Khoá luận tốt nghiệp
--------------------------------------------------------------------------------------------------LỜI NÓI ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Trong giai đoạn phát triển hiện nay, trước đòi hỏi cấp bách của sự nghiệp
công nghiệp hóa - hiện đại hóa đất nước, cùng với sự phát triển mạnh mẽ của các
phương tiện thông tin đại chúng như: mạng tốc độ cao, máy vi tính, truyền hình kỹ
thuật số… có sức hút mạnh mẽ đến đông đảo tầng lớp nhân dân. Bên cạnh những
phương tiện hiện đại đó thì tầm quan trọng của sách báo cũng không thể phủ nhận.
Sách vẫn luôn là phương tiện truyền tải tri thức hiệu quả nhất đưa đất nước trở
thành nột nước phát triển với mục tiêu: “Dân giàu, nước mạnh, xã hội công bằng
dân chủ văn minh”.
Muốn thực hiện tốt được các nhiệm vụ đặt ra cần phải đánh giá đúng vai
trò của thông tin. Thông tin và tri thức phát triển ngày càng đóng vai trò quan
trọng trong sự phát triển của loài người. Nhu cầu về thông tin, trao đổi thông tin,
lưu trữ thông tin, tri thức trong thời đại bùng nổ thông tin dẫn tới hệ quả tất yếu là
sự tăng lên nhanh chóng cả về chất và lượng của các cơ quan thông tin thư viện tại
Việt Nam. Phòng Thông tin Khoa học Quân sự là một thư viện khoa học chuyên
ngành về khoa học xã hội và nhân văn quân sự cũng không nằm ngoài guồng quay
đó.
Học viện Chính trị là trung tâm giáo dục - đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán
bộ chính trị và nghiên cứu khoa học xã hội nhân văn quân sự hàng đầu của quân
đội và quốc gia; góp phần to lớn vào sự nghiệp đấu tranh giải phóng dân tộc, xây
dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa. Là một công cụ truyền bá
cực kỳ quan trọng để truyền bá tư tưởng, đường lối cũng như khoa học quân sự
trong đông đảo cán bộ chiến sỹ. Do đó hoạt động cung cấp thông tin, tài liệu phục
vụ cho sự nghiệp giáo dục, đào tạo, nghiên cứu khoa học của Học viện luôn được
chú trọng. Chính vì vậy, Phòng Thông tin Khoa học Quân sự Học viện Chính trị
đã được tổ chức ra nhằm thực hiện những mục đích cao cả đó.
Đứng trước tình hình trên, Phòng Thông tin Khoa học Quân sự Học viện
Chính trị đòi hỏi phải đổi mới, hoàn thiện công tác tổ chức và hoạt động của mình
nhằm hoàn thành suất sắc mọi nhiệm vụ được giao. Chính vì vậy, em lựa chọn đề

Nghiên cứu đề tài “Hoàn thiện tổ chức và nâng cao hiệu quả hoạt động tại
Phòng Thông tin Khoa học Quân sự - Học viện Chính trị” nhằm mục đích:
- Khái quát lịch sử hình thành, chức năng nhiệm vụ, đặc điểm vốn tài liệu,
đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin của Phòng TTKHQS Học viện Chính trị
- Khảo sát thực trạng công tác tổ chức và hoạt động tại Phòng TTKHQS
Học viện Chính trị.
---------------------------------------------------------------------------------------------------------Trần Thị Hồng Nhung
K53 TTTV
2


