Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI CẢM ƠN
Trước tiên, cho phép tôi được gửi lời cảm ơn tới thầy Nguyễn Mạnh
Cường – Trưởng khoa Quản Trị Văn Phòng cũng các thầy giáo, cô giáo trong
khoa đã tổ chức đợt kiến tập cho sinh viên khoa mình. Các thầy cô giáo đã giúp
đỡ cho chúng tôi rất nhiều trong quá trình học tập trên lớp cũng như trong thời
gian đi kiến tập thực tế tại cơ quan nơi mình làm việc để chúng tôi có thể hoàn
thành đợt kiến tập thực tế này.
Bài báo cáo này sẽ không hoàn thành nếu không có sự giúp đỡ của của
các Đồng chí trưởng phòng, phó trưởng phòng và toàn bộ cán bộ chuyên viên
trong văn phòng nơi tôi công tác. Qua đó tôi xin có lời cảm ơn chân thành và sâu
sắc nhất.
Với thời gian kiến tập là gần 1 tháng (từ 04/7/2016 đến hết ngày
28/08/2016). Trong thời gian thực tập nhờ sự giúp đỡ của giáo viên hướng dẫn
và cán bộ chuyên môn của cơ quan trực tiếp hướng dẫn đã tạo cơ hội cho tôi
được áp dụng lý thuyết được học vào thực tế cơ quan công tác. Tôi bước đầu đã
thực hành công tác văn phòng và những việc đơn giản như soạn thảo văn bản, in
ấn, sắp xếp, sao chép tài liệu, đăng kí văn bản đến, đăng kí văn bản đi…Qua đó,
tôi đã tự rèn luyện được kỹ năng làm việc và nâng cao hiểu biết của mình trong
công việc trao đổi nghiệp vụ văn phòng, từ đó nhận thức rõ hơn về tầm quan
trọng của công tác văn phòng.
Qua quá trình tự học hỏi của bản thân cộng với sự giúp đỡ nhiệt tình của
các anh chị hướng dẫn các hoạt động văn phòng, tác phong làm việc và kỹ năng
giao tiếp nơi công sở. Bản thân cá nhân tôi đã cải thiện được rất nhiều – đó là
kết quả lớn nhất mà tôi đã đạt được trong thời gian công tác tại cơ quan.
Tôi viết bản báo cáo này để gửi lên khoa Quản Trị Văn Phòng để nhận
được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo trong khoa. Tuy nhiên bản báo cáo
này còn nhiều thiếu sót và hạn chế, vì thế rất mong nhận được sự đóng góp của
chất lượng cho quá trình quản lý. Tuy nhiên, không phải bất cứ cơ quan hay tổ
chức nào cũng có nguồn nhân lực có trình độ cao, đáp ứng được tốt yêu cầu của
một người nhân viên trong văn phòng, mà ngược lại nguồn nhân lực có chuyên
môn nghiệp vụ để thực hiện tốt các nghiệp vụ văn phòng nhìn chung về mặt
bằng chung còn rất thiếu.
Xuất phát từ nhu cầu của xã hội và năng lực đáp ứng của Nhà trường. Là
sinh viên khoa Quản Trị Văn Phòng thuộc Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
chúng tôi đã được học những kinh nghiệm về công tác trong văn phòng, những
nghiệp vụ cơ bản mà một nhà quản trị trong văn phòng cần có. Với phương
trâm: “Học thật, thi thật để ra đời làm thật”, cùng với phương trâm gắn liền giữa
lí luận và thực tiễn trong công tác đào tạo của trường: Lấy lí luận làm điểm tựa
làm cơ sở cho thực tiễn và ngược lại từ thực tiễn bổ sung cho những kiến thức
mới, cập nhật và làm phong phú thêm được kho tàng lí luận.
Ngoài những lí thuyết được học trên giảng đường chúng tôi còn có cơ hội
tiếp xúc với thực tế, nói chuyện trực tiếp để có cơ hội cọ sát, va chạm để vận
dụng những kiến thức mà mình đã được lĩnh hội từ các thầy cô giáo vào thực
tiễn, ứng dụng và thực hành vào mô hình cơ quan nơi làm việc thông qua đợt
kiến tập do nhà trường tổ chức cho sinh viên. Để đáp ứng được phương trâm:
“Học thật, thi thật để ra đời làm thật” khoa Quản Trị Văn Phòng đã tổ chức đợt
kiến tập cho sinh viên chúng tôi tại các cơ quan, đơn vị, tổ chức. Việc kiến tập
thực tế này giúp cho chúng tôi làm quen với công việc ở cơ quan, vận dụng
những kiến thức lý thuyết khi còn ngồi trên ghế nhà trường vào công việc thực
tế tại nơi làm việc, đó cũng là dịp để cho sinh viên củng cố, tổng hợp lại những
kiến thức đã được học, tập dượt những kỹ năng, rèn luyện bồi dưỡng phẩm chất
Sinh viên: Nguyễn Thị Hoàn
3
Lớp: ĐHLT.QTVP K14A
thái độ tích cực trong việc rèn luyện và học tập.
Thực hiện theo chương trình của khoa, tôi đã bắt đầu kì kiến tập của mình
từ ngày tại phòng Nội Vụ huyện Tiên Du. Với mục đích của đợt kiến tập do
khoa định hướng và với đề cương hướng dẫn cụ thể của khoa, bản thân tôi đã
hoàn thành xong đợt kiến tập và đã học hỏi được nhiều kinh nghiệm quý báu
Sinh viên: Nguyễn Thị Hoàn
4
Lớp: ĐHLT.QTVP K14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
cho bản thân cũng với những trải nghiệm thú vị giúp ích cho bản thân. Đồng
thời qua đó có điều kiện đưa những kiến thức mình đã học áp dụng thực tế vào
tình hình ở phòng Nội Vụ huyện Tiên Du, từ đó tự mình có thể so sánh, đối
chiếu và bổ sung cho những phần còn thiếu trong lý thuyết mà tôi đã được học.
Với những đóng góp ý kiến của bản thân tham gia vào một số khâu nghiệp vụ
của văn phòng đã làm thay đổi tư duy của lãnh đạo trong văn phòng tuyển dụng
cán bộ, từ đó có những kế hoạch tuyển dụng cán bộ mới, nhất là đối với vị trí
quản trị văn phòng là phải tốt nghiệp chính quy nghành Quản Trị Văn Phòng. Có
thể nói đây là tín hiệu đáng mừng cho sự phát triển hơn nữa của công tác văn
phòng ở phòng Nội Vụ huyện Tiên Du.
Sinh viên: Nguyễn Thị Hoàn
5
- Tổ chức chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao
động, tổ chức phong trào xóa đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ thiện
nhân đạo.
- Thực hiện các biện pháp hướng dẫn tiến bộ khoa học – công nghệ
phục vụ sản xuất và đời sống ở địa phương;
- Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường, phòng, chống, khắc phục hậu
quả thiên tai, bão lụt;
- UBND huyện phối hợp với Thường trực HĐND huyện chuẩn bị các kỳ
Sinh viên: Nguyễn Thị Hoàn
6
Lớp: ĐHLT.QTVP K14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
họp HĐND, phối hợp với các ban nghành của HĐND huyện để xây dựng các Đề
án, Chương trình để HĐND xem xét và quyết định.
- Quản lý nhà nước ở địa phương theo các lĩnh vực: Nông nghiệp, lâm
nghiệp, công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, thương mại, du lịch, giáo dục, y tế,
giao thông, quốc phòng, an ninh, địa giới hành chính.....
- Quản lý tổ chức biên chế cán bộ, , đào tạo đội ngũ công nhân viên chức.
- Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính huyện;
- Quản lý các cơ sở văn hóa – thông tin, thể dục thể thao của thị xã,
huyện thuộc tỉnh, bảo vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hóa, danh
lam thắng cảnh do huyện quản lý.
3. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Tiên Du.
-
Phòng Văn hóa và Thông tin;
-
Phòng giáo dục đào tạo;
-
Phòng Công thương;
-
Thanh tra huyện;
-
Phòng y tế;
-
Trung tâm Văn hóa – Thể thao;
-
Đài phát thanh;
-
Trung tâm dạy nghề.
3.2. Chủ tịch, các Phó chủ tịch bao gồm:
3.2.1. Đồng chí Lê Xuân Lợi – Phó bí thư Huyện ủy, Chủ tịch UBND
huyện Tiên Du.
- Phụ trách chung, chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND tỉnh, Huyện
ủy, HĐND huyện về điều hành toàn bộ công việc của UBND huyện, trực tiếp
phụ trách các lĩnh vực: An ninh quốc phòng, công tác đối nội, đối ngoại, quy
hoạch kiến trúc đô thị và nông thôn, tài nguyên và môi trường.
- Phụ trách các cơ quan, đơn vị gồm: Công an huyện, Ban Chỉ huy quân
sự huyện, Phòng Nội vụ, Phòng Tư pháp, Chi cục Thi hành án dân sự huyện,
Phòng Tài chính – kế hoạch, Phòng Tài nguyên và Môi trường.
- Kiêm Chủ tịch hội đồng và Trưởng ban chỉ đạo sau: Hội đồng nghĩa vụ
quân sự, Hội đồng tuyển dụng công chức, viên chức, Ban chỉ đạo chương trình
quốc gia phòng chống tội phạm, Ban chỉ đạo an toàn giao thông, Ban chỉ đạo
phòng chống lụt bão.
- Giữ mối quan hệ với thường trực HĐND huyện, các ban của Đảng, các
cơ quan của Huyện ủy, Viện kiểm sát nhân dân, Tòa án nhân dân, Uỷ ban Mặt
trận tổ quốc và các đoàn thể nhân dân huyện.
3.2.2. Đồng chí Nguyễn Nhân Bình – Uỷ viên Ban thường vụ Huyện
ủy, Phó chủ tịch UBND huyện Tiên du.
- Phụ trách các lĩnh vực: Văn hóa – Xã hội, Nông nghiệp và Phát triển
nông thôn, giải phòng mặt bằng.
- Phụ trách, theo dõi các cơ quan, đơn vị gồm: Văn phòng HĐND và
UBND huyện, Phòng giáo dục đào tạo, Phòng y tế, bệnh viện đa khoa huyện,
trung tâm y tế, Phòng Lao động thương binh và xã hội, trung tâm dạy nghề, bảo
hiểm xã hội, ngân hàng chính sách xã hội, Hội người mù, các hội nghề nghiệp,
Phòng Nông nghiệp và phát triển nông thôn, trạm khuyến nông, trạm bảo vệ
thực vật, trạm thú y, xí nghiệp khai thác công trình thủy lợi.
ISO 9001 – 2000 đối với các cơ quan nhà nước cấp huyện.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch UBND huyện phân công.
II. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÍ, HOẠT ĐỘNG
CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN TIÊN DU
1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng.
1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức.
1.1.1. Chức năng.
- Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của
Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách
nhiệm trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.
Sinh viên: Nguyễn Thị Hoàn
9
Lớp: ĐHLT.QTVP K14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn
bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng
cấp nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội,
củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.
- Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương,
góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà
nước từ trung ương tới cơ sở.
- Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của
Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
chức thực hiện các nhiệm vụ về các lĩnh vực thuộc pham vi quản lý nhà nước
được giao theo chức năng, nhiệm vụ của phòng.
Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch,
đề án, dự án đã được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, hướng dẫn, kiểm tra,
phổ biến,giáo dục pháp luật về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước
được giao.
Tham mưu giúp UBND huyện trong việc đề nghị cấp có thẩm quyền
quyết định việc thành lập, sáp nhập, chia tách, giải thể các phòng ban, đơn vị
thuộc huyện quản lý.
Trình UBND huyện về đề án thành lập, sáp nhập, chia tách, điều chỉnh địa
giới hành chính dưới cấp huyện trên địa bàn để trình cấp có thẩm quyền xem xét
quyết định.
