ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

Nguyễn Thị Hải Linh

Tổ chức khoa học tài liệu phông lƣu trữ Đảng ủy khối
Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định
Luận văn Thạc sĩ Thông tin; Mã số: 60 32 24
Ngƣời hƣớng dẫn: PGS.TS. Dƣơng Văn Khảm

HÀ NỘI - 2008


2

MỤC LỤC
trang
PHẦN MỞ ĐẦU

03

PHẦN NỘI DUNG
CHƢƠNG 1:

CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC

10

VÀ THÀNH PHẦN, NỘI DUNG TÀI LIỆU PHÔNG
LƢU TRỮ ĐẢNG UỶ KHỐI DÂN CHÍNH ĐẢNG
TỈNH NAM ĐỊNH

1.3.2. Nội dung

26

1.3.3. Ý nghĩa của tài liệu

30

CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC KHOA HỌC
TÀI LIỆU PHÔNG LƢU TRỮ ĐẢNG UỶ KHỐI

35

DÂN CHÍNH ĐẢNG TỈNH NAM ĐỊNH
2.1. Tầm quan trọng của công tác tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ

35

2.2. Thực trạng công tác tổ chức khoa học tài liệu Phông lƣu trữ Đảng
uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định.

42

2.2.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu

43


3
2.2.2. Công tác phân loại tài liệu

CÔNG TÁC TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU

72

PHÔNG LƢU TRỮ ĐẢNG UỶ KHỐI DÂN CHÍNH
ĐẢNG TỈNH NAM ĐỊNH
3.1. Giải pháp về công tác tổ chức quản lý

72

3.2. Giải pháp về nghiệp vụ lƣu trữ

76

3.2.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu

76

3.2.2. Công tác phân loại tài liệu

81

3.2.3. Công tác xác định giá trị tài liệu

87

3.2.4. Xây dựng công cụ tra tìm và ứng dụng công nghệ thông tin

90


Trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình, Đảng uỷ
Khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định đã sản sinh và tiếp nhận một khối
lƣợng tài liệu rất lớn, có giá trị về nhiều mặt. Khối tài liệu này là bộ phận cấu
thành nên Phông Lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam, thành phần của Phông
lƣu trữ Quốc gia Việt Nam.
Song hiện nay, việc tổ chức khối tài liệu này chƣa đƣợc chú ý đúng
mức, chƣa thực sự khoa học. Các nghiệp vụ cơ bản của công tác tổ chức khoa
học tài liệu lƣu trữ nhƣ: thu thập, bổ sung tài liệu, phân loại tài liệu, xác định
giá trị tài liệu, hệ thống hoá tài liệu và xây dựng công cụ tra tìm đang còn
nhiều bất cập. Điều đó đã ảnh hƣởng không nhỏ đến chất lƣợng của phông
lƣu trữ, đặc biệt là chất lƣợng phục vụ khai thác và bảo quản tài liệu. Việc tổ
chức khoa học tài liệu Phông lƣu trữ Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam
Định đáp ứng yêu cầu quản lý và tra tìm đang là vấn đề bức thiết đặt ra.
Từ tình hình trên, việc nghiên cứu thực trạng và đƣa ra các giải pháp
nhằm tổ chức khoa học tài liệu Phông lƣu trữ Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng


5
tỉnh Nam Định là cần thiết, là vấn đề vừa có ý nghĩa trƣớc mắt vừa mang tính
chiến lƣợc lâu dài. Là một cán bộ đang trực tiếp tham gia công tác lƣu trữ,
trong công tác đang phải đối mặt với nhiều khó khăn trong việc tổ chức khoa
học tài liệu đặc biệt là với các đảng uỷ trực thuộc Tỉnh uỷ, với mong muốn
đóng góp hiểu biết của mình vào công tác tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ
khối Đảng tỉnh, tôi chọn đề tài: "Tổ chức khoa học tài liệu Phông lƣu trữ
Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định" làm luận văn tốt nghiệp.
2. Mục tiêu
Mục tiêu của đề tài nhằm phản ánh một cách tổng quan về tổ chức công
tác lƣu trữ của Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định, trong đó đi sâu
nghiên cứu thực trạng công tác thu thập, bổ sung, phân loại, xác định giá trị
và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu Phông lƣu trữ Đảng uỷ khối Dân Chính