Khoá luận tốt nghiệp
--------------------------------------------------------------------------------------------------- Đánh giá những ưu điểm và hạn chế trong công tác tổ chức và hoạt động
tại Phòng TTKHQS.
- Đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức và hoạt động
tại Phòng TTKHQS Học viện Chính trị.
4. Lịch sử nghiên cứu
Đã có một số khóa luận, niên luận của các sinh viên Khoa Thông tin - Thư
viện Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội
nghiên cứu về Phòng TTKHQS Học viện Chính trị. Ví dụ niên luận “Công tác tổ
chức và bảo quản vốn tài liệu tại Phòng TTKHQS Học viện Chính trị” của tác giả
Nguyễn Thị Hòa K53 Thông tin-Thư viện, niên luận “Nâng cao hiệu quả công tác
tổ chức và hoạt động thông tin ở Thư viện Học viện Chính trị” của tác giả Nguyễn
Thu Phương… Song các đề tài trên mới chỉ giới hạn ở việc tìm hiểu một khía cạnh
trong quy trình tổ chức và hoạt động của Thư viện, chưa có công trình nghiên cứu
nào đi sâu nghiên cứu một cách tổng quan về công tác tổ chức và hoạt động của
Thư viện để tìm ra các giải pháp nâng cao chất lượng hoạt động tại đây. Chính vì
vậy em đã lựa chọn đề tài “Hoàn thiện tổ chức và nâng cao hiệu quả hoạt động tại
Phòng TTKHQS Học viện Chính trị” là hoàn toàn phù hợp với yêu cầu.
5. Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu

K53 TTTV
4


Khoá luận tốt nghiệp
--------------------------------------------------------------------------------------------------NỘI DUNG
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ
PHÒNG THÔNG TIN KHOA HỌC QUÂN SỰ - HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ
1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Học viện Chính trị.
Tiền thân của Học viện Chính trị là Trường Chính trị Trung cấp Quân đội
nhân dân dân Việt Nam. Tháng 7/1951 theo chỉ thị của Trung ương Đảng và Chủ
tịch Hồ Chí Minh, Tổng quân ủy đã ra chỉ thị thành lập Trường Chính trị Trung
cấp Quân đội nhân dân Việt Nam. Ngày 25/10/1951 Nhà trường vinh dự được đón
Chủ tịch Hồ Chí Minh đến thăm và huấn thị cho cán bộ và học viên khoá đầu tiên
của Trường. Để ghi nhớ công ơn chăm sóc dạy bảo của Đảng và Bác Hồ, ngày 2510 hàng năm được lấy là ngày truyền thống của Trường. Thời kỳ 1951 – 1965
trường đã huấn luyện chính trị cho nhiều đội ngũ cán bộ và hoàn thành tốt nhiệm
vụ luân lưu bồi dưỡng cán bộ về đường lối, nhiệm vụ cách mạng, chính sách của
Đảng, góp phần to lớn vào thắng lợi vẻ vang của quân và dân ta trong giai đoạn
kháng chiến.
Tháng 5/1965 trường được đổi tên thành Học viện Chính trị. Cũng ở thời
kỳ này Học viện trải qua nhiều khó khăn thử thách của cuộc kháng chiến để giải
quyết tốt các vấn đề: xây dựng ý chí quyết tâm chiến đấu, tổ chức bồi dưỡng lực
lượng để thực hiện tư tưởng chiến tranh nhân dân của Đảng, giải quyết tốt vấn đề
chính sách trong chiến đấu… Trong những năm kháng chiến, Học viện đã đào tạo,
bồi dưỡng, truyền thụ kinh nghiệm chiến đấu cho hơn 16.000 cán bộ chính trị sơ
cấp, trung cấp và cao cấp trong Quân đội nhân dân Việt Nam và quân đội một số
nước anh em như Quân đội nhân dân Lào, Quân đội Campuchia, Quân đội
Cuba… Từ năm 1975 – 1985 Học viện đã đào tạo được hơn 13.000 cán bộ chính
trị các cấp, đáp ứng nhu cầu của giai đoạn mới.
Ngày 8/8/1995 Bộ trưởng Bộ Quốc phòng ra Nghị quyết (số 867) hợp nhất

1.2.1. Quá trình hình thành và phát triển
Phòng Thông tin Khoa học Quân sự Học viện Chính trị hay còn gọi là Thư
viện Học viện Chính trị. Lịch sử hình thành và phát triển của Phòng TTKHQS gắn
liền với quá trình hình thành và phát triển của HVCT.
Ngay từ những ngày đầu, Phòng TTKHQS chỉ là những tủ sách lưu động.
Cùng với quá trình phát triển của Học viện, ngày 23/12/1976 thực hiện quyết định
của Bộ Tổng tham mưu, Phòng Tư liệu thư viện được thành lập thuộc biên chế
của Cục huấn luyện.
Tháng 8/1998, phòng Tư liệu thư viện được đổi tên thành Phòng Thông tin
- Khoa học công nghệ - Môi trường.
---------------------------------------------------------------------------------------------------------Trần Thị Hồng Nhung
K53 TTTV
6


Khoá luận tốt nghiệp
--------------------------------------------------------------------------------------------------Tháng 5/2006, theo đề nghị của cấp ủy, chỉ huy phòng Thông tin-Khoa học
công nghệ-Môi trường, được sự nhất trí của Thường vụ Đảng ủy và Ban giám đốc
Học viện Chính trị, phòng chính thức mang tên: Phòng Thông tin Khoa học Quân
sự và ngày 23/12 hàng năm được quyết định là ngày truyền thống của Phòng.
Với tính chất là một thư viện mang tính chuyên ngành, một bộ phận của
mạng lưới TT-TV quân đội, định hướng vào lĩnh vực khoa học xã hội và nhân văn
quân sự, Phòng TTKHQS đã và đang góp phần đắc lực, phục vụ có hiệu quả
nhiệm vụ giáo dục - đào tạo và nghiên cứu khoa học của Học viện Chính trị.
1.2.2 Chức năng và nhiệm vụ
1.2.2.1. Chức năng
Học viện Chính trị là trung tâm đào tạo và nghiên cứu khoa học xã hội
nhân văn quân sự hàng đầu của quân đội và quốc gia. Hoạt động thông tin - tư liệu
thư viện luôn gắn bó chặt chẽ và phục vụ đắc lực cho nhiệm vụ giáo dục đào tạo
và nghiên cứu khoa học ở Học viện. Vì vậy chức năng thông tin của Phòng

Tổ chức xây dựng, trình Giám đốc phê duyệt kế hoạch công tác thông

tin khoa học xã hội và nhân văn quân sự trong Học viện Chính trị và theo dõi
kiểm tra thực hiện kế hoạch đó.
-

Nghiên cứu nhu cầu thông tin của người dùng tin ở Học viện Chính trị.

Tổ chức việc thu thập, tạo lập, lưu trữ và bảo quản các nguồn tài liệu, tư liệu về
khoa học xã hội nhân văn quân sự. Xây dựng nguồn vốn tài liệu, tư liệu đáp ứng
yêu cầu phát triển giáo dục đào tạo và nghiên cứu khoa học trong Học viện, đảm
bảo cung cấp thông tin chính xác, kịp thời, đúng nhu cầu, đúng đối tượng.
-

Nghiên cứu phương thức tổ chức, sắp xếp và bảo quản vốn tài liệu hợp

lý, nhằm phục vụ bạn đọc nhanh chóng, thuận tiện. Tổ chức triển khai và áp dụng
công nghệ mới vào hoạt động thông tin tư liệu - thư viện.
-

Hướng dẫn và chỉ đạo thống nhất các đơn vị đầu mối ở Học viện Chính

trị về công tác tổ chức thông tin - tư liêụ thư viện. Tổ chức bồi dưỡng nâng cao
trình độ chuyên môn và nghiệp vụ cho cán bộ của Phòng Thông tin Khoa học
Quân sự và những cán bộ giáo viên kiêm nhiệm công tác thông tin khoa học ở các
đơn vị đầu mối trong Học viện. Hướng dẫn người dùng tin trong Học viện về kỹ
năng khai thác, xử lý thông tin tư liệu thư viện.
-

Tuyên truyền và phổ biến các thành tựu khoa học và kiến thức về khoa

hoạt động thông tin của cơ quan TT-TV. Nếu không có người dùng tin thì thư viện
cũng không thể tồn tại, phục vụ càng nhiều người dùng tin thì vai trò xã hội của
thư viện càng tăng. Vì vậy phục vụ người dùng tin và thỏa mãn nhu cầu tin chính
là mục tiêu cuối cùng trong hoạt động của Phòng TTKHQS Học viện Chính trị.
Nhu cầu tin ở Phòng TTKHQS Học viện Chính trị cũng phong phú và đa
dạng, đồng thời đòi hỏi chất lượng thông tin cao và được truyền tải bằng những
phương tiện thông tin hiện đại hơn. Hiện nay NDT của Phòng bao gồm các sĩ
quan, quân nhân chuyên nghiệp, các học viên của Học viện…
Nghiên cứu những đặc điểm cơ bản về nhu cầu tin ở Phòng TTKHQS Học
viện Chính trị, có thể chia NDT của Phòng thành 3 nhóm cơ bản sau:
1.3.1. Nhóm cán bộ lãnh đạo, quản lý
Nhu cầu tin của nhóm cán bộ lãnh đạo, quản lý (Ban Giám đốc Học viện,
Thủ trưởng các Phòng, Khoa, Hệ, Viện Khoa học xã hội nhân văn quân sự/ Bộ
Quốc Phòng).
Tuy số lượng không lớn nhưng đặc biệt quan trọng; họ vừa là người dùng
tin vừa là chủ thể thông tin ở Học viện Chính trị, họ chịu trách nhiệm về mọi hoạt
động của cơ quan mà họ quản lý và là những người ra quyết định hoặc chuẩn bị ra
quyết định ở các cấp khác nhau, họ là những người có nhiệm vụ xây dựng đường
lối, chính sách, chủ trương cuả Đảng, Nhà nước, Quân đội. Nhu cầu tin của họ là
những thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời mang tính định hướng, nội dung
thông tin vừa có tính tổng kết, vừa có tính dự báo, vừa có diện rộng, vừa có tính
---------------------------------------------------------------------------------------------------------Trần Thị Hồng Nhung
K53 TTTV
9


Khoá luận tốt nghiệp
--------------------------------------------------------------------------------------------------khái quát trên các lĩnh vực khoa học, các tài liệu chính trị xã hội, kinh tế, quân sự,
giáo dục đào tạo và nghiên cứu khoa học, các văn bản, chủ trương của Đảng, Nhà
nước và Quân đội.

viện. Nhóm NDT này đầu tư nhiều thời gian để đọc tài liệu, tự bản thân phải xử
lý, gia cố thông tin tìm được và tạo ra sản phẩm thông tin mới cho xã hội. họ
thường quan tâm đến những tài liệu khoa học chuyên ngành sâu, thực sự có giá trị
nghiên cứu. Thời gian nghiên cứu trên tài liệu lại rất ngắn và khẩn trương, phụ
thuộc vào tiến độ của các đề tài nghiên cứu khoa học.
Nhu cầu tin chủ yếu của nhóm này là:
---------------------------------------------------------------------------------------------------------Trần Thị Hồng Nhung
K53 TTTV
10


Khoá luận tốt nghiệp
--------------------------------------------------------------------------------------------------- Chuyên ngành sâu với tất cả các loại hình xuất bản phẩm từ sách, báo,
tạp chí, đến các loại tài liệu điện tử, thông tin trên mạng.
- Ngoài các tài liệu mang tính chất nghiên cứu còn có các tài liệu mang
tính chất giáo khoa, giáo trình, tài liệu bổ trợ cho chuyên ngành mà họ cần trong
giảng dạy.
- Các nguồn tài liệu nước ngoài về chuyên ngành sâu là rất quan trọng đối
với việc nghiên cứu giảng dạy, song một điều hạn chế là các tài liệu nước ngoài
còn ít và chưa có khả năng bảo đảm sâu rộng cho các đối tượng nghiên cứu đọc.
- Các phương pháp luận mới, các luận điểm mới của khoa học, thông tin dự
báo mang tính chất toàn cầu.
Nhóm người dùng tin này thường dùng những thông tin gốc (thông tin bậc
1), vì chính họ sẽ là người xử lý thông tin đó, các thông tin thư mục (thông tin bậc
2) và các thông tin đã được xử lý, gia cố có giá trị cao như tổng thuật, lược thuật
(thông tin bậc 3).
1.3.3. Nhóm người dùng tin là học viên
Là những người đào tạo sau đại học, đào tạo chức danh chính uỷ, chính trị
viên, đào tạo giảng viên ngành khoa học xã hội nhân văn quân sự. Nhu cầu tin của
nhóm này khá đa dạng từ các tài liệu phục vụ cho việc học tập đến làm luận văn,

xây dựng được nguồn lực thông tin khá phong phú thuộc các lĩnh vực Khoa học kĩ
thuật, Khoa học xã hội…
- Sách: 92.087 cuốn tương đương 10.495 tên sách, tập trung vào các môn
loại tri thức như: Triết học, Kinh tế chính trị, Pháp luật, Tâm lý học, Quân sự,
Giáo dục học, Xã hội học, Dân tộc học, Lịch sử, Địa lý, Văn học…
- Tư liệu: 6.260 bản, chủ yếu về các ngành Khoa học xã hội và nhân văn,
quân sự cùng hàng ngàn công trình nghiên cứu khoa học (đề tài, luận án tiến sĩ,
luận văn thạc sĩ…).
- Báo và tạp chí khá lớn với khoảng 450 tên báo và tạp chí các loại (355 tên
tạp chí và 100 tên báo) của các ngành chính trị xã hội khác nhau. Có những loại
báo và tạp chí được lưu giữ từ những năm 1950, được đóng quyển, bảo quản sử
dụng lâu dài như: báo Nhân dân, báo Quân đội nhân dân, Tạp chí Cộng sản, Tạp
chí Quốc phòng toàn dân....

---------------------------------------------------------------------------------------------------------Trần Thị Hồng Nhung
K53 TTTV
12


Khoá luận tốt nghiệp
--------------------------------------------------------------------------------------------------Bảng 1: Thống kê vốn tài liệu theo hình thức tài liệu
STT

Tên tài liệu

1
2
3
4


Phòng mượn

tổng hợp

Phòng Giáo
khoa

Số lượng

92.000

20.000

25.000

47.000

Tên sách

24.500

8.500

8.000

8.000

Xét theo môn loại tri thức:
oSách chuyên ngành Khoa học xã hội và nhân văn: 6.000 tên (chiếm 55%
về số bản sách).

1.500

18.000

15

Văn học

2.000

18.000

20

Loại khác

1000

5000

10

Vốn tài liệu được bảo quản ngay tại các kho phục vụ: Phòng Đọc, Phòng
Mượn, Phòng giáo khoa, giáo trình. Vốn tài liệu này được hình thành và phát triển
cùng với sự phát triển của Phòng, từng bước đáp ứng nhu cầu tin của người dùng
tin ở Học viện trong những giai đoạn khác nhau.
Tài liệu thuộc diện thường xuyên bổ sung về Thư viện chủ yếu thuộc các
ngành khoa học xã hội và nhân văn theo các môn loại: Chính trị xã hội, Kinh tế,
Quân sự, Văn học nghệ thuật, Lịch sử,...
1.4.2. Tài liệu điện tử

và thư viện số DLIB.
Tại Học viện Chính trị, trong thời gian thực hiện Dự án TVĐT giai đoạn 1
(2004 – 2006) và những năm qua Phòng đã xây dựng được gần 40.000 biểu ghi dữ
liệu thư mục với hơn 100.000 bản sách/tài liệu, số hoá hơn 1.000.000 trang dữ
liệu, hàng nghìn phút băng hình/băng ghi âm, lập hơn 5.000 thẻ bạn đọc… Hiện
nay, CSDL thư mục đã cập nhật toàn bộ biểu ghi về luận văn, luận án, công trình
nghiên cứu khoa học do cán bộ, học viên, các nhà khoa học thực hiện hiện đang
lưu giữ bản in tại kho thư viện. Hệ thống TVĐT của Học viện vận hành bảo đảm
an toàn mọi mặt, phân quyền cho người sử dụng, bảo đảm không bị thay đổi dữ
liệu khi không được cho phép.
- Dữ liệu số hoá bao gồm: dạng text và dạng PDF. Số tài liệu số hoá:
993.351 trang A4 (năm 2004 – 20.385 trang A4; năm 2006 - 72966 trang A4...).
- Những tài liệu đã số hoá đang phục vụ tốt trên trang Website Học viện
Chính trị; đang từng bước mã hoá vào thư viện số.
Hàng năm số lượng nguồn lực thông tin điện tử không ngừng được tăng lên
và thường xuyên được cập nhật bổ sung từ nhiều nguồn khác nhau, thông qua hoạt
động của mạng MISTEN (hiện nay đã liên kết mạng gần 80 đầu mối các Học viện,
nhà trường, cơ quan, viện nghiên cứu, trung tâm thông tin - thư viện trong quân
đội) và mạng Internet. Bạn đọc ở Học viện có thể khai thác các nguồn thông tin về
khoa học xã hội nhân văn từ các trung tâm, viện nghiên cứu về khoa học xã hội
nhân văn trên cả nước, đặc biệt là nguồn thông tin về khoa học chính trị, xã hội,
về xây dựng Đảng, Nhà nước từ Báo điện tử Đảng Cộng sản Việt Nam, Tạp chí
Cộng sản, Viện Khoa học Xã hội Việt Nam ...
1.5. Cơ sở vật chất kỹ thuật
---------------------------------------------------------------------------------------------------------Trần Thị Hồng Nhung
K53 TTTV
15


Khoá luận tốt nghiệp

Học viện Chính trị
Thủ trưởng Phòng TTKHQS

Ban thông tin

Bộ phận
quản lý
hệ thống
TTKH
cơ sở

Bộ phận
biên soạn
ấn phẩm

Ban Tư liệu - thư viện

Phòng
số hóa

Bộ
phận
bổ sung

P.
Đọc

P.
Mượn


phó phòng, các đồng chí chỉ huy Ban và cán bộ, nhân viên thư viện.
* Ban Thông tin có nhiệm vụ:
-

Tổ chức các hội nghị thông tin định kỳ và không định kỳ, giới thiệu

sách mới và các hoạt động thông tin thư mục khác, tạo điều kiện cho độc giả khai
thác, sử dụng có hiệu quả các nguồn tin.
-

Bảo đảm việc biên soạn in ấn, tổ chức dịch vụ, phổ biến các ấn phẩm

thông tin.
- Nghiên cứu nhu cầu tin, tổ chức thu thập khai thác tư liệu.
- Xử lý thông tin và xây dựng CSDL.
- Trả lời yêu cầu thông tin phục vụ lãnh đạo, đề tài nghiên cứu khoa học.
- Quan hệ, trao đổi tài liệu với các cơ quan trong và ngoài quân đội.
* Ban Tư liệu - thư viện có nhiệm vụ:
- Tiến hành xử lý, đăng ký và bổ sung tài liệu, bảo đảm cung cấp nhu cầu
thông tin phục vụ công tác nghiên cứu, giảng dạy, học tập và đời sống văn hoá
tinh thần cho các đối tượng người dùng tin của Học viện.
- Xây dựng hệ thống tra cứu thích hợp, tạo điều kiện cho cho bạn đọc sử
dụng thuận tiện và hiệu quả nguồn tin của Thư viện trên cơ sở ứng dụng công
nghệ thông tin. Nghiên cứu tổ chức sắp xếp và bảo quản vốn tài liệu hợp lý, nhằm
phục vụ bạn đọc nhanh chóng và thuận tiện.
2.1.2. Đội ngũ cán bộ
Tổng số cán bộ, nhân viên của Phòng TTKHQS là 30 người. Trình độ của
cán bộ, nhân viên Phòng có tiến sĩ và thạc sỹ các chuyên ngành khoa học xã hội
và nhân văn quân sự; trong đó có thạc sĩ chuyên ngành thông tin – thư viện; cử
nhân đại học và cao đẳng thông tin - thư viện (05); các nhân viên có bằng trung

Ngoài các tài liệu chuyên ngành chính trị, quân sự thư viện còn chú trọng
bổ sung tài liệu của các môn học đại cương như: Triết học Mac-Lênin, chủ nghĩa
xã hội khoa học, toán học, vật lý…
Hình thức của tài liệu được bổ sung về là các ấn phẩm dạng sách, tài liệu
không công bố, tài liệu dịch, báo, tạp chí,…
Phòng thường tiến hành bổ sung tài liệu có ngôn ngữ là tiếng Việt và do
những cơ quan xuất bản, cơ quan thông tin - thư viện ở Việt Nam phát hành.
2.2.1.3. Nguồn bổ sung
+ Nguồn mua
Đây là hình thức bổ sung chủ yếu của Phòng TTKHQS, với nguồn kinh phí
được cấp hàng năm, Phòng đã tổ chức mua các loại tài liệu để bổ sung vốn tài
liệu. Việc bổ sung tài liệu theo phương thức đặt mua được thực hiện theo hai cách:
---------------------------------------------------------------------------------------------------------Trần Thị Hồng Nhung
K53 TTTV
19


Khoá luận tốt nghiệp
--------------------------------------------------------------------------------------------------- Mua trực tiếp ở các nơi xuất bản tài liệu: tác giả, nhà xuất bản. Việc
mua tài liệu theo phương thức này nhanh nhưng đòi hỏi những công việc quản lý
ngân sách và dự trù đặt hàng.
- Phòng TTKHQS đặt mua các tài liệu từ các nhà xuất bản như: Nhà xuất
bản Quân đội Nhân dân, Nhà xuất bản Trẻ, Nhà xuất bản Tri thức…
+ Trao đổi biếu tặng
Việc bổ sung tài liệu bằng phương thức trao đổi, biếu tặng có thể thực hiện
bằng nhiều cách như sau:
Bằng trao đổi tài liệu giữa cơ quan thông tin này với cơ quan thông tin
khác. Lợi ích của phương thức này là tránh phải chi tiền mặt và có khả năng trao
đổi tất cả các loại hình tài lệu. Điều bất lợi là các tài liệu nhận được không phải
bao giờ cũng đáp ứng với yêu cầu và giá trị tài liệu trao đổi.

kinh phí hoạt động thông tin khoa học do Trung tâm Thông tin Khoa học Quân sự
Bộ Quốc phòng phân bổ; kinh phí hoạt động thông tin phục vụ nhiệm vụ giáo dục
đào tạo đại học và sau đại học do các phòng đào tạo đại học và phòng đào tạo sau
đại học đảm nhiệm; kinh phí cho sách báo phục vụ nhiệm vụ công tác Đảng, công
tác chính trị do Tổng cục Chính trị phân bổ …
2.2.1.5. Tình hình bổ sung
Tính riêng trong năm 2011, Phòng đã bổ sung và khai thác được 21 băng
ghi âm, ghi hình, hơn 500 bản tin thời sự tổng hợp. Phòng cũng tổ chức số hóa tài
liệu theo hợp đồng với Trung tâm Thông tin Khoa học quân sự / Bộ Quốc Phòng
và Thư viện Quân đội với số lượng: 6000 trang tài liệu. Bên cạnh đó, Phòng
TTKHQS cũng đã tích cực đẩy mạnh công tác xử lý, biên soạn và phổ biến thông
tin khoa học (Thông tin chuyên đề: 03 số; Thông tin phục vụ lãnh đạo: 08 số;
Thông tin tư liệu: 08 số; Thông tin thư mục chỉ dẫn: 05 số) với tổng số: 950 bản.
Tính riêng thời điểm năm 2011, Phòng đã bổ sung được:
Sách:

495 tên sách (= 2087 cuốn).

Tư liệu:

260 tư liệu.

Tạp chí:

120 tên tạp chí (=3.830 bản).

