I.PHẦN MỜ ĐẦU
1. BỐI CẢNH CỦA ĐỀ TÀI
Hòa trong xu thế đổi mới từng bước tiến lên công nghiệp hóa - hiện đại hóa
của đất nước, ngành GD - ĐT nước ta không ngừng phát triển để đáp ứng những yêu
cầu trong thời kỳ mới. Thực hiện chủ trương của Đảng về việc “Nâng cao năng lực,
bồi dưỡng nhân tài, lấy khoa học kỹ thuật và công nghệ làm trung tâm”, yêu cầu
cấp bách hàng đầu đặt ra với công tác giáo dục đào tạo là cần phải xây dựng, bồi
dưỡng một đội ngũ chủ nhân tương lai của đất nước xứng tầm, để đưa đất nước tránh
khỏi tình trạng tụt hậu về mọi mặt so với các nước trong khu vực và trên thế giới.
Thực hiện chỉ thị số 47/2008/CT-BGDĐT ngày 14 tháng 8 năm 2008 của Bộ
Giáo dục và Đào tạo về nhiệm vụ trọng tâm của Giáo dục Mầm non, giáo dục phổ
thông, giáo dục thường xuyên và giáo dục chuyên nghiệp. Nhà trường đã tiến hành
triển khai thực hiện từ năm học 2008-2009 đến nay. Năm học 2013 - 2014 vẫn tiếp
tục được xác định là "Năm học đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, đổi mới
quản lý tài chính và triển khai phong trào xây dựng trường học thân thiện, học
sinh tích cực".
Để hưởng ứng chủ đề năm học nhằm thực hiện có hiệu quả nhiệm vụ trọng tâm
trong năm học 2013 - 2014 và các năm học tiếp theo, trường THCS Giục Tượng đã
tích cực triển khai và tổ chức thực hiện có hiệu quả các nội dung trọng tâm của năm
học, trong đó có lĩnh vực ứng dụng CNTT trong quản lý và giảng dạy. Đặc biệc là
lĩnh vực văn thư và lưu trữ hồ sơ của nhà trường.
2. Lý do chọn đề tài:
Qua thời gian thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư lưu trữ trong
nhà trường
,
tôi nhận thấy
:
khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu các thông tin tư liệu đã xử lý đó
là rất quan trọng để hình thành nên văn bản.

Các tài liệu được lưu trữ tốt sẽ là

tư liệu lưu trữ
.
1
Công việc

nhà trường được tiến

hành nhanh hay chậm là do công văn, giấy tờ
có làm tốt hay không, do việc giữ gìn hồ sơ,

tư liệu có được cẩn thận, sắp xếp có
khoa học hay không. Hồ sơ quản lý các văn bản, công văn đi, đến, các loại hồ sơ có
liên quan đến thông tin cán bộ giáo viên và học sinh được lưu trữ qua nhiều năm,
thông tin và số lượng hồ sơ tăng lên rất nhiều, với hình thức lưu trữ truyền thống là
viết trên giấy. Hiện nay, các hồ sơ quản lý của nhà trường còn được tăng cường thêm
cách lưu trữ khác đó là lưu thêm trên máy tính. Tuy cách lưu thêm hồ sơ trên máy
tính góp phần quản lý hồ sơ cập nhật và xử lý thông tin nhanh chống, chính xác, kịp
thời nhưng vẫn không đảm bảo dữ liệu sẽ không bị mất. Vì máy tính có thể bị virus,
hỏng ổ cứng chứa dữ liệu…
Vì vậy, với một cán bộ văn thư và lưu trữ dữ liệu, qua nhiều năm kinh nghiệm
trong công tác văn thư và lưu trữ, tôi đã quyết định nghiên cứu tìm tòi việc ứng dụng
công nghệ thông tin trong quản lý văn thư và đó cũng là lý do chọn đề tài "Một số
biện pháp quản lý hồ sơ văn thư, lưu trữ bằng công nghệ thông tin".
3. Phạm vi và đối tượng của đề tài
-Phạm vi: Đề tài nghiên cứu các biện pháp quản lý hồ hơ, công văn đi, đến, các
văn bản nhà trường bằng ứng dụng công nghệ thông tin. đề tài này áp dụng được cho
tất cả các trường học trong tỉnh về lĩnh vực quản lý hồ sơ văn thư, lưu trữ.
-Đối tượng: Được nhà trường phân công nhiệm vụ văn thư, có nhiệm vụ quản lý,
theo dõi, cập nhật và xử lý các công văn đi, đến, các loại hồ sơ lưu trữ có liên quan
đến cán bộ giáo viên và học sinh. Lưu trữ và bảo quản qua nhiều năm. Việc nghiên

liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan; lập hồ sơ hiện hành, giao
nộp hồ sơ vào lưu trữ; và quản lý, sử dụng con dấu trong văn thư. Còn công tác lưu
trữ là một trong những nhiệm vụ cơ bản của cơ quan, tổ chức nhằm lựa chọn, lưu giữ,
tổ chức một cách khoa học các hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng
của cơ quan và xã hội. Nội dung công tác lưu trữ bao gồm các việc về thu thập, bảo
quản và tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan,
đơn vị.
-Bản thân tôi được phân công làm nhiệm vụ văn thư – lưu trữ nhà trường.
Ý thức đầy đủ được vai trò và tầm quan trọng của công tác văn thư nhà trường nên
3
trong quá trình công tác tôi luôn tìm tòi, cải tiến công tác tìm ra những biện pháp hữu
hiệu nhất đem lại hiệu quả cao trong công tác văn thư hành chính, góp phần tích cực
trong việc tham mưu cho lãnh đạo nhà trường hoàn thành tốt nhiệm vụ quản lý đơn
vị.
-Tài liệu văn thư quản lý lưu trữ đòi hỏi phải bảo mật, toàn vẹn, đảm bảo tính
lâu dài, có thể phục hồi khi cần thiết. Trong quá trình lưu trữ trên giấy, trên máy vi
tính có thể bị hỏng, mất với nhiều lý do.
-Để thực hiện tốt công tác quản lý công văn đi-đến, các loại hồ sơ nhà trường
quản lý về nhân sự, báo cáo cấp dưới, cấp trên, các loại hồ sơ khác…một cách khoa
học, bảo mật, bảo quản lâu dài cần phải có sự nghiên cứu ứng dụng công nghệ mới
trong quản lý đó là ứng dụng công nghệ thông tin. Vì thế tôi mạnh dạng tìm và ứng
dụng internet thông qua trang mạng để lưu trữ dữ liệu.
2. Thực trạng của vấn đề
-Giữa công tác văn thư và lưu trữ không có sự tách biệt mà có mối quan
hệ chặt chẽ, thúc đẩy với nhau. Mối quan hệ này thể hiện qua sự liên tục trong
quá trình từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản đến lưu trữ hiện hành và đưa vào
lưu trữ lịch sử.
-Nhiệm vụ cụ thể công tác văn thư hành chính là rất đa dạng như: quản lý công
văn đi, quản lý công văn đến, đánh máy các loại văn bản, quản lý hồ sơ học sinh và
hồ sơ giáo viên và còn nhiều loại hồ sơ khác nên việc quản lý, lưu trữ trong những

theo file văn bản.
Vì vậy muốn quản lý, lưu trữ văn bản để dễ tìm kiếm và nhanh chóng tôi sử
dụng phương pháp đơn giản:
Tạo thư mục để chứa các văn bản đã nhận (tải xuống từ hộp thư điện tử).
Tạo một file bằng Excel có nội dung giống như sổ văn bản đến. (Sổ văn bản
đến 2013.xls)
5
- Liên kết trích yếu nội dung với file văn bản tương ứng trong thư mục chức
văn bản đã nhận.
- Đồng thời tạo bộ lọc cho file này là những mũi tên sổ xuống. ví dụ ta muốn
tìm văn bản của Phòng, Sở, hoặc nơi nào khác… ta vào cột nơi phát hành bấm vào
mũi tên sổ xuống chọn Phòng, Sở …. thì file sẽ lọc ra những văn bản chỉ của Phòng,
hoặc chỉ của Sở, hay của bất cứ nơi nào…
- Sau đó muốn tìm văn bản, ta mở file “Sổ văn bản đến 2013”, vào Edit, chọn
(Find)
-Gõ từ cần tìm vào khung Find what, nhấp chuột vào Find Next, từ tìm được
sẽ được nhấp chọn vào. Sau đó vào liên kết để mở file cần tìm.
6
Ngoài việc ứng dụng phần mềm Excel để quản lý và tìm kiếm dữ liệu, tôi còn
thực hiện công tác quản lý hồ sơ trên máy tính theo hàng tháng bằng cách tạo hộp
Folder đặt tên theo năm học, trong năm học đó tôi quản lý theo từng tháng, ví dụ:
tháng 8 đầu năm học công việc là lập danh sách bố lớp, các công văn đi-đến, tất cả
các dữ liệu thông tin có liên quan trong tháng 8 đều được lưu vào Folder tháng 8.
Đến khi kết thúc tháng là khóa lại và tạo Folder tiếp tháng 9 tiếp theo. Vì trong
ngành các hoạt động hàng năm học đều theo chủ đề gần giống nhau, qua cách làm
trên cho thấy khi cần dữ liệu lưu trữ ở tháng nào thì chỉ cần mở hộp Folder vào tháng
đó của năm học đó sẽ tìm được ngay. Và đặc biệt là lấy tài liệu tham khảo từ năm
trước trong tháng áp dụng cho năm sau cũng trong tháng đó, việc truy tìm tài liệu
tham khảo rất nhanh.
Với biện pháp ứng dụng tin học trong quản lý hồ sơ đã góp phần tiết kiệm thời

nào để dễ tìm kiếm, đồng thời dễ dàng đưa dữ liệu lên trang web để lưu.
Bước 3: Ta mở trang web 4shared.com vào trang lưu dữ liệu và Click vào mục
tải lên tập tin hoặc tải lên thư mục để đưa dữ liệu lên mạng để lưu. Trên website
này ta tạo các folder quản lý file dữ liệu lưu theo từng năm, từng tháng sao cho khoa
học, dễ tìm.

9
Bước 4: Tải dữ liệu đã đưa trên mạng xuống cũng dễ dàng. Vào Folder ta chọn
file cần tải xuống VD muốn tải file mau cham skkn 2012-2013.rar của năm học
2012-2013 ta Click vào dấu  chọn đối tượng cần tải xuống, sau đó nhấp lên mục
Tải xuống một trang web khác hiện ra, ta tiếp tục click vào mục tải xuống
10
Tiếp tục một trang web khác hiện ra
Ta click chuột vào mục Miễn phí miền phụ sẽ xuất hiện tại mục “ Miễn phí miền
11
phụ”một dòng chữ “ Tải xuống tập tin” và yêu cầu ta lưu vào máy tính cá nhân tại
một địa chỉ nào đó.
Trên đây là những biện pháp đang thực hiện tại trường trong công tác văn thư
lưu trữ.
4 Hiệu quả của sáng kiến kinh nghiệm
-Từ thực tiễn công việc hàng ngày của công tác văn thư qua hai năm thực hiện,
tôi vừa thực hiện hồ sơ lưu trữ trên giấy, vừa lưu trữ trên máy vi tính. Tuy nhiên
trong quá trình thực hiện xảy ra sự cố đó là máy vi tính bị virus làm mất dữ liệu, quản
lý trên giấy bảo quản và tìm rất tốn thời gian, việc tham khảo và chỉnh sửa trên máy
tính tiết kiệm được rất nhiều thời gian. Tuy nhiên nếu mất dữ liệu trên máy tính sẽ
gây đau đầu cho người làm công tác văn thư.
-Từ đó tôi đã nghĩ ra ý tưởng tìm tòi cách quản lý file dữ liệu hồ sơ lưu trữ sao
cho an toàn. Tham khảo ý kiến của đồng nghiệp cũng như các thông tin hướng dẫn
trên internet. Cuối cùng tôi đã tìm được trang website nói trên quản lý dữ liệu tương
đối an toàn. Qua 2 năm thực hiện, tôi thấy trang website trên không khó để sử dụng

trường hợp bị nhiễm virus hoặc cài lại windows sơ ý làm mất phần dữ liệu chưa lưu
trên mạng. Vì thế chúng ta tạo thói quen sau khi làm xong file dữ liệu hoặc công văn
đi-đến cần lưu thì nên mở trang web lưu dữ liệu để đưa chúng lên mạng gửi để tránh
trường hợp đáng tiết xảy ra.
C. KẾT LUẬN
Thực hiện tốt các biện pháp để nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ sẽ
góp phần quan trọng đảm bảo thông tin thông suốt cho mọi hoạt động quản lý, sự
điều hành, chỉ đạo của Ban giám hiệu đạt hiệu quả cao.
Giúp cho cán bộ, công chức nâng cao hiệu suất công việc; giải quyết, xử lý
công việc nhanh chóng, đầy đủ cơ sở pháp lý, đáp ứng được yêu cầu đổi mới giáo
dục hiện nay.
13
Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các bộ phận, tổ chức
đoàn thể, cá nhân trong nhà trường. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về
hoạt động của cơ quan, phục vụ kiểm tra, thanh tra, giám sát.
Rèn luyện tính cẩn thận, ngăn nắp, khoa học; nâng cao tinh thần trách nhiệm
cho nhân viên văn thư, góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ
quan, đơn vị.
Nhờ có biện pháp cải tiến, đảm bảo tính khoa học, chính xác nên trong thời
gian qua công tác văn thư hành chính nhà trường đã đảm bảo thực hiện đầy đủ được
các nguồn thông tin đi, đến một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời giúp cho công tác
quản lý cuẩ nhà trường đạt hiệu quả cao, thực hiện thắng lợi các nhiệm vụ năm học
ngành giáo dục đã đề ra.
Việc theo dõi, đánh giá kết quả giáo dục học sinh của giáo viên và Hiệu trưởng,
Phó hiệu trưởng được kịp thời có chất lượng; giải quyết kịp thời các yêu cầu của phụ
huynh và giáo viên trong việc thực hiện hồ sơ học sinh.
Giục Tượng, ngày 15 tháng 03 năm 2014
Người viết
Hà Nam Hải
14

Ý KIẾN CỦA HỘI ĐỒNG CHẤM SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM CẤP HUYỆN

16

18