nguồn nộp lƣu; công tác thu thập tài liệu, phân loại, hệ thống hoá và xây dựng
công cụ tra tìm...
5. Lịch sử nghiên cứu
Tổ chức khoa học tài liệu là nội dung cơ bản của công tác lƣu trữ, vì
vậy nó thu hút sự quan tâm chú ý của nhiều tác giả, của các cấp, các ngành.
Đã có rất nhiều công trình nghiên cứu đề cập đến vấn đề này ở các góc độ và
hình thức khác nhau. Có thể kể đến các giáo trình, các luận văn, khoá luận tốt
nghiệp, các đề tài nghiên cứu khoa học, các bài viết đăng trên tạp chí...
Những vấn đề lý luận cơ bản giới thiệu một cách có hệ thống về lý luận
và thực tiễn, các nghiệp vụ cơ bản của công tác lƣu trữ cũng nhƣ công tác tổ
chức khoa học tài liệu lƣu trữ nói chung đƣợc trình bày ở cuốn "Công tác lƣu
trữ Việt Nam" (NXB Khoa học xã hội, 1987), "Lý luận và thực tiễn công tác
lƣu trữ" (NXB Đại học và giáo dục chuyên nghiệp, 1990). Riêng vấn đề tổ
chức khoa học tài liệu ở các cơ quan Đảng có: Luận án thạc sĩ: "Tổ chức khoa
học tài liệu của Ban Kinh tế Trung ƣơng Đảng cộng sản Việt Nam" của Đỗ
Thị Huấn; Khoá luận tốt nghiệp: "Tổ chức khoa học tài liệu Phông lƣu trữ
Tỉnh uỷ Nghệ An" của Nguyễn Thị Nga; Khoá luận tốt nghiệp: "Tổ chức


7
khoa học tài liệu Phông lƣu trữ Quận uỷ Đống Đa" của Nguyễn Thị Hồng
Hạnh...
Ngoài ra còn rất nhiều đề tài nghiên cứu đối với đối tƣợng khác của
nhiều tác giả. Có thể kể đến một số ví dụ nhƣ: khoá luận tốt nghiệp của
Dƣơng Thị Quế "Tổ chức khoa học tài liệu tại trƣờng Đại học khoa học xã hội
và nhân văn"; Quản Tố Trinh "Tổ chức khoa học khối tài liệu lƣu trữ địa
chính ở Trung tâm thông tin tƣ liệu địa chính"; Nguyễn Thị Hải "Vấn đề tổ
chức khoa học tài liệu lƣu trữ nghe nhìn ở trung tâm tƣ liệu Đài Truyền hình
Việt Nam"; Nguyễn Công Trọng: "Tổ chức khoa học tài liệu tại Trung tâm
công nghệ thông tin - lƣu trữ tỉnh Vĩnh Phúc - Thực trạng và giải pháp"...

pháp lịch sử (nghiên cứu lịch sử ra đời, hình thành và phát triển của Đảng uỷ
khối); phƣơng pháp phân tích chức năng, mô tả, hệ thống (để khái quát về vai
trò, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Đảng uỷ); phƣơng pháp tổng hợp, khảo sát
thực tế (để nghiên cứu thực trạng tài liệu và công tác tổ chức khoa học tài
liệu); phƣơng pháp phỏng vấn trực tiếp (đối với lãnh đạo, cán bộ, chuyên viên
công tác ở 2 cơ quan: Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng và Văn phòng Tỉnh uỷ
Nam Định), phƣơng pháp suy luận logic, phƣơng pháp phân tích tổng hợp,
phƣơng pháp so sánh, đối chiếu (để tìm hiểu những ƣu điểm, hạn chế, phân
tích nguyên nhân và đề ra giải pháp)... Đây cũng là quá trình vận dụng các
phƣơng pháp một cách kết hợp, đan xen nhằm đạt kết quả nghiên cứu tốt nhất
cho đề tài.
8. Đóng góp của đề tài
Nghiên cứu đề tài này không những giúp tài liệu Phông lƣu trữ Đảng uỷ
khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định đƣợc tổ chức khoa học, phát huy hiệu
quả khai thác sử dụng tài liệu mà còn nâng cao tầm quan trọng của tài liệu lƣu
trữ Đảng cũng nhƣ công tác lƣu trữ của các cơ quan lƣu trữ Đảng trong sự
nghiệp xây dựng và phát triển đất nƣớc.
Kết quả nghiên cứu của đề tài có tính thực tiễn rất cao. Đề tài đã giải
quyết vấn đề từ việc vận dụng lý luận chung của khoa học lƣu trữ vào công


9
tác tổ chức khoa học tài liệu ở một phông lƣu trữ cụ thể là Phông lƣu trữ
Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định từ thu thập tài liệu, xác định
giá trị, phƣơng án phân loại, xây dựng hệ thống công cụ tra cứu đƣợc khoa
học đáp ứng nhu cầu thực tiễn đặt ra, tạo điều kiện thuận lợi cho việc ứng
dụng công nghệ thông tin vào quản lý, tra tìm.
Luận văn có thể sử dụng làm tài liệu tham khảo trong tổ chức khoa học
tài liệu phông lƣu trữ các đảng uỷ trực thuộc tỉnh uỷ, Đảng uỷ khối Dân
Chính Đảng các tỉnh thành trong cả nƣớc. Ngoài ra kết quả nghiên cứu của đề

Định. Đặc biệt là sự giúp đỡ và chỉ bảo tận tình của PGS, TS Dƣơng Văn
Khảm - ngƣời hƣớng dẫn tôi thực hiện luận văn này.
Bên cạnh những thuận lợi, chúng tôi cũng gặp rất nhiều khó khăn khi
nghiên cứu thành phần, nội dung của tài liệu, đặc biệt là ở giai đoạn đầu tài liệu
bị thiếu rất nhiều. Việc tiếp cận để tìm hiểu và khảo cứu tƣ liệu liên quan đến
lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông gặp khó khăn do cơ quan đã
sát nhập, chia tách nhiều lần. Hệ thống các văn bản của Đảng chỉ đạo, hƣớng
dẫn về công tác tổ chức khoa học tài liệu đối với các đảng uỷ trực thuộc tỉnh
uỷ chƣa đầy đủ.
Với những khó khăn trên, chắc chắn luận văn không tránh khỏi những
thiếu sót nhất định, chúng tôi mong nhận đƣợc sự góp ý của các thầy, cô giáo,
đồng nghiệp và những ngƣời quan tâm đến vấn đề này để luận văn đƣợc hoàn
thiện hơn.
Tôi xin trân trọng cảm ơn các thầy giáo, cô giáo trong khoa Lƣu trữ học
và quản trị văn phòng, các ông (bà) lãnh đạo cơ quan nơi tôi đến thực hiện
luận văn đã giúp đỡ, góp ý cũng nhƣ tạo mọi điều kiện để tôi thực hiện đề tài.
Đặc biệt tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới PGS, TS Dƣơng Văn Khảm,
ngƣời hƣớng dẫn khoa học đã giúp tôi tổ chức thực hiện đề tài.


11
TÀI LIỆU THAM KHẢO
--1.

Báo cáo số 22-BC/ĐU ngày 10/01/1958 của Ban Chấp hành Đảng bộ
Căn cứ tỉnh về tình hình công tác từ khi thành lập đến nay. Hồ sơ 140,
phông số 01, Kho Lƣu trữ Tỉnh uỷ Nam Định.

2.


7.

Cục Lƣu trữ Liên Bang Nga - Viện nghiên cứu khoa học toàn Nga về văn
kiện học và công tác lƣu trữ, ngƣời dịch Nguyễn Thị Kim Bình, hiệu
đính PGS. Nguyễn Văn Hàm, Những nguyên tắc cơ bản trong hoạt động
của lưu trữ cơ quan, Matxcơva, 2003.


12

8.

Nguyễn Thuỳ Diễm (2007), Tổ chức khoa học tài liệu Phông lưu trữ Uỷ
ban nhân dân huyện Cát Hải - Hải Phòng - Thực trạng và giải pháp,
Khoá luận tốt nghiệp, Tƣ liệu Khoa Lƣu trữ học và Quản trị Văn phòng,
LV 288.

9.

Nguyễn Quốc Dũng, Tổ chức khoa học Kho lưu trữ Trung ương Đảng,
thực trạng và kinh nghiệm Tạp chí Dấu ấn thời gian. Số 3 năm 2006, tr
15-18

10. Điều lệ Đảng cộng sản Việt Nam. Nhà xuất bản chính trị quốc gia, Hà
Nội, 2006
11. Phạm Thị Hà, Tổ chức khoa học tài liệu Phông lưu trữ Tỉnh uỷ Hà Tĩnh,
Khoá luận tốt nghiệp tại chức, Tƣ liệu Khoa Lƣu trữ học và Quản trị Văn
phòng, TC 40
12. Trịnh Thị Hà (2006), Lập hồ sơ hiện hành ở các ban Đảng trực thuộc
Ban Chấp hành Trung ương - Thực trạng và giải pháp, Luận văn thạc

thông tin, Hà Nội, 2006
22. Nguyễn Thu Loan (2004), Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ bản đồ địa
chính tại Sở Tài nguyên môi trường và nhà đất Hà Nội, Khoá luận tốt
nghiệp, Tƣ liệu khoa Lƣu trữ học và Quản trị Văn phòng, LV 142
23. Nguyễn Thị Nga, Tổ chức khoa học tài liệu Phông lưu trữ Tỉnh uỷ Nghệ
An Khoá luận tốt nghiệp, Tƣ liệu Khoa Lƣu trữ học và Quản trị Văn
phòng, LV 93
24. Nghị quyết số 82-NQ/TU ngày 25/3/1963 của Tỉnh uỷ Nam Định về việc
tách Đảng bộ cơ quan Dân Chính Đảng. Hồ sơ 25, phông số 01, mục lục
số 03, Kho lƣu trữ Tỉnh uỷ Nam Định.
25. TS. Nguyễn Lệ Nhung, Vài nét về việc xác định giá trị tài liệu lưu trữ
Đảng với yêu cầu xây dựng nguồn sử liệu cho nghiên cứu lịch sử, Tạp
chí Văn thƣ lƣu trữ Việt Nam, số 1, 2007, trang 12-14.
26. Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia và các văn bản hướng dẫn thi hành , Nhà
xuất bản Chính trị Quốc gia, Hà nội, 2004.


14
27. Quy chế 01-ĐUK ngày 07/12/2005 của Đảng bộ khối Dân Chính Đảng
tỉnh Nam Định, về quy chế làm việc của Ban Chấp hành Đảng bộ khối
khoá II, nhiệm kỳ 2005-2010. Hồ sơ hiện hành, Đảng uỷ Khối Dân
Chính Đảng tỉnh Nam Định.
28. Quy định số 422-QĐ/VPTW (15-12-1984) về nhiệm vụ và tổ chức kho
lƣu trữ tài liệu của Đảng ở các địa phƣơng, Hồ sơ 468, Phông số 03, Kho
lƣu trữ Tỉnh uỷ Nam Định.
29. Quyết định số 14-QĐ/TW ngày 20/02/1978 của Ban Chấp hành Trung
ƣơng về hệ thống chỉ đạo và một số vấn đề về tổ chức, chức trách của
các Đảng bộ cơ quan, Hồ sơ 105, Phông số 03, Kho Lƣu trữ Tỉnh uỷ
Nam Định.
30. Quyết định số 12 ngày 08-11-1982 của Ban Bí thƣ Trung ƣơng Đảng, về

39. Vƣơng Đình Quyền và các tác giả, Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ,
Nhà xuất bản Đại học và trung học chuyên nghiệp, Hà Nội, 1990
40. PGS Vƣơng Đình Quyền "Tài liệu lưu trữ" một thuật ngữ lưu trữ cần
được hiểu và định nghĩa chính xác. Tạp chí Dấu ấn thời gian, Số 3 năm
2006
41. Dƣơng Thị Quế (2002) Tổ chức khoa học tài liệu tại trường Đại học
khoa học xã hội và nhân văn, Tƣ liệu Khoa Lƣu trữ học và Quản trị Văn
phòng, LV 98
42. Thông báo 128-TB/TW ngày 22-4-1998 của Bộ Chính trị, về việc tăng
cƣờng chỉ đạo thực hiện Quyết định 20 của Ban Bí thƣ Trung ƣơng khoá
VI về Phông lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam. Hồ sơ hiện hành, lƣu trữ
Văn phòng Tỉnh uỷ Nam Định.
43. Văn phòng Ban Chấp hành Trung ƣơng Đảng Cộng sản Việt Nam Việt
Nam, Văn bản chỉ đạo hướng dẫn công tác văn phòng các cấp uỷ địa
phương, Nhà xuất bản Chính trị quốc gia, Hà Nội, 2001


16
44. Văn phòng Thành uỷ Hà Nội (2003) Cơ sở khoa học để phân loại khoa
học Phông Lưu trữ Thành uỷ Hà Nội, Báo cáo tổng hợp đề tài nghiên
cứu khoa học cấp thành phố. Mã số: ĐL/02-2003-1
45. PGS, TSKH Nguyễn Văn Thâm, Lƣu trữ Việt Nam những chặng đƣờng
phát triển. Nhà xuất bản chính trị quốc gia. Hà Nội, 2006
46. Vũ Đức Tiến (2004) Tổ chức khoa học tài liệu phông lưu trữ Uỷ ban
nhân dân tỉnh Hải Hưng 1968-1996, Khoá luận tốt nghiệp, Tƣ liệu khoa
Lƣu trữ học và Quản trị Văn phòng, LV153
47. Nguyễn Công Trọng (2004) Tổ chức khoa học tài liệu tại trung tâm
Công nghệ thông tin lưu trữ tỉnh Vĩnh Phúc - Thực trạng và giải pháp,
Khoá luận tốt nghiệp, LV 158
48. Từ điển Lƣu trữ Việt Nam, Cục Lƣu trữ Nhà nƣớc, Hà Nội, 1992