Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị văn phòng

MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
MỤC LỤC............................................................................................................1
LỜI CẢM ƠN......................................................................................................5
LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................1
PHẦN I.................................................................................................................3
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CỤC QUẢN TRỊ A................3
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Quản trị A, Văn phòng
Trung ương Đảng............................................................................................................ 3
1.1. Chức năng................................................................................................................ 3
1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn.............................................................................................3
1.3. Cơ cấu tổ chức, chế độ làm việc...............................................................................5
1.3.1. Tổ chức bộ máy.....................................................................................................5
1.3.2. Chế độ làm việc.....................................................................................................6
1.4. Sơ đồ tổ chức bộ máy của Cục Quản trị A, Văn phòng Trung ương Đảng ..............7
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính - Tổ
chức, Cục Quản trị A........................................................................................................7
2.1. Chức năng................................................................................................................ 7
2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn.............................................................................................7
2.3. Cơ cấu tổ chức ........................................................................................................8
2.4. Sơ đồ tổ chức bộ máy Phòng Hành chính - Tổ chức................................................8
2.5. Bảng mô tả công việc Phòng Hành Chính – Tổ chức................................................8
2.5.1. Bản mô tả công việc Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức...................................8
2.5.2 Bản phân công công việc của cán bộ, công chức trong phòng .............................8
III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính của Phòng Hành
chính - Tổ chức, Cục Quản trị A.....................................................................................14
3.1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng................................................................14

3.2.3. Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản. ..........................................21
3.2.3.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi của Cục Quản trị A. ......21
3.2.3.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến của Cục Quản trị A.....21
3.2.4. Công tác lập hồ sơ hiện hành. ............................................................................22
3.2.5. Công tác lưu trữ ..................................................................................................23
IV. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị của Phòng Hành chính – Tổ
chức, Cục Quản trị A......................................................................................................23
4.1. Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng. . 23
4.2. Sơ đồ hoá cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn
phòng (hiện đại) ........................................................................................................... 24

PHẦN II..............................................................................................................25
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP...............................................................................25
XÂY DỰNG VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI CỤC QUẢN TRỊ A......................25
............................................................................................................................25
A. MỞ ĐẦU........................................................................................................25
1. Lý do chọn đề tài........................................................................................................25
2. Mục tiêu nghiên cứu...................................................................................................26

SV: Nguyễn Thị Hà

Lớp: ĐH QTVP K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị văn phòng

3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu..............................................................................26
4. Lịch sử vấn đề nghiên cứu.........................................................................................26


SV: Nguyễn Thị Hà

Lớp: ĐH QTVP K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị văn phòng

C- KẾT LUẬN...................................................................................................58
PHẦN III............................................................................................................59
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ........................................................59
I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác văn phòng ở Cục
Quản trị A....................................................................................................................... 59
1. Về công tác nhân sự:.................................................................................................59
1.1. Ưu điểm ................................................................................................................. 59
1.2. Nhược điểm............................................................................................................ 60
2. Trong công tác hành chính văn phòng:......................................................................60
2.1 Ưu điểm:.................................................................................................................. 60
2.2. Nhược điểm............................................................................................................ 61
3. Về công Công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan........................................................61
3.1. Ưu điểm.................................................................................................................. 61
II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm và khắc phục những nhược điểm.....62
1. Đối với Cục Quản trị A...............................................................................................62
2. Đối với nhà trường.....................................................................................................63

KẾT LUẬN........................................................................................................64
PHẦN IV: PHỤ LỤC........................................................................................65
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................83

Cục quản trị A luôn dồi dào sức khỏe, đạt được nhiều thành công tốt đẹp trong
công việc.
Hà Nội, ngày 05 tháng 02 năm2016
SINH VIÊN

