LỜI CẢM ƠN
Qua thời gian thực tập tại UBND Xã Thanh Lâm, được sự giúp đỡ và sự tạo
điều thuận lợi của đồng chí Lãnh đạo UBND cũng như của Bộ phận văn phòng để tôi
có cơ hội tiếp cận với tài liệu về văn bản và học tập kinh nghiệm trong việc thực hiện
nghiệp vụ công tác của mình.
Tôi xin chân thành cảm ơn Cơ quan nơi tôi thực tập, đã quan tâm tạo điều kiện
giúp đỡ cho tôi hoàn thành báo cáo tốt nghiệp thực tập. Tôi xin chân thành cảm ơn
thầy Đỗ Năng Thắng giảng viên Khoa Hệ thống Thông tin Kinh tế, cùng với sự giúp
đỡ của các thầy, cô giáo trường Đại học Công nghệ Thông tin và Truyền thông trường
đại học Thái Nguyên đã tạo điều kiện cho học viên lớp ĐHLT Quản trị Văn phòng
K13A Bắc Giang có cơ hội tìm hiểu thực tế để củng cố kiến thức, giúp cho học viên tự
tin vào những gì đã được học và đã được tìm hiểu thực tế để đáp ứng yêu cầu ngày
càng cao của công việc.
Trân trọng cảm ơn!
Thái nguyên, ngày 10 tháng 6 năm 2016
Sinh viên thực hiện

Trần Thị Tuyển

1


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của bản thân tôi. Các nội dung
nghiên cứu và kết quản nghiên cứu trong đề tài là trung thực và chưa từng được ai
công bố trong bất cứ công trình nghiên cứu nào trước đây. Những tài liệu phục vụ cho
việc nghiên cứu được chính tác giả thu thập từ các nguồn khác nhau có ghi trong phần
tài liệu tham khảo và tại cơ quan thực tập
Nếu phát hiện có bất kỳ sự gian lận nào tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước
Hội đồng cũng như kết quả khóa luận của minh
Thái nguyên, ngày 10 tháng 6 năm 2016

3.1. Giới thiệu phần mềm BG. Net office .................................................... 44
3.2. Một số giao diện chính của phần mềm BG. Net Office.......................... 45
3.2.1. Ứng dụng phần mềm vào công tác quản lý văn bản đi........................ 45
3.2.2. Ứng dụng phần mềm vào công tác quản lý văn bản đến. .................... 50
KẾT LUẬN................................................................................................ 59
TÀI LIỆU THAM KHẢO ........................................................................... 61

3


CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT
Chữ viết tắt

Viết đầy đủ

CNTT

Công nghệ thông tin

CNTT & TT

Công nghệ thông tin và truyền thông

UBND

Uỷ ban nhân dân

THCS

Trung học cơ sở

Hình 2.6. Mẫu dấu đến................................................................................................38
Hình 2.7. Mẫu bìa sổ công văn đến........................................................................... 39
Hình 2.8. Nội dung sổ đăng ký văn bản đến............................................................... 40
Hình 2.9. Hình ảnh lãnh đạo phân phối văn bản để giải quyết................................... 40
Hình 3.1. Hình ảnh đăng nhập vào hệ thống............................................................. 45
Hình 3.2. Hình ảnh khi đã đăng nhập vào hệ thống....................................................46
Hình 3.3. Hình ảnh chụp từ cửa sổ đăng nhập vào chức năng quản lý văn bản đi..... 47
Hình 3.4. Hình ảnh chụp giao diện nhập thêm văn bản mới vào hệ thống................. 47
Hình 3.5. Hình ảnh chụp các bước nhập thông tin văn bản mới vào chức năng “thêm
mới văn bản”............................................................................................................... 48
Hình 3.5.1. Hình chụp sau khi điền đủ các thông tin văn thư sẽ ghi và lưu giữ lại văn
bản đề phát hành......................................................................................................... 48
Hình 3.6. Hình chụp cửa sổ "văn bản chờ ban hành" trong chức năng QLVB đi...... 48
Hình 3.7. Hình chụp thông tin từ cửa sổ " văn bản gửi qua email" đã được gửi đi... 49
Hình 3.8. Hình chụp chức năng tra cứu văn bản theo từng loại................................. 49
Hình 3.9. Hình chụp tra cứu văn bản theo tên người ký văn bản............................... 50
Hình 3.9.1. Hình ảnh chụp tra tìm theo người ký văn bản......................................... 50
Hình 3.9.2. Hình chụp các văn bản được tra tìm theo tên người ký văn bản............. 50
Hình 3.10. Đăng nhập vào hệ thống........................................................................... 51
Hình 3.11. Màn hình làm việc chính......................................................................... 51
Hình 3.12. Văn bản đến gửi qua hệ thống thư điện tử................................................ .52
Hình 3.13. Văn bản được vào sổ trên hệ thống.......................................................... 52

5


Hình 3.14. Số văn bản đến được lấy theo thứ tự. .........................................................52
Hình 3.15. Chuyển thành văn bản đến........................................................................ 53
Hình 3.16. Vào sổ văn bản đến đối với công văn giấy............................................... 53
Hình 3.17. Hình ảnh sao chép văn bản....................................................................... 54

nhập vào xu thế đó những năm gần đây nghiệp vụ công tác Văn thư có những bước
phát triển phong phú và đa dạng đáp ứng yêu cầu của nền cải cách hành chính. Công
tác Văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ cho lãnh đạo, chỉ
đạo, kiểm tra quản lí điều hành công việc của các cơ quan, tổ chức đảm bảo cung cấp
kịp thời, chính xác và đồng thời công tác Văn thư được xác định là một mặt hoạt động
của bộ máy quản lý nói chung và chiếm một phần lớn nội dung hoạt động của văn
phòng ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý của một cơ quan, là một mắt xích
quan trọng trong bộ máy hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành. Đồng thời
làm tốt công tác Văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc cơ quan được nhanh chóng,
chính xác, chất lượng, đúng chế độ, giữ bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế được
bệnh quan liêu giấy tờ và việc lợi dụng văn bản Nhà nước để làm những việc trái pháp
luật góp phần lớn lao vào việc thúc đẩy sự phát triển kinh tế và bảo vệ đất nước của
mỗi Quốc gia. Bước sang thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá, đã tạo ra những
chuyển biến mọi mặt trong nền kinh tế xã hội. Các đợn vị hành chính sự nghiệp cũng
như các doanh nghiệp gặp không ít khó khăn, vướng mắc do những yều cầu phát sinh,
đặc biệt là vấn đề quản lí văn bản đi – đến. Để hoạt động có hiệu quả thì bất cứ một cơ
1


quan nào cũng không thể không coi trọng công tác này. Hiện nay, công tác Quản lý văn
bản đi - đến đã được tiến hóa theo xu hướng phát triển CNTT. Ứng dụng nhiều phần
mềm vào công tác văn thư để giảm thiểu các khâu nghiệp vụ, giấy tờ và tiết kiệm thời
gian. Để tìm hiểu về mềm quản lý văn bản và những hiệu quả khi ứng dụng các phần
mềm vào công tác quản lý văn bản như thế nào? Có thực sự mang lại nhiều lợi ích để cải
thiện công tác văn phòng nói chung và công tác quản lý văn bản nói riêng. Vì vậy, đây
chính là lý do tôi chọn đề tài “ Nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản tại UBND
xã Thanh Lâm, huyện Lục Nam, tỉnh Bắc Giang” để làm báo cáo khóa luận tốt nghiệp.
● Mục đích của đề tài
Nhằm nâng cao nhận thức của bản thân đối với ngành quản trị văn phòng và
công việc văn thư. Giúp hiểu sâu hơn về vai trò cũng như sự cần thiết của CNTT trong


3


Chương 1.
TỔNG QUAN VỀ VĂN BẢN VÀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN
1.1. Tổng quan về văn bản
Văn bản là đối tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học, nhiều lĩnh vực
khác nhau. Vì vậy tùy theo góc độ nghiên cứu và mục đích tiếp cận, người ta có nhiều
các định nghĩa về văn bản. Theo nghĩa rộng văn bản được hiểu là một phương tiện để
ghi tin và truyền đạt các thông tin từ chủ thể này đến chủ thể khác bằng một ký hiệu
hoặc ngôn ngữ nhất định. Theo cách định nghĩa này từ các loại giấy tờ, tài liệu sách vở
đến các loại bia, hoành phi, câu đối, khẩu hiệu, áp phích, băng ghi âm, bản vẽ…đều
được coi là văn bản.
Theo nghĩa hẹp văn bản được hiểu là các tài liệu, giấy tờ được sử dụng trong
hoạt động của các cơ quan, các đoàn thể, các tổ chức xã hội. Trên thực tế văn bản được
hiểu theo nghĩa này là phổ biến. Tóm lại văn bản nói chung là một phương tiện ghi tin
và truyền đạt thông tin bằng một ngôn ngữ (hay ký hiệu) nhất định. Tùy theo từng lĩnh
vực cụ thể của đời sống xã hội và quản lý nhà nước mà văn bản có những hình thức và
nội dung khác nhau. Văn bản có các loại phổ biến như sau:
- Văn bản quản lý: là các tài tài liệu, giấy tờ dùng để ghi lại và truyền đạt các
quyết định quản lý hoặc các thông tin cần thiết hình thành trong hoạt động của các cơ
quan, tổ chức phản ánh kết quả hoạt động quản lý của các cơ quan đó.
- Văn bản pháp luật là hình thức thể hiện của những quyết định do các cơ quan
nhà nước có thẩm quyền ban hành theo một hình thức và trình tự do pháp luật quy định
thể hiện ý chí của nhà nước buộc các đối tượng có liên quan phải thi hành và được đảm
bảo thực hiện bằng các biện pháp cưỡng chế nhà nước. Căn cứ vào nội dung, phạm vi
tác động và tính chất pháp lý văn bản pháp luật được chia thành hai loại:
+ Văn bản quy phạm pháp luật: là những văn bản do các cơ quan nhà nước có
thẩm quyền ban hành theo hình thức và trình tự do pháp luật quy định, có chứa đựng

cũng nhằm thực thi công vụ.
1.1.2. Văn bản đến
Văn bản đến là tất cả các văn bản do các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến
yêu cầu, đề nghị giải quyết những công việc mang tính chất công. Bao gồm: Nhóm
văn bản của các cơ quan cấp trên, cơ quan ngang cấp, cơ quan cấp dưới và nhóm thư
công là các đơn từ do các cá nhân gửi đến.
1.2. Công tác quản lý văn bản
1.2.1. Công tác quản lý văn bản đi
1.2.1.1. Nguyên tắc quản lý văn bản đi
- Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức, trừ trường hợp pháp luật có quy định
khác, đều phải được quản lý tập trung, thống nhất tại văn thư của cơ quan, tổ chức.

5


- Văn bản đi thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao
trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.
- Văn bản khẩn đi cần được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay
sau khi văn bản được ký.
1.2.1.2.Các bước quản lý văn bản đi
Bước 1: Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày,
tháng của văn bản
Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản, cán bộ văn thư cần
kiểm tra lại về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện có sai
sót, phải kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
Ghi số và ngày, tháng văn bản
- Ghi số của văn bản
Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức, trừ trường hợp pháp luật có quy định
khác, đều được đánh số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức do văn thư thống

+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành dưới 500 văn bản một năm thì chỉ
nên lập hai loại sổ sau:
Sổ đăng ký văn bản đi (loại thường);
Sổ đăng ký văn bản mật đi.
+ Những cơ quan, tổ chức ban hành từ 500 đến dưới 2000 văn bản một năm có
thể lập các loại sổ sau:
Sổ đăng ký văn bản quy phạm pháp luật (nếu có) và quyết định (cá biệt), chỉ thị
(cá biệt) (loại thường);
Sổ đăng ký văn bản hành chính có ghi tên loại khác và công văn (loại thường);
Sổ đăng ký văn bản mật đi.
+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành trên 2000 văn bản một năm thì cần
lập ít nhất các loại sổ sau:
Sổ đăng ký văn bản quy phạm pháp luật (nếu có) và quyết định (cá biệt), chỉ thị
(cá biệt) (loại thường);
Sổ đăng ký văn bản hành chính có ghi tên loại khác (loại thường);
Sổ đăng ký công văn (loại thường);Sổ đăng ký văn bản mật đi.
- Đăng ký văn bản đi

7


Đăng ký văn bản đi bằng máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn bản.
Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đi vào cơ sở dữ liệu văn bản đi được thực hiện theo
hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức cung
cấp chương trình phần mềm đó.
1.1.3.4. Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Làm thủ tục phát hành văn bản
- Lựa chọn bì tuỳ theo số lượng, độ dày và khổ giấy của văn bản mà lựa chọn
loại bì và kích thước bì cho phù hợp.
- Trình bày bì và viết bì

Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Cán bộ văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, cụ thể như sau:
- Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người
ký văn bản. Việc xác định những văn bản đi cần lập phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân
soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định;
- Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu
hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị
thiếu hoặc thất lạc;
- Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó (do không có người nhận, do
thay đổi địa chỉ, v.v...) mà bưu điện trả lại thì phải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân
soạn thảo văn bản đó; đồng thời, ghi chú vào sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra,
xác minh khi cần thiết;
- Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người được
giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
Bước 4: Lưu văn bản đi
Bản lưu tại văn thư là bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.
Bản lưu văn bản đi tại văn thư được sắp xếp theo thứ tự đăng ký. Những văn
bản đi được đánh số và đăng ký chung thì được sắp xếp chung; được đánh số và đăng
ký riêng theo từng loại văn bản hoặc theo từng nhóm văn bản thì được sắp xếp riêng,
theo đúng số thứ tự của văn bản.
Các cơ quan, tổ chức cần trang bị đầy đủ các phương tiện cần thiết để bảo vệ,
bảo quản an toàn bản lưu tại văn thư.
Cán bộ văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử
dụng bản lưu tại văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan,
tổ chức.

9


Việc lưu giữ, bảo vệ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu các

10


Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến: Chú ý khi phân loại có 02 loại: Loại không
bóc bản gửi đích danh các cá nhân, hay phong bì có đóng dấu chỉ mức độ Mật và loại
được bóc bì là loại văn bản gửi cho tập thế.
Khi bóc bì văn bản cần lưu ý những bì có đóng dấu chỉ độ khẩn cần được bóc
trước để giải quyết kịp thời; Không gây hư hại đối với với văn bản trong bì; không
làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện; cần soát lại bì,
tránh để sót văn bản; Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản
trong bì; trường hợp phát hiện có sai sót, cần thông báo cho nơi gửi biết để giải
quyết; Nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với
phiếu gửi; khi nhận xong, phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại
cho nơi gửi văn bản.
Sau khi đóng dấu Đến vào bản chính và làm thủ tục đăng ký (số đến, ngày đến
là số và ngày đã đăng ký ở bản fax, bản chuyển phát qua mạng).
Văn bản đến phải được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu quản
lý văn bản đến trên máy tính.
Văn bản mật đến được đăng ký riêng hoặc nếu sử dụng phần mềm trên máy vi
tính thì không được nối mạng LAN (mạng nội bộ) hoặc mạng Internet
Bước 2: Trình, chuyển giao văn bản đến
Trình văn bản đến
Sau khi đăng ký văn bản đến, Văn thư phải trình kịp thời cho người đứng đầu cơ
quan, tổ chức hoặc người được người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm (sau
đây gọi chung là người có thẩm quyền) xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải
quyết. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay
sau khi nhận được.
Căn cứ nội dung của văn bản đến; Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức; chức
năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho các đơn vị, cá nhân, người có
thẩm quyền phân phối văn bản cho ý kiến chỉ đạo giải quyết và thời hạn giải quyết văn

Việc chuyển văn bản phải đảm bảo chính xác, đúng đối tượng và giữ gìn bí mật
nội dung văn bản. Người nhận phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản
Bước 3: Giải quyết, theo dõi và đôn đốc giải quyết văn bản đến.
Giải quyết văn bản đến
Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp
thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của cơ quan, tổ chức.
Những văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải giải quyết trước.
Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định phương án giải
quyết, đơn vị, cá nhân phải đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến đề xuất
của đơn vị, cá nhân.

12


Đối với văn bản đến có liên quan đến các đơn vị và cá nhân khác, đơn vị hoặc
cá nhân chủ trì giải quyết phải gửi văn bản hoặc bản sao văn bản đó (kèm theo phiếu
giải quyết văn bản đến có ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền) để lấy ý
kiến của các đơn vị, cá nhân. Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét,
quyết định, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì phải trình kèm văn bản tham gia ý kiến của các
đơn vị, cá nhân có liên quan.
Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết phải được theo dõi, đôn đốc
về thời hạn giải quyết.
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng
Hành chính hoặc người được giao trách nhiệm thực hiện theo dõi, đôn đốc việc giải
quyết văn bản đến.
Văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu để báo cáo người được giao trách nhiệm
theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. Trường hợp cơ quan, tổ chức chưa ứng
dụng máy vi tính để quản lý văn bản thì Văn thư cần lập Sổ theo dõi việc giải quyết văn
bản đến.

1.2.3.5. Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản và vị trí trình bày
1. Khổ giấy
Văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm).
Các văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu
chuyển được trình bày trên khổ giấy A5 (148 mm x 210 mm) hoặc trên giấy mẫu in
sẵn (khổ A5).
2. Kiểu trình bày
Văn bản hành chính được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4 (định
hướng bản in theo chiều dài).
Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành
các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng của trang giấy
(định hướng bản in theo chiều rộng).
3. Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4)
Lề trên: cách mép trên từ 20 - 25 mm;
Lề dưới: cách mép dưới từ 20 - 25 mm;
Lề trái: cách mép trái từ 30 - 35 mm;
Lề phải: cách mép phải từ 15 - 20 mm.
4. Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A4
được thực hiện theo sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản kèm theo Thông tư

14


này (Phụ lục II). Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy
khổ A5 được áp dụng tương tự theo sơ đồ tại Phụ lục trên.
1.2.3.6. Quốc hiệu
1. Thể thức
Quốc hiệu ghi trên văn bản bao gồm 2 dòng chữ: “CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” và “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”.
2. Kỹ thuật trình bày

PHÒNG NỘI VỤ
2. Kỹ thuật trình bày
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày tại ô số 2; chiếm khoảng
1/2 trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên trái.
Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa, cùng
cỡ chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng. Nếu tên cơ quan, tổ chức chủ quản
dài, có thể trình bày thành nhiều dòng.
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ
như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan,
tổ chức chủ quản; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2
độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ. Trường hợp tên cơ quan, tổ chức
ban hành văn bản dài có thể trình bày thành nhiều dòng, ví dụ:
UBND TỈNH BẮC GIANG
SỞ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH & XÃ HỘI
1.2.3.8. Số, ký hiệu của văn bản
1. Thể thức
a) Số của văn bản
Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư của cơ quan, tổ chức.
Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết
thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
b) Ký hiệu của văn bản
- Ký hiệu của văn bản có tên loại bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản theo
bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và bản sao kèm theo Thông tư này (Phụ lục I) và chữ
viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước (áp dụng đối với chức danh Chủ
tịch nước và Thủ tướng Chính phủ) ban hành văn bản, ví dụ:
Nghị quyết của Chính phủ ban hành được ghi như sau: Số: …/NQ-CP
Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ ban hành được ghi như sau: Số: …/CT-TTg.

16


Số: 23/BC-BNV (Báo cáo của Bộ Nội vụ);

17


Số: 234/SYT-VP (Công văn của Sở Y tế do Văn phòng soạn thảo).

18


1.2.3.9. Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
1. Thể thức
a) Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính (tên
riêng của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc
tỉnh; xã, phường, thị trấn) nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở; đối với những đơn vị hành
chính được đặt tên theo tên người, bằng chữ số hoặc sự kiện lịch sử thì phải ghi tên
gọi đầy đủ của đơn vị hành chính đó, cụ thể như sau:
- Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức Trung ương là tên của
tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở, ví dụ:
Văn bản của Bộ Công Thương, của Công ty Điện lực 1 thuộc Tập đoàn Điện
lực Việt Nam (có trụ sở tại thành phố Hà Nội): Hà Nội,
Văn bản của Trường Cao đẳng Quản trị kinh doanh thuộc Bộ Tài chính (có trụ
sở tại thị trấn Như Quỳnh, huyện Mỹ Văn, tỉnh Hưng Yên): Hưng Yên,
Văn bản của Viện Hải dương học thuộc Viện Khoa học và Công nghệ Việt
Nam (có trụ sở tại thành phố Nha Trang, tỉnh Khánh Hòa): Khánh Hòa,
Văn bản của Cục Thuế tỉnh Bình Dương thuộc Tổng cục Thuế (có trụ sở tại thị
xã Thủ Dầu Một, tỉnh Bình Dương): Bình Dương,
- Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh:
+ Đối với các thành phố trực thuộc Trung ương: là tên của thành phố trực thuộc
Trung ương, ví dụ: