LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan:
Những nội dung trong đề tài này là do em thực hiện dưới sự hướng dẫn
của cô giáo Lê Thị Hiền.
Mọi tham khảo dùng trong đề tài được trích dẫn rõ ràng tên tác giả, tên
công trình và thời gian.
Mọi sao chép không hợp lệ, vi phạm quy chế đào tạo, hay dối trá, em
xin chịu hoàn toàn trách nhiệm
Ký tên


LỜI CẢM ƠN
Hoàn thành bài nghiên cứu này em xin chân thành cảm ơn TS. Lê Thị
Hiền người đã hướng dẫn, chỉ bảo tận tình và đóng góp nhiều ý kiến quý báu,
tạo điều kiện thuận lợi cho em hoàn thành bài tiểu luận nghiên cứu khoa học
này.
Em xin chân thành cảm ơn Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo
và các ban ngành đoàn thể đã tạo điều kiện cung cấp số liệu và những thông
tin cần thiết về cơ quan, giúp em hoàn thành bài nghiên cứu này.
Em xin chân thành cảm ơn!


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN............................................................................................1
LỜI CẢM ƠN..................................................................................................2
MỤC LỤC........................................................................................................3
MỞ ĐẦU..........................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài........................................................................................................1
2. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu đề tài:................................................2

2.6 Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan........................23
2.7. Đánh giá và nhận xét về công tác văn thư.............................................................23
2.7.1 Ưu điểm công tác văn thư...................................................................................23
2.7.2. Hạn chế công tác văn thư...................................................................................24

Chương 3........................................................................................................27


PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT
LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRUNG TÂM NGHIÊN CỨU
KHOA HỌC VÀ ĐÀO TẠO........................................................................27
3.1 Những yêu cầu đối với công tác văn thư trong giai đoạn mới...............................27
3.1.1. Yêu cầu về tính kịp thời:....................................................................................27
3.1.2. Yêu cầu về khoa học kĩ thuật, công nghệ thông tin:..........................................28
3.2. Phương hướng và giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư tại Trung
tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo...........................................................................28
3.2.1. Nâng cao kiến thức, kĩ năng, hoạt động vững chắc, ổn định, tạo tiền đề đổi mới
cơ bản, toàn diện công tác văn thư tại Trung tâm........................................................28
3.2.2. Các giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư tại Trung tâm Nghiên cứu
khoa học và đào tạo......................................................................................................30
3.3 Một số kiến nghị, đề xuất và phương pháp tối ưu để phát huy ưu điểm và khắc
phục nhược điểm về công tác văn thư tại Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo
......................................................................................................................................30

KẾT LUẬN....................................................................................................32
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.....................................................33
PHỤ LỤC.......................................................................................................35


MỞ ĐẦU



nhanh chóng, chính xác, năng suất , chất lượng, đúng chính sách, chế độ, giữ
gìn bí mật Đảng, Nhà nước công tác văn thư đảm bảo giữ mọi hoạt động của
cơ quan cũng như hoạt động của cá nhân giữ trách nhiệm khác nhau trong cơ
quan. Chính vì công tác văn thư góp phần làm tăng năng suất, hiệu quả, chất
lượng và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách hành chính nhà
nước ta hiện nay.
Với những lý do trên cùng với lại nhận thức bản thân với suy nghĩ là
sinh viên khoa Quản Trị Văn Phòng nghiên cứu về văn thư có lợi ích rất thiết
thực đối quá trình học tập và rèn luyện công tác văn thư cho công việc trong
tương lai, được sự giúp đỡ và tạo điều kiện của ban giám đốc Trung tâm
Nghiên cứu khoa học và đào tạo cho nên em quyết định chọn nghiên cứu về
công tác văn thư tại Trung tâm nghiên cứu khoa học và đào tạo làm bài tập
môn Phương pháp nghiên cứu khoa học của mình.
2. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu đề tài:
2.1 Đối tượng nghiên cứu
Công tác văn thư tại Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo.
2.2 Phạm vi nghiên cứu
- Thời gian 2016
- Không gian nghiên cứu : Khảo sát công tác văn thư tại Trung tâm
Nghiên cứu khoa học và đào tạo
2.3 Phạm vi về nội dung
- Soạn thảo và ban hành văn bản
- Quản lý và giải quyết văn bản đi, đến
- Quản lý và sử dụng con dấu trong cơ quan
- Công tác lập hồ sơ và giao nội hồ sơ ở cơ quan
3. Mục đích nghiên cứu:
- Tìm hiểu lý luận về công tác văn thư, khái quát về Trung tâm
Nghiên cứu khoa học và đào tạo.