Nguyễn Thị Hà

SV: Nguyễn Thị Hà

Lớp: ĐH QTVP K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

LỜI MỞ ĐẦU
Việt Nam trên con đường hội nhập kinh tế thế giới tạo ra nhiều cơ hội thuận
lợi cũng như thách thức đòi hỏi chúng ta không ngường đổi mới trên mọi lĩnh
vực nhằm nâng cao ưu thế khả năng cạnh tranh của mình. Để tận dụng một cách
triệt để những cơ hội trong công tác điều hành và quản lý xã hội về các lĩnh vực
cũng đòi hỏi phải nâng cao năng lực, hiệu quả bộ máy lãnh đạo, môi trường
cạnh tranh năng động và cải cách hiệu quả xã hội thì kéo theo đó là sự phát triển
đa dạng của các ngành nghề, con người buộc phải có vốn kiến thức, năng lực và
nghiệp vụ chuyên môn thì mới đáp ứng được đòi hỏi của xã hội. Chính vì vậy,
Văn phòng đã trở thành một bộ phận quan trọng không thể thiếu ở mỗi cơ quan,
tổ chức.
Với phương châm “Lý luận gắn liền với thực tiễn”, “Học đi đôi với hành”
trong công tác đào tạo. Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã tổ chức cho sinh viên
đi thực tập tại các cơ quan. Việc thực tập này nhằm giúp cho sinh viên làm quen

Vì thời gian thực tập cũng không nhiều, khoảng thời gian vừa thực hành
công việc vừa phải viết báo cáo. Do đó, bài báo cáo của em không thể tránh khỏi
những hạn chế và thiếu sót nhất định. Đồng thời, bài báo cáo cũng là kết quả của
một quá trình tổng kết, thu thập kết quả từ việc khảo sát thực tế, những bài học
đúc rút từ trong quá trình thực tập của em.
Vì vậy, em kính mong nhận được sự quan tâm, cũng như những ý kiến đóng
góp của các cán bộ văn phòng trong cơ quan và các thầy, cô giáo trong trường
để bài báo cáo thực tập của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 15 tháng 02 năm 2016
SINH VIÊN

Nguyễn Thị Hà

SV: Nguyễn Thị Hà

2

Lớp: ĐH QTVP K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

PHẦN I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CỤC QUẢN TRỊ A
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Quản
trị A, Văn phòng Trung ương Đảng
1.1. Chức năng


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

- Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch phục vụ nghỉ hè hằng năm đối
với cán bộ, công chức, viên chức của các cán bộ, công chức, viên chức đang làm
việc tại các nhà nghỉ Trung ương ở khu vực phía Bắc.
Phối hợp với Cục quản trị T26, Cục quản trị T78 tổ chức phục vụ nghỉ hè
hằng năm đối với cán bộ cao cấp của Đảng và Nhà nước( kể cả cán bộ nguyên
chức).
Trực tiếp phục vụ nghỉ dưỡng, điều dưỡng đối với cán bộ lão thành cách
mạng, cán bộ diện Trung ương quản lý tại các nhà nghỉ của Trung ương do Cục
quản trị A quản lý.
Phối hợp với Ban bảo vệ chăm sóc sức khỏe cán bộ Trung ương và các
bệnh viên Trung ương để thực hiện công tác bảo vệ chăm sóc sức khỏe các đồng
chí cán bộ cao cấp của Đảng và Nhà nước đương chức, nguyên chức; tham gia
tổ y tế trực phục vụ các cuộc họp của Bộ Chính trị, Ban Bí thư, hội nghị Ban
Chấp hành Trung ương, Đại hội đại biểu toàn quốc của Đảng và các kỳ họp
Quốc hội.
Chăm sóc sức khỏe ban đầu đối với cán bộ, công chức, viên chức người
lao động thuộc Văn phòng Trung ương Đảng và các ban đảng ở Trung ương tại
Hà Nội; bảo đảm công tác vệ sinh phòng dịch tại khu vực Trụ sở Trung ương
Đảng nơi làm việc các ban Đảng, nhà công vụ các đồng chí lãnh đạo cao cấp và
nhà khách, nhà nghỉ do Cục Quản trị A quản lý.
- Nghiên cứu, đề xuất việc bố trí, sắp xếp nhà làm việc của các ban đản
trong khu vực Trụ sở Trung ương Đảng, nhà công vụ đối với cán bộ cao cấp.
Trực tiếp quản lý trụ sở làm việc, hội trường của Trung ương, nhà công vụ, nhà
khách, nhà nghỉ của Trung ương tại Hà Nội và các tỉnh, thành phố phía Bắc;
phục vụ Hội nghị của Trung ương tại Hội trường số 9 Nguyễn Cảnh Chân; phục

luật.
1.3.1. Tổ chức bộ máy
Lãnh đạo Cục Quản trị A gồm Cục trưởng và 02 Phó Cục trưởng.
Cục quản trị A có 16 đơn vị trực thuộc:
- Phòng Hành chính- Tổ chức
- Phòng Tài Vụ
- Phòng Quản lý xe ô tô
- Phòng Y tế cơ quan
- Phòng Y tế 10
- Ban Quản lý Trụ sở Trung ương Đảng
- Ban lễ tân và thực hiện chính sách
- Ban Phục vụ các ban Đảng
- Ban Quản lý nhà
- Nhà khách Hồ Tây
- Nhà khách số 8 Chu văn An
SV: Nguyễn Thị Hà

