Đại học quốc gia hà nội
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
-----  -----

NGUYỄN MAI HƢƠNG

Tổ chức khoa học tài liệu kỹ thuật
tại trung tâm kiểm định kỹ thuật an toàn
xây dựng - bộ xây dựng

LUậN VĂN thạc sĩ khoa học Lƣu trữ

Hà Nội - 2008


Đại học quốc gia hà nội
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
-----  -----

NGUYỄN MAI HƢƠNG

Tổ chức khoa học tài liệu kỹ thuật
tại trung tõm kiểm định kỹ thuật an toàn
xây dựng - bộ xây dựng
Chuyên ngành:
Mó số:

Lƣu trữ
60.32.24

LUẬN VĂN THẠC SĨ LƢU TRỮ HỌC

CSDL

- Cơ sở dữ liệu

ĐVBQ

- Đơn vị bảo quản

KTAT

- Kỹ thuật an toàn

TTKĐXD

- Trung tâm Kiểm định kỹ thuật an toàn xây dựng


Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn

Mục lục
Trang
phần mở đầu ............................................................................................. 03
1.

Lý do chọn đề tài ........................................................................ 03

2.

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài ................................................... 05


Trung tâm Kiểm định kỹ thuật an toàn xây dựng .................................. 12
1.1. Quá trình thành lập và hoạt động của TTKĐXD................................. 12
1.1.1. Vài nét về quá trình thành lập và hoạt động của Trung tâm ..... 12
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Trung tâm ........... 14
1.2. Thành phần, nội dung tài liệu kỹ thuật tại TTKĐXD .......................... 19
1.3. Đặc điểm và ý nghĩa của tài liệu kỹ thuật tại TTKĐXD ..................... 22
Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức tài liệu kỹ thuật tại Trung tâm
Kiểm định kỹ thuật an toàn xây dựng .................................................... 32
2.1. Tình hình thu thập, bổ sung tài liệu ............................................. 32
2.2. Công tác lập hồ sơ tài liệu kỹ thuật ............................................. 35
2..3. Công tác phân loại tài liệu kỹ thuật ............................................ 37
2..4. Công tác xác định giá trị tài liệu kỹ thuật ................................... 40
2.5. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu kỹ thuật ................................. 42

Luận văn cao học

1

Nguyễn Mai Hương


Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn
2.6. Sự cần thiết phải tổ chức khoa học tài liệu kỹ thuật Trung tâm .... 43
Chương 3: Nghiên cứu, đề xuất các biện pháp tổ chức khoa học tài liệu
kỹ thuật tại TKĐXD ................................................................................. 47
3.1. Xây dựng và ban hành các qui định về tổ chức khoa học
tài liệu kỹ thuật ........................................................................... 48
3.2. Xây dựng phương án và tổ chức phân loại tài liệu kỹ thuật ......... 54
3.3. Tiến hành xác định giá trị và định thời hạn bảo quản tài liệu ...... 64
3.4. Xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu kỹ thuật ................... 69

ý nghĩa thực tiễn vô cùng to lớn. Khi đã giải quyết được vấn đề, đánh giá
đúng vai trò và giá trị của khối tài liệu kỹ thuật này sẽ đáp ứng được yêu cầu
của thực tiễn, giúp giữ gìn và bảo quản tốt hơn khối tài liệu có giá trị này.
Ngoài ra, TTKĐXD còn là đơn vị nghiên cứu khoa học nên hàng năm,
Trung tâm nhận được rất nhiều đề tài nghiên cứu khoa học. Từ ý tưởng của đề
tài này, chúng tôi hy vọng sẽ tiếp tục nghiên cứu để xây dựng và phát triển
thành một đề tài nghiên cứu cấp ngành hoặc cấp cơ sở, giúp ích rất nhiều cho
công tác quản lý kỹ thuật an toàn của ngành xây dựng Việt Nam.
2. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài
Với luận văn này, chúng tôi hướng vào giải quyết những mục tiêu cơ
bản sau:
Một là, đánh giá tình hình tài liệu kỹ thuật hiện có tại TTKĐXD, trong
đó bao gồm cả việc nghiên cứu đặc điểm, ý nghĩa, thành phần nội dung tài
liệu kỹ thuật của Trung tâm.
Hai là, đưa ra thực trạng của công tác tổ chức khoa học tài liệu kỹ thuật
tại Trung tâm, bao gồm việc thu thập, phân loại, xác định giá trị và tổ chức
khai thác sử dụng tài liệu kỹ thuật.
Ba là, đề xuất các giải pháp cụ thể nhằm tổ chức khoa học khối tài liệu
này để phục vụ cho công tác bảo quản và khai thác sử dụng có hiệu quả nhất.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Trên cơ sở lý luận về tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ chúng tôi tiến
hành khảo sát thực tế tài liệu kỹ thuật và thực trạng công tác tổ chức khoa

