Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
LỜI MỞ ĐẦU
iện là một loại năng lượng quan trọng của mỗi quốc gia, nó được
coi là “bánh mì” của ngành công nghiệp. Hay nói theo một cách
khác nếu không có điện thì ngành công nghiệp không thể tồn tại và phát
triền dẫn đến nền kinh tế cũng không thể phát triển. Chính vì lẽ đó điện
được các Chính Phủ các nước dành cho sự quan tâm đặc biệt. Nhà nước ta
không phải là ngoại lệ, thị trường điện từ trước cho đến nay được Nhà
nước kiểm soát rất chặt chẽ và giữ ở thế độc quyền. Tuy nhiên, trong
những năm gần đây do nhu cầu về điện rất cao nên Nhà nước nếu cứ độc
quyền sẽ không có đủ nguồn lực để làm tăng cung về điện do vậy thực
trạng khách quan đòi hỏi Nhà nước phải thị truờng hoá thị trường điện.
Điều này làm cho môi trường kinh doanh của các công ty kinh doanh điện
năng thay đổi lớn.
Đ
Qua thời gian thực tập tại cơ quan Công ty Điện lực I - một công ty có
chức năng kinh doanh điện năng phạm vi toàn miền Bắc, em rất muốn tìm
hiểu xem môi trường thay đổi tác động như thế nào đến bộ máy cơ cấu của
Công ty Điện lực I và phải làm thế nào để xây dựng một cơ cấu hoàn thiện
hơn đáp ứng được sự thay đổi của môi trường. Do vậy, em chọn đề tài “
Một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy của cơ quan Công
ty Điện lực I ” qua đó đưa ra một vài giải pháp mà mình cho là hợp lý
nhằm góp phần tạo lên một bộ máy cơ cấu phù hợp hơn.
Phương pháp nghiên cứu trong đề tài chủ yếu là phương pháp phân tích
tài liệu ngoài ra còn sử dụng các phương pháp như: phương pháp quan sát,
phỏng vấn.
Nguyễn Thị Thu Trang Lớp QLKT44B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Đối tượng nghiên cứu là cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty Điện lực I
gồm sơ đồ cơ cấu chung của Công ty, sơ đồ cơ cấu các phòng ban, chức
năng, nhiệm vụ của từng phòng ban, từng chức danh chủ chốt.
1
Đây là câu nói bất hủ của nhà lãnh tụ vĩ đại V.I.Lênin nói trước
cách mạng tháng 10 Nga.Qua câu nói này của Người chúng ta đã phần
nào hình dung ra tổ chức và tầm quan trọng của tổ chức. Tổ chức có thể
biến những ước mơ, những kế hoạch vĩ đại thành hiện thực nếu được
xây dựng hoàn thiện. Để hiểu thêm rõ hơn về tổ chức và tầm quan trọng
của tổ chức chúng ta cùng tìm hiểu ở phần sau đây.
Tổ chức là chức năng thứ 2 trong chuỗi bốn chức năng của quá trình
quản lý. Tổ chức tốt quyết định một kết quả tốt cho một kế hoạch
tốt.Công tác tổ chức nhiếu sai xót có thể phá hỏng một kế hoạch được
cho là tối ưu nhất. Chính vì vậy tổ chức là vấn đề không dễ nhưng cũng
không quá khó. Không dễ vì phải nắm chắc thành phần nhân sự và phải
biết phối hợp những chức năng chuyên môn khác trong tổ chức. Không
quá khó vì đây là công việc mang tính ổn định cao.
Tổ chức là một thuật ngữ được hiểu theo hai nghĩa: nghĩa danh từ và
nghĩa động từ.
Theo nghĩa là một danh từ, tổ chức được hiểu là một hệ thống gồm
nhiều người cùng hoạt động vì một mục đích chung. Cụ thể “ tổ chức
là một danh từ chỉ một tập hợp nhiều người có mối quan hệ ràng buộc
1
Lênin toàn tập ( tháng 9–1903 đến tháng 7-1904)- VI. Lê nin-Matxcơva : Tiến bộ- tập
8 -1975 .
Nguyễn Thị Thu Trang Lớp QLKT44B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
lẫn nhau theo một quy tắc nhất định để hoạt động nhằm đạt tới một
mục tiêu chung nào đó.”
2
Ví dụ : Một lớp học là một tổ chức, một doanh nghiệp là một tổ
chức, một đất nước cũng là một tổ chức.
Theo nghĩa động từ, nghĩa rộng tổ chức là quá trình triển khai các kế
Trong một tổ chức luôn luôn tồn tại hai cơ cấu khác biệt là cơ cấu
chính thức và cơ cấu phi chính thức. Hai loại cơ cấu này đều có ảnh
hưởng lớn đến hoạt động của tổ chức, nó có thể tác động cùng chiều và
cũng có thể tác động ngược chiều lên tổ chức. Do vậy, một người lãnh
đạo giỏi cần quan tâm đến cả hai hoạt động này và phải điều khiển
được chúng nhằm phục vụ tốt mục đích của mình. Để hiểu rõ về hai
loại cơ cấu này sau đây chúng ta cùng tìm hiểu khái niệm về chúng .
2.1 . Cơ cấu phi chính thức
2.1.1. Khái niệm
“ Cơ cấu phi chính thức là cơ cấu được xây dựng dựa trên các mối
quan hệ cá nhân tự nguyện hoặc không tự nguyện giữa các thành viên
cùng chung lợi ích, cá tính … tạo lên các nhóm phi chính thức.”
4
2.1.2. Đặc điểm
- Mối quan hệ giữa các cá nhân và các bộ phận không rõ ràng.
- Mối quan hệ giữa người với người được xây dựng và duy trì để
hướng tới các mục đích cá nhân.
- Tồn tại nhiều tiêu chí làm hình thành cơ cấu phi chính thức như có
cùng quan điểm: những người có cùng quan điểm đi học để trau dồi
kiền thức sẽ tạo thành một nhóm, có cùng lợi ích, hoặc đơn giản chỉ là
thấy hợp với nhau về tính cách sở thích sẽ hình thành một nhóm là cơ
cấu phi chính thức.
- Người đứng đầu cơ cấu phi chính thức gọi là thủ lĩnh. Họ có thể chịu
trách nhiệm hoàn toàn về hoạt động của nhóm hoặc có thể không.
4
NXB Khoa học và kĩ thuật – Giáo trìnhTâm lý học – GS.TS. Đỗ Hoàng Toàn.
Nguyễn Thị Thu Trang Lớp QLKT44B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Chính các quan điểm trên làm cho cơ cấu phi chính thức khá linh
hoạt và nó là một hệ thống động. Một người trong tổ chức chính thức
nghiệp thế giới đã tăng lên rất nhiều lần. một trong những nguyên nhân
chính làm lên điều kì diệu đó là phương pháp chuyên môn hoá được áp
dụng rông rãi trong sản xuất. Một ví dụ nổi tiếng về chuyên môn hoá
lao động được AdamSmith sử dụng như lời mở đầu của cuốn sách
“Của cải của dân tộc” đã miêu tả công việc trong các xí nghiệp khi đó
như sau: “ một người kéo sắt thành sợi, một người làm thẳng sợi sắt,
người thứ ba cắt kim, người thứ tư tạo lỗ xâu kim, người thứ năm mài
dũa để tạo cây kim.” Mười người trong một ngày làm được 4800 cây
kim. Còn nếu làm việc hoàn toàn độc lập, mỗi người trong một ngày
chỉ làm được 20 cây kim. Lợi thế cơ bản của chuyên môn hoá lao động
là ở chỗ thông qua việc phân chia nhiệm vụ phức tạp thành đơn giản,
mang tính độc lập tương đối để giao cho từng người, tổng năng suất lao
động của cả nhóm sẽ tăng lên gấp bội.
Sở dĩ chuyên môn hoá làm được điều như trên là bởi vì không một
người nào trên phương diện tâm lý có thể thực hiện được tất cả các hoạt
động của một nhiệm vụ phức tạp, ngay cả khi trong con người đó hội tụ
đầy đủ các kĩ năng cần thiết.Chuyên môn hoá công việc sẽ tạo ra những
đơn giản, chuyên sâu vào những hoạt động cụ thể, dễ đào tạo nhờ đó
năng suất lao động được đẩy mạnh. Bên cạnh đó, chuyên môn hoá chia
nhỏ những công việc lớn thành nhiều việc nhỏ khác nhau do đó mỗi
người có thể lựa chọn công việc và vị trí phù hợp với tài năng của mình
và tạo thêm nhiều việc làm cho xã hội.
Tuy nhiên, chuyên môn hoá cũng có những hạn chế. Người lao động
dễ cảm thấy nhàm chán với công việc lặp đi lặp lại, họ trở lên xa lạ,
Nguyễn Thị Thu Trang Lớp QLKT44B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
bàng quan với nhau vì mỗi người đều có công việc riêng của mình, văn
hoá tổ chức rời rạc, lạnh lẽo. Điều này là nguyên nhân sâu xa dần gây
ra sự giảm năng suất lao động.
3.2. Phân chia tổ chức thành các bộ phận và các mô hình tổ chức bộ
6
Từ khái niệm trên ta thấy quyền hạn gắn liền với vị trí.Vị trí mang
lại quyền hạn cho người nắm giữ nó, người đó sẽ mất quyền hạn khi rời
vị trí và quyền hạn đó lại được chuyển lại cho người thay thế.
Gắn liền với quyền hạn là trách nhiệm. Nếu trách nhiệm không gắn
với quyền hạn thì sẽ dẫn đến lạm quyền. Vậy trách nhiệm là gì?
“Trách nhiệm là bổn phận phải hoàn thành những hoạt động được
phân công.”
7
Quyền hạn giúp cho trách nhiệm hoàn thành dễ dàng hơn và trách
nhiệm làm cho quyền hạn không bị lạm dụng.
3.3.2. Các loại quyền hạn trong cơ cấu tổ chức.
Trong cơ cấu tổ chức có 3 loại quyền hạn:Quyền hạn trực tuyến,
Quyền hạn tham mưu, Quyền hạn chức năng.
- Quyền hạn trực tuyến: Quyền hạn trực truyến là quyền hạn cho phép
người quản lý ra quyết định và giám sát trực tuyến đối với cấp dưới.
Người đứng đầu bộ phận trực tuyến được gọi là nhà quản lý trực tuyến
hoặc quản lý tác nghiệp. Trong mối quan hệ trực tuyến quền hạn được trải
6
NXB Khoa học và kĩ thuật – Giáo trình Khoa học quản lý tập 2- PGS.TS. Đoàn Thị
Thu Hà, PGS.TS. Nguyễn Thị Ngọc Huyền –Hà Nội -2004.
7
NXB Khoa học và kĩ thuật – Giáo trình Khoa học quản lý tập 2- PGS.TS. Đoàn Thị
Thu Hà, PGS.TS. Nguyễn Thị Ngọc Huyền –Hà Nội -2004.
Nguyễn Thị Thu Trang Lớp QLKT44B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
từ cấp trên xuống cấp dưới theo cấp bậc. Mỗi nhà quản lý trực tuyến có
quyền ra lệnh trực tiếp cho cấp dưới và nhận sự báo cáo từ họ.
- Quyền hạn tham mưu:.Chức năng cuả các tham mưu là điều tra khảo
sát, nghiên cứu, phân tích và đưa ra những ý kiến tư vấn cho người quản lý
nhà quản lý luôn cần ý kiến đóng góp cuả các chuyên gia để hoàn thiện
hơn.
Tuy vậy, bên cạnh những ưu điểm, việc sử dụng tham mưu vẫn tồn tại
một vài hạn chế.
Thứ nhất, vì quyền hạn tham mưu và quyền hạn trực tuyến rất gần
nhau, giới hạn giữa chúng tương đối mỏng manh nên nếu các tham mưu
quên rằng họ ở vị trí nào thì sự xói mòn quyền hạn trực tuyến rất dễ xảy ra.
Thay vì chỉ góp ý họ sẽ can thiệp vào quyết định rồi dần ra quyết định.
Khi đó, xung đột tổ chức rất dễ xảy ra vì đã có sự chiếm quyền.
Thứ hai, do bộ phận tham mưu chỉ đưa ra các kế hoạch và các gợi ý họ
không phải chịu trách nhiệm về đề xuất của mình nên có những đề xuất xa
rời thực tiễn, thiếu tính khả thi không có ích cho tổ chức.
Thứ ba, thiếu trách nhiệm cuả tham mưu.Tham mưu chỉ đưa ra kế
hoạch còn các bộ phận khác nhau quyết định thực hiện kế hoạch và thực
8
NXB Khoa học và kĩ thuật – Giáo trình Khoa học quản lý tập 2- PGS.TS. Đoàn Thị
Thu Hà, PGS.TS. Nguyễn Thị Ngọc Huyền –Hà Nội -2004.
Nguyễn Thị Thu Trang Lớp QLKT44B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
hiện thế nào? Do vậy, kế hoạch thực hiện không tốt bên tham mưu sẽ đổ
lỗi cho bộ phận khác và ngược lại dẫn đến vô trách nhịêm trong quản lý.
Vậy làm cho công tác tham mưu trở nên có hiệu quả ta cần thực hiện
các yêu cầu sau:
Nhận thức đúng đắn mối quan hệ quyền hạn.
Làm cho trực tuyến lắng nghe tham mưu và làm cho việc sử dụng tham
mưu trở thành thông lệ trong tổ chức.
Bảo đảm cho tham mưu có đủ thông tin.
Cuối cùng là đảm bảo tham mưu toàn diện. Đề xuất của các tham mưu
phải toàn diện để nhà quản lý có thể sử dụng để ra quyết định . Tức là các
tham mưu không chỉ nêu vấn đề mà còn cung cấp cụ thể các biện pháp và
quyền hạn này.
3.4. Cấp quản lý, tàm quản lý và các mô hình cơ cấu tổ chức xét theo
số cấp quản lý.
Theo Fayol, hình thức bên ngoài của tổ chức xí nghiệp thường phụ
thuộc vào số người của xí nghiệp. “Một người thợ cá thể không cần quản
lý nhưng trong một xí nghệp có nhiều người làm việc thì họ phải nghe theo
lệnh của người quản lý. Khi số lượng công nhân lên tới 20 đến 30 thì giữa
người lãnh đạo với công nhân phải có đốc công, hình thành cấp quản lý
trung gian. Khi số lượng đốc công là 4, 5 người thì phải có quản đốc phân
xưởng, tức là tăng thêm một cấp quản lý trung gian.”
10
Quy mô của xí
nghiệp càng lớn thì cấp quản lý càng nhiều. Đó là vì năng lực của một
nhân viên quản lý bao giờ cũng có hạn, có nghĩa là phạm vi quản lý của
ông ta có thể thực hiện là có mức độ. Một đốc công chỉ có thể lãnh đạo 15
người. Một quản đốc có thể lãnh đạo 4 đến 5 đốc công. Điều này cũng có
10
NXB Lao động xã hội – Tinh hoa quản lý –hai năm tác giả và tác phẩm nổi tiếng nhất
về quản lý trong thế kỷ 20 – Lý Bằng , Viên Hạ Huy dịch và biên soạn : Nguyễn Cảnh
Chát – 2002
Nguyễn Thị Thu Trang Lớp QLKT44B
Copyright: Tài liệu đại học ©