LỜI CAM ĐOAN
Đề tài nghiên cứu của tôi của tên là “Công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân
xã Phú Châu, huyện Đông Hưng, tỉnh Thái Bình”. Tôi xin cam đoan đây là công
trình nghiên cứu của tôi trong thời gian qua. Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm
nếu có sự không trung thực về thông tin sử dụng trong đề tài.
Thái Bình, ngày

tháng 08 năm 2016
Sinh viên


LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành đề tài nghiên cứu này tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến
TS. Lê Thị Hiền – Giảng viên học phần Phương pháp nghiên cứu khoa học đã tận
tình chỉ dạy giúp tôi hoàn thành đề tài nghiên cứu cá nhân. Tôi cũng xin gửi lời
cảm ơn sâu sắc tới các lãnh đạo, cán bộ công chức của UBND xã Phú Châu, huyện
Đông Hưng, tỉnh Thái Bình đã tạo mọi điều kiện thuận lợi để tôi đợc tìm hiểu, thu
thập thông tin, tài liệu một cách đầy đủ và khoa học nhất.
Do trình độ nghiên cứu của bản thân còn hạn chế nên dù đã cố gắng song đề
tài của tôi vẫn không tránh khỏi những thiếu sót, hạn chế. Vì vậy, tôi mong nhận
được những đóng góp nhiệt tình từ Quý cơ quan và Quý thầy cô để tôi rút ra được
những kinh nghiệm cho bản thân đồng thời cũng giúp cho đề tài nghiên cứu của tôi
được hoàn thiện hơn nữa.
Tôi xin chân thành cảm ơn.


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN


MỞ ĐẦU

Hưng – Tỉnh Thái Bình” nói riêng và các cơ quan, đơn vị, cở sở nói chung.
Vốn yêu thích công tác văn thư này đã lâu. Là sinh viên chuyên ngành
Quản trị Văn phòng, việc nghiên cứu về “Công tác Văn thư” rất có ích và phục vụ
cho công việc sau này. Với những lý do trên tôi đã chọn “ Công tác Văn thư tại
UBND xã Phú Châu - Huyện Đông Hưng – Tỉnh Thái Bình” làm đề tài nghiên cứu
khoa học của tôi.
2. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu đề tài:
Đối tượng nghiên cứu của tôi là công tác Văn thư tại UBND xã Phú Châu
Huyện Đông Hưng – Tỉnh Thái Bình năm 2016. Công tác văn thư tại đây bao
gồm : Công tác soạn thảo và ban hành văn bản, Công tác quản lý văn bản đi, công
4


tác quản lý văn bản đến, Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu
vào lưu trữ cơ quan, Công tác quản lý và sử dụng con dấu, tổ chức cán bộ và điều
kiện làm việc.
3. Phương pháp nghiên cứu:
- Phương pháp thu thập thông tin trực tiếp, khảo sát ( quan sát), điều tra
(bằng bản hỏi, phỏng vấn, phân tích tổng hợp so sánh thống kê..).
- Phương pháp thu thập thông tin gián tiếp: phân tích và tổng hợp số liệu .
- Nghiên cứu tài liệu, tư liệu tham khảo.
- Nguồn từ mạng Internet.
- Thông báo từ báo cáo công tác văn thư lưu trữ định kì của Văn phòng
UBND xã Phú Châu.
4. Lịch sử nghiên cứu.
Trong những năm qua, hiện tại UBND xã Phú Châu chưa có đề tài nghiên
cứu nào nhưng đã có rất nhiều nghiên cứu về công tác văn thư trong cả nước nói
chung như : các văn bản của Cục văn thư lưu trữ Nhà nước, các tài liệu của trung
tâm lưu trữ quốc gia … trong đó có một số cuốn sách và đề tài sau:
- Thông tư số 21/2005/TT-BNV ngày ( 01/02/2005) hướng dẫn chức năng

- Đóng góp tương ứng với mục tiêu nghiên cứu.
- Những giải pháp được đề xuất trong nghiên cứu có thể ứng dụng vào trong
thực tiễn góp phần nâng cao hiệu quả vào công tác Văn thư tại UBND xã Phú
Châu.
7. Cấu trúc .
Ngoài phần mở bài, thân bài, kết bài, tài liệu danh mục tham khảo và phụ
lục, đề tài được chia làm 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác văn thư và khái quát về UBND xã
Phú Châu.
Chương 2: Thực trạng về công tác Văn thư ở UBND xã Phú Châu.
Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư ở UBND xã
Phú Châu.

6


CHƯƠNG I
MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ,
KHÁI QUÁT VỀ UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ PHÚ CHÂU
HUYỆN ĐÔNG HƯNG - TỈNH THÁI BÌNH
Một số lý luận về công tác văn thư
1.1.1.Khái niệm công tác văn thư
Công văn, giấy tờ là một trong những phương tiện quan trọng và cần thiết đối
với hoạt động quản lý Nhà nước, do đó việc làm công văn giấy tờ và quản lý chúng
là hai công tác không thể thiếu được trong hoạt động đó. Những hoạt động đó cần
được tuân thủ theo chế độ chặt chẽ, nghiêm ngặt trên cơ sở quy định của pháp luật
về công tác văn thư, tức là quy định về toàn bộ các công việc của cơ quan quản lý
hành chính Nhà nước về xây dụng văn bản và quản lý, giải quyết văn bản trong
mọi hoạt động của mình.
Ngày nay khái niệm công tác văn thư không còn xa lạ trong các cơ quan tổ

cơ quan, đơn vị trong quá trình thực hiện các nội dung của công văn, giấy tờ phải
đảm bảo những yều cầu hết sức cơ bản. Để đảm bảo cho công tác điều hành quản
lý đạt hiệu quả thì công tác văn thư cần đạt được những yêu cầu cơ bản sau:
 Yêu cầu nhanh chóng.
- Quá trình quản lý công việc của cơ quan phụ thuộc rất nhiều vào việc xây
dựng văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản. Do đó, xây dựng văn bản
nhanh chóng, giải quyết văn bản kịp thời sẽ góp phần vào việc giải quyết nhanh
mọi công việc của cơ quan.
- Nội dung mỗi văn bản đều chứa đựng một sự việc nhất định, nếu giải quyết
văn bản chậm làm giảm tiến độ giải quyết công việc chung của mỗi cơ quan, đồng
thời làm giảm ý nghĩa những sự việc được nêu ra trong mỗi văn bản.
 Yêu cầu chính xác
Trong quá trình thực hiện, yều cầu chính xác đòi hỏi công tác văn thư phải
đảm bảo các yêu cầu sau:
- Chính xác về nội dung văn bản tức là nội dung văn bản phải chính xác tuyệt
đối về mặt pháp lý, dẫn chứng hoặc trích dẫn ở văn bản phải hoàn toàn chính xác
và số liệu phải đầy đủ, chứng cứ rõ ràng.
- Chính xác về thể thức văn bản, văn bản ban hành phải có đầy đủ các yếu tố
do Nhà nước quy định, mẫu trình bày phải theo đúng Thông tư số 01/2011/TTBNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản hành chính.
- Chính xác về các khâu, kỹ thuật, nghiệp vụ: yêu cầu về tính chính xác phải
được quán triệt một cách đầy đủ trong các khâu nghiệp vụ như đánh máy văn bản,
đăng ký và chuyển giao văn bản. Yêu cầu chính xác còn phải được thể hiện trong
việc thực hiện đúng các chế độ quy định của Nhà nước.
 Yêu cầu bí mật .
- Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan, có nhiều vấn đề
thuộc phạm vi bí mật của cơ quan, bí mật của Nhà nước. Vì vậy, trong quá trình
tiến hành xây dựng văn bản và tổ chức giải quyết văn bản phải đảm bảo giữ gìn bí
mật.
- Khi lựa chọn cán bộ văn thư phải quán triệt tinh thần giữ gìn bí mật của cơ

