BỘ NỘI VỤ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN
TẠI VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM

Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
Người hướng dẫn

: THS. ĐỖ THỊ THU HUYỀN

Sinh viên thực hiện

: NGUYỄN THỊ LIÊN

Mã số sinh viên

: 1305QTVC032

Khóa

: 2013-2017

Lớp

: ĐH QTVP 13C

HÀ NỘI - 2017

thích nguồn gốc. Nếu phát hiện có bất kỳ sự gian lận nào, tôi xin hoàn toàn
chịu trách nhiệm về nội dung của mình.
Sinh viên thực hiện

Nguyễn Thị Liên


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh
vực, hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều
gắn liền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và
tổ chức sử dụng văn bản. Do đó, vai trò của công tác soạn thảo và ban hành
văn bản là rất quan trọng, nếu quan tâm làm tốt công tác này sẽ góp phần
bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính nhà nước được thông suốt.
Nhờ đó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và thúc
đẩy nhanh chóng công cuộc cải cách hành chính hiện nay. Trên thực tế
công tác soạn thảo và ban hành văn bản trong hoạt động của các cơ quan
hành chính nhà nước hiện nay nói chung đã đạt nhiều thành tích đáng kể,
đáp ứng được yêu cầu cơ bản của quản lý nhà nước trên mọi lĩnh vực của
đời sống kinh tế - xã hội.
Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam là cơ quan sự nghiệp thuộc Chính phủ,
thực hiện chức năng nghiên cứu những vấn đề cơ bản về khoa học xã hội;
cung cấp những luận cứ khoa học cho việc hoạch định đường lối, chiến lược,
quy hoạch, kế hoạch và chính sách phát triển nhanh, bền vững đất nước theo

Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam”. Hy vọng đề tài sẽ cung cấp cho bạn đọc đặc
biệt là các bạn sinh viên chuyên ngành Quản trị Văn phòng những kiến thức
mới về một trong những nhiệm vụ cơ bản của nhà quản trị văn phòng, từ đó có
thể ứng dụng vào công việc sau này.
2. Lịch sử nghiên cứu
Soạn thảo và ban hành văn bản là vấn đề được quan tâm trong nhiểu
nghiên cứu với các khía cạnh khác nhau như về kỹ thuật trình bày, hiệu lực và
hiệu quả của văn bản trong quản lý. Trong nước, phải kể đến những công
trình đã được công bố như:
- Hướng dẫn soạn thảo văn bản của tác giả Hoàng Trung Tiếu, NXB

6


Trẻ, năm 1995;
- Ban hành văn bản quản lý hành chính nhà nước: sách dùng cho các
nhà quản lý lãnh đạo và nghiên cứu, tác giả Nguyễn Thế Quyền, NXB Công
an nhân dân, năm 1996;
- Hướng dẫn kỹ thuật soạn thảo văn bản: pháp quy, hành chính, tư
pháp, hợp đồng, tác giả Trần Hà, NXB Trẻ, năm 1996;
- Phương pháp soạn thảo văn bản hành chính của tác giả Lê Văn In,
Phạm Hưng. NXB Chính trị quốc gia, năm 1996;
- Một số vấn đề về soạn thảo văn bản của tác giả Nguyễn Thế Quyền,
NXB Thống kê, năm 1997;
- Kỹ thuật và ngôn ngữ soạn thảo văn bản quản lý nhà nước của tác giả
Bùi Khắc Việt, NXB Khoa học xã hội, năm 1997;
- Kỹ thuật soạn thảo văn bản quản lý nhà nước: Lý thuyết và mẫu thực
-

tế của tác giả Võ Trí Hảo, NXB Tư pháp, năm 1997;

-

NXB Đại học Quốc gia, năm 2005;
Soạn thảo, ban hành văn bản và công tác văn thư của Triệu Văn Cường, Trần

-

Như Nghiêm, NXB Văn hóa thông tin, năm 2006;
Mẫu soạn thảo văn bản trong lĩnh vực Hành chính - dân sự của Tác giả Mai

-

An, NXB Lao động xã hội, năm 2007;
Giáo trình Nghiệp vụ công tác văn thư của Trường Đại học Nội vụ Hà

-

Nội( 2009);
Những điều cần biết về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính của

-

Nguyễn Quang Thi, NXB TP Hồ Chí Minh, năm 2011;
Soạn thảo văn bản hành chính của TS. Ngô Sỹ Trung, NXB Giao thông vận

-

tải, năm 2015;
Giáo trình Văn thư, Triệu Văn Cường chủ biên, NXB Lao động, năm 2016…
Những công trình nêu trên đã đề cập một cách có hệ thống và đầy đủ

GS.TS Võ Khánh Vinh làm chủ nhiệm, năm 2007;
Hoàn thiện công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính ở Bộ Lao
động – Thương binh và xã hội đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính hiện nay.

-

Luận văn thạc sỹ của Nguyễn Thị Hường, Học viện Hành chính, năm 2010;
Đánh giá công tác ban hành và quản lý văn bản của Viện Khoa học xã hội
Việt Nam. Luận văn thạc sỹ Quản lý Hành chính công của Đỗ Hữu Phương,

-

Học viện Hành chính, năm 2011.
Khóa luận tốt nghiệp gồm có các đề tài như:
” Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính thông thường của Bộ

-

Nội vụ” của Phạm Ngọc Huyền, Học viện Hành chính( 2011);
“ Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Cục Công nghiệp
địa phương- Bộ Công thương” Của Phạm Thị Loan, Đại học Nội vụ Hà
Nội( 2016)…
Một số bài viết liên quan đến công tác soạn thảo và ban hành văn bản
trên các Tạp chí như: “ Đổi mới và nâng cao chất lượng văn thư- một yêu cầu
cấp bách trong cải cách hành chính ở nước ta”, tác giả Nguyễn Quốc Thắng,
Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam số 6( 6/2008); Bài viết của Tác giả Nguyễn
Trọng Biên “ Một số vấn đề về sử dụng con dấu trong các cơ quan, tổ chức ở
nước ta hiện nay”, Tạp chí Văn thư lưu trữ số 11( 11/2008)…
Ở phạm vi ngoài nước, cũng có một số nghiên cứu liên quan đến đề tài
này như Quản trị Hành chính Văn phòng của tác giả Mike Harvey( 1996)

bản tại Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam.
- Đánh giá thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Viện
Hàn lâm KHXH Việt Nam.
- Xây dựng các giải pháp chủ yếu nâng cao chất lượng công tác soạn
thảo và ban hành văn bản của Viện.
3. Phương pháp nghiên cứu
Trong quá trình thực hiện đề tài, tôi đã sử dụng một số phương pháp
nghiên cứu chung của khoa học như: Thống kê phân tích, so sánh và tổng
hợp...
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: sử dụng để nghiên cứu hệ thống lý

10


luận và thực tiễn trước đó về công tác soạn thảo và ban hành văn bản của các
cơ quan hành chính nhà nước nói chung, Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam nói
riêng.
- Phương pháp thu thập, phân tích, tổng hợp số liệu: thu thập các thông
tin và chọn lọc những thông tin cần thiết.
- Phương pháp phỏng vấn: Thu thập thông tin trực tiếp từ các cán bộ
trong Văn phòng về thực tế công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại cơ
quan nhằm bổ sung và làm rõ thông tin, dữ liệu đã thu thập được.
- Phương pháp điều tra bằng phiếu hỏi: Sử dụng phiếu hỏi để có cái
nhìn khách quan, trung thực hơn về đề tài nghiên cứu.
4. Đối tượng, phạm vi và giới hạn nghiên cứu
- Về đối tượng nghiên cứu: Công tác soạn thảo và ban hành văn bản
của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam.
- Về phạm vi và giới hạn nghiên cứu: Đề tài tập trung nghiên cứu thực
trạng công tác soạn thảo văn bản tại Viện Hàn Lâm KHXH Việt Nam từ năm
2014-2016.

phương diện với những số liệu thống kê cụ thể. Đưa ra nhận xét, đánh giá về ưu

12


điểm, hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế đó.
Chương 3: Giải pháp nâng cao chất lượng công tác soạn thảo và ban
hành văn bản tại Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam
Sau khi phân tích thực trạng ở chương 2, trên cơ sở đó đưa ra các giải
pháp thiết thực để nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo, ban hành văn bản
của Viện.

13


Chương 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC
SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN
1.1.Một số khái niệm
1.1.1. Khái niệm văn bản
Văn bản nói chung là một loại phương tiện ghi tin và truyền đạt thông
tin bằng ngôn ngữ. Văn bản được hình thành trong nhiều lĩnh vực của đời
sống xã hội. Tùy theo lĩnh vực cụ thể mà văn bản có nội dung khác nhau và
được thể hiện bằng các hình thức khác nhau. Thường đó là tập hợp của các
câu có tính trọn vẹn về nội dung và hoàn chỉnh về thể thức, có tính liên kết
chặt chẽ và hướng tới một mục đích nhất định.
Trong cuốn “ Kỹ thuật và ngôn ngữ soạn thảo văn bản quản lý Nhà
nước” của Tác giả Bùi Khắc Việt do Nhà xuất bản khoa học xã hội ấn hành
năm 1997 có trình bày khái niệm về văn bản như sau: ” Văn bản là sản phẩm
của lời nói, thể hiện bằng hình thức viết. Tuy nhiên văn bản không phải đơn
thuần là tổng số từ ngữ, những lời nói trên giấy mà là kết quả tổ chức có ý

cấp dưới. Đó là hình thức để cụ thể hóa pháp luật, là phương tiện để điều
chỉnh những quan hệ xã hội thuộc phạm vi quản lý của Nhà nước. Văn bản
quản lý Nhà nước do cơ quan Nhà nước ban hành và sửa đổi theo Luật định”
[46;26]
Tác giả Vương Đình Quyền đề cập đến khái niệm Văn bản quản lý Nhà
nước trong cuốn Lý luận và phương pháp công tác văn thư như sau” Văn bản
quản lý Nhà nước là văn bản mà các cơ quan Nhà nước dùng để ghi chép,
truyền đạt các quyết định quản lý và các thông tin cần thiết cho hoạt động
quản lý theo đúng thể thức, thủ tục và thẩm quyền luật định”. [40;58]
Như vậy, có nhiều cách nhìn nhận khác nhau về khái niệm này. Trong
phạm vi khóa luận, Văn bản quản lý Nhà nước được hiểu theo nghĩa chung
nhất như đã trình bày ở trên.

15


1.1.3. Khái niệm văn bản hành chính
Trong cuốn Phương pháp soạn thảo và ban hành văn bản hành chính,
tác giả Nguyễn Minh Phương nhận định: “Văn bản hành chính là những loại
văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành để trao đổi, giải quyết, đề nghị, phản
ánh một vấn đề, một công việc nào đó theo quy định của pháp luật”. [36;7]
Tác giả Ngô Sỹ Trung khái quát khái niệm này trong cuốn Soạn thảo
vản bản hành chính (2015) như sau: “ Văn bản hành chính là các thông tin
quản lý thành văn được hình thành trong hoạt động quản lý, điều hành của
các tổ chức tham gia quản lý xã hội”. [48;6]
Như vậy có thể hiểu văn bản hành chính là văn bản mang tính thông tin
dùng để ghi chép, truyền đạt quyết định quản lý và các thông tin cần thiết
khác cho hoạt động quản lý theo đúng thẩm quyền, thể thức và thủ tục luật
định.
Nói cách khác, văn bản hành chính là phương tiện quan trọng để đảm

1.2.1. Chức năng pháp lý
Văn bản là phương tiện ghi chép và truyền đạt các văn bản quy phạm
pháp luật và để điều tiết các mối quan hệ xã hội bằng hệ thống luật pháp đã
được văn bản hóa, tạo điều kiện phổ biến rộng rãi, đầy đủ, chính xác việc thực
thi pháp luật một cách đúng đắn, nghiêm minh và thống nhất.
Các thông tin về pháp luật, các quy định của Nhà nước, mối quan hệ và
trách nhiệm pháp lý của các cơ quan đều được thể hiện bằng văn bản. Do vậy
văn bản là công cụ được sử dụng để điều chỉnh các quan hệ xã hội, đồng thời
cũng là tiếng nói chính thức của cơ quan đó, được thể hiện bằng dấu của cơ
quan và chữ ký của người có thẩm quyền. Đó là những bằng chứng đảm bảo
cho văn bản ban hành có giá trị pháp lý, tức là có hiệu lực thi hành và trong
một số trường hợp có thể dùng làm căn cứ để giải quyết mâu thuẫn, truy cứu
trách nhiệm.
1.2.2. Chức năng thông tin
Chức năng thông tin là chức năng bao quát nhất của văn bản, vì trong
quá trình quản lý, điều hành và các hoạt động khác của cơ quan, tổ chức thì

-

văn bản là phương tiện truyền tải thông tin quan trọng nhất và phổ biến nhất.
Các thông tin văn bản cung cấp có thể là:
Thông tin về đường lối của Đảng, các chính sách, pháp luật của Nhà nước liên

-

quan đến mục tiêu, chức năng nhiệm vụ của cơ quan
Các thông tin quản lý trong nội bộ tổ chức
Các quyết định quản lý giữa các cơ quan với nhau, hoặc giữa các bộ phận

-

quan, bộ phận, cá nhân.
Thẩm quyền về hình thức: Văn bản được ban hành đúng thể loại văn
bản được quy định với từng loại cơ quan, cá nhân.
1.3.2. Yêu cầu về nội dung
Nội dung văn bản là thành phần quan trọng nhất của văn bản. Mỗi loại
hình văn bản có nội dung khác nhau song đều phải đảm bảo các yêu cầu cũng

18


như mục đích ban hành, phải đảm bảo phù hợp với chủ trương, quan điểm của
Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước, nhất là đối với văn bản Quy phạm
pháp luật( QPPL) ban hành phải đúng thẩm quyền, đảm bảo tính hợp hiến,
hợp pháp, tính thống nhất của hệ thống văn bản QPPL, đảm bảo tính thực
tiễn, tính lịch sử... của văn bản.
- Nội dung văn bản ban hành phải có tính mục đích. Mục đích của nội
dung văn bản thể hiện ở tính thiết thực, đáp ứng nhu cầu thực tiễn đặt ra, phù
hợp với pháp luật hiện hành, không trái với văn bản của cấp trên, có tính khả
thi và góp phần hoàn thiện, nâng cao chất lượng của hệ thống văn bản pháp
luật. Đây là yêu cầu đòi hỏi tất yếu mà mọi văn bản khi soạn thảo cần thực
thi. Vì thực tiễn là cơ sở của chân lý, là tiêu chuẩn của pháp luật, văn bản ban
hành phù hợp với thực tiễn sẽ khẳng định tính đúng đắn của văn bản đó.
- Nội dung văn bản phải phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách
của Đảng, pháp luật của Nhà nước, phục vụ cho việc thực hiện nhiệm vụ
chính trị của cơ quan, tổ chức, phải đảm bảo chính xác tuyệt đối về mặt pháp
lý, phải đúng thẩm quyền và đảm bảo tính thống nhất, tính chính xác, không
làm thiệt hại đến lợi ích hợp pháp của công dân.
Để đáp ứng được yêu cầu này đòi hỏi người tham gia vào công tác soạn
thảo văn bản không những phải nắm vững đường lối, chính sách của Đảng,
pháp luật của Nhà nước còn phải có tâm đức trong công việc mới có thể thể

loại hình văn bản, đồng thời đó cũng là hiệu quả của sự kết hợp đúng đắn và
hợp lý các yêu cầu đã nêu trên.
Ngoài ra, để các nội dung của văn bản được thi hành đầy đủ, nhanh
chóng và hiệu quả, văn bản còn phải hội tụ các điều kiện sau:
+ Nội dung văn bản đưa ra những yêu cầu về trách nhiệm thi hành hợp
lý, nghĩa là phù hợp với trình độ năng lực, khả năng vật chất của chủ thể thi
hành. Đây cùng là yêu cầu về kinh tế vì nếu nội dung văn bản ban hành phù
hợp với sự phát triển của kinh tế xã hội thì sẽ thúc đẩy xã hội phát triển.
Ngược lại nếu văn bản đưa ra các quy định, mệnh lệnh vượt quá khả năng

20


kinh tế thì không có cơ sở, điều kiện vật chất để thực thi, sẽ làm tổn hại đến
uy tín của Nhà nước và tạo điều kiện phát sinh tiêu cực. Nếu văn bản chứa
đựng các quy phạm hay mệnh lệnh quá lạc hậu sẽ không kích thích sự năng
động, sáng tạo của các chủ thể và làm lãng phí thời gian và tài sản của đất
nước.
+ Nội dung văn bản phải phản ánh được các quy luật kinh tế nhằm đưa
các quy định, mệnh lệnh hướng nền kinh tế cũng như toàn bộ xã hội vận động
theo đúng các quy luật khách quan.
Với các yêu cầu trên ta thấy, khi quy định các quyền cho chủ thể phải
kèm theo các điều kiện bảo đảm để thực hiện các quyền đó; đồng thời phải
nắm vững điều kiện, khả năng mọi mặt của đối tượng thực hiện văn bản nhằm
xác lập trách nhiệm của họ trong các văn bản cụ thể.
1.3.3. Thể thức và kỹ thuật trình bày
Kỹ thuật trình bày văn bản gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề văn
bản, vị trí các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ được thực
hiện theo các quy định sau:
- Nghị định số 110/2004/NĐ- CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính

+ Chỉ dẫn phụ lục kèm theo
+ Đánh số trang
Các yếu tố này sẽ được làm rõ trong phần thực trạng công tác soạn thảo
và ban hành văn bản ở chương II.
1.3.4. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản
Trong sách Lý luận và phương pháp công tác văn thư, GS Vương Đình
Quyền đề cập “ Quy trình soạn thảo văn bản là trình tự các công việc cần
thực hiện trong quá trình soạn thảo văn bản. Quy trình soạn thảo văn bản
cho phép định hướng từ đầu một cách hợp lý nhất đối với từng cơ quan, từng
đơn vị, từng loại văn bản được soạn thảo”.
Tác giả Nguyễn Văn Thông đưa ra quy trình này trong cuốn Soạn thảo
và xử lý văn bản quản lý nhà nước gồm 05 bước sau:
+ Xác định mục đích và nội dung các vấn đề cần văn bản hóa từ đó xác
định tên loại văn bản
+ Xây dựng bản thảo
+ Thông qua lãnh đạo
+Xử lý kỹ thuật về mặt hành chính

22


+ Ký và ban hành văn bản
Theo quy định của Pháp luật tại Nghị định 110/2004/NĐ - CP ngày 08
tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư có điều khoản nói về
trình tự của việc xây dựng và ban hành văn bản nói chung gồm các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo
Giai đoạn này gồm các công việc sau:
-

Xác định mục đích và định hướng khi xây dựng văn bản

-

nội dung không sát với vấn đề được đề cập trong văn bản.
Bước 2: Soạn thảo văn bản
Lập đề cương: Đề cương là bản trình bày những điểm chính, cốt lõi dự kiến
thể hiện trong nội dung văn bản. Xây dựng đề cương giúp người soạn thảo

23


-

chủ động hơn, bố cục văn bản chặt chẽ hơn, tránh bỏ sót các ý quan trọng,
Viết bản thảo: Người soạn thảo dùng lời văn, câu chữ cụ thể hóa các điểm
chính đã được xác định trong đề cương. Bám sát để cương để chia bố cục hợp
lý, linh hoạt trong sử dụng câu từ, liên kết các đoạn, câu để văn bản thành một

-

thể thống nhất.
Kiểm tra văn bản. Sau khi viết bản thảo, kiểm tra bản thảo về nội dung đã phù
hợp với mục đích ban hành, thẩm quyền, vấn đề trọng tâm được trình bày nổi
bật. Về hình thức, kiểm tra các thành phần thể thức đã trình này đúng với quy

-

định chưa? Ngôn ngữ sử dụng hợp lý, xúc tích chưa?
Lấy ý kiến cho dự thảo: Người soạn thảo gửi bản thảo đến các đơn vị bộ phận
liên quan để lấy ý kiến góp ý. Sau đó, người soạn thảo tổng hợp, nghiên cứu,
tiếp thu ý kiến và hoàn thiện dự thảo văn bản.

1.3.5. Yêu cầu về ngôn ngữ.
Đặc trưng của ngôn ngữ trong văn bản thể hiện ở các yêu cầu sau:
-

Tính chính xác, rõ ràng: Cách diễn đạt trong câu phải chính xác, dễ hiểu.
Cách dùng từ phải nhất quán và đơn nghĩa, câu phải mạch lạc, ngắn gọn và có

-

sự liên kết
Tính phổ thông đại chúng: Tránh dùng các từ ngữ trừu tượng, trong trường
hợp có sử dụng phải có sự giải nghĩa rõ ràng, không sử dụng tiếng lóng, tiếng

-

địa phương.
Tính khách quan: Văn bản phải thể hiện được được ý chí khách quan, hạn chế sử

-

dụng đại từ nhân xưng ngôi thứ nhất, không có yếu tố cảm xúc cá nhân.
Tính khuôn mẫu: Văn bản phải trình bày đúng quy định của nhà nước về thể
thức, kỹ thuật trình bày. Tính khuôn mẫu cho phép văn bản sử dụng các cấu

-

trúc, thuật ngữ nhiều lần.
Tính trang trọng lịch sự: Sử dụng cách diễn đạt mang tính nghi thức, thể hiện
sự tôn trọng; từ ngữ đơn nghĩa, thống nhất; sử dụng các mẫu câu mang tính
lịch sự sẵn có.