Giúp UBND huyện nghiên cứu, hướng dẫn, theo dõi công tác tổ chức và
hoạt động của bộ máy chính quyền các cấp thuộc huyện; phối hợp với các cơ
quan hữu quan của huyện tổ chức và hướng dẫn công tác bầu cử đại biểu Quốc
Hội; tổ chức hướng dẫn công tác bầu cử đại biểu HĐND các cấp theo quy định
của pháp luật và của các cơ quan cấp trên; giải quyết khiếu nại, tố cáo của công
dân về thực hiện các quy định của pháp luật về bầu cử; tổng hợp báo cáo kết quả
bầu cử HĐND và UBND;thực hiện các thủ tục để thường trực UBND phê chuẩn
kết quả bầu cử các chức danh lãnh đạo của HĐND, UBND cấp xã.
Làm đầu mối giúp UBND huyện quản lý công tác bồi dưỡng kiến thức
pháp luật, quản lý nhà nước, quản lý hành chính đối với đại biểu HĐND; tổ
chức thống kê số lượng, chất lượng đại biểu HĐND, thành viên UBND các cấp
để tổng hợp, báo cáo theo quy định.
Tổ chức triển khai các quy định về quản lý, phân vạch, điều chỉnh địa giới
hành chính trên địa bàn Huyện theo hướng dẫn của Chính Phủ và các cơ quan
nhà nước cấp trên.
Theo dõi, quản lý địa giới hành chính trên địa bàn Huyện; chuẩn bị các thủ
viên chức nhà nước,cán bộ công chức xã, cán bộ bán chuyên trách. Xây dựng
quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức
nhà nước, cán bộ, công chức xã, công chức dự bị. tham mưu và tổ chức thực
hiện việc thi tuyển, xét tuyển, quản lý và sử dụng, thực hiện chính sách, chế độ
đối với cán bộ, công chức nhà nước và cán bộ, công chức xã.
Trình UBND huyện quyết định theo phân cấp việc tuyển dụng, đánh giá,
bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật các chế độ chính sách
khác đối với cán bộ, công chức, viên chức nhà nước thuộc diện UBND huyện
quản lý.
Hướng dẫn kiểm tra, thanh tra việc thực hiện các quy định về chức danh,
tiêu chuẩn cán bộ, công chức, viên chức; việc thực thi công vụ của cán bộ, công
chức, viên chức hành chính sự nghiệp và cán bộ công chức xã thuộc huyện.
Giúp UBND huyện quản lý, sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp: tổ
Sinh viên: Nguyễn Thị Hoàn
12
Lớp: ĐHLT.QTVP K14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
chức thực hiện việc quản lý, sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp theo quyết
định của UBND Tỉnh và UBND Huyện.
Giúp Chủ tịch UBND Huyện chỉ đạo, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra công tác
cải cách hành chính nói chung; trình UBND quyết định phân công các cơ quan
chuyên môn thuộc UBND huyện phụ trách các nội dung, công việc của cải cách
hành chính, bao gồm: cải cách thể chế, cải cách tổ chức bộ máy hành chính, xây
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Chủ trì, phối hợp với các cơ quan có liên quan để thực hiện nhiệm vụ
quản lý nhà nước về tôn giáo theo quy định của pháp luật.
Hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ về tôn giáo, làm đầu mối giữa chính
quyền địa phương với các tổ chức tôn giáo trên địa bàn huyện.
Làm nhiệm vụ cơ quan thường trực của Hội đồng thi đua – khen thưởng
huyện, tham mưu giúp UBND huyện và Chủ tịch UBND huyện chỉ đạo, thống
nhất quản lý công tác thi đua, khen thưởng; cụ thể hóa chủ trương, chính sách
của Đảng và nhà nước về công tác thi đua, khen thưởng phù hợp với tình hình
thực tế của huyện.
Tổ chức các phong trào thi đua va triển khai thực hiện chính sách khen
thưởng của Đảng và nhà nước; hướng dẫn việc kiểm tra kế hoạch, nội dung thi
đua, khen thưởng trên địa bàn huyện; xây dựng và quản lý quỹ thi đua, khen
thưởng theo quy định của pháp luật.
Quản lý cấp phát, cấp đổi hiện vật khen thưởng theo phân cấp và theo quy
định của pháp luật; thực hiện việc tổ chức và trao tặng khen thưởng theo quy
định của pháp luật.
Thực hiện công tác kiểm tra, giải quyết khiếu nại,tố cáo theo các lĩnh vực
công tác được UBND huyện giao theo quy định của pháp luật.
Hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ về công tác nội vụ đối với cơ quan
hành chính, tổ chức sự nghiệp thuộc huyện, UBND các xã.
Tổng hợp, thống kê theo hướng dẫn của các cơ quan nhà nước cấp trên vế
tổ chức các cơ quan hành chính, sự nghiệp; số lượng các đơn vị hành chính cấp
xã, thôn; số lượng, chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức nhà nước,
cán bộ công chức cấp xã; về công tác văn thư, lưu trữ nhà nước, tôn giáo, thi
đua, khen thưởng và về các lĩnh vực khác được giao; hướng dẫn thực hiện phân
được phân công. Khi Trưởng phòng vắng mặt một Phó trưởng phòng được
Trưởng phòng ủy nhiệm điều hành các hoạt động của phòng.
Việc điều động, bổ nhiệm, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật, miễn
nhiệm, từ chức, thực hiện chế độ, chính sách đối với Trưởng phòng, Phó trưởng
phòng do Chủ tịch UBND huyện quyết định theo quy định của pháp luật và
phân cấp của tỉnh.
* Bản mô tả công việc cho lãnh đạo phòng Nội vụ và các vị trí khác trong
bộ máy phòng Nội vụ
1. Trưởng phòng
Họ và tên: Nguyễn Gia Thanh
Bộ phận: Phòng Nội vụ huyện Tiên Du.
Chức danh: Trưởng phòng Nội vụ.
Chịu trách nhiệm báo cáo cho Chủ tịch, các phó Chủ tịch HĐND và
UBND huyện Tiên Du.
Hệ số lương:
Nhiệm vụ:
Sinh viên: Nguyễn Thị Hoàn
15
Lớp: ĐHLT.QTVP K14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Điều hành chung các hoạt động, nhiệm vụ của văn phòng.
- Trực tiếp phụ trách các lĩnh vực công tác:
+ Xây dựng đề án thành lập, sáp nhập, giải thể các tổ chức sự nghiệp trình
Lớp: ĐHLT.QTVP K14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Bộ phận: Phòng Nội vụ huyện Tiên Du.
Chức danh: Phó phòng Nội vụ.
Hệ số lương:
Nhiệm vụ:
- Thực hiện các công tác tuyển dụng, hợp đồng công chức theo quy định
hướng dẫn, tổng hợp, đánh giá, xếp loại cán bộ, công chức, viên chức hàng năm.
- Xây dựng các đề án, kế hoạch và biên chế hàng năm.
- Điều hành các công tác xây dựng chính quyền và tổ chức cán bộ trong
địa bàn huyện.
- Chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và lãnh đạo cấp trên trước công
việc được giao.
- Báo cáo về công tác xây dựng chính quyền và tổ chức cán bộ cho trưởng phòng.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Trưởng phòng phân công.
3. Phó phòng (phụ trách tôn giáo và khen thưởng)
Họ và tên: Nguyễn Đức Giang
Bộ phận: Phòng Nội vụ huyện Tiên Du.
Chức danh: Phó phòng Nội vụ.
Hệ số lương:
Nhiệm vụ:
- Tham mưu trực tiếp cho trưởng phòng về công tác tôn giáo
- Kiểm tra các đình, đền, chùa trên địa bàn huyện.
- Thống kê, kiểm tra các cơ sở thờ tự tôn giáo.
Nhiệm vụ:
- Tham mưu giúp việc về công tác xây dựng chính quyền.
- Theo dõi thực hiện công tác và hoạt động bộ máy chính quyền cấp ã.
- Nghiên cứu chế độ chính sách đối với cán bộ, công chức cấp xã.
- Thực hiện công tác hướng dẫn bầu cử trưởng thôn ở các xã.
- Tổ chức, hướng dẫn về công tác bầu cử ĐHQH và HĐND.
- Ngoài ra thực hiện các nhiệm vụ khác liên quan đến chính quyền ở cơ sở.
5. Chuyên viên (phụ trách công tác cán bộ).
Họ và tên: Trần Thị Cần.
Bộ phận: Phòng Nội vụ huyện Tiên Du.
Chức danh: Chuyên viên phòng Nội vụ.
Hệ số lương:
Nhiệm vụ:
- Quản lí hồ sơ, giấy tờ về cán bộ, công chức, viên chức trên địa bàn huyện.
- Thực hiện công tác tuyển dụng, hợp đồng công chức, viên chức.
- Tổng hợp, đánh giá, xếp loại cán bộ, công chức, viên chức hàng năm.
- Quyết định tuyển dụng, điều động, bổ nhiệm cán bộ.
- Quyết định nâng bậc lương cho cán bộ, viên chức.
- Thực hiện quyết định chuyển loại và xếp lương.
- Giải quyết các chế độ cho cán bộ, công chức, viên chức trên địa bàn huyện.
6. Chuyên viên (phụ trách văn thư lưu trữ kiêm kế toán).
Họ và tên: Cát Thị Loan Phượng.
Bộ phận: Phòng Nội vụ huyện Tiên Du.
Chức danh: Chuyên viên phòng Nội vụ.
Hệ số lương:
Nhiệm vụ:
- Lập hồ sơ lưu trữ của cơ quan, sao lưu văn bản đi, đến.
- Vào sổ các văn bản đi, đến sau khi đã được thẩm định của trưởng phòng.
- Tra cứu tài liệu lưu trữ khi có yêu cầu của cấp trên.
- Bảo quản và sử dụng con dấu cơ quan.
1. Quyết định “về việc ban hành quy chế công tác văn thư – lưu trữ của
UBND huyện Tiên Du, tỉnh Bắc Ninh”.
2. Kế hoạch “Kiểm tra và hướng dẫn công tác Văn thư – lưu trữ tại các cơ
quan thuộc UBND huyện và UBND các xã, thị trấn”.
3. Công văn “Về việc kiểm tra công tác văn thư lưu trữ đối với các cơ
quan thuộc UBND huyện và các xã, thị trấn”.
4. Tờ trình về việc ban hành “Quyết định ban hành Danh mục các cơ quan
và thành phần tài liệu nộp lưu vào kho lưu trữ huyện”.
5. Công văn “Về việc báo cáo số lượng, chất lượng cán bộ công chức,
viên chức làm công tác văn thư lưu trữ.
Việc ban hành các văn bản quản lí về công tác văn thư, lưu trữ của UBND
huyện Tiên Du đã mang lại những hiệu quả:
Sinh viên: Nguyễn Thị Hoàn
19
Lớp: ĐHLT.QTVP K14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Giúp cho việc quản lí công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan dễ dàng hơn.
- Giúp nâng cao chất lượng, hiệu quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ
và đẩy mạnh mọi hoạt động của cơ quan.
- Làm tốt công tác văn thư góp phần giảm bớt tệ nạn quan liêu giấy tờ.
- Giữ gìn và đảm bảo bí mật của cơ quan được tốt hơn.
- Giúp cho việc tra tìm, xử lí hồ sơ, tài liệu nhanh chóng và dễ dàng.
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Nhìn chung công tác soạn thảo văn vản của huyện Tiên Du cơ bản thực
hiện đúng quy trình, thể thức và kỹ thuật trình bày được quy định tại Thông tư
số 01/2011/TT - BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và
kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Các văn bản ban hành đều đúng với thể thức và kỹ thuật trình bày của
từng loại văn bản.
Tuy nhiên bên cạnh đó vẫn còn những sai sót trong thể thức và kỹ thuật
trình bày như:
- Trích yếu nội dung của những văn bản có tên loại quên không gạch chân.
- Kính gửi 2 cơ quan đơn vị trở lên không xuống dòng gạch đầu dòng mà
viết luôn cùng kính gửi.
- Dấu câu sử dụng không đúng theo quy định.
