ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

ĐÀO THỊ THANH XUÂN

KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ
NGUỒN TÀI LIỆU LƯU TRỮ PHỤC VỤ CÔNG TÁC
QUẢN LÝ ĐÔ THỊ TRONG PHÔNG LƯU TRỮ
SỞ QUY HOẠCH - KIẾN TRÚC HÀ NỘI

LUẬN VĂN THẠC SĨ NGÀNH LƯU TRỮ HỌC
VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Hà Nội - 2010


ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

ĐÀO THỊ THANH XUÂN

KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ
NGUỒN TÀI LIỆU LƯU TRỮ PHỤC VỤ CÔNG TÁC
QUẢN LÝ ĐÔ THỊ TRONG PHÔNG LƯU TRỮ
SỞ QUY HOẠCH - KIẾN TRÚC HÀ NỘI
Chuyên ngành: Lưu trữ
Mã số: 60 32 24

LUẬN VĂN THẠC SĨ NGÀNH LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Người hướng dẫn khoa học:


Nhiệm vụ của đề tài

5

4.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

6

5.

Lịch sử nghiên cứu vấn đề

6

6.

Nguồn tài liệu tham khảo

7

7.

Phương pháp nghiên cứu

8

8.

Giới thiệu khái quát về Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội.
Vài nét về sự hình thành và phát triển của Sở Quy hoạch Kiến trúc Hà Nội.
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Sở Quy hoạch - Kiến
trúc Hà Nội.

20

1.2.1.
1.2.2.
1.3.

1.3.1.
1.3.2.
1.4.

Khảo sát nguồn tài liệu lưu trữ liên quan đến lĩnh vực
quản lý đô thị trong Phông lưu trữ Sở Quy hoạch - Kiến
trúc Hà Nội.
Khối lượng, thành phần và nội dung tài liệu lưu trữ đang bảo
quản tại Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội.
Khối lượng, thành phần và nội dung tài liệu về quản lý đô thị
tại kho Lưu trữ Sở Quy hoạch - Kiến trúc.
Tình hình tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ và bảo quản tại
liệu của Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội.

20
20
23
23
27

vệ cảnh quan môi trường của đô thị.
Tình hình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong Phông
lưu trữ Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội phục vụ công tác
quản lý đô thị.
Khái quát về các hình thức tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng
tài liệu lưu trữ tại Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội.
Số lượng, thành phần độc giả đến khai thác, sử dụng nguồn tài
liệu lưu trữ có liên quan đến công tác quản lý đô thị trong
Phông lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội.
Số lượng, thành phần, nội dung tài liệu liên quan đến công tác
quản lý đô thị Hà Nội chủ yếu đã được khai thác.
Hiệu quả của việc khai thác, sử dụng tài liệu ở Sở Quy hoạch –
Kiến trúc đối với công tác quản lý đô thị Hà Nội.
Nhận xét về tình hình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại
Sở Quy hoạch - Kiến trúc.
Ưu điểm

43

Hạn chế.
Chương 3. Một số giải pháp nhằm phát huy giá trị của tài
liệu lưu trữ ở Sở Quy hoạch – Kiến trúc đối với công tác
quản lý đô thị Thủ đô Hà Nội.
Các giải pháp đối với Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội

76

2.1.

2.1.1.



3.1.1.
3.1.2.
3.1.3.
3.1.4.
3.1.5.
3.1.6.
3.2.

Xây dựng và ban hành các quy định của Sở về công tác lưu trữ
nói chung và công tác khai thác, sử dụng TLLT nói riêng.
Đẩy mạnh công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ.

80
83

Đa dạng hóa các hình thức phục vụ khai thác, sử dụng TLLT.
Thường xuyên tiến hành kiểm tra và có báo cáo về tình hình
công tác lưu trữ cũng như công tác khai thác, sử dụng TLLT
hàng năm.
Xây dựng, bồi dưỡng và nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán
bộ lưu trữ của Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội.
Đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý
TLLT và hoàn thiện hệ thống công cụ tra cứu.
Những kiến nghị và khuyến cáo đối với người khai thác, sử
dụng.

86


được một đô thị phát triển bền vững, có bản sắc, giữ gìn tính ổn định, chính
quyền thành phố Hà Nội luôn coi công tác quản lý đô thị là một nhiệm vụ hết
sức quan trọng.
Công tác quản lý đô thị là một lĩnh vực phức tạp, bao gồm nhiều nội dung
như: quản lý quy hoạch xây dựng, đất và nhà ở, hạ tầng kỹ thuật, cảnh quan môi
trường đô thị … Để quản lý tốt những vấn đề trên, các cơ quan chức năng
thường xuyên phải sử dụng đến các tài liệu lưu trữ để làm căn cứ và cơ sở cho
việc xác định quy hoạch và giải quyết những vấn đề cụ thể.
Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội là cơ quan quản lý nhà nước về quy
hoạch – kiến trúc của Hà Nội. Tại Kho Lưu trữ Sở đang bảo quản rất nhiều tài
liệu về công tác quy hoạch xây dựng, quản lý kiến trúc, cảnh quan môi trường đô
thị … Nguồn tài liệu ở đây là công cụ giúp các nhà quản lý, nhà nghiên cứu khai
thác, sử dụng để tìm ra giải pháp cho vấn đề quy hoạch, quản lý xây dựng các
công trình kiến trúc, công trình công cộng, công trình hạ tầng kỹ thuật … theo


chủ trương phát triển toàn diện Thủ đô nhưng vẫn bảo tồn được các di tích lịch
sử, các nét văn hoá truyền thống.
Tuy nhiên, cho đến nay vấn đề khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ
công tác quản lý đô thị ở Hà Nội vẫn chưa đem lại hiệu quả cao. Đây là vấn đề
cần được quan tâm nghiên cứu.
Để góp phần hoàn thiện công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ nói chung
và tài liệu đang được bảo quản tại Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội nói riêng
nhằm mục đích phục vụ cho công tác quản lý đô thị của thành phố Hà Nội,
chúng tôi đã chọn đề tài “Khảo sát, đánh giá nguồn tài liệu lưu trữ phục vụ
công tác quản lý đô thị trong Phông lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà
Nội”.
2- Mục tiêu của đề tài:
Với mục đích trên, đề tài hướng tới 3 mục tiêu chính sau đây:
- Khảo sát, đánh giá nguồn tài liệu lưu trữ liên quan đến công tác quản lý đô

đặc điểm của tài liệu hiện được bảo quản trong kho lưu trữ của Sở Quy hoạch Kiến trúc Hà Nội và việc khai thác, sử dụng nguồn tài liệu này để phục vụ công
tác quản lý đô thị ở Thành phố Hà Nội.
5- Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ là một hướng nghiên cứu được
rất nhiều người quan tâm. Đã có rất nhiều công trình nghiên cứu, các bài đăng
trên tạp chí chuyên ngành như: “Một số suy nghĩ về vấn đề tổ chức khai thác và
sử dụng tài liệu lưu trữ ở nước ta” của tác giả Vũ Thị Phụng - Tạp chí Văn thư
lưu trữ số 2/1990; “Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ trong sự nghiệp đổi mới”
của tác giả Phan Đình Nham - Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 1/1994; “Đổi mới
việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ - một yêu cầu cấp bách mang tính
chất xã hội” của tác giả Dương Văn Khảm - Tạp chí Văn thư lưu trữ số 3/1998
… Các bài viết này đã tập trung nghiên cứu về mặt lý luận chung của công tác
khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ; một số bài có đề cập đến cơ quan cụ thể.


Bên cạnh đó, còn có một số đề tài khoá luận tốt nghiệp, luận văn thạc sĩ và
một số báo cáo khoa học của sinh viên, học viên Khoa Lưu trữ và Quản trị văn
phòng – trường Đại học KHXH & NV Hà Nội cũng nghiên cứu về lĩnh vực này.
Nhưng qua tìm hiểu, chúng tôi thấy có một số công trình nghiên cứu có liên quan
trực tiếp đến đề tài của mình như:
- “Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm lưu trữ Thành
phố Hà Nội phục vụ công tác quản lý đô thị” khóa luận tốt nghiệp của Bùi Thị
Thu Hà. Đề tài này đề cập đến công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của
của Trung tâm lưu trữ thành phố Hà Nội là chính, và một số hiệu quả đạt được.
Vì phạm vi tài liệu nhiều, nên đề tài chưa đi sâu phân tích về nội dung của từng
nhóm tài liệu phục vụ cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
- “Khảo sát, đánh giá nguồn tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý quy
hoạch xây dựng đô thị giai đoạn 1994 – 2000 tại Trung tâm Lưu trữ thành phố
Hà Nội” báo cáo khoa học của Nguyễn Thị Thùy Dung và Nguyễn Thị Kiều
Yến.

hoạc, kiến trúc xây dựng.
+ Nguồn tài liệu quan trọng là tài liệu khảo sát từ thực tế ở Kho lưu trữ Sở
Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội.
7- Phương pháp nghiên cứu:
Đề tài được thực hiện trên cơ sở vận dụng phương pháp luận của chủ nghĩa
Mác – Lênin, đặc biệt là chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch
sử; sử dụng các nguyên tắc chính trị, nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện
tổng hợp. Những nguyên tắc này được sử dụng xuyên suốt trong quá trình
nghiên cứu đề tài.
Trên cơ sở phương pháp luận nói trên, đề tài còn vận dụng các phương pháp
cụ thể sau đây:
- Phương pháp khảo sát thực tế: áp dụng để khảo sát thành phần, nội dung
tài liệu và tình hình công tác lưu trữ, công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu
lưu trữ tại Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội.


- Phương pháp mô tả, thống kê, phân tích: các phương pháp này được sử
dụng để giới thiệu về nội dung, thành phần của các tài liệu được bảo quản ở Kho
lưu trữ Sở; thống kê số lượng tài liệu được khai thác và thành phần độc giả đến
khai thác tại đây.
- Phương pháp tổng hợp: đề tài sử dụng phương pháp này trong việc tổng
kết thực trạng và đưa ra những giải pháp khắc phục những hạn chế trong công
tác khai thác, sử dụng tài liệu tại Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội.
- Phương pháp phỏng vấn: để kết quả khảo sát được chính xác, cụ thể,
chúng tôi đã phỏng vấn một số cán bộ lưu trữ ở Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà
Nội và một số độc giả thường xuyên khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ về quản lý
đô thị.
8- Bố cục của đề tài:
Luận văn được chia làm 3 phần: phần mở đầu, phần nội dung, phần kết
luận.

Tuy nhiên, do điều kiện thời gian có hạn, luận văn chắc chắn không tránh
khỏi những thiếu sót, hạn chế nhất định. Vì vậy, chúng tôi rất mong nhận được
những ý kiến đóng góp của các thầy, cô giáo, các nhà nghiên cứu và bạn đọc để
luận văn đạt chất lượng tốt hơn.

Hà Nội, ngày tháng năm 2009
HỌC VIÊN

Đào Thị Thanh Xuân


DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1.

Hà Thị Tú Anh (2002), Tổ chức lưu trữ và khai thác nguồn tư liệu phục
vụ cho hoạt động nghiệp vụ báo chí của phóng viên tại một số toà soạn
báo ở Hà Nội, luận văn thạc sĩ - Tư liệu Khoa Lưu trữ và Quản trị văn
phòng, trường ĐH KHXH & NV, Hà Nội;

2.

GS.TS. Nguyễn Thế Bá (2004), Quy hoạch xây dựng phát triển đô thị,
Nxb Xây dựng, Hà Nội;

3.

Nguyễn Thế Bá (1996), Lý thuyết quy hoạch phát triển đô thị, giáo trình
dung cho Cao học và Nghiên cứu sinh, trường Đại học Kiến trúc Hà Nội;

4.

và xây dựng thành phố Hà Nội thời Pháp thuộc, Tạp chí Văn thư lưu trữ,
số 1, tr.12 – 14;

10. Nguyễn Thị Thùy Dung – Nguyễn Thị Kiều Yến (2008), Khảo sát và
đánh giá nguồn tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý quy hoạch xây
dựng đô thị giai đoạn 1994 – 2000 tại Trung tâm lưu trữ thành phố Hà


Nội, báo cáo khoa học – Tư liệu Khoa Lưu trữ và Quản trị văn phòng,
trường ĐH KHXH & NV, Hà Nội;
11. Bùi Thị Thu Hà (2006), Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại
Trung tâm lưu trữ thành phố Hà Nội phục vụ công tác quản lý đô thị,
khoá luận tốt nghiệp – Tư liệu khoa Lưu trữ và Quản trị văn phòng,
trường ĐH KHXH & NV, Hà Nội;
12. Trần Bảo Hà (2005), Tình hình khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ
hoạt động của Văn phòng Bộ Công nghiệp, khoá luận tốt nghiệp – Tư
liệu khoa Lưu trữ và Quản trị văn phòng, trường ĐH KHXH & NV, Hà
Nội;
13. Trịnh Thị Hà (2002), Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ phục
vụ cho hoạt động quản lý Nhà nước về đất đai ở thành phố Hà Nội, khoá
luận tốt nghiệp - Tư liệu khoa Lưu trữ và Quản trị văn phòng, trường ĐH
KHXH & NV, Hà Nội;
14. Ngô Thiếu Hiệu (2001), Mấy việc phải làm để thúc đẩy việc khai thác,
sử dụng tài liệu ở các Trung tâm lưu trữ Quốc gia, Tạp chí Lưu trữ Việt
Nam số 6, tr.184 – 186;
15. TS. Nguyễn Ngọc Hiếu (2009), Phải tường minh để gỡ rối cho quy
hoạch đô thị, Tạp chí Quy hoạch xây dựng số 38, tr.36 - 37;
16. Trần Phương Hoa (2004), Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả
khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ việc giải quyết chế độ chính
sách cho người có công với cách mạng, khoá luận tốt nghiệp – Tư liệu

I, Tạp chí Văn thư lưu trữ số 5, tr.23 – 26;
25. Hướng dẫn số 53/QHKT-TCHC của Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội
về việc lập hồ sơ đề nghị giải quyết thủ tục hành chính thực hiện tại Sở lưu tại Phòng Lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội;
26. Dương Văn Khảm (1998), Đổi mới tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ, một
yêu cầu cấp bách có tính chất xã hội, Tạp chí Văn thư lưu trữ số 3;
27. Dương Văn Khảm (2006), Quy định về thời hạn tiếp cận tài liệu lưu trữ
trong luật pháp lưu trữ Việt Nam và các nước, Tạp chí Văn thư lưu trữ
Việt Nam, số 3;


28. Kỷ yếu Hội nghị khoa học (2004), Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu
lưu trữ phục vụ yêu cầu chia sẻ thông tin theo tinh thần Pháp lệnh lưu
trữ quốc gia, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Hà Nội;
29. Kỷ yếu hội thảo khoa học (2007), 45 năm tổ chức và sử dụng tài liệu tại
Trung tâm lưu trữ quốc gia I giai đoạn 1962- 2007, Trung tâm lưu trữ
Quốc gia I, Hà Nội;
30. Kỷ yếu Hội nghị khoa học quốc tế (2008), Phát huy giá trị tài liệu lưu
trữ phục vụ sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc, Cục Văn thư và Lưu
trữ Nhà nước, Hà Nội;
31. Kỷ yếu hội thảo khoa học (2008), Quản lý và phát triển Thăng Long –
Hà Nội, UBND Thành phố Hà Nội;
32. Lawrie Wilson (2009), Một cách nhìn mới cho việc quản lý sự phát triển
của thành phố Hà Nội, Tạp chí Quy hoạch xây dựng số 39, tr.26 - 29;
33. Thanh Lê: “Đô thị hóa và vấn đề quản lý đô thị”, Tạp chí Cộng sản số
7/1994.
34. Luật Quy hoạch đô thị của Quốc hội khóa XII, kỳ họp thứ 5 số
30/2009/QH12 ngày 17/6/2009.
35. TS. Phạm Trọng Mạnh (2005), Quản lý đô thị, Nxb Xây dựng, Hà Nội;
36. Nguyễn Văn Minh (2008), Về công tác quản lý quy hoạch xây dựng đô
thị ở nước ta hiện nay, Tạp chí Quản lý nhà nước số 147, tr.18 – 22;

lưu trữ nước ta, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 2, tr. 13 – 17;
49. Vũ Thị Phụng (1990), Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ để nghiên cứu
lịch sử Nhà nước Việt Nam hiện đại, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 3, tr.9
– 12;
50. Hà Quảng (2001), Tài liệu lưu trữ ở Trung tâm lưu trữ Quốc gia III với
tiềm năng phục vụ các nhu cầu xã hội, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 3,
tr. 90 – 91;
51. Quy định quản lý, sử dụng hồ sơ, tài liệu của Sở Quy hoạch – Kiến trúc
Hà Nội ngày 14/3/2005 – lưu tại Phòng Lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến
trúc Hà Nội;
52. Quyết định số 52/2002/QĐ-TTg ngày 18/4/2002 về việc thành lập Sở
Quy hoạch - Kiến trúc thành phố Hà Nội.


53. Quyết định số 77/2002/QĐ-UB của UBND Thành phố Hà Nội, ngày
23/5/2002 về việc xác định chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức bộ
máy của Sở Quy hoạch - Kiến trúc thành phố Hà Nội.
54. Quyết định số 14/2008/QĐ-UB của UBND Thành phố Hà Nội, ngày
23/9/2008 về việc quy định chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của
Sở Quy hoạch - Kiến trúc thành phố Hà Nội.
55. Quyết định số 108/QĐ/QHKT-TC ngày 21/10/2008 của Sở Quy hoạch Kiến trúc Hà Nội về việc tổ chức lại các phòng chuyên môn, nghiệp vụ
thuộc Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội - lưu tại Phòng Lưu trữ Sở Quy
hoạch – Kiến trúc Hà Nội;
56. Nguyễn Đăng Sơn (2005), Từ quy hoạch tổng thể đến quy hoạch chiến
lược, Tạp chí Kiến trúc Việt Nam số 9, tr.34 - 42;
57. KTS. Lê Công Sĩ (2005), Đôi điều về kiến trúc Việt Nam hôm qua, hôm
nay và ngày mai …,Tạp chí Kiến trúc Việt Nam số 8, tr.24 - 27;
58. Sổ cho mượn tài liệu của Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội.
59. Tài liệu Hội nghị chuyên đề về công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu
trữ của Đảng của Văn phòng Trung ương Đảng, Đà Nẵng, T9/2008.