn nữa ở các công sở, cơ quan hành chính nhà nước và các doanh
nghiệp .
Văn hóa là chiếc nôi nuôi dưỡng giá trị cái thiện trong hoạt động công sở
với hệ thống giá trị của cái tốt, của lương tâm, đạo đức và tâm hồn cao đẹp của
Đồng Thị Hiên

1

Lớp: ĐHLT. QTVP K14A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

mỗi cán bộ, công chức trong thực hiện công việc .


2

Lớp: ĐHLT. QTVP K14A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

triển, phát huy theo quá trình đi lên của cơ quan, đơn vị, công sở nhà nước Việt
Nam vươn tới tầm cao mới của sự phát triển hiện đại . Đổi mới hoạt động công
sở là một thành tựu văn hóa . Thành tựu văn hóa này giúp cho việc hiện đại hóa
nền hành chính nước nhà, giúp cho cơ quan, công sở nhà nước Việt Nam vươn
tới tầm cao mới của sự phát triển hiện đại .
Văn hóa công sở là tổng hợp của hệ thống các giá trị vật chất và giá trị
tinh thần được các thành viên trong tổ chức bảo tồn, duy trì và phát huy từ quá
khứ đến hiện tại, là thành quả trí tuệ sáng tạo của con người trải qua các nền văn
minh khác nhau, với các hình thái kinh tế-xã hội khác nhau, thể hiện bản chất
nhà nước và bản sắc dân tộc của mỗi quốc gia trong mỗi giai đoạn lịch sử nhất
định . Hệ thống giá trị văn hóa công sở được cấu thành bởi các thành tố và nội
dung sau: truyề thống, hiện đại, trình độ học vấn, trình độ văn minh, tất cả
hướng tới giá trị chân, thiện, mỹ .
Từ đó ta thấy rằng văn hóa công sở là yếu tố rất quan trọng đối với mỗi
công sở, nó tạo ra phong cách làm việc, tạo ra đặc thù riêng của công sở đó,
đồng thời tạo điều kiện cho nhân viên phát triển lành mạnh, khoa học, từ đó tạo
được hiệu quả công việc cao hơn đồng thời tạo dấu ấn đối với nhân dân, đối tác,
khách hàng hơn .
Một cơ quan tổ chức không thể phát triển bền vững và toàn diện nếu
không hình thành văn hóa công sở tại cơ quan đó, bởi một công sở mà không có

thuận lợi và khó khăn trong việc thực hiện xây dựng văn hóa công sở, bên cạnh
đó các nghiên cứu cũng chỉ ra được các định hướng mới trong việc xây dựng các
mô hình văn hóa công sở tại các cơ quan.
3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài.
3.1. Đối tượng nghiên cứu
Xây dựng văn hóa công sở
3.2 . Phạm vi nghiên cứu .
- Về thời gian: trong giai đoạn hiện nay
- Về không gian: xây dựng văn hóa công sở tại văn phòng Bộ Tài chính
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu .
Xây dựng văn hóa công sở giúp định hướng giải quyết đúng đắn các vấn
đề trong từng thời kỳ và mối quan hệ giữa hiện đại hóa công sở với việc thực
hiện công bằng cho các thành viên trong công sở.
Văn hóa công sở có vai trò to lớn trong việc xây dựng nề nếp làm việc
khoa học, có kỷ cương, giúp cho mỗi thành viên trong công sở tôn trọng ý thức
kỷ luật, tự nhìn lại mình, đánh giá mình để từ đó ngăn chặn được những thói
quen xấu .
Hiệu quả đạt được khi đề tài hoàn thành và đi vào sử dụng:
- Tạo nêu tác phong làm việc chuyên nghiệp cho nhân viên tại công sở.
- Tạo ra dấu ấn riêng biệt của mỗi cơ quan , gây thiện cảm cho cá nhân
cũng như tổ chức tới công sở đó làm việc .
- Cơ quan đó sẽ phát triển bền vững nhờ vào một văn hóa công sở phù hợp .

Đồng Thị Hiên

4

Lớp: ĐHLT. QTVP K14A



8. Cấu trúc của đề tài .
Ngoài phần mở đầu , kết thúc và danh mục tài liệu tham khảo nội dung đề
tài gồm 03 chương :
Chương 1: Những vấn đề chung về văn hóa công sở
Chương 2: thực trạng xây dựng văn hóa công sở tại Bộ Tài chính
Chương 3: Một số giải pháp xây dựng văn hóa công sở
Đồng Thị Hiên

5

Lớp: ĐHLT. QTVP K14A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA BỘ TÀI CHÍNH
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tài
chính.
1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ Tài chính
Bộ Tài chính nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam đặt tại 28 Trần
Hưng Đạo, Hà Nội. Tại Nghị định 118/2008/NĐ-CP ngày 27/11/2008 của Chính
phủ quy định chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính như sau:
Bộ Tài chính là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý nhà
nước về: tài chính (bao gồm: ngân sách nhà nước, thuế, phí, lệ phí và thu khác
của ngân sách nhà nước, dự trữ nhà nước, tài sản nhà nước, các quỹ tài chính
nhà nước, đầu tư tài chính, tài chính doanh nghiệp, tài chính hợp tác xã và kinh
tế tập thể); hải quan; kế toán; kiểm toán độc lập; giá; chứng khoán; bảo hiểm;
hoạt động dịch vụ tài chính và dịch vụ khác thuộc phạm vi quản lý nhà nước của

phạm pháp luật, chính sách, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch sau khi được ban
hành, phê duyệt và các văn bản pháp luật khác thuộc phạm vi quản lý nhà nước
của Bộ; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về các lĩnh vực
thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ.
5. Quản lý ngân sách nhà nước
6. Quản lý thuế, phí, lệ phí và thu khác của Ngân sách Nhà nước
7. Quản lý quỹ ngân sách, quỹ dự trữ nhà nước và các quỹ tài chính khác
của Nhà nước
8. Quản lý dự trữ nhà nước
9. Quản lý tài sản nhà nước
10. Tài chính doanh nghiệp và quản lý vốn của Nhà nước tại doanh
nghiệp
11. Quản lý vay nợ, trả nợ trong nước, ngoài nước của Chính phủ, nợ của
khu vực công, nợ quốc gia và nguồn viện trợ quốc tế
12. Kế toán, kiểm toán
13. Quản lý nhà nước về chứng khoán và thị trường chứng khoán
14. Quản lý nhà nước về bảo hiểm
15. Quản lý tài chính các tổ chức tài chính và dịch vụ tài chính
16. Công tác hải quan
17. Lĩnh vực giá
18. Tổ chức và chỉ đạo thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin, công tác
thống kê trong lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ
19. Hợp tác quốc tế
20. Tổ chức và chỉ đạo thực hiện kế hoạch nghiên cứu khoa học, ứng
dụng tiến bộ khoa học, công nghệ quản lý trong các lĩnh vực thuộc phạm vi quản
lý của Bộ theo quy định của pháp luật.
21. Quyết định các chủ trương, biện pháp cụ thể và chỉ đạo việc thực hiện
cơ chế hoạt động của các tổ chức dịch vụ công trong các lĩnh vực thuộc phạm vi
Đồng Thị Hiên


Chính phủ giao và theo quy định của pháp luật.
1.3. Cơ cấu tổ chức
Sơ đồ cơ cấu tổ chức ( Phụ lục 01)
Cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính bao gồm 29 các Vụ, Cục chuyên môn
cùng phối hợp với nhau thực hiện các nhiệm vụ, chức năng của Bộ.
2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính
văn phòng của Bộ Tài chính
2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng .
2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng .
Đồng Thị Hiên

8

Lớp: ĐHLT. QTVP K14A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

2.1.1.1.Vị trí và chức năng
Văn phòng Bộ Tài chính (sau đây gọi tắt là Văn phòng Bộ) là đơn vị
thuộc Bộ Tài chính, thực hiện chức năng của một văn phòng nói chung là tham
mưu tổng hợp và chức năng hậu cần. Cụ thể như sau:
• Chức năng tham mưu tổng hợp: Văn phòng Bộ có chức năng tham mưu
giúp Bộ trưởng Bộ Tài chính chỉ đạo, điều phối, theo dõi, đôn đốc các tổ chức,
đơn vị thuộc Bộ thực hiện quy chế làm việc, các chương trình, kế hoạch công
tác của Bộ; tổ chức quản lý công tác hành chính, lưu trữ; công tác báo chí tuyên
truyền của Bộ Tài chính
• Chức năng hậu cần: quản lý tài sản của văn phòng Bộ, đảm bảo phương


ngành ở Trung ương và địa phương theo phân công của Bộ trưởng Bộ Tài chính;
tổ chức điều phối, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, đánh giá các tổ chức, đơn vị
thuộc Bộ trong việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác được giao
• Tổ chức thực hiên các công tác hành chính, văn thư, lễ tân, phục vụ: Tổ
chức thực hiện công tác hành chính, văn thư tại cơ quan Bộ theo quy định của
pháp luật; hướng dẫn và kiểm tra các tổ chức, đơn vị thuộc Bộ thực hiện thống
nhất các quy định của Nhà nước và của Bộ Tài chính về công tác văn thư và các
thủ tục hành chính khác; tổ chức in ấn tài liệu phục vụ công tác của Bộ; kiểm tra
và chịu trách nhiệm về thủ tục hành chính đối với các văn bản do Bộ Tài chính
ban hành .
• Về công tác lưu trữ, thư viện: Tổ chức thực hiện công tác lưu trữ tại cơ
quan Bộ theo quy định của pháp luật; hướng dẫn, kiểm tra các tổ chức, đơn vị
thuộc Bộ thực hiện thống nhất các quy định của Nhà nước và Bộ Tài chính về
công tác lưu trữ; quản lý và hướng dẫn việc khai thác, sử dụng tài liệu tại Thư
viện cơ quan Bộ.
• Về công tác báo chí, tuyên truyền: Quản lý hoạt động báo chí, xuất bản
của Bộ Tài chính; là đầu mối tổ chức các cuộc họp báo, cung cấp thông tin về
các hoạt động của Bộ Tài chính cho các cơ quan báo chí theo uỷ quyền của Bộ
trưởng Bộ Tài chính; định kỳ thực hiện điểm báo và thông báo ý kiến chỉ đạo
của lãnh đạo Bộ đối với các vấn đề báo chí đã nêu để các tổ chức, đơn vị có liên
quan kiểm tra, xử lý và báo cáo lãnh đạo Bộ; tổ chức thực hiện và hướng dẫn
các tổ chức, đơn vị thuộc Bộ sưu tầm, nghiên cứu, tổng hợp và quản lý các tài
liệu lịch sử, truyền thống của ngành tài chính; chủ trì biên tập nội dung phần
thông tin báo chí (tin tức - sự kiện) trên trang thông tin điện tử của Bộ Tài chính
(Website Bộ Tài chính).
• Quản lý Đoàn xe của Bộ Tài chính.
• Thực hiện các nhiệm vụ khác do Bộ trưởng Bộ Tài chính giao
2.1.1.3.Cơ cấu tổ chức của văn phòng bộ tài chính
Sơ đồ cơ cấu tổ chức ( Phụ lục 02)