5

Lớp: ĐH QTVP K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

- Khu nghỉ dưỡng của Trung ương tại Đại Lải
- Nhà nghỉ số 21 Đồ Sơn (tại Hải Phòng)
- Nhà nghỉ Tuần Châu (tại Quảng ninh)
- Nhà nghỉ Lê Lợi (tại Thanh Hóa)

Lớp: ĐH QTVP K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

1.4. Sơ đồ tổ chức bộ máy của Cục Quản trị A, Văn phòng Trung
ương Đảng
(Xem phụ lục số 01)
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng
Hành chính - Tổ chức, Cục Quản trị A
2.1. Chức năng
Phòng Hành chính - Tổ chức là đơn vị trực thuộc Cục Quản trị A có chức
năng giúp lãnh đạo Cục tổ chức việc điều hành phối hợp các mặt hoạt động của
Cục, tổ chức công tác tổng hợp hành chính, công tác tổ chức cán bộ của Cục
Quản trị A.
2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn
- Xây dựng quy chế làm việc, chương trình, kế hoạch công tác của Cục;
theo dõi, đôn đốc việc tổ chức thực hiện nhiệm vụ, quy chế làm việc và chương
trình công tác của Cục và của các đơn vị trực thuộc Cục.
- Tổng hợp, xây dựng báo cáo định kỳ, đột xuất; ghi biên bản các hội nghị
các cuộc họp của lãnh đạo Cục; thông báo ý kiến chỉ đạo những vấn đề chính
lãnh đạo Cục quyết định.
Phối hợp với các đơn vị trực thuộc Cục phục vụ các hội nghị.
- Quản lý tập trung thống nhất công tác văn thư lưu trữ của Cục, hướng
dẫn kiểm tra thực hiện nghiệp vụ văn thư- lưu trữ đối với các đơn vị trực thuộc.
- Kiểm tra, xem xét về thể thức các văn bản theo quy định của Văn phòng
Trung ương trước khi trình lãnh đạo Cục và phát hành.
Quản lý và sử dụng con dấu theo đúng quy định của Nhà nước.

giao đúng nguyên tắc, quy định của Đảng và Nhà nước.
- Thực hiện nhiệm vụ của Văn phòng Đảng ủy Cục Qản trị A.
- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do lãnh đạo Cục Quản trị A giao.
2.3. Cơ cấu tổ chức
Phòng Hành chính - Tổ chức có Trưởng phòng và 03 Phó Trưởng phòng;
Căn cứ chức năng, nhiệm vụ và tình hình thực tế, Phòng Hành chính - Tổ chức
được chia thành các bộ phận sau:
- Bộ phận Hành chính – Tổ chức
- Bộ phận Tài sản
- Bộ phận Văn phòng Đảng ủy, Đoàn thể
2.4. Sơ đồ tổ chức bộ máy Phòng Hành chính - Tổ chức
(Xem phụ lục số 02)
2.5. Bảng mô tả công việc Phòng Hành Chính – Tổ chức
2.5.1. Bản mô tả công việc Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức
(Xem phụ lục số 03)
2.5.2 Bản phân công công việc của cán bộ, công chức trong phòng
Đồng chí Trương Đức Tiến – Trưởng phòng - Phụ trách điều hành chung

SV: Nguyễn Thị Hà

8

Lớp: ĐH QTVP K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

a. Bộ phận Hành chính – Tổ chức:


9

Lớp: ĐH QTVP K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

- Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ năng trình bày; ghi số, ngày, tháng;
đóng dấu mức độ khẩn, độ mật.
- Đăng ký làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển
phát văn bản đi.
- Sắp xếp và bảo quản, tài liệu phục vụ khai thác, tra cứu.
- Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản, làm thủ tục
cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức, viên chức.
- Bảo quản, quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan và các loại dấu khác
theo quy định của Nhà nước.
- Lập hồ sơ và chuẩn bị tài liệu lưu trữ hiện hành, giao nộp vào lưu trữ
theo quy của cơ quan.
- Phân loại, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu.
- Bảo đảm bí mật, an toàn hồ sơ, tài liệu.
- Chịu trách nhiệm quản lý tài sản trong đơn vị (máy fax, máy in, máy
photocopy…).
- Làm các thủ tục để thanh toán chế độ hiếu, trao sổ hưu, chuẩn bị quà để
trao sổ hưu theo quy định.
- Phối hợp chặt chẽ với các bộ phận khi có yêu cầu.
- Ngoài ra thực hiện một số công tác khác do lãnh đạo phòng phân công.
*) Đồng chí Nguyễn Văn Chung – Chuyên viên

trong khu vực 63 Phan Đình Phùng đảm bảo kịp thời.
- Nhận chuyển kế hoạch xe ô tô.
- Phối hợp với đồng chí Tảo trình, chuyển giao văn bản đến cho các cơ
quan, đơn vị, cá nhân sau khi có ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo Cục.
- Chuẩn bị cơ sở vật chất để phục vụ các cuộc họp giao ban thứ 2 hàng
tuần, hội nghị do lãnh đạo Cục chủ trì. Quản lý Hội trường, trang thiết bị, dụng
cụ thuộc phòng họp của Cục, đơn vị.
- Theo dõi, lĩnh cấp phát hàng hóa, văn phòng phẩm, vật tư của lãnh đạo
Cục và của phòng.
- Phối hợp với bộ phận Tài sản khi có yêu cầu.
- Thực hiện một số công tác khác do lãnh đạo phòng phân công.
b. Bộ phận Tài sản
*) Đồng chí Đỗ Thị Lan Hương - Phó Trưởng phòng phụ trách điều
hành.
- Phụ trách bộ phận tài sản, phối hợp với Phòng Tài vụ để nắm kế hoạch,
dự trù, tổ chức mua sắm xuất, nhập hàng hoá, vật tư theo lệnh và kế hoạch
thường xuyên, đột xuất. Quản lý việc sử dụng, kiểm tra, đôn đốc nhiệm vụ kế
toán, bảo quản hàng hoá trong kho, cập nhật sổ sách.
- Làm thủ tục, quy trình mua sắm, trang cấp theo quy định về quản lý tài
chính trình Lãnh đạo Cục phê duyệt và tổ chức thực hiện.

SV: Nguyễn Thị Hà

11

Lớp: ĐH QTVP K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp


- Tham gia việc đánh giá thanh lý tài sản.
- Đóng gói hàng hoá, tặng phẩm, vật phẩm khi có kế hoạch.
SV: Nguyễn Thị Hà

12

Lớp: ĐH QTVP K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

- Phối hợp với các bộ phận khi có yêu cầu.
- Ngoài ra còn thực hiện một số công tác khác khi lãnh đạo phòng phân
công.
c. Bộ phận Văn phòng Đảng ủy, đoàn thể
- Bộ máy hoạt động theo nguyên tắc của Đảng- Đoàn thể.
- Là đơn vị độc lập chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Ban Thường vụ Đảny ủy
Cục Quản trị A về công tác Văn phòng Đảng ủy và Đoàn thể.
- Biên chế được xác định 03 đồng chí.
*) Đồng chí Nguyễn Thị Hải Yến- Chánh Văn phòng Đảng ủy
- Chánh Văn phòng phụ trách chung và nghiên cứu tổng hợp, chịu trách
nhiệm trước Ban Thường vụ về các hoạt động của Văn phòng Đảng ủy- Đoàn
thể. Quản lý việc sử dụng kinh phí của đảng bộ.
- Chánh Văn phòng được thừa lệnh của Ban Thường vụ Đảng ủy ký các
văn bản theo sự ủy nhiệm của Bí thư hoặc Phó Bí thư, đề xuất công việc với Ban
Thường vụ Đảng ủy; chịu trách nhiệm quản lý và sử dụng con dấu của Đảng ủy,
quản lý cơ sở dữ liệu đảng viên, quản lý hồ sơ đảng viên, quản lý việc thu chi
đảng phí, kinh phí của Đảng theo quy định.

đúng nguyên tắc, đúng thủ tục quy định.
*) Đồng chí Trần Thị Ngọc Ánh – Chuyên viên
- Đảm nhiệm công tác Đoàn thể- hành chính; Bảo đảm, tiếp nhận, phát
hành công văn đi, đến; Đánh máy, sao chụp, in ấn, công văn tài liệu chỉ đạo của
Thường vụ Đảng ủy, Ban Chấp hành đoàn thể và Chánh Văn phòng Đảng ủyĐoàn thể.
- Thực hiện tốt công tác thông tin liên lạc, đảm bảo nhanh chóng, kịp thời,
chính xác.
- Thực hiện nghiêm chỉnh chế độ bảo mật công văn giấy tờ, đúng thủ tục
hành chính. Bảo quản có hệ thống, an toàn tài liệu lưu trữ của Đảng ủy, Đoàn
thể theo quy định.
- Quản lý tài chính của Đoàn thể theo đúng quy định.
- Quản lý tốt tài sản, vật chất, máy móc, trang thiết bị trong Văn phòng
Đảng ủy- Đoàn thể.
- Chuẩn bị cơ sở vật chất hội họp khi có yêu cầu.
- Chịu sự phân công trực tiếp của đồng chí Chánh Văn phòng.
III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành
chính của Phòng Hành chính - Tổ chức, Cục Quản trị A.
3.1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng
3.1.1. Công tác xây dựng chương trình – kế hoạch công tác thường kỳ
của Cục Quản trị A.
Sơ đồ hoá quy trình chương trình – kế hoạch công tác thường kỳ
(Xem phụ lục 04)
SV: Nguyễn Thị Hà

14

Lớp: ĐH QTVP K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

quý sau của Cục Quản trị A, trình Cục trưởng quyết định;

SV: Nguyễn Thị Hà

15

Lớp: ĐH QTVP K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

c) Chậm nhất vào ngày 20 của tháng cuối quý, Phòng Hành chính - Tổ
chức có trách nhiệm trình Cục trưởng phê duyệt chương trình công tác quý sau
của Cục Quản trị A, gửi các đơn vị trực thuộc biết, thực hiện.
3.1.1.3. Chương trình công tác tháng
a) Chậm nhất vào ngày 20 hàng tháng, Thủ trưởng các đơn vị thuộc Cục
Quản trị A căn cứ vào tiến độ chuẩn bị các đề án, văn bản đã ghi trong chương
trình công tác quý, những vấn đề còn tồn đọng hoặc mới phát sinh, xây dựng
chương trình công tác tháng sau của đơn vị mình, gửi về Phòng Hành chính - Tổ
chức;
b) Phòng Hành chính - Tổ chức tổng hợp chương trình công tác hàng
tháng của Cục Quản trị A. Chương trình công tác tháng của Cục Quản trị A cần
được chia theo từng lĩnh vực do Cục trưởng, các Phó Cục trưởng phụ trách giải
quyết;
c) Chậm nhất vào ngày 25 hàng tháng, Phòng Hành chính - Tổ chức trình
Cục trưởng duyệt chương trình công tác tháng sau của Cục Quản trị A, gửi các
đơn vị trực thuộc biết thực hiện.
3.1.1.4. Chương trình công tác tuần

Bước 1: Căn cứ vào chương trình công tác của cơ quan và yêu cầu giải
quyết công việc trong tuần. Cục trưởng cơ quan chỉ đạo xây dựng và quyết định
kế hoạch tổ chức. Phân công trách nhiệm cho các đơn vị chuẩn bị nội dung, địa
điểm, các vấn đề khác có liên quan.
Bước 2: Các đơn vị chuẩn bị nội dung cuộc Hội nghị
- Tổng hợp số liệu, dự thảo, báo cáo, phương hướng công tác theo yêu cầu
của cơ quan.
- Chuẩn bị các nội dung khác:
+ Thành phần đại biểu mời tham dự Hội nghị
+ Dự kiến các tập thể và các nhân có liên quan báo cáo tham luận trong
hội nghị (nếu có). Báo cáo tóm tắt thông qua Hội nghị.
+ Bài phát biểu của lãnh đạo trong Hội nghị.
+ Dự kiến danh sách khen thưởng các tập thể cá nhân có thành tích (nếu có).
+ Dự kiến chương trình Hội nghị.
Bước 3: Các đơn vị gửi toàn bộ liên quan đến việc tổ chức Hội nghị về
cho người chủ trì Hội nghị (qua phòng Hành chính- Tổ chức) xem xét, đóng
góp, bổ sung, phê duyệt. Đăng ký lịch tổ chức Hội nghị trước 07 ngày.
Bước 4: Sau khi chuẩn bị xong cho Hội nghị, theo thời gian thống nhất,
đơn vị chủ trì Hội nghị tiến hành Hội nghị. Đây là giai đoạn chính và quan trọng
nhất của Hội nghị.
- Tiếp đón đại biểu, khai mạc chương trình, tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu.
- Quá trình diễn biến Hội nghị : Đôn đốc nhắc nhở các đơn vị phục vụ Hội nghị,
thường trực ngoài hội trường giải quyết công việc đột xuất.
- Ghi biên bản Hội nghị, tổng hợp các ý kiến để phục vụ cho tổng kết Hội nghị.
SV: Nguyễn Thị Hà

17

Lớp: ĐH QTVP K1D


bị tài liệu liên quan đến chuyến đi công tác, rút kinh phí tạm ứng, Cuối cùng
kiểm tra lần cuối trước chuyến đi công tác để đảm bảo cho chuyến đi đạt được
hiệu quả cao nhất.

SV: Nguyễn Thị Hà

18

Lớp: ĐH QTVP K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

Tuy nhiên, có một số chuyến đi công tác không được lên lịch trình rõ
ràng, mà chỉ được trao đổi bằng miệng: như những chuyến kiểm tra nhỏ; có thể
là những chuyến viếng thăm...
3.2. Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của Phòng Hành chính - Tổ
chức, Cục Quản trị A.
3.2.1. Hệ thống hoá các văn bản quản lý
Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư của Văn Phòng Trung
ương Đảng.
1. Hướng dẫn số 11-HD/VPTW, ngày 28-5-2004 của Văn phòng Trung
ương về thể thức văn bản của Đảng.
2. Hướng dẫn số 22-HD/VPTW, ngày 06-11-2009 của Văn phòng Trung
ương về lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lữu trữ hiện hành của các cơ
quan, tổ chức đảng các cấp.
3. Quy định số 33-QĐ/VPTW, ngày 28-3-2014 của Văn phòng Trung
ương về quy định về công tác văn thư ở Văn phòng Trung ương Đảng.

Văn phòng Trung ương Đảng. Nhờ đó mà thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
ở đây đang từng bước được hoàn thiện hơn.
* Ưu điểm:
- Trong mỗi văn bản đều đảm bảo đầy đủ các yếu tố bắt buộc của thể thức
như: Tiêu đề; tên cơ quan ban hành; số và ký hiệu; địa danh, ngày tháng năm;
tên loại và trích yếu nội dung văn bản; nội dung văn bản; chữ ký, thể thức đề ký
và dấu cơ quan ban hành văn bản; nơi nhận.
- Bố cục của văn bản rõ ràng, giúp người tiếp nhận dễ nắm bắt thông tin
- Các văn bản được trình bày có sự phù hợp giữa cơ quan ban hành với
thẩm quyền, chức vụ người ký và dấu cơ quan.
- Khi soạn thảo văn bản, người soạn thảo đã bước đầu chú ý đến vấn đề thể
thức văn bản, cụ thể văn bản của cơ quan ban hành ra đều được đánh số, ký hiệu
và được lưu văn thư nên thuận lợi cho việc tìm kiếm văn bản mỗi khi có yêu cầu
phục vụ giải quyết công việc nội bộ và nhân dân.
* Nhược điểm:
- Sự thay đổi thường xuyên về những tiêu chuẩn, quy định về thể thức, kỹ
thuật trình bày văn bản trong khi chuyên viên soạn thảo văn bản đã hình thành
một kỹ năng soạn thảo theo những tiêu chuẩn cũ.
- Soạn thảo văn bản theo mẫu đang trở thành lý do dẫn đến trình bày sai
các yếu tố thể thức văn bản bởi nhiều mẫu văn bản đã cũ so với quy định mới
hoặc bản thân các mẫu đó cũng sai.
- Tình trạng chậm cập nhật thông tin từ những văn bản pháp luật mới về
quy định về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản đang là một trong những
nguyên nhân cơ bản dẫn đến tình trạng sai thể thức văn bản.

SV: Nguyễn Thị Hà

20

Lớp: ĐH QTVP K1D