Báo:

35 tên báo các loại.


xuyên vốn tài liệu, báo cáo về những vấn đề có liên quan đến bộ sưu tập tài liệu
đối với các cấp lãnh đạo. Việc đăng ký vốn tài liệu đòi hỏi phải được thực hiện
một cách đều đặn, chính xác và kịp thời. Từ đó cũng giúp cho công tác tổ chức,
bảo quản vốn tài liệu và phục vụ nó đối với bạn đọc ngày càng tốt hơn.
Tài liệu nhập về các thư viện đều được tiến hành dưới hai hình thức là đăng
ký tổng quát và đăng ký cá biệt.
- Đăng ký tổng quát: là đăng ký cho từng lô sách, từng đợt sách theo hóa
đơn, chứng từ nhập vào thư viện, giúp cho cán bộ thư viện nắm được tình hình
chung về vốn tài liệu của cơ quan..
- Đăng ký cá biệt: được tiến hành với từng tài liệu riêng biệt. Mỗi tài liệu
được coi là một đơn vị đăng ký, và có một số đăng ký cá biệt nhất định và duy
nhất.
---------------------------------------------------------------------------------------------------------Trần Thị Hồng Nhung
K53 TTTV
22


Khoá luận tốt nghiệp
--------------------------------------------------------------------------------------------------Tại Phòng TTKHQS, công tác đăng ký cá biệt được tiến hành với sách là
chủ yếu, không áp dụng đối với báo và tạp chí. Công việc đăng ký cá biệt báo và
tạp chí và tiến hành xử lý về hình thức được thực hiện theo quy trình riêng tại
phòng đọc. Báo và tạp chí mới khi được nhập về thư viện sẽ được ghim lại, đăng
ký số báo vào phiếu đăng ký, sau đó đóng dấu lên góc trái phía trên trang bìa và
xếp lên giá phục vụ bạn đọc. Sở dĩ các loại báo và tạp chí mang dấu đỏ của phòng
đọc là bởi chúng chỉ được lưu trữ và phục vụ tại phòng đọc của Phòng TTKHQS
Học viện Chính trị.
Đóng dấu vào trang sách: Khi vào sổ đăng ký xong, cuốn sách cần được
đóng dấu lên trang tên sách và trang thứ 17 của cuốn sách. Dấu có mang tên của
Học viện Chính trị.


cho quá trình lưu thông (mượn - trả tài liệu) diễn ra được nhanh chóng, tiện lợi.
Mô tả tài liệu: là cơ sở để xác định các đặc tính của tài liệu về nhiều
phương diện, để có thể nhận diện chính xác tài liệu mình cần mà không bị nhầm
lẫn với các tài liệu khác.

---------------------------------------------------------------------------------------------------------Trần Thị Hồng Nhung
K53 TTTV
24


Khoá luận tốt nghiệp
--------------------------------------------------------------------------------------------------Hiện nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động thông tin thư
viện đã trở nên phổ biến ở nhiều cơ quan. Phòng đã tiến hành áp dụng quy tắc
biên mục Anh - Mỹ AACR2 rút gọn vào công tác biên mục. Mô tả tài liệu theo
khổ mẫu MARC 21 (Machine - Readable Cataloging 21 st) và phần mềm hỗ trợ
trong công tác tự động hóa hoạt động thông tin - thư viện cũng như trong các quy
trình nghiệp vụ được thư viện sử dụng hiện nay là Phần mềm thư viện điện tử tích
hợp ILIB của Công ty CMC.
VD. Ví dụ về mô tả 1 tài liệu luận văn tại Thư viện Học viện Chính trị
Lã, Hồng Phương
Bồi dưỡng năng lực dạy học cho học viên sư phạm ở Học viện
Chính trị hiện nay: Luận văn thạc sĩ / Lã Hồng Phương. – H.: Học viện
Chính trị, 2011.
121tr.; 29cm.

Hình 5. Phiếu mô tả thư mục theo quy tắc biên mục Anh – Mỹ AACR2
Tại Phòng TTKHQS Học viện Chính trị, tất cả các công việc như: tiếp
nhận tài liệu, vào sổ đăng ký tổng quát, đăng ký cá biệt, đóng dấu, định ký hiệu
xếp giá, dán nhãn, dán mã vạch, mô tả tài liệu đều do phòng Biên mục thực hiện.
2.2.2.2. Xử lý nội dung