ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
..

NGUYỄN HẰNG THUỶ

TỔ CHỨC QUẢN LÝ HỒ SƠ HÀNH CHÍNH
Ở UBND THÀNH PHỐ NINH BÌNH
THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP
Chuyên ngành: Lƣu trữ
Mã số: 60 32 24

LUẬN VĂN THẠC SỸ NGÀNH
LƯU TRỮ VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Ngƣời hƣớng dẫn khoa học : PGS.TS Vũ Thị Phụng

HÀ NỘI, 2009


MỤC LỤC
Phần mở đầu
Chƣơng 1: Những vấn đề chung về hồ sơ hành chính

3
10

Những khái niệm cơ bản

10


16

1.2.3

Thành phần tài liệu trong các hồ sơ yêu cầu giải quyết thủ tục
hành chính ở UBND thành phố Ninh Bình.

21

1.3

Ý nghĩa, tác dụng của hồ sơ hành chính trong hoạt động quản
lý nhà nước

31

1.3.1

Đối với cơ quan hành chính nhà nước

31

1.3.2

Đối với công dân

34

1.1



1


Thực trạng quản lý hồ sơ hành chính ở UBND thành phố
Ninh Bình

45

2.2.1

Trách nhiệm quản lý hồ sơ hành chính.

46

2.2.2

Phân loại hồ sơ hành chính.

48

2.2.3

Xác định giá trị và bảo quản hồ sơ hành chính.

53

2.2.4

Tổ chức khai thác và sử dụng hồ sơ hành chính.


Tổ chức lại công tác văn thư và tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ
tại Trung tâm một cửa liên thông và các đơn vị có liên quan.

71

3.4

Xây dựng, nâng cao chất lượng và hiệu quả đội ngũ cán bộ, công
chức; xúc tiến mạnh việc hiện đại hoá công sở.

83

3.5

Ứng dụng công nghệ thông tin hỗ trợ quy trình quản lý hồ sơ hành
chính; góp phần đẩy nhanh tiến độ xây dựng, vận hành chính phủ
điện tử.

85

3.6

Nâng cao vai trò giám sát của nhân dân, hiệu quả của công tác
kiểm tra, thanh tra, đánh giá việc thực hiện quản lý hồ sơ hành
chính của UBND thành phố Ninh Bình.

87

2.2

Với Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 20012010, lần đầu tiên trong quá trình cải cách, Chính phủ có một chương trình có
tính chiến lược, dài hạn, xác định rõ 4 lĩnh vực cải cách là cải cách thể chế,
cải cách tổ chức bộ máy hành chính, xây dựng và phát triển đội ngũ cán bộ,
công chức và cải cách tài chính công, định rõ các mục tiêu, nhiệm vụ cải cách
và xác định các giải pháp thực hiện nhằm bảo đảm thắng lợi công cuộc cải
cách. Chương trình tổng thể là công cụ quan trọng để Chính phủ chỉ đạo các
bộ, ngành Trung ương và chính quyền địa phương các cấp đẩy mạnh cải cách
hành chính.
Trong việc thực hiện Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà
nước giai đoạn 2001-2010 thì cải cách thủ tục hành chính đã và đang là yêu
cầu bức xúc của nhân dân, của các tổ chức và các nhà đầu tư nước ngoài, là
khâu đột phá của tiến trình cải cách hành chính nhà nước. Những năm gần
đây, các thủ tục hành chính trong việc giải quyết công việc của công dân và tổ

3


chức, các cơ quan hành chính nhà nước đã có những cải tiến đáng kể, trong
đó có những cải cách về thủ tục hồ sơ. Tuy nhiên thực tế cho thấy, nhiều cơ
quan hành chính nhà nước chưa đánh giá đúng vai trò, vị trí và tác dụng của
hồ sơ trong hoạt động của cơ quan nói chung, đối với việc cải cách thủ tục
hành chính nói riêng, nên chưa quan tâm, đầu tư đúng mức tới vấn đề này,
chưa xem việc tổ chức quản lý hồ sơ là một trong những nội dung quan trọng
của cải cách thủ tục hành chính. Điều đó dẫn đến tình trạng quản lý hồ sơ của
đa số cơ quan hành chính nhà nước hiện nay còn khá nhiều bất cập và tồn tại.
Trong khi đó xét về bản chất, hồ sơ hình thành trong quá trình giải quyết
công việc ở các cơ quan hành chính nhà nước vừa là sản phẩm tất yếu, vừa là
bằng chứng chứng minh cho quá trình giải quyết công việc đó từ khí bắt đầu
cho tới khi kết thúc. Hồ sơ không những ghi lại toàn bộ nội dung, kết quả giải
quyết một công việc mà còn phản ánh một cách chính xác và đầy đủ trình tự

nơi khối lượng giao dịch của các tổ chức và cá nhân với cơ quan quản lý Nhà
nước các cấp tương đối nhiều. Chính vì vậy Thành phố Ninh Bình đã từng
bước triển khai thực hiện cải cách hành chính mà trọng tâm là cải cách một
bước các thủ tục hành chính trong một số lĩnh vực dịch vụ hành chính công.
Thực hiện chương trình cải cách hành chính giai đoạn 2001-2010, UBND
thành phố Ninh Bình đã thiết lập bộ phận tiếp nhận và hoàn trả hồ sơ hành
chính. Sau hơn 5 năm hoạt động, mô hình này đã đạt được những kết quả nhất
định, tạo sự chuyển biến quan trọng trong công tác quản lý hành chính nhà
nước. Hồ sơ hành chính bước đầu đã được cải tiến một bước và hoàn thiện
hơn, tạo điều kiện thuận lợi cho giao dịch giữa nhân dân và các cơ quan chức
năng thuộc UBND thành phố. Tuy nhiên trong quá trình thực hiện cho thấy
việc tổ chức quản lý hồ sơ hành chính còn có nhiều điều cần phải xem xét, cải
tiến, rút kinh nghiệm để hoàn thiện hơn, đáp ứng yêu cầu cải cách nền hành
chính nhà nước trong giai đoạn tới.
Nhận thức được những vấn đề trên, là một cán bộ công tác tại Thành uỷ
Ninh Bình, tỉnh Ninh Bình, nhiều năm qua tôi luôn quan tâm theo dõi công
tác cải cách thủ tục hành chính trên địa bàn thành phố. Sau 3 năm nghiên cứu,
học tập chương trình thạc sỹ tại khoa Lưu trữ và Quản trị văn phòng, tôi mạnh
dạn chọn đề tài: “ Tổ chức quản lý hồ sơ hành chính ở UBND thành phố
Ninh Bình - Thực trạng và giải pháp” làm luận văn tốt nghiệp thạc sỹ của
mình nhằm nâng cao nhận thức và rèn luyện khả năng ứng dụng lý luận vào
thực tiễn.
2. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của luận văn.
- Mục tiêu nghiên cứu: Vận dụng lý luận, khảo sát thực tế để đánh giá
thực trạng việc tổ chức quản lý hồ sơ hành chính ở UBND thành phố Ninh
Bình. Qua đó đề xuất phương hướng, nhiệm vụ và giải pháp tiếp tục hoàn

5



Thâm (chủ biên); “Một số vấn đề về cải cách thủ tục hành chính” của NXB
Chính trị quốc gia, năm 1995; Các bài viết trên tạp chí Thông tin cải cách nền
hành chính nhà nước, tạp chí Tổ chức nhà nước, tạp chí Thông tin lý luận, tạp

6


chí Quản lý nhà nước … Theo hướng nghiên cứu này, lý thuyết về cải cách
thủ tục hành chính và hồ sơ hành chính nói chung được giải quyết khá toàn
diện và triệt để. Tuy nhiên có rất ít đề tài nghiên cứu sâu, riêng về hồ sơ hành chính.
- Hướng nghiên cứu vận dụng lý luận vào thực tiễn nhằm làm sáng tỏ lý
luận hoặc vận dụng lý luận để giải quyết các vấn đề thực tiễn và đưa ra một số
đề xuất. Các kết quả nghiên cứu thường thể hiện trong các tạp chí chuyên
ngành, thông tin của các địa phương, một số đề tài nghiên cứu của các giảng
viên, sinh viên, học viên. Ví dụ: “Một số tiêu chí đánh giá hiệu quả cơ chế
một cửa” của tác giả Nguyễn Đức Mạnh, đăng trên tạp chí Tổ chức nhà nước,
số 9 năm 2005; “Thủ tục hành chính một cửa và vấn đề tổ chức lại công tác
văn thư, lưu trữ tại các đơn vị có liên quan” của GS.TSKH Nguyễn Văn
Thâm đăng trên Tạp chí Văn thư – Lưu trữ, tháng 1 năm 2006; “Bàn về hồ sơ
hành chính và vấn đề chuẩn hóa hồ sơ hành chính” của tác giả Hoàng Minh
Cường đăng trên tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 4 năm 2003; Cải cách thủ tục
hồ sơ hành chính theo cơ chế “một cửa” tại UBND các quận của Thành phố
Hà Nội, luận văn thạc sỹ, chuyên ngành Lưu trữ của Phạm Thị Hồng
Quyên… Những đề tài này phần lớn theo hướng mô tả, phân tích tình hình
thực tế, đánh giá và đưa ra các giải pháp, đề xuất, kiến nghị. Riêng tác giả
Phạm Thị Hồng Quyên cũng theo hướng nghiên cứu về hồ sơ hành chính
nhưng tập trung nghiên cứu đến quá trình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ hành
chính nói chung, chưa đi sâu nghiên cứu đến từng loại hồ sơ cụ thể và việc tổ
chức quản lý những hồ sơ hành chính đã giải quyết xong.
Trên cơ sở khảo sát thực tế ở cơ quan và tính cấp thiết của đề tài, hướng

chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử).
- Các phương pháp cụ thể: phương pháp phân tích, phương pháp tổng
hợp, phương pháp so sánh, phương pháp điều tra xã hội học, phương pháp xử
lý thông tin, phương pháp phỏng vấn...
Trong quá trình thực hiện đề tài chúng tôi tiến hành phương pháp khảo
sát và phỏng vấn vì đây là loại đề tài vận dụng lý luận vào thực tiễn. Chúng
tôi đã tiến hành khảo sát quy trình, thủ tục và thành phần hồ sơ hành chính
hình thành trong quá trình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ hành chính ở UBND
thành phố Ninh Bình, khảo sát thực trạng quản lý hồ sơ hành chính ỏ Trung
tâm một cửa liên thông và các phòng, ban trực thuộc UBND thành phố. Trong
quá trình khảo sát, chúng tôi kết hợp với phỏng vấn và điều tra xã hội học.
Chúng tôi đã tiến hành phỏng vấn trực tiếp những cán bộ, công chức làm việc
tại Trung tâm một cửa liên thông (6 cán bộ công chức phụ trách 6 lĩnh vực) và
lãnh đạo các phòng, ban có liên quan phối hợp hoặc có cùng trách nhiệm giải
quyết các hồ sơ hành chính. Ngoài ra, chúng tôi cũng phỏng vấn những người
dân và người đứng đầu các tổ chức đến làm các thủ tục hành chính để kiểm

8


tra lại độ chính xác của thông tin mà chúng tôi đã khảo sát và có thêm một số
căn cứ để đánh giá hay đưa ra những nhận định được trình bày trong luận văn.
Đối với một số vấn đề chưa thực sự có lời giải đáp chính xác hoặc còn
băn khoăn, thắc mắc, chúng tôi tiến hành phương pháp điều tra xã hội học
bằng cách tạo một số biểu mẫu phát cho người dân và cán bộ, công chức để cập
nhật thêm thông tin và trên cơ sở đó có thể đưa ra những kết luận chính xác.
Phương pháp phân tích, tổng hợp và xử lý thông tin được tiến hành áp
dụng sau quá trình điều tra, khảo sát. Toàn bộ tài liệu, chứng cứ đã thu thập
được chúng tôi tiến hành xử lý thông tin, phân tích sau đó tổng hợp thành
những kết luận và đánh giá cụ thể về việc tổ chức quản lý hồ sơ hành chính ở

Văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan cần được lập
thành hồ sơ để tiếp tục nghiên cứu và sử dụng. Đây là một yêu cầu mang tính
cần thiết và tất yếu. Một mặt các hồ sơ sẽ giúp cho việc bảo quản văn bản có
hệ thống, mặt khác chúng sẽ giúp cho quá trình sử dụng văn bản một cách lâu
dài, thuận lợi và chính xác. Do đó, thuật ngữ “hồ sơ” được dùng phổ biến
trong nhiều lĩnh vực đặc biệt là trong công tác quản lý nhà nước và hành
chính văn phòng.
Theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 của Chính phủ thì hồ
sơ được giải thích như sau: “Hồ sơ là một tập văn bản, tài liệu có liên quan
với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc
một số) đặc điểm chung như tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn
bản; thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo
dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ
quan, tổ chức hoặc của một cá nhân”.
Theo PGS. Vương Đình Quyền thì khái niệm hồ sơ được định nghĩa:
“Hồ sơ là một tập văn bản (hoặc một văn bản) có liên quan về một vấn đề, sự
việc (hay một người) hình thành trong quá trình giải quyết vấn đề, sự việc đó
hoặc được kết hợp lại do có những điểm giống nhau về hình thức như cùng
loại văn bản, cùng tác giả, cùng thời gian ban hành”[29, tr.333]
1.1.2. Khái niệm hành chính.
“Hành chính” theo gốc La tinh là “Administration” vừa có nghĩa là
quản lý, cai trị, vừa có nghĩa là giúp đỡ, hỗ trợ.
Theo từ điển tiếng Việt: Hành chính là thi hành chính sách, pháp luật
của chính phủ, thi hành việc công, trái với quân sự và chính trị.
Theo từ điển luật học, Hành chính có 2 nghĩa: Thứ nhất, hoạt động dưới
sự lãnh đạo của bộ máy nhà nước cao nhất là chính phủ để tổ chức thi hành
pháp luật, bảo đảm hoạt động thường xuyên, liên tục của các cơ quan nhà
nước. Thứ hai, thi hành pháp luật hành chính, nội quy, quy chế của cơ quan,

10

thống chính trị, giữa nhà nước và cộng đồng khi nhà nước giải quyết một
công việc nào đó có liên quan đến lợi ích của công dân và của chính nhà
nước, đến nghĩa vụ của hai bên. Nó vừa là quyền, vừa là nghĩa vụ của hai bên
và đều đòi hỏi có sự tuân thủ nghiêm túc khi giải quyết công việc của công
dân cũng như của tổ chức. Khi giải quyết những công việc và yêu cầu đó thì

11


nhà nước đưa ra các quy định về trình tự và thủ tục cần thiết, điều đó được thể
hiện bằng các hồ sơ hành chính. Vậy hồ sơ hành chính là gì?
Từ những khái niệm gốc về hồ sơ và hành chính được giải thích, định
nghĩa trong các văn bản pháp quy, sách và các giáo trình và từ những phân
tích nêu trên, chúng tôi tổng hợp và đưa ra một khái niệm về hồ sơ hành chính
như sau:
Hồ sơ hành chính là tập văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình
theo dõi, giải quyết công việc nội bộ giữa các cơ quan hành chính nhà nước
hoặc giữa cơ quan hành chính nhà nước với các đối tượng chịu quản lý (tổ
chức, cá nhân), ghi lại toàn bộ nội dung, trình tự hay thủ tục tiến hành và kết
quả giải quyết công việc đó của các cơ quan hành chính nhà nước.
Trong giới hạn nghiên cứu của luận văn, chúng tôi chỉ nghiên cứu và
trình bày những hồ sơ hành chính hình thành trong quá trình giải quyết công
việc của UBND cấp quận, huyện, thành phố thuộc tỉnh (cụ thể là UBND
thành phố Ninh Bình) với các tổ chức, cá nhân theo cơ chế “một cửa” và cách
thức tổ chức quản lý những hồ sơ tại đây như thế nào để đảm bảo thi hành
chức năng quản lý nhà nước của UBND, bảo đảm công vụ nhà nước và phục
vụ nhân dân.
Như vậy, hồ sơ hành chính được nghiên cứu trong luận văn này gồm
những giấy tờ cần thiết để chứng minh yêu cầu của công dân, tổ chức là đầy
đủ, hợp pháp; đồng thời để cơ quan nhà nước có thẩm quyền tiếp nhận, giải

a. Chức năng.
UBND thành phố Ninh Bình (thành phố trực thuộc tỉnh Ninh Bình) do
HĐND thành phố Ninh Bình bầu ra, là cơ quan chấp hành của HĐND, cơ
quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND thành
phố và UBND tỉnh Ninh Bình. UBND thành phố Ninh Bình chịu trách nhiệm
chấp hành hiến pháp, luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị
quyết của HĐND thành phố nhằm đảm bảo thực hiện chủ trương, biện pháp
phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các
chính sách khác trên địa bàn thành phố. UBND thành phố Ninh Bình thực
hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần đảm bảo sự chỉ đạo,
quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ trung ương đến cơ
sở.
b. Nhiệm vụ.
UBND thành phố Ninh Bình thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình
theo Luật tổ chức HĐND và UBND được Quốc hội thông qua ngày
26/11/2003, cụ thể thực hiện quản lý nhà nước trên địa bàn thành phố Ninh
Bình trong các lĩnh vực sau:
- Kinh tế.

13


- Nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và đất đai.
- Công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp.
- Xây dựng, giao thông, vận tải.
- Thương mại, dịch vụ và du lịch.
- Giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và TDTT.
- Khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường.
- Quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội.
- Thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo, thi hành pháp luật.

công tác văn hoá – xã hội (được quy định tại Điều 9, Nghị định 107/2004/NPCP ngày 1/4/2004 của Chính Phủ quy định số lượng Phó Chủ tịch và cơ cấu
thành viên UBND các cấp).
- Các thành viên Uỷ ban: UBND thành phố Ninh Bình gồm 7 thành viên:
1 Chủ tịch, 2 phó chủ tịch và 4 uỷ viên (được quy định tại Điều 9, Nghị định
107/2004/NP-CP ngày 1/4/2004 của Chính Phủ quy định số lượng Phó Chủ
tịch và cơ cấu thành viên UBND các cấp). Mỗi thành viên của UBND chịu
trách nhiệm cá nhân về phần công tác của mình trước HĐND thành phố,
UBND thành phố và cùng với các thành viên khác chịu trách nhiệm tập thể về
hoạt động của UBND thành phố trước HĐND thành phố và UBND tỉnh Ninh
Bình.
4 uỷ viên phụ trách các lĩnh vực: quân sự, công an, văn phòng và thanh
tra. Các uỷ viên này thực hiện nhiệm vụ quyền hạn do Chủ tịch UBND thành
phố phân công và chịu trách nhiệm trước Chủ tịch về việc thực hiện quyền
hạn đã được giao.
- Các cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố Ninh Bình (không
bao gồm các tổ chức sự nghiệp, các cơ quan của trung ương được tổ chức
theo ngành dọc, cơ quan của Sở và cơ quan tương đương Sở thuộc UBND
tỉnh đặt tại thành phố).
Các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân Thành phố là cơ quan
tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân thành phố thực hiện chức năng quản lý nhà
nước ở địa phương và thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn theo sự uỷ
quyền của Uỷ ban nhân dân thành phố và theo quy định của pháp luật; góp
phần bảo đảm sự thống nhất quản lý của ngành hoặc lĩnh vực công tác ở địa
phương.
Các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân thành phố chịu sự chỉ
đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Uỷ ban nhân dân thành phố,
đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra về chuyên môn nghiệp vụ của cơ quan
chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh.
Các cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố được tổ chức thống
nhất gồm 11 phòng: Phòng Nội vụ, Phòng Tài chính - Kế hoạch, Phòng Giáo

Hiện nay các loại hồ sơ hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của
UBND thành phố Ninh Bình gồm các hồ sơ cụ thể như sau:
- Hồ sơ thuộc lĩnh vực quản lý đất đai, gồm:
+ Hồ sơ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất ở.
+ Hồ sơ chuyển đổi, chuyển nhượng quyền sở hữu nhà và quyền sử
dụng đất.
+ Hồ sơ thừa kế đất ở và chuyển nội bộ trong gia đình.

16


+ Hồ sơ đăng ký thế chấp và xoá thế chấp bằng quyền sử dụng đất.
- Hồ sơ thuộc lĩnh vực tư pháp gồm :
+ Hồ sơ đăng ký thay đổi, bổ sung, cải chính hộ tịch, xác định lại dân
tộc, xác định lại giới tính.
+ Hồ sơ cấp bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch .
+ Hồ sơ cấp lại bản chính giấy khai sinh.
+ Hồ sơ chứng thực bản sao từ bản chính.
+ Hồ sơ chứng thực chữ ký.
- Hồ sơ thuộc lĩnh vực cấp giấy phép xây dựng gồm:
+ Hồ sơ cấp phép xây dựng cho công trình, nhà ở riêng lẻ ở đô thị.
+ Hồ sơ thẩm định, phê duyệt dự án đầu tư, xây dựng cơ bản.
- Hồ sơ thuộc lĩnh vực đăng ký kinh doanh gồm:
+ Hồ sơ đăng ký kinh doanh cá thể.
+ Hồ sơ đăng ký kinh doanh hợp tác xã.
+ Hồ sơ đăng ký kinh doanh bán lẻ (hoặc đại lý bán lẻ) rượu, thuốc lá.
- Hồ sơ thuộc lĩnh vực chính sách xã hội gồm:
+ Hồ sơ xác nhận con thương binh, liệt sĩ và đối tượng hưởng chế độ
đối với người có công.
+ Hồ sơ xác nhận đối tượng hưởng chính sách hỗ trợ đối với nạn nhân

- Tiếp nhận các hồ sơ đã được kiểm tra đúng yêu cầu, viết phiếu hẹn trả
kết quả theo quy định.
- Những hồ sơ thuộc các lĩnh vực được quy định giải quyết tại Trung
tâm theo cơ chế một cửa liên thông cho công dân và tổ chức thì các phòng,
ban chuyên môn không trực tiếp nhận. Hồ sơ không có kiểm tra xác nhận của
Trung tâm được coi là không đủ điều kiện để xem xét tiếp theo.
- Trung tâm một cửa liên thông chuyển hồ sơ đã nhận đến các phòng
ban chức năng trong ngày, cuối ngày báo cáo kết quả số lượng nhận và trả hồ
sơ hành chính cho lãnh đạo phụ trách Trung tâm.
* Trách nhiệm của các phòng, ban chuyên môn trong việc xem xét và
giải quyết các hồ sơ hành chính.
- Trưởng các phòng, ban chuyên môn chịu trách nhiệm giải quyết các
hồ sơ thuộc quyền hạn của phòng, ban do Trung tâm chuyển đến.
- Hồ sơ liên quan đến nhiều phòng, ban chuyên môn thì cần xem xét
nội dung chủ yếu liên quan đến phòng, ban chuyên môn nào để báo cáo
UBND thành phố quy định trách nhiệm phối hợp giải quyết.
* Thẩm quyền giải quyết công việc:
- Đối với những loại công việc UBND Thành phố quy định thuộc thẩm
quyền giải quyết của trưởng các phòng, ban thì trưởng các phòng, ban ký sau
đó chuyển kết quả giải quyết lại Trung tâm.

18


- Đối với các loại công việc UBND Thành phố quy định thuộc thẩm
quyền ký của Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND Thành phố thì các phòng,
ban chuyên môn trình Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch ký thông qua Văn phòng
HĐND và UBND.
* Trả kết quả:
Sau khi nhận hồ sơ đã giải quyết của các phòng ban chuyên môn, các

Trình ký
UBND
Thành phố

Chú thích:

Nộp hồ sơ
Trình ký
Trả hồ sơ
Trên thực tế có nhiều thủ tục hành chính liên ngành (thuộc thẩm quyền
giải quyết của một cơ quan hành chính sau khi có sự thỏa thuận của một hoặc

19


một số cơ quan hành chính cùng cấp) hoặc thủ tục hành chính liên thông giữa
hai hoặc 3 cấp hành chính (thuộc thẩm quyền tiếp nhận, giải quyết của một cơ
quan hành chính nhà nước, sau đó chuyển lên cơ quan hành chính cấp cao
hơn giải quyết).
Ví dụ:
* Thủ tục về chế độ đối với gia đình liệt sỹ, gồm 3 cấp :
- Cấp xã, phường :
+ Hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ hành chính.
+ Xác nhận các giấy tờ liên quan (đơn, bản khai, biên bản ...).
+ Lập danh sách chuyển lên thành phố.
- Cấp thành phố:
+ Kiểm tra, thẩm định hồ sơ.
+ Xác nhận hồ sơ và đề nghị theo quy định.
+ Tổng hợp, xác nhận danh sách xã phường gửi lên.
+ Chuyển hồ sơ đề nghị lên Sở Lao động Thương binh và Xã hội tỉnh.

thông thành phố Ninh Bình

Các phòng, ban
chuyên môn

(Kiểm tra hồ sơ)

Văn phòng HĐNDUBND thành phố
Trả hồ sơ

Trình ký

(Thẩm định/giải
quyết/ký duyệt)

UBND
Thành phố

Các phường, xã
thuộc thành phố

Sở, ban, ngành
chuyên môn
Chú thích:

Nộp hồ sơ
Trình ký
Trả hồ sơ
Như vậy là những thủ tục hành chính liên thông khi thực hiện theo cơ
chế một cửa thì công dân hay tổ chức cũng chỉ phải nộp hồ sơ hành chính và

hiện mục tiêu cải cách hành chính nhà nước, Tạp chí văn thư lưu trữ, số 8,
năm 2007.
9. Hiến pháp năm 1992 và các Luật tổ chức bộ máy nhà nước, NXB Tư
pháp, Hà Nội, 2007.
10. Học viện Hành chính quốc gia: Những vấn đề cơ bản về quản lý
hành chính Nhà nước, NXB Giáo dục, Hà Nội, 2000.
11. Hướng dẫn số 220/NVĐP ngày 12-05-1996 của Cục Lưu trữ Nhà
nước về việc giao nộp hồ sơ, bản đồ địa giới hành chính các cấp vào lưu trữ.
12. Lê Văn In: Bảng thời hạn bảo quản mẫu hồ sơ, tài liệu làm cơ sở
cho việc xác định giá trị tài liệu lưu trữ để lựa chọn bổ sung vào Kho Lưu trữ
thành phố, Lưu trữ UBND quận, huyện, UBND phường, xã, đề tài nghiên cứu
khoa học, TP Hồ Chí Minh, 9/1996.
13. Dương Văn Khảm: Bảng thời hạn bảo quản và việc lựa chọn các
nguồn sử liệu, Tạp chí Văn thư – Lưu trữ, số 2/2005.
22


14. Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ (viết chung). Đại học Tổng
hợp Hà Nội, 1981; tái bản có sửa chữa, NXB Đại học và Giáo dục chuyên
nghiệp, 1990.
15. Luật tổ chức HĐND và UBND đã được Quốc hội nước Cộng hoà
XHCN Việt Nam khoá XI, kỳ họp thứ 4 thông qua ngày 26/11/2003.
16. Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật (đã được sửa đổi, bổ
sung năm 2002), NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội, 2006.
17. Kiều Mai: Một số ý kiến về vấn đề phân loại các loại văn bản hình
thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, Tạp chí Văn thư – Lưu trữ,
số 3, 2007.
18. Một số văn bản pháp luật về quản lý hành chính, cải cách thủ tục
hành chính trong cơ quan nhà nước và tổ chức chính trị - xã hội, NXB Đại
học Quốc gia, Hà Nội, 2001.

31. Quyết định số 75/2006/QĐ-TTg ngày 12/4/2006 của Thủ tướng
Chính phủ ban hành Quy chế làm việc mẫu của UBND huyện, quận, thị xã,
thành phố thuộc tỉnh.
32. Quyết định số 08/2006/QĐ-BTNMT ngày 01/11/2006 của Bộ
trưởng Bộ Tài nguyên Môi trường ban hành quy định về Giấy chứng nhận
quyền sử dụng đất.
33. Quyết định số 93/2007/QĐ-TTg ngày 22/6/2007 của Thủ tướng
Chính phủ ban hành Quy chế thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại
cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương.
34. Quyết định số 48/2009/QĐ-TTg ngày 31 tháng 3 năm 2009 của Thủ
tướng Chính phủ về việc Phê duyệt kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin
trong hoạt động của cơ quan nhà nước giai đoạn 2009 – 2010.
35. Quyết định số 1068/2008/QĐ-UBND, ngày 03 tháng 7 năm 2008 của
UBND thành phố Ninh Bình về việc ban hành Quy chế hoạt động của Trung
tâm một cửa liên thông thành phố Ninh Bình.
36. Quyết định 1145/2008/QĐ-UBND ngày 22/7/2008 của UBND
thành phố Ninh Bình ban hành quy định về hồ sơ, trình tự, trách nhiệm và
thời gian giải quyết công việc tại Trung tâm một cửa liên thông thành phố
Ninh Bình.
37. Nguyễn Văn Thâm (chủ biên): Thủ tục hành chính – Lý luận và
thực tiễn, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội, 2002.
38. Nguyễn Văn Thâm: “Thủ tục hành chính một cửa và vấn đề tổ chức
lại công tác văn thư, lưu trữ tại các đơn vị có liên quan”, Tạp chí Văn thư –
Lưu trữ, tháng 1 năm 2006.

24