Từ đó cho thấy công tác văn thư chưa được triệt để, vẫn còn xuất hiện
những thiếu sót về thể thức và kỹ thuật trình bày trong soạn thảo văn bản.
2.4. Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản
Nhìn chung công tác soạn thảo văn vản của huyện Tiên Du cơ bản thực
hiện đúng quy trình, thể thức và kỹ thuật trình bày được quy định tại Thông tư
số 01/2011/TT - BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và
kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Các văn bản ban hành đều đúng với thể thức và kỹ thuật trình bày của
từng loại văn bản.
Tuy nhiên bên cạnh đó vẫn còn những sai sót trong thể thức và kỹ thuật
trình bày như:
- Trích yếu nội dung của những văn bản có tên loại quên không gạch chân.
- Kính gửi 2 cơ quan đơn vị trở lên không xuống dòng gạch đầu dòng mà
+ Thông tin phụ thuộc vào mục đích và nội dung văn bản dự định ban hành.
+ Thông tin gồm:
Thông tin pháp lý.
Thông tin thực tế.
Thời gian, địa điểm, thành phần.
Bước 4. Xây dựng đề cương văn bản và viết bản thảo.
+ Trình bày những điều cốt yếu dự định thể hiện ở nội dung.
+ Triển khai những ý chính của đề cương.
+ Đọc và kiểm tra lại bản thảo.
Bước 5. Duyệt bản thảo.
+ Trình cấp có thẩm quyền duyệt và xem xét lại nội dung.
Bước 6. Nhân bản văn bản.
+ Nhân bản văn bản đúng số lượng và đóng dấu.
Bước 7. Hoàn thiện văn bản để ban hành.
+ Nhân bản xong, người soạn thảo có trách nhiệm đọc lại.
+ Quay về văn thư cơ quan để ký, ghi số, đóng dấu.
Sinh viên: Nguyễn Thị Hoàn
22
Lớp: ĐHLT.QTVP K14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Nhìn vào các bước soạn thảo văn bản của huyện Tiên du cho thấy được
công tác soạn thảo đã được lãnh đạo cơ quan và nhân viên văn thư chú trọng và
tuân thủ đúng theo quy trình. Chính vì vậy mà các văn bản của huyện ban hành
84
05
05
695
88
60
Năm 2014
11
2.165
09
82
04
06
703
86
59
Năm 2015
16
2.032
10
88
05
08
715
70
65
Nhìn vào bảng thống kê cho thấy số lượng ban hành văn bản qua các năm
3. Công văn “Về việc kiểm tra công tác văn thư lưu trữ đối với các cơ
quan thuộc UBND huyện và các xã, thị trấn”.
4. Tờ trình về việc ban hành “Quyết định ban hành Danh mục các cơ quan
và thành phần tài liệu nộp lưu vào kho lưu trữ huyện”.
5. Công văn “Về việc báo cáo số lượng, chất lượng cán bộ công chức,
viên chức làm công tác văn thư lưu trữ.”
Việc ban hành các văn bản quản lí về công tác văn thư, lưu trữ của UBND
huyện Tiên Du đã mang lại những hiệu quả:
- Giúp cho việc quản lí công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan dễ dàng hơn.
- Giúp nâng cao chất lượng, hiệu quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ
và đẩy mạnh mọi hoạt động của cơ quan.
- Làm tốt công tác văn thư góp phần giảm bớt tệ nạn quan liêu giấy tờ.
Sinh viên: Nguyễn Thị Hoàn
24
Lớp: ĐHLT.QTVP K14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Giữ gìn và đảm bảo bí mật của cơ quan được tốt hơn.
- Giúp cho việc tra tìm, xử lí hồ sơ, tài liệu nhanh chóng và dễ dàng. 4.
Công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng của UBND huyện Tiên Du
2.8. Những trang thiết vị văn phòng sử dụng phổ biến trong văn
phòng huyện Tiên Du.
Để giúp nhân viên văn phòng hoàn thành tốt công việc văn phòng không
thể không nói đến các trang thiết bị trong văn phòng. Qua việc quan sát và tìm
Copyright: Tài liệu đại học ©