*Bảng mô tả công việc: (Phụ lục 04)
3. Tìm hiểu công tác văn thư, lữu trữ của Bộ Tài chính .
3.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý của Bộ Tài chính về công tác
văn thư, lưu trữ .(Phụ lục 05)
- Quyết định số 1616/QĐ-BTC, ngày 19/7/2016 ban hành quy chế công
tác văn thư của Bộ Tài chính .
- Công văn số 9999/BTC-VP, ngày 19/7/2016 về việc hướng dẫn thực
hiện quy chế văn thư của Bộ Tài Chính.
3.2 Công tác xây dựng Chương trình- Kế hoạch .
- Xây dựng chương trình công tác giúp Lãnh đạo Bộ, các đơn vị làm việc
một cách khoa học, hợp lý, không bị chồng chéo. Việc xây dựng chương trình
công tác diễn ra hàng tuần, hàng tháng, quý, 6 tháng.... ở từng đơn vị. Căn cứ
vào nhu cầu công việc mà các Phòng ban thực hiện trong tuần, tháng.... mà trên
cơ sở đó đăng ký lên Phòng Tổng hợp, Phòng Tổng hợp Thư ký là phòng tập
hợp chung để lên chương trình công tác chung cho toàn Bộ. Chuyên viên phòng
Tổng hợp tập hợp lại nội dung công tác của các đơn vị sau đó lên lịch công tác
Đồng Thị Hiên

11

Lớp: ĐHLT. QTVP K14A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

sau đó trình Lãnh đạo và gửi các phòng ban.
* Đối với Văn phòng Phòng Tổng hợp lên lịch công tác cho toàn Bộ Lãnh
đạo Bộ và các Phòng ban trong Văn phòng, sau khi trình lãnh đạo Phòng Tổng


Lớp: ĐHLT. QTVP K14A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

Một số văn bản phần kính gửi còn để chữ ở dạng chữ đậm
VD: Kính gửi:
Thẩm quyền ký văn bản cũng mắc lỗi VD:
TL. BỘ TRƯỞNG
VỤ KẾ HOẠCH TÀI CHÍNH
Phần này thiếu chức danh Vụ Trưởng đứng trước Cụm từ Vụ Kế hoạch
Tài chính.
Tuy nhiên những lỗi sai này đã được sửa lại trước khi văn bản được ban
hành để đảm bảo văn bản dúng thể thức và kỹ thuật trình bày.
Văn bản ban hành hàng ngày của Bộ là rất lớn nhưng số lượng văn bản sai
thể thức và kỹ thuật trình bày là rất ít, do khối lượng lớn vì vậy không tránh khỏi
Văn bản ban hành hàng ngày của Bộ là rất lớn nhưng số lượng văn bản sai
thể thức và kỹ thuật trình bày là rất ít, do khối lượng lớn vì vậy không tránh khỏi
những sai sót tuy nhiên những sai sót đã được khắc phục trước khi nhân bản và
ban hành văn bản.
Mẫu hóa một số văn bản của Bộ Tài chính ( Phụ lục 07)
3.3.3. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của Bộ
Tài chính, so sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá
* Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản .
Các bước soạn thảo văn bản như sau:
Bước 1: xác định mục đích giới hạn của văn bản, đối tượng giải quyết và
thực hiện văn bản : khi ban hành một văn bản cần xác định rõ văn bản đó ban

ban hành đúng luật định, việc soạn thảo đảm bảo đúng trình tự.
Nhìn chung, xét về thẩm quyền ban hành văn bản thì các văn bản của Cơ
quan ban hành đều đúng với thẩm quyền quy định, đúng về hình thức trình bày
có trong các văn bản quy định về thể thức trình bày văn bản cũng như văn bản
quy định về thẩm quyền ban hành văn bản .
3.4. Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi.
3.4.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi; văn bản đến;
lập hồ sơ hiện hành .
* Sơ đồ giải quyết văn bản đi (Phụ lục 09)
Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi
Hằng năm Bộ tài chính có một số lượng lớn các văn bản chuyển đi vì vậy
việc tổ chức quản lý văn bản đi cần phải được tổ chức hợp lý và khoa học.
Hiện nay Bộ Tài chính đang sử dụng phần mềm quản lý văn bản
eDOCTC do Công ty Giải pháp Phần mềm CMC cung cấp. Trong công tác quản
lý văn bản ở Bộ Tài chính có sự kết hợp giữa hai hình thức quản lý văn bản
truyền thống (thông qua sổ đăng ký văn bản) và hình thức quản lý văn bản hiện
đại (thông qua phần mềm quản lý văn bản)
Văn bản do Bộ (hoặc các đơn vị thuộc Bộ) gửi cho nơi khác, được đăng
ký tại Bộ phận văn thư của Bộ (hoặc các đơn vị thuộc Bộ) gọi tắt là công văn
Đồng Thị Hiên

14

Lớp: ĐHLT. QTVP K14A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội


Đồng Thị Hiên

15

Lớp: ĐHLT. QTVP K14A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

Bước 4: Đăng ký văn bản
Sau khi văn bản được đóng dấu Văn thư Bộ lưu lại bản gốc và một bản
sao để trình Bộ, bản chính được giữ lại để đăng ký vào phần mềm trên máy
thuận lợi cho quản lý và tra tìm
Bước 5: Chuyển giao văn bản đi
Khi văn bản có tính pháp lý văn thư đơn vị chuyển cho Văn thư Bộ những
văn bản cần gửi đi cho các cơ quan và chịu trách nhiệm theo dõi văn bản có đến
được với nơi cần nhận văn bản.
Bước 6: Lập tập lưu
* Sơ đồ quy trình giải quyết văn bản đến (Phụ lục 11)
Văn bản đến của Cơ quan của cơ quan có thể qua nhiều đường: Qua bưu
điện (Bưu điện TW, Bưu điện Hà Nôi), qua chuyển phát nhanh, fax và gửi trực
tiếp đều tập trung ở bộ phận văn thư. Văn thư Bộ tiếp nhận, kiểm tra bóc bì văn
bản và xử lý sơ bộ(đối với văn bản mật gửi đích danh hoặc có dấu “ người có
tên mới được bóc bì thì để bì không bóc) riêng mọi văn bản gửi tên đích danh
của Bộ trưởng, các Thứ trưởng đều được bóc bì trừ khi có dấu niêm phong
“Người có tên mới được bóc bì” thì Văn thư tiến hành để nguyên bì và trình Thư
ký lãnh đạo.
Quy trình giải quyết văn bản đến được tiến hành cụ thể theo các bước sau:

trình Lãnh đạo Bộ phê duyệt như: văn bản xin kinh phí lớn, tiếp nhận viện
trợ....thì Văn thư Bộ tiến hành trình Lãnh đạo Bộ xử lý.
Công văn trình lên Lãnh đạo Bộ xử lý được xử lý qua hai dạng đó là:
- Dạng công văn được gắn Phiếu trình đối với những văn bản quan trọng
nhưng không khẩn cấp, không có thời hạn quy định Bộ phải trả lời
- Dạng công văn được gắng Phiếu gửi là những công văn gửi đến Bộ và
trong văn bản có yêu cầu Bộ trả lời trước thời hạn bao nhiêu ngày hoặc trả lời
trước ngày bao nhiêu.
Sau khi Thư ký nhập hết ý kiến xử lý sẽ tiến hành trả văn bản ra tập chung
về một đầu mối đó là Phòng Hành chính.
Bước 4: Sao văn bản
Sau khi Thư ký trả văn bản xuống Phòng Hành chính, lãnh đạo phòng
xem qua phần phê duyệt đơn vị chủ trì xử lý, đơn vị phối hợp và ghi số lượng
bản cần sao cho các đơn vị.
Số văn bản trả ra được chuyển cho một cán bộ trong Phòng Hành chính
điều chỉnh vào Sổ liệt kê các văn bản trình hàng ngày để tiện theo dõi là văn bản
nào đã trả ra và văn bản nào vẫn đang xem xét. Sau khi điều chỉnh xong cán bộ
văn thư mang tài liệu sang phòng Photo giao cho cán bộ Phòng Photo chịu trách
nhiệm nhân bản số văn bản trả ra ngày hôm đó.
Bước 5: Chuyển giao văn bản
Sau khi photo xong cán bộ Văn thư mang tài liệu về đóng xếp và tiến
hành chuyển giao văn bản cho các đơn vị có liên quan căn cứ vào phần phê
Đồng Thị Hiên

17

Lớp: ĐHLT. QTVP K14A


Báo cáo thực tập

ban hành (hoặc có ý kiến chỉ đạo giải quyết của Lãnh đạo) thì hồ sơ kết thúc.
Cán bộ lập hồ sơ có trách nhiệm thu thập, bổ sung những văn bản còn thiếu, loại
bỏ những văn bản trùng thừa, không liên quan trực tiếp đến giải quyết công việc,
Đồng Thị Hiên

18

Lớp: ĐHLT. QTVP K14A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

chỉnh sửa, hoàn thiện tiêu đề hồ sơ, sắp xếp lại các văn bản trong hồ sơ cho hợp
lí, đánh số tờ và viết chứng từ kết thúc.
Nếu hết năm mà công việc chưa giải quyết xong thì sẽ được chuyển sang
năm sau để tiếp tục theo dõi, giải quyết. Khi đó, trong cột ghi chú của danh mục
hồ sơ sẽ ghi hồ sơ chưa giải quyết xong và ghi vào danh mục hồ sơ năm sau.
Việc lập hồ sơ công việc tại các đơn vị chức năng ngày càng được chú
trọng, chất lượng hồ sơ lập ra bảo đảm yêu cầu hơn, đã khắc phục được tình
trạng giao nộp hồ sơ dưới dạng bó gói.
Quá trình lập hồ sơ hiện hành và giao nộp vào lữu trữ cơ quan được thực
hiện rất tốt.
Hàng năm Phòng Hành chính phải thống kê số lượng văn bản đi, đến giao
nộp cho Lưu trữ cơ quan, trước khi giao nộp tài liệu đã được lập hồ sơ và cho
vào cặp ba dây, lập hồ sơ theo tên loại văn bản, theo số ký hiệu, cơ quan ban
hành văn bản.
3.4.2. Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành .
Quá trình lập hồ sơ hiện hành và giao nộp vào lữu trữ cơ quan được thực

từng mặt, công tác nghiệp vụ nhất định, dùng để tra cứu, phục vụ giải quyết
công việc hằng ngày của Bộ.
Hồ sơ nhân sự: Là một tập hợp các văn bản có liên quan đến cá nhân cụ
thể VD: Hồ sơ Đảng viên của Bộ, Hồ sơ về Những lãnh đạo của Bộ, ....
Việc lập hồ sơ chủ yếu do phòng Văn thư hành chính và phòng lưu trữ
của Bộ thực hiện, hai phòng này hôc trợ nhau trong việc tra cứu thông tin cũng
như lập và lưu trữ hồ sơ.
Thu thập tài liệu là một công việc quan trọng. Thu thập tốt phục vụ cho
việc nghiên cứu tra tìm, khai thác phục vụ cho yêu cầu trong và ngoài cơ quan
Bộ.
*Công tác xác định tài liệu:
nhằm đảm bảo giá trị của tài liệu lưu trữ, hệ thống giá trị đồng đều của tài
liệu. Giá trị của tài liệu được chia ở nhiều thời gian bảo quản : Vĩnh viễn, Lâu
dài, Tạm thời. Với những tài liệu hết giá trị thì thành lập Hội đồng thực hiện tiêu
huỷ tài liệu.
*Công tác chỉnh lý tài liệu:
Công tác chỉnh lý tài liệu là nội dung quan trọng nhằm đảm bảo chất
lượng của của tài liệu. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ giúp cho việc chuẩn bị phòng kho
để tài liệu, xác định được số hồ sơ trong kho. Công tác chỉnh lý tài liệu của Bộ
Tài chính từ năm 1994 cho đến nay được thực hiện 10 lần với 20.845 hồ sơ, có
20 quyển Mục lục, 800 cặp tài liệu, gần 600 mét thuộc các đơn vị
*Thống kê và các công cụ tra tìm tài liệu:
Phòng Lưu trữ Bộ KH&CN hàng năm thực hiện công tác thống kê tài liệu
trong kho nhằm quản lý được số mét giá hiện có trong kho.
Công cụ tra cứu trong kho là: Mục lục hồ sơ và trên mạng (VP.Net và
Đồng Thị Hiên

20

Lớp: ĐHLT. QTVP K14A