Công tác văn thư có nhiều ý nghĩa quan trọng, tuy nhiên có thể khái quát
thành những điểm chủ yếu sau:
- Công tác văn thư yêu cầu một cách kịp thời chính xác những thông tin cần
thiết phục vụ công tác lãnh đạo của Đảng, và quản lý của Nhà nước, là sợi dây liên
hệ giữa Đảng, Nhà nước với quần chúng nhân dân và giữa các cơ quan, tổ chức với
nhau. Đồng thời, công tác văn thư nếu được thực hiện tốt sẽ tạo điều kiện bảo vệ
được bí mật của của đảng và nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ, góp
phần cải cách thủ tục hành chính trong cơ quan Nhà nước.
- Làm tốt công tác văn thư giúp cho việc giải quyết công việc của cơ quan
được nhanh chóng, chính xác, chất lượng, đúng đường lối chính sách chế độ. Đồng
thời giúp cho việc quản lý, kiểm tra công việc trong các cơ quan đơn vị được chặt
chẽ.
- Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần tiết kiệm được công sức, nguyên vật
liệu làm văn bản và trang thiết bị dụng cụ trong quá trình xây dựng và ban hành
văn bản.
- Công tác văn thư góp phần giữ gìn những hồ sơ tài liệu có giá trị về mọi lĩnh
vực để phục vụ cho việc tra cứu, giải quyết các công việc trước mắt. Đồng thời tạo
điều kiện làm tốt công tác lưu trữ.
- Ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng công tác Quản lý nhà nước.
9


- Đảm bảo cung cấp kịp thời đầy đủ, chính xác thông tin cần thiết phục vụ
nhiệm vụ quản lý Nhà nước của các cơ quan đơn vị.
- Góp phần giải quyết công việc của cơ quan tổ chức nhanh chóng, chính xác,
năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ, giữ gìn được bí mật Đảng và
Nhà nước.
- Bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức
cũng như hoạt động của cá nhân trong tổ chức.
1.1. Khái quát về UBND xã Phú Châu, huyện Đông Hưng, tỉnh Thái

thống văn hoá, văn nghệ dân gian độc đáo như hát chèo, múa rối nước, múa rối
khô....... Nhân dân cần cù, thông minh, sáng tạo trong học tâp, lao động sản xuất và
10


giàu lòng nhân ái, thuỷ chung. Từ khi có Đảng ra đời và lãnh đạo phong trào cách
mạng, truyền thống của người Phú Châu không ngừng được bồi bổ được thể hiện
qua hai cuộc kháng chiến chống Pháp và chống Mỹ cũng như trong công cuộc xây
dựng và bảo vệ Tổ quốc.
Xã có Chùa "Phúc Lâm Tự" thuộc Làng cốc và Đình Làng Phạm được
UBND tỉnh Thái Bình xếp hạng di tích lịch sử văn hoá.
Trải qua hơn 60 năm hình thành và phát triển, với ý chí tự lực, tự cường
dưới sự lãnh đạo của Đảng uỷ - HĐND - UBND xã Phú Châu. Sự lãnh đạo, chỉ
đạo của trực tiếp của các cơ quan cấp trên, sự đồng thuận của nhân dân nên trong
những năm qua Phú Châu đã đạt được những thành tựu to lớn và tương đối toàn
diện trên tất cả các lĩnh vực: Kinh tế - Chính trị - Văn hoá - Xã hội - An ninh Quốc phòng.
Năm 2010 Đảng bộ và nhân dân xã Phú Châu vinh dự được Chủ tịch nước
tặng danh hiệu " Anh hùng lực lượng vũ trang nhân dân", cho nhân dân và lực
lượng vũ trang nhân dân xã Phú Châu, huyện Đông Hưng, tỉnh Thái Bình đã có
thành tích trong cuộc kháng chiến chống thực dân Pháp.
Năm 2014 xã Phú Châu được UBND tỉnh công nhân là xã đạt chuẩn Nông
thôn mới.
1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND xã
Phú Châu
* Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND xã.
Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của UBND cấp xã được quy định trong Luật
tổ chức chính quyền địa phương ngày 19/06/2015, cụ thể như sau:
* Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện những nhiệm
vụ, quyền hạn sau đây:
1. Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng

bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng; phòng, chống và khắc phục hậu quả thiên tai, bão lụt;
ngăn chặn kịp thời những hành vi vi phạm pháp luật về bảo vệ đê điều, bảo vệ
rừng tại địa phương;
3. Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dụng nguồn nước trên địa bàn theo quy
định của pháp luật;
4. Tổ chức, hướng dẫn việc khai thác và phát triển các ngành, nghề truyền
thống ở địa phương và tổ chức ứng dụng tiến bộ về khoa học, công nghệ để phát
triển các ngành, nghề mới.
* Trong lĩnh lực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn
thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Tổ chức thực hiện việc xây dựng, tu sửa đường giao thông trong xã theo
phân cấp;
2. Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ ở điểm dân
cư nông thôn theo quy định của pháp luật, kiểm tra việc thực hiện pháp luật về xây
dựng và xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền do pháp luật quy định;
3. Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý các hành vi xâm phạm đường giao
thông và các công trình cơ sở hạ tầng khác ở địa phương theo quy định của pháp
luật;
4. Huy động sự đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng đường giao
thông, cầu, cống trong xã theo quy định của pháp luật.
* Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá và thể dục thể thao, Uỷ ban
nhân dân xã, thị trấn thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục ở địa phương; phối hợp
với trường học huy động trẻ em vào lớp một đúng độ tuổi; tổ chức thực hiện các
lớp bổ túc văn hoá, thực hiện xoá mù chữ cho những người trong độ tuổi;

12


2. Tổ chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động của nhà trẻ, lớp mẫu

nhân dân xã, thị trấn có nhiệm vụ tổ chức, hướng dẫn và bảo đảm thực hiện chính
sách dân tộc, chính sách tôn giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo của nhân dân ở
địa phương theo quy định của pháp luật.
* Trong việc thi hành pháp luật, Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện
những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Tổ chức tuyên truyền, giáo dục pháp luật; giải quyết các vi phạm pháp
luật và tranh chấp nhỏ trong nhân dân theo quy định của pháp luật;
2. Tổ chức tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân
theo thẩm quyền;
13


3. Tổ chức thực hiện hoặc phối hợp với các cơ quan chức năng trong việc thi
hành án theo quy định của pháp luật; tổ chức thực hiện các quyết định về xử lý vi
phạm hành chính theo quy định của pháp luật.
1.3. Cơ cấu tổ chức của UBND xã.
UBND xã Phú Châu về cơ cấu tổ chức theo Luật tổ chức chính quyền địa
phương ngày 19/06/2015 và Nghị định số 107/2004/NĐ -CP ngày 1 tháng 4 năm
2004 của Chính phủ quy định về số lượng phó Chủ tịch và cơ cấu thành viên
UBND các cấp. UBND xã Phú Châu gồm có 01 Chủ tịch, 01 phó Chủ tịch và các
ban chuyên môn trực thuộc như: (Văn phòng - thống kê, Kế toán ngân sách, Tư
pháp – hộ tịch, Địa chính- xây dựng, Trưởng ban văn hoá, Thương binh - xã hội,
Trưởng, phó công an, Trưởng, phó ban quân sự,ngoài ra còn có các chức danh
bán chuyên trách như: Khuyến nông - khuyến công, trưởng ban chăn nuôi Thú y,
Giao thông thuỷ lợi, cán bộ thể dục - thể thao, Văn thư lưu trữ, Văn thư bưu tá,
cán bộ trưởng phó các thôn).
a) Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND xã

(Phụ lục số 01)


thư.
Không chỉ riêng nhà nước còn có các trường học, thạc sĩ, tiến sĩ cũng tham
gia các tạp chí, bài luận nghiên cứu về công tác văn thư như:
- Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam 10/2010 của ThS.Trần Kim Liễu;
- Giáo trình văn thư của Lê Gia Bảo;
- Cuốn Nghiệp vụ công tác văn thư của Trường Đại học Nội Vụ- Hà Nội.
Những tài liệu nghiên cứu quý báu là kho tàng kiến thức phong phú có giá
trị kế thừa rất lớn. Nó cũng giúp cho chúng tôi rất nhiều trong quá trình nghiên cứu
đề tài: “ Công tác văn thư tại UBND xã Phú Châu”.
2.2, Thực trạng công tác văn thư tại UBND xã Phú Châu
2.2.1, Tổ chức cán bộ và điều kiện làm việc
Với đặc trưng là cơ quan hành chính, số lượng văn bản chuyển đến cơ quan
thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau, UBND xã Phú Châu đã thành lập văn thư cơ quan
với 01 cán bộ văn thư. Uỷ ban nhân dân xã Phú Châu không có phòng văn thư riêng
biệt như các cơ quan khác. Cán bộ văn thư làm việc tại văn phòng Uỷ ban nhân dân,
phối hợp với cán bộ văn phòng thống kê để tiếp nhận, đăng ký, sắp xếp, phân phối,
chuyển giao và quản lý các văn bản đi, văn bản đến của cơ quan. Phòng làm việc đặt
02 máy vi tính, 01 máy in, 01 máy photocopy, 01 máy điện thoại và 03 tủ đựng hồ sơ,
02 bàn làm việc.
Căn cứ tình hình hoạt động của Uỷ ban nhân dân xã thì việc tổ chức công tác
văn thư của cơ quan như vậy là tương đối phù hợp, cách bố trí phòng là tương đối
hợp lý, các trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư là tương đối đầy đủ.

16


Văn phòng UBND xã Phú Châu có chức năng giúp thường trực UBND –
HĐND và Chủ tịch UBND về công tác đối nội, đối ngoại, tổ chức các hoạt động
chung trong việc chỉ đạo, điều hành các lĩnh vực kinh tế - xã hội; an ninh quốc
phòng đảm bảo tính liên tục, thống nhất có hiệu quả trong hoạt động của HĐNDUBND xã.

2.2.3. Thể thức và kỹ thuật soạn thảo văn bản
a) Thể thức văn bản
Cán bộ văn thư được giao soạn thảo và ban hành các loại văn bản như: Văn
bản hành chính, văn bản chuyên ngành phải đảm bảo đúng thể thức đầy đủ 9 thành
phần thể thức bắt buộc và kỹ thuật trình bày các loại văn bản do nhà nước quy định
tại Thông tư liên tịch số 55/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ 17


văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
b) Kỹ thuật soạn thảo và ban hành văn bản
Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của
Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 12/11/1996 và Luật sửa đổi, bổ
sung một số điều của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 16/12/2002.
Việc soạn thảo văn bản khác được thực hiện theo quy định như sau:
Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản:
Bước 1: Soạn thảo văn bản
- Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, lãnh đạo cơ quan
giao cho đơn vị, cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo
- Cán bộ tại các phòng, ban, đơn vị khi được phân công soạn thảo phải tuân
thủ theo các quy định của nhà nước về thể thức kỹ thuật trình bày văn bản.
- Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo
- Thu thập, xử lý thông tin có liên quan
- Soạn thảo văn bản
- Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với người đứng đầu cơ quan việc tham
khảo ý kiến của các cơ quan hoặc đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu
ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo
- Trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan.
Bước 2. Duyệt nội dung bản thảo, kiểm tra thể thức và đánh máy văn
bản
- Duyệt nội dung bản thảo:

+ Cấp phó của người đứng đầu và các thành viên giữ chức vụ lãnh đạo khác
được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản
theo ủy quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc các lĩnh vực được phân
công phụ trách.
- Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan có thể ủy quyền cho
một cán bộ phụ trách dưới mình một cấp ký thừa ủy quyền (TUQ.) một số văn bản
mà mình phải ký. Việc giao ký thừa ủy quyền được quy định bằng văn bản và giới
hạn trong một thời gian nhất định. Người được ủy quyền không được ủy quyền lại
cho người khác ký.
- Lãnh đạo UBND xã có thể giao cho văn phòng ký thừa lệnh (TL.) một số
loại văn bản. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế hoạt
động hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan.
- Ký văn bản không dùng bút chì; không dùng mực đỏ hoặc các thứ mực dễ
phai
Bước 5: Đăng ký văn bản đi
- Chuyên viên chuyển văn thư văn bản đã ký, đồng thời điền đầy đủ thông tin:
trích yếu nội dung, loại văn bản,.. “chuyển văn thư phát hành” trên chương trình
Office và phải chịu trách nhiệm về file đính kèm để văn thư phát hành văn bản
theo quy định
- Vào sổ, ban hành văn bản, lưu hồ sơ: Văn thư cơ quan vào sổ, ban hành văn
bản theo các quy định của quy trình quản lý văn thư và lưu hồ sơ theo đúng quy
định.
( Mẫu sổ đăng ký văn bản đi xem phụ lục số 03)
Bước 6. Bản sao văn bản và nhân bản
- Văn phòng UBND xã ký sao lục, sao y bản chính hoặc trích sao gửi các Sở,
Ban, Ngành và UBND các xã, quận theo lĩnh vực được phân công.
19


- Văn bản sau khi đã đăng ký, cán bộ văn thư (hoặc đơn vị soạn thảo) căn cứ

- Tùy theo tính chất, mức độ khẩn, mật để đóng dấu “khẩn”, “thượng khẩn”,
“hỏa tốc”, “mật”, “tuyệt mật”, “tối mật” lên văn bản và bì thư, dưới số ký hiệu;
- Văn bản “khẩn”, “thượng khẩn”, “hỏa tốc” được ưu tiên chuyển phát ngay
sau khi đã hoàn thành theo trình tự quản lý văn bản;

20


- Các văn bản đi có quy định theo tiến độ thời gian thì đều gửi đi theo đúng
thời gian quy định, chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là
trong ngày làm việc tiếp
- Khi cần thiết và có ý kiến của lãnh đạo, văn bản đi có thể được chuyển cho
nơi nhận bằng Fax, scan gửi email hay chuyển qua mạng để thông nhanh sau đó
gửi bản chính theo sau khi gửi Fax, scan, email (không áp dụng với văn bản có độ
mật)
- Số lượng văn bản cần gửi đến nơi nhận do người soạn thảo quy định.
c, Lưu văn bản đi
- Mỗi văn bản đi được lưu ít nhất 02 bản chính; một bản lưu tại văn thư cơ
quan và một bản lưu trong hồ sơ.
- Bản lưu văn bản đi tại văn thư cơ quan được sắp xếp theo thứ tự đăng ký
- Bản lưu văn bản quy phạm pháp luật và văn bản quan trọng khác của cơ
quan được làm bằng loại giấy tốt, có độ Ph trung tính và được in bằng mực bền
lâu.
- Nghiệp vụ quản lý văn bản đi được thực hiện theo hướng dẫn của Cục Văn
thư và Lưu trữ nhà nước.
2.2.5. Công tác quản lý văn bản đến
Tất cả văn bản, đơn thư, thư do cá nhân gửi đến cơ quan đều được quản lý
theo trình tự sau:
a. Tiếp nhận văn bản đến.
Văn thư cơ quan có trách nhiệm tiếp nhận văn bản đến từ các nguồn:

lãnh đạo văn phòng, văn thư khẩn trương hoàn thành các công việc đóng dấu scan
văn bản, vào sổ và thực hiện chuyển ngay, đưa trực tiếp đến cá nhân có trách
nhiệm liên quan xử lý với thời gian nhanh nhất, hoặc các văn bản có thời gian quy
định theo ý kiến của lãnh đạo văn phòng cũng phải được chuyển ngay đảm bảo
theo yêu cầu. Trường hợp người liên quan trực tiếp xử lý không có mặt ở cơ quan
thì dung phương tiện điện thoại thông báo cho cá nhân đó biết về nội dung văn
bản, mức độ “khẩn” hoặc thời gian cụ thể;
- Các văn bản khác phải được chuyển ngay trong ngày đến cá nhân có liên
quan xử lý, trường hợp đặc biệt vì lý do khách quan thì đầu giờ làm việc buổi sáng
ngày hôm sau phải ưu tiên chuyển trước;
- Văn thư cơ quan sau khi đã thực hiện chuyển văn bản đến cá nhân, đơn vị
được phân công trực tiếp nhận trên phần mềm, đồng thời bỏ văn bản gốc vào ngăn
tủ của người nhận đã quy định. Riêng đối với các loại văn bản mật chuyển trực tiếp
và phải có ký nhận của người nhận văn bản;
- Lãnh đạo văn phòng theo dõi,, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
- Nghiệp vụ quản lý văn bản đến được thực hiện theo hướng dẫn của Cục
trưởng Cục văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
(Mẫu sổ Đăng ký văn bản đến xem phụ lục số 02)
2.2.6. Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trư
cơ quan
a) Việc lập hồ sơ hiện hành bao gồm:
- Mở hồ sơ;
- Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi,
giải quyết công việc vào hồ sơ;
- Kết thúc và biên mục hồ sơ.
Và mỗi hồ sơ được lập phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của UBND xã
Phú Châu. Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ có sự liên quan chặt chẽ với
22



Con dấu của cơ quan được giao cho nhân viên văn thư giữ và đóng dấu tại
cơ quan. Nhân viên văn thư có trách nhiệm thực hiện những quy định sau:
- Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của
người có thẩm quyền;
- Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan;
- Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của
người có thẩm quyền;
- Không được đóng dấu khống chỉ.
23


Văn thư giúp Cán bộ văn phòng bảo quản và sử dụng con dấu theo quy định
của pháp luật. Những con dấu của UBND xã Phú Châu bao gồm những loại dấu sau:
+ Dấu của UBND xã (dấu quốc huy)
+ Dấu chức danh
+ Dấu công văn đi, đến
+ Dấu hỏa tốc, Dấu mật
Các loại dấu được cất trong tủ sắt và được khoá cẩn thận. Khi nào cần đóng
dấu cán bộ văn thư mới lấy ra, đóng dấu xong, dấu lại được cất vào tủ và khoá lại.
- Đóng dấu:
+ Trước khi đóng dấu cán bộ văn thư luôn kiểm tra thể thức của văn bản và
chỉ đóng dấu văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền. Cán bộ văn thư là
người trực tiếp được phép đóng dấu và chịu trách nhiệm hoàn toàn về những dấu
mình đã đóng. Con dấu của cơ quan chỉ được phép đóng vào các văn bản do
UBND làm ra sau khi đã có chữ ký hợp pháp của người có thẩm quyền. Dấu được
đóng dưới chức danh đề ký, trùm 1/3 chữ ký về phía bên trái, dấu phải rõ ràng, đủ
nét.
+ Trong trường hợp cán bộ văn thư giữ dấu nghỉ phép phải báo cáo lên Cán
bộ Văn phòng UBND xã để giao lại chìa khoá tủ đựng dấu. Trường hợp đặc biệt
khẩn cấp trong thời gian cán bộ văn thư giữ dấu nghỉ thì Cán bộ văn phòng sẽ là

thư – Lưu trữ Nhà nước đúng quy trình, chính xác, nhanh chóng, đảm bảo đúng
tiến độ giải quyết công việc và tính bí mật của Văn bản trong hoạt động quản lý
văn bản, giấy tờ, tài liệu. Bên cạnh đó việc áp dụng thành tựu khoa học công nghệ
trong việc quản lý văn bản trên mạng của huyện đem lại hiệu quả cao.
- Ủy ban cũng đã đưa phần mềm quản lý văn bản trên máy vi tính vào sử
dụng, do đó đã giúp cán bộ văn thư tiết kiệm được thời gian mà hiệu quả công việc
lại cao
b) Nhược điểm:
- Việc lập hồ sơ hiện hành vẫn còn hạn chế, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất
lượng tài liệu thu thập.
- Mặc dù có nhiều văn bản quy định về công tác Văn thư song các đơn vị
,các cán bộ, công chức vẫn chưa thực hiện đúng theo quy trình nghiệp vụ.
- Việc xử lý văn bản ở Văn thư như : Kiểm tra,chuyển giao văn bản,theo dõi
giải quyết văn bản đôi lúc còn chậm, thủ công. Công nghệ thông tin chưa được áp
dụng rộng rãi vì thiếu nhân lực, đây là khâu dễ nhận thấy trong công tác Văn thư
nói chung ở văn thư Uỷ ban nhân dân xã và ở cán bộ Văn thư nói riêng.
- Về kỹ thuật soạn thảo văn bản:
Trong quá trình soạn thảo và ban hành văn bản trên thực tế hầu như cơ quan
còn bỏ sót khi thực hiện các khâu nghiệp vụ như:
Thể thức ký nháy không được quy định trong quy chế làm việc của cơ quan,
trong thực hiện công việc việc ký nháy còn tuỳ tiện không theo quy trình một số
thao tác đã bị bỏ qua như: khi thủ trưởng đơn vị ký nháy vào văn bản rồi chuyển
luôn cho chủ tịch ký chính ban hành rồi sau đó mới chuyển xuống văn phòng ký
nháy thể thức.
Xử lý các thông tin còn chậm gây hiệu quả công việc không cao.
Chất lượng các văn bản hành chính được soạn thảo còn chưa đúng kỹ thuật,
thể thức, còn sai nhiều lỗi chính tả,....
- Trong qúa trình quản lý và giải quyết văn bản đến cũng còn bộc lộ một số
khuyết điểm, hạn chế đó là:
Văn bản đến khi được tiếp nhận và phân loại khi gửi cho các bộ phận liên