Luận văn cao học

5

Nguyễn Mai Hương



tại TTKĐXD là vấn đề có tính thực tiễn cao trong hoàn cảnh hiện nay khi
Nhà nước ta chưa có quy định thống nhất về việc thực hiện các nghiệp vụ
chuyên môn của công tác lưu trữ đối với loại hình tài liệu khoa học kỹ thuật,
đặc biệt là tài liệu thuộc chuyên ngành xây dựng. Tài liệu kỹ thuật hình thành
trong hoạt động của TTKĐXD rất đa dạng, phong phú. Trong phạm vi nghiên
cứu của đề tài này, chúng tôi chỉ đề cập đến tài liệu kỹ thuật hình thành trong
quá trình hoạt động của Trung tâm từ khi thành lập (năm 1996) đến nay. Các
tài liệu hành chính khác của Trung tâm cũng như các loại hình tài liệu khoa
học kỹ thuật hình thành trong hoạt động của ngành xây dựng Việt Nam, của
các đơn vị trực thuộc Bộ Xây dựng không thuộc phạm vi nghiên cứu của đề
tài này.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu

Luận văn cao học

6

Nguyễn Mai Hương


Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn
Để đạt được mục tiêu nghiên cứu của luận văn này, chúng tôi đưa ra
những nhiệm vụ sau đây:
- Nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Trung tâm.
- Nghiên cứu sự hình thành, thành phần, nội dung tài liệu kỹ thuật hình
thành trong hoạt động của Trung tâm.
- Nghiên cứu ý nghĩa của tài liệu kỹ thuật hiện có tại Trung tâm.
- Nghiên cứu các nội dung chuyên môn nghiệp vụ của công tác tổ chức
khoa học tài liệu kỹ thuật tại Trung tâm, bao gồm: thu thập tài liệu, phân loại,
lập hồ sơ tài liệu, xác định giá trị tài liệu, xây dựng các công cụ tra cứu.

Ngoài ra, còn một số đề tài, bài viết của các tác giả khác như: “Một số
vấn đề về xác định giá trị tài liệu ở Tổng Công ty Xi măng Việt Nam” Khóa luận tốt nghiệp năm 2004 của tác giả Hoàng Thị Thúy, “Xây dựng
phương án tổ chức lưu trữ tài liệu thiết kế tại Công ty Tư vấn xây dựng
Sông Đà” - Khóa luận tốt nghiệp năm 2004 của tác giả Nguyễn Thị Thảo,
“Tổ chức khoa học tài liệu các công trình xây dựng cơ bản tại Bộ Nông
nghiệp và Phát triển nông thôn” Khóa luận tốt nghiệp năm 2000 của tác giả
Trịnh Thị Kim Oanh, “Tình hình quản lý tài liệu kỹ thuật các công trình
xây dựng cơ bản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III” của tác giả Trần Thị
Hằng năm 2007... Các đề tài này thường chỉ tập trung giải quyết một vấn đề
nghiệp vụ nhất định của công tác tổ chức khoa học tài liệu như: xác định giá
trị tài liệu, xây dựng phương án phân loại... hoặc vấn đề tổ chức khoa học tài
liệu xây dựng cơ bản ở các cơ quan không thuộc ngành xây dựng.
6. Các nguồn tài liệu tham khảo:
Trong quá trình thực hiện luận văn, tôi đã sử dụng một số tài liệu tham
khảo sau:
- Các sách, tài liệu, giáo trình liên quan đến công tác lưu trữ như: "Lý
luận và thực tiễn công tác lưu trữ" của NXB Đại học và GDCN, năm 1990;
"Tập bài giảng lưu trữ tài liệu khoa học công nghệ" của PGS. TS Nguyễn
Minh Phương (chủ biên) năm 2005, "Lưu trữ tài liệu khoa học kỹ thuật" của
Trường TH Lưu trữ và Nghiệp vụ văn phòng 1 năm 1996...

Luận văn cao học

8

Nguyễn Mai Hương


Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn
- Các văn bản quy định của Nhà nước về công tác lưu trữ như Pháp


Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn
- Phương pháp khảo sát thực tế: Với đề tài của mình thì có thể thấy đây
là phương pháp giúp chúng tôi có điều kiện để tìm hiểu về những vấn đề có
liên quan trực tiếp đến loại hình tài liệu kỹ thuật hình thành tại Trung tâm
hiện nay. Đề tài có tính ứng dụng cao hay không thì trước hết phụ thuộc rất
lớn từ những kết quả khảo sát này.
- Phương pháp chức năng: Một trong những mục tiêu cơ bản mà đề tài
cần đạt tới là đưa ra được nội dung của công tác tổ chức khoa học tài liệu kỹ
thuật tại Trung tâm. Việc thực hiện này cần phải được tiến hành trên cơ sở có
sự đối chiếu, phân tích chức năng, hoạt động cụ thể của Trung tâm. Từ đó
mới có thể đảm bảo các nội dung của công tác tổ chức khoa học tài liệu
kỹ thuật được thực hiện đúng quy định và phù hợp với tình hình thực tế của
cơ quan.
- Phương pháp hệ thống: Với việc tập trung nghiên cứu nhiều loại hình
tài liệu kỹ thuật thì phương pháp hệ thống chính là cách thức giúp người
nghiên cứu có thể nhận biết về từng đối tượng này một cách chính xác nhất.
Trên đây là những phương pháp cơ bản mà chúng tôi đã sử dụng trong
quá trình nghiên cứu. Ngoài ra, chúng tôi còn sử dụng một số phương pháp
phụ như: Phương pháp so sánh, phương pháp tổng hợp.
8. Đóng góp của đề tài:
Sau khi đề tài hoàn thành, về thực tế sẽ đóng góp nhiều cho công tác
lưu trữ tại Trung tâm Kiểm định kỹ thuật an toàn xây dựng, cụ thể là giúp cho
việc tổ chức khối tài liệu kỹ thuật tại Trung tâm được khoa học và hợp lý hơn.
Từ đó nâng cao nhận thức cho lãnh đạo Trung tâm cũng như cho từng cán bộ,
kỹ sư, kiểm định viên hiện đang công tác tại Trung tâm, giúp cho họ hiểu và
nhận thức đúng về khối tài liệu này và công tác lưu trữ của Trung tâm nhằm
phục vụ cho công tác bảo quản và khai thác sử dụng có hiệu quả.

Luận văn cao học

quan cộng với sự nỗ lực của bản thân, tôi đã hoàn thành đề tài đúng tiến độ đã

Luận văn cao học

11

Nguyễn Mai Hương


Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn
đề ra. Qua đây, tôi xin được gửi lời cảm ơn chân thành tới các thầy cô giáo,
các cơ quan, cá nhân và đặc biệt là sự hướng dẫn nhiệt tình, chu đáo của TS.
Nguyễn Liên Hương đã giúp tôi hoàn thành đề tài nghiên cứu.
Hà Nội, ngày 10 tháng 11 năm 2008
Học viên

Nguyễn Mai Hương

Luận văn cao học

12

Nguyễn Mai Hương


Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn
PHẦN NỘI DUNG
Chương 1
Thành phần, nội dung và ý nghĩa của tài liệu kỹ thuật tại Trung tâm
Kiểm định kỹ thuật an toàn xây dựng

Như vậy trong giai đoạn này, Trung tâm kiểm định áp lực là đơn vị
trực thuộc Công ty Tư vấn công nghệ, thiết bị và kiểm định xây dựng, thực
hiện công tác kiểm định nồi hơi và thiết bị áp lực theo hợp đồng kinh tế.
Tuy nhiên, thực hiện theo Bộ Luật lao động và các văn bản hướng dẫn
của nhà nước: Thông tư liên Bộ số 66/TT-LB ngày 29/8/1995 của Bộ Lao
động - Thương binh xã hội - Tài chính, công văn số 1038/LĐTBXH ngày
8/4/1996 của Bộ Lao động Thương binh Xã hội thì doanh nghiệp không được
tiến hành việc kiểm định kỹ thuật an toàn, đơn vị thực hiện kiểm định nồi hơi
và bình chịu áp lực phải là đơn vị sự nghiệp có thu. Vì vậy ngày 10/5/1996,
Bộ Xây dựng đã có công văn số 385/BXD-TCLĐ gửi Ban Tổ chức - Cán bộ
Chính phủ chuyển Trung tâm kiểm định áp lực về trực thuộc Bộ, thành lập
Trung tâm Kiểm định kỹ thuật an toàn xây dựng là một đơn vị sự nghiệp có
thu.
Căn cứ văn bản thỏa thuận của Bộ Lao động - Thương binh Xã hội số
2644/LĐTBXH ngày 8/8/1996 và văn bản số 159/TTCP-TC ngày 17/8/1996
của Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ trình Thủ tướng chính phủ về việc tách
Trung tâm Kiểm định áp lực trực thuộc Bộ Xây dựng, ngày 1/11/1996, Văn
phòng Chính phủ đã ban hành công văn số 5541/CCHC về việc truyền đạt ý
kiến của Thủ tướng Chính phủ đồng ý cho Bộ Xây dựng tách Trung tâm kiểm
định áp lực thuộc Công ty tư vấn công nghệ, thiết bị và kiểm định xây dựng
đặt trực thuộc Bộ Xây dựng để kiểm định kỹ thuật đối với thiết bị có liên
quan đến an toàn lao động trong ngành xây dựng.
Ngày 12/11/1996, Trung tâm Kiểm định kỹ thuật an toàn xây dựng là
đơn vị sự nghiệp có thu chính thức được thành lập theo Quyết định số
981/BXD-TCLĐ của Bộ trưởng Bộ Xây dựng. Việc thành lập Trung tâm
nhằm giúp Bộ Xây dựng thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác

Luận văn cao học

14


15

Nguyễn Mai Hương


Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn
3. Tổ chức kiểm định kỹ thuật an toàn các máy, thiết bị, vật tư và các
chất có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn lao động thuộc danh mục được quy
định tại Thông tư 22/TT-LĐTBXH ngày 8/11/1996 của Bộ trưởng Bộ Lao
động Thương binh và Xã hội làm cơ sở để Thanh tra Nhà nước về an toàn lao
động đăng ký và cấp phép.
4. Thực hiện việc kiểm định theo yêu cầu của Bộ Xây dựng và Thanh
tra Nhà nước về an toàn lao động - Bộ Lao động Thương binh và xã hội đối
với các biện pháp an toàn trong đề án, thiết kế có sử dụng các đối tượng có
yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn lao động.
5. Thực hiện các dịch vụ tư vấn về an toàn lao động và bảo hộ lao
động.
6. Định kỳ 6 tháng, hàng năm báo cáo Bộ Xây dựng, Bộ Lao động
Thương binh - Xã hội chương trình kế hoạch hoạt động kiểm định an toàn và
kết quả hoạt động kiểm định của Trung tâm.
Sau một thời gian hoạt động, để đáp ứng nhu cầu thực tế của các đơn vị
trong ngành xây dựng và thích ứng với nền kinh tế thị trường, Trung tâm đã 4
lần được Bộ trưởng Bộ Xây dựng bổ sung thêm nhiệm vụ, thể hiện bằng các
Quyết định số 525/QĐ-BXD ngày 17/7/1998, Quyết định số 565/QĐ-BXD
ngày 15/5/1999, Quyết định số 226/QĐ-BXD ngày 3/2/2000 và gần đây nhất,
ngày 23/5/2002, Bộ trưởng Bộ Xây dựng đã ký Quyết định số 648/QĐ-BXD
phê duyệt “Đề án phát triển Trung tâm Kiểm định kỹ thuật an toàn xây dựng
đến năm 2010”. Theo nội dung của Đề án này, chức năng nhiệm vụ của Trung
tâm hiện nay được quy định cụ thể như sau:


Tư vấn thiết kế và thẩm định thiết kế kỹ thuật và dự toán hệ
thống công nghệ, hệ thống kỹ thuật hạ tầng, kết cấu công
trình; thiết kế và thẩm định thiết kế, chế tạo, sửa chữa các
máy và thiết bị.

4.3.

Tư vấn giám sát chế tạo và lắp đặt thiết bị, thi công xây lắp
kết cấu công trình và hệ thống kỹ thuật hạ tầng.

4.4

Kiểm định kỹ thuật và đánh giá chất lượng máy, thiết bị xây
dựng, thiết bị công nghệ, thiết bị vật tư ngành nước, hệ thống
kỹ thuật hạ tầng; kiểm định kỹ thuật các mối hàn có yêu cầu
cao về an toàn.

Luận văn cao học

17

Nguyễn Mai Hương


Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn
4.5

Tổ chức và thực hiện chế tạo thử nghiệm, cải tạo sửa chữa
các thiết bị có yêu cầu nghiêm ngặt về ATLĐ.


Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn
+ Phòng Tổng hợp (Tổ chức, Hành chính, Tổng hợp);
+ Phòng Tài chính - Kế toán;
+ Phòng Kế hoạch (Kế hoạch - Kỹ thuật);
+ Phòng Kiểm định kỹ thuật an toàn;
+ Phòng Thí nghiệm - Đo lường;
+ Xưởng Thực nghiệm
- Các Đại diện:
+ Đại diện Trung tâm Kiểm định kỹ thuật an toàn xây dựng tại miền
Trung
+ Đại diện Trung tâm Kiểm định kỹ thuật an toàn xây dựng tại miền
Nam
Từ năm 2002 đến nay, cơ cấu tổ chức bộ máy của Trung tâm được thiết
lập theo Quyết định trên. Tuy nhiên, trong thực tế, phòng Kế hoạch vẫn chưa
được thành lập mà hoạt động này vẫn được đặt trong phòng Tổng hợp và
Xưởng Thực nghiệm đến nay vẫn chưa được thành lập.
Mới đây nhất, ngày 25/2/2008, Giám đốc TTKĐXD đã ban hành Quyết
định số 30/QĐ-ATXD về việc thành lập Phòng Kiểm định thiết bị áp lực kể từ
ngày 1/3/2008 và ngày 29/5/2008, Giám đốc Trung tâm ký Quyết định đổi tên
phòng Kiểm định KTAT thành Phòng Kiểm định thiết bị nâng và thiết bị công
nghệ kể từ ngày 1/6/2008.
Như vậy, đến thời điểm này, cơ cấu tổ chức của TTKĐXD bao gồm các
phòng, Đại diện như sau:
1. Phòng Tổng hợp (bao gồm Tổ chức, Hành chính, Tổng hợp, Kế
hoạch);

Luận văn cao học

19

20

Nguyễn Mai Hương


Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn
1. Báo cáo thống kê tình hình sử dụng các thiết bị có yêu cầu nghiêm
ngặt về ATLĐ tại các đơn vị thuộc ngành xây dựng theo định kỳ hàng quý, 6
tháng, năm gửi Bộ Xây dựng và Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội.
2. Công văn yêu cầu các đơn vị báo cáo thống kê tình hình sử dụng các
thiết bị có yêu cầu nghiêm ngặt về ATLĐ tại đơn vị mình.
3. Báo cáo Bộ Xây dựng kế hoạch, kết quả hoạt động của Trung tâm và
tình hình thực hiện công tác kiểm định kỹ thuật an toàn, thiết bị trong toàn
ngành xây dựng.
4. Tài liệu liên quan đến công tác kiểm định kỹ thuật an toàn các loại
máy, thiết bị, vật tư có yêu cầu nghiêm ngặt về ATLĐ thuộc danh mục được
quy định tại Thông tư số 04/2008/TT-BLĐTBXH ngày 27/2/2008 của Bộ Lao
động Thương binh và Xã hội tại các đơn vị thuộc Bộ Xây dựng và các doanh
nghiệp của các thành phần kinh tế khác.
Trong 4 loại tài liệu kể trên, thuộc phạm vi nghiên cứu của đề tài này,
chúng tôi chỉ tìm hiểu loại hình tài liệu thứ 4, đó là các Biên bản kiểm định,
Phiếu kết quả kiểm định các máy móc, thiết bị hình thành trong hoạt động của
Trung tâm.
Để thực hiện nhóm chức năng thứ hai, đó là thực hiện các dịch vụ về
ATLĐ và BHLĐ, tại Trung tâm hình thành những loại tài liệu sau:
1. Tài liệu về thẩm định các biện pháp an toàn trong các đề án, dự án,
thiết kế có sử dụng các máy, thiết bị có yêu cầu nghiêm ngặt về ATLĐ theo
yêu cầu của Bộ Xây dựng, của Thanh tra Nhà nước về ATLĐ hoặc của các
đơn vị khác.


cầu cao về an toàn.
5. Tài liệu về tổ chức chế tạo thử nghiệm, cải tạo sửa chữa các thiết bị
có yêu cầu nghiêm ngặt về ATLĐ.

Luận văn cao học

22

Nguyễn Mai Hương