công tác văn thư;
- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính
phủ về quản lý và sử dụng con dấu;
- Thông tư số 21/2005/TT-BNV ngày ( 01/02/2005) hướng dẫn chức
năng quyền hạn nhiệm vụ và tổ chức của tổ chức văn thư – lưu trữ Bộ.
3


- Thông tư số 04/2013/TT- BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội Vụ
Hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan tổ
chức.
- Thông tư số 01/2011/TT- BNV ngày 19/01/2011 cảu Bộ Nội Vụ
hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bỳ văn bản hành chính.
Không chỉ riêng nhà nước còn có các trường học, thạc sĩ, tiến sĩ cũng
tham gia các tạp chí, bài luận nghiên cứu về công tác văn thư như:
- Đề tài :” Nghiên cứu cơ sở khoa học bảo quản tài liệu Văn thư” 2013
của Ths. Nguyễn Thị Thúy Bình cùng một số tác giả khác.
- Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam 10/2010 của ThS.Trần Kim Liễu;
- Giáo trình văn thư của Lê Gia Bảo;
- Cuốn Nghiệp vụ công tác văn thư của Trường Đại học Nội Vụ- Hà
Nội.
- Cuốn Quản lý và giải quyết văn bản trong cơ quan tổ chức 2014 của
PGS.TS Nguyễn Minh Phương.
6. Giả thuyết nghiên cứu.
Nếu công tác văn thư ở Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo xây
dựng, ban hành và chỉ đạo hướng dẫn các văn bản quy phạm pháp luật về
công tác văn thư, xây dựng và thực hiện quy hoạch phát triển công tác văn
thư, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, quản lý đào tạo bồi
dưỡng cán bộ công chức, viên chức làm công tác văn thư, tăng cường cơ sở
vật chất, đặc biệt là nâng cao nhận thức về tri thức, vị trí, vai trò, ý nghĩa và

TRUNG TÂM NGHIÊN CỨU KHOA HỌC VÀ ĐÀO TẠO
1.1. Cơ sở lý luận về công tác văn thư
1.1.1. Một số khái niệm
- “Công tác văn thư” là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên
quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản,
lập hồ sơ hiện hành nhằm bảo đảm thông tin văn bản cho hoạt động quản lý
của các cơ quan, tổ chức.
- “Bản thảo văn bản” là bản được viết hoặc đánh máy, hình thành trong
quá trình soạn thảo một văn bản của cơ quan, tổ chức.
- “Bản gốc văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản và
được cơ quan, tổ chức ban hành và có chữ ký trực tiếp của người có thẩm
quyền.
- “Bản chính văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản
và được cơ quan, tổ chức ban hành.
- “Hồ sơ” là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn
đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đăc điểm
chung như tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian
hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết
công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc
của một cơ quan.
- “Lập hồ sơ” là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành
trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên
tắc và phương pháp nhất định.
- “Văn bản đến” là tất cả văn bản, kể cả đơn, thư do cá nhân gửi đến cơ quan,
tổ chức.
- “Văn bản đi” là tất cả các văn bản do cơ quan,tổ chức phát hành.

6



Đảng và các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan để bảo đảm văn bản
ban hành phù hợp với chủ trương, đường lối của Đảng và luật pháp của Nhà
nước.
7


b) Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần nâng cao hiệu suất và chất
lượng công tác của cơ quan
Trong hoạt động của các cơ quan, văn bản là căn cứ chủ yếu để giải
quyết công việc nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình. Do đó, hiệu
suất và chất lượng công tác của cơ quan nói chung, từng cán bộ, viên chức nói
riêng có quan hệ chặt chẽ với công tác văn thư. Nếu các khâu của công tác
văn thư làm tốt, như tiếp nhận , chuyển giao, giải quyết văn bản được kịp thời
và chính xác; soạn thảo văn bản đảm bảo chất lượng; vào sổ văn bản đi, đến
được rõ ràng và đúng đắn; lập hồ sơ hiện hành được hợp lý; các quy định về
quản lý văn bản được chấp hành nghiêm chỉnh, thì sẽ đảm bảo thông tin văn
bản đầy đủ, kịp thời và chính xác cho hoạt động quản lý của cơ quan. Do đó
sẽ góp phần nâng cao chất lượng và hiệu suất công tác của cơ quan. Ngược lại
nếu một khâu nào đó của công tác văn thư không được xử lý tốt, thì ít nhiều
ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan. Đặc biệt, khi
công tác văn thư được tin học hóa để thay thế cho phương pháp thủ công
truyền thống thì chắc chắn hiệu suất và chất lượng hoạt động quản lý của cơ
quan, tổ chức sẽ được nâng cao rõ rệt.
c) Làm tốt công tác văn thư sẽ có tác dụng phòng chống tệ quan liêu giấy
tờ. Tệ quan liêu trong cơ quan thường gắn liền với việc lạm phát giấy tờ, tức
hay ban hành văn bản trong trường hợp lẽ ra có thể dùng những hình thức
khác để truyền đạt thông tin hoặc chỉ đạo, hướng dẫn thì thuận tiện và đạt
hiệu quả cao hơn.
Làm tốt công tác văn thư ở đây có nghĩa là chuyển giao văn bản, giấy tờ,
truyền đạt các thông tin về quản lý đến cơ quan, đến người có trách nhiệm

cho các thông tin bí mật nhà nước và bí mật cơ quan không bị rò rỉ ra ngoài.
Vì vậy công tác văn thư có vai trò quan trọng đối với hoạt động của bộ
máy nhà nước, các cơ quan đảng, tổ chức chính trị xã hội các doanh nghiệp.
công tác văn thư có quan hệ mật thiết với việc ban hành đường lối chủ trương
của Đảng, pháp luật của nhà nước với việc hoạch định chương trình kế hoạch
của công tác, lãnh đạo chỉ đạo và tổ chức thực hiện các nhiệm vụ công tác văn
thư của cơ quan. Vì vậy công tác văn thư vừa mang tính nghiệp vụ kỹ thuật
vùa là một công tác có tính chính trị cao cần được nhà nước lãnh đạo cơ quan
coi trọng.
1.2. Giới thiệu khái quát về Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào
9


tạo
1.2.1. Sự hình thành và phát triển của Trung tâm Nghiên cứu khoa
học và đào tạo.
Trụ sở chính : Số 01, Quốc Tử Giám, Phường Văn Chương, Quận
Đống Đa, Thành Phố Hà Nội.
Cơ sở 2 : Số 01 Quang Trung, Quận Hà Đông, Thành Phố Hà Nội
Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo được thành lập dưới sự đề
xuất của Sở giao thông vận tải thành phố Hà Nội theo Quyết định số
3227/QĐ- UBND ngày 29/6/2009 của Uỷ Ban Nhân Dân Thành phố Hà Nội
về việc thành lập Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo.
Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo là đơn vị sự nghiệp thuộc
Sở giao thông vận tải thành phố Hà Nội, có tư cách pháp nhân có con dấu và
tài khoản riêng hoạt động theo quy định của pháp luật; Trung tâm nghiên cứu
khoa học và đào tạo chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác
của Sở giao thông vận tải Hà Nội, Uỷ Ban Nhân Dân thành phố, đồng thời,
chịu sự chỉ đạo kiểm tra, giám sát và hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ
của Bộ Giao thông vận tải.

về công tác văn thư. Từ đó, nhận thấy được vai trò, ý nghĩa của công tác văn
thư trong công tác quản lý Nhà nước nói chung và các cơ quan, tổ chức,
doanh nghiệp nói riêng. Đồng thời, em đã khái quát chung về quá trình lịch sử
hình thành phát triển, cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của Trung tâm
Nghiên cứu khoa học và đào tạo . Từ những nội dung ở chương I, để làm cơ
sở cho em tiếp tục nghiên cứu trong chương tiếp theo

CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRUNG TÂM NGHIÊN
CỨU KHOA HỌC VÀ ĐÀO TẠO

11


2.1. Thực trạng công tác văn thư tại Trung tâm Nghiên cứu khoa
học và đào tạo
2.1.1. Tổ chức cán bộ trong tổ văn thư tại Trung tâm nghiên cứu
khoa học và đào tạo:
1. Chuyên viên: Triệu Thị Phương Nga
2. Chuyên viên: Tô Thị Hải Yến
2.1.2. Điều kiện làm việc của tổ văn thư.
Điều kiện làm việc của tổ văn thư là chủ yếu tác động trực tiếp tới tâm
lý của mỗi cán bộ công nhân viên. Nhân viên văn thư trung tâm không phải
làm việc dưới chế độ và chính sách làm việc trong điều kiện lao động không
tốt, độc hại. Khi con người thỏa mãn đầy đủ về mặt vật chất lẫn tinh thần.
Nhận biết vấn đề đó là hết sức quan trọng cho nên Trung tâm Nghiên cứu
khoa học và đào tạo đã có quan tâm và đầu tư kinh phí đề nâng cao trang thiết
bị, phục vụ cho công tác văn phòng theo xu hướng hiện đại hóa nhằm nâng
cao hiệu suất làm việc cho Trung tâm. Hiện tổ văn thư cũng được đầu tư trang
thiết bị tương đối đầy đủ với các máy móc, vật dụng cần thiết để phục vụ tốt

+ 1 máy Fax;
+ 1 máy scan tài liệu;
+ 2 điện thoại để bàn ;
+ 1 máy hủy tài liệu:
+ 8 tủ đựng tài liệu.
2.2 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản :
- Hiện nay, ở Trung tâm, các đơn vị phòng ban chịu trách nhiệm soạn
thảo văn bản quan, sau đó trình lên cấp trên trực tiếp xem xét bản dự thảo và
sửa chữa những sai xót rồi ký nháy vào văn bản. Tiếp đó, văn bản được
chuyển xuống cho văn thư đánh máy và in ra thành văn bản rồi chuyển lại cho
đơn vị soạn thảo để kiểm tra lại về hình thức về nội dung. Sau đó, văn bản lại
được chuyển cho Trưởng phòng Hành chính –Tổng hợp để kiểm tra lại lần
cuối rồi trình lên người ký chính thức. Sau khi có đầy đủ chữ ký của người có
thẩm quyền, văn thư sẽ photo ra ít nhất là 03 bản (01 bản gửi cho cá nhân
hoặc cơ quan nhận, 01 bản lưu ở văn thư và 01 bản ở đơn vị soạn thảo để lập
hồ sơ) và đóng dấu cuối cùng, văn thư sẽ làm thủ tục chuyển văn bản đi. Các
văn bản do Trung tâm ban hành đều đúng về thể thức và thủ tục theo quy định
13


của Nhà nước;
- Các văn bản hành chính mà Phòng Hành chính- Tổng hợp của Trung
tâm thường soạn thảo bao gồm các văn bản sau : Quyết định, Thông báo ,
chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, biên bản, tờ trình, ....Tùy mỗi
nhiệm vụ cụ thể mà các chuyên viên soạn thảo,văn bản của văn phòng đặt
dưới sự chỉ đạo, hướng dẫn của Trưởng phòng Hành chính- Tổng hợp mà
chịu trách nhiệm trong quá trình soạn thảo văn bản hành chính phục vụ cho
giải quyết các vấn đề liên quan, ra quyết định hành chính.
- Văn bản phải có tính khoa học và phải được viết ngắn gọn, đủ ý rõ
ràng , dễ hiểu thể thức theo quy định của nhà nước và nội dung phải nhất


Hà Nội , ngày…tháng…năm…

- Số và ký hiệu văn bản được trình bày ở dưới tác giả văn bản:
+ Số là số thứ tự văn bản ban hành trong một năm từ số 01 đến ngày
31/12 của năm đó.
+ Ký hiệu văn bản là tên viết tắt của tên loại văn bản ban hành
Ví dụ:
Số: 01/BC-HCTH
- Tên loại và trích yếu nội dung được trình bay ở giữa trang văn bản dưới
thể thức địa danh, ngày tháng năm ban hành văn bản.
Ví dụ:
KẾ HOẠCH
Tổ chức thi giấy phép lái xe mô tô hạng A1
Trên máy vi tính
- Nội dung văn bản trình bày dưới tên loại và trích yếu nội dung, nội
dung văn bản được trình bày chính xác, ngắn gọn và dễ hiểu.
- Thể thức đề ký và chữ ký được trình ở góc phải dưới nội dung của thể
thức văn bản.
- Con dấu đóng rõ ràng, đúng chiều chùm 1/3 chữ ký lệch về bên trái.
- Nơi nhận được trình bày ở phía dưới góc trái của văn bản.

15


Ví dụ:
Nơi nhận:

GIÁM ĐỐC



đặc điểm của văn bản quản lý Nhà nước, cơ sở để hình thành đề cương chính
là mẫu của văn bản được chọn tên loại sau khi xác định mục đích ban hành
văn bản.
Có hai phương pháp viết văn bản chính, là: soạn thảo bằng các phương
tiện văn phòng và viết tay văn bản.
* Duyệt bản thảo:
Việc duyệt bản thảo tại Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo phải
được duyệt trước khi đánh máy và tiến hành các bước tiếp theo của quy trình
soạn thảo. Nhưng do Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo là đơn vị
thuộc Sở giao thông thành phố, có cơ cấu tổ chức nhỏ nên việc duyệt bản thảo
diễn ra một cách rút gọn, Duyệt bản thảo sẽ do chính cá nhân cán bộ, công
chức soạn thảo ra văn bản đó thực hiện.
Duyệt bản thảo là việc cán bộ soạn thảo rà soát, kiểm tra lại toàn bộ nội
dung bản thảo, kỹ thuật trình bày, thể thức để phù hợp với tên loại văn bản và
thể thức của loại văn bản đó.
Bản thảo được chính cán bộ soạn kiểm tra vì vậy sẽ không có chữ ký tắt
vào bản thảo của người duyệt văn bản như các cơ quan, tổ chức có cơ cấu tổ
chức lớn và có bộ phận văn thư chuyên trách.
* Trình ký văn bản:
Văn bản sau khi được cán bộ soạn thảo xem xét và kiểm tra lại sẽ được
trình lên người có thẩm quyền của Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo
ký ban hành.
- Đối với những vấn đề quan trọng của cơ quan mà theo quy định của
pháp luật hoặc theo điều lệ của cơ quan phải được Giám đốc trung tâm ký
+ Phó giám đốc ký thay người đứng đầu cơ quan theo ủy quyền của bản
thuộc các lĩnh vực phó giám đốc đó được phân công phụ trách.
- Trong trường hợp đặc biệt, giám đốc cơ quan có thể ủy quyền cho một
cán bộ phụ trách dưới mình một cấp ký thừa ủy quyền một số văn bản mà
mình phải ký. Việc giao ký thừa ủy quyền được quy định bằng văn bản và

Những văn bản có mức độ “khẩn” “mật” văn thư đóng dấu “khẩn”,”mật”
lên văn bản. Văn bản “khẩn” phải gửi đi ngay trong ngày làm việc.
Những văn bản có cán bộ đến nhận trực tiếp thì ký nhận vào sổ chuyển giao
công văn.
18


2.3 Công tác quản lý văn bản đi
1. Soạn thảo văn bản
2. Kiểm tra kỹ thuật trình bày văn bản
3. Trình ký văn bản
4. Đóng dấu sao lưu văn bản của Trung tâm Nghiên cứu khoa học và
đào tạo
5. Chuyển giao văn bản (nội bộ và ngoài cơ quan)
6. Sắp xếp bảo quản phục vụ sử dụng, nghiên cứu văn bản lưu
- Kiểm tra hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, ghi số,
ngày, tháng văn bản.
+ Kiểm tra hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày: Trước khi phát
hành văn bản, cán bộ văn thư cần kiểm tra lại về thể thức, hình thức và kỹ
thuật trình bày văn bản, nếu phát hiện có sai sót, phải báo chí người được giao
trách nhệm xem xét, giải quyết.
+ Ghi số và ngày, tháng cho văn bản: Tất cả văn bản đi của Trung tâm
đều được đánh số theo hệ thống số chung của Trung tâm do văn thư thống
nhất quản lý.
Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng và thời gian quy định.
- Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật:
+ Đóng dấu cơ quan: dấu cơ quan được đóng ngay ngắn, rõ ràng chùm
lên 1/3 chữ ký của người có thẩm quyền về phía bên trái.
+ Đóng dấu giáp lai: dấu được đóng vào khoản giữa mép phải của văn
bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy..

tháng

trích yếu

nhận

người

lượng

chú

văn

văn

nội dung

văn bản

nhận bản

bản

bản
(1)

bản
(2)


4. Đóng dấu đến, ghi số đến ngày đến cho văn bản
5. Đăng ký và chuyển giao văn bản đến
* Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

21