ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
NGUYỄN HẰNG THUỶ

TỔ CHỨC QUẢN LÝ HỒ SƠ HÀNH CHÍNH
Ở UBND THÀNH PHỐ NINH BÌNH
THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP Chuyên ngành: Lưu trữ
Mã số: 60 32 24
LUẬN VĂN THẠC SỸ NGÀNH
LƯU TRỮ VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Người hướng dẫn khoa học : PGS.TS Vũ Thị Phụng
HÀ NỘI, 2009

UBND thành phố Ninh Bình.
16
1.2.3
Thành phần tài liệu trong các hồ sơ yêu cầu giải quyết thủ tục
hành chính ở UBND thành phố Ninh Bình.
21
1.3
Ý nghĩa, tác dụng của hồ sơ hành chính trong hoạt động quản
lý nhà nước
31
1.3.1
Đối với cơ quan hành chính nhà nước
31
1.3.2
Đối với công dân
34
Chương 2: Thực trạng quản lý hồ sơ hành chính ở UBND thành
phố Ninh Bình
37
2.1
Kết quả tiếp nhận và giải quyết hồ sơ hành chính ở UBND
thành phố Ninh Bình
37
2.1.1
Kết quả tiếp nhận và giải quyết các hồ sơ hành chính ở UBND
thành phố Ninh Bình từ 2004 đến 2008
37
2.1.2
Đánh giá kết quả giải quyết hồ sơ hành chính ở UBND thành
phố Ninh Bình từ năm 2004 đến năm 2008.

3.2
Hoàn thiện quy trình tiếp nhận và hoàn trả hồ sơ hành chính ở
UBND thành phố Ninh Bình.
66
3.3
Tổ chức lại công tác văn thư và tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ
tại Trung tâm một cửa liên thông và các đơn vị có liên quan.
71
3.4
Xây dựng, nâng cao chất lượng và hiệu quả đội ngũ cán bộ, công
chức; xúc tiến mạnh việc hiện đại hoá công sở.
83
3.5
Ứng dụng công nghệ thông tin hỗ trợ quy trình quản lý hồ sơ hành
chính; góp phần đẩy nhanh tiến độ xây dựng, vận hành chính phủ
điện tử.
85
3.6
Nâng cao vai trò giám sát của nhân dân, hiệu quả của công tác
kiểm tra, thanh tra, đánh giá việc thực hiện quản lý hồ sơ hành
chính của UBND thành phố Ninh Bình.
87
Phần kết luận
90
Mục lục tài liệu tham khảo
91 3
PHẦN MỞ ĐẦU

khâu đột phá của tiến trình cải cách hành chính nhà nước. Những năm gần
đây, các thủ tục hành chính trong việc giải quyết công việc của công dân và tổ

4
chức, các cơ quan hành chính nhà nước đã có những cải tiến đáng kể, trong
đó có những cải cách về thủ tục hồ sơ. Tuy nhiên thực tế cho thấy, nhiều cơ
quan hành chính nhà nước chưa đánh giá đúng vai trò, vị trí và tác dụng của
hồ sơ trong hoạt động của cơ quan nói chung, đối với việc cải cách thủ tục
hành chính nói riêng, nên chưa quan tâm, đầu tư đúng mức tới vấn đề này,
chưa xem việc tổ chức quản lý hồ sơ là một trong những nội dung quan trọng
của cải cách thủ tục hành chính. Điều đó dẫn đến tình trạng quản lý hồ sơ của
đa số cơ quan hành chính nhà nước hiện nay còn khá nhiều bất cập và tồn tại.
Trong khi đó xét về bản chất, hồ sơ hình thành trong quá trình giải quyết
công việc ở các cơ quan hành chính nhà nước vừa là sản phẩm tất yếu, vừa là
bằng chứng chứng minh cho quá trình giải quyết công việc đó từ khí bắt đầu
cho tới khi kết thúc. Hồ sơ không những ghi lại toàn bộ nội dung, kết quả giải
quyết một công việc mà còn phản ánh một cách chính xác và đầy đủ trình tự
hay thủ tục tiến hành công việc đó. Vì vậy, có thể khẳng định, hồ sơ hình
thành qua quá trình giải quyết công việc ở các cơ quan hành chính nhà nước
là một bộ phận cấu thành của thủ tục hành chính và cải cách thủ tục hành
chính trong một phạm vi nào đó, chính là là cải cách thủ tục hồ sơ, trình tự
tiến hành công việc và tổ chức quản lý hồ sơ trong các cơ quan hành chính
nhà nước.
Cải cách thủ tục hành chính có ảnh hưởng trực tiếp mang tính quyết định
tới tình trạng hồ sơ sản sinh trong quá trình giải quyết công việc ở các cơ
quan hành chính nhà nước và ngược lại, việc hoàn thiện hồ sơ, tổ chức quản
lý tốt hồ sơ cũng góp phần quan trọng vào việc cải cách thủ tục hành chính.
Vì vậy trong quá trình cải cách thủ tục hành chính ở nước ta, vấn đề cải tiến
hay hoàn thiện hồ sơ hình thành trong quá trình giải quyết công việc ở các cơ
quan hành chính nhà nước, tổ chức quản lý hồ sơ như thế nào cần được quan

Ninh Bình, tỉnh Ninh Bình, nhiều năm qua tôi luôn quan tâm theo dõi công
tác cải cách thủ tục hành chính trên địa bàn thành phố. Sau 3 năm nghiên cứu,
học tập chương trình thạc sỹ tại khoa Lưu trữ và Quản trị văn phòng, tôi mạnh
dạn chọn đề tài: “ Tổ chức quản lý hồ sơ hành chính ở UBND thành phố
Ninh Bình - Thực trạng và giải pháp” làm luận văn tốt nghiệp thạc sỹ của
mình nhằm nâng cao nhận thức và rèn luyện khả năng ứng dụng lý luận vào
thực tiễn.
2. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của luận văn.
- Mục tiêu nghiên cứu: Vận dụng lý luận, khảo sát thực tế để đánh giá
thực trạng việc tổ chức quản lý hồ sơ hành chính ở UBND thành phố Ninh
Bình. Qua đó đề xuất phương hướng, nhiệm vụ và giải pháp tiếp tục hoàn

6
thiện những quy định về thủ tục hành chính và quản lý hồ sơ hành chính ở
UBND thành phố Ninh Bình trong những năm tiếp theo.
- Nhiệm vụ nghiên cứu:
+ Những vấn đề lý luận cơ bản về hồ sơ hành chính.
+ Khảo sát, đánh giá thực trạng việc giải quyết thủ tục hành chính và
quản lý hồ sơ hành chính đang được áp dụng ở UBND thành phố Ninh Bình
hiện nay (So sánh với trước đây và so với yêu cầu nhiệm vụ trong giai đoạn
hiện nay).
+ Đề xuất các giải pháp tổng thể và trước mắt nhằm tiếp tục hoàn thiện
quy trình giải quyết thủ tục hành chính và việc quản lý hồ sơ hành chính ở
thành phố Ninh Bình trong thời gian tới.
3. Đối tượng và giới hạn phạm vi nghiên cứu của luận văn.
- Đối tượng nghiên cứu của luận văn là hồ sơ hành chính đang được áp
dụng thực hiện theo cơ chế “một cửa” tại UBND thành phố Ninh Bình.
- Phạm vi nghiên cứu của luận văn: Hồ sơ hành chính được phân thành 2
nhóm: hồ sơ hành chính hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc
quan hệ nội bộ của các cơ quan hành chính nhà nước và hồ sơ hành chính

hành chính và vấn đề chuẩn hóa hồ sơ hành chính” của tác giả Hoàng Minh
Cường đăng trên tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 4 năm 2003; Cải cách thủ tục
hồ sơ hành chính theo cơ chế “một cửa” tại UBND các quận của Thành phố
Hà Nội, luận văn thạc sỹ, chuyên ngành Lưu trữ của Phạm Thị Hồng
Quyên… Những đề tài này phần lớn theo hướng mô tả, phân tích tình hình
thực tế, đánh giá và đưa ra các giải pháp, đề xuất, kiến nghị. Riêng tác giả
Phạm Thị Hồng Quyên cũng theo hướng nghiên cứu về hồ sơ hành chính
nhưng tập trung nghiên cứu đến quá trình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ hành
chính nói chung, chưa đi sâu nghiên cứu đến từng loại hồ sơ cụ thể và việc tổ
chức quản lý những hồ sơ hành chính đã giải quyết xong.
Trên cơ sở khảo sát thực tế ở cơ quan và tính cấp thiết của đề tài, hướng
nghiên cứu của chúng tôi tập trung đi sâu nghiên cứu thành phần hồ sơ hành
chính hình thành trong quá trình giải quyết công việc tại bộ phận một cửa của
UBND thành phố Ninh Bình, tìm ra những điểm chưa hợp lý khi áp dụng vào
thực tế và đề xuất các giải pháp để quản lý các loại hồ sơ này.
Điểm mới của luận văn này là không đi quá sâu vào việc phân tích lý
luận chung về thủ tục hành chính, hồ sơ hành chính mà chỉ vận dụng để giải
quyết các vấn đề đang đặt ra trong thực tiễn, đi sâu và cụ thể đến từng loại hồ
sơ và làm rõ sự thay đổi của hồ sơ trong quá trình giải quyết thủ tục hành
chính và cách thức tổ chức quản lý các loại hồ sơ này để làm sao có thể phát
huy hết giá trị của chúng ở thời điểm hiện tại cũng như sau này.

8
5. Đóng góp của luận văn.
- Việc hoàn thành luận văn sẽ giúp chúng tôi hệ thống hoá lý luận cũng
như thực tiễn, phục vụ cho bản thân trong công tác. Từ đó địa phương cũng
rút được kinh nghiệm và đề xuất lên cấp trên để các nhà quản lý và hoạch
định chính sách có cái nhìn tổng quát và sâu sắc về thực tiễn.
- Góp phần chứng minh được ý nghĩa và vai trò của hồ sơ hành chính
trong việc giải quyết thủ tục hành chính và ý nghĩa của việc tổ chức quản lý

băn khoăn, thắc mắc, chúng tôi tiến hành phương pháp điều tra xã hội học
bằng cách tạo một số biểu mẫu phát cho người dân và cán bộ, công chức để cập
nhật thêm thông tin và trên cơ sở đó có thể đưa ra những kết luận chính xác.
Phương pháp phân tích, tổng hợp và xử lý thông tin được tiến hành áp
dụng sau quá trình điều tra, khảo sát. Toàn bộ tài liệu, chứng cứ đã thu thập
được chúng tôi tiến hành xử lý thông tin, phân tích sau đó tổng hợp thành
những kết luận và đánh giá cụ thể về việc tổ chức quản lý hồ sơ hành chính ở
UBND thành phố Ninh Bình. Trên cơ sở đó đưa ra những giải pháp nhằm
hoàn thiện quy trình quản lý này.
7. Kết cấu của luận văn:
Ngoài phần mở đầu, kết luận và phụ lục, nội dung đề tài được kết cấu
thành 3 chương:
+ Chương 1: Những vấn đề chung về hồ sơ hành chính.
+ Chương 2: Thực trạng quản lý hồ sơ hành chính ở UBND thành phố
Ninh Bình.
+ Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện việc quản lý hồ sơ hành chính
ở UBND thành phố Ninh Bình.
Trong quá trình thực hiện đề tài, tôi đã nhận được sự giúp đỡ tận tình của
các thầy cô, cán bộ cơ quan nơi tôi đến khảo sát và đặc biệt là sự định hướng,
giúp đỡ của PGS.TS Vũ Thị Phụng – người đã hướng dẫn tôi hoàn thành luận
văn này. Nhân đây tôi xin bày tỏ lời cảm ơn sâu sắc tới quý thầy cô, bạn bè
trong lớp cao học khóa 2006-2009, đồng nghiệp và cô giáo hướng dẫn đã tận
tình giúp đỡ tôi trong suốt quá trình thực hiện luận văn.
Do điều kiện thời gian và trình độ bản thân có hạn nên luận văn không
tránh khỏi một số thiếu sót nhất định. Tôi rất mong nhận được ý kiến đóng
góp của các thầy cô, bạn bè và đồng nghiệp để luận văn được hoàn thiện hơn nữa.
Hà Nội, ngày 20 tháng 11 năm 2009
Tác giả

Nguyễn Hằng Thủy

của chính phủ, thi hành việc công, trái với quân sự và chính trị.
Theo từ điển luật học, Hành chính có 2 nghĩa: Thứ nhất, hoạt động dưới
sự lãnh đạo của bộ máy nhà nước cao nhất là chính phủ để tổ chức thi hành
pháp luật, bảo đảm hoạt động thường xuyên, liên tục của các cơ quan nhà
nước. Thứ hai, thi hành pháp luật hành chính, nội quy, quy chế của cơ quan,

11
đơn vị nhằm quản lý, bảo đảm hoạt động thường xuyên, liên tục của cơ quan,
đơn vị.
Hiện nay, khái niệm này được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau. Hành
chính nêu ra ở đây được hiểu là hành chính nhà nước. Hành chính nhà nước
có đặc điểm khác các dạng hành chính khác ở chỗ nhà nước là chủ thể đặc
biệt, tác động rất nhiều đến khách thể, đối tượng khác nhau trên phạm vi toàn
lãnh thổ và bằng quyền lực nhà nước. Theo GS. Đào Trọng Truyến: “Hành
chính Nhà nước là tổng thể các tổ chức và quy chế hoạt động của bộ máy
hành pháp có trách nhiệm quản lý công việc hàng ngày của nhà nước do các
cơ quan có tư cách pháp nhân công quyền tiến hành bằng các văn bản dưới
luật, để giữ gìn trật tự công cộng, bảo vệ quyền lợi công và nhu cầu hàng
ngày của công dân. Nó là hệ thống làm chức năng của nhà nước đảm bảo
thực thi quyền hành pháp và hoạt động liên tục của bộ máy nhà nước, các
công sở”[2, tr.56].
1.1.3. Khái niệm hồ sơ hành chính.
Một trong những đặc điểm cơ bản của nhà nước là tổ chức và hoạt
động theo một trật tự pháp lý, nghĩa là pháp luật quy định về cơ cấu tổ chức,
thẩm quyền và trình tự thực hiện thẩm quyền của các cơ quan nhà nước, cán
bộ, công chức nhà nước trong việc giải quyết các quyền và nghĩa vụ thuộc nội
bộ cơ quan nhà nước với tổ chức và công dân. Toàn bộ những quy tắc pháp lý
đó tạo thành một hệ thống quy phạm về thủ tục.
“Thủ tục hành chính là một loại quy phạm pháp luật quy định trình tự
về thời gian, về không gian khi thực hiện một thẩm quyền nhất định của bộ

Như vậy, hồ sơ hành chính được nghiên cứu trong luận văn này gồm
những giấy tờ cần thiết để chứng minh yêu cầu của công dân, tổ chức là đầy
đủ, hợp pháp; đồng thời để cơ quan nhà nước có thẩm quyền tiếp nhận, giải
quyết thủ tục hành chính thẩm định tính hợp pháp đó. Mọi hồ sơ hành chính
ở các cơ quan nhà nước được công khai cung cấp để mọi người dân được biết
và dễ tuân theo khi có yêu cầu giải quyết thủ tục hành chính. Đồng thời các cơ
quan nhà nước cũng có nghĩa vụ phải thực hiện đúng các thủ tục đã đề ra trên
nguyên tắc phù hợp với chức năng quản lý được giao và thẩm quyền do luật
pháp quy định.
Hồ sơ hành chính phải đảm bảo tính hợp lệ và hợp pháp thì cơ quan
nhà nước có thẩm quyền mới có căn cứ và cơ sở để giải quyết nhu cầu chính
đáng của tổ chức và công dân. Tính hợp lệ của hồ sơ hành chính được thể
hiện ở những giấy tờ cần thiết mà công dân, tổ chức phải nộp đúng và đủ theo
quy định của cơ quan nhà nước. Tính hợp pháp của hồ sơ hành chính được thể
hiện ở giá trị pháp lý của chính những văn bản, giấy tờ (có thể là chữ ký, con

13
dấu hay sự chứng thực của cơ quan nhà nước có thẩm quyền) trong từng hồ
sơ hành chính để yêu cầu giải quyết thủ tục hành chính.
Hồ sơ hành chính chính do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định
và ban hành, là cầu nối giữa cơ quan nhà nước với tổ chức và công dân. Hồ sơ
hành chính càng đơn giản, thuận tiện và được công khai thì niềm tin của công
dân với nhà nước càng được nâng lên. Chính vì vậy, nghiên cứu về hồ sơ
hành chính là một đòi hỏi tất yếu của tiến trình cải cách thủ tục hành chính -
đang được được coi là khâu đột phá hiện nay. Hồ sơ hành chính được hoàn
thiện và chuẩn hóa sẽ góp phần tăng cường hiệu lực, hiệu quả hoạt động của
bộ máy hành chính nhà nước, củng cố mối quan hệ giữa nhà nước và công
dân, qua đó góp phần thúc đẩy phát triển kinh tế - xã hội.
1.2. Các loại hồ sơ hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của
UBND thành phố Ninh Bình.

- Xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính.
Ngoài ra UBND thành phố Ninh Bình còn thực hiện các nhiệm vụ và
quyền hạn sau đây:
- Xây dựng quy hoạch phát triển đô thị của thành phố trình HĐND
thành phố thông qua để trình cấp trên phê duyệt;
- Thực hiện các nghị quyết của HĐND về quy hoạch tổng thể xây dựng
và phát triển đô thị của thành phố trên trên cơ sở quy hoạch chung, kế hoạch
xây dựng kết cấu hạ tầng kỹ thuật đô thị, biện pháp bảo đảm trật tự công
cộng, giao thông, phòng, chống cháy nổ, bảo vệ môi trường và cảnh quan đô
thị; biện pháp quản lý dân cư đô thị và tổ chức đời sống dân cư trên địa bàn;
- Thực hiện quản lý và kiểm tra việc sử dụng quỹ nhà nước thuộc sở
hữu nhà nước trên địa bàn theo sự phân cấp của Chính phủ; tổ chức thực hiện
các quyết định xử lý vi phạm trong xây dựng, lấn chiếm đất đai theo quy định
của pháp luật;
- Quản lý, kiểm tra đối với việc sử dụng các công trình công cộng được
giao trên địa bàn; việc xây dựng trường phổ thông quốc lập các cấp; việc xây
dựng và sử dụng các công trình công cộng, điện chiếu sáng, cấp thoát nước,
giao thông nội thành, an toàn giao thông, vệ sinh đô thị ở địa phương;
- Quản lý các cơ sở văn hoá – thông tin, TDTT của thành phố; bảo vệ
và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hoá và danh lam thắng cảnh do
thành phố quản lý.
c. Cơ cấu tổ chức.
Cơ cấu tổ chức của cơ quan UBND thành phố Ninh Bình gồm có:
- Chủ tịch UBND thành phố;

15
- Các Phó Chủ tịch UBND: UBND thành phố Ninh Bình gồm có 2 Phó
Chủ tịch: 1 đồng chí phụ trách khối kinh tế tổng hợp, 1 đồng chí phụ trách
công tác văn hoá – xã hội (được quy định tại Điều 9, Nghị định 107/2004/NP-
CP ngày 1/4/2004 của Chính Phủ quy định số lượng Phó Chủ tịch và cơ cấu

16
dục và Đào tạo, Phòng Văn hoá và Thông tin, Phòng Y tế, Phòng Tài nguyên
và Môi trường, Phòng Tư pháp, Phòng Kinh tế, Phòng Quản lý đô thị, Thanh
tra, Văn phòng HĐND-UBND.
Căn cứ vào đặc điểm, tình hình phát triển kinh tế - xã hội, năng lực cán
bộ và yêu cầu quản lý nhà nước trên địa bàn, Uỷ ban nhân dân thành phố
Ninh Bình có 5 đơn vị sự nghiệp: Trung tâm dạy nghề, Trung tâm văn hoá
thông tin thể thao, Đội kiểm tra trật tự đô thị thành phố, Hội chữ thập đỏ,
Trung tâm “một cửa – liên thông”.
1.2.2. Các loại hồ sơ hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của
UBND thành phố Ninh Bình.
a. Các loại hồ sơ hành chính.
Trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao, UBND thành
phố Ninh Bình thành lập Trung tâm một cửa liên thông đặt trong Văn phòng
HĐND và UBND Thành phố. Trung tâm có nhiệm vụ tiếp nhận các hồ sơ
hành chính theo yêu cầu của các tổ chức và công dân trên địa bàn, hướng dẫn
việc giải quyết theo cơ chế “một cửa” và theo quy định chung của pháp luật
hiện hành; liên hệ với các phòng, ban chuyên môn đề nghị xem xét, giải quyết
và trả kết quả hồ sơ hành chính cho cá nhân hoặc tổ chức theo đúng quy định
của nhà nước.
Mọi tổ chức và công dân trên địa bàn thành phố Ninh Bình có yêu cầu
giải quyết những công việc thuộc thẩm quyền của thành phố theo cơ chế “một
cửa” chỉ cần liên hệ với Trung tâm một cửa liên thông để mua hồ sơ hành
chính chính. Những hồ sơ hành chính đủ thủ tục theo quy định, Trung tâm
một cửa liên thông có trách nhiệm tiếp nhận để giải quyết. Những hồ sơ hành
chính chưa đúng yêu cầu và thủ tục sẽ được hướng dẫn để bổ sung, hoàn
chỉnh trước khi nộp lại cho Trung tâm một cửa liên thông.
Hiện nay các loại hồ sơ hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của
UBND thành phố Ninh Bình gồm các hồ sơ cụ thể như sau:
- Hồ sơ thuộc lĩnh vực quản lý đất đai, gồm:

+ Hồ sơ thanh tra thực hiện chính sách, pháp luật.
+ Hồ sơ giải quyết khiếu nại.
+ Hồ sơ giải quyết đơn tố cáo.
b. Quy trình, thủ tục giải quyết hồ sơ hành chính ở UBND thành phố
Ninh Bình.
Để thực hiện trách nhiệm và quyền hạn của mình trong việc giải quyết
công việc của công dân và tổ chức, UBND thành phố Ninh Bình đã ban hành
Quyết định 1068/2008/QĐ-UBND ngày 3/7/2008 về việc ban hành Quy chế

18
làm việc của Trung tâm một cửa liên thông. Trong đó quy định quy trình giải
quyết hồ sơ hành chính ở UBND thành phố Ninh Bình gồm 4 bước như sau:
* Tiếp nhận hồ sơ:
Mọi tổ chức, công dân khi có yêu cầu giải quyết thủ tục hành chính thì
có thể tìm hiểu các quy định về thủ tục hồ sơ, thời gian giải quyết, phí, lệ phí
được công khai tại Trung tâm một cửa liên thông thành phố Ninh Bình thông
qua hệ thống tài liệu được in ấn và bảng điện tử bố trí tại Trung tâm. Sau đó
công dân và tổ chức có yêu cầu mua hồ sơ hành chính, hoàn thiện đầy đủ hồ
sơ theo quy định và nộp cho Trung tâm.
Khi tiếp nhận hồ sơ hành chính của tổ chức cũng như của công dân thì
cán bộ, công chức của Trung tâm một cửa liên thông có trách nhiệm:
- Xem xét, kiểm tra kỹ các loại giấy tờ cần thiết của từng loại hồ sơ;
- Hướng dẫn việc kê khai, bổ sung (nếu thiếu)
- Tiếp nhận các hồ sơ đã được kiểm tra đúng yêu cầu, viết phiếu hẹn trả
kết quả theo quy định.
- Những hồ sơ thuộc các lĩnh vực được quy định giải quyết tại Trung
tâm theo cơ chế một cửa liên thông cho công dân và tổ chức thì các phòng,
ban chuyên môn không trực tiếp nhận. Hồ sơ không có kiểm tra xác nhận của
Trung tâm được coi là không đủ điều kiện để xem xét tiếp theo.
- Trung tâm một cửa liên thông chuyển hồ sơ đã nhận đến các phòng


Chú thích: Nộp hồ sơ
Trình ký
Trả hồ sơ
Trên thực tế có nhiều thủ tục hành chính liên ngành (thuộc thẩm quyền
giải quyết của một cơ quan hành chính sau khi có sự thỏa thuận của một hoặc
Văn phòng HĐND-
UBND thành phố
Các phòng, ban
chuyên môn
UBND
Thành phố
Trung tâm một cửa liên
thông thành phố Ninh Bình

Công dân
hoặc tổ chức


- Cấp xã, phường:
+ Vẽ sơ đồ và xác nhận vị trí hiện trạng khu đất chuyển nhượng.
+ Chứng thực hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất giữa các
bên.
- Chi Cục thuế :
+ Tính thuế trước bạ nhà đất chuyển nhượng và thuế thu nhập cá nhân.
+ Thu thuế trước bạ và thuế thu nhập cá nhân.
- Cấp thành phố :
+ Kiểm tra và thẩm định hồ sơ.
+ Cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất mới cho người được chuyển
nhượng.

21
Đối với những thủ tục hành chính liên thông như các ví dụ nêu trên thì
quy trình giải quyết hồ sơ hành chính diễn ra theo sơ đồ sau:

Trình ký
Trả hồ sơ
Công dân hoặc
tổ chức
Sở, ban, ngành
chuyên môn
Các phường, xã
thuộc thành phố

22
các hồ sơ hành chính do các tổ chức, cá nhân chuẩn bị để nộp cho Trung tâm
(xem phụ lục).
Theo quy trình giải quyết thủ thủ tục hành chính ở UBND thành phố
Ninh Bình như đã nêu ở trên thì các hồ sơ này sau khi được tiếp nhận, xem
xét hợp lệ, đúng quy định sẽ được xác nhận và chuyển cho các phòng, ban
chuyên môn thụ lý, giải quyết. Hồ sơ hành chính lúc này được bổ sung nhiều
loại văn bản, tài liệu khác nhau để phục vụ cho việc giải quyết công việc của
tổ chức, công dân.
a. Hồ sơ thuộc lĩnh vực quản lý đất đai.
* Hồ sơ đề nghị cấp quyền sử dụng đất ở bao gồm:
- Đơn xin cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (01 bản)
- Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cũ hoặc các giấy tờ có liên quan
chứng minh nguồn gốc đất ở là hợp pháp, đủ điều kiện được cấp giấy chứng
nhận quyền sử dụng đất.
- Sơ đồ hiện trạng khu đất.
- Hộ khẩu, Chứng minh nhân dân của vợ và chồng người xin cấp (01
bản chính, 1 bản sao).
- Phiếu chuyển hồ sơ cho Phòng Tài nguyên Môi trường (3 bản).
- Tờ trình đề nghị cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.
- Quyết định cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.

- Chứng minh thư nhân dân của người nhận và người chuyển quyền sử
dụng đất (01 bản chính và 01 bản photo).
- Biên bản họp gia đình (nếu bố hoặc mẹ đã chết) có xác nhận của Tổ
trưởng tổ dân phố và UBND xã, phường nơi cư trú (1 bản)
- Giấy chứng tử (nếu bố hoặc mẹ đã chết).
- Các giấy tờ khác (nếu có): di chúc, bản án của tòa án xử thừa kế theo
pháp luật …
- Phiếu chuyển hồ sơ cho Phòng Tài nguyên Môi trường (3 bản).
- Tờ trình đề nghị cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.
- Quyết định cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.
- Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (mới)
Trường họp ông bà cho cháu hoặc anh chị em ruột cho nhau: Gồm
toàn bộ hồ sơ như trên và Tờ khai lệ phí trước bạ (2 bản), tờ khai thuế chuyển
nhượng quyền sử dụng đất (2 bản) trường hợp phải nộp thuế chuyển nhượng.
* Hồ sơ đăng ký thế chấp.

24
- Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (1 bản gốc, 1 bản sao theo luật
đất đai năm 2003).
- Hợp đồng thế chấp ( 02 bản chính)
- Đơn yêu cầu đăng ký thế chấp (02 bản chính)
- Chứng minh thư nhân dân (1 bản gốc, 1 bản sao)
- Hộ khẩu của người thế chấp hoặc giấy đăng ký kết hôn nếu Giấy
chứng nhận quyền sử dụng đất đứng tên một người (bản sao).
- Giấy ủy quyền có chứng thực của cơ quan nhà nước có thẩm quyền
(trường hợp chủ sử dụng đất ủy quyền cho người khác thực hiện yêu cầu đăng
ký).
- Đơn xác nhận của xã, phường (nếu chưa lập gia đình), hoặc chứng tử
(nếu một trong hai người đã mất).
- Phiếu chuyển hồ sơ cho Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất (2