PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO PHÙ CỪ
TRƯỜNG THCS TAM ĐA
----------- ***** -----------

SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
VĂN THƯ LƯU TRỮ VỚI CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ
GIÚP HIỆU TRƯỞNG TRONG VIỆC XÂY DỰNG
TRƯỜNG THCS TAM ĐA ĐẠT CHUẨN QUỐC GIA

Lĩnh vực:

Nhân viên

Người thực hiện: Lê Thị Lan
Chức vụ:
Văn thư – Thủ quỹ

Năm học 2013 - 2014


SKKN: Văn thư

MỤC LỤC
STT
1
2
3
4
5
6
7

S.trang
3
4
4
4
4
5
5
6
6
6
6
6
7
8
12
13
14

CÁC KÍ HIỆU VIẾT TẮT TRONG SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
STT Kí tự viết tắt
1
THCS
2
GVCN

Nghĩa của kí tự viết tắt
Trung học cơ sở
Giáo viên chủ nhiệm


Chức vụ:

Văn thư – Thủ quỹ

Đơn vị công tác: Trường THCS Tam Đa
Tên đề tài: Văn thư lưu trữ với công tác lập hồ sơ giúp hiệu
trưởng trong việc xây dựng trường THCS Tam Đa đạt chuẩn Quốc gia.

PHẦN 2: NỘI DUNG
I. ĐẶT VẤN ĐỀ:
Người thực hiện: Lê Thị Lan – Trường THCS Tam Đa

4


SKKN: Văn thư

1. Cơ sở thực tiễn.
Trường THCS Tam Đa là một trong những trường xa trung tâm huyện,
nền kinh tế tuy còn nhiều khó khăn nhưng lại được nhân dân và các cấp có
thẩm quyền quan tâm và hết mực đầu tư cho sự nghiệp giáo dục. Dự kiến
năm 2014 sẽ xây dựng trường Trung học cơ sở Tam Đa đạt chuẩn quốc gia
theo Thông tư số 06/2010/TT-BGDĐT của Bộ Giáo dục và đào tạo
(BGDĐT). Tuy nhiên đó còn là việc làm khó khăn không chỉ riêng đối với
trường trung học.
Trong những khó khăn đó thì khó khăn lớn nhất, khó thực hiện nhất là
việc thiết lập hồ sơ, phân loại hồ sơ theo đúng tiêu chuẩn của Bộ GD-ĐT quy
định. Đây là công việc đòi hỏi người làm công tác lưu trữ phải cẩn thận cụ
thể từng công việc, từng loại hồ sơ cần thiết, thiết lập đầy đủ và sử dụng đạt
hiệu quả. Hiện nay, các trường đang còn nhiều khó khăn và lúng túng trong

việc. Biến cái khó thành cái dễ, để thành thói quen của mình, thì công việc
lúc nào cũng trôi chảy và đạt hiệu quả cao.
3-Thực trạng:
Trường THCS Tam Đa là một đơn vị sự nghiệp dưới sự chỉ đạo của
Phòng GD&ĐT Phù Cừ về công tác chuyên môn; đồng thời chịu sự lãnh đạo
của các cấp uỷ Đảng và chính quyền địa phương về các hoạt động khác của
nhà trường. Đặc biệt là việc thực hiện Nghị quyết cuả Đảng ủy xã Tam Đa về
việc phấn đấu xây dựng nhà trường đạt chuẩn quốc gia năm 2014. Do vậy với
công việc của người làm công tác văn thư –lưu trữ tuy nhỏ nhưng rất quan
trọng trong việc xác lập các loại hồ sơ giúp cho thủ trưởng đơn vị hình thành
bộ hồ sơ phục vụ công tác xây dựng trường đạt chuẩn.
Trong qúa trình làm công tác văn thư - lưu trữ, tôi mới thấy hết những
khó khăn, trở ngại trong quá trình làm công việc này.
4. Phạm vi nghiên cứu:
Xuất phát từ những vấn đề trên, bản thân tôi đã suy nghĩ không
biết làm thế nào để thực hiện công việc của mình đạt hiệu quả, lại vừa tìm và
tra cứu hồ sơ tài liệu một cách nhanh chóng khi có người cần. Cuối cùng tôi
đã tìm ra cách cải tiến phương pháp làm việc là nên “ lập hồ sơ để giúp hiệu
trưởng trong việc quản lý hành chính và xây dựng trường đạt chuẩn quốc
gia”.
5. Phương pháp tiến hành:

Người thực hiện: Lê Thị Lan – Trường THCS Tam Đa

6


SKKN: Văn thư

Lập hồ sơ là công việc luôn luôn được đi đầu. Mỗi công việc có liên

7


SKKN: Văn thư

2- Thời gian nghiên cứu:
Từ những thực trạng vừa nêu trên và qua thời gian công tác tôi nhận
thấy: Để làm tốt nhiệm vụ công tác văn thư trong việc xây dựng trường chuẩn
đòi hỏi người làm công tác này cần phải hiểu công tác văn thư là toàn bộ
công việc về xác lập hồ sơ tổ chức giải quyết và quản lý văn bản theo phạm
vi, nhiệm vụ và chức năng của mình. Muốn vậy bản thân tôi phải luôn năng
động, sáng tạo và luôn tâm niệm làm tốt công tác văn thư hành chính nhằm
giúp cho việc giải quyết công việc ở cơ quan được nhanh chóng, chính xác.
Đồng thời giúp cho lãnh đạo quản lý, chỉ đạo và kiểm tra công việc trong cơ
quan được chặt chẽ. Góp phần tiết kiệm được công sức, thời gian giải quyết
công việc trước mắt và đưa vào lưu trữ để nghiên cứu và sử dụng lâu dài.
Như vậy người làm nhiệm vụ công tác văn thư trong trường học cần
nắm vững một số nội dung sau để xử lý có hiệu quả:
+ Nhận và vào sổ công văn đến.
+ Vào sổ và gửi công văn đi.
+ Làm các hồ sơ sổ sách và ghi chép tài liệu.
+ Lập hồ sơ; phân loại và lưu trữ hồ sơ.
Trường học là đơn vị sự nghiệp, không giống như các đơn vị hành
chính khác; tất cả các phòng ban đều lập hồ sơ theo công việc mình làm, cuối
năm lại nộp cho bộ phận văn thư lưu trữ. Còn ở trường học tất cả công văn
giấy tờ hằng ngày đến trường đều phải qua bộ phận văn thư xử lý vào sổ và
trình hiệu trưởng sau khi được hiệu trưởng phê duyệt thì sao lưu, chuyển giao
cho các bộ phận có liên quan để thực hiện. Như vậy, việc lập hồ sơ được tiến
hành theo từng thời gian, từng công việc. Khi công việc kết thúc thì hồ sơ đó
kết thúc, đồng thời hồ sơ của việc đó phải được lập xong để lưu trữ, khi cần

Sổ đăng bộ.
Hồ sơ chuyển đi - đến.
Sổ gọi tên chi điểm.
Sổ ghi đầu bài.
Sở quản lý cấp phát bằng tốt nghiệp THCS.
Sổ lưu công văn đi –đến, …vv.
Tất cả phải lưu cẩn thận.
* Học bạ:
Đối với công tác văn thư việc quản lý học bạ học sinh là một việc hết
sức quan trọng. Để quản lý tốt học bạ nhất thiết phải làm:
Người thực hiện: Lê Thị Lan – Trường THCS Tam Đa

9


SKKN: Văn thư

Đầu năm học, căn cứ vào danh sách lớp nhân viên văn thư phải đếm lại
học bạ, kiểm tra hồ sơ học sinh kèm theo, ghi số lượng vào sổ theo dõi để bàn
giao cho GVCN ghi các chi tiết vào học bạ, xong việc GVCN phải giao học
bạ lại cho văn thư để quản lý. Khi cho mượn phải ký sổ mượn, khi trả phải ký
sổ đã trả và văn phòng phải kiểm tra đầy đủ số lượng học bạ khi được nhận
lại.
Học bạ cần được bọc nhựa để bảo quản tốt, sạch sẽ. Trang bên trong
học bạ nếu có lưu giữ các hồ sơ của học sinh như: giấy khai sinh (bản sao),
giấy chứng nhận tuyển sinh lớp 6, xác nhận học xong chương trình tiểu học,
đơn xin nhập học, … cần phải dùng kim bấm bấm lại để khỏi rơi rớt khi sử
dụng học bạ. Đối với học bạ lớp 6, văn thư phải ghi số đăng bộ vào trang đầu
tiên.
Định kỳ nhà trường cho kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của các chi tiết

quá trình đào tạo để làm công tác phổ cập giáo dục và xây dựng trường đạt
chuẩn.
Sổ đăng bộ ghi đầy đủ thông tin các cột mục quy định, cập nhật kịp
thời cuối năm trình hiệu trưởng ký duyệt.
Sổ đăng bộ học sinh (theo mẫu thống nhất chung của ngành giáo dục).
Sổ theo dõi rút học bạ (chuyển đi, chuyển đến hoặc nghỉ học).
Ghi kết thúc mỗi năm học số lượng đầu năm, cuối năm, chuyển đi,
chuyển đến, bỏ học và phải có xác nhận của hiệu trưởng.
Sổ ký mượn – trả của GVCN các lớp sử dụng học bạ khi cần thiết.
* Sổ quản lý việc cấp phát bằng:
Văn bằng chứng chỉ của học sinh tốt nghiệp THCS từng khóa học
được lưu giữ cẩn thận bảo quản tránh thất lạc, học sinh nhận bằng phải ký
nhận, ghi tên rõ ràng trường hợp có phụ huynh nhận thế phải có giấy ủy
quyền. Nhờ vậy đã giúp cho lãnh đạo nhà trường quản lý tốt, cuối mỗi năm
học thành lập đoàn kiểm tra, kiểm kê lập biên bản số bằng học sinh chưa
nhận đóng gói cẩn thận để lưu giữ.
* Hồ sơ Cán bộ công chức.
Hồ sơ cán bộ viên chức là tài liệu pháp lý phản ánh các thông tin cơ
bản nhất của CBCC bao gồm nguồn gốc xuất thân, quá trình công tác, hoàn
cảnh kinh tế, phẩm chất đạo đức, năng lực, các mối quan hệ gia đình và xã
hội….Được sự ủy nhiệm của Hiệu trưởng tôi quản lý mảng này, nó đòi hỏi
phải có tính thống nhất ,khoa học mới quản lý được đầy đủ và chính xác
Người thực hiện: Lê Thị Lan – Trường THCS Tam Đa

11


SKKN: Văn thư

thông tin, hồ sơ quản lý, sử dụng và bảo quản theo chế độ tài liệu mật do nhà

12


SKKN: Văn thư

- Quyết định của UBND tỉnh Hưng Yên ban hành quy định quản lý dạy
thêm - học thêm.
- Công văn của Sở GD-ĐT V/v Tổ chức quản lý dạy thêm –học thêm
trên địa bàn tỉnh Hưng Yên.
- Công văn của Hướng dẫn công tác quản lý dạy thêm - học thêm năm
học 2013 -2014 của phòng Giáo dục & Đào tạo Phù Cừ.
- Biên bản, Tờ trình, hồ sơ và đề nghị cấp giấy phép dạy thêm -học
thêm năm 2013-2014.
- Báo cáo tình hình dạy thêm - học thêm của Hiệu trưởng.
4. Kết quả thực hiện:
Trên đây mới chỉ là hồ sơ của một công việc và một sự việc. Có thể sau
khi xem xét chứng kiến sự sắp xếp như trên người ta cho rằng đó là nguyên
tắc buộc phải có, hoặc cho đó là sự rườm rà, máy móc. Nhưng trong thực tế
đây là hồ sơ minh chứng trong việc xây dựng trường chuẩn Quốc gia. Là
việc làm có ý nghĩa rất lớn cho công tác lưu trữ và tra cứu tài liệu, hồ sơ sau
này khi cần thiết.
Chính từ những thao tác thận trọng tỷ mỷ sắp xếp các loại văn bản một
cách ngăn nắp có khoa học nên từ năm 2010 đến nay trường THCS Tam Đa
luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ. Riêng bản thân tôi cũng luôn hoàn thành tốt
nhiệm vụ được giao.
5. Bài học kinh nghiệm:
Hiện nay nhiều tổ chuyên môn, tổ công tác của trường đã và đang học
hỏi cách làm này và áp dụng cho tổ mình lập được nhiều loại hồ sơ liên quan
đến công việc làm của tổ để tập hợp và hình thành hồ sơ “Xây dựng trường
đạt chuẩn quốc gia”

lập hồ sơ “xây dựng trường đạt chuẩn quốc gia”.
Nhờ có biện pháp cải tiến , đảm bảo tính khoa học , chính xác nên
trong thời gian qua công tác văn thư hành chính nhà trường đã đảm bảo thực
hiện đầy đủ được các nguồn thông tin đi –đến một cách đầy đủ chính xác kịp
thời đáp ứng được nhu cầu quản lý của nhà trường đạt hiệu quả cao ,Thực
hiên thắng lợi các nhiệm vụ năm học của ngành giáo dục đã đề ra.
Trong thời kỳ đất nước đổi mới theo hướng công nghiệp hoá - hiện đại
hoá, thời kỳ Công nghệ thông tin, máy tính đã thay thế con người làm nhiều
việc trong đó có lĩnh vực hành chính. Tuy nhiên máy tính không thể chủ
động thay thế con người sắp xếp thời gian, công việc một cách cụ thể. Mà
Người thực hiện: Lê Thị Lan – Trường THCS Tam Đa

14


SKKN: Văn thư

phải do con người quyết định thời gian tổ chức sắp xếp công việc cho
mình.Trong quá trình công tác, bản thân tôi đã rút ra kinh nghiệm: Nếu muốn
xây dựng trường đạt chuẩn quốc gia thì trước hết phải chú trọng là khâu hình
thành hồ sơ ban đầu. Vậy nếu tất cả hồ sơ công việc, công văn giấy tờ được
sắp xếp trật tự đúng quy trình như bản thân nêu ở trên, tất yếu sẽ đảm bảo
công việc thực hiện đầy đủ, hiệu quả, đúng thời gian.
Vì vây, trong những năm làm công tác này tôi đã đúc kết được một
kinh nghiệm là phải lập hồ sơ công việc để quản lý tốt việc thực hiện nhiệm
vụ chính của mình và giúp hiệu trưởng quản lý công việc được chặt chẽ, sâu
sát hơn. Đặc biệt là trong việc phục vụ công tác “Xây dựng trường đạt
chuẩn quốc gia”.
2. Kiến nghị:
Để xây dựng trường đạt chuẩn quốc gia trước hết người làm công tác

(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)

Người thực hiện: Lê Thị Lan – Trường THCS